第九講 秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)，明確秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系的。理解前者是秘書(shū)任職的條件，后者是秘書(shū)素質(zhì)的發(fā)展，是在職秘書(shū)更高層次的素質(zhì)追求。
【教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)】
本章教學(xué)重點(diǎn)是正確理解秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系以及在職秘書(shū)應(yīng)有的更高層次的素質(zhì)追求
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)
第二節(jié) 秘書(shū)素質(zhì)優(yōu)化
（一）秘書(shū)的業(yè)務(wù)能力
在美國(guó)“全美秘書(shū)協(xié)會(huì)”章程提出的秘書(shū)必備的9個(gè)條件，很值得我們重視與參考。這些條件是：
1、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；
2、像政治家一樣有靈敏的頭腦；
3、像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；
4、有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)；
5、有良好的速記能力以及文字功夫；
6、熟讀各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系；
7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器；
8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；
9、能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類(lèi)。
例1991年初，以美國(guó)的代表西方國(guó)家為聯(lián)合國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)，籌劃和組織眾多國(guó)家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國(guó)兩種的工作語(yǔ)言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力，以下所說(shuō)的是一般秘書(shū)應(yīng)具備的能力。
1、辦事能力
秘書(shū)活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦事成為秘書(shū)一項(xiàng)基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作，因此，精敏的辦事本領(lǐng)是秘書(shū)素質(zhì)之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識(shí)面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經(jīng)驗(yàn)豐富”。這是基礎(chǔ)。
辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力。
2、交際能力
秘書(shū)部門(mén)是溝通上下左右的樞紐部門(mén)，秘書(shū)每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書(shū)只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。
人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的，積極主動(dòng)的交往中形成為發(fā)展。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國(guó)成人教育家戴爾卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)明顯巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。
3、表達(dá)能力
包括口頭表達(dá)能力與書(shū)面表達(dá)能力，能說(shuō)會(huì)道是秘書(shū)的“看家本事”秘書(shū)雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常說(shuō)話。上傳下達(dá)要說(shuō)話，匯報(bào)情況要說(shuō)話，接待來(lái)訪要說(shuō)話，打電話要說(shuō)話。
附： 秘書(shū)談吐“十忌”
一、忌信口開(kāi)河（能真辦）
二、忌人云亦云
三、忌花言巧語(yǔ)
四、忌裝腔作勢(shì)
五、忌出言不遜，要溫文而雅，大碗喝酒（大塊吃肉，大聲說(shuō)話“不應(yīng)是秘書(shū)的行為）
六、忌模棱兩可
七、忌晦澀難懂
八、忌唯唯諾諾
九、忌手舞足蹈
十、忌冗繁羅嗦
4、操作能力
（1）辦公自動(dòng)化
（2）駕駛技術(shù)
（3）攝影技術(shù)
（二）秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)（政治素質(zhì)略）
綜述：計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件的秘書(shū)往往是能力單一的，如“事務(wù)型”、“文字型”等。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要優(yōu)化秘書(shū)群體結(jié)構(gòu)，提高秘書(shū)綜合能力，在工作中既分工又合作，這不但為個(gè)人能力的發(fā)揮開(kāi)辟了道路，而且為培養(yǎng)多功能型秘書(shū)提供了廣闊天地。
美國(guó)賴特《秘書(shū)工作手冊(cè)》中說(shuō)：“一位秘書(shū)，常常被認(rèn)為是一位‘萬(wàn)能博士’是一位心理學(xué)家、政治家、外交家、研究專家，一位飽學(xué)之士作家，業(yè)務(wù)律師，機(jī)械師，上司的私人財(cái)務(wù)出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。
現(xiàn)代秘書(shū)要?jiǎng)偃喂ぷ?，必須有膽識(shí)，有口才，秘書(shū)不必是哪門(mén)知識(shí)的專家，但應(yīng)是具備廣搏知識(shí)的“雜家”。
1、秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)
知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指人們所學(xué)的知識(shí)在頭腦中的有機(jī)聯(lián)結(jié)與組合，也是一個(gè)人知識(shí)層次的構(gòu)成的情況。
秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)是：
（1）秘書(shū)應(yīng)具備的基本知識(shí)
