會務(wù)工作是秘書人員工作的一項重要內(nèi)容，也是向領(lǐng)導(dǎo)和干部群眾展示秘書人員工作成果的一個最直接的窗口。會務(wù)工作繁冗瑣碎，細節(jié)繁多，稍不注意就會出現(xiàn)難于彌補的錯誤，造成不良影響。如何保持會務(wù)工作萬無一失，切實把這項工作做實做好做出特色，筆者認為關(guān)鍵是要把握好會前籌備、會中服務(wù)、會后工作"三步曲"。
一、會前籌備舉輕若重
會前籌備工作是會務(wù)工作的基礎(chǔ)性工作，也是會議取得成功的前提。它包括會前協(xié)調(diào)、會議通知、會場布置、材料發(fā)放等。秘書人員一定要有認真負責(zé)的精神，舉輕若重，不僅要統(tǒng)籌考慮會議的整體進程，更要縝密考慮會議的某些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，還要設(shè)想可能出現(xiàn)的問題。
會前協(xié)調(diào)縝密細致。一個綜合性的大型會議需要準備的工作很多，涉及到方方面面。接到任務(wù)后，秘書人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求迅速擬定會務(wù)工作方案，主要包括以下內(nèi)容:會議名稱、時間、議程、參會范圍和人數(shù)，領(lǐng)導(dǎo)講話和文件的起草，宣傳報道、食宿安排、安全保衛(wèi)等。方案報送主要領(lǐng)導(dǎo)審閱后，要立即召集相關(guān)單位分管負貴人召開協(xié)調(diào)會，對照方案做到"三個明確":明確任務(wù)、明確責(zé)任、明確完成時限。確保各司其職，備盡其責(zé)，按時完成各項任務(wù)。
會議通知認真負責(zé)。通知的內(nèi)容主要包括會議名稱、內(nèi)容、時間、地點以及聯(lián)系人姓名和電話等。會議通知可采用書面通知或電話通知。通知過程中關(guān)鍵要把握三點：一要及時，使參會人員有充裕時間做好準備;二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在電話通知中要注意語言的使用，避免出現(xiàn)“明天"、"后天"等字眼，要用某月某日，必要時說明星期幾，以免產(chǎn)生歧義;三要負責(zé)，會前要對通知情況進行反饋統(tǒng)計，并及時將情況向主要領(lǐng)導(dǎo)報告。
會場布置和諧規(guī)范。會場布置涉及主席臺、附屬性設(shè)施(照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、錄音、錄像等)、裝飾性設(shè)施(會標、會徽、旗幟、花卉等)不同的會議，有不同的布置形式，關(guān)鍵是要服從會議內(nèi)容，即要體現(xiàn)和諧協(xié)調(diào)，又要體現(xiàn)莊重規(guī)范。一是主席臺設(shè)置合理。主席臺要面向代表席，與代表席距離不宜太遠，座位視人數(shù)而定，座牌排放整齊，前后左右成線。二是附屬設(shè)施齊全。這類工作平時雖由會場服務(wù)人員負責(zé)，但秘書人員要勤檢細查，特別是要搞好錄像、錄音、燈光、話筒的調(diào)試，確保不出任何紕漏。三是裝飾性設(shè)施搭配和諧。會標鮮亮醒目，會徽居中端正，旗幟擺放有序，花卉搭配協(xié)調(diào)。
材料發(fā)放準確無誤。要根據(jù)會議安排，及時印發(fā)材料。大型會議材料較多時要將材料裝袋分發(fā)，可以在會前通知各單位派人領(lǐng)取材料，也可以在會場簽到處一并發(fā)放。不論采取何種辦法，一定要做到"三不"：即不錯一字，不漏一份，不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾對順序、頁碼進行全面的檢查，確保不出差錯。
二、會中服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效
會議期間是會務(wù)工作最活躍的階段，也是嚴格考驗秘書人員工作能力的階段。會議開始后，秘書人員的中心任務(wù)是掌握會議動態(tài)，通過精心組織和良好的服務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)便會議按預(yù)定方案進行，遇到問題及時補臺。
一要及時清點參會人數(shù)。目前，我們基層召開會議一般采用簿式簽到法。這種方法雖便于保存，但由于參會人員在某一段時間集中進場時，往往會出現(xiàn)漏簽的情況，要對參會人員到會情況了如指掌，就需要秘書人員做到"兩個清楚"，即清楚每個地方或單位的參會人員，清楚每個地方或單位的座位序號。站在會場后面一看，就能立即知道何單位何人沒到會，便于及時聯(lián)系。
