2、養(yǎng)成良好存盤習慣，現(xiàn)代傳統(tǒng)手段相結(jié)合
綜觀領導講話稿、會議記錄、文件傳遞方面存在的問題，從深層次上找原因，我們不難發(fā)現(xiàn)：其實不應該說計算機技術的普及運用給文秘工作帶來了負面影響，而應該說在計算機技術的普及運用中，由于操作使用帶來了新情況、新問題。以上三方面存在的問題，其實并不難得到解決，只要秘書工作者養(yǎng)成良好存盤習慣即可。在文件材料和會議記錄成型定稿過程中，無論這一環(huán)節(jié)幾易其稿，秘書都應對每一次修正的稿件單獨存盤。無論領導懂不懂電腦，送交領導審閱的稿件都要有打印稿。同時，對領導比較重大或重要的改動，在保存稿中作好附注，定稿時將手改稿與軟盤打印稿一同移交檔案部門存檔。在這一工作流程中，秘書工作者的主觀任意性是大忌，應注意時刻克服。
另外，秘書從業(yè)者要揚長避短，注重現(xiàn)代與傳統(tǒng)手段相結(jié)合。在速記方面，任何一種工具都有自己的特點。例如，速記與錄音，雖然都可以記錄語言，但錄音機只能把有聲語言如實記錄下來。如果要把聲音變成文字，還是使用速記。何況在許多場合下，如領導例會、與外賓談話時，不能使用錄音機。還有，速記只要一支筆、幾張紙就能工作，這些方面又是筆記本電腦所不能比擬的。有人對速記市場即手寫速記和速記電腦化市場的并存與競爭情況進行了調(diào)查，最后肯定了手寫速記的競爭力和前途。所有，秘書從業(yè)者應時刻從實際工作的角度出發(fā)，使兩種手段相得益彰。
3、在電腦軟件開發(fā)上下工夫，建立健全各項配套制度
俗話說得好，解鈴還需系鈴人。深析計算機普及運用中給文秘工作帶來的新情況、新問題，一個直接的原因就是計算機運用不夠、開發(fā)不夠，軟件開發(fā)未能跟上業(yè)務工作的需要。以文件傳遞為例，如果能開發(fā)出一個集收發(fā)于一體、監(jiān)管到位，可自動簽收、登記、督促存檔，同時在專用或系統(tǒng)網(wǎng)絡設備下，對擬辦、批辦、承辦、催辦能時刻控制、調(diào)整，并且對分發(fā)結(jié)果、處理結(jié)果能隨時反饋，將電子郵件收發(fā)與人工打印復印分發(fā)相同步并緊密結(jié)合的文件操作系統(tǒng)，所有的問題自然迎刃而解。
另外，在目前無相關操作系統(tǒng)支持、相關軟件配套時，應重視制度管理，建立健全相關制度并予以貫徹落實。比如信息傳遞上，為保證時效性，可采取先傳后報制度，在領導審批后先以電子郵件形式報送，再打印蓋章備存。領導不能及時審批時，采取轉(zhuǎn)發(fā)制度，即抄報領導審批，抄送信息處理部門閱，雙層把關。再如文件傳遞上，可采取急件傳真、郵件同傳制度，再用郵寄方式隨后送達，以保證政令及時暢通。
以上是計算機技術普及運用中負面影響的幾個主要方面，在網(wǎng)絡運用、資料下載等方面給秘書工作也帶來了一些新情況、新問題。以辨證的觀點看，計算機技術作為新生發(fā)展事物，已展示強大生命力。其行程雖然是曲折前進的，但只要我們揚長避短，因勢利導，"軟硬件"并舉，定能為我所用，更好的為領導服務、為事業(yè)服務、為人民服務。
綜觀領導講話稿、會議記錄、文件傳遞方面存在的問題，從深層次上找原因，我們不難發(fā)現(xiàn)：其實不應該說計算機技術的普及運用給文秘工作帶來了負面影響，而應該說在計算機技術的普及運用中，由于操作使用帶來了新情況、新問題。以上三方面存在的問題，其實并不難得到解決，只要秘書工作者養(yǎng)成良好存盤習慣即可。在文件材料和會議記錄成型定稿過程中，無論這一環(huán)節(jié)幾易其稿，秘書都應對每一次修正的稿件單獨存盤。無論領導懂不懂電腦，送交領導審閱的稿件都要有打印稿。同時，對領導比較重大或重要的改動，在保存稿中作好附注，定稿時將手改稿與軟盤打印稿一同移交檔案部門存檔。在這一工作流程中，秘書工作者的主觀任意性是大忌，應注意時刻克服。
另外，秘書從業(yè)者要揚長避短，注重現(xiàn)代與傳統(tǒng)手段相結(jié)合。在速記方面，任何一種工具都有自己的特點。例如，速記與錄音，雖然都可以記錄語言，但錄音機只能把有聲語言如實記錄下來。如果要把聲音變成文字，還是使用速記。何況在許多場合下，如領導例會、與外賓談話時，不能使用錄音機。還有，速記只要一支筆、幾張紙就能工作，這些方面又是筆記本電腦所不能比擬的。有人對速記市場即手寫速記和速記電腦化市場的并存與競爭情況進行了調(diào)查，最后肯定了手寫速記的競爭力和前途。所有，秘書從業(yè)者應時刻從實際工作的角度出發(fā)，使兩種手段相得益彰。
3、在電腦軟件開發(fā)上下工夫，建立健全各項配套制度
俗話說得好，解鈴還需系鈴人。深析計算機普及運用中給文秘工作帶來的新情況、新問題，一個直接的原因就是計算機運用不夠、開發(fā)不夠，軟件開發(fā)未能跟上業(yè)務工作的需要。以文件傳遞為例，如果能開發(fā)出一個集收發(fā)于一體、監(jiān)管到位，可自動簽收、登記、督促存檔，同時在專用或系統(tǒng)網(wǎng)絡設備下，對擬辦、批辦、承辦、催辦能時刻控制、調(diào)整，并且對分發(fā)結(jié)果、處理結(jié)果能隨時反饋，將電子郵件收發(fā)與人工打印復印分發(fā)相同步并緊密結(jié)合的文件操作系統(tǒng)，所有的問題自然迎刃而解。
另外，在目前無相關操作系統(tǒng)支持、相關軟件配套時，應重視制度管理，建立健全相關制度并予以貫徹落實。比如信息傳遞上，為保證時效性，可采取先傳后報制度，在領導審批后先以電子郵件形式報送，再打印蓋章備存。領導不能及時審批時，采取轉(zhuǎn)發(fā)制度，即抄報領導審批，抄送信息處理部門閱，雙層把關。再如文件傳遞上，可采取急件傳真、郵件同傳制度，再用郵寄方式隨后送達，以保證政令及時暢通。
以上是計算機技術普及運用中負面影響的幾個主要方面，在網(wǎng)絡運用、資料下載等方面給秘書工作也帶來了一些新情況、新問題。以辨證的觀點看，計算機技術作為新生發(fā)展事物，已展示強大生命力。其行程雖然是曲折前進的，但只要我們揚長避短，因勢利導，"軟硬件"并舉，定能為我所用，更好的為領導服務、為事業(yè)服務、為人民服務。