基礎(chǔ)知識(shí)是所有秘書(shū)工作人員賴以工作，學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)，是吸收其他專業(yè)知識(shí)，相關(guān)知識(shí)和發(fā)展各種能力的前提條件。
（2）專業(yè)知識(shí)
秘書(shū)工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分，也是區(qū)別其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的主要，分為兩個(gè)部分，它反映和決定一個(gè)秘書(shū)工作人員的素質(zhì)水平與工作能力。
A、秘書(shū)工作專業(yè)知識(shí)
主要包括：秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作、檔案管理學(xué)、禮儀知識(shí)、辦公室現(xiàn)代化知識(shí)。
B、秘書(shū)人員所在行業(yè)的專業(yè)知識(shí)
秘書(shū)在特定專業(yè)待業(yè)中工作，要得心應(yīng)手必須懂得這方面的知識(shí)才能當(dāng)一個(gè)同行的輔助管理者。
例：商務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備的行業(yè)專業(yè)知識(shí)包括：行政管理學(xué)，商業(yè)企業(yè)管理學(xué)、企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)學(xué)、物價(jià)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。
C、相關(guān)知識(shí)
任何學(xué)科的知識(shí)都不是絕對(duì)孤立的，它相互交叉，相互滲透，相互影響，相互促進(jìn)。秘書(shū)應(yīng)盡可能多掌握一些既獨(dú)立于專業(yè)知識(shí)之外，又與專業(yè)知識(shí)密切關(guān)聯(lián)的知識(shí)。
D、建立知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法
* 博與精相結(jié)構(gòu)。
* 理論與實(shí)踐相結(jié)合。
* 定向積累與靈活調(diào)節(jié)相結(jié)合。
E、秘書(shū)知識(shí)的更新
要改變陳舊的工作模，學(xué)會(huì)在科學(xué)決策過(guò)程中發(fā)揮自己的“智囊”作用，要在“謀”字上下功夫。
總之，秘書(shū)工作人員一定要努力地積累知識(shí)，使自己成為廣學(xué)博聞，專業(yè)精深的人才。
（三）秘書(shū)的職業(yè)道德
秘書(shū)工作從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點(diǎn)，決定了秘書(shū)必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。
一、熱愛(ài)工作，甘于平凡
二、不辭勞苦，不計(jì)報(bào)酬
三、自尊自重，克已奉公
四、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
五、嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺(jué)
【思考與練習(xí)】
1、 簡(jiǎn)述一位合格秘書(shū)應(yīng)具的工作能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)與職業(yè)道德。
結(jié)合實(shí)際談?wù)勅绾纬蔀橐幻麅?yōu)秀的企業(yè)秘書(shū)？
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)，明確秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系的。理解前者是秘書(shū)任職的條件，后者是秘書(shū)素質(zhì)的發(fā)展，是在職秘書(shū)更高層次的素質(zhì)追求。
【教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)】
本章教學(xué)重點(diǎn)是正確理解秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系以及在職秘書(shū)應(yīng)有的更高層次的素質(zhì)追求
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 秘書(shū)任職標(biāo)準(zhǔn)
第二節(jié) 秘書(shū)素質(zhì)優(yōu)化
（一）秘書(shū)的業(yè)務(wù)能力
在美國(guó)“全美秘書(shū)協(xié)會(huì)”章程提出的秘書(shū)必備的9個(gè)條件，很值得我們重視與參考。這些條件是：
1、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；
2、像政治家一樣有靈敏的頭腦；
3、像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；
4、有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)；
5、有良好的速記能力以及文字功夫；
6、熟讀各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系；
7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器；
8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；
9、能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類(lèi)。
例1991年初，以美國(guó)的代表西方國(guó)家為聯(lián)合國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)，籌劃和組織眾多國(guó)家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國(guó)兩種的工作語(yǔ)言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力，以下所說(shuō)的是一般秘書(shū)應(yīng)具備的能力。
1、辦事能力
秘書(shū)活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦事成為秘書(shū)一項(xiàng)基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作，因此，精敏的辦事本領(lǐng)是秘書(shū)素質(zhì)之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識(shí)面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經(jīng)驗(yàn)豐富”。這是基礎(chǔ)。
辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力。
2、交際能力
