第七講 秘書職能環(huán)境
【教學(xué)目的】
通過教學(xué)使學(xué)生理解秘書職能環(huán)境是秘書活動的客觀基礎(chǔ)和條件，必須學(xué)會正確認識秘書職能環(huán)境，強化環(huán)境意識，準確地把握影響秘書職能場的各個要素，以求更好發(fā)揮秘書工作的效能。
【教學(xué)重點和難點】
把握秘書職能環(huán)境的構(gòu)成，了解影響秘書職能場的各個要素。
第一節(jié)秘書智能環(huán)境的構(gòu)成
秘書職能環(huán)境是秘書職能活動的客觀基礎(chǔ)和條件，是秘書發(fā)揮參謀、助手作用的舞臺
秘書職能環(huán)境構(gòu)成：
環(huán)境是一個開放的大系統(tǒng)。秘書職能環(huán)境與其他環(huán)境系統(tǒng)一樣，具有整體性、層次性、動態(tài)性。研究秘書職能環(huán)境構(gòu)成，主要研究其縱向的層次結(jié)構(gòu)、橫向的要素、人際關(guān)系影響及環(huán)境要素關(guān)系。
一、縱向?qū)哟?BR> 分為三個層次，即秘書機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的外部環(huán)境。三個層次的環(huán)境相互聯(lián)通，對秘書發(fā)揮其職能作用有著極為重要的影響。
（一） 秘書機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境
秘書機構(gòu)是秘書開展業(yè)務(wù)活動分工合作的基本單元，是各類管理領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的日常辦公部門即辦事機構(gòu)。秘書機構(gòu)的人員構(gòu)成、管理制度、分工協(xié)作狀況、氣質(zhì)和諧狀況、人際關(guān)系、秘書部門負責(zé)人的影響力，以及辦公設(shè)備、辦公條件等要素，構(gòu)成秘書機構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境。
（二）組織內(nèi)環(huán)境
秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境，是秘書所在組織內(nèi)部一切影響秘書、秘書機構(gòu)工作的各種因素的總和，其中主要有以下幾方面：⑴組織的結(jié)構(gòu)要素；⑵組織動態(tài)運行要素；⑶組織生態(tài)要素；⑷組織心態(tài)要素；⑸組織的物質(zhì)要素；⑹組織信息要素。
（三）組織外部環(huán)境
組織外部環(huán)境是一個龐大的、具有層次的、開放的、相互聯(lián)系的系統(tǒng)。宏觀的國際國內(nèi)經(jīng)濟政治、文化、科技等對各類管理組織及其秘書工作的影響是總體性的；行業(yè)系統(tǒng)、地區(qū)、市場、競爭與合作狀況及社區(qū)公眾等，對各類管理組織及其秘書工作的影響，具有局部性、特殊性和具體針對性。
二、橫向要素
秘書職能環(huán)境與整個社會環(huán)境是融為一體的，由社會經(jīng)濟、政治、科技、文化等要素所決定的。
（一） 社會經(jīng)濟環(huán)境
經(jīng)濟環(huán)境是指國家和地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的條件和水平、市場狀況、經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、資源配置狀況、資源配置狀況、經(jīng)濟運行機制、經(jīng)濟政策、產(chǎn)業(yè)布局、基礎(chǔ)設(shè)施及收入分配狀況等。經(jīng)濟環(huán)境對各類社會組織的生存和發(fā)展有著極為重要的影響。
（二）社會政治環(huán)境
政治環(huán)境主要指國家政治制度、政治體制、政治目標、方針、政策、法律、法規(guī)等方面的政治文明程度。
（三）社會文化環(huán)境
社會文化環(huán)境包括社會成員享受教育程度、價值觀念、宗教信仰、道德觀、倫理觀、社會風(fēng)氣、社會習(xí)俗等。社會文化環(huán)境具有民族性、地區(qū)性、穩(wěn)定性。它影響著社會成員的知識文化素養(yǎng)、思想意識、思維模式、價值取向、行為方式，也對各管理組織的組織氣氛、組織觀念、管理規(guī)范等的認同程度，產(chǎn)生不可低估的影響。⑴它影響秘書的綜合素質(zhì)。⑵它影響秘書事務(wù)輔助。⑶它影響秘書工作的效率。
三、職能環(huán)境關(guān)系
（一） 與縱向?qū)哟螜C構(gòu)的關(guān)系
秘書工作與縱向?qū)哟螜C構(gòu)的關(guān)系，指的是與本組織領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系、與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的關(guān)系、與本組織下屬機構(gòu)的關(guān)系等。
