談公文處理中的協(xié)調(diào)
公文處理是黨政機(jī)關(guān)辦公室一項(xiàng)最平常、工作量很大的基礎(chǔ)性工作，也是秘書部門的一項(xiàng)最原始和永恒的職能。黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和流情況的工具。公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。它直接關(guān)系到機(jī)關(guān)作用的發(fā)揮和職責(zé)的履行，關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效率，關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)工作的有效進(jìn)行。
在新的歷史時(shí)期，中央對(duì)各級(jí)黨的機(jī)關(guān)公文處理工作提出了新的要求。1996年5月3日，中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》).是規(guī)范黨的各級(jí)機(jī)關(guān)公文處理工作的黨內(nèi)法規(guī)，也是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期指導(dǎo)黨的機(jī)關(guān)公文處理工作的基本準(zhǔn)則。隨著改革開放的不斷深入發(fā)展和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制能逐步建立，黨的機(jī)關(guān)辦公室秘書部門辦文的任務(wù)越來越重，涉及的內(nèi)容越來越廣泛。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦文的效率和質(zhì)量要求也越來越高。做好辦文的協(xié)調(diào)工作，對(duì)于提高辦文的效率和質(zhì)量，會(huì)起到重要作用。那么，如何做好公文處理中的協(xié)調(diào)工作呢?方法很多，內(nèi)容廣泛。根據(jù)筆者多年從事秘書工作的實(shí)踐體會(huì)，認(rèn)為公文處理工作的協(xié)調(diào)重點(diǎn)是在公文起草、公文校核、公文擬辦、公文辦理和傳遞、公文立卷歸檔等方面。本文就公文處理工作中的協(xié)調(diào)問題，談點(diǎn)初淺認(rèn)識(shí)。
一、公文起草中的協(xié)調(diào)
公文起草是保證公文質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是公文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?！稐l例》規(guī)定，起草公文要做到：①符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。②全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策措施切實(shí)可行。③觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確。④開門見山，文字精煉，用語準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短，文風(fēng)端正。⑤人名、地點(diǎn)、時(shí)問、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中、漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定。⑥文種格式使用正確。⑦杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。同時(shí)《條例》還規(guī)定，起草重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，并廣泛征求有關(guān)部門的意見。在實(shí)際工作中，還要認(rèn)真做好以下幾個(gè)方面的協(xié)調(diào)：
—要全面領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。除認(rèn)真領(lǐng)會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖外，還要善于協(xié)調(diào)綜合其他各位領(lǐng)導(dǎo)的意見，找出共同。以形成一個(gè)統(tǒng)一的意圖。
二要統(tǒng)一各部門的認(rèn)識(shí)。文稿內(nèi)容涉及到若干部門，要廣泛征求各部門的意見，統(tǒng)一各部門的認(rèn)識(shí);出現(xiàn)幾個(gè)部門都要求在文稿中強(qiáng)調(diào)本部門的工作情況，必須按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和文件的主旨，進(jìn)行協(xié)商，考慮綜合平衡。
三要反復(fù)協(xié)商。當(dāng)幾個(gè)部門在一些內(nèi)容上出現(xiàn)分歧時(shí)，要反復(fù)進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商時(shí)要以黨的方針政策為依據(jù)，一方面注意掌握局部利益服從全局的原則，不搞無原則的遷就或“照顧關(guān)系戶”;另一方面，要從具體情況出發(fā)，照顧各部門的合理要求，保護(hù)和調(diào)動(dòng)部門的積極性。
