第三講 秘書(shū)的“辦會(huì)”工作
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解會(huì)議工作的特點(diǎn)、會(huì)議工作的基本知識(shí)，掌握各類(lèi)會(huì)議的籌劃和組織工作的基本技能；掌握會(huì)議文書(shū)的寫(xiě)作
【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】
本章教學(xué)重點(diǎn)是如何作好會(huì)務(wù)工作。
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 會(huì)議事務(wù)工作
第二節(jié) 會(huì)議文書(shū)
第一節(jié)會(huì)議事務(wù)工作
一、會(huì)議的含義
（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。
（二是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國(guó)人民代表大會(huì)、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議等。
二、會(huì)議的種類(lèi)
若按會(huì)議的性質(zhì)分：
⑴立法會(huì)議。這是權(quán)力機(jī)構(gòu)的會(huì)議，如各級(jí)人民代表大會(huì)
⑵黨務(wù)性會(huì)議：政黨內(nèi)部召集的會(huì)議
⑶行政性會(huì)議：?jiǎn)挝徽匍_(kāi)的執(zhí)行性，工作性會(huì)議
⑷業(yè)務(wù)性會(huì)議：（專(zhuān)業(yè)性會(huì)議）
⑸群眾性會(huì)議，這是非專(zhuān)業(yè)性的表達(dá)群眾的意愿的會(huì)議
⑹交際性會(huì)議：旨在增進(jìn)了解，發(fā)展友誼的會(huì)議，如會(huì)議茶話會(huì)、聯(lián)歡會(huì)、交誼舞會(huì)。
隨著社會(huì)的發(fā)展，管理活動(dòng)日益追求高效，會(huì)議方式面臨一切嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，電子會(huì)議應(yīng)運(yùn)而生。
所謂電子會(huì)議，指采用某種通信手段，在各種電子設(shè)備的支持下舉行。
不足之處：A、無(wú)法目睹別人的反應(yīng)表情，而這些無(wú)聲的反應(yīng)常常是決定生意成功與否的重要因素。
B、若主持人掌握不當(dāng)，則會(huì)使會(huì)議變成一連串無(wú)聊的獨(dú)白。
C、成本比傳統(tǒng)會(huì)議高。
三、會(huì)議的作用
1、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具
2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開(kāi)會(huì)議來(lái)交換意見(jiàn)，研討問(wèn)題。
3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法，此外，會(huì)議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。
四、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容
所謂會(huì)務(wù)工作：是指從會(huì)議籌備善后的一系列工作
會(huì)務(wù)工作的總要求：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到，確保安全
會(huì)務(wù)工作的時(shí)間劃分：可分為準(zhǔn)備階段，會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議結(jié)束手段。
（一）會(huì)議的準(zhǔn)備工作
1、 安排議題，確定步驟
擬題是會(huì)議需要討論的問(wèn)題，它反映了會(huì)議的目的和任務(wù)，安排議題，要收集和篩選。
安排議題須注意三點(diǎn)：
一是要將討論同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題放在一起
二是按輕重緩急程度
三是保密性較強(qiáng)的議題放在會(huì)議后面
確定會(huì)議步驟：即議程、程序、日程
議程是對(duì)已確定的議題列出的先后順序，是程序的基礎(chǔ)。
程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)（如各種議式、報(bào)告、發(fā)言、活動(dòng)等）
按先后次序做出安排（由領(lǐng)導(dǎo)審定）
日程是對(duì)會(huì)議活動(dòng)逐日做按排，是程序的具體化。
瑞祥公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議、議程表
公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午 9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。
1、宣布議程
2、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況
3、宣讀并通過(guò)上次會(huì)議記錄
4、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。
5、銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言