（二）與橫向部門機構(gòu)的關(guān)系
秘書與橫向部門機構(gòu)的關(guān)系，既包括與本組織內(nèi)各職能管理部門的關(guān)系，也包括上級機關(guān)職能部門及不相隸屬的有關(guān)部門的關(guān)系。
（三）與社會公眾的關(guān)系
組織內(nèi)外的社會公眾是開展領(lǐng)導(dǎo)和管理活動的社會基礎(chǔ)。秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助和服務(wù)，也必須要以此為基礎(chǔ)。
（四）秘書與人際關(guān)系
秘書的人際關(guān)系指的是秘書開展業(yè)務(wù)活動實踐中的人與人之間的關(guān)系。這種關(guān)系既滲透在組織內(nèi)部，又存在于組織外部。不同的人際關(guān)系狀態(tài)對秘書及秘書工作都存在著特定的影響。
附：處理人際關(guān)系的基本原則
1、 平等原則
2、 互利原則
3、 誠實信任原則
4、 相容原則
第二節(jié) 秘書職能環(huán)境資源
秘書職能環(huán)境資源指的是秘書所處的客觀環(huán)境中，一切有利于秘書實現(xiàn)其職能目標、完成職能任務(wù)的要素的總和。
一、環(huán)境資源的支持
（一） 資源供給的基礎(chǔ)性
社會各界、各不同社會領(lǐng)域都有秘書工作。
不同層次的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和有不同權(quán)責(zé)和管理范圍，所需的知識、能力、素質(zhì)要求不同，對秘書綜合輔助和服務(wù)的需要也存在差異。
秘書工作系統(tǒng)中分有不同的工作崗位，有秘書部門負責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書、辦公室秘書、機要秘書、值班秘書、會務(wù)秘書、文書、行政秘書等。
不同時代環(huán)境、社會各行業(yè)領(lǐng)域環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)管理層次環(huán)境及秘書工作崗位環(huán)境，為秘書工作提供的資源基礎(chǔ)，是極為珍貴的。
（二）資源發(fā)展的導(dǎo)向性
⑴宏觀導(dǎo)向?，F(xiàn)代社會向知識經(jīng)濟、信息化、全球化方向發(fā)展。⑵業(yè)務(wù)內(nèi)容導(dǎo)向。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的確立與發(fā)展，各行各業(yè)各類管理組織的管理目標、體制及運行方式都在不斷變革，社會管理法規(guī)也在不斷完善。這些變革發(fā)展成果是秘書工作發(fā)展的重要環(huán)境資源，起到導(dǎo)向作用。
（三）資源配置的促動性
各項社會環(huán)境資源是按一定的社會規(guī)則和市場規(guī)則進行配置的。在環(huán)境資源配置的作用下，各社會成員以自身的能力和智慧去實現(xiàn)其人生價值。秘書人員也在社會資源配置的促動下，實現(xiàn)自身發(fā)展。
（四）資源變化的機遇性
社會資源在自然與社會變化及人類的創(chuàng)新活動中也在不斷變化。不少新的環(huán)境資源被開發(fā)和利用；不少舊的資源在衰老和枯竭。善于發(fā)現(xiàn)和利用新的資源并以創(chuàng)新手段優(yōu)化其工作效果的，就能抓住機遇，取得比別人更好的發(fā)展途徑。
二、環(huán)境資源的制約
（一） 信任度
秘書職能環(huán)境的信任度指的是秘書工作對象及秘書業(yè)務(wù)所關(guān)聯(lián)到的組織內(nèi)外公眾對秘書的信任程度。
（二） 和諧度
秘書職能環(huán)境的和諧度，指的是組織運轉(zhuǎn)中各相關(guān)方面協(xié)同配合的和諧程度及秘書工作中與各相關(guān)方面協(xié)同配合的和諧程度。
（三）開放度
職能環(huán)境的開放度，是由秘書所在組織及秘書工作中與組織內(nèi)外公眾進行物質(zhì)、能量、信息交換的靈敏程度、廣度、深度所決定的。
（四）自由度
職能環(huán)境的自由度，是指秘書主動按領(lǐng)導(dǎo)工作需要開展業(yè)務(wù)活動，即發(fā)揮主觀能動性的程度。
（從溫州民營企業(yè)的各種現(xiàn)象入手）
四、秘書職能環(huán)境與職能場
涵義：職能場：秘書在其特定的職能環(huán)境中展開秘書工作為領(lǐng)導(dǎo)工作綜合輔助與公務(wù)影響力范圍內(nèi)，就形成秘書的職能場（見教材P89）
【思考與練習(xí)】
論題：畢業(yè)生初任秘書的職能環(huán)境調(diào)適
參考答案：
（一）秘書職能場的調(diào)適：
1、業(yè)務(wù)要求調(diào)適
2、工作需要調(diào)適
3、事業(yè)發(fā)展的適應(yīng)；
（二）清除環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場：
1、信任障礙的清除
2、溝通障礙的清除
3、理解障礙的清除
【教學(xué)目的】
通過教學(xué)使學(xué)生理解秘書職能環(huán)境是秘書活動的客觀基礎(chǔ)和條件，必須學(xué)會正確認識秘書職能環(huán)境，強化環(huán)境意識，準確地把握影響秘書職能場的各個要素，以求更好發(fā)揮秘書工作的效能。
【教學(xué)重點和難點】
把握秘書職能環(huán)境的構(gòu)成，了解影響秘書職能場的各個要素。
第一節(jié)秘書智能環(huán)境的構(gòu)成
秘書職能環(huán)境是秘書職能活動的客觀基礎(chǔ)和條件，是秘書發(fā)揮參謀、助手作用的舞臺
秘書職能環(huán)境構(gòu)成：
環(huán)境是一個開放的大系統(tǒng)。秘書職能環(huán)境與其他環(huán)境系統(tǒng)一樣，具有整體性、層次性、動態(tài)性。研究秘書職能環(huán)境構(gòu)成，主要研究其縱向的層次結(jié)構(gòu)、橫向的要素、人際關(guān)系影響及環(huán)境要素關(guān)系。
一、縱向?qū)哟?BR> 分為三個層次，即秘書機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的外部環(huán)境。三個層次的環(huán)境相互聯(lián)通，對秘書發(fā)揮其職能作用有著極為重要的影響。
（一） 秘書機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境
秘書機構(gòu)是秘書開展業(yè)務(wù)活動分工合作的基本單元，是各類管理領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的日常辦公部門即辦事機構(gòu)。秘書機構(gòu)的人員構(gòu)成、管理制度、分工協(xié)作狀況、氣質(zhì)和諧狀況、人際關(guān)系、秘書部門負責(zé)人的影響力，以及辦公設(shè)備、辦公條件等要素，構(gòu)成秘書機構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境。
（二）組織內(nèi)環(huán)境
秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境，是秘書所在組織內(nèi)部一切影響秘書、秘書機構(gòu)工作的各種因素的總和，其中主要有以下幾方面：⑴組織的結(jié)構(gòu)要素；⑵組織動態(tài)運行要素；⑶組織生態(tài)要素；⑷組織心態(tài)要素；⑸組織的物質(zhì)要素；⑹組織信息要素。
（三）組織外部環(huán)境
組織外部環(huán)境是一個龐大的、具有層次的、開放的、相互聯(lián)系的系統(tǒng)。宏觀的國際國內(nèi)經(jīng)濟政治、文化、科技等對各類管理組織及其秘書工作的影響是總體性的；行業(yè)系統(tǒng)、地區(qū)、市場、競爭與合作狀況及社區(qū)公眾等，對各類管理組織及其秘書工作的影響，具有局部性、特殊性和具體針對性。
二、橫向要素
秘書職能環(huán)境與整個社會環(huán)境是融為一體的，由社會經(jīng)濟、政治、科技、文化等要素所決定的。
（一） 社會經(jīng)濟環(huán)境
經(jīng)濟環(huán)境是指國家和地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的條件和水平、市場狀況、經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、資源配置狀況、資源配置狀況、經(jīng)濟運行機制、經(jīng)濟政策、產(chǎn)業(yè)布局、基礎(chǔ)設(shè)施及收入分配狀況等。經(jīng)濟環(huán)境對各類社會組織的生存和發(fā)展有著極為重要的影響。
（二）社會政治環(huán)境
政治環(huán)境主要指國家政治制度、政治體制、政治目標、方針、政策、法律、法規(guī)等方面的政治文明程度。
（三）社會文化環(huán)境
社會文化環(huán)境包括社會成員享受教育程度、價值觀念、宗教信仰、道德觀、倫理觀、社會風(fēng)氣、社會習(xí)俗等。社會文化環(huán)境具有民族性、地區(qū)性、穩(wěn)定性。它影響著社會成員的知識文化素養(yǎng)、思想意識、思維模式、價值取向、行為方式，也對各管理組織的組織氣氛、組織觀念、管理規(guī)范等的認同程度，產(chǎn)生不可低估的影響。⑴它影響秘書的綜合素質(zhì)。⑵它影響秘書事務(wù)輔助。⑶它影響秘書工作的效率。
三、職能環(huán)境關(guān)系
（一） 與縱向?qū)哟螜C構(gòu)的關(guān)系
秘書工作與縱向?qū)哟螜C構(gòu)的關(guān)系，指的是與本組織領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系、與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的關(guān)系、與本組織下屬機構(gòu)的關(guān)系等。
（二）與橫向部門機構(gòu)的關(guān)系
秘書與橫向部門機構(gòu)的關(guān)系，既包括與本組織內(nèi)各職能管理部門的關(guān)系，也包括上級機關(guān)職能部門及不相隸屬的有關(guān)部門的關(guān)系。
（三）與社會公眾的關(guān)系
組織內(nèi)外的社會公眾是開展領(lǐng)導(dǎo)和管理活動的社會基礎(chǔ)。秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助和服務(wù)，也必須要以此為基礎(chǔ)。
（四）秘書與人際關(guān)系
秘書的人際關(guān)系指的是秘書開展業(yè)務(wù)活動實踐中的人與人之間的關(guān)系。這種關(guān)系既滲透在組織內(nèi)部，又存在于組織外部。不同的人際關(guān)系狀態(tài)對秘書及秘書工作都存在著特定的影響。
附：處理人際關(guān)系的基本原則
1、 平等原則
2、 互利原則
3、 誠實信任原則
4、 相容原則
第二節(jié) 秘書職能環(huán)境資源
秘書職能環(huán)境資源指的是秘書所處的客觀環(huán)境中，一切有利于秘書實現(xiàn)其職能目標、完成職能任務(wù)的要素的總和。
一、環(huán)境資源的支持
（一） 資源供給的基礎(chǔ)性
社會各界、各不同社會領(lǐng)域都有秘書工作。
不同層次的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和有不同權(quán)責(zé)和管理范圍，所需的知識、能力、素質(zhì)要求不同，對秘書綜合輔助和服務(wù)的需要也存在差異。
秘書工作系統(tǒng)中分有不同的工作崗位，有秘書部門負責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書、辦公室秘書、機要秘書、值班秘書、會務(wù)秘書、文書、行政秘書等。
不同時代環(huán)境、社會各行業(yè)領(lǐng)域環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)管理層次環(huán)境及秘書工作崗位環(huán)境，為秘書工作提供的資源基礎(chǔ)，是極為珍貴的。
（二）資源發(fā)展的導(dǎo)向性
⑴宏觀導(dǎo)向?，F(xiàn)代社會向知識經(jīng)濟、信息化、全球化方向發(fā)展。⑵業(yè)務(wù)內(nèi)容導(dǎo)向。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的確立與發(fā)展，各行各業(yè)各類管理組織的管理目標、體制及運行方式都在不斷變革，社會管理法規(guī)也在不斷完善。這些變革發(fā)展成果是秘書工作發(fā)展的重要環(huán)境資源，起到導(dǎo)向作用。
（三）資源配置的促動性
各項社會環(huán)境資源是按一定的社會規(guī)則和市場規(guī)則進行配置的。在環(huán)境資源配置的作用下，各社會成員以自身的能力和智慧去實現(xiàn)其人生價值。秘書人員也在社會資源配置的促動下，實現(xiàn)自身發(fā)展。
（四）資源變化的機遇性
社會資源在自然與社會變化及人類的創(chuàng)新活動中也在不斷變化。不少新的環(huán)境資源被開發(fā)和利用；不少舊的資源在衰老和枯竭。善于發(fā)現(xiàn)和利用新的資源并以創(chuàng)新手段優(yōu)化其工作效果的，就能抓住機遇，取得比別人更好的發(fā)展途徑。
二、環(huán)境資源的制約
（一） 信任度
秘書職能環(huán)境的信任度指的是秘書工作對象及秘書業(yè)務(wù)所關(guān)聯(lián)到的組織內(nèi)外公眾對秘書的信任程度。
（二） 和諧度
秘書職能環(huán)境的和諧度，指的是組織運轉(zhuǎn)中各相關(guān)方面協(xié)同配合的和諧程度及秘書工作中與各相關(guān)方面協(xié)同配合的和諧程度。
（三）開放度
職能環(huán)境的開放度，是由秘書所在組織及秘書工作中與組織內(nèi)外公眾進行物質(zhì)、能量、信息交換的靈敏程度、廣度、深度所決定的。
（四）自由度
職能環(huán)境的自由度，是指秘書主動按領(lǐng)導(dǎo)工作需要開展業(yè)務(wù)活動，即發(fā)揮主觀能動性的程度。
（從溫州民營企業(yè)的各種現(xiàn)象入手）
四、秘書職能環(huán)境與職能場
涵義：職能場：秘書在其特定的職能環(huán)境中展開秘書工作為領(lǐng)導(dǎo)工作綜合輔助與公務(wù)影響力范圍內(nèi)，就形成秘書的職能場（見教材P89）
【思考與練習(xí)】
論題：畢業(yè)生初任秘書的職能環(huán)境調(diào)適
參考答案：
（一）秘書職能場的調(diào)適：
1、業(yè)務(wù)要求調(diào)適
2、工作需要調(diào)適
3、事業(yè)發(fā)展的適應(yīng)；
（二）清除環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場：
1、信任障礙的清除
2、溝通障礙的清除
3、理解障礙的清除