在我“一平工作室”的秘書培訓(xùn)班里，有個學(xué)員前幾天跟我談起一件讓她煩心的事情：
她在一個市的財政局做文秘，平時工作量不是很大，幾年下來，她對自己的工作非常滿意，覺得自己的水平達(dá)到了“爐火純青”的地步。近，她們局里要進行機構(gòu)調(diào)整，將秘書部門與后勤部門合并。她的領(lǐng)導(dǎo)告訴她，除開個別職位要調(diào)整外，大部分人的工作僅僅只是把辦公桌挪個地方，沒有任何實質(zhì)性的變化，特別是她的文秘工作，到了新部門仍然是重點工作。即便如此，她還是有些惶惶不可終日，覺得世界的末日即將來臨似的。
學(xué)員問我她為什么會出現(xiàn)這種情緒，我說這很正常，因為她害怕任何變化。盡管她工作的內(nèi)容不會有任何變動，但她需要到一個新的環(huán)境中去工作，所以她不習(xí)慣；幾年來，她一直只是收收發(fā)發(fā)，抄抄寫寫，工作變得固定和程式化，使她的能力只能在她熟悉的地方才能發(fā)揮出來。因此，當(dāng)她聽到自己的工作環(huán)境要發(fā)生改變時，她就以為自己的能力就發(fā)揮不出來了。她之所以會產(chǎn)生這種感覺，就是因為她在自我設(shè)限。
如果你在工作中自我設(shè)限，那你對自己的要求就不會太高；平時你就不愛過問自己職責(zé)范圍以外的事情，工作得過且過，領(lǐng)導(dǎo)讓你抄就抄，領(lǐng)導(dǎo)讓你寫就寫，只要不出什么大的紕漏就行，這樣，你在工作中就沒有了主動性，因此，你也就失去了自我超越的動力。所以，當(dāng)你的工作環(huán)境一旦出現(xiàn)變化，你就會感到恐懼并本能地產(chǎn)生抗拒情緒。這時，你已經(jīng)變成了一臺自動售貨機，你只習(xí)慣賣那幾種固定的易拉罐飲料，如果讓你賣玻璃瓶的啤酒或賣碗裝的方便面，那你就會感到束手無策。
我們中國有句古話，叫做“物極必反”，它是說任何事物都有個極限，如果超過了這個極限，那事物就會發(fā)生本質(zhì)上的變化，走向自己的反面。秘書工作就是這樣。如果你工作太熟練了，那就反而有可能影響你工作質(zhì)量的提高。一般人剛從事秘書工作的時候，都會刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，但有些人工作達(dá)到一定的水平之后，頭腦里就會滋生一種惰性，滿足于已有的經(jīng)驗，工作總是按部就班，不愿去想什么新辦法來提高自己工作的效率和質(zhì)量。這樣就如同逆水行舟不進則退，你終離領(lǐng)導(dǎo)的要求越來越遠(yuǎn)。因此，秘書在工作中一定要注意創(chuàng)造性地工作，因為只有創(chuàng)造性地工作，你的工作才能一步一個臺階往上走；通過你創(chuàng)造性的工作，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省更多的時間，搜集更多的信息、提供更多的合理化建議，等等。
但是，在一般人的眼里，秘書工作很難與“創(chuàng)造”這個詞聯(lián)系在一起。在他們看來，秘書成天只是在不折不扣地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的各種指令，如安排工作日程、收集信息、接待客人、轉(zhuǎn)接電話等等，它們不僅繁雜，而且非常被動；很多時候別說創(chuàng)造性地工作，就連應(yīng)付都應(yīng)付不過來！
那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實，對于秘書工作本身來說，“創(chuàng)造”并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，你只要明白自己工作的目的就行；在工作過程中，如果你不停地在自己頭腦中解這樣一個一元方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”那“創(chuàng)造性”就自然而然地會在你求解的過程中產(chǎn)生出來。比如，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要召開各種各樣的會議，你在做會前準(zhǔn)備工作的時候，你就在這么想：“開這個會的目的是為什么？要達(dá)到這些目的就一定要這么興師動眾嗎？有沒有其他更簡便的方法？”又比如，你在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種文件時，看到一摞一摞各部門送上來的請示報告和匯報材料，你就在心里琢磨這些報告是否可以寫得更為簡便一些……
如果你平時對這些習(xí)以為常的問題不隨便放過，那么，在這種日積月累過程中，你就能對某些問題產(chǎn)生獨到的見解；有了自己獨到的見解之后，你就要在適當(dāng)?shù)臅r候用適當(dāng)?shù)姆绞较蝾I(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出來。也正是因為如此，你平時就要注意搞好與各方面的關(guān)系，得到他們的信任，這樣一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了讓他們接受你的建議，從而產(chǎn)生實際的作用。