6、公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。
7、銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選。
8、下季度銷(xiāo)售目標(biāo)。
瑞祥公司新產(chǎn)品銷(xiāo)售展示會(huì)日程安排
日期
時(shí) 間
內(nèi) 容 安 排
地 點(diǎn)
參 加 人
負(fù)責(zé)人
備注
11月12日
8：30
報(bào)到
餐廳
全體員工
**
9：00
銷(xiāo)售主管做介紹
會(huì)議廳
全體員工
9：50
休息
10：00
新產(chǎn)品展示
會(huì)議廳
全體員工
11：00
銷(xiāo)售活動(dòng)錄象
餐廳三樓
自由參加
12：00
自助午餐
餐廳二樓
13；00
自由觀看和動(dòng)手操作
餐廳三樓
自由參加
14：30
銷(xiāo)售部人員講解廣告
宣傳單
公司會(huì)議室
全體員工
15：30
分組討論與咨詢(xún)
餐廳三樓
16：30
散會(huì)
2、擬定與會(huì)人員范圍或名單
⑴有固定成員的例會(huì)
⑵擔(dān)任一定職務(wù)的人參加會(huì)議
⑶與會(huì)代表須通過(guò)選舉或推舉產(chǎn)生的會(huì)議
⑷由單位指派出席人的會(huì)議
⑸各種協(xié)商會(huì)、座談會(huì)、茶話會(huì)、宴會(huì)等。
3、辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)
會(huì)期4天以下，人數(shù)31人以上必需批準(zhǔn)
4、發(fā)會(huì)議通知
及時(shí)、準(zhǔn)確
5、準(zhǔn)備會(huì)議文件與材料
裝袋、分發(fā)、保密
6、選擇和布置會(huì)場(chǎng)
開(kāi)會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所，會(huì)場(chǎng)諸方面條件的好壞，舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理起到不可忽視的作用，而與會(huì)者的心理狀，直接影響到會(huì)議效果，因此要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。
選擇會(huì)場(chǎng)，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)和會(huì)議內(nèi)容來(lái)綜合考慮，須：
大小適中——太大顯得松散，太小顯得小氣。
地點(diǎn)適中——盡量離與會(huì)者的住所近一點(diǎn)，免受奔波之苦
附屬設(shè)施齊全——準(zhǔn)備如照片、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電腦、擴(kuò)音設(shè)備等。
布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求不同的會(huì)場(chǎng)氣氛。
人民代表大會(huì)——隆重莊嚴(yán)
慶祝大會(huì)——喜慶熱烈
紀(jì)念性會(huì)議——肅穆典雅
座談會(huì)會(huì)場(chǎng)——和諧親切
布置會(huì)場(chǎng)包括主席臺(tái)、會(huì)場(chǎng)形式、附屬性設(shè)施、裝飾性設(shè)施（包括會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)、會(huì)徽、旗幟、花卉、字畫(huà)）
會(huì)場(chǎng)形式依會(huì)場(chǎng)的大小、形狀、會(huì)議的需要，與會(huì)人數(shù)多少而定，還要符合美學(xué)原理與會(huì)者的審美觀，有長(zhǎng)方形、圓形、方形。
⑴圓桌式（橢圓、方桌）——可以無(wú)拘束地自由交談，適合于召開(kāi)15至20人左右的小型會(huì)議；
⑵“口”字型。如果出席會(huì)議的人較多，可將桌子擺成口字形，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。
⑶“ ”字型，“V”字型，這種形式要注意主席位置，要有黑板或銀幕。（研討會(huì)）
⑷教室型。召開(kāi)發(fā)布會(huì)或以說(shuō)明情況，傳達(dá)情況為目的的會(huì)議。
7、排列座次
主席占座次，以正中間座位為點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依左為上，右為下的原則。
會(huì)場(chǎng)：⑴按漢字筆劃排列
⑵按地理位置排列
⑶按行業(yè)系統(tǒng)排列
以上座次排列方案要報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。
8、辦妥后勤服務(wù)事宜
9、做好新聞發(fā)布工作
10、進(jìn)行全面的會(huì)前檢查
會(huì)前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式
重點(diǎn)檢查，會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備，會(huì)場(chǎng)布置和安全保衛(wèi)工作等。
二、會(huì)議期間的工作
會(huì)議期間，是秘書(shū)工作最活躍的階段，秘書(shū)工作能力受到最嚴(yán)格的考驗(yàn)，秘書(shū)的中心工作任務(wù)是掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過(guò)精心的組織和良好的服務(wù)，使會(huì)議既定的目標(biāo)進(jìn)行。
