第四講 秘書“辦事”的工作
【教學(xué)目的】
本章主要講解秘書所從事的各項(xiàng)事務(wù)工作，要求學(xué)生掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識(shí)，并能熟練地利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行“辦事”。
【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】
掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識(shí)，
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 信息與信息工作
第二節(jié) 調(diào)查研究工作
第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)
第一節(jié)信息與信息工作
一、 信息的定義
信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。
二、信息的基本特征
（一）客觀性
（二）傳輸性
（三）時(shí)效性
（四）共享性
（五）開發(fā)性，受歷史與認(rèn)識(shí)能加局限
三、信息分類
按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，信息可以劃分為多種類別：
1、 按信息源的性質(zhì)分
可分為自然信息和社會(huì)信息。秘書主要接受社會(huì)信息。
2、 按信息的表現(xiàn)形式分
語言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語言信息和縮微信息。
3、 按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分
政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息
4、 按信息來源方向分
縱向信息、橫向信息
5、 按信息穩(wěn)定狀態(tài)分
分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計(jì)資料；動(dòng)態(tài)信息，如市場(chǎng)信息
6、 按信息在秘書工作中的作用分
預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息
秘書應(yīng)獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。
三、信息工作的作用
1、輔助決策的一項(xiàng)重要工作。
2、信息工作是秘書部門的一項(xiàng)重要任務(wù)
從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質(zhì)看是樞紐部門
二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策處，辦公辦事和聯(lián)系各方面也必須依靠信息。秘書經(jīng)常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實(shí)際是收集信息的加工信息的過程。
3、信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面。
第二節(jié) 信息工作的基本要求和程序
一、秘書信息工作的基本要求
準(zhǔn)確、及時(shí)、適用
1、 準(zhǔn)確：
要如實(shí)地進(jìn)行反映和描述，決不能迎合個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。
2、 及時(shí)
信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動(dòng)，它的流動(dòng)速度越快，在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就高。尤其是經(jīng)濟(jì)信息。
3、適用：
適用，既要有針對(duì)性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，秘書人員就需對(duì)在組織中的狀況有所了解。
⑴他們分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標(biāo)各不相同
⑵他們分布在不同的組織規(guī)模中——導(dǎo)致具體工作內(nèi)容與時(shí)間的差異
⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點(diǎn)的不同。
⑷分布在不同的組織環(huán)境中——使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。
這種種差異，決定了決策不僅內(nèi)涵不同而且層次不同。
因此，秘書人員在收集、傳遞信息時(shí)，一定要有鮮明的目的性，時(shí)時(shí)處處以是適合不同單位，不同層次的的需要為出發(fā)點(diǎn)。但又須看到任何每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心，都有關(guān)注的“熱點(diǎn)”和“難點(diǎn)”。
二、秘書信息工作的程序
包括：收集--整理--傳遞--存儲(chǔ)--利用
1、 信息的收集
根據(jù)一定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。
收集內(nèi)容：
就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來說，它們收集信息的內(nèi)容如下：
⑴黨中央、國(guó)務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。
⑵上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo)、指揮性文件，如指示、決定、批復(fù)。
