英：
● (Receptionist/Assistant))
► (Caller)
Guidelines for external calls to the company receptionist
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your company and yourself.
(example: ABC Incorporated, Marie speaking.)
● Give a standard offer of service.
(example: May I help you?)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Hi, this is Sarah. I’d like to talk to Mr. Long)
● Give an appropriate response.
(example: Just a moment, please. I’ll transfer your call)
Guidelines for external calls to an administrative assistant
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your superior and yourself.
(example: Mr. Long’s office, Helen speaking.)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Good morning, Helen. This is Sarah. Can I
speak to Mr. Long, he’s expecting my call?)
● Give an appropriate response.
(example: Just a moment, please, while I put you
through.)
Guidelines for internal calls to a departmental secretary/receptionist
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your department and yourself.
(example: Marketing Dept. This is Lucy.)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Hi, Lucy. How are you doing? Is Jack around?)
● Give an appropriate response.
(example: Sorry, he just stepped out.)
► Possible return response.
(example: OK, I’ll call back later.)
中：
● (接待員/助手)
► (打電話者)
公司接待員接聽外部電話的原則
● 用積極的問候語。
（例： 早上好）
● 表明公司和你的身份。
（例： ABC有限公司，我叫Marie。）
● 使用標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)客套話。
（例： May I help you?(我能為您做點(diǎn)什么？)
► 等侯對方說出其身份和來電話的目的。
（例： 早上好，Helen。我是sarah, 請Long先生接
聽電話。）
● 給一個(gè)恰當(dāng)?shù)幕卮稹?BR> （例： 等一下，我把電話轉(zhuǎn)過去。）
公司行政助理接聽外部電話的原則
● 用積極的問候語。
（例： 早上好）
● 表明你的上級和你的身份。
（例： Long先生的辦公室，我是Helen。）
● 等侯來電話者表明他的身份和目的。
（例： 早上好Helen,我是Sarah。我能和Long先
生說話嗎？她在等我的電話。）
● 給一個(gè)恰當(dāng)?shù)幕卮稹?BR> （例： 稍等，我?guī)湍憬油?。?BR> 部門秘書或接待員接聽內(nèi)部電話的原則
● 用積極的問候語。
（例： 早上好）
● 表明你所在部門和你自己的身份。
（例： 銷售部。 我是Lucy。）
► 等侯對方說出其身份和來電話的目的。
（例： 你好，Lucy。你怎么樣？Jack在嗎？）
● 給一個(gè)恰當(dāng)?shù)幕卮稹?BR> （例： 對不起，他剛出去。）
● 可能得到的回答。
（例： 好的，我過會(huì)兒再打來吧。）
● (Receptionist/Assistant))
► (Caller)
Guidelines for external calls to the company receptionist
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your company and yourself.
(example: ABC Incorporated, Marie speaking.)
● Give a standard offer of service.
(example: May I help you?)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Hi, this is Sarah. I’d like to talk to Mr. Long)
● Give an appropriate response.
(example: Just a moment, please. I’ll transfer your call)
Guidelines for external calls to an administrative assistant
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your superior and yourself.
(example: Mr. Long’s office, Helen speaking.)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Good morning, Helen. This is Sarah. Can I
speak to Mr. Long, he’s expecting my call?)
● Give an appropriate response.
(example: Just a moment, please, while I put you
through.)
Guidelines for internal calls to a departmental secretary/receptionist
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your department and yourself.
(example: Marketing Dept. This is Lucy.)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Hi, Lucy. How are you doing? Is Jack around?)
● Give an appropriate response.
(example: Sorry, he just stepped out.)
► Possible return response.
(example: OK, I’ll call back later.)
中：
● (接待員/助手)
► (打電話者)
公司接待員接聽外部電話的原則
● 用積極的問候語。
（例： 早上好）
● 表明公司和你的身份。
（例： ABC有限公司，我叫Marie。）
● 使用標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)客套話。
（例： May I help you?(我能為您做點(diǎn)什么？)
► 等侯對方說出其身份和來電話的目的。
（例： 早上好，Helen。我是sarah, 請Long先生接
聽電話。）
● 給一個(gè)恰當(dāng)?shù)幕卮稹?BR> （例： 等一下，我把電話轉(zhuǎn)過去。）
公司行政助理接聽外部電話的原則
● 用積極的問候語。
（例： 早上好）
● 表明你的上級和你的身份。
（例： Long先生的辦公室，我是Helen。）
● 等侯來電話者表明他的身份和目的。
（例： 早上好Helen,我是Sarah。我能和Long先
生說話嗎？她在等我的電話。）
● 給一個(gè)恰當(dāng)?shù)幕卮稹?BR> （例： 稍等，我?guī)湍憬油?。?BR> 部門秘書或接待員接聽內(nèi)部電話的原則
● 用積極的問候語。
（例： 早上好）
● 表明你所在部門和你自己的身份。
（例： 銷售部。 我是Lucy。）
► 等侯對方說出其身份和來電話的目的。
（例： 你好，Lucy。你怎么樣？Jack在嗎？）
● 給一個(gè)恰當(dāng)?shù)幕卮稹?BR> （例： 對不起，他剛出去。）
● 可能得到的回答。
（例： 好的，我過會(huì)兒再打來吧。）