進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，黨政各機(jī)關(guān)、各部門向無(wú)紙化辦公發(fā)展，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的腳步明顯加快了。從秘書(shū)工作的角度來(lái)說(shuō)，電子公文作為電子政務(wù)的附屬產(chǎn)品，它對(duì)文秘人員提出了哪些挑戰(zhàn)?應(yīng)該怎樣積極應(yīng)對(duì)?
一是“電子公文"的規(guī)范性對(duì)辦大過(guò)程的個(gè)性化提出了挑戰(zhàn)。一般發(fā)文，首先是擬稿，紙質(zhì)公文擬稿和電子公文的擬稿大致是一樣的，都是由承辦人起草，由部門負(fù)責(zé)人審核，都是要領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖、收集資料，再起草公文，不同的只是一個(gè)在紙上書(shū)寫(xiě)，另一個(gè)直接用電腦操作。紙質(zhì)公文是承辦人員直接用書(shū)寫(xiě)的方式在紙上表達(dá)出來(lái)，電子公文則是由承辦人員在電腦上打印出來(lái)的，它不僅為秘書(shū)人員節(jié)省了大量的收集資料的時(shí)間，更可以在電腦上完成擬稿、審核、簽發(fā)、打印、存檔這一系列的工作環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，電子公文的審核要比紙質(zhì)公文的審核簡(jiǎn)單一些。紙質(zhì)公文要將擬寫(xiě)好的初稿送領(lǐng)導(dǎo)審批，而常常會(huì)遇到領(lǐng)導(dǎo)外出、開(kāi)會(huì)等情況無(wú)法及時(shí)送審。而電子公文，秘書(shū)人員可以直接通過(guò)專網(wǎng)將文稿發(fā)送到領(lǐng)導(dǎo)的郵箱，領(lǐng)導(dǎo)只要上網(wǎng)就可以直接審批了。網(wǎng)上辦文要求更加規(guī)范，盡可能地優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率。更值得一提的是電子公文的標(biāo)準(zhǔn)化。按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公大格式》標(biāo)準(zhǔn)，在電子公文處理系統(tǒng)中可自動(dòng)生成行政機(jī)關(guān)各個(gè)文種的格式，可自動(dòng)按規(guī)范化的程序排列主送、抄送單位等，與傳統(tǒng)的辦文手段相比，要求我們更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)地處理公文。
二是“電子公文"的一體性對(duì)各單位的檔案工作提出了挑戰(zhàn)。文檔一體化是電子公文的特性。電子公文傳輸實(shí)際上就是在專用的通信平臺(tái)上安全收發(fā)加密的電子郵件，電子公文傳輸可以實(shí)現(xiàn)一"點(diǎn)"對(duì)多"點(diǎn)"的收發(fā)功能，簡(jiǎn)單化處理了繁雜的工作環(huán)節(jié)和程序，推動(dòng)了公文內(nèi)容的有效快速傳達(dá)，這不僅是傳統(tǒng)發(fā)文方式的變革，而且?guī)?lái)了機(jī)關(guān)辦公方式的轉(zhuǎn)變。目前電子公文傳輸管理通常要求接收單位接收電子公文后，通過(guò)彩色打印機(jī)，打印成紙質(zhì)公文，再進(jìn)入辦文過(guò)程。實(shí)際上，傳輸?shù)碾娮庸膽?yīng)直接進(jìn)入本單位的電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文要素的轉(zhuǎn)換，同時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子公文辦理完畢后，直接將公文的基本信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于電子公文的歸檔管理，可以分為兩個(gè)階段，第一個(gè)階段是先將紙質(zhì)公文與電子公文拷貝雙重歸檔。該方法是用可脫機(jī)保存的載體將電子公文備份下來(lái)，以紙頁(yè)與磁盤制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定聯(lián)系。這樣，可以利用紙質(zhì)公文將電子公文的內(nèi)容固定，解決電子公文屬于被修改的問(wèn)題，確保電子公文的法律效應(yīng)。第二階段是逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化。該方法是將檔案管理工作提前介入電子公文的運(yùn)作與管理，將電子公文與電子檔案管理統(tǒng)一起來(lái)，有利于對(duì)電子公文的形成、收集、積累鑒定、歸檔及歸檔后的電子檔案的保管與利用實(shí)行全過(guò)程管理，從而確保電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性。