⑶本機(jī)關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機(jī)構(gòu)、人員、財(cái)力、物力、工作、生產(chǎn)等情況，以及生產(chǎn)計(jì)劃、指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗(yàn)、工作總結(jié)。
⑷本機(jī)關(guān)執(zhí)行政策、推動(dòng)工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。
⑸與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息，如社會(huì)動(dòng)態(tài)，思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。
⑹與本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國(guó)外同行業(yè)可供比較的情況材料。
⑺收集與本機(jī)關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料）以及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、方法等信息資料。
也可以概括為：企業(yè)信息、國(guó)際市場(chǎng)信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息
法律信息、交際活動(dòng)信息、
秘書收集的信息，有以下三方面特點(diǎn)：
⑴要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。
⑵要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。
⑶收集儲(chǔ)存的信息資料大多具有較長(zhǎng)時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù)性；說明問題或預(yù)測(cè)未來對(duì)常查找過去的資料。
收集方式：
一、是傳統(tǒng)收集
形式：文件、會(huì)議、電話、口頭
渠道： 收集上級(jí)來的信息
通過下級(jí)機(jī)構(gòu)的口頭匯報(bào)和書面材料
同級(jí)機(jī)構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料
通過信訪或報(bào)刊
二是開拓式收集
組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)
方法：（試以今夏飲料市場(chǎng)為例）
（1） 觀察法
優(yōu)點(diǎn)：A、方法簡(jiǎn)單靈活
B、獲得比較客觀的第一手資料
C適用于對(duì)環(huán)境、人物、事件實(shí)際狀況的了解
缺點(diǎn)：A、不易收集到深層次信息
B、獲得的信息量有限
C、觀察效果受秘書觀察能力的影響
（2） 閱讀法
優(yōu)點(diǎn)：A、獲取信息方便
B、獲得信息量大、適用性強(qiáng)
C、能全面提供工作需要的參考信息
缺點(diǎn)；A、報(bào)刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì)
B、需要篩選、判斷信息的真實(shí)性
⑶ 詢問法
優(yōu)點(diǎn)：A、應(yīng)用靈活、實(shí)用
B、 直接交流、互動(dòng)溝通
C、能獲得大量有價(jià)值的信息
缺點(diǎn)：A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運(yùn)用詢問技巧
B、費(fèi)用較高、時(shí)間較長(zhǎng)、規(guī)模小
⑷交換法
優(yōu)點(diǎn)：A、實(shí)現(xiàn)彼此間的信息共享
B、獲得信息及時(shí)、適用
C、節(jié)省信息收集時(shí)間
D、 可以臨時(shí)交換各自感興趣的專題信息
E、可以根據(jù)需要、商定交換的方式、內(nèi)容長(zhǎng)期交換
缺點(diǎn)：
A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎(chǔ)上
B、要注意信息保密問題
C、交換信息的范圍窄
（5）問卷法
優(yōu)點(diǎn)：A、避免主觀偏見，減少人為誤差
B、節(jié)省時(shí)間、人力和經(jīng)費(fèi)，效率較高
C、收集的信息客觀、真實(shí)
D、收集的信息便于定量處理和分析
缺點(diǎn)；A、問卷的回收難以保證
B、問卷的質(zhì)量難以保證
C、要求被調(diào)查者具有一定文化水平
（6）網(wǎng)絡(luò)法
優(yōu)點(diǎn)：A、信息時(shí)效性很強(qiáng)
B、最新信息補(bǔ)充及時(shí)
C、收集信息迅速、廣泛
D、收集不受時(shí)間、地域的限制
E、能收集文字圖表信息與聲像
缺點(diǎn)：A、來源復(fù)雜、有大量未經(jīng)核實(shí)的信息和信息垃圾
B、需要計(jì)算機(jī)知識(shí)
（7）購置法
優(yōu)點(diǎn)：A、信息比較集中
B、書店與出版社有訂購業(yè)務(wù)
C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識(shí)
缺點(diǎn)：A、費(fèi)用高，花費(fèi)時(shí)間和人力
B、要從大量信息中篩選有價(jià)值信息
C、信息要經(jīng)真實(shí)性鑒別后利用。
秘書收集信息的渠道主要有：
A、 大眾傳媒
B、 圖書館
C、 收據(jù)庫
D、 貿(mào)易交流
E、 信息機(jī)構(gòu)
F、 關(guān)系渠道
G、 調(diào)查渠道
收集的原則：
A、 價(jià)值原則
B、 時(shí)效原則
C、 層次原則
D、 針對(duì)原則
E、 全面系統(tǒng)原則
2、信息的整理
信息的整理是對(duì)收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲(chǔ)存的過程，信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對(duì)
（1） 分類
方法： A、字母分類法
B、地區(qū)分類法
