禮儀就是禮節(jié)儀式，它包含兩個層面的含義:第一個是思想層面，即在社會交往中有尊重他人、講究禮節(jié)禮貌的意識;第二個是形式層面，即禮儀的基本程序和具體表現(xiàn)。將其合二而一，禮儀就是在人際交往中體現(xiàn)出來的人們之間相互尊重、并按約定俗成的方法付諸實施的成文或不成文的規(guī)定。
秘書禮儀所涉及的范圍較廣，包括辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、外事禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等。具備一定的交際手段和藝術(shù)，以及正確而富有實效的禮儀方法和技巧，對于秘書建立新型的、高尚的人際關(guān)系、做好工作等方面來講將十分重要。
本文主要講述秘書工作中經(jīng)常使用到的接待工作禮儀規(guī)范和座位禮儀規(guī)范。
一、接待工作禮儀
(一)遵循的原則
1、對等對應(yīng)。即根據(jù)來訪者的身份安排相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)和人員接待;按來訪者所在單位性質(zhì)及來訪內(nèi)容，請相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門接待。
2、在接待工作中堅持節(jié)約的原則，接待標(biāo)準(zhǔn)按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、招待來賓時，每次用餐由接待人員到行政科室開出用膳申報單，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)憑申報單結(jié)賬核銷。
4、陪餐人員，一般是參加接待的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)工作人員，嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)。
5、重要的接待任務(wù)，事先應(yīng)制定接待方案并報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(二)接待來訪者的禮儀
1、賓客來訪，秘書應(yīng)停止手頭工作，態(tài)度熱情，有禮貌地招呼客人，遇到身份高、年事高的來客，可以起立，點(diǎn)頭微笑致意、招呼。
2、客人到來時，若己方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，秘書要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志等。
3、客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，秘書要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位，請客人留下電話、地址，問清是由客人再次來單位，還是負(fù)責(zé)人到對方單位去。
4、如客人需要其他部門接待，秘書可向客人指示部門名稱、路線、方向，還可向該部門電話告別有某位客人將前來。如秘書有時間，路線又曲折，可引導(dǎo)客人到達(dá)目的地。
5、秘書帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢：
(1)在走廊的引導(dǎo)方法。秘書在客人左邊二三步之前，配合步調(diào)，與客人保持的距離不應(yīng)太遠(yuǎn)。
(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，秘書走在后面。若是下樓時，秘書應(yīng)該走在前面，客人在后面，上下樓梯時，秘書應(yīng)該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時，讓客人先走出電梯。
(4)客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手示意，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮然后離開。
(三)處理會客中又有新客來訪的禮儀
1、秘書應(yīng)有禮貌地上前招呼，并向原先的客人說明情況，請他稍等，并為此表示歉意。
2、如果需由秘書本人接待的新客，且時間較長，又不便讓其聽到自己與原先正在接待的客人的交談內(nèi)容，則可安排到另一個房間內(nèi)，請他稍候，或告訴他大約要等候的時間，并為客人端上茶，拿出報紙、雜志讓客人消遣，表示歉意后離開房間。應(yīng)注意，對新客的安排，不能過于耽誤時間而讓先客久等。
3、回到原先客人處繼續(xù)交談，并為交談的中斷、讓他等待而再次表示歉意。
4、如接待新客需花很長的時間，而原先客人的交談也需很長時間，沒有可能接待新客，秘書就應(yīng)該向新客說明情況表示歉意，約定另外合適的時間再見面。
5、如果新客人與原先客人出自同一原因，同一事項前來，所談內(nèi)容完全一致，秘書可以通過介紹雙方客人認(rèn)識，一起進(jìn)行交談。
(四)迎接遠(yuǎn)方來客的禮儀