二要認真維持會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會認召開時，要在會議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進入會場，禁止大聲喧嘩，保持會場安靜，必要時可請公安部門協(xié)助搞好會場的警衛(wèi)。同時還要認真負責(zé)地維持好會場內(nèi)的紀律。要做到語言溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不慍不火、不卑不亢。
三要密切關(guān)注會議進程。秘書人員心中必須裝好兩張表，即會議議程表和每一項議程的時間表。會中時時將會議的實際進展情況與這兩張表進行對比，掌握會議進程。同時，要注意臨時性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問題及時補救。若遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理。如把情況寫在紙條上、加蓋辦公室公章，請服務(wù)員利用倒水之機悄悄放到主持人面前，盡可能減少對大會的影響。
三、會后工作盡善盡美
大會落幕，但會務(wù)工作仍未結(jié)束，還有許多工作需要秘書人員繼續(xù)完成，確保會務(wù)工作善始善終。
一是做好會議材料的回收、歸檔。會議結(jié)束后，根據(jù)保密原則，應(yīng)當(dāng)回收的會議材料，秘書人員要逐份清查回收。將會議所有文件包括會議通知、會議名單、會議文件、會議簡報、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊，以備查考。同時，還要做好錄音、錄像資料的收集整理。
二是搞好會議總結(jié)。會議結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時總結(jié)工作經(jīng)驗，肯定成績，找出存在的問題，作為今后開好同類會議的借鑒。特別要注意收集領(lǐng)導(dǎo)對會務(wù)工作意見和參會人員對會務(wù)工作質(zhì)量的反應(yīng)，虛心納諫、整改提高。有的會議還應(yīng)寫出總結(jié)，連同會議通知、會議記錄、會議簡報和其他會議文件，一并歸入檔案。
一、會前籌備舉輕若重
會前籌備工作是會務(wù)工作的基礎(chǔ)性工作，也是會議取得成功的前提。它包括會前協(xié)調(diào)、會議通知、會場布置、材料發(fā)放等。秘書人員一定要有認真負責(zé)的精神，舉輕若重，不僅要統(tǒng)籌考慮會議的整體進程，更要縝密考慮會議的某些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，還要設(shè)想可能出現(xiàn)的問題。
會前協(xié)調(diào)縝密細致。一個綜合性的大型會議需要準備的工作很多，涉及到方方面面。接到任務(wù)后，秘書人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求迅速擬定會務(wù)工作方案，主要包括以下內(nèi)容:會議名稱、時間、議程、參會范圍和人數(shù)，領(lǐng)導(dǎo)講話和文件的起草，宣傳報道、食宿安排、安全保衛(wèi)等。方案報送主要領(lǐng)導(dǎo)審閱后，要立即召集相關(guān)單位分管負貴人召開協(xié)調(diào)會，對照方案做到"三個明確":明確任務(wù)、明確責(zé)任、明確完成時限。確保各司其職，備盡其責(zé)，按時完成各項任務(wù)。
會議通知認真負責(zé)。通知的內(nèi)容主要包括會議名稱、內(nèi)容、時間、地點以及聯(lián)系人姓名和電話等。會議通知可采用書面通知或電話通知。通知過程中關(guān)鍵要把握三點：一要及時，使參會人員有充裕時間做好準備;二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在電話通知中要注意語言的使用，避免出現(xiàn)“明天"、"后天"等字眼，要用某月某日，必要時說明星期幾，以免產(chǎn)生歧義;三要負責(zé)，會前要對通知情況進行反饋統(tǒng)計，并及時將情況向主要領(lǐng)導(dǎo)報告。
