質(zhì)量：
（1）歸檔文件的制作和書寫材料應當有益于長久保存；
（2）歸檔文件材料應完整、準確、簽批手續(xù)完備；
（3）歸檔的文件應為原件或具有憑證作用。
數(shù)量：
（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當增加份數(shù)；
（2）具有長期保存價值的電子文件，應制成一套相應的紙質(zhì)文件一并歸檔。
示例：
***文件材料歸檔辦法 （共12條）
第一條 為規(guī)范本單位文件材料歸檔工作， 豐富、完善本單位檔案信息資源，依據(jù)有關(guān)規(guī) 定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱本單位文件材料，是指本 單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式 和載體的記錄。
第三條 本單位各部門應當把文件材料的 形成、積累、整理和歸檔工作，納入本部門 的職責范圍，列入有關(guān)人員的崗位責任制。
第四條 各部門擔負文件材料積累、整理 和歸檔業(yè)務的人員應認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定， 確保文件材料的完整、準確、規(guī)范和及時 歸檔。
第五條 檔案部門應及時深入各部門了解、 督促和指導有關(guān)人員做好文件材料的形成及 應歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。
第六條 文件材料歸檔的基本要求
（一）歸檔文件的制作和書寫材料應當有益于 長久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍 墨水、 紅墨水、復寫紙、熱敏紙；
（二）歸檔文件材料應當完整、準確、簽批 手續(xù)完備；
（三）歸檔文件材料應當經(jīng)部門或項目負責人 審定；
（四）歸檔文件材料的整理應當系統(tǒng)、規(guī)范；
（五）音像材料（包括照片、錄音、錄像等） 和實物要與文字說明一起歸檔；外文材料要與 翻譯材料一起歸檔；電子文件要與紙質(zhì)文件 一起歸檔。
第七條 文件材料的歸檔范圍 本單位各類文件材料的歸檔范圍及保管 期限表見附件。
第八條 文件材料的歸檔時間
（一）本單位各職能部門形成的管理性文件 材料，一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；
（二）工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、 科研課題、基建項目文件材料在項目結(jié)束后三個 月內(nèi)歸檔，時間長的項目可分階段、分單項歸檔；
（三）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件資料 在開箱驗收或接收后先登記，等安裝調(diào)試完后， 隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；
（四）負責人和職工外出參加公務活動形成 的文件材料應在公務活動結(jié)束后即時交有關(guān)人員歸檔；
（五）會計文件材料在會計年度終了后歸檔， 由本單位財務會計部門保管一至三年，向檔案 部門移交；
（六）下列文件材料應隨時歸檔：
1、沒有及時歸檔的零散文件材料；
2、變更、修改、補充的文件材料；
3、機構(gòu)變動或職工調(diào)動、離崗時留在部門 或個人手中的文件材料；
4、應歸檔的非紙質(zhì)載體材料（指音像、 實 物等特殊載體）；
5、其它臨時活動中形成的文件材料。
第九條 歸檔文件材料的整理參照青島市 《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級）進行
第十條 應歸檔的文件材料一般歸檔一份， 重要的和使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要確定 歸檔分數(shù)。
第十一條 文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔 材料移交清單，重要項目文件材料歸時還應 編寫歸檔說明，并經(jīng)過項目負責人審核簽字。 交接雙方（指承辦部門和檔案部門）根據(jù)文件 材料移交清單清點，核對無誤后，在《檔案 交接登記表》上簽字，移交清單由交接雙方 各保留一份。
第十二條 檔案部門根據(jù)《檔案工作考核辦法》 的規(guī)定，按時考核各部門立卷歸檔情況。
（1）歸檔文件的制作和書寫材料應當有益于長久保存；
（2）歸檔文件材料應完整、準確、簽批手續(xù)完備；
（3）歸檔的文件應為原件或具有憑證作用。
數(shù)量：
（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當增加份數(shù)；
（2）具有長期保存價值的電子文件，應制成一套相應的紙質(zhì)文件一并歸檔。
示例：
***文件材料歸檔辦法 （共12條）
第一條 為規(guī)范本單位文件材料歸檔工作， 豐富、完善本單位檔案信息資源，依據(jù)有關(guān)規(guī) 定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱本單位文件材料，是指本 單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式 和載體的記錄。
第三條 本單位各部門應當把文件材料的 形成、積累、整理和歸檔工作，納入本部門 的職責范圍，列入有關(guān)人員的崗位責任制。
第四條 各部門擔負文件材料積累、整理 和歸檔業(yè)務的人員應認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定， 確保文件材料的完整、準確、規(guī)范和及時 歸檔。
第五條 檔案部門應及時深入各部門了解、 督促和指導有關(guān)人員做好文件材料的形成及 應歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。
第六條 文件材料歸檔的基本要求
（一）歸檔文件的制作和書寫材料應當有益于 長久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍 墨水、 紅墨水、復寫紙、熱敏紙；
（二）歸檔文件材料應當完整、準確、簽批 手續(xù)完備；
（三）歸檔文件材料應當經(jīng)部門或項目負責人 審定；
（四）歸檔文件材料的整理應當系統(tǒng)、規(guī)范；
（五）音像材料（包括照片、錄音、錄像等） 和實物要與文字說明一起歸檔；外文材料要與 翻譯材料一起歸檔；電子文件要與紙質(zhì)文件 一起歸檔。
第七條 文件材料的歸檔范圍 本單位各類文件材料的歸檔范圍及保管 期限表見附件。
第八條 文件材料的歸檔時間
（一）本單位各職能部門形成的管理性文件 材料，一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；
（二）工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、 科研課題、基建項目文件材料在項目結(jié)束后三個 月內(nèi)歸檔，時間長的項目可分階段、分單項歸檔；
（三）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件資料 在開箱驗收或接收后先登記，等安裝調(diào)試完后， 隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；
（四）負責人和職工外出參加公務活動形成 的文件材料應在公務活動結(jié)束后即時交有關(guān)人員歸檔；
（五）會計文件材料在會計年度終了后歸檔， 由本單位財務會計部門保管一至三年，向檔案 部門移交；
（六）下列文件材料應隨時歸檔：
1、沒有及時歸檔的零散文件材料；
2、變更、修改、補充的文件材料；
3、機構(gòu)變動或職工調(diào)動、離崗時留在部門 或個人手中的文件材料；
4、應歸檔的非紙質(zhì)載體材料（指音像、 實 物等特殊載體）；
5、其它臨時活動中形成的文件材料。
第九條 歸檔文件材料的整理參照青島市 《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級）進行
第十條 應歸檔的文件材料一般歸檔一份， 重要的和使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要確定 歸檔分數(shù)。
第十一條 文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔 材料移交清單，重要項目文件材料歸時還應 編寫歸檔說明，并經(jīng)過項目負責人審核簽字。 交接雙方（指承辦部門和檔案部門）根據(jù)文件 材料移交清單清點，核對無誤后，在《檔案 交接登記表》上簽字，移交清單由交接雙方 各保留一份。
第十二條 檔案部門根據(jù)《檔案工作考核辦法》 的規(guī)定，按時考核各部門立卷歸檔情況。