在工作中，常有遠(yuǎn)客從外地來，需要秘書等相關(guān)人員到機(jī)場車站或碼頭迎接，秘書人員須注意具備以下禮儀：
l、以熱情有禮，周到妥帖的態(tài)度做好迎客工作，使客人有"賓至如歸"之感。
2、準(zhǔn)確掌握客人到達(dá)時間。秘書必須在下機(jī)、下車、下船之前到達(dá)機(jī)場、車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。
3、事先準(zhǔn)備好交通工作及住宿處?？头恳?guī)格應(yīng)根據(jù)客人所定規(guī)格和預(yù)算進(jìn)行安排。
4、制作接應(yīng)牌。機(jī)場、車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應(yīng)事先制作接應(yīng)牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動或會議的名稱，接待單位名稱，字跡端正，字體要大，容易看清。
5、接到客人，如事先互不認(rèn)識，需要秘書再核對一下，以免搞錯。
6、客人所帶箱包、行李，秘書須主動代為提拎，但不要代背女客隨身小提包，客人有托運(yùn)的物件，秘書應(yīng)主動代為辦理領(lǐng)取手續(xù)。
7、秘書招呼客人上車時，要讓客人先上，然后自己再上。
8、到達(dá)住宿地，秘書先下車，在車門旁等候客人下車。入內(nèi)辦理住宿手續(xù)，領(lǐng)取鑰匙，帶領(lǐng)客人進(jìn)入客房，向客人介紹該住處的設(shè)施、服務(wù)等方面情況。
9、客人安置后，秘書不要久留，盡快讓客人休息。
10、約妥下次見面的時間、方法等。
(五)接待外賓的禮儀
1、對待外賓，態(tài)度應(yīng)不卑不亢、熱情大方。
2、嚴(yán)格遵守時間，不遲到、早退，或無故缺席。否則須事先向主辦單位負(fù)責(zé)人或外賓說明情況及理由。
3、參加接待活動前，不要吃大蒜、韭菜、洋蔥等有強(qiáng)烈辛辣氣味的食物，以免帶有口臭。
4、在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻，張嘴剔牙，挖耳，伸懶腰，哼小調(diào)等，盡量不要打哈欠。
5、遇到身體不適，尤其當(dāng)患有易傳染的疾病，如感冒咳嗽、打噴嚏和發(fā)燒等，不可帶病參加活動，以免引起外賓反感。
6、在公共場所，不要隨地吐痰，應(yīng)吐在紙巾或手帕里，用過的手帕不可打開來看。
7、尊重外賓的生活、風(fēng)俗習(xí)慣，對外賓的服飾打扮、形貌、動作、表情等不要評頭論足。
8、不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮。
秘書禮儀所涉及的范圍較廣，包括辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、外事禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等。具備一定的交際手段和藝術(shù)，以及正確而富有實效的禮儀方法和技巧，對于秘書建立新型的、高尚的人際關(guān)系、做好工作等方面來講將十分重要。
本文主要講述秘書工作中經(jīng)常使用到的接待工作禮儀規(guī)范和座位禮儀規(guī)范。
一、接待工作禮儀
(一)遵循的原則
1、對等對應(yīng)。即根據(jù)來訪者的身份安排相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)和人員接待;按來訪者所在單位性質(zhì)及來訪內(nèi)容，請相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門接待。
2、在接待工作中堅持節(jié)約的原則，接待標(biāo)準(zhǔn)按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、招待來賓時，每次用餐由接待人員到行政科室開出用膳申報單，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)憑申報單結(jié)賬核銷。
4、陪餐人員，一般是參加接待的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)工作人員，嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)。
5、重要的接待任務(wù)，事先應(yīng)制定接待方案并報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(二)接待來訪者的禮儀
1、賓客來訪，秘書應(yīng)停止手頭工作，態(tài)度熱情，有禮貌地招呼客人，遇到身份高、年事高的來客，可以起立，點(diǎn)頭微笑致意、招呼。
2、客人到來時，若己方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，秘書要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志等。