1、搞好簽到工作，是為了統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，同時(shí)也能夠有效地保證會(huì)議的安全。
2、 熱情接待會(huì)議成員，作好報(bào)到工作。
3、 傳接電話。
4、 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會(huì)議進(jìn)程。
5、 擔(dān)任會(huì)議記錄，編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)
6、 調(diào)派車(chē)輛
三、會(huì)議的善后工作
1、 送別與會(huì)人員
2、 處理遺忘的物品
3、 完善會(huì)務(wù)工作
4、 寄感謝信
5、 打印會(huì)議記錄 6、開(kāi)總結(jié)會(huì)
第二節(jié)會(huì)議文書(shū)
會(huì)議涉及到文書(shū)內(nèi)容大作有以下幾點(diǎn)：
1、會(huì)議的指導(dǎo)文書(shū)。上級(jí)會(huì)議文書(shū)，上級(jí)指示文書(shū)
2、會(huì)議主題文書(shū)，開(kāi)幕式講話，主題報(bào)告，專(zhuān)題報(bào)告，專(zhuān)門(mén)文件，大會(huì)發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等。
3、會(huì)議程序文書(shū)。議程文書(shū)、日程安排、選舉程序、表決程序等。
4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄文書(shū)。
1、 書(shū)：代表提案，公務(wù)書(shū)信，群眾來(lái)信
2、 公告、傳達(dá)文書(shū)。新聞，傳達(dá)提綱，執(zhí)行計(jì)劃
會(huì)議管理文書(shū)，包括開(kāi)會(huì)須知，議事規(guī)則，出示證件，保密制度，作息時(shí)間，生活管
會(huì)議參考文一、會(huì)議通知
要寫(xiě)得明確具體，交代清楚會(huì)議名稱(chēng)，主持單位，會(huì)議內(nèi)容，起止時(shí)間，參加人員，會(huì)議地點(diǎn)，報(bào)到地點(diǎn)，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。
⑴會(huì)議緣由 ⑵基本安排 ⑶與會(huì)具體要求
二、會(huì)議記錄
（一）定義：在開(kāi)會(huì)討論問(wèn)題，研究工作時(shí)，由專(zhuān)人用文字把會(huì)議情況如實(shí)記錄下來(lái)的書(shū)面材料。
（二）種類(lèi)、作用
兩種：一種是會(huì)議主持人指定專(zhuān)人的記錄
二種是與會(huì)者為了今后查考，傳達(dá)貫徹會(huì)議精神所做會(huì)議記錄是重要的工作記錄資料。
作用： 依據(jù)
編史修史，查證組織沿革
（三）特點(diǎn)：
⑴原始性
⑵準(zhǔn)確性——忠實(shí)于原意
⑶保密性
四、基本格式
對(duì)會(huì)議基本情況，會(huì)議內(nèi)容，結(jié)尾三個(gè)部分。
（一）會(huì)議基本情況
主要包括以下項(xiàng)目：
A、會(huì)議名稱(chēng)（寫(xiě)上全稱(chēng)并標(biāo)明屆次）
B、開(kāi)會(huì)時(shí)間（包括年月日和起止時(shí)間）
C、地點(diǎn)
D、出席人（小型會(huì)議記姓名，大中型會(huì)議根據(jù)簽到統(tǒng)計(jì)寫(xiě)明單位和人數(shù)）
E、缺席人（姓名及缺席原因）
F、列席人（姓名、職務(wù)）
G、主持人（姓名、職務(wù)）
H、記錄人
I、議程人。
以上項(xiàng)目均應(yīng)在會(huì)議正式開(kāi)始前核實(shí)記好。
（二）會(huì)議內(nèi)容
會(huì)議期間實(shí)錄的全部議程和內(nèi)容，主要記錄會(huì)議上發(fā)言情況和通過(guò)的決議，要寫(xiě)上發(fā)言人的姓名、發(fā)言?xún)?nèi)容，包括討論的問(wèn)題，提出的建議及重要的決議等。
（三）結(jié)尾
“散會(huì)”、“體會(huì)”
記錄人與主持人，簽名，以示負(fù)責(zé)。
五、會(huì)議記錄的方法
（一）摘要記錄
提綱挈領(lǐng)地作重點(diǎn)記錄，簡(jiǎn)明地反映會(huì)議內(nèi)的要點(diǎn)。對(duì)于會(huì)議情況，著重記錄議題，議程，決議，而不反映一般進(jìn)程，對(duì)與會(huì)者的發(fā)言，著重記錄中心意思、發(fā)言要點(diǎn)。要求一面聽(tīng)發(fā)言，一面立即分析，判斷哪些該記，哪些不該記。對(duì)意思來(lái)表達(dá)完整和不清楚的話語(yǔ)，還須選擇適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)句連接下去，使記錄稿既成一段相當(dāng)完整的文字，又不致于歪曲和篡改發(fā)言者的原意，造成失實(shí)。
（二）詳細(xì)記錄
要求把會(huì)議的全部情況，包括每個(gè)人發(fā)言（有發(fā)言稿的除外）的原活盡可能記錄下來(lái)，特別重要的發(fā)言，不僅要求完整無(wú)遺的記錄發(fā)言?xún)?nèi)容。而且要求記下發(fā)言者的語(yǔ)氣、姿態(tài)、會(huì)場(chǎng)的情緒，氣氛等。所謂“詳細(xì)”，當(dāng)然不可能做到有言必錄，不落一字一句，但必須努力做到除了重復(fù)，羅嗦的話和口頭語(yǔ)病“嗯、啊、這個(gè)、哪么”之類(lèi)及一些不重要的虛字外，求力保持其原意，原話及語(yǔ)氣和特點(diǎn)。同時(shí)也要記下會(huì)議中間的重要插話和主持人的提示和引#秘書(shū)資格考試# #秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)授課教案（下編）：第三講#。
