在Access中，可以很方便地從外部數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)庫(kù)包括現(xiàn)在所有的各種主流數(shù)據(jù)庫(kù)，像Dbase、Sybase、Oracle、Foxpro等。這樣你就不用去一個(gè)一個(gè)地重新輸入原來(lái)的數(shù)據(jù)了。 在Access中，可以用“獲取外部數(shù)據(jù)”命令來(lái)獲取外部數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，這個(gè)命令包括兩種方式“導(dǎo)入”和“鏈接表”。對(duì)于不同的外部數(shù)據(jù)庫(kù)可以用不同的獲取方式。而且在Access中，不光可以獲取外部數(shù)據(jù)，還可以導(dǎo)出別的數(shù)據(jù)庫(kù)，就是將用Access建立的數(shù)據(jù)庫(kù)保存為別的數(shù)據(jù)庫(kù)形式，像FOXPRO，DBASE數(shù)據(jù)庫(kù)等。
單擊“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”項(xiàng)，彈出一個(gè)子菜單，上面有“導(dǎo)入”和“鏈接表”兩個(gè)選項(xiàng)。我們單擊其中的一個(gè)選項(xiàng)就可以實(shí)現(xiàn)導(dǎo)入或聯(lián)接一個(gè)外部的數(shù)據(jù)庫(kù)。雖然這兩個(gè)命令的功用都是打開(kāi)外部的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并從中獲取需要的數(shù)據(jù)，但在使用上，還是有差別的。
在我們使用“導(dǎo)入”這個(gè)方法來(lái)獲取外部數(shù)據(jù)時(shí)需要注意幾個(gè)條件。
一、需要我們打開(kāi)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件相對(duì)來(lái)說(shuō)比較小，而且不會(huì)被其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)頻繁更改。
二、不需要與其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)共享數(shù)據(jù)。
三、你正在替換以前的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序，而且不再需要以前的數(shù)據(jù)格式。
四、在使用其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)時(shí)，需要性能。
使用“鏈接表”方法來(lái)獲取外部數(shù)據(jù)時(shí)也需要注意幾個(gè)條件：
一、需要打開(kāi)的文件比較大，甚至比本地Access數(shù)據(jù)庫(kù)的容量（1GB）還要大。
二、這個(gè)文件經(jīng)常被其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)更改。
三、必須在網(wǎng)絡(luò)上與其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)共享這個(gè)文件。
四、需要把應(yīng)用程序分布到幾個(gè)單獨(dú)的用戶(hù)那里，而且，你可能要不斷更新開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序接口，將“應(yīng)用程序”與數(shù)據(jù)分開(kāi)可以更容易地更新應(yīng)用程序，而不會(huì)干擾用戶(hù)積累的數(shù)據(jù)。
這就是為什么要在“獲取外部數(shù)據(jù)”這個(gè)過(guò)程當(dāng)中設(shè)置兩種方法。如果要用的數(shù)據(jù)庫(kù)并不大，但每天都可能要修改，而且由幾個(gè)人來(lái)修改不同的部分，對(duì)于這種情況，最重要的是每天都有新的數(shù)據(jù)要處理，而單純的將表導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，由于在Access中開(kāi)發(fā)新的系統(tǒng)需要一定的時(shí)間，在這段時(shí)間內(nèi)就有可能有新的數(shù)據(jù)輸入進(jìn)來(lái)。開(kāi)始導(dǎo)入的數(shù)據(jù)就有很多可能已經(jīng)更新了。所以這時(shí)使用“鏈接表”就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題，干擾到別的用戶(hù)積累的數(shù)據(jù)。當(dāng)然在Access中執(zhí)行現(xiàn)在這臺(tái)機(jī)器上的數(shù)據(jù)庫(kù)文件是最快的，使用鏈接常常會(huì)因?yàn)楹芏嘣蚴鼓愕墓ぷ髯兊煤苈?，這點(diǎn)是你必須考慮的。
單擊“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”項(xiàng)，彈出一個(gè)子菜單，上面有“導(dǎo)入”和“鏈接表”兩個(gè)選項(xiàng)。我們單擊其中的一個(gè)選項(xiàng)就可以實(shí)現(xiàn)導(dǎo)入或聯(lián)接一個(gè)外部的數(shù)據(jù)庫(kù)。雖然這兩個(gè)命令的功用都是打開(kāi)外部的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并從中獲取需要的數(shù)據(jù)，但在使用上，還是有差別的。
在我們使用“導(dǎo)入”這個(gè)方法來(lái)獲取外部數(shù)據(jù)時(shí)需要注意幾個(gè)條件。
一、需要我們打開(kāi)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件相對(duì)來(lái)說(shuō)比較小，而且不會(huì)被其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)頻繁更改。
二、不需要與其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)共享數(shù)據(jù)。
三、你正在替換以前的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序，而且不再需要以前的數(shù)據(jù)格式。
四、在使用其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)時(shí)，需要性能。
使用“鏈接表”方法來(lái)獲取外部數(shù)據(jù)時(shí)也需要注意幾個(gè)條件：
一、需要打開(kāi)的文件比較大，甚至比本地Access數(shù)據(jù)庫(kù)的容量（1GB）還要大。
二、這個(gè)文件經(jīng)常被其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)更改。
三、必須在網(wǎng)絡(luò)上與其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序的用戶(hù)共享這個(gè)文件。
四、需要把應(yīng)用程序分布到幾個(gè)單獨(dú)的用戶(hù)那里，而且，你可能要不斷更新開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序接口，將“應(yīng)用程序”與數(shù)據(jù)分開(kāi)可以更容易地更新應(yīng)用程序，而不會(huì)干擾用戶(hù)積累的數(shù)據(jù)。
這就是為什么要在“獲取外部數(shù)據(jù)”這個(gè)過(guò)程當(dāng)中設(shè)置兩種方法。如果要用的數(shù)據(jù)庫(kù)并不大，但每天都可能要修改，而且由幾個(gè)人來(lái)修改不同的部分，對(duì)于這種情況，最重要的是每天都有新的數(shù)據(jù)要處理，而單純的將表導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，由于在Access中開(kāi)發(fā)新的系統(tǒng)需要一定的時(shí)間，在這段時(shí)間內(nèi)就有可能有新的數(shù)據(jù)輸入進(jìn)來(lái)。開(kāi)始導(dǎo)入的數(shù)據(jù)就有很多可能已經(jīng)更新了。所以這時(shí)使用“鏈接表”就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題，干擾到別的用戶(hù)積累的數(shù)據(jù)。當(dāng)然在Access中執(zhí)行現(xiàn)在這臺(tái)機(jī)器上的數(shù)據(jù)庫(kù)文件是最快的，使用鏈接常常會(huì)因?yàn)楹芏嘣蚴鼓愕墓ぷ髯兊煤苈?，這點(diǎn)是你必須考慮的。