C、 主題分類法
D、數(shù)字分類法
E、時(shí)間分類法
（2） 篩選
①剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息。
除去，假的，重復(fù)的，過時(shí)的，表面的，與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。
篩選體現(xiàn)了對(duì)內(nèi)容的初步鑒別，其目的是讓領(lǐng)導(dǎo)用最少的時(shí)間獲得量的優(yōu)質(zhì)信息。
② 挑選出有價(jià)值的信息
A、 挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息
B、 挑選帶有傾向性、動(dòng)態(tài)性或突發(fā)重要信息
C、 分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息
D、 挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢(shì)，為決策提供超前服務(wù)的信息
E、 堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一
方法:
看來源
看標(biāo)題
看正文
決定取舍：A、突出主題
B、注意典型性
C、有新意
D、有特點(diǎn)
校對(duì)
方法：溯源法、比較法、校對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法
③加工：
信息加工是指將篩選出來的信息進(jìn)行提煉，使其具有較高質(zhì)量。
信息加工分為兩個(gè)層次：
一是對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工，稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動(dòng)態(tài)。
二是對(duì)各種基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況;
有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。
——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。
信息加工能力，是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。
加工信息須從以下方面著手。
第一， 充實(shí)內(nèi)容。
就是對(duì)零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢(shì)，充實(shí)，豐富它的內(nèi)容，使它成為完整，深刻和系統(tǒng)的信息。編寫
信息需要通過文字傳遞。編寫是用書面形式對(duì)信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對(duì)提高信息的質(zhì)量和實(shí)用價(jià)值起著關(guān)鍵性的作用。
類型
動(dòng)態(tài)型信息
建議性信息
經(jīng)驗(yàn)型信息
問題型信息
預(yù)測(cè)型信息
編寫的步驟： A、確定主題
B、分析材料
C、材料組合
第二， 綜合分析。
就是對(duì)獲得的信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。通過綜合分析，往往能發(fā)現(xiàn)帶來規(guī)律性的變化和傾向性的問題，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握指導(dǎo)工作，預(yù)測(cè)未來有重要參考價(jià)值。
第三， 提出意見。
在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。
3、信息的傳遞
⑴單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。
⑵多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。
注意合理分流。
信息傳遞的方式有：
⑴口頭傳遞
⑵書面?zhèn)鬟f
⑶電訊傳遞
傳遞要求：迅速、準(zhǔn)確、保密
4、信息的利用與儲(chǔ)存
（1） 分類——對(duì)各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行分類
（2） 著錄——如實(shí)的記載（制分類卡）
（3） 建立儲(chǔ)存檢索系統(tǒng) 歸類存放
（4） 保管——存放與保護(hù)
【思考與練習(xí)】
1． 結(jié)合信息實(shí)例說明信息的特點(diǎn)。
2． 談?wù)勅绾卫眯畔⑤o助決策？
第二節(jié) 調(diào)查研究工作
一、秘書作調(diào)查研究的重要意義
1、秘書做好調(diào)查研究的工作能夠彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)精力與知識(shí)的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。
2、秘書的調(diào)查研究可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。
3、研究調(diào)查是秘書履行的職責(zé)的重要途徑。
二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容
1、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的調(diào)查研究
2、為解決具體問題而進(jìn)行的調(diào)查研究
3、掌握基本情況而進(jìn)行的經(jīng)常的調(diào)查研究
三、怎樣做好調(diào)查研究工作
1、認(rèn)真做好調(diào)查研究工作
a.明確目的，選好對(duì)象
b.掌握標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備資料
c.確定方案，擬寫提綱
2、常用的調(diào)查研究的方法
a.普遍調(diào)查
b.典型調(diào)查