（三）錄音整理
二、會(huì)議記錄的要求
要求：快速、準(zhǔn)確、完整、清楚
（一）快速——馬不停蹄
1、注意加快書(shū)寫(xiě)速度
1、 學(xué)生速記
2、 摸索和創(chuàng)造一些快記方法
（二）記錄是日后備查的檔案，所以必須準(zhǔn)確
（三）記錄要完整
會(huì)議討論與主題有關(guān)的內(nèi)容，一定記完整。
會(huì)議開(kāi)無(wú)軌車(chē)，可以停下筆來(lái)喘一口氣。
重要插話要記下來(lái)，不但可以保持內(nèi)容的完整性，而且還能增強(qiáng)生動(dòng)和吵談性，甚至還能使閱讀者從中感受到會(huì)場(chǎng)的氣氛。
（四）清楚
要求：書(shū)寫(xiě)要整潔，要分清段落層次，注要點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；要用鋼筆記錄。
三、做好會(huì)議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)
（一）認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備
了解宗旨、議題、議程，再熟悉會(huì)議材料和討論提綱
（二）要集中思想，專(zhuān)心致志
邊聽(tīng)邊記，耳眼手腦
（三）對(duì)口話要適當(dāng)精練，概括
去掉口語(yǔ)里的虛字和重復(fù)詞語(yǔ)，但注意保持原意，不要用記錄人的話改寫(xiě)。
（四）會(huì)議主持人在會(huì)上所作的提示，轉(zhuǎn)換議題和總結(jié)性發(fā)言應(yīng)記錄清楚。
（五）記錄稿在會(huì)后要認(rèn)真整理
補(bǔ)正：⑴增補(bǔ)遺漏的內(nèi)容；刪除重復(fù)無(wú)意義的語(yǔ)言和不必要的解釋。
⑵改正：改正記錯(cuò)的表達(dá)不清楚不通順的語(yǔ)句。
四、提高記錄的效率
根本途徑，是平時(shí)多做聽(tīng)寫(xiě)練習(xí)，提高聽(tīng)寫(xiě)能力
快記方法：⑴使用簡(jiǎn)稱(chēng)
⑵記錄來(lái)不及寫(xiě)的字詞可用符號(hào)代替
L領(lǐng)導(dǎo)，M群眾
⑶使用省略號(hào)，發(fā)言人行經(jīng)據(jù)典，可只記其所引的第一句和最后
一句，中間用……
注明所引的書(shū)名頁(yè)數(shù)
⑷用阿拉伯?dāng)?shù)字記數(shù)
⑸可以留空，會(huì)后查對(duì)補(bǔ)充
本學(xué)期學(xué)內(nèi)容補(bǔ)充：
一、會(huì)議通知
二、會(huì)議記錄
會(huì)議籌備方案方案制定
1、確定會(huì)議主題
無(wú)論組織什么樣的會(huì)議，都有會(huì)議主題，組織會(huì)議，必須明確會(huì)議要研究解決什么問(wèn)題，達(dá)到什么目的。
會(huì)議主題的確定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。
2、確定會(huì)議的時(shí)間與地點(diǎn)
會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程。
3、確定會(huì)議的規(guī)模
主要指會(huì)議出席人員（正式代表），特邀代表，列席人員，工作人員（包括服務(wù)人員）的總體數(shù)量。
會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握。
4、確定會(huì)議議程
會(huì)議議程：包括會(huì)議主持，會(huì)議典型發(fā)言（或重點(diǎn)發(fā)言）會(huì)議討論、會(huì)議廛話、會(huì)議總結(jié)。
確定會(huì)議的主要方法：
一是根據(jù)列會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人。
二是根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人。
三是圍繞會(huì)議主題，確定會(huì)議討論題目，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定討論方式。
四是根據(jù)會(huì)議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。
5、確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備
包括大會(huì)的主報(bào)告；大會(huì)發(fā)言單位的材料；會(huì)議日程表，參加會(huì)議人員名單、住宿安排，主席臺(tái)座次，分組名單。討論題目和分組討論地點(diǎn)，作息時(shí)間表，會(huì)議的參閱文件。
6、確定會(huì)議組織和分工
這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門(mén)和人員落實(shí)，包括會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會(huì)議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備，會(huì)務(wù)組織，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議接待，生活服務(wù)（含娛樂(lè)活動(dòng)安排），安全保衛(wèi)，交通疏導(dǎo)，醫(yī)后救護(hù)等。
【思考與練習(xí)】
1． 會(huì)議的作用是什么？