秘書(shū)部門(mén)是溝通上下左右的樞紐部門(mén)，秘書(shū)每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書(shū)只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。
人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的，積極主動(dòng)的交往中形成為發(fā)展。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國(guó)成人教育家戴爾卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)明顯巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。
3、表達(dá)能力
包括口頭表達(dá)能力與書(shū)面表達(dá)能力，能說(shuō)會(huì)道是秘書(shū)的“看家本事”秘書(shū)雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常說(shuō)話。上傳下達(dá)要說(shuō)話，匯報(bào)情況要說(shuō)話，接待來(lái)訪要說(shuō)話，打電話要說(shuō)話。
附： 秘書(shū)談吐“十忌”
一、忌信口開(kāi)河（能真辦）
二、忌人云亦云
三、忌花言巧語(yǔ)
四、忌裝腔作勢(shì)
五、忌出言不遜，要溫文而雅，大碗喝酒（大塊吃肉，大聲說(shuō)話“不應(yīng)是秘書(shū)的行為）
六、忌模棱兩可
七、忌晦澀難懂
八、忌唯唯諾諾
九、忌手舞足蹈
十、忌冗繁羅嗦
4、操作能力
（1）辦公自動(dòng)化
（2）駕駛技術(shù)
（3）攝影技術(shù)
（二）秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)（政治素質(zhì)略）
綜述：計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件的秘書(shū)往往是能力單一的，如“事務(wù)型”、“文字型”等。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要優(yōu)化秘書(shū)群體結(jié)構(gòu)，提高秘書(shū)綜合能力，在工作中既分工又合作，這不但為個(gè)人能力的發(fā)揮開(kāi)辟了道路，而且為培養(yǎng)多功能型秘書(shū)提供了廣闊天地。
美國(guó)賴特《秘書(shū)工作手冊(cè)》中說(shuō)：“一位秘書(shū)，常常被認(rèn)為是一位‘萬(wàn)能博士’是一位心理學(xué)家、政治家、外交家、研究專家，一位飽學(xué)之士作家，業(yè)務(wù)律師，機(jī)械師，上司的私人財(cái)務(wù)出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。
現(xiàn)代秘書(shū)要?jiǎng)偃喂ぷ?，必須有膽識(shí)，有口才，秘書(shū)不必是哪門(mén)知識(shí)的專家，但應(yīng)是具備廣搏知識(shí)的“雜家”。
1、秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)
知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指人們所學(xué)的知識(shí)在頭腦中的有機(jī)聯(lián)結(jié)與組合，也是一個(gè)人知識(shí)層次的構(gòu)成的情況。
秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)是：
（1）秘書(shū)應(yīng)具備的基本知識(shí)
基礎(chǔ)知識(shí)是所有秘書(shū)工作人員賴以工作，學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)，是吸收其他專業(yè)知識(shí)，相關(guān)知識(shí)和發(fā)展各種能力的前提條件。
（2）專業(yè)知識(shí)
秘書(shū)工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分，也是區(qū)別其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的主要，分為兩個(gè)部分，它反映和決定一個(gè)秘書(shū)工作人員的素質(zhì)水平與工作能力。
A、秘書(shū)工作專業(yè)知識(shí)
主要包括：秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作、檔案管理學(xué)、禮儀知識(shí)、辦公室現(xiàn)代化知識(shí)。
B、秘書(shū)人員所在行業(yè)的專業(yè)知識(shí)
秘書(shū)在特定專業(yè)待業(yè)中工作，要得心應(yīng)手必須懂得這方面的知識(shí)才能當(dāng)一個(gè)同行的輔助管理者。
例：商務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備的行業(yè)專業(yè)知識(shí)包括：行政管理學(xué)，商業(yè)企業(yè)管理學(xué)、企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)學(xué)、物價(jià)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。
C、相關(guān)知識(shí)
任何學(xué)科的知識(shí)都不是絕對(duì)孤立的，它相互交叉，相互滲透，相互影響，相互促進(jìn)。秘書(shū)應(yīng)盡可能多掌握一些既獨(dú)立于專業(yè)知識(shí)之外，又與專業(yè)知識(shí)密切關(guān)聯(lián)的知識(shí)。
D、建立知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法
* 博與精相結(jié)構(gòu)。
* 理論與實(shí)踐相結(jié)合。
* 定向積累與靈活調(diào)節(jié)相結(jié)合。
E、秘書(shū)知識(shí)的更新
要改變陳舊的工作模，學(xué)會(huì)在科學(xué)決策過(guò)程中發(fā)揮自己的“智囊”作用，要在“謀”字上下功夫。
總之，秘書(shū)工作人員一定要努力地積累知識(shí)，使自己成為廣學(xué)博聞，專業(yè)精深的人才。
（三）秘書(shū)的職業(yè)道德
秘書(shū)工作從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點(diǎn)，決定了秘書(shū)必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。
一、熱愛(ài)工作，甘于平凡
二、不辭勞苦，不計(jì)報(bào)酬
三、自尊自重，克已奉公
四、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
五、嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺(jué)
【思考與練習(xí)】
1、 簡(jiǎn)述一位合格秘書(shū)應(yīng)具的工作能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)與職業(yè)道德。
結(jié)合實(shí)際談?wù)勅绾纬蔀橐幻麅?yōu)秀的企業(yè)秘書(shū)？