c.重點(diǎn)調(diào)查
d.抽樣調(diào)查，
四、調(diào)查研究的具體方式
1、開調(diào)查令
2、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查
3、問卷調(diào)查
4、民意調(diào)查
5、專家調(diào)查
6、統(tǒng)計(jì)調(diào)查
7、收集資料
8、個(gè)別訪問
五、做好調(diào)查研究工作應(yīng)注意的事項(xiàng)
1、實(shí)事求是是根本原則。
2、做好充分的準(zhǔn)備，選擇科學(xué)的調(diào)查方法。
3、科學(xué)占有調(diào)查資料，擺正調(diào)查研究的關(guān)系。
4、認(rèn)真寫出調(diào)查報(bào)告。
六、調(diào)查報(bào)告的寫作
（一）調(diào)查報(bào)告的含義、特點(diǎn)與作用
調(diào)查報(bào)告是對(duì)客觀事物進(jìn)行調(diào)查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報(bào)告。
（二）調(diào)查報(bào)告的基本特點(diǎn)是：
1、真實(shí)性
2、客觀性
3、科學(xué)性
4、敘議結(jié)合
（二）調(diào)查報(bào)告的分類
1、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查
又叫典型調(diào)查。它主要報(bào)告經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績(jī)效果。
這類調(diào)查報(bào)告與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生的過程，對(duì)事實(shí)的表達(dá)也比總結(jié)更細(xì)致。此外，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是自我認(rèn)識(shí)深化的表達(dá)，經(jīng)驗(yàn)調(diào)查則是第三者對(duì)經(jīng)驗(yàn)的客觀報(bào)道。
2、情況調(diào)查
是反映某地區(qū)、單位、行業(yè)或某一個(gè)方面的基本情況，發(fā)展?fàn)顩r。它著重較全面的反映現(xiàn)狀，說明基本面貌及發(fā)展趨勢(shì)，或剖視存在的問題的癥結(jié)，以利于宏觀決策。
寫這類調(diào)查報(bào)告要注意：
材料要豐富充實(shí)，運(yùn)用較多的數(shù)據(jù)、實(shí)例，來反映基本面額或發(fā)展?fàn)顩r；同時(shí)，還要提出建設(shè)性意見，針對(duì)實(shí)際情況提出建議設(shè)想。
3、事件調(diào)查
這類報(bào)告著重反映歷史或現(xiàn)實(shí)的重大事件的來龍去脈。重在說明事實(shí)的本來面目。
4、問題調(diào)查
針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應(yīng)，并提出解決的措施或辦法。
（三）調(diào)查報(bào)告的寫作環(huán)節(jié)
調(diào)查報(bào)告產(chǎn)生的全過程，由三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，即調(diào)查情況，分析研究一成果反映。
1、深入調(diào)查，掌握材料
“廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性”。正面與反面，歷史與現(xiàn)實(shí)，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結(jié)論提供可靠的依據(jù)。
2、分析研究，把握本質(zhì)
分析研究是保證調(diào)查報(bào)告正確反映客規(guī)規(guī)律的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3、準(zhǔn)確反映，合理表達(dá)
（四）調(diào)查報(bào)告的寫作要求
1、材料與觀點(diǎn)的結(jié)合
調(diào)查報(bào)告要讓事實(shí)說話，運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟牧蟻碚f明觀點(diǎn)是它的文體要求。從豐富的事實(shí)材料中引出觀點(diǎn)是它的一個(gè)寫作特點(diǎn)。
運(yùn)用材料一般有以下幾個(gè)類型。
⑴綜合材料
這是原始材料經(jīng)過整理歸納，對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行概括的材料。它不是具體的個(gè)性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有“面”的廣泛性。
⑵典型材料。
富有個(gè)性特征又具有一定代表性的個(gè)別具體的實(shí)例。
運(yùn)用時(shí)典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個(gè)最能說的觀點(diǎn)而個(gè)性鮮明的個(gè)例。這樣把概括材料與典型材料結(jié)合運(yùn)用，有面有點(diǎn)，很有說服力。
⑶比對(duì)材料
通過縱橫，今昔，正反及對(duì)比，用來說明觀點(diǎn)的材料。
⑷數(shù)據(jù)材料
運(yùn)用精確的數(shù)據(jù)，有助于定量分析，進(jìn)而揭示事物的本質(zhì)。必須強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用數(shù)據(jù)務(wù)求確鑿無誤，堅(jiān)決反對(duì)“拼湊虛擬，官樣數(shù)字”的做法。
上述四層材料在調(diào)查報(bào)告中?；ハ嗯浜?，從多方面反映真實(shí)情況，表達(dá)觀點(diǎn)。
2、夾敘夾論，敘議結(jié)合
【思考與練習(xí)】
1． 調(diào)研工作有哪些特點(diǎn)？
2． 調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？