她在一個市的財政局做文秘，平時工作量不是很大，幾年下來，她對自己的工作非常滿意，覺得自己的水平達(dá)到了“爐火純青”的地步。近，她們局里要進行機構(gòu)調(diào)整，將秘書部門與后勤部門合并。她的領(lǐng)導(dǎo)告訴她，除開個別職位要調(diào)整外，大部分人的工作僅僅只是把辦公桌挪個地方，沒有任何實質(zhì)性的變化，特別是她的文秘工作，到了新部門仍然是重點工作。即便如此，她還是有些惶惶不可終日，覺得世界的末日即將來臨似的。
學(xué)員問我她為什么會出現(xiàn)這種情緒，我說這很正常，因為她害怕任何變化。盡管她工作的內(nèi)容不會有任何變動，但她需要到一個新的環(huán)境中去工作，所以她不習(xí)慣；幾年來，她一直只是收收發(fā)發(fā)，抄抄寫寫，工作變得固定和程式化，使她的能力只能在她熟悉的地方才能發(fā)揮出來。因此，當(dāng)她聽到自己的工作環(huán)境要發(fā)生改變時，她就以為自己的能力就發(fā)揮不出來了。她之所以會產(chǎn)生這種感覺，就是因為她在自我設(shè)限。
如果你在工作中自我設(shè)限，那你對自己的要求就不會太高；平時你就不愛過問自己職責(zé)范圍以外的事情，工作得過且過，領(lǐng)導(dǎo)讓你抄就抄，領(lǐng)導(dǎo)讓你寫就寫，只要不出什么大的紕漏就行，這樣，你在工作中就沒有了主動性，因此，你也就失去了自我超越的動力。所以，當(dāng)你的工作環(huán)境一旦出現(xiàn)變化，你就會感到恐懼并本能地產(chǎn)生抗拒情緒。這時，你已經(jīng)變成了一臺自動售貨機，你只習(xí)慣賣那幾種固定的易拉罐飲料，如果讓你賣玻璃瓶的啤酒或賣碗裝的方便面，那你就會感到束手無策。
我們中國有句古話，叫做“物極必反”，它是說任何事物都有個極限，如果超過了這個極限，那事物就會發(fā)生本質(zhì)上的變化，走向自己的反面。秘書工作就是這樣。如果你工作太熟練了，那就反而有可能影響你工作質(zhì)量的提高。一般人剛從事秘書工作的時候，都會刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，但有些人工作達(dá)到一定的水平之后，頭腦里就會滋生一種惰性，滿足于已有的經(jīng)驗，工作總是按部就班，不愿去想什么新辦法來提高自己工作的效率和質(zhì)量。這樣就如同逆水行舟不進則退，你終離領(lǐng)導(dǎo)的要求越來越遠(yuǎn)。因此，秘書在工作中一定要注意創(chuàng)造性地工作，因為只有創(chuàng)造性地工作，你的工作才能一步一個臺階往上走；通過你創(chuàng)造性的工作，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省更多的時間，搜集更多的信息、提供更多的合理化建議，等等。
但是，在一般人的眼里，秘書工作很難與“創(chuàng)造”這個詞聯(lián)系在一起。在他們看來，秘書成天只是在不折不扣地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的各種指令，如安排工作日程、收集信息、接待客人、轉(zhuǎn)接電話等等，它們不僅繁雜，而且非常被動；很多時候別說創(chuàng)造性地工作，就連應(yīng)付都應(yīng)付不過來！
那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實，對于秘書工作本身來說，“創(chuàng)造”并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，你只要明白自己工作的目的就行；在工作過程中，如果你不停地在自己頭腦中解這樣一個一元方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”那“創(chuàng)造性”就自然而然地會在你求解的過程中產(chǎn)生出來。比如，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要召開各種各樣的會議，你在做會前準(zhǔn)備工作的時候，你就在這么想：“開這個會的目的是為什么？要達(dá)到這些目的就一定要這么興師動眾嗎？有沒有其他更簡便的方法？”又比如，你在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種文件時，看到一摞一摞各部門送上來的請示報告和匯報材料，你就在心里琢磨這些報告是否可以寫得更為簡便一些……
如果你平時對這些習(xí)以為常的問題不隨便放過，那么，在這種日積月累過程中，你就能對某些問題產(chǎn)生獨到的見解；有了自己獨到的見解之后，你就要在適當(dāng)?shù)臅r候用適當(dāng)?shù)姆绞较蝾I(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出來。也正是因為如此，你平時就要注意搞好與各方面的關(guān)系，得到他們的信任，這樣一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了讓他們接受你的建議，從而產(chǎn)生實際的作用。