2． 選擇會(huì)場(chǎng)的要點(diǎn)有哪些？
【教學(xué)目的】
使學(xué)生了解會(huì)議工作的特點(diǎn)、會(huì)議工作的基本知識(shí)，掌握各類(lèi)會(huì)議的籌劃和組織工作的基本技能；掌握會(huì)議文書(shū)的寫(xiě)作
【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】
本章教學(xué)重點(diǎn)是如何作好會(huì)務(wù)工作。
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 會(huì)議事務(wù)工作
第二節(jié) 會(huì)議文書(shū)
第一節(jié)會(huì)議事務(wù)工作
一、會(huì)議的含義
（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。
（二是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國(guó)人民代表大會(huì)、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議等。
二、會(huì)議的種類(lèi)
若按會(huì)議的性質(zhì)分：
⑴立法會(huì)議。這是權(quán)力機(jī)構(gòu)的會(huì)議，如各級(jí)人民代表大會(huì)
⑵黨務(wù)性會(huì)議：政黨內(nèi)部召集的會(huì)議
⑶行政性會(huì)議：?jiǎn)挝徽匍_(kāi)的執(zhí)行性，工作性會(huì)議
⑷業(yè)務(wù)性會(huì)議：（專(zhuān)業(yè)性會(huì)議）
⑸群眾性會(huì)議，這是非專(zhuān)業(yè)性的表達(dá)群眾的意愿的會(huì)議
⑹交際性會(huì)議：旨在增進(jìn)了解，發(fā)展友誼的會(huì)議，如會(huì)議茶話會(huì)、聯(lián)歡會(huì)、交誼舞會(huì)。
隨著社會(huì)的發(fā)展，管理活動(dòng)日益追求高效，會(huì)議方式面臨一切嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，電子會(huì)議應(yīng)運(yùn)而生。
所謂電子會(huì)議，指采用某種通信手段，在各種電子設(shè)備的支持下舉行。
不足之處：A、無(wú)法目睹別人的反應(yīng)表情，而這些無(wú)聲的反應(yīng)常常是決定生意成功與否的重要因素。
B、若主持人掌握不當(dāng)，則會(huì)使會(huì)議變成一連串無(wú)聊的獨(dú)白。
C、成本比傳統(tǒng)會(huì)議高。
三、會(huì)議的作用
1、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具
2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開(kāi)會(huì)議來(lái)交換意見(jiàn)，研討問(wèn)題。
3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法，此外，會(huì)議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。
四、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容
所謂會(huì)務(wù)工作：是指從會(huì)議籌備善后的一系列工作
會(huì)務(wù)工作的總要求：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到，確保安全
會(huì)務(wù)工作的時(shí)間劃分：可分為準(zhǔn)備階段，會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議結(jié)束手段。
（一）會(huì)議的準(zhǔn)備工作
1、 安排議題，確定步驟
擬題是會(huì)議需要討論的問(wèn)題，它反映了會(huì)議的目的和任務(wù)，安排議題，要收集和篩選。
安排議題須注意三點(diǎn)：
一是要將討論同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題放在一起
二是按輕重緩急程度
三是保密性較強(qiáng)的議題放在會(huì)議后面
確定會(huì)議步驟：即議程、程序、日程
議程是對(duì)已確定的議題列出的先后順序，是程序的基礎(chǔ)。
程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)（如各種議式、報(bào)告、發(fā)言、活動(dòng)等）
按先后次序做出安排（由領(lǐng)導(dǎo)審定）
日程是對(duì)會(huì)議活動(dòng)逐日做按排，是程序的具體化。
瑞祥公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議、議程表
公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午 9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。
1、宣布議程
2、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況
3、宣讀并通過(guò)上次會(huì)議記錄
4、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。
5、銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言
6、公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。