【教學(xué)目的】
本章主要講解秘書所從事的各項(xiàng)事務(wù)工作，要求學(xué)生掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識(shí)，并能熟練地利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行“辦事”。
【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】
掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識(shí)，
【教學(xué)內(nèi)容】
第一節(jié) 信息與信息工作
第二節(jié) 調(diào)查研究工作
第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)
第一節(jié)信息與信息工作
一、 信息的定義
信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。
二、信息的基本特征
（一）客觀性
（二）傳輸性
（三）時(shí)效性
（四）共享性
（五）開發(fā)性，受歷史與認(rèn)識(shí)能加局限
三、信息分類
按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，信息可以劃分為多種類別：
1、 按信息源的性質(zhì)分
可分為自然信息和社會(huì)信息。秘書主要接受社會(huì)信息。
2、 按信息的表現(xiàn)形式分
語言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語言信息和縮微信息。
3、 按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分
政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息
4、 按信息來源方向分
縱向信息、橫向信息
5、 按信息穩(wěn)定狀態(tài)分
分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計(jì)資料；動(dòng)態(tài)信息，如市場(chǎng)信息
6、 按信息在秘書工作中的作用分
預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息
秘書應(yīng)獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。
三、信息工作的作用
1、輔助決策的一項(xiàng)重要工作。
2、信息工作是秘書部門的一項(xiàng)重要任務(wù)
從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質(zhì)看是樞紐部門
二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策處，辦公辦事和聯(lián)系各方面也必須依靠信息。秘書經(jīng)常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實(shí)際是收集信息的加工信息的過程。
3、信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面。
第二節(jié) 信息工作的基本要求和程序
一、秘書信息工作的基本要求
準(zhǔn)確、及時(shí)、適用
1、 準(zhǔn)確：
要如實(shí)地進(jìn)行反映和描述，決不能迎合個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。
2、 及時(shí)
信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動(dòng)，它的流動(dòng)速度越快，在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就高。尤其是經(jīng)濟(jì)信息。
3、適用：
適用，既要有針對(duì)性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，秘書人員就需對(duì)在組織中的狀況有所了解。
⑴他們分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標(biāo)各不相同
⑵他們分布在不同的組織規(guī)模中——導(dǎo)致具體工作內(nèi)容與時(shí)間的差異
⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點(diǎn)的不同。
⑷分布在不同的組織環(huán)境中——使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。
這種種差異，決定了決策不僅內(nèi)涵不同而且層次不同。
因此，秘書人員在收集、傳遞信息時(shí)，一定要有鮮明的目的性，時(shí)時(shí)處處以是適合不同單位，不同層次的的需要為出發(fā)點(diǎn)。但又須看到任何每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心，都有關(guān)注的“熱點(diǎn)”和“難點(diǎn)”。
二、秘書信息工作的程序
包括：收集--整理--傳遞--存儲(chǔ)--利用
1、 信息的收集
根據(jù)一定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。
收集內(nèi)容：
就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來說，它們收集信息的內(nèi)容如下：
⑴黨中央、國(guó)務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。
⑵上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo)、指揮性文件，如指示、決定、批復(fù)。