四要合理選用文種。正確使用文種，是公文起草和保證公文質(zhì)量的關(guān)鍵。選擇文種需要搞清三個(gè)問題：一是文種選擇的原則。選擇公文文種的原則是：文件的內(nèi)容與文種：性質(zhì)相對(duì)應(yīng)。任何文件都是文種的性質(zhì)和文件內(nèi)容的統(tǒng)一體，文種性質(zhì)與文件內(nèi)容對(duì)應(yīng)了，文種選擇得就“妥當(dāng)”，否則就“不當(dāng)”。因此文種選擇的過程，就是認(rèn)真揣摩文件內(nèi)容與文種性質(zhì)相統(tǒng)一的過程。二是文種選擇的步驟。其一是分析待發(fā)文件內(nèi)容的特點(diǎn)，包括是部署工作還是請(qǐng)示工作;是令人遵守還是使用周知，是哪類內(nèi)容就選擇哪類文種。其二是在同一類文種中確定最恰當(dāng)?shù)奈姆N，如知照性公文是發(fā)“通知”還是發(fā)“通報(bào)’’;規(guī)范性公文是發(fā)“規(guī)定”還是發(fā)“條例”等。三是同一內(nèi)容與多個(gè)文種對(duì)應(yīng)時(shí)的文種選擇問題。按上述步驟，大多數(shù)內(nèi)容較容易確定其文種，但有些待發(fā)內(nèi)容可同時(shí)與幾類文種相對(duì)應(yīng)，如同樣是布置工作，是發(fā)“意見”還是發(fā)布置工作的“通知”?是發(fā)“決定”還是發(fā)“規(guī)定”?這就需要認(rèn)真仔細(xì)揣摩其細(xì)小的差別。謹(jǐn)以“決定”、“意見”和布置工作的“通知”、“規(guī)定”為例，在文種選擇方法上需要做到三看：一看文件的指令性強(qiáng)度。在通常情況下，四種公文指令性強(qiáng)度按以下順序排列：“決定”、“規(guī)定”、布置工作的“通知”、“意見”?！皼Q定”和“規(guī)定”是指令性的;布置工作的“通知”則比較靈活，有時(shí)是指令性、有時(shí)是指導(dǎo)性;“意見”，一般是指導(dǎo)性。二看文件主題涉及內(nèi)容的輕重、寬窄。按主題涉及內(nèi)容的輕重寬窄，四個(gè)文種排列順序?yàn)椋骸皼Q定”、“意見”、“規(guī)定”或布置工作的“通知”。使用“決定”下發(fā)的文件主題重。如黨中央的重大決策，如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)的決定》，都常用決定下發(fā)。且“決定”涉及的范圍寬，頒行政策，發(fā)布法規(guī)，各級(jí)黨政組織專項(xiàng)工作的安排，甚至對(duì)某件事、某個(gè)人的處理都可用“決定”發(fā)文。三看文種特性?！皼Q定”是指定性的，“通知”是知照性的，“規(guī)定”是法規(guī)性(包括指令性)的，“意見”是《條例》規(guī)定的一個(gè)新的文種，用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，屬于指導(dǎo)性的公文。不同內(nèi)容的公文，其文種特性不一。
五要尊重決策層的行文意圖。決策層明確提出某項(xiàng)工作的行文文種。對(duì)此，行文機(jī)關(guān)應(yīng)予尊重。
從公文寫作的角度來說，不同種類的公文，有其不同的具體寫作要求和寫作方法。但無論哪種公文的寫作，都必須遵循、符合以下五點(diǎn)要求：
一是公文的寫作必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令、法規(guī)。這是公文寫作必須首先要遵循的根本原則。無論哪級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位制發(fā)的公文，都是為了更好地貫徹黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令、法規(guī)。因此，一份公文有時(shí)往往涉及很多方面，受著多方面情況、政策的約束。所以在起草公文時(shí)，就必須要注意所起草的公文要與各方面的政策相一致，決不能出現(xiàn)相矛盾、相抵觸的現(xiàn)象
二是公文的寫作必須符合客觀實(shí)際和工作規(guī)定。公文是用來指導(dǎo)工作和解決問題及下達(dá)指令的，所以在公文寫作時(shí)必須要有老老實(shí)實(shí)、實(shí)實(shí)在在的態(tài)度，必須要遵循準(zhǔn)確無誤、符合實(shí)際、切實(shí)可行、注重實(shí)效的原則。不能閉門造車、生搬硬套，更不能擺花架子，搞“假大空”。
三是公文寫作必須及時(shí)迅速，注重時(shí)效性。凡是需要下達(dá)公文辦理的工作和事項(xiàng)，都有很強(qiáng)的時(shí)效性，都必須密切配合黨的中心工作，結(jié)合本部門、本單位的實(shí)際，積極為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù)。因此，公文起草者在接到起草公文的任務(wù)后，必須雷歷風(fēng)行，爭(zhēng)取在較短的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。否則，拖拖拉拉，磨磨蹭蹭，即使磨得再好，也時(shí)過境遷了。過時(shí)的公文等于一張廢紙。
四是公文寫作必須做到主旨明確，詞章準(zhǔn)確、觀點(diǎn)鮮明、邏輯嚴(yán)密、語言生動(dòng)。所謂主旨明確，就是開宗明文，用板簡(jiǎn)練的文字突出全文的中心思想;所謂準(zhǔn)確、鮮明、嚴(yán)密、生動(dòng)，就是條理要清晰、層次要分明、綱目要有序、文字要精練，語法要規(guī)范，修辭要得當(dāng)、概念要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短，語言要通俗。
五是公文寫作必須符合保密要求。因?yàn)辄h和國家的機(jī)密很大部門都包含在機(jī)關(guān)的各種公文之中。因此，在起草公文時(shí)，對(duì)于各種密級(jí)材料的使用一定要慎之又慎。凡起草有密級(jí)內(nèi)容的公文，一定要嚴(yán)格把握，并標(biāo)明密級(jí)。
二、公文校核中的協(xié)調(diào)
《條例》對(duì)公文校核作了明確規(guī)定：公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量：
公文校核的主要內(nèi)容是;㈠報(bào)批程序是否符合規(guī)定;㈡是否確需行文;㈢內(nèi)容是符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的的意圖，并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;㈣涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見;㈤所提措施和辦法是否切實(shí)可行;㈥人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點(diǎn)、符合、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合“條例》的規(guī)定。
公文校核的注意問題：一是文稿的文字是否正確地反映和表達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;二是文句是否簡(jiǎn)潔精煉，通俗易懂，符合文法，合乎邏輯;三是引用的上級(jí)文件或領(lǐng)導(dǎo)同志講話字句是否準(zhǔn)確無誤;四是標(biāo)點(diǎn)符合使用是否恰當(dāng);五是行文中的大標(biāo)題;小標(biāo)題使用的序數(shù)詞是否合乎常規(guī);六是文稿中涉及到其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，要詢問擬稿單位是否與這些部門協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)是否完備。
三、公文擬辦中的協(xié)調(diào)
辦理下級(jí)的請(qǐng)示公文，首先要認(rèn)真閱讀公文，在全面了解公文內(nèi)容的同時(shí)，要認(rèn)真考慮文中所請(qǐng)示事項(xiàng)的有關(guān)政策依據(jù)，是否合理，是否有條件解決，主管部門有什么看法。必須時(shí)應(yīng)找與請(qǐng)示事項(xiàng)相關(guān)的部門聯(lián)系，征求他們的意見。然后提出處理的擬辦意見(預(yù)案)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批。如果請(qǐng)示部門的意見與相關(guān)部門的意見發(fā)生矛盾，要認(rèn)真聽取雙方的意見，積極采納合理化建議，采取對(duì)各萬面都能接受的處理辦法，以促使問題的解決或把各方面的意見如實(shí)報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或作出決定。
四、公文辦理和傳遞中的協(xié)調(diào)
辦文是一個(gè)系統(tǒng)工程，秘書部門處在這個(gè)系統(tǒng)的中心環(huán)節(jié)。秘書人員不但自身要有“馬上就辦”的精神，而且還要協(xié)調(diào)好各個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。文件送出后，要適時(shí)催辦，掌握文件流向及傳遍運(yùn)轉(zhuǎn)情況，督促承辦部門抓緊辦理。如果承辦部門在辦理中遇到具體困難，秘書人員要迅速與承辦部門溝通、協(xié)調(diào)，提出辦理的參考意見。必須時(shí)，還應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志，采取措施加以解決。文件運(yùn)轉(zhuǎn)中的協(xié)調(diào)，目的是為了保證上下左右各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，避兄造成脫節(jié)或出現(xiàn)梗塞，使之通達(dá)順暢，提高辦文效率。
五、公文立卷歸檔工作的協(xié)調(diào)
公文辦理完畢后，秘書部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定將公文的定稿、正稿和有關(guān)材料收集齊全，進(jìn)行立卷舊擋。兩個(gè)以機(jī)關(guān)聯(lián)合聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)立卷歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。公文立卷歸檔，是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是由公文轉(zhuǎn)化為檔案的一個(gè)重要步驟。立卷的程序是：收集公文、文書分類、組卷、定卷、卷內(nèi)編目、填寫卷皮、案卷排列和編號(hào)、填寫案卷目錄、移交歸檔等。歸檔就是將編定的案卷按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，并填寫《歸檔案卷移交目錄》，辦理好移交手續(xù)。這項(xiàng)工作，即是方便查找利用，保證機(jī)關(guān)工作持續(xù)進(jìn)行的需要，又是黨和國家積累歷史資料，進(jìn)行科學(xué)研究、歷史研究的需要，是公文處理中的一個(gè)不可忽視的重要環(huán)節(jié)。我們黨的機(jī)關(guān)辦公室的負(fù)責(zé)同志，要對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)歷史有高度負(fù)責(zé)的精神，重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)，隨時(shí)注意主動(dòng)上交或收集需要立卷歸檔的材料，保證各種立卷、歸檔材料的完整無缺。
在公文處理協(xié)調(diào)過程中，如何講究協(xié)調(diào)的方法方式?平時(shí)用得較多的有以下幾種方式：一是電話協(xié)調(diào)。如大量的技術(shù)性問題可采用這種方式來解決。這種方式的特點(diǎn)是簡(jiǎn)便、迅速，許多問題當(dāng)即就可以解決。二是公函協(xié)調(diào)。一般是就一個(gè)文件或文件中的某些問題，請(qǐng)有關(guān)方面提出意見，并要求形成文字材料，便于綜合歸納。三是征詢意見。這種方式適用于一些較復(fù)雜的問題的協(xié)調(diào)，它便于秘書人員充分聽取有關(guān)方面的意見。四是召開仂調(diào)會(huì)。把幾個(gè)有關(guān)部門的同志召集在一起，對(duì)一些問題進(jìn)行共同商討、研究，以達(dá)成一致的意見。這幾種方式根據(jù)具體情況靈活掌握。
作為秘書工作者，要真正地搞好辦文中的協(xié)調(diào)工作，更重要的是，要根據(jù)協(xié)調(diào)工作的特性，注重和加強(qiáng)自身的素質(zhì)的培養(yǎng)。
一是協(xié)調(diào)的原則性，要求秘書人員必須具有良好的政治素質(zhì)。協(xié)調(diào)工作的根本原則之一，就是要保證使用發(fā)出的公文符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)，體現(xiàn)機(jī)關(guān)的制文意圖。因此，秘書人員首先必須具備較高的政策理論水平，并善于運(yùn)用黨的方針政策指導(dǎo)實(shí)際工作。同時(shí)，還要有很強(qiáng)的政治敏銳性和洞察力。
二是協(xié)調(diào)的權(quán)威性，要求秘書人員要有一定的工作魄力。秘書人員是代表組織出面做協(xié)調(diào)工作的，在是非面前有主心骨，敢于同各種錯(cuò)誤傾向作斗爭(zhēng)，自覺維護(hù)黨的權(quán)威，維護(hù)黨和國家的整體利益，在協(xié)調(diào)中，要嚴(yán)格把好政策法規(guī)關(guān)、部門會(huì)簽關(guān)、是否行文關(guān)，使公文完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖。
三是協(xié)調(diào)的準(zhǔn)確性，要求秘書人員具有較高的判斷能力。要想判斷準(zhǔn)確，就必須養(yǎng)成調(diào)查研究，善于集思廣益的工作作風(fēng)。不憑主觀意志，“不唯書，不唯上，要唯實(shí)”，使自己的判斷符合客觀實(shí)際，符合黨的方針政策，符合人目群眾的根本利益。
四是協(xié)調(diào)的服務(wù)性，要求秘書人員具有：“委曲求全”的奉獻(xiàn)精神。協(xié)調(diào)工作往往是文稿內(nèi)容出了問題、出了矛盾的情況下進(jìn)行。特別是遇到矛盾激烈、意見較大、各不相讓的利益沖突時(shí)，秘書人員就要沉著冷靜，要經(jīng)得起名種誤解和委屈。同時(shí)，還在善于理解領(lǐng)導(dǎo)的心境，主動(dòng)地貼近部門，密切感情。一次協(xié)調(diào)不行就兩次，兩次不行再三次，要有不達(dá)目的不罷休的恒心，勤勤懇懇地為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為群眾服務(wù)。
五是協(xié)調(diào)的時(shí)間性，要求秘書人員要有對(duì)工作高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的緊迫感。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦文中協(xié)調(diào)工作的效率和質(zhì)量要求越來越高。秘書人員切忌在辦文中拖拉、漫不經(jīng)心或麻木不仁。要以只爭(zhēng)朝夕的精神和工作熱情，協(xié)調(diào)好公文運(yùn)轉(zhuǎn)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，使之順達(dá)通暢，及時(shí)準(zhǔn)確。
六是協(xié)調(diào)的廣泛性，要求秘書人員要有廣博的知識(shí)。辦公室至是中樞神經(jīng)，公文來自各個(gè)領(lǐng)域，內(nèi)容涉及各個(gè)行業(yè)，協(xié)調(diào)的問題包羅萬象。因此，秘書人員不但要成為通曉公文處理業(yè)務(wù)的“專才”，還應(yīng)具備廣博知識(shí)的通才、“雜家”。平時(shí)，除了關(guān)心政治、經(jīng)濟(jì)、法律、科技、教育等基本知識(shí)外，還應(yīng)當(dāng)具備一定的文史、地理、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、生物、外語等基礎(chǔ)文化知識(shí)。同時(shí)，對(duì)于社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)等其他方面的專業(yè)知識(shí)，也要有所涉獵。這樣工作起來才會(huì)得心應(yīng)手。
七是協(xié)調(diào)的人際性，要求秘書人員要有健康的心理素質(zhì)。從某種意義上說，處理好人際關(guān)系，取得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、同志的理解，是搞好協(xié)調(diào)工作的重要條件之一。因此秘書人員在協(xié)調(diào)中必須具備健康的心理和良好的性格，切不可盛氣凌人，居高臨下，指手劃腳。要善于團(tuán)結(jié)人，關(guān)心人，支持人，使人感到可親、可信、可敬，這樣才有可能搞好公文的協(xié)調(diào)工作。
公文處理是黨政機(jī)關(guān)辦公室一項(xiàng)最平常、工作量很大的基礎(chǔ)性工作，也是秘書部門的一項(xiàng)最原始和永恒的職能。黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和流情況的工具。公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。它直接關(guān)系到機(jī)關(guān)作用的發(fā)揮和職責(zé)的履行，關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效率，關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)工作的有效進(jìn)行。
在新的歷史時(shí)期，中央對(duì)各級(jí)黨的機(jī)關(guān)公文處理工作提出了新的要求。1996年5月3日，中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》).是規(guī)范黨的各級(jí)機(jī)關(guān)公文處理工作的黨內(nèi)法規(guī)，也是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期指導(dǎo)黨的機(jī)關(guān)公文處理工作的基本準(zhǔn)則。隨著改革開放的不斷深入發(fā)展和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制能逐步建立，黨的機(jī)關(guān)辦公室秘書部門辦文的任務(wù)越來越重，涉及的內(nèi)容越來越廣泛。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦文的效率和質(zhì)量要求也越來越高。做好辦文的協(xié)調(diào)工作，對(duì)于提高辦文的效率和質(zhì)量，會(huì)起到重要作用。那么，如何做好公文處理中的協(xié)調(diào)工作呢?方法很多，內(nèi)容廣泛。根據(jù)筆者多年從事秘書工作的實(shí)踐體會(huì)，認(rèn)為公文處理工作的協(xié)調(diào)重點(diǎn)是在公文起草、公文校核、公文擬辦、公文辦理和傳遞、公文立卷歸檔等方面。本文就公文處理工作中的協(xié)調(diào)問題，談點(diǎn)初淺認(rèn)識(shí)。
一、公文起草中的協(xié)調(diào)
公文起草是保證公文質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是公文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?！稐l例》規(guī)定，起草公文要做到：①符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。②全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策措施切實(shí)可行。③觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確。④開門見山，文字精煉，用語準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短，文風(fēng)端正。⑤人名、地點(diǎn)、時(shí)問、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中、漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定。⑥文種格式使用正確。⑦杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。同時(shí)《條例》還規(guī)定，起草重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，并廣泛征求有關(guān)部門的意見。在實(shí)際工作中，還要認(rèn)真做好以下幾個(gè)方面的協(xié)調(diào)：
—要全面領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。除認(rèn)真領(lǐng)會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖外，還要善于協(xié)調(diào)綜合其他各位領(lǐng)導(dǎo)的意見，找出共同。以形成一個(gè)統(tǒng)一的意圖。
二要統(tǒng)一各部門的認(rèn)識(shí)。文稿內(nèi)容涉及到若干部門，要廣泛征求各部門的意見，統(tǒng)一各部門的認(rèn)識(shí);出現(xiàn)幾個(gè)部門都要求在文稿中強(qiáng)調(diào)本部門的工作情況，必須按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和文件的主旨，進(jìn)行協(xié)商，考慮綜合平衡。
三要反復(fù)協(xié)商。當(dāng)幾個(gè)部門在一些內(nèi)容上出現(xiàn)分歧時(shí)，要反復(fù)進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商時(shí)要以黨的方針政策為依據(jù)，一方面注意掌握局部利益服從全局的原則，不搞無原則的遷就或“照顧關(guān)系戶”;另一方面，要從具體情況出發(fā)，照顧各部門的合理要求，保護(hù)和調(diào)動(dòng)部門的積極性。
四要合理選用文種。正確使用文種，是公文起草和保證公文質(zhì)量的關(guān)鍵。選擇文種需要搞清三個(gè)問題：一是文種選擇的原則。選擇公文文種的原則是：文件的內(nèi)容與文種：性質(zhì)相對(duì)應(yīng)。任何文件都是文種的性質(zhì)和文件內(nèi)容的統(tǒng)一體，文種性質(zhì)與文件內(nèi)容對(duì)應(yīng)了，文種選擇得就“妥當(dāng)”，否則就“不當(dāng)”。因此文種選擇的過程，就是認(rèn)真揣摩文件內(nèi)容與文種性質(zhì)相統(tǒng)一的過程。二是文種選擇的步驟。其一是分析待發(fā)文件內(nèi)容的特點(diǎn)，包括是部署工作還是請(qǐng)示工作;是令人遵守還是使用周知，是哪類內(nèi)容就選擇哪類文種。其二是在同一類文種中確定最恰當(dāng)?shù)奈姆N，如知照性公文是發(fā)“通知”還是發(fā)“通報(bào)’’;規(guī)范性公文是發(fā)“規(guī)定”還是發(fā)“條例”等。三是同一內(nèi)容與多個(gè)文種對(duì)應(yīng)時(shí)的文種選擇問題。按上述步驟，大多數(shù)內(nèi)容較容易確定其文種，但有些待發(fā)內(nèi)容可同時(shí)與幾類文種相對(duì)應(yīng)，如同樣是布置工作，是發(fā)“意見”還是發(fā)布置工作的“通知”?是發(fā)“決定”還是發(fā)“規(guī)定”?這就需要認(rèn)真仔細(xì)揣摩其細(xì)小的差別。謹(jǐn)以“決定”、“意見”和布置工作的“通知”、“規(guī)定”為例，在文種選擇方法上需要做到三看：一看文件的指令性強(qiáng)度。在通常情況下，四種公文指令性強(qiáng)度按以下順序排列：“決定”、“規(guī)定”、布置工作的“通知”、“意見”?！皼Q定”和“規(guī)定”是指令性的;布置工作的“通知”則比較靈活，有時(shí)是指令性、有時(shí)是指導(dǎo)性;“意見”，一般是指導(dǎo)性。二看文件主題涉及內(nèi)容的輕重、寬窄。按主題涉及內(nèi)容的輕重寬窄，四個(gè)文種排列順序?yàn)椋骸皼Q定”、“意見”、“規(guī)定”或布置工作的“通知”。使用“決定”下發(fā)的文件主題重。如黨中央的重大決策，如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)的決定》，都常用決定下發(fā)。且“決定”涉及的范圍寬，頒行政策，發(fā)布法規(guī)，各級(jí)黨政組織專項(xiàng)工作的安排，甚至對(duì)某件事、某個(gè)人的處理都可用“決定”發(fā)文。三看文種特性?！皼Q定”是指定性的，“通知”是知照性的，“規(guī)定”是法規(guī)性(包括指令性)的，“意見”是《條例》規(guī)定的一個(gè)新的文種，用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，屬于指導(dǎo)性的公文。不同內(nèi)容的公文，其文種特性不一。
五要尊重決策層的行文意圖。決策層明確提出某項(xiàng)工作的行文文種。對(duì)此，行文機(jī)關(guān)應(yīng)予尊重。
從公文寫作的角度來說，不同種類的公文，有其不同的具體寫作要求和寫作方法。但無論哪種公文的寫作，都必須遵循、符合以下五點(diǎn)要求：
一是公文的寫作必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令、法規(guī)。這是公文寫作必須首先要遵循的根本原則。無論哪級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位制發(fā)的公文，都是為了更好地貫徹黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令、法規(guī)。因此，一份公文有時(shí)往往涉及很多方面，受著多方面情況、政策的約束。所以在起草公文時(shí)，就必須要注意所起草的公文要與各方面的政策相一致，決不能出現(xiàn)相矛盾、相抵觸的現(xiàn)象
二是公文的寫作必須符合客觀實(shí)際和工作規(guī)定。公文是用來指導(dǎo)工作和解決問題及下達(dá)指令的，所以在公文寫作時(shí)必須要有老老實(shí)實(shí)、實(shí)實(shí)在在的態(tài)度，必須要遵循準(zhǔn)確無誤、符合實(shí)際、切實(shí)可行、注重實(shí)效的原則。不能閉門造車、生搬硬套，更不能擺花架子，搞“假大空”。
三是公文寫作必須及時(shí)迅速，注重時(shí)效性。凡是需要下達(dá)公文辦理的工作和事項(xiàng)，都有很強(qiáng)的時(shí)效性，都必須密切配合黨的中心工作，結(jié)合本部門、本單位的實(shí)際，積極為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)服務(wù)。因此，公文起草者在接到起草公文的任務(wù)后，必須雷歷風(fēng)行，爭(zhēng)取在較短的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。否則，拖拖拉拉，磨磨蹭蹭，即使磨得再好，也時(shí)過境遷了。過時(shí)的公文等于一張廢紙。
四是公文寫作必須做到主旨明確，詞章準(zhǔn)確、觀點(diǎn)鮮明、邏輯嚴(yán)密、語言生動(dòng)。所謂主旨明確，就是開宗明文，用板簡(jiǎn)練的文字突出全文的中心思想;所謂準(zhǔn)確、鮮明、嚴(yán)密、生動(dòng)，就是條理要清晰、層次要分明、綱目要有序、文字要精練，語法要規(guī)范，修辭要得當(dāng)、概念要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短，語言要通俗。
五是公文寫作必須符合保密要求。因?yàn)辄h和國家的機(jī)密很大部門都包含在機(jī)關(guān)的各種公文之中。因此，在起草公文時(shí)，對(duì)于各種密級(jí)材料的使用一定要慎之又慎。凡起草有密級(jí)內(nèi)容的公文，一定要嚴(yán)格把握，并標(biāo)明密級(jí)。
二、公文校核中的協(xié)調(diào)
《條例》對(duì)公文校核作了明確規(guī)定：公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量：
公文校核的主要內(nèi)容是;㈠報(bào)批程序是否符合規(guī)定;㈡是否確需行文;㈢內(nèi)容是符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的的意圖，并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;㈣涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見;㈤所提措施和辦法是否切實(shí)可行;㈥人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點(diǎn)、符合、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合“條例》的規(guī)定。
公文校核的注意問題：一是文稿的文字是否正確地反映和表達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;二是文句是否簡(jiǎn)潔精煉，通俗易懂，符合文法，合乎邏輯;三是引用的上級(jí)文件或領(lǐng)導(dǎo)同志講話字句是否準(zhǔn)確無誤;四是標(biāo)點(diǎn)符合使用是否恰當(dāng);五是行文中的大標(biāo)題;小標(biāo)題使用的序數(shù)詞是否合乎常規(guī);六是文稿中涉及到其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，要詢問擬稿單位是否與這些部門協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)是否完備。
三、公文擬辦中的協(xié)調(diào)
辦理下級(jí)的請(qǐng)示公文，首先要認(rèn)真閱讀公文，在全面了解公文內(nèi)容的同時(shí)，要認(rèn)真考慮文中所請(qǐng)示事項(xiàng)的有關(guān)政策依據(jù)，是否合理，是否有條件解決，主管部門有什么看法。必須時(shí)應(yīng)找與請(qǐng)示事項(xiàng)相關(guān)的部門聯(lián)系，征求他們的意見。然后提出處理的擬辦意見(預(yù)案)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批。如果請(qǐng)示部門的意見與相關(guān)部門的意見發(fā)生矛盾，要認(rèn)真聽取雙方的意見，積極采納合理化建議，采取對(duì)各萬面都能接受的處理辦法，以促使問題的解決或把各方面的意見如實(shí)報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或作出決定。
四、公文辦理和傳遞中的協(xié)調(diào)
辦文是一個(gè)系統(tǒng)工程，秘書部門處在這個(gè)系統(tǒng)的中心環(huán)節(jié)。秘書人員不但自身要有“馬上就辦”的精神，而且還要協(xié)調(diào)好各個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。文件送出后，要適時(shí)催辦，掌握文件流向及傳遍運(yùn)轉(zhuǎn)情況，督促承辦部門抓緊辦理。如果承辦部門在辦理中遇到具體困難，秘書人員要迅速與承辦部門溝通、協(xié)調(diào)，提出辦理的參考意見。必須時(shí)，還應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志，采取措施加以解決。文件運(yùn)轉(zhuǎn)中的協(xié)調(diào)，目的是為了保證上下左右各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，避兄造成脫節(jié)或出現(xiàn)梗塞，使之通達(dá)順暢，提高辦文效率。
五、公文立卷歸檔工作的協(xié)調(diào)
公文辦理完畢后，秘書部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定將公文的定稿、正稿和有關(guān)材料收集齊全，進(jìn)行立卷舊擋。兩個(gè)以機(jī)關(guān)聯(lián)合聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)立卷歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。公文立卷歸檔，是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是由公文轉(zhuǎn)化為檔案的一個(gè)重要步驟。立卷的程序是：收集公文、文書分類、組卷、定卷、卷內(nèi)編目、填寫卷皮、案卷排列和編號(hào)、填寫案卷目錄、移交歸檔等。歸檔就是將編定的案卷按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，并填寫《歸檔案卷移交目錄》，辦理好移交手續(xù)。這項(xiàng)工作，即是方便查找利用，保證機(jī)關(guān)工作持續(xù)進(jìn)行的需要，又是黨和國家積累歷史資料，進(jìn)行科學(xué)研究、歷史研究的需要，是公文處理中的一個(gè)不可忽視的重要環(huán)節(jié)。我們黨的機(jī)關(guān)辦公室的負(fù)責(zé)同志，要對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)歷史有高度負(fù)責(zé)的精神，重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)，隨時(shí)注意主動(dòng)上交或收集需要立卷歸檔的材料，保證各種立卷、歸檔材料的完整無缺。
在公文處理協(xié)調(diào)過程中，如何講究協(xié)調(diào)的方法方式?平時(shí)用得較多的有以下幾種方式：一是電話協(xié)調(diào)。如大量的技術(shù)性問題可采用這種方式來解決。這種方式的特點(diǎn)是簡(jiǎn)便、迅速，許多問題當(dāng)即就可以解決。二是公函協(xié)調(diào)。一般是就一個(gè)文件或文件中的某些問題，請(qǐng)有關(guān)方面提出意見，并要求形成文字材料，便于綜合歸納。三是征詢意見。這種方式適用于一些較復(fù)雜的問題的協(xié)調(diào)，它便于秘書人員充分聽取有關(guān)方面的意見。四是召開仂調(diào)會(huì)。把幾個(gè)有關(guān)部門的同志召集在一起，對(duì)一些問題進(jìn)行共同商討、研究，以達(dá)成一致的意見。這幾種方式根據(jù)具體情況靈活掌握。
作為秘書工作者，要真正地搞好辦文中的協(xié)調(diào)工作，更重要的是，要根據(jù)協(xié)調(diào)工作的特性，注重和加強(qiáng)自身的素質(zhì)的培養(yǎng)。
一是協(xié)調(diào)的原則性，要求秘書人員必須具有良好的政治素質(zhì)。協(xié)調(diào)工作的根本原則之一，就是要保證使用發(fā)出的公文符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)，體現(xiàn)機(jī)關(guān)的制文意圖。因此，秘書人員首先必須具備較高的政策理論水平，并善于運(yùn)用黨的方針政策指導(dǎo)實(shí)際工作。同時(shí)，還要有很強(qiáng)的政治敏銳性和洞察力。
二是協(xié)調(diào)的權(quán)威性，要求秘書人員要有一定的工作魄力。秘書人員是代表組織出面做協(xié)調(diào)工作的，在是非面前有主心骨，敢于同各種錯(cuò)誤傾向作斗爭(zhēng)，自覺維護(hù)黨的權(quán)威，維護(hù)黨和國家的整體利益，在協(xié)調(diào)中，要嚴(yán)格把好政策法規(guī)關(guān)、部門會(huì)簽關(guān)、是否行文關(guān)，使公文完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖。
三是協(xié)調(diào)的準(zhǔn)確性，要求秘書人員具有較高的判斷能力。要想判斷準(zhǔn)確，就必須養(yǎng)成調(diào)查研究，善于集思廣益的工作作風(fēng)。不憑主觀意志，“不唯書，不唯上，要唯實(shí)”，使自己的判斷符合客觀實(shí)際，符合黨的方針政策，符合人目群眾的根本利益。
四是協(xié)調(diào)的服務(wù)性，要求秘書人員具有：“委曲求全”的奉獻(xiàn)精神。協(xié)調(diào)工作往往是文稿內(nèi)容出了問題、出了矛盾的情況下進(jìn)行。特別是遇到矛盾激烈、意見較大、各不相讓的利益沖突時(shí)，秘書人員就要沉著冷靜，要經(jīng)得起名種誤解和委屈。同時(shí)，還在善于理解領(lǐng)導(dǎo)的心境，主動(dòng)地貼近部門，密切感情。一次協(xié)調(diào)不行就兩次，兩次不行再三次，要有不達(dá)目的不罷休的恒心，勤勤懇懇地為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為群眾服務(wù)。
五是協(xié)調(diào)的時(shí)間性，要求秘書人員要有對(duì)工作高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的緊迫感。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦文中協(xié)調(diào)工作的效率和質(zhì)量要求越來越高。秘書人員切忌在辦文中拖拉、漫不經(jīng)心或麻木不仁。要以只爭(zhēng)朝夕的精神和工作熱情，協(xié)調(diào)好公文運(yùn)轉(zhuǎn)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，使之順達(dá)通暢，及時(shí)準(zhǔn)確。
六是協(xié)調(diào)的廣泛性，要求秘書人員要有廣博的知識(shí)。辦公室至是中樞神經(jīng)，公文來自各個(gè)領(lǐng)域，內(nèi)容涉及各個(gè)行業(yè)，協(xié)調(diào)的問題包羅萬象。因此，秘書人員不但要成為通曉公文處理業(yè)務(wù)的“專才”，還應(yīng)具備廣博知識(shí)的通才、“雜家”。平時(shí)，除了關(guān)心政治、經(jīng)濟(jì)、法律、科技、教育等基本知識(shí)外，還應(yīng)當(dāng)具備一定的文史、地理、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、生物、外語等基礎(chǔ)文化知識(shí)。同時(shí)，對(duì)于社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)等其他方面的專業(yè)知識(shí)，也要有所涉獵。這樣工作起來才會(huì)得心應(yīng)手。
七是協(xié)調(diào)的人際性，要求秘書人員要有健康的心理素質(zhì)。從某種意義上說，處理好人際關(guān)系，取得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、同志的理解，是搞好協(xié)調(diào)工作的重要條件之一。因此秘書人員在協(xié)調(diào)中必須具備健康的心理和良好的性格，切不可盛氣凌人，居高臨下，指手劃腳。要善于團(tuán)結(jié)人，關(guān)心人，支持人，使人感到可親、可信、可敬，這樣才有可能搞好公文的協(xié)調(diào)工作。