7、銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選。
8、下季度銷(xiāo)售目標(biāo)。
瑞祥公司新產(chǎn)品銷(xiāo)售展示會(huì)日程安排
日期
時(shí) 間
內(nèi) 容 安 排
地 點(diǎn)
參 加 人
負(fù)責(zé)人
備注
11月12日
8：30
報(bào)到
餐廳
全體員工
**
9：00
銷(xiāo)售主管做介紹
會(huì)議廳
全體員工
9：50
休息
10：00
新產(chǎn)品展示
會(huì)議廳
全體員工
11：00
銷(xiāo)售活動(dòng)錄象
餐廳三樓
自由參加
12：00
自助午餐
餐廳二樓
13；00
自由觀看和動(dòng)手操作
餐廳三樓
自由參加
14：30
銷(xiāo)售部人員講解廣告
宣傳單
公司會(huì)議室
全體員工
15：30
分組討論與咨詢(xún)
餐廳三樓
16：30
散會(huì)
2、擬定與會(huì)人員范圍或名單
⑴有固定成員的例會(huì)
⑵擔(dān)任一定職務(wù)的人參加會(huì)議
⑶與會(huì)代表須通過(guò)選舉或推舉產(chǎn)生的會(huì)議
⑷由單位指派出席人的會(huì)議
⑸各種協(xié)商會(huì)、座談會(huì)、茶話會(huì)、宴會(huì)等。
3、辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)
會(huì)期4天以下，人數(shù)31人以上必需批準(zhǔn)
4、發(fā)會(huì)議通知
及時(shí)、準(zhǔn)確
5、準(zhǔn)備會(huì)議文件與材料
裝袋、分發(fā)、保密
6、選擇和布置會(huì)場(chǎng)
開(kāi)會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所，會(huì)場(chǎng)諸方面條件的好壞，舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理起到不可忽視的作用，而與會(huì)者的心理狀，直接影響到會(huì)議效果，因此要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。
選擇會(huì)場(chǎng)，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)和會(huì)議內(nèi)容來(lái)綜合考慮，須：
大小適中——太大顯得松散，太小顯得小氣。
地點(diǎn)適中——盡量離與會(huì)者的住所近一點(diǎn)，免受奔波之苦
附屬設(shè)施齊全——準(zhǔn)備如照片、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電腦、擴(kuò)音設(shè)備等。
布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求不同的會(huì)場(chǎng)氣氛。
人民代表大會(huì)——隆重莊嚴(yán)
慶祝大會(huì)——喜慶熱烈
紀(jì)念性會(huì)議——肅穆典雅
座談會(huì)會(huì)場(chǎng)——和諧親切
布置會(huì)場(chǎng)包括主席臺(tái)、會(huì)場(chǎng)形式、附屬性設(shè)施、裝飾性設(shè)施（包括會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)、會(huì)徽、旗幟、花卉、字畫(huà)）
會(huì)場(chǎng)形式依會(huì)場(chǎng)的大小、形狀、會(huì)議的需要，與會(huì)人數(shù)多少而定，還要符合美學(xué)原理與會(huì)者的審美觀，有長(zhǎng)方形、圓形、方形。
⑴圓桌式（橢圓、方桌）——可以無(wú)拘束地自由交談，適合于召開(kāi)15至20人左右的小型會(huì)議；
⑵“口”字型。如果出席會(huì)議的人較多，可將桌子擺成口字形，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。
⑶“ ”字型，“V”字型，這種形式要注意主席位置，要有黑板或銀幕。（研討會(huì)）
⑷教室型。召開(kāi)發(fā)布會(huì)或以說(shuō)明情況，傳達(dá)情況為目的的會(huì)議。
7、排列座次
主席占座次，以正中間座位為點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依左為上，右為下的原則。
會(huì)場(chǎng)：⑴按漢字筆劃排列
⑵按地理位置排列
⑶按行業(yè)系統(tǒng)排列
以上座次排列方案要報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。
8、辦妥后勤服務(wù)事宜
9、做好新聞發(fā)布工作
10、進(jìn)行全面的會(huì)前檢查
會(huì)前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式
重點(diǎn)檢查，會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備，會(huì)場(chǎng)布置和安全保衛(wèi)工作等。
二、會(huì)議期間的工作
會(huì)議期間，是秘書(shū)工作最活躍的階段，秘書(shū)工作能力受到最嚴(yán)格的考驗(yàn)，秘書(shū)的中心工作任務(wù)是掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過(guò)精心的組織和良好的服務(wù)，使會(huì)議既定的目標(biāo)進(jìn)行。
1、搞好簽到工作，是為了統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，同時(shí)也能夠有效地保證會(huì)議的安全。
2、 熱情接待會(huì)議成員，作好報(bào)到工作。
3、 傳接電話。
4、 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會(huì)議進(jìn)程。
5、 擔(dān)任會(huì)議記錄，編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)
6、 調(diào)派車(chē)輛
三、會(huì)議的善后工作
1、 送別與會(huì)人員
2、 處理遺忘的物品
3、 完善會(huì)務(wù)工作
4、 寄感謝信
5、 打印會(huì)議記錄 6、開(kāi)總結(jié)會(huì)
第二節(jié)會(huì)議文書(shū)
會(huì)議涉及到文書(shū)內(nèi)容大作有以下幾點(diǎn)：
1、會(huì)議的指導(dǎo)文書(shū)。上級(jí)會(huì)議文書(shū)，上級(jí)指示文書(shū)
2、會(huì)議主題文書(shū)，開(kāi)幕式講話，主題報(bào)告，專(zhuān)題報(bào)告，專(zhuān)門(mén)文件，大會(huì)發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等。
3、會(huì)議程序文書(shū)。議程文書(shū)、日程安排、選舉程序、表決程序等。
4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄文書(shū)。
1、 書(shū)：代表提案，公務(wù)書(shū)信，群眾來(lái)信
2、 公告、傳達(dá)文書(shū)。新聞，傳達(dá)提綱，執(zhí)行計(jì)劃
會(huì)議管理文書(shū)，包括開(kāi)會(huì)須知，議事規(guī)則，出示證件，保密制度，作息時(shí)間，生活管
會(huì)議參考文一、會(huì)議通知
要寫(xiě)得明確具體，交代清楚會(huì)議名稱(chēng)，主持單位，會(huì)議內(nèi)容，起止時(shí)間，參加人員，會(huì)議地點(diǎn)，報(bào)到地點(diǎn)，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。
⑴會(huì)議緣由 ⑵基本安排 ⑶與會(huì)具體要求
二、會(huì)議記錄
（一）定義：在開(kāi)會(huì)討論問(wèn)題，研究工作時(shí)，由專(zhuān)人用文字把會(huì)議情況如實(shí)記錄下來(lái)的書(shū)面材料。
（二）種類(lèi)、作用
兩種：一種是會(huì)議主持人指定專(zhuān)人的記錄
二種是與會(huì)者為了今后查考，傳達(dá)貫徹會(huì)議精神所做會(huì)議記錄是重要的工作記錄資料。
作用： 依據(jù)
編史修史，查證組織沿革
（三）特點(diǎn)：
⑴原始性
⑵準(zhǔn)確性——忠實(shí)于原意
⑶保密性
四、基本格式
對(duì)會(huì)議基本情況，會(huì)議內(nèi)容，結(jié)尾三個(gè)部分。
（一）會(huì)議基本情況
主要包括以下項(xiàng)目：
A、會(huì)議名稱(chēng)（寫(xiě)上全稱(chēng)并標(biāo)明屆次）
B、開(kāi)會(huì)時(shí)間（包括年月日和起止時(shí)間）
C、地點(diǎn)
D、出席人（小型會(huì)議記姓名，大中型會(huì)議根據(jù)簽到統(tǒng)計(jì)寫(xiě)明單位和人數(shù)）
E、缺席人（姓名及缺席原因）
F、列席人（姓名、職務(wù)）
G、主持人（姓名、職務(wù)）
H、記錄人
I、議程人。
以上項(xiàng)目均應(yīng)在會(huì)議正式開(kāi)始前核實(shí)記好。
（二）會(huì)議內(nèi)容
會(huì)議期間實(shí)錄的全部議程和內(nèi)容，主要記錄會(huì)議上發(fā)言情況和通過(guò)的決議，要寫(xiě)上發(fā)言人的姓名、發(fā)言?xún)?nèi)容，包括討論的問(wèn)題，提出的建議及重要的決議等。
（三）結(jié)尾
“散會(huì)”、“體會(huì)”
記錄人與主持人，簽名，以示負(fù)責(zé)。
五、會(huì)議記錄的方法
（一）摘要記錄
提綱挈領(lǐng)地作重點(diǎn)記錄，簡(jiǎn)明地反映會(huì)議內(nèi)的要點(diǎn)。對(duì)于會(huì)議情況，著重記錄議題，議程，決議，而不反映一般進(jìn)程，對(duì)與會(huì)者的發(fā)言，著重記錄中心意思、發(fā)言要點(diǎn)。要求一面聽(tīng)發(fā)言，一面立即分析，判斷哪些該記，哪些不該記。對(duì)意思來(lái)表達(dá)完整和不清楚的話語(yǔ)，還須選擇適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)句連接下去，使記錄稿既成一段相當(dāng)完整的文字，又不致于歪曲和篡改發(fā)言者的原意，造成失實(shí)。
（二）詳細(xì)記錄
要求把會(huì)議的全部情況，包括每個(gè)人發(fā)言（有發(fā)言稿的除外）的原活盡可能記錄下來(lái)，特別重要的發(fā)言，不僅要求完整無(wú)遺的記錄發(fā)言?xún)?nèi)容。而且要求記下發(fā)言者的語(yǔ)氣、姿態(tài)、會(huì)場(chǎng)的情緒，氣氛等。所謂“詳細(xì)”，當(dāng)然不可能做到有言必錄，不落一字一句，但必須努力做到除了重復(fù)，羅嗦的話和口頭語(yǔ)病“嗯、啊、這個(gè)、哪么”之類(lèi)及一些不重要的虛字外，求力保持其原意，原話及語(yǔ)氣和特點(diǎn)。同時(shí)也要記下會(huì)議中間的重要插話和主持人的提示和引#秘書(shū)資格考試# #秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)授課教案（下編）：第三講#。
（三）錄音整理
二、會(huì)議記錄的要求
要求：快速、準(zhǔn)確、完整、清楚
（一）快速——馬不停蹄
1、注意加快書(shū)寫(xiě)速度
1、 學(xué)生速記
2、 摸索和創(chuàng)造一些快記方法
（二）記錄是日后備查的檔案，所以必須準(zhǔn)確
（三）記錄要完整
會(huì)議討論與主題有關(guān)的內(nèi)容，一定記完整。
會(huì)議開(kāi)無(wú)軌車(chē)，可以停下筆來(lái)喘一口氣。
重要插話要記下來(lái)，不但可以保持內(nèi)容的完整性，而且還能增強(qiáng)生動(dòng)和吵談性，甚至還能使閱讀者從中感受到會(huì)場(chǎng)的氣氛。
（四）清楚
要求：書(shū)寫(xiě)要整潔，要分清段落層次，注要點(diǎn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；要用鋼筆記錄。
三、做好會(huì)議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)
（一）認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備
了解宗旨、議題、議程，再熟悉會(huì)議材料和討論提綱
（二）要集中思想，專(zhuān)心致志
邊聽(tīng)邊記，耳眼手腦
（三）對(duì)口話要適當(dāng)精練，概括
去掉口語(yǔ)里的虛字和重復(fù)詞語(yǔ)，但注意保持原意，不要用記錄人的話改寫(xiě)。
（四）會(huì)議主持人在會(huì)上所作的提示，轉(zhuǎn)換議題和總結(jié)性發(fā)言應(yīng)記錄清楚。
（五）記錄稿在會(huì)后要認(rèn)真整理
補(bǔ)正：⑴增補(bǔ)遺漏的內(nèi)容；刪除重復(fù)無(wú)意義的語(yǔ)言和不必要的解釋。
⑵改正：改正記錯(cuò)的表達(dá)不清楚不通順的語(yǔ)句。
四、提高記錄的效率
根本途徑，是平時(shí)多做聽(tīng)寫(xiě)練習(xí)，提高聽(tīng)寫(xiě)能力
快記方法：⑴使用簡(jiǎn)稱(chēng)
⑵記錄來(lái)不及寫(xiě)的字詞可用符號(hào)代替
L領(lǐng)導(dǎo)，M群眾
⑶使用省略號(hào)，發(fā)言人行經(jīng)據(jù)典，可只記其所引的第一句和最后
一句，中間用……
注明所引的書(shū)名頁(yè)數(shù)
⑷用阿拉伯?dāng)?shù)字記數(shù)
⑸可以留空，會(huì)后查對(duì)補(bǔ)充
本學(xué)期學(xué)內(nèi)容補(bǔ)充：
一、會(huì)議通知
二、會(huì)議記錄
會(huì)議籌備方案方案制定
1、確定會(huì)議主題
無(wú)論組織什么樣的會(huì)議，都有會(huì)議主題，組織會(huì)議，必須明確會(huì)議要研究解決什么問(wèn)題，達(dá)到什么目的。
會(huì)議主題的確定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。
2、確定會(huì)議的時(shí)間與地點(diǎn)
會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程。
3、確定會(huì)議的規(guī)模
主要指會(huì)議出席人員（正式代表），特邀代表，列席人員，工作人員（包括服務(wù)人員）的總體數(shù)量。
會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握。
4、確定會(huì)議議程
會(huì)議議程：包括會(huì)議主持，會(huì)議典型發(fā)言（或重點(diǎn)發(fā)言）會(huì)議討論、會(huì)議廛話、會(huì)議總結(jié)。
確定會(huì)議的主要方法：
一是根據(jù)列會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人。
二是根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人。
三是圍繞會(huì)議主題，確定會(huì)議討論題目，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定討論方式。
四是根據(jù)會(huì)議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。
5、確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備
包括大會(huì)的主報(bào)告；大會(huì)發(fā)言單位的材料；會(huì)議日程表，參加會(huì)議人員名單、住宿安排，主席臺(tái)座次，分組名單。討論題目和分組討論地點(diǎn)，作息時(shí)間表，會(huì)議的參閱文件。
6、確定會(huì)議組織和分工
這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門(mén)和人員落實(shí)，包括會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會(huì)議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備，會(huì)務(wù)組織，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議接待，生活服務(wù)（含娛樂(lè)活動(dòng)安排），安全保衛(wèi)，交通疏導(dǎo)，醫(yī)后救護(hù)等。
【思考與練習(xí)】
1． 會(huì)議的作用是什么？
2． 選擇會(huì)場(chǎng)的要點(diǎn)有哪些？