⑶本機(jī)關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機(jī)構(gòu)、人員、財(cái)力、物力、工作、生產(chǎn)等情況，以及生產(chǎn)計(jì)劃、指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗(yàn)、工作總結(jié)。
⑷本機(jī)關(guān)執(zhí)行政策、推動(dòng)工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。
⑸與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息，如社會(huì)動(dòng)態(tài)，思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。
⑹與本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國(guó)外同行業(yè)可供比較的情況材料。
⑺收集與本機(jī)關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料）以及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、方法等信息資料。
也可以概括為：企業(yè)信息、國(guó)際市場(chǎng)信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息
法律信息、交際活動(dòng)信息、
秘書收集的信息，有以下三方面特點(diǎn)：
⑴要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。
⑵要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。
⑶收集儲(chǔ)存的信息資料大多具有較長(zhǎng)時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù)性；說明問題或預(yù)測(cè)未來對(duì)常查找過去的資料。
收集方式：
一、是傳統(tǒng)收集
形式：文件、會(huì)議、電話、口頭
渠道： 收集上級(jí)來的信息
通過下級(jí)機(jī)構(gòu)的口頭匯報(bào)和書面材料
同級(jí)機(jī)構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料
通過信訪或報(bào)刊
二是開拓式收集
組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)
方法：（試以今夏飲料市場(chǎng)為例）
（1） 觀察法
優(yōu)點(diǎn)：A、方法簡(jiǎn)單靈活
B、獲得比較客觀的第一手資料
C適用于對(duì)環(huán)境、人物、事件實(shí)際狀況的了解
缺點(diǎn)：A、不易收集到深層次信息
B、獲得的信息量有限
C、觀察效果受秘書觀察能力的影響
（2） 閱讀法
優(yōu)點(diǎn)：A、獲取信息方便
B、獲得信息量大、適用性強(qiáng)
C、能全面提供工作需要的參考信息
缺點(diǎn)；A、報(bào)刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì)
B、需要篩選、判斷信息的真實(shí)性
⑶ 詢問法
優(yōu)點(diǎn)：A、應(yīng)用靈活、實(shí)用
B、 直接交流、互動(dòng)溝通
C、能獲得大量有價(jià)值的信息
缺點(diǎn)：A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運(yùn)用詢問技巧
B、費(fèi)用較高、時(shí)間較長(zhǎng)、規(guī)模小
⑷交換法
優(yōu)點(diǎn)：A、實(shí)現(xiàn)彼此間的信息共享
B、獲得信息及時(shí)、適用
C、節(jié)省信息收集時(shí)間
D、 可以臨時(shí)交換各自感興趣的專題信息
E、可以根據(jù)需要、商定交換的方式、內(nèi)容長(zhǎng)期交換
缺點(diǎn)：
A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎(chǔ)上
B、要注意信息保密問題
C、交換信息的范圍窄
（5）問卷法
優(yōu)點(diǎn)：A、避免主觀偏見，減少人為誤差
B、節(jié)省時(shí)間、人力和經(jīng)費(fèi)，效率較高
C、收集的信息客觀、真實(shí)
D、收集的信息便于定量處理和分析
缺點(diǎn)；A、問卷的回收難以保證
B、問卷的質(zhì)量難以保證
C、要求被調(diào)查者具有一定文化水平
（6）網(wǎng)絡(luò)法
優(yōu)點(diǎn)：A、信息時(shí)效性很強(qiáng)
B、最新信息補(bǔ)充及時(shí)
C、收集信息迅速、廣泛
D、收集不受時(shí)間、地域的限制
E、能收集文字圖表信息與聲像
缺點(diǎn)：A、來源復(fù)雜、有大量未經(jīng)核實(shí)的信息和信息垃圾
B、需要計(jì)算機(jī)知識(shí)
（7）購置法
優(yōu)點(diǎn)：A、信息比較集中
B、書店與出版社有訂購業(yè)務(wù)
C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識(shí)
缺點(diǎn)：A、費(fèi)用高，花費(fèi)時(shí)間和人力
B、要從大量信息中篩選有價(jià)值信息
C、信息要經(jīng)真實(shí)性鑒別后利用。
秘書收集信息的渠道主要有：
A、 大眾傳媒
B、 圖書館
C、 收據(jù)庫
D、 貿(mào)易交流
E、 信息機(jī)構(gòu)
F、 關(guān)系渠道
G、 調(diào)查渠道
收集的原則：
A、 價(jià)值原則
B、 時(shí)效原則
C、 層次原則
D、 針對(duì)原則
E、 全面系統(tǒng)原則
2、信息的整理
信息的整理是對(duì)收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲(chǔ)存的過程，信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對(duì)
（1） 分類
方法： A、字母分類法
B、地區(qū)分類法
C、 主題分類法
D、數(shù)字分類法
E、時(shí)間分類法
（2） 篩選
①剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息。
除去，假的，重復(fù)的，過時(shí)的，表面的，與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。
篩選體現(xiàn)了對(duì)內(nèi)容的初步鑒別，其目的是讓領(lǐng)導(dǎo)用最少的時(shí)間獲得量的優(yōu)質(zhì)信息。
② 挑選出有價(jià)值的信息
A、 挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息
B、 挑選帶有傾向性、動(dòng)態(tài)性或突發(fā)重要信息
C、 分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息
D、 挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢(shì)，為決策提供超前服務(wù)的信息
E、 堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一
方法:
看來源
看標(biāo)題
看正文
決定取舍：A、突出主題
B、注意典型性
C、有新意
D、有特點(diǎn)
校對(duì)
方法：溯源法、比較法、校對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法
③加工：
信息加工是指將篩選出來的信息進(jìn)行提煉，使其具有較高質(zhì)量。
信息加工分為兩個(gè)層次：
一是對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工，稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動(dòng)態(tài)。
二是對(duì)各種基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況;
有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。
——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。
信息加工能力，是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。
加工信息須從以下方面著手。
第一， 充實(shí)內(nèi)容。
就是對(duì)零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢(shì)，充實(shí)，豐富它的內(nèi)容，使它成為完整，深刻和系統(tǒng)的信息。編寫
信息需要通過文字傳遞。編寫是用書面形式對(duì)信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對(duì)提高信息的質(zhì)量和實(shí)用價(jià)值起著關(guān)鍵性的作用。
類型
動(dòng)態(tài)型信息
建議性信息
經(jīng)驗(yàn)型信息
問題型信息
預(yù)測(cè)型信息
編寫的步驟： A、確定主題
B、分析材料
C、材料組合
第二， 綜合分析。
就是對(duì)獲得的信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。通過綜合分析，往往能發(fā)現(xiàn)帶來規(guī)律性的變化和傾向性的問題，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握指導(dǎo)工作，預(yù)測(cè)未來有重要參考價(jià)值。
第三， 提出意見。
在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。
3、信息的傳遞
⑴單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。
⑵多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。
注意合理分流。
信息傳遞的方式有：
⑴口頭傳遞
⑵書面?zhèn)鬟f
⑶電訊傳遞
傳遞要求：迅速、準(zhǔn)確、保密
4、信息的利用與儲(chǔ)存
（1） 分類——對(duì)各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行分類
（2） 著錄——如實(shí)的記載（制分類卡）
（3） 建立儲(chǔ)存檢索系統(tǒng) 歸類存放
（4） 保管——存放與保護(hù)
【思考與練習(xí)】
1． 結(jié)合信息實(shí)例說明信息的特點(diǎn)。
2． 談?wù)勅绾卫眯畔⑤o助決策？
第二節(jié) 調(diào)查研究工作
一、秘書作調(diào)查研究的重要意義
1、秘書做好調(diào)查研究的工作能夠彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)精力與知識(shí)的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。
2、秘書的調(diào)查研究可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。
3、研究調(diào)查是秘書履行的職責(zé)的重要途徑。
二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容
1、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的調(diào)查研究
2、為解決具體問題而進(jìn)行的調(diào)查研究
3、掌握基本情況而進(jìn)行的經(jīng)常的調(diào)查研究
三、怎樣做好調(diào)查研究工作
1、認(rèn)真做好調(diào)查研究工作
a.明確目的，選好對(duì)象
b.掌握標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備資料
c.確定方案，擬寫提綱
2、常用的調(diào)查研究的方法
a.普遍調(diào)查
b.典型調(diào)查
c.重點(diǎn)調(diào)查