會場布置和諧規(guī)范。會場布置涉及主席臺、附屬性設(shè)施(照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、錄音、錄像等)、裝飾性設(shè)施(會標、會徽、旗幟、花卉等)不同的會議，有不同的布置形式，關(guān)鍵是要服從會議內(nèi)容，即要體現(xiàn)和諧協(xié)調(diào)，又要體現(xiàn)莊重規(guī)范。一是主席臺設(shè)置合理。主席臺要面向代表席，與代表席距離不宜太遠，座位視人數(shù)而定，座牌排放整齊，前后左右成線。二是附屬設(shè)施齊全。這類工作平時雖由會場服務(wù)人員負責(zé)，但秘書人員要勤檢細查，特別是要搞好錄像、錄音、燈光、話筒的調(diào)試，確保不出任何紕漏。三是裝飾性設(shè)施搭配和諧。會標鮮亮醒目，會徽居中端正，旗幟擺放有序，花卉搭配協(xié)調(diào)。
材料發(fā)放準確無誤。要根據(jù)會議安排，及時印發(fā)材料。大型會議材料較多時要將材料裝袋分發(fā)，可以在會前通知各單位派人領(lǐng)取材料，也可以在會場簽到處一并發(fā)放。不論采取何種辦法，一定要做到"三不"：即不錯一字，不漏一份，不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾對順序、頁碼進行全面的檢查，確保不出差錯。
二、會中服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效
會議期間是會務(wù)工作最活躍的階段，也是嚴格考驗秘書人員工作能力的階段。會議開始后，秘書人員的中心任務(wù)是掌握會議動態(tài)，通過精心組織和良好的服務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)便會議按預(yù)定方案進行，遇到問題及時補臺。
一要及時清點參會人數(shù)。目前，我們基層召開會議一般采用簿式簽到法。這種方法雖便于保存，但由于參會人員在某一段時間集中進場時，往往會出現(xiàn)漏簽的情況，要對參會人員到會情況了如指掌，就需要秘書人員做到"兩個清楚"，即清楚每個地方或單位的參會人員，清楚每個地方或單位的座位序號。站在會場后面一看，就能立即知道何單位何人沒到會，便于及時聯(lián)系。
二要認真維持會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會認召開時，要在會議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進入會場，禁止大聲喧嘩，保持會場安靜，必要時可請公安部門協(xié)助搞好會場的警衛(wèi)。同時還要認真負責(zé)地維持好會場內(nèi)的紀律。要做到語言溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不慍不火、不卑不亢。
三要密切關(guān)注會議進程。秘書人員心中必須裝好兩張表，即會議議程表和每一項議程的時間表。會中時時將會議的實際進展情況與這兩張表進行對比，掌握會議進程。同時，要注意臨時性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問題及時補救。若遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理。如把情況寫在紙條上、加蓋辦公室公章，請服務(wù)員利用倒水之機悄悄放到主持人面前，盡可能減少對大會的影響。
三、會后工作盡善盡美
大會落幕，但會務(wù)工作仍未結(jié)束，還有許多工作需要秘書人員繼續(xù)完成，確保會務(wù)工作善始善終。
一是做好會議材料的回收、歸檔。會議結(jié)束后，根據(jù)保密原則，應(yīng)當(dāng)回收的會議材料，秘書人員要逐份清查回收。將會議所有文件包括會議通知、會議名單、會議文件、會議簡報、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊，以備查考。同時，還要做好錄音、錄像資料的收集整理。
二是搞好會議總結(jié)。會議結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時總結(jié)工作經(jīng)驗，肯定成績，找出存在的問題，作為今后開好同類會議的借鑒。特別要注意收集領(lǐng)導(dǎo)對會務(wù)工作意見和參會人員對會務(wù)工作質(zhì)量的反應(yīng)，虛心納諫、整改提高。有的會議還應(yīng)寫出總結(jié)，連同會議通知、會議記錄、會議簡報和其他會議文件，一并歸入檔案。