如何又快又好地寫出一篇高質(zhì)量的工作報(bào)告。是秘書們關(guān)心的問題。根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，寫好工作報(bào)告應(yīng)注意以下七點(diǎn)。
要注意時(shí)間的規(guī)律性
工作報(bào)告的寫作，在時(shí)間性上存在著"兩條線":一條線，是自上而下的推遲。這是由于下級(jí)單位必須以上級(jí)單位的年度工作會(huì)議精神來確定本單位下一年度工作的基本思路和指導(dǎo)方針;同時(shí)，貫徹上級(jí)單位年度工作會(huì)議精神又是下級(jí)單位年度工作會(huì)議的主要形式。因此，下級(jí)單位的年度工作會(huì)議就必然安排在上級(jí)單位年度工作會(huì)議之后召開。一般來說，省級(jí)年度工作會(huì)議比全國性年度工作會(huì)議推遲一周左右，市級(jí)會(huì)議又比省級(jí)會(huì)議推遲一周左右，縣級(jí)又比市級(jí)推遲一周左右。也就是說，這一條線是自上而下的推遲，按管理層次，一級(jí)比一級(jí)晚一周左右。另一條線，是自下而上的提前。由于上級(jí)單位的工作報(bào)告是在下一級(jí)單位工作總結(jié)的基礎(chǔ)上寫作的，這就決定了下級(jí)單位的工作總結(jié)必須比上一級(jí)單位的工作報(bào)告提前半月左右完成。比如，國家部 (委)會(huì)要求省級(jí)單位提前15天左右報(bào)送工作總結(jié)，省級(jí)單位會(huì)相應(yīng)的要求市級(jí)單位再提前15天左右報(bào)送工作總結(jié)。以此類推至縣、鄉(xiāng)、村或其他基層單位。這是時(shí)間上的另一條線，是自下而上的前提，也是按管理層次，一級(jí)比一級(jí)提前半月左右。
時(shí)間上的這兩條線每年都在重復(fù)著，只不過由于公歷與農(nóng)歷時(shí)間的相對位移，每年在具體時(shí)間上會(huì)有所變化。但基本上呈現(xiàn)為時(shí)間上的規(guī)律性。如果能夠注意到這個(gè)規(guī)律性，在估計(jì)差不多的時(shí)段，主動(dòng)提請單位主要領(lǐng)導(dǎo)，請其就年底總結(jié)工作，給予一個(gè)總體的設(shè)想;或者秘書自己對年底總結(jié)工作，預(yù)先擬定一個(gè)計(jì)劃，請領(lǐng)導(dǎo)及早確認(rèn)，這樣就可以提前安排好工作，就能主動(dòng)得多，輕松得多，至少不會(huì)出現(xiàn)措手不及的情況。
要認(rèn)真吃透領(lǐng)導(dǎo)意圖
工作報(bào)告的寫作與自由創(chuàng)作不一樣，是命題作文，是把領(lǐng)導(dǎo)的意圖形成文字的過程，而且是秘書在臺(tái)下寫，領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)上讀。因此，最終工作報(bào)告的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)必然是以領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)定為準(zhǔn)。自認(rèn)為寫得再好，花團(tuán)錦簇一篇好文章，領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)可，也是廢紙一堆。所以，吃透領(lǐng)導(dǎo)意圖是至關(guān)重
要的。
一般來說，領(lǐng)導(dǎo)意圖不外乎集中在兩點(diǎn):一是講政治，二是求發(fā)展。"講政治"就是說工作報(bào)告必須充分體現(xiàn)上級(jí)單位的要求精神;"求發(fā)展"就是說工作報(bào)告必須緊緊扣住本單位的發(fā)展要害。這兩點(diǎn)是衡量工作報(bào)告成敗的關(guān)鍵，也是領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心所在，脫離了這兩點(diǎn)，肯定失敗，扣住了這兩點(diǎn)，也就成功了一半。
要過細(xì)擬定提綱結(jié)構(gòu)
