第二講 秘書“辦文”的工作
【教學目的】
本章通過介紹公務文書的概念、性質及國家關于公文規(guī)范的有關要求，使學生全面掌握公文的撰寫與辦理方法，了解秘書“辦文”工作的規(guī)范，培養(yǎng)秘書“辦文”工作的基本能力
【教學重點與難點】
①掌握秘書“辦文”工作的規(guī)范
②學會針對來文要辦理的事務。
【教學內容】
第一節(jié) 起草撰寫公務文書
第二節(jié) 收發(fā)傳遞處理文書
第三節(jié) 文書整理
第一節(jié) 起草撰寫公務文書
文稿撰擬
文書，是一種記錄信息，表達意圖的文字材料（彼此相互交流）
文書 秘人文書
公務文書 通用公文：黨的文件，行政公文
公文（廣義） 專用公文：外交公文、軍事公文、司法公文，經濟公公務常用文：機關事務文書 等
狹義，公文——行政公文和黨政公文
文件： ⑴國家機關使用和傳遞的文書統(tǒng)稱公文
⑵中共領導機關使用與傳遞的文書稱文件
⑶人們習慣把套紅印有“XX單位文件”字頭的文書叫文件
黨的公文，14個正式文件
行政公文，12類13種
上述公文文種合計為27個。其中9個是相同即決定、指示、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要有九個不同，其中屬黨的機關的5個，即公報、意見、決議、條例、規(guī)定，屬國家行政機關的4個，即命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文種是黨和國家法規(guī)中明確規(guī)定的，所以在公文學界一般稱其為法定公文。
一、行政公文的含義
行政公文，就是行政機關的公務文書，是行政機關在行政管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。
二、行政公文的分類
（一） 按公文來源分，有收文、發(fā)文 對外文件
內部文件
（二）按行文關系分，有上行文、平行文、下行文
上行文：是下級機關向上級機關報遞的公文。如報告、請示等。
平行文：是同級機關或不同隸屬機關之間往來的公文。如議案函。通知、通告、會議紀要有時也可作為平行文。
下行文：是上級機關向所屬下級機關發(fā)送的公文。如命令、決定、指示、公告、通告、通報、會議紀要。
上行文：體現(xiàn)下級機關請求上級機關的指示，接受上級機關的領導與指導。
平行文：體現(xiàn)機關之間平等商場，支持和協(xié)作。
下行文：下行文體現(xiàn)上級機關對下級機關實施管理與指導的職能。
（三）按性質、作用分有：
指揮性：上級機關制定的對下級機關進行組織，指揮，協(xié)調和管理的公文。命令、指示、決定、通知、批復。
公布性：將有關事項與要求，通過新聞媒體或張貼等形發(fā)布的公文。主要有公告、通告等。
報請性：指向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，請示指示或批準的公文。主要有報告，請示等。
知照性文件：指機關之間或機關內部通知事項，通報情況，聯(lián)系工作，發(fā)布要求，溝通信息的公文，主要有通知、通報、函。
記錄性公文：指用以記載公務活動歸納會議精神，議定各項等情況的公文，主要有會議紀要。
(四)按時限要求分,有特急公文，緊急公文，常規(guī)公文，送達。
特急公文；指事關重大而又十分緊急，要求以快速度形成，運轉處理，決不允許有絲毫懈怠與拖延的公文。
（五）保密要求分，有保密公文，非保密公文
保密公文：內容涉及到國家機密，需要控制時間、范圍，對象的公文。
行政公文的作用
（一）法規(guī)依據作用
（二）領導與指導作用
（三）宣傳教育作用
（四）聯(lián)系溝通作用
（五）依據憑證作用 現(xiàn)實的憑證工作（公文是處理工作的依據）
歷史憑證作用
行政公文的格式，行文規(guī)則與語言運用
一、行政公文的格式
（一）文頭格式
1、 文件報頭
2、 發(fā)文字號：機關代字、年代、序號、組成
作用：統(tǒng)計發(fā)文數量，便于引用和查詢
3、 秘密等級
4、 緊急程度
5、 簽發(fā)人
6、 公文份號
（二）正文格式
1、 標題：發(fā)文機關、事由、文種組成
要求：
⑴公文標題要求完整
⑵采用版頭文件時，可以省略發(fā)文機關
⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：《XX市人民政府公告》《通告》
2、主送機關
3、正文：公文的核心部分
要求：⑴嚴格遵守一文一事的原則
⑵正文的撰寫必須程序進行
4、附件
有的公文要將另外一份放作為公文的組成部分。
5、發(fā)文機關
6、時間
公文的日期要根據具體情況確定
凡屬會議通過的文件，應通過或批準的日期為準。
7、印章
（三）文尾格式
1、 附注
2、 主題詞
3、 抄送機關
4、 印發(fā)機關與時間
5、 用紙格式
二、行文規(guī)范
（一）行文關系
1、 上行文：逐級行文、多級行文、越級行文
2、 平行文：同級、不相隸屬，直接行文
3、 下行文：逐級行文，多級行文，直達行文
（二）行文規(guī)則
1、 根據隸屬關系行文
2、 根據職權范圍行為
3、 黨政分開行文
（三）行文注意事項
1、 不要多頭主送和忽視抄送
2、 一般應一文一事。
3、 同級黨政可聯(lián)合行文
4、 注意特殊行文
三、發(fā)文語言的運用
（一）公文語言的特點
1、 實用性
2、 所指性
3、 陳述性
4、 規(guī)范性
（二）公文語言的要求
1、 真實準確
2、 簡明樸實
3、 嚴謹莊重
四、秘書撰擬文稿應注意以下幾個方面：
1、 明確代筆的地位
2、 要準確使用規(guī)范的文種
3、 選用規(guī)范的語言
4、 要反復認真修改
5、 要有依據可靠
6、 要有精益求精
第三節(jié) 收發(fā)傳遞處理文書
文書運行包括收文與發(fā)文兩個程序化過程。
收文：簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等
發(fā)文：交擬-擬稿-審稿-簽發(fā)-復核-繕印-校對-用印-登記-封發(fā)
安排公文運行程序，都必須注意以下方面：
1、 程序的有序銜接性
2、 主輔協(xié)同性
3、 運作規(guī)范性
4、 文書運行中智能輔助的滲透性
5、 文書運行的反饋性
第三節(jié) 文書整理
主要包括文書收集和檔案歸檔（略。由文書與檔案管理課程承擔）
【思考與練習】
1． 秘書寫作有哪些特點？
2． 怎樣提高秘書的寫作能力？
【教學目的】
本章通過介紹公務文書的概念、性質及國家關于公文規(guī)范的有關要求，使學生全面掌握公文的撰寫與辦理方法，了解秘書“辦文”工作的規(guī)范，培養(yǎng)秘書“辦文”工作的基本能力
【教學重點與難點】
①掌握秘書“辦文”工作的規(guī)范
②學會針對來文要辦理的事務。
【教學內容】
第一節(jié) 起草撰寫公務文書
第二節(jié) 收發(fā)傳遞處理文書
第三節(jié) 文書整理
第一節(jié) 起草撰寫公務文書
文稿撰擬
文書，是一種記錄信息，表達意圖的文字材料（彼此相互交流）
文書 秘人文書
公務文書 通用公文：黨的文件，行政公文
公文（廣義） 專用公文：外交公文、軍事公文、司法公文，經濟公公務常用文：機關事務文書 等
狹義，公文——行政公文和黨政公文
文件： ⑴國家機關使用和傳遞的文書統(tǒng)稱公文
⑵中共領導機關使用與傳遞的文書稱文件
⑶人們習慣把套紅印有“XX單位文件”字頭的文書叫文件
黨的公文，14個正式文件
行政公文，12類13種
上述公文文種合計為27個。其中9個是相同即決定、指示、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要有九個不同，其中屬黨的機關的5個，即公報、意見、決議、條例、規(guī)定，屬國家行政機關的4個，即命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文種是黨和國家法規(guī)中明確規(guī)定的，所以在公文學界一般稱其為法定公文。
一、行政公文的含義
行政公文，就是行政機關的公務文書，是行政機關在行政管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。
二、行政公文的分類
（一） 按公文來源分，有收文、發(fā)文 對外文件
內部文件
（二）按行文關系分，有上行文、平行文、下行文
上行文：是下級機關向上級機關報遞的公文。如報告、請示等。
平行文：是同級機關或不同隸屬機關之間往來的公文。如議案函。通知、通告、會議紀要有時也可作為平行文。