d.抽樣調(diào)查，
四、調(diào)查研究的具體方式
1、開調(diào)查令
2、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查
3、問卷調(diào)查
4、民意調(diào)查
5、專家調(diào)查
6、統(tǒng)計(jì)調(diào)查
7、收集資料
8、個(gè)別訪問
五、做好調(diào)查研究工作應(yīng)注意的事項(xiàng)
1、實(shí)事求是是根本原則。
2、做好充分的準(zhǔn)備，選擇科學(xué)的調(diào)查方法。
3、科學(xué)占有調(diào)查資料，擺正調(diào)查研究的關(guān)系。
4、認(rèn)真寫出調(diào)查報(bào)告。
六、調(diào)查報(bào)告的寫作
（一）調(diào)查報(bào)告的含義、特點(diǎn)與作用
調(diào)查報(bào)告是對(duì)客觀事物進(jìn)行調(diào)查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報(bào)告。
（二）調(diào)查報(bào)告的基本特點(diǎn)是：
1、真實(shí)性
2、客觀性
3、科學(xué)性
4、敘議結(jié)合
（二）調(diào)查報(bào)告的分類
1、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查
又叫典型調(diào)查。它主要報(bào)告經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績(jī)效果。
這類調(diào)查報(bào)告與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生的過程，對(duì)事實(shí)的表達(dá)也比總結(jié)更細(xì)致。此外，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是自我認(rèn)識(shí)深化的表達(dá)，經(jīng)驗(yàn)調(diào)查則是第三者對(duì)經(jīng)驗(yàn)的客觀報(bào)道。
2、情況調(diào)查
是反映某地區(qū)、單位、行業(yè)或某一個(gè)方面的基本情況，發(fā)展?fàn)顩r。它著重較全面的反映現(xiàn)狀，說明基本面貌及發(fā)展趨勢(shì)，或剖視存在的問題的癥結(jié)，以利于宏觀決策。
寫這類調(diào)查報(bào)告要注意：
材料要豐富充實(shí)，運(yùn)用較多的數(shù)據(jù)、實(shí)例，來反映基本面額或發(fā)展?fàn)顩r；同時(shí)，還要提出建設(shè)性意見，針對(duì)實(shí)際情況提出建議設(shè)想。
3、事件調(diào)查
這類報(bào)告著重反映歷史或現(xiàn)實(shí)的重大事件的來龍去脈。重在說明事實(shí)的本來面目。
4、問題調(diào)查
針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應(yīng)，并提出解決的措施或辦法。
（三）調(diào)查報(bào)告的寫作環(huán)節(jié)
調(diào)查報(bào)告產(chǎn)生的全過程，由三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，即調(diào)查情況，分析研究一成果反映。
1、深入調(diào)查，掌握材料
“廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性”。正面與反面，歷史與現(xiàn)實(shí)，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結(jié)論提供可靠的依據(jù)。
2、分析研究，把握本質(zhì)
分析研究是保證調(diào)查報(bào)告正確反映客規(guī)規(guī)律的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3、準(zhǔn)確反映，合理表達(dá)
（四）調(diào)查報(bào)告的寫作要求
1、材料與觀點(diǎn)的結(jié)合
調(diào)查報(bào)告要讓事實(shí)說話，運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟牧蟻碚f明觀點(diǎn)是它的文體要求。從豐富的事實(shí)材料中引出觀點(diǎn)是它的一個(gè)寫作特點(diǎn)。
運(yùn)用材料一般有以下幾個(gè)類型。
⑴綜合材料
這是原始材料經(jīng)過整理歸納，對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行概括的材料。它不是具體的個(gè)性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有“面”的廣泛性。
⑵典型材料。
富有個(gè)性特征又具有一定代表性的個(gè)別具體的實(shí)例。
運(yùn)用時(shí)典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個(gè)最能說的觀點(diǎn)而個(gè)性鮮明的個(gè)例。這樣把概括材料與典型材料結(jié)合運(yùn)用，有面有點(diǎn)，很有說服力。
⑶比對(duì)材料
通過縱橫，今昔，正反及對(duì)比，用來說明觀點(diǎn)的材料。
⑷數(shù)據(jù)材料
運(yùn)用精確的數(shù)據(jù)，有助于定量分析，進(jìn)而揭示事物的本質(zhì)。必須強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用數(shù)據(jù)務(wù)求確鑿無誤，堅(jiān)決反對(duì)“拼湊虛擬，官樣數(shù)字”的做法。
上述四層材料在調(diào)查報(bào)告中?；ハ嗯浜?，從多方面反映真實(shí)情況，表達(dá)觀點(diǎn)。
2、夾敘夾論，敘議結(jié)合
【思考與練習(xí)】
1． 調(diào)研工作有哪些特點(diǎn)？
2． 調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？