文章是一幢房子，提綱就是房子的骨架。擬定提綱的過程，就是搭建房子骨架的過程。骨架擬好了，房子也就蓋好了一大半了。剩下的事情就只剩壘磚裝修了。所以提綱的擬定，直接關(guān)系到文章的成功。有好多人寫作不喜歡擬提綱，認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間。其實(shí)恰恰相反。有一個(gè)好的提綱，文章基本就完成了一大半。提綱要越詳細(xì)越好，能細(xì)到每一個(gè)自然段的小標(biāo)題。這樣在真正動(dòng)筆寫的時(shí)候，基本不費(fèi)勁，直接往里面填東西就行了。即使寫壞了，改也好改，至少不要推倒重寫，同時(shí)，在寫作中，如果因事耽誤，需要中斷寫作，也可以很順利地接上。
要詳盡占有相關(guān)資料
巧婦難為無米之炊。工作報(bào)告的寫作，相關(guān)資料占有非常關(guān)鍵。資料的占有主要包括收集和消化兩道程序。資料收集貴在平時(shí)，在平時(shí)的工作中，要做一個(gè) "有心人"，隨時(shí)注意收集各方面可以作為工作報(bào)告素材的相關(guān)資料。工作報(bào)告的資料收集主要有以下內(nèi)容:中央有關(guān)文件，上級(jí)單
位的工作報(bào)告、上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)的重要講話，本單位近三個(gè)年度的工作報(bào)告、本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、本單位的主要數(shù)據(jù)報(bào)表，下屬各單位 (各部門)的工作總結(jié)，重要的背景資料等。資料收集齊全后，要認(rèn)真消化。要花時(shí)間全面瀏覽所有資料，并分出主要的資料和次要的資料，次要的資料瀏覽一遍，有一個(gè)大體印象，需要參考能知道到哪里去找就可以了;重要的資料要反復(fù)看，吃透精神，掌握思想，還要留在手邊，在寫作中隨時(shí)參考。資料占有與寫作順利是成正比的。占有資料越多，寫作越順利。
要一氣呵成完成初稿
"一氣呵成"完成初稿是每個(gè)秘書夢寐以求的狀態(tài)，也是非常難以實(shí)現(xiàn)的。"一氣呵成"寫出的文章，全文容易形成有機(jī)的整體，聯(lián)貫性、整體感都比較強(qiáng)，質(zhì)量會(huì)比較高。因此，應(yīng)該努力爭取做到這一點(diǎn)。在這個(gè)世界上，天才畢竟是極少數(shù)，能夠“一氣呵成”不但需要長期的積累和磨練，還需要一些必備的條件，如資料占有非常充分、大部分的資料都在手邊、有整塊的時(shí)間、有安靜的不受打擾的個(gè)人空間。然后，關(guān)起門來，鋪開攤子，"一氣呵成"。"一氣呵成"的條件中，有一個(gè)條件特別關(guān)鍵，就是提綱必須越詳細(xì)越好。沒有提綱，寫的時(shí)間長了，人疲勞了。腦子會(huì)一片空白，思路會(huì)斷線。詳細(xì)的提綱會(huì)象地圖一樣給以向?qū)?，保證你順利到達(dá)目的地。
要不厭其煩反復(fù)修改
"文章不厭百回改"，所有的精品，必然是反復(fù)修改的結(jié)果。當(dāng)然，不排除“一氣呵成”就是 "精品"的情況出現(xiàn)。但那也必然是打 "腹稿"的結(jié)果，也就是說，丈章在"肚子"里己經(jīng)反復(fù)修改過了。
在修改的過程中，要做到了"三看"：一看主題是否突出。要看上級(jí)的要求精神有沒有在工作報(bào)告中充分體現(xiàn)，本單位發(fā)展中的要害問題有沒有得到解決，是否做到了“講政治”與"求發(fā)展"兼顧。二看邏輯是否嚴(yán)密。要看本年度工作的總結(jié)、當(dāng)前形勢的分析和下一年度工作的部署，三部分之間能否自成體系，又構(gòu)成有機(jī)的整體，并順暢地體現(xiàn)出工作報(bào)告的主題。三是看語言是否精煉。工作報(bào)告內(nèi)容多，但忌冗長，能一句話講完的，決不用兩句話。
請別人幫助校對
這一點(diǎn)，不僅僅是 "旁觀者清"的原因。還有一個(gè)情緒的差異。歷經(jīng)多次修改，辛辛苦苦寫成的稿子，自己再看時(shí)，很容易產(chǎn)生“自我欣賞”的情緒，會(huì)覺得字字珠璣，句句精彩，“施脂太赤，施粉太白，增之太長，減之太短?！痹谶@種情緒控制下，是很難發(fā)現(xiàn)其中的一些小錯(cuò)誤的。而別人來校對，他 (她)的目光，先天上必然是挑剔的目光，自然容易找出錯(cuò)誤來。
當(dāng)然，"條條大路通羅馬"，每個(gè)人都會(huì)有自己獨(dú)特的完成寫作任務(wù)的方法，就方法本身而言是無所謂優(yōu)劣的。只要能達(dá)到目標(biāo)，完成任務(wù)，都是好方法。但千萬不要忘記，寫好"工作報(bào)告"，具體的寫作方法，永遠(yuǎn)是次要的，關(guān)鍵的是持久的學(xué)習(xí)、積累和磨練。