3、客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，秘書要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位，請客人留下電話、地址，問清是由客人再次來單位，還是負(fù)責(zé)人到對方單位去。
4、如客人需要其他部門接待，秘書可向客人指示部門名稱、路線、方向，還可向該部門電話告別有某位客人將前來。如秘書有時間，路線又曲折，可引導(dǎo)客人到達(dá)目的地。
5、秘書帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢：
(1)在走廊的引導(dǎo)方法。秘書在客人左邊二三步之前，配合步調(diào)，與客人保持的距離不應(yīng)太遠(yuǎn)。
(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，秘書走在后面。若是下樓時，秘書應(yīng)該走在前面，客人在后面，上下樓梯時，秘書應(yīng)該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時，讓客人先走出電梯。
(4)客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手示意，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮然后離開。
(三)處理會客中又有新客來訪的禮儀
1、秘書應(yīng)有禮貌地上前招呼，并向原先的客人說明情況，請他稍等，并為此表示歉意。
2、如果需由秘書本人接待的新客，且時間較長，又不便讓其聽到自己與原先正在接待的客人的交談內(nèi)容，則可安排到另一個房間內(nèi)，請他稍候，或告訴他大約要等候的時間，并為客人端上茶，拿出報紙、雜志讓客人消遣，表示歉意后離開房間。應(yīng)注意，對新客的安排，不能過于耽誤時間而讓先客久等。
3、回到原先客人處繼續(xù)交談，并為交談的中斷、讓他等待而再次表示歉意。
4、如接待新客需花很長的時間，而原先客人的交談也需很長時間，沒有可能接待新客，秘書就應(yīng)該向新客說明情況表示歉意，約定另外合適的時間再見面。
5、如果新客人與原先客人出自同一原因，同一事項前來，所談內(nèi)容完全一致，秘書可以通過介紹雙方客人認(rèn)識，一起進(jìn)行交談。
(四)迎接遠(yuǎn)方來客的禮儀
在工作中，常有遠(yuǎn)客從外地來，需要秘書等相關(guān)人員到機(jī)場車站或碼頭迎接，秘書人員須注意具備以下禮儀：
l、以熱情有禮，周到妥帖的態(tài)度做好迎客工作，使客人有"賓至如歸"之感。
2、準(zhǔn)確掌握客人到達(dá)時間。秘書必須在下機(jī)、下車、下船之前到達(dá)機(jī)場、車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。
3、事先準(zhǔn)備好交通工作及住宿處?？头恳?guī)格應(yīng)根據(jù)客人所定規(guī)格和預(yù)算進(jìn)行安排。
4、制作接應(yīng)牌。機(jī)場、車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應(yīng)事先制作接應(yīng)牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動或會議的名稱，接待單位名稱，字跡端正，字體要大，容易看清。
5、接到客人，如事先互不認(rèn)識，需要秘書再核對一下，以免搞錯。
6、客人所帶箱包、行李，秘書須主動代為提拎，但不要代背女客隨身小提包，客人有托運(yùn)的物件，秘書應(yīng)主動代為辦理領(lǐng)取手續(xù)。
7、秘書招呼客人上車時，要讓客人先上，然后自己再上。
8、到達(dá)住宿地，秘書先下車，在車門旁等候客人下車。入內(nèi)辦理住宿手續(xù)，領(lǐng)取鑰匙，帶領(lǐng)客人進(jìn)入客房，向客人介紹該住處的設(shè)施、服務(wù)等方面情況。
9、客人安置后，秘書不要久留，盡快讓客人休息。
10、約妥下次見面的時間、方法等。
(五)接待外賓的禮儀
1、對待外賓，態(tài)度應(yīng)不卑不亢、熱情大方。
2、嚴(yán)格遵守時間，不遲到、早退，或無故缺席。否則須事先向主辦單位負(fù)責(zé)人或外賓說明情況及理由。
3、參加接待活動前，不要吃大蒜、韭菜、洋蔥等有強(qiáng)烈辛辣氣味的食物，以免帶有口臭。
4、在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻，張嘴剔牙，挖耳，伸懶腰，哼小調(diào)等，盡量不要打哈欠。
5、遇到身體不適，尤其當(dāng)患有易傳染的疾病，如感冒咳嗽、打噴嚏和發(fā)燒等，不可帶病參加活動，以免引起外賓反感。
6、在公共場所，不要隨地吐痰，應(yīng)吐在紙巾或手帕里，用過的手帕不可打開來看。
7、尊重外賓的生活、風(fēng)俗習(xí)慣，對外賓的服飾打扮、形貌、動作、表情等不要評頭論足。
8、不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮。