工程項目管理是以工程項目為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個臨時性的專門性的柔性組織，對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制，以實現項目全過程的動態(tài)管理和項目目標的綜合協調與優(yōu)化。它可以被稱為一項復雜的管理過程。工程項目管理的目標是完成工程項目任務，其中包括工程檔案的審核與歸檔。工程項目管理部門檔案資料質量的控制重點在以下三個方面：施工圖設計文件（含變更）、廠家資料、現場施工文件。
1、 施工圖設計文件（含變更）質量的控制：施工圖設計文件由設計院編制，是現場施工的依據，也是編制竣工圖的依據。廣東石化煉油千萬噸改擴建工程由洛陽院、南京院、中元公司、東華科技股份有限公司等多個設計單位設計，各設計院有其獨特的編制方式，如洛陽院的設計文件以文表號代替專業(yè)，不再在圖標中增加“專業(yè)”欄，南京院的圖紙可能出現圖紙、目錄、分目錄同時出現在一個目錄號中，而中元公司的設計圖紙的圖號則由工號、專業(yè)、年號等組成，各專業(yè)一目了然，不足之處則是同一個項目可能有多個工號，同一工號可能有數個總目錄，給人以混亂的感覺……。各設計院所出的變更單也基本存在工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等與規(guī)定的有所差異，重號、缺號情況較為普遍，并有大量的傳真件、大量的變更內容。同時，代材單、變更單不注明原圖號，給編制竣工圖增加了難度。
做好設計文件質量的控制，首要的一點是資料人員要了解各設計院的特點，做好驗核工作，驗核的要求包括：①清單與實物是否相符，目錄與內容是否一致；②圖紙的工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等是否與規(guī)定的一致；③本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯誤，代材單、變更單、工程聯絡單是否規(guī)范、有無重號或空號，存在哪些復印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。來目錄時核該目錄及目錄下的所有文件，來分目錄時核整個專業(yè)的所有文件，來總目錄或總分目錄時核整個裝置或單元的所有文件。驗核應做到：發(fā)現問題及時進行匯總、處理，不能及時處理的應做好跟蹤。所有設計文件存在的問題都應在項目中交前全部解決。
2、廠家檔案質量的控制廠家檔案資料由廠家提供，經采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產和進口之分，資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求（也有未要求提交資料的），就我廠而言，參與簽訂合同的部門有采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門被排除在外，而在廠家提交資料時，采購人員不予把關，在將資料發(fā)給使用和管理部門后，這些部門也很少核實其完整性，造成長期以來工程管理部門只能是被動的接收，即交什么收什么。而商務合同或協議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門難以了解項目的應交資料情況，也只能是被動的歸檔。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門經過一段時間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領取及驗核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項目名稱、設備儀器儀表名稱及位號、資料名稱等，并進行驗核清單與實物是否對應，每臺設備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求（整潔、清晰、簽章齊全），壓力容器應同時有竣工圖章和壓力容器設計資格章等。并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機泵的隨機資料除了泵本身的性能曲線、使用說明書等外，一般應有電機的使用說明書（利舊除外）；新氫壓縮機組應包括壓縮機部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒有合同或協議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務人員重新重視，對照合同或協議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當的提醒，結果發(fā)現廠家不按合同匯總移交，EPC單位質檢人員不認真把關，造成隨機資料歸檔不齊。雖然終EPC單位不得不為此付出代價，但在一定程度上影響了歸檔時間。針對EPC項目廠家資料質量有所失控的情況，檔案部門適當完善了做法：①規(guī)范合同內容；②全面了解施工圖紙中應采購的設備儀器儀表情況，并進行匯總；③要求EPC單位及時移交商務合同及其技術附件，并把資料內容補充到匯總表中；④要求供使用及專業(yè)管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料提供的進度和初步審核資料情況，及時做好反饋和督促EPC單位進行完善，尤其是做好廠家現場安裝調試資料的及時收集。
3、 施工文件質量的控制做好施工文件的質量控制，檔案、資料人員、項目經理、監(jiān)理工程師等都各有其責任，檔案人員從檔案的角度進行把關，其他方是從工程內容上負責。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應承擔比檔案人員更大的責任，即不只是從檔案的角度把關，也要從工程的角度把關。項目資料員從工程角度進行把關，與項目經理和監(jiān)理工程師的把關，有一定的互補性——資料員清楚項目共包含哪些的內容（圖紙），現場人員則更清楚施工單位提交的這些內容是否符合實際。
檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內容體現在項目圖紙之中，若干套圖紙構成一個完整的項目，這一點，項目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項目管理單位應做好：下達計劃要科學，圖紙發(fā)放要嚴格按計劃，資料的歸檔嚴格根據圖紙的發(fā)放情況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作。
進行施工文件的質量控制，主要分以下幾步：①對照合同、計劃及圖紙發(fā)放情況，驗核竣工圖及設計變更單是否齊全；②驗核交工記錄是否齊全；③驗核設計變更是否已全部在施工圖上體現；④驗核所有資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫、會簽、蓋章，綜合卷冊及專業(yè)卷冊組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。
檔案資料質量控制包含在整個項目管理的過程中，上述的一點嘗試雖不愧為行之有效的辦法，但在實際的操作中，遭遇的困難也是顯而易見的，主要有：由于項目復雜，涉及多套裝置或單元同時進行，工期緊，在一切為了進度的前提下，出現了大量的設計變更。一方面，無論是設計單位編制終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實的終情況，遺漏現象較為嚴重；另一方面，項目經理、質監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負責多個項目，現場任務重，未能盡職做好交工資料的審核工作。
制度不健全。資料作為檔案的前身，沒有一個主管單位，也沒有一個完整規(guī)范的管理制度。如的《設計文件發(fā)放暫行規(guī)定》僅規(guī)范了內部發(fā)圖的程序，對設計院的設計出圖并沒有統(tǒng)一的規(guī)定；《隨貨資料的管理規(guī)定》僅規(guī)范了作為甲方的采購部門采購時隨貨資料的內容和份數，并沒有規(guī)范資料的質量及驗核的責任，更沒有包括對EPC項目中隨貨資料的管理要求。
設備儀器儀表的采購合同及技術協議的簽訂沒有固定的主管部門，造成技術協議歸檔困難，按協議執(zhí)行的難度也大。
各施工及工程管理單位，大多不重視檔案資料工作，一些施工單位無資料員，有資料人員的單位也往往將資料員按低的待遇，在一定程度上打擊了人員的積極性。對項目管理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現場緊張的節(jié)拍而忙著資料的驗發(fā)，同時需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無休無止，成了整個項目階段飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是的一個享受“二線”待遇的技術崗位（甚至低于招標和計劃人員），因而，存在責任心不強、人心不穩(wěn)的情況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不認真把關就直接移交檔案館，等檔案館發(fā)現問題再來解決。
如何在項目管理過程中進行檔案資料質量的控制，對國內的工程項目管理來說是一個盲點，廣州石化千萬噸煉油改擴建工程自然不能獨善其身，需要有一個循序漸進的過程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一管理，即使工程管理更結合檔案的要求進行，又使檔案人員更接近工程、了解工程，減少雙方之間的重復工作，雖然對本已滿負荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可通過適當的增員解決；對于專門的項目管理單位、施工單位，應培訓檔案資料人員，讓資料人員同時既是檔案專業(yè)人員，又是工程或工程管理人員，使之更好地架起檔案與工程的橋梁，以確保工程檔案的完整、準確，都為較為妥善的辦法。而解決的根本還在于：將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個工作人員發(fā)揮大的優(yōu)勢，盡職盡責地完成工程項目，規(guī)范的檔案自然就水到渠成。
1、 施工圖設計文件（含變更）質量的控制：施工圖設計文件由設計院編制，是現場施工的依據，也是編制竣工圖的依據。廣東石化煉油千萬噸改擴建工程由洛陽院、南京院、中元公司、東華科技股份有限公司等多個設計單位設計，各設計院有其獨特的編制方式，如洛陽院的設計文件以文表號代替專業(yè)，不再在圖標中增加“專業(yè)”欄，南京院的圖紙可能出現圖紙、目錄、分目錄同時出現在一個目錄號中，而中元公司的設計圖紙的圖號則由工號、專業(yè)、年號等組成，各專業(yè)一目了然，不足之處則是同一個項目可能有多個工號，同一工號可能有數個總目錄，給人以混亂的感覺……。各設計院所出的變更單也基本存在工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等與規(guī)定的有所差異，重號、缺號情況較為普遍，并有大量的傳真件、大量的變更內容。同時，代材單、變更單不注明原圖號，給編制竣工圖增加了難度。
做好設計文件質量的控制，首要的一點是資料人員要了解各設計院的特點，做好驗核工作，驗核的要求包括：①清單與實物是否相符，目錄與內容是否一致；②圖紙的工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等是否與規(guī)定的一致；③本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯誤，代材單、變更單、工程聯絡單是否規(guī)范、有無重號或空號，存在哪些復印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。來目錄時核該目錄及目錄下的所有文件，來分目錄時核整個專業(yè)的所有文件，來總目錄或總分目錄時核整個裝置或單元的所有文件。驗核應做到：發(fā)現問題及時進行匯總、處理，不能及時處理的應做好跟蹤。所有設計文件存在的問題都應在項目中交前全部解決。
2、廠家檔案質量的控制廠家檔案資料由廠家提供，經采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產和進口之分，資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求（也有未要求提交資料的），就我廠而言，參與簽訂合同的部門有采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門被排除在外，而在廠家提交資料時，采購人員不予把關，在將資料發(fā)給使用和管理部門后，這些部門也很少核實其完整性，造成長期以來工程管理部門只能是被動的接收，即交什么收什么。而商務合同或協議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門難以了解項目的應交資料情況，也只能是被動的歸檔。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門經過一段時間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領取及驗核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項目名稱、設備儀器儀表名稱及位號、資料名稱等，并進行驗核清單與實物是否對應，每臺設備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求（整潔、清晰、簽章齊全），壓力容器應同時有竣工圖章和壓力容器設計資格章等。并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機泵的隨機資料除了泵本身的性能曲線、使用說明書等外，一般應有電機的使用說明書（利舊除外）；新氫壓縮機組應包括壓縮機部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒有合同或協議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務人員重新重視，對照合同或協議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當的提醒，結果發(fā)現廠家不按合同匯總移交，EPC單位質檢人員不認真把關，造成隨機資料歸檔不齊。雖然終EPC單位不得不為此付出代價，但在一定程度上影響了歸檔時間。針對EPC項目廠家資料質量有所失控的情況，檔案部門適當完善了做法：①規(guī)范合同內容；②全面了解施工圖紙中應采購的設備儀器儀表情況，并進行匯總；③要求EPC單位及時移交商務合同及其技術附件，并把資料內容補充到匯總表中；④要求供使用及專業(yè)管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料提供的進度和初步審核資料情況，及時做好反饋和督促EPC單位進行完善，尤其是做好廠家現場安裝調試資料的及時收集。
3、 施工文件質量的控制做好施工文件的質量控制，檔案、資料人員、項目經理、監(jiān)理工程師等都各有其責任，檔案人員從檔案的角度進行把關，其他方是從工程內容上負責。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應承擔比檔案人員更大的責任，即不只是從檔案的角度把關，也要從工程的角度把關。項目資料員從工程角度進行把關，與項目經理和監(jiān)理工程師的把關，有一定的互補性——資料員清楚項目共包含哪些的內容（圖紙），現場人員則更清楚施工單位提交的這些內容是否符合實際。
檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內容體現在項目圖紙之中，若干套圖紙構成一個完整的項目，這一點，項目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項目管理單位應做好：下達計劃要科學，圖紙發(fā)放要嚴格按計劃，資料的歸檔嚴格根據圖紙的發(fā)放情況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作。
進行施工文件的質量控制，主要分以下幾步：①對照合同、計劃及圖紙發(fā)放情況，驗核竣工圖及設計變更單是否齊全；②驗核交工記錄是否齊全；③驗核設計變更是否已全部在施工圖上體現；④驗核所有資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫、會簽、蓋章，綜合卷冊及專業(yè)卷冊組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。
檔案資料質量控制包含在整個項目管理的過程中，上述的一點嘗試雖不愧為行之有效的辦法，但在實際的操作中，遭遇的困難也是顯而易見的，主要有：由于項目復雜，涉及多套裝置或單元同時進行，工期緊，在一切為了進度的前提下，出現了大量的設計變更。一方面，無論是設計單位編制終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實的終情況，遺漏現象較為嚴重；另一方面，項目經理、質監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負責多個項目，現場任務重，未能盡職做好交工資料的審核工作。
制度不健全。資料作為檔案的前身，沒有一個主管單位，也沒有一個完整規(guī)范的管理制度。如的《設計文件發(fā)放暫行規(guī)定》僅規(guī)范了內部發(fā)圖的程序，對設計院的設計出圖并沒有統(tǒng)一的規(guī)定；《隨貨資料的管理規(guī)定》僅規(guī)范了作為甲方的采購部門采購時隨貨資料的內容和份數，并沒有規(guī)范資料的質量及驗核的責任，更沒有包括對EPC項目中隨貨資料的管理要求。
設備儀器儀表的采購合同及技術協議的簽訂沒有固定的主管部門，造成技術協議歸檔困難，按協議執(zhí)行的難度也大。
各施工及工程管理單位，大多不重視檔案資料工作，一些施工單位無資料員，有資料人員的單位也往往將資料員按低的待遇，在一定程度上打擊了人員的積極性。對項目管理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現場緊張的節(jié)拍而忙著資料的驗發(fā)，同時需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無休無止，成了整個項目階段飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是的一個享受“二線”待遇的技術崗位（甚至低于招標和計劃人員），因而，存在責任心不強、人心不穩(wěn)的情況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不認真把關就直接移交檔案館，等檔案館發(fā)現問題再來解決。
如何在項目管理過程中進行檔案資料質量的控制，對國內的工程項目管理來說是一個盲點，廣州石化千萬噸煉油改擴建工程自然不能獨善其身，需要有一個循序漸進的過程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一管理，即使工程管理更結合檔案的要求進行，又使檔案人員更接近工程、了解工程，減少雙方之間的重復工作，雖然對本已滿負荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可通過適當的增員解決；對于專門的項目管理單位、施工單位，應培訓檔案資料人員，讓資料人員同時既是檔案專業(yè)人員，又是工程或工程管理人員，使之更好地架起檔案與工程的橋梁，以確保工程檔案的完整、準確，都為較為妥善的辦法。而解決的根本還在于：將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個工作人員發(fā)揮大的優(yōu)勢，盡職盡責地完成工程項目，規(guī)范的檔案自然就水到渠成。