談中外秘書觀念的差異

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露寶是比爾-蓋茨的第二任女秘書, 應(yīng)聘到微軟時(shí)已42歲,是4個(gè)孩子的母親。比爾-蓋茨曾經(jīng)說過,在他最艱難的創(chuàng)業(yè)階段,是他的秘書露寶為他掃除了很多工作上的障礙,讓他能夠全身心地投入到工作當(dāng)中。露寶把微軟公司看成一個(gè)大家庭,她對(duì)公司的每個(gè)員工、每份工作都有很深的感情,不僅成了微軟公司的后勤總管,而且成了公司的靈魂,給公司帶來了凝聚力,蓋茨和其他員工都很信賴她。當(dāng)微軟公司決定遷往西雅圖,而露寶因?yàn)檎煞蛟趤喤量嘶凶约旱氖聵I(yè)不能同走時(shí),蓋茨對(duì)她依依不舍。臨別時(shí)蓋茨握住露寶的手動(dòng)情地說:"微軟公司為你留著空位,隨時(shí)歡迎你來!"
    瑞貝卡 (秘書的英文名),是EMC大中華區(qū)總裁陸純初的高級(jí)女秘書。今年4月7日晚,陸純初回辦公室取東西,到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰匙。此時(shí)瑞貝卡已經(jīng)下班。陸試圖聯(lián)系她而未果,非常生氣,于是在凌晨通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的"譴責(zé)信"。兩天后,瑞貝卡在郵件中回復(fù)了一封咄咄逼人的信:"…你有鑰匙,你自己忘了帶,還要說別人不對(duì)……不要把自己的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。你無權(quán)干涉和控制我的私人時(shí)間……",并把它同時(shí)發(fā)給了EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(廣州)、EMC(上海)。這樣,EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件。之后不久, 陸純初就更換了秘書,瑞貝卡離開了公司。
    同樣是總裁的秘書,露寶得到了蓋茨的高度信賴和贊揚(yáng),而瑞貝卡卻被辭職。其中除了總裁的性格不同、秘書處理問題的方式有別之外,更深層次的原因是中外秘書的觀念存在明顯差異。
    在西方,秘書是一種職業(yè),從事秘書工作的人,尤其是總裁的高級(jí)秘書,大多是30歲以上、比較成熟的女性。她們有一種管家心理,工作責(zé)任心和主動(dòng)性很強(qiáng)。當(dāng)露寶初到微軟,看到公司里基本上都是年輕人,特別是看到蓋茨還是一個(gè)外形清瘦、頭發(fā)蓬亂還帶著頭皮屑的大男孩時(shí),首先想到的是:一個(gè)如此稚嫩的董事長辦實(shí)業(yè),遇到的困難一定很多。從此,她以一個(gè)成熟女性特有的縝密與周到,在"娃娃公司"盡自己的責(zé)任與義務(wù)。關(guān)心蓋茨的起居飲食,成了露寶日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。蓋茨有一個(gè)很獨(dú)特的睡覺習(xí)慣,他從不在床單上睡覺。累的時(shí)候,只要拉過一條毛毯蓋在頭上,不管何時(shí)何地,他總能馬上入睡。細(xì)心的露寶就適時(shí)為他準(zhǔn)備毛毯,特別是出差的時(shí)候,無論時(shí)間多緊張,蓋茨想睡覺時(shí)總能隨手拉出毛毯。微軟公司的年輕人搞業(yè)務(wù)、搞推銷都是一把好手,可是搞內(nèi)務(wù)、管理方面的雜事,沒有耐心。于是,她又成了微軟公司的后勤總管,從采購到清理垃圾,事無巨細(xì),都認(rèn)真做好。
    目前,我國絕大多數(shù)從事秘書工作的人,都有一種短期心理,把秘書當(dāng)作一個(gè)跳板。大多是一邊干,一邊學(xué),一邊等待時(shí)機(jī)跳槽,很少有人把它當(dāng)作終身職業(yè)。因此,在具體工作中,常常是被動(dòng)性的,責(zé)任心差,個(gè)性較強(qiáng)又任性。陸純初的秘書瑞貝卡如果能象露寶一樣,有種管家心理,就不會(huì)出現(xiàn)總裁進(jìn)不了辦公室的情況。即使出現(xiàn)這種情況,她也會(huì)及時(shí)趕回公司為總裁開門。而不會(huì)面對(duì)總裁的責(zé)備針鋒相對(duì),把矛盾公開化、復(fù)雜化。
    作為高級(jí)秘書,工作非?,嵥榉彪s。但只要本著關(guān)心上司、服務(wù)上司、輔助上司的立場(chǎng),一切的工作都可以變得有意義:如為上司管理時(shí)間、提供良好的工作環(huán)境、搞好雜務(wù)等,是為上司騰出更多的時(shí)間;接待、交際、溝通等,是幫助上司處理好人際關(guān)系;為上司提供信息、傳達(dá)信息、保管信息等,是輔助上司恰當(dāng)?shù)刈龊脹Q策。其目的都是為上司服務(wù),提高工作效率。
    近年來,我國的許多企業(yè)在招聘高級(jí)秘書時(shí),觀念也在逐漸與國際靠攏,如年齡不要求18一25歲、形象氣質(zhì)佳的女性,而是28一35歲,性別不限;具有優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì),較好的反應(yīng)和應(yīng)變能力,較強(qiáng)的協(xié)調(diào)與組織能力等。這是我國秘書觀念的一大進(jìn)步,必將對(duì)我國的秘書行業(yè)產(chǎn)生重大影響。廣大秘書人員,要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念,克服 "打工仔"心理,樹立忠于崗位、長期服務(wù)的思想意識(shí),把自己的事業(yè)與單位的興衰密切聯(lián)系起來,提高服務(wù)意識(shí)和工作能力,努力在實(shí)際工作中體現(xiàn)自己的人生價(jià)值。