2、養(yǎng)成良好存盤習(xí)慣，現(xiàn)代傳統(tǒng)手段相結(jié)合
綜觀領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)議記錄、文件傳遞方面存在的問題，從深層次上找原因，我們不難發(fā)現(xiàn)：其實(shí)不應(yīng)該說計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及運(yùn)用給文秘工作帶來(lái)了負(fù)面影響，而應(yīng)該說在計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及運(yùn)用中，由于操作使用帶來(lái)了新情況、新問題。以上三方面存在的問題，其實(shí)并不難得到解決，只要秘書工作者養(yǎng)成良好存盤習(xí)慣即可。在文件材料和會(huì)議記錄成型定稿過程中，無(wú)論這一環(huán)節(jié)幾易其稿，秘書都應(yīng)對(duì)每一次修正的稿件單獨(dú)存盤。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)懂不懂電腦，送交領(lǐng)導(dǎo)審閱的稿件都要有打印稿。同時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)比較重大或重要的改動(dòng)，在保存稿中作好附注，定稿時(shí)將手改稿與軟盤打印稿一同移交檔案部門存檔。在這一工作流程中，秘書工作者的主觀任意性是大忌，應(yīng)注意時(shí)刻克服。
另外，秘書從業(yè)者要揚(yáng)長(zhǎng)避短，注重現(xiàn)代與傳統(tǒng)手段相結(jié)合。在速記方面，任何一種工具都有自己的特點(diǎn)。例如，速記與錄音，雖然都可以記錄語(yǔ)言，但錄音機(jī)只能把有聲語(yǔ)言如實(shí)記錄下來(lái)。如果要把聲音變成文字，還是使用速記。何況在許多場(chǎng)合下，如領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)、與外賓談話時(shí)，不能使用錄音機(jī)。還有，速記只要一支筆、幾張紙就能工作，這些方面又是筆記本電腦所不能比擬的。有人對(duì)速記市場(chǎng)即手寫速記和速記電腦化市場(chǎng)的并存與競(jìng)爭(zhēng)情況進(jìn)行了調(diào)查，最后肯定了手寫速記的競(jìng)爭(zhēng)力和前途。所有，秘書從業(yè)者應(yīng)時(shí)刻從實(shí)際工作的角度出發(fā)，使兩種手段相得益彰。
3、在電腦軟件開發(fā)上下工夫，建立健全各項(xiàng)配套制度
俗話說得好，解鈴還需系鈴人。深析計(jì)算機(jī)普及運(yùn)用中給文秘工作帶來(lái)的新情況、新問題，一個(gè)直接的原因就是計(jì)算機(jī)運(yùn)用不夠、開發(fā)不夠，軟件開發(fā)未能跟上業(yè)務(wù)工作的需要。以文件傳遞為例，如果能開發(fā)出一個(gè)集收發(fā)于一體、監(jiān)管到位，可自動(dòng)簽收、登記、督促存檔，同時(shí)在專用或系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備下，對(duì)擬辦、批辦、承辦、催辦能時(shí)刻控制、調(diào)整，并且對(duì)分發(fā)結(jié)果、處理結(jié)果能隨時(shí)反饋，將電子郵件收發(fā)與人工打印復(fù)印分發(fā)相同步并緊密結(jié)合的文件操作系統(tǒng)，所有的問題自然迎刃而解。
另外，在目前無(wú)相關(guān)操作系統(tǒng)支持、相關(guān)軟件配套時(shí)，應(yīng)重視制度管理，建立健全相關(guān)制度并予以貫徹落實(shí)。比如信息傳遞上，為保證時(shí)效性，可采取先傳后報(bào)制度，在領(lǐng)導(dǎo)審批后先以電子郵件形式報(bào)送，再打印蓋章備存。領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)審批時(shí)，采取轉(zhuǎn)發(fā)制度，即抄報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，抄送信息處理部門閱，雙層把關(guān)。再如文件傳遞上，可采取急件傳真、郵件同傳制度，再用郵寄方式隨后送達(dá)，以保證政令及時(shí)暢通。
以上是計(jì)算機(jī)技術(shù)普及運(yùn)用中負(fù)面影響的幾個(gè)主要方面，在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用、資料下載等方面給秘書工作也帶來(lái)了一些新情況、新問題。以辨證的觀點(diǎn)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為新生發(fā)展事物，已展示強(qiáng)大生命力。其行程雖然是曲折前進(jìn)的，但只要我們揚(yáng)長(zhǎng)避短，因勢(shì)利導(dǎo)，"軟硬件"并舉，定能為我所用，更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為事業(yè)服務(wù)、為人民服務(wù)。
綜觀領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)議記錄、文件傳遞方面存在的問題，從深層次上找原因，我們不難發(fā)現(xiàn)：其實(shí)不應(yīng)該說計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及運(yùn)用給文秘工作帶來(lái)了負(fù)面影響，而應(yīng)該說在計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及運(yùn)用中，由于操作使用帶來(lái)了新情況、新問題。以上三方面存在的問題，其實(shí)并不難得到解決，只要秘書工作者養(yǎng)成良好存盤習(xí)慣即可。在文件材料和會(huì)議記錄成型定稿過程中，無(wú)論這一環(huán)節(jié)幾易其稿，秘書都應(yīng)對(duì)每一次修正的稿件單獨(dú)存盤。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)懂不懂電腦，送交領(lǐng)導(dǎo)審閱的稿件都要有打印稿。同時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)比較重大或重要的改動(dòng)，在保存稿中作好附注，定稿時(shí)將手改稿與軟盤打印稿一同移交檔案部門存檔。在這一工作流程中，秘書工作者的主觀任意性是大忌，應(yīng)注意時(shí)刻克服。
另外，秘書從業(yè)者要揚(yáng)長(zhǎng)避短，注重現(xiàn)代與傳統(tǒng)手段相結(jié)合。在速記方面，任何一種工具都有自己的特點(diǎn)。例如，速記與錄音，雖然都可以記錄語(yǔ)言，但錄音機(jī)只能把有聲語(yǔ)言如實(shí)記錄下來(lái)。如果要把聲音變成文字，還是使用速記。何況在許多場(chǎng)合下，如領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)、與外賓談話時(shí)，不能使用錄音機(jī)。還有，速記只要一支筆、幾張紙就能工作，這些方面又是筆記本電腦所不能比擬的。有人對(duì)速記市場(chǎng)即手寫速記和速記電腦化市場(chǎng)的并存與競(jìng)爭(zhēng)情況進(jìn)行了調(diào)查，最后肯定了手寫速記的競(jìng)爭(zhēng)力和前途。所有，秘書從業(yè)者應(yīng)時(shí)刻從實(shí)際工作的角度出發(fā)，使兩種手段相得益彰。
3、在電腦軟件開發(fā)上下工夫，建立健全各項(xiàng)配套制度
俗話說得好，解鈴還需系鈴人。深析計(jì)算機(jī)普及運(yùn)用中給文秘工作帶來(lái)的新情況、新問題，一個(gè)直接的原因就是計(jì)算機(jī)運(yùn)用不夠、開發(fā)不夠，軟件開發(fā)未能跟上業(yè)務(wù)工作的需要。以文件傳遞為例，如果能開發(fā)出一個(gè)集收發(fā)于一體、監(jiān)管到位，可自動(dòng)簽收、登記、督促存檔，同時(shí)在專用或系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備下，對(duì)擬辦、批辦、承辦、催辦能時(shí)刻控制、調(diào)整，并且對(duì)分發(fā)結(jié)果、處理結(jié)果能隨時(shí)反饋，將電子郵件收發(fā)與人工打印復(fù)印分發(fā)相同步并緊密結(jié)合的文件操作系統(tǒng)，所有的問題自然迎刃而解。
另外，在目前無(wú)相關(guān)操作系統(tǒng)支持、相關(guān)軟件配套時(shí)，應(yīng)重視制度管理，建立健全相關(guān)制度并予以貫徹落實(shí)。比如信息傳遞上，為保證時(shí)效性，可采取先傳后報(bào)制度，在領(lǐng)導(dǎo)審批后先以電子郵件形式報(bào)送，再打印蓋章備存。領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)審批時(shí)，采取轉(zhuǎn)發(fā)制度，即抄報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，抄送信息處理部門閱，雙層把關(guān)。再如文件傳遞上，可采取急件傳真、郵件同傳制度，再用郵寄方式隨后送達(dá)，以保證政令及時(shí)暢通。
以上是計(jì)算機(jī)技術(shù)普及運(yùn)用中負(fù)面影響的幾個(gè)主要方面，在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用、資料下載等方面給秘書工作也帶來(lái)了一些新情況、新問題。以辨證的觀點(diǎn)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為新生發(fā)展事物，已展示強(qiáng)大生命力。其行程雖然是曲折前進(jìn)的，但只要我們揚(yáng)長(zhǎng)避短，因勢(shì)利導(dǎo)，"軟硬件"并舉，定能為我所用，更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為事業(yè)服務(wù)、為人民服務(wù)。