要注意時(shí)間的規(guī)律性
工作報(bào)告的寫作，在時(shí)間性上存在著"兩條線":一條線，是自上而下的推遲。這是由于下級(jí)單位必須以上級(jí)單位的年度工作會(huì)議精神來確定本單位下一年度工作的基本思路和指導(dǎo)方針;同時(shí)，貫徹上級(jí)單位年度工作會(huì)議精神又是下級(jí)單位年度工作會(huì)議的主要形式。因此，下級(jí)單位的年度工作會(huì)議就必然安排在上級(jí)單位年度工作會(huì)議之后召開。一般來說，省級(jí)年度工作會(huì)議比全國性年度工作會(huì)議推遲一周左右，市級(jí)會(huì)議又比省級(jí)會(huì)議推遲一周左右，縣級(jí)又比市級(jí)推遲一周左右。也就是說，這一條線是自上而下的推遲，按管理層次，一級(jí)比一級(jí)晚一周左右。另一條線，是自下而上的提前。由于上級(jí)單位的工作報(bào)告是在下一級(jí)單位工作總結(jié)的基礎(chǔ)上寫作的，這就決定了下級(jí)單位的工作總結(jié)必須比上一級(jí)單位的工作報(bào)告提前半月左右完成。比如，國家部 (委)會(huì)要求省級(jí)單位提前15天左右報(bào)送工作總結(jié)，省級(jí)單位會(huì)相應(yīng)的要求市級(jí)單位再提前15天左右報(bào)送工作總結(jié)。以此類推至縣、鄉(xiāng)、村或其他基層單位。這是時(shí)間上的另一條線，是自下而上的前提，也是按管理層次，一級(jí)比一級(jí)提前半月左右。
時(shí)間上的這兩條線每年都在重復(fù)著，只不過由于公歷與農(nóng)歷時(shí)間的相對位移，每年在具體時(shí)間上會(huì)有所變化。但基本上呈現(xiàn)為時(shí)間上的規(guī)律性。如果能夠注意到這個(gè)規(guī)律性，在估計(jì)差不多的時(shí)段，主動(dòng)提請單位主要領(lǐng)導(dǎo)，請其就年底總結(jié)工作，給予一個(gè)總體的設(shè)想;或者秘書自己對年底總結(jié)工作，預(yù)先擬定一個(gè)計(jì)劃，請領(lǐng)導(dǎo)及早確認(rèn)，這樣就可以提前安排好工作，就能主動(dòng)得多，輕松得多，至少不會(huì)出現(xiàn)措手不及的情況。
要認(rèn)真吃透領(lǐng)導(dǎo)意圖
工作報(bào)告的寫作與自由創(chuàng)作不一樣，是命題作文，是把領(lǐng)導(dǎo)的意圖形成文字的過程，而且是秘書在臺(tái)下寫，領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)上讀。因此，最終工作報(bào)告的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)必然是以領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)定為準(zhǔn)。自認(rèn)為寫得再好，花團(tuán)錦簇一篇好文章，領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)可，也是廢紙一堆。所以，吃透領(lǐng)導(dǎo)意圖是至關(guān)重
要的。
一般來說，領(lǐng)導(dǎo)意圖不外乎集中在兩點(diǎn):一是講政治，二是求發(fā)展。"講政治"就是說工作報(bào)告必須充分體現(xiàn)上級(jí)單位的要求精神;"求發(fā)展"就是說工作報(bào)告必須緊緊扣住本單位的發(fā)展要害。這兩點(diǎn)是衡量工作報(bào)告成敗的關(guān)鍵，也是領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心所在，脫離了這兩點(diǎn)，肯定失敗，扣住了這兩點(diǎn)，也就成功了一半。
要過細(xì)擬定提綱結(jié)構(gòu)
文章是一幢房子，提綱就是房子的骨架。擬定提綱的過程，就是搭建房子骨架的過程。骨架擬好了，房子也就蓋好了一大半了。剩下的事情就只剩壘磚裝修了。所以提綱的擬定，直接關(guān)系到文章的成功。有好多人寫作不喜歡擬提綱，認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間。其實(shí)恰恰相反。有一個(gè)好的提綱，文章基本就完成了一大半。提綱要越詳細(xì)越好，能細(xì)到每一個(gè)自然段的小標(biāo)題。這樣在真正動(dòng)筆寫的時(shí)候，基本不費(fèi)勁，直接往里面填東西就行了。即使寫壞了，改也好改，至少不要推倒重寫，同時(shí)，在寫作中，如果因事耽誤，需要中斷寫作，也可以很順利地接上。