三是“電子公文”的共享性對(duì)文件使用的權(quán)限提出了挑戰(zhàn)。公文資源的共享與保密始終是一對(duì)矛盾。要解決好這個(gè)問(wèn)題，必須加強(qiáng)安全保密工作。電子公文可以同時(shí)滿足多用戶共享要求，但公文的共享并不是沒(méi)有限制的，而是只能經(jīng)提供給核準(zhǔn)的人員使用。在電子公文處理系統(tǒng)中應(yīng)建立安全可靠的加密機(jī)制和分級(jí)權(quán)限控制，并對(duì)登錄的所有人員的工作時(shí)間、操作過(guò)程、擬稿和修改的內(nèi)容進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤和登記。此外，不論任何公文數(shù)據(jù)，系統(tǒng)必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障或人為損壞所引起的數(shù)據(jù)丟失。為確保數(shù)據(jù)安全，做好數(shù)據(jù)備份工作也是至關(guān)重要的。只有做到保密要求的永恒性，才能保證公文資源的共享性。
面對(duì)上述挑戰(zhàn)，我們必須爭(zhēng)取積極的對(duì)策：
首先，要增強(qiáng)緊迫感，加速培養(yǎng)復(fù)合型人才?，F(xiàn)在，各級(jí)黨政部門、大小企業(yè)、公司都配置了電腦，可以在電腦上辦公。對(duì)每一個(gè)從事公文工作的人員來(lái)說(shuō)，處在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，應(yīng)當(dāng)懷著一種強(qiáng)烈的緊迫感，要不斷地學(xué)習(xí)掌握新知識(shí)、新技能。只有這樣，才能很好的駕馭它，不被它所淘汰。長(zhǎng)期以來(lái)，一些人認(rèn)為公文處理電子化就是辦公室內(nèi)的文字處理電腦化，我們要從根本上改變這一觀念。要勇于面對(duì)挑戰(zhàn)，接受挑戰(zhàn)。要不斷的跟上社會(huì)的進(jìn)步腳步，去完善我們文秘人員的職責(zé)。要想做新時(shí)代的復(fù)合型人才，我們就必須熟練的做到公文處理電子化，熟悉公文處理業(yè)務(wù)，又能快速掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
其次，要提高科學(xué)性，盡快制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。以往與公文有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或辦法主要有《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，這些多是針對(duì)紙質(zhì)公文制定的。雖然對(duì)電子公文也有所考慮，但這方面的規(guī)范還十分簡(jiǎn)單和粗疏，無(wú)法適應(yīng)公文處理電子化的需要。應(yīng)盡快提出新的標(biāo)準(zhǔn)和辦法，使得全國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。另外，人們對(duì)于電子公文的開(kāi)發(fā)和利用也還缺乏正確的認(rèn)識(shí)，重硬件、輕軟件、重建設(shè)、輕應(yīng)用、重網(wǎng)絡(luò)、輕信息的現(xiàn)象仍然存在。長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)黨政信息部門的大量建設(shè)資金投入到硬件建設(shè)上，應(yīng)用部門缺乏信息收集、更新、深加工的專項(xiàng)資金和技術(shù)。有關(guān)部門應(yīng)與技術(shù)人員多溝通，加大協(xié)調(diào)力度，多開(kāi)發(fā)社會(huì)需要的系統(tǒng)軟件。
最后，要實(shí)現(xiàn)法制化，有效提供法律性保障。電子公文處理是較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，公文系統(tǒng)是一個(gè)縱向、橫向交錯(cuò)的綜合結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)被多級(jí)組織共同使用;從橫向看，公文系統(tǒng)被同級(jí)的多個(gè)職能部門共同使用，不同組織級(jí)別的公文系統(tǒng)具有不同特點(diǎn)，不同組織級(jí)別的公文處理流程有較大的差異，由于受到多方面因素的影響變得復(fù)雜多樣。由于這個(gè)特殊性，我們?cè)谒瓦_(dá)、接收文件時(shí)，需要設(shè)置一定的權(quán)限，譬如說(shuō)電子簽名、電子簽章或電子指紋，經(jīng)確認(rèn)后才能打開(kāi)文件。與此同時(shí)，我國(guó)電子公文尚不具備與紙質(zhì)公文同等的法定效力，這是當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題。目前，法律地位的不確定，對(duì)電子公文的發(fā)展使用帶來(lái)了許多麻煩，從而阻擋了電子公文發(fā)展的前進(jìn)方向。解決了這個(gè)問(wèn)題，電子公文無(wú)論是權(quán)威性還是可信度都具有了很強(qiáng)的法定效力，是被法律所認(rèn)同的公文。電子公文還有一特殊認(rèn)證，那就是電子印章。對(duì)于紙質(zhì)公文來(lái)說(shuō)，印章是公文生效的重要標(biāo)志，而電子公文也是通過(guò)印章來(lái)認(rèn)定公文生效的，電子印章是通過(guò)專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機(jī)。以往電子印章和紙質(zhì)公文所用的印章不完全相同，經(jīng)過(guò)技術(shù)人員的改造，現(xiàn)在這一問(wèn)題已經(jīng)得到解決，有了可喜的前景。
一是“電子公文"的規(guī)范性對(duì)辦大過(guò)程的個(gè)性化提出了挑戰(zhàn)。一般發(fā)文，首先是擬稿，紙質(zhì)公文擬稿和電子公文的擬稿大致是一樣的，都是由承辦人起草，由部門負(fù)責(zé)人審核，都是要領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖、收集資料，再起草公文，不同的只是一個(gè)在紙上書(shū)寫(xiě)，另一個(gè)直接用電腦操作。紙質(zhì)公文是承辦人員直接用書(shū)寫(xiě)的方式在紙上表達(dá)出來(lái)，電子公文則是由承辦人員在電腦上打印出來(lái)的，它不僅為秘書(shū)人員節(jié)省了大量的收集資料的時(shí)間，更可以在電腦上完成擬稿、審核、簽發(fā)、打印、存檔這一系列的工作環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，電子公文的審核要比紙質(zhì)公文的審核簡(jiǎn)單一些。紙質(zhì)公文要將擬寫(xiě)好的初稿送領(lǐng)導(dǎo)審批，而常常會(huì)遇到領(lǐng)導(dǎo)外出、開(kāi)會(huì)等情況無(wú)法及時(shí)送審。而電子公文，秘書(shū)人員可以直接通過(guò)專網(wǎng)將文稿發(fā)送到領(lǐng)導(dǎo)的郵箱，領(lǐng)導(dǎo)只要上網(wǎng)就可以直接審批了。網(wǎng)上辦文要求更加規(guī)范，盡可能地優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率。更值得一提的是電子公文的標(biāo)準(zhǔn)化。按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公大格式》標(biāo)準(zhǔn)，在電子公文處理系統(tǒng)中可自動(dòng)生成行政機(jī)關(guān)各個(gè)文種的格式，可自動(dòng)按規(guī)范化的程序排列主送、抄送單位等，與傳統(tǒng)的辦文手段相比，要求我們更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)地處理公文。
二是“電子公文"的一體性對(duì)各單位的檔案工作提出了挑戰(zhàn)。文檔一體化是電子公文的特性。電子公文傳輸實(shí)際上就是在專用的通信平臺(tái)上安全收發(fā)加密的電子郵件，電子公文傳輸可以實(shí)現(xiàn)一"點(diǎn)"對(duì)多"點(diǎn)"的收發(fā)功能，簡(jiǎn)單化處理了繁雜的工作環(huán)節(jié)和程序，推動(dòng)了公文內(nèi)容的有效快速傳達(dá)，這不僅是傳統(tǒng)發(fā)文方式的變革，而且?guī)?lái)了機(jī)關(guān)辦公方式的轉(zhuǎn)變。目前電子公文傳輸管理通常要求接收單位接收電子公文后，通過(guò)彩色打印機(jī)，打印成紙質(zhì)公文，再進(jìn)入辦文過(guò)程。實(shí)際上，傳輸?shù)碾娮庸膽?yīng)直接進(jìn)入本單位的電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文要素的轉(zhuǎn)換，同時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子公文辦理完畢后，直接將公文的基本信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于電子公文的歸檔管理，可以分為兩個(gè)階段，第一個(gè)階段是先將紙質(zhì)公文與電子公文拷貝雙重歸檔。該方法是用可脫機(jī)保存的載體將電子公文備份下來(lái)，以紙頁(yè)與磁盤制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定聯(lián)系。這樣，可以利用紙質(zhì)公文將電子公文的內(nèi)容固定，解決電子公文屬于被修改的問(wèn)題，確保電子公文的法律效應(yīng)。第二階段是逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化。該方法是將檔案管理工作提前介入電子公文的運(yùn)作與管理，將電子公文與電子檔案管理統(tǒng)一起來(lái)，有利于對(duì)電子公文的形成、收集、積累鑒定、歸檔及歸檔后的電子檔案的保管與利用實(shí)行全過(guò)程管理，從而確保電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性。
三是“電子公文”的共享性對(duì)文件使用的權(quán)限提出了挑戰(zhàn)。公文資源的共享與保密始終是一對(duì)矛盾。要解決好這個(gè)問(wèn)題，必須加強(qiáng)安全保密工作。電子公文可以同時(shí)滿足多用戶共享要求，但公文的共享并不是沒(méi)有限制的，而是只能經(jīng)提供給核準(zhǔn)的人員使用。在電子公文處理系統(tǒng)中應(yīng)建立安全可靠的加密機(jī)制和分級(jí)權(quán)限控制，并對(duì)登錄的所有人員的工作時(shí)間、操作過(guò)程、擬稿和修改的內(nèi)容進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤和登記。此外，不論任何公文數(shù)據(jù)，系統(tǒng)必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障或人為損壞所引起的數(shù)據(jù)丟失。為確保數(shù)據(jù)安全，做好數(shù)據(jù)備份工作也是至關(guān)重要的。只有做到保密要求的永恒性，才能保證公文資源的共享性。
面對(duì)上述挑戰(zhàn)，我們必須爭(zhēng)取積極的對(duì)策：
首先，要增強(qiáng)緊迫感，加速培養(yǎng)復(fù)合型人才?，F(xiàn)在，各級(jí)黨政部門、大小企業(yè)、公司都配置了電腦，可以在電腦上辦公。對(duì)每一個(gè)從事公文工作的人員來(lái)說(shuō)，處在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，應(yīng)當(dāng)懷著一種強(qiáng)烈的緊迫感，要不斷地學(xué)習(xí)掌握新知識(shí)、新技能。只有這樣，才能很好的駕馭它，不被它所淘汰。長(zhǎng)期以來(lái)，一些人認(rèn)為公文處理電子化就是辦公室內(nèi)的文字處理電腦化，我們要從根本上改變這一觀念。要勇于面對(duì)挑戰(zhàn)，接受挑戰(zhàn)。要不斷的跟上社會(huì)的進(jìn)步腳步，去完善我們文秘人員的職責(zé)。要想做新時(shí)代的復(fù)合型人才，我們就必須熟練的做到公文處理電子化，熟悉公文處理業(yè)務(wù)，又能快速掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
其次，要提高科學(xué)性，盡快制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。以往與公文有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或辦法主要有《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，這些多是針對(duì)紙質(zhì)公文制定的。雖然對(duì)電子公文也有所考慮，但這方面的規(guī)范還十分簡(jiǎn)單和粗疏，無(wú)法適應(yīng)公文處理電子化的需要。應(yīng)盡快提出新的標(biāo)準(zhǔn)和辦法，使得全國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。另外，人們對(duì)于電子公文的開(kāi)發(fā)和利用也還缺乏正確的認(rèn)識(shí)，重硬件、輕軟件、重建設(shè)、輕應(yīng)用、重網(wǎng)絡(luò)、輕信息的現(xiàn)象仍然存在。長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)黨政信息部門的大量建設(shè)資金投入到硬件建設(shè)上，應(yīng)用部門缺乏信息收集、更新、深加工的專項(xiàng)資金和技術(shù)。有關(guān)部門應(yīng)與技術(shù)人員多溝通，加大協(xié)調(diào)力度，多開(kāi)發(fā)社會(huì)需要的系統(tǒng)軟件。
最后，要實(shí)現(xiàn)法制化，有效提供法律性保障。電子公文處理是較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，公文系統(tǒng)是一個(gè)縱向、橫向交錯(cuò)的綜合結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)被多級(jí)組織共同使用;從橫向看，公文系統(tǒng)被同級(jí)的多個(gè)職能部門共同使用，不同組織級(jí)別的公文系統(tǒng)具有不同特點(diǎn)，不同組織級(jí)別的公文處理流程有較大的差異，由于受到多方面因素的影響變得復(fù)雜多樣。由于這個(gè)特殊性，我們?cè)谒瓦_(dá)、接收文件時(shí)，需要設(shè)置一定的權(quán)限，譬如說(shuō)電子簽名、電子簽章或電子指紋，經(jīng)確認(rèn)后才能打開(kāi)文件。與此同時(shí)，我國(guó)電子公文尚不具備與紙質(zhì)公文同等的法定效力，這是當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題。目前，法律地位的不確定，對(duì)電子公文的發(fā)展使用帶來(lái)了許多麻煩，從而阻擋了電子公文發(fā)展的前進(jìn)方向。解決了這個(gè)問(wèn)題，電子公文無(wú)論是權(quán)威性還是可信度都具有了很強(qiáng)的法定效力，是被法律所認(rèn)同的公文。電子公文還有一特殊認(rèn)證，那就是電子印章。對(duì)于紙質(zhì)公文來(lái)說(shuō)，印章是公文生效的重要標(biāo)志，而電子公文也是通過(guò)印章來(lái)認(rèn)定公文生效的，電子印章是通過(guò)專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機(jī)。以往電子印章和紙質(zhì)公文所用的印章不完全相同，經(jīng)過(guò)技術(shù)人員的改造，現(xiàn)在這一問(wèn)題已經(jīng)得到解決，有了可喜的前景。