下行文：是上級機關向所屬下級機關發(fā)送的公文。如命令、決定、指示、公告、通告、通報、會議紀要。
上行文：體現(xiàn)下級機關請求上級機關的指示，接受上級機關的領導與指導。
平行文：體現(xiàn)機關之間平等商場，支持和協(xié)作。
下行文：下行文體現(xiàn)上級機關對下級機關實施管理與指導的職能。
（三）按性質、作用分有：
指揮性：上級機關制定的對下級機關進行組織，指揮，協(xié)調和管理的公文。命令、指示、決定、通知、批復。
公布性：將有關事項與要求，通過新聞媒體或張貼等形發(fā)布的公文。主要有公告、通告等。
報請性：指向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，請示指示或批準的公文。主要有報告，請示等。
知照性文件：指機關之間或機關內部通知事項，通報情況，聯(lián)系工作，發(fā)布要求，溝通信息的公文，主要有通知、通報、函。
記錄性公文：指用以記載公務活動歸納會議精神，議定各項等情況的公文，主要有會議紀要。
(四)按時限要求分,有特急公文，緊急公文，常規(guī)公文，送達。
特急公文；指事關重大而又十分緊急，要求以快速度形成，運轉處理，決不允許有絲毫懈怠與拖延的公文。
（五）保密要求分，有保密公文，非保密公文
保密公文：內容涉及到國家機密，需要控制時間、范圍，對象的公文。
行政公文的作用
（一）法規(guī)依據作用
（二）領導與指導作用
（三）宣傳教育作用
（四）聯(lián)系溝通作用
（五）依據憑證作用 現(xiàn)實的憑證工作（公文是處理工作的依據）
歷史憑證作用
行政公文的格式，行文規(guī)則與語言運用
一、行政公文的格式
（一）文頭格式
1、 文件報頭
2、 發(fā)文字號：機關代字、年代、序號、組成
作用：統(tǒng)計發(fā)文數量，便于引用和查詢
3、 秘密等級
4、 緊急程度
5、 簽發(fā)人
6、 公文份號
（二）正文格式
1、 標題：發(fā)文機關、事由、文種組成
要求：
⑴公文標題要求完整
⑵采用版頭文件時，可以省略發(fā)文機關
⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：《XX市人民政府公告》《通告》
2、主送機關
3、正文：公文的核心部分
要求：⑴嚴格遵守一文一事的原則
⑵正文的撰寫必須程序進行
4、附件
有的公文要將另外一份放作為公文的組成部分。
5、發(fā)文機關
6、時間
公文的日期要根據具體情況確定
凡屬會議通過的文件，應通過或批準的日期為準。
7、印章
（三）文尾格式
1、 附注
2、 主題詞
3、 抄送機關
4、 印發(fā)機關與時間
5、 用紙格式
二、行文規(guī)范
（一）行文關系
1、 上行文：逐級行文、多級行文、越級行文
2、 平行文：同級、不相隸屬，直接行文
3、 下行文：逐級行文，多級行文，直達行文
（二）行文規(guī)則
1、 根據隸屬關系行文
2、 根據職權范圍行為
3、 黨政分開行文
（三）行文注意事項
1、 不要多頭主送和忽視抄送
2、 一般應一文一事。
3、 同級黨政可聯(lián)合行文
4、 注意特殊行文
三、發(fā)文語言的運用
（一）公文語言的特點
1、 實用性
2、 所指性
3、 陳述性
4、 規(guī)范性
（二）公文語言的要求
1、 真實準確
2、 簡明樸實
3、 嚴謹莊重
四、秘書撰擬文稿應注意以下幾個方面：
1、 明確代筆的地位
2、 要準確使用規(guī)范的文種
3、 選用規(guī)范的語言
4、 要反復認真修改
5、 要有依據可靠
6、 要有精益求精
第三節(jié) 收發(fā)傳遞處理文書
文書運行包括收文與發(fā)文兩個程序化過程。
收文：簽收-登記-分辦-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦等
發(fā)文：交擬-擬稿-審稿-簽發(fā)-復核-繕印-校對-用印-登記-封發(fā)
安排公文運行程序，都必須注意以下方面：
1、 程序的有序銜接性
2、 主輔協(xié)同性
3、 運作規(guī)范性
4、 文書運行中智能輔助的滲透性
5、 文書運行的反饋性
第三節(jié) 文書整理
主要包括文書收集和檔案歸檔（略。由文書與檔案管理課程承擔）
【思考與練習】
1． 秘書寫作有哪些特點？
2． 怎樣提高秘書的寫作能力？