要詳盡占有相關(guān)資料
巧婦難為無米之炊。工作報(bào)告的寫作，相關(guān)資料占有非常關(guān)鍵。資料的占有主要包括收集和消化兩道程序。資料收集貴在平時(shí)，在平時(shí)的工作中，要做一個(gè) "有心人"，隨時(shí)注意收集各方面可以作為工作報(bào)告素材的相關(guān)資料。工作報(bào)告的資料收集主要有以下內(nèi)容:中央有關(guān)文件，上級(jí)單
位的工作報(bào)告、上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)的重要講話，本單位近三個(gè)年度的工作報(bào)告、本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、本單位的主要數(shù)據(jù)報(bào)表，下屬各單位 (各部門)的工作總結(jié)，重要的背景資料等。資料收集齊全后，要認(rèn)真消化。要花時(shí)間全面瀏覽所有資料，并分出主要的資料和次要的資料，次要的資料瀏覽一遍，有一個(gè)大體印象，需要參考能知道到哪里去找就可以了;重要的資料要反復(fù)看，吃透精神，掌握思想，還要留在手邊，在寫作中隨時(shí)參考。資料占有與寫作順利是成正比的。占有資料越多，寫作越順利。
要一氣呵成完成初稿
"一氣呵成"完成初稿是每個(gè)秘書夢寐以求的狀態(tài)，也是非常難以實(shí)現(xiàn)的。"一氣呵成"寫出的文章，全文容易形成有機(jī)的整體，聯(lián)貫性、整體感都比較強(qiáng)，質(zhì)量會(huì)比較高。因此，應(yīng)該努力爭取做到這一點(diǎn)。在這個(gè)世界上，天才畢竟是極少數(shù)，能夠“一氣呵成”不但需要長期的積累和磨練，還需要一些必備的條件，如資料占有非常充分、大部分的資料都在手邊、有整塊的時(shí)間、有安靜的不受打擾的個(gè)人空間。然后，關(guān)起門來，鋪開攤子，"一氣呵成"。"一氣呵成"的條件中，有一個(gè)條件特別關(guān)鍵，就是提綱必須越詳細(xì)越好。沒有提綱，寫的時(shí)間長了，人疲勞了。腦子會(huì)一片空白，思路會(huì)斷線。詳細(xì)的提綱會(huì)象地圖一樣給以向?qū)?，保證你順利到達(dá)目的地。
要不厭其煩反復(fù)修改
"文章不厭百回改"，所有的精品，必然是反復(fù)修改的結(jié)果。當(dāng)然，不排除“一氣呵成”就是 "精品"的情況出現(xiàn)。但那也必然是打 "腹稿"的結(jié)果，也就是說，丈章在"肚子"里己經(jīng)反復(fù)修改過了。
在修改的過程中，要做到了"三看"：一看主題是否突出。要看上級(jí)的要求精神有沒有在工作報(bào)告中充分體現(xiàn)，本單位發(fā)展中的要害問題有沒有得到解決，是否做到了“講政治”與"求發(fā)展"兼顧。二看邏輯是否嚴(yán)密。要看本年度工作的總結(jié)、當(dāng)前形勢的分析和下一年度工作的部署，三部分之間能否自成體系，又構(gòu)成有機(jī)的整體，并順暢地體現(xiàn)出工作報(bào)告的主題。三是看語言是否精煉。工作報(bào)告內(nèi)容多，但忌冗長，能一句話講完的，決不用兩句話。
請別人幫助校對
這一點(diǎn)，不僅僅是 "旁觀者清"的原因。還有一個(gè)情緒的差異。歷經(jīng)多次修改，辛辛苦苦寫成的稿子，自己再看時(shí)，很容易產(chǎn)生“自我欣賞”的情緒，會(huì)覺得字字珠璣，句句精彩，“施脂太赤，施粉太白，增之太長，減之太短?！痹谶@種情緒控制下，是很難發(fā)現(xiàn)其中的一些小錯(cuò)誤的。而別人來校對，他 (她)的目光，先天上必然是挑剔的目光，自然容易找出錯(cuò)誤來。
當(dāng)然，"條條大路通羅馬"，每個(gè)人都會(huì)有自己獨(dú)特的完成寫作任務(wù)的方法，就方法本身而言是無所謂優(yōu)劣的。只要能達(dá)到目標(biāo)，完成任務(wù)，都是好方法。但千萬不要忘記，寫好"工作報(bào)告"，具體的寫作方法，永遠(yuǎn)是次要的，關(guān)鍵的是持久的學(xué)習(xí)、積累和磨練。