現(xiàn)在人們普遍認(rèn)為,搞好秘書(shū)工作中的超前服務(wù)是變被動(dòng)為主動(dòng)，進(jìn)而提高服務(wù)效率的重要方法。盡管這個(gè)道理多數(shù)人都懂得，但實(shí)施起來(lái)卻要下一番功夫，不然的話，實(shí)踐過(guò)程中怎么會(huì)出現(xiàn)諸如"無(wú)限超前"或"不知如何超前"的現(xiàn)象呢?超前服務(wù)需講究"度"，否則，就會(huì)是盲目無(wú)效的。根據(jù)本人的體會(huì)，覺(jué)得主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面去把握好服務(wù)工作的“超前度”：
服務(wù)任務(wù)受理預(yù)測(cè)的超前
事實(shí)表明，要想完成好某一項(xiàng)任務(wù)，首先要對(duì)將要受理的服務(wù)任務(wù)作出正確的預(yù)斷，這樣才便于早作應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，進(jìn)而把事情辦得更為穩(wěn)妥。一是要根據(jù)客觀形勢(shì)的變化超前預(yù)測(cè)可能要接受的服務(wù)任務(wù)。有時(shí)遇全局性的形勢(shì)變化要考慮到這個(gè)問(wèn)題，有時(shí)遇局部性的情勢(shì)變化也要考慮到這個(gè)問(wèn)題。其中，主要是看這種形勢(shì)、事態(tài)變化會(huì)給秘書(shū)服務(wù)工作帶來(lái)什么新的內(nèi)容，提出什么新的要求，繼而判斷將會(huì)有什么樣的朋務(wù)任務(wù)要下達(dá)。二是要根據(jù)系列性工作的特點(diǎn)超前預(yù)測(cè)下一步將要受理的朋務(wù)任務(wù)。在秘書(shū)工作中有些工作具有連續(xù)性、系列性的特點(diǎn)，因此，要善于根據(jù)其承辦活動(dòng)要求連貫的情況，并在實(shí)施完某一階段某些工作項(xiàng)目之后，要能很快判斷下一步將要著手承辦的工作內(nèi)容，以保持服務(wù)活動(dòng)的銜接。三是要根據(jù)服務(wù)工作的運(yùn)行態(tài)勢(shì)超前預(yù)測(cè)領(lǐng)導(dǎo)將會(huì)作出怎樣的工作安排。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某些決策參考信息的提供不夠準(zhǔn)確時(shí)，秘書(shū)據(jù)此即要能意識(shí)到領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)提出再作深度調(diào)研的要求，隨后秘書(shū)就要根據(jù)這種可能去主動(dòng)彌補(bǔ)此項(xiàng)工作。
預(yù)辦準(zhǔn)備工作的超前
行將受理的服務(wù)任務(wù)一經(jīng)確準(zhǔn)后，即應(yīng)做好下述工作:
（一）提前作出實(shí)施安排。這是要求，要在實(shí)施好在辦項(xiàng)目的同時(shí)，騰出必要的時(shí)間來(lái)安排預(yù)辦服務(wù)項(xiàng)目。首先，要搞好意向性分工。如哪一項(xiàng)內(nèi)容由誰(shuí)兼管兼辦;哪一項(xiàng)目由哪幾個(gè)方面協(xié)辦;整個(gè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)怎樣合辦，總體如何協(xié)調(diào)等等都要明確。其次，要提出預(yù)辦的時(shí)效要求。為了使預(yù)辦工作能夠達(dá)到即交快辦的要求，有關(guān)承辦工作正式下達(dá)前須對(duì)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作提出必要的時(shí)效要求，如什么時(shí)間完成整個(gè)應(yīng)辦工作，具體到每個(gè)項(xiàng)目亦應(yīng)作出相應(yīng)的規(guī)定。
(二)提前作好承辦準(zhǔn)備。這種準(zhǔn)備是多方面的，但主要是要做好人力、物力、資料方面的準(zhǔn)備工作。在人力上，要兼顧在辦與預(yù)辦兩個(gè)方面，即做到"兩不誤"。能抽出專門(mén)人員主辦的要另行安排;若有困難則要考慮采取兼辦方式。在物力上，能騰的要騰出來(lái)，可借用的要借用，總之要靈活配置。在資料上，要盡量滿足待辦項(xiàng)目的要求，一時(shí)難于湊齊的要盡早籌備。
領(lǐng)導(dǎo)工作轉(zhuǎn)移分析的超前
準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)行將出現(xiàn)的轉(zhuǎn)移，這是搞好超前服務(wù)不可缺少的前提條件之一。為此，在日常的服務(wù)工作中，一方面要注意觀察領(lǐng)導(dǎo)近期在工作設(shè)想上提出了哪些新看法，言論上有何表述。對(duì)于捕捉到的類似的思想信息，秘書(shū)要進(jìn)行預(yù)測(cè)性分析，并以此作為推斷領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)即將發(fā)生轉(zhuǎn)移的依據(jù)。另一方面要看領(lǐng)導(dǎo)最近擬召開(kāi)哪些決策性會(huì)議，其中打算商討的主要是些什么內(nèi)容。此類征象是領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)趨勢(shì)的前奏，故應(yīng)留心探測(cè)。再一方面是要看領(lǐng)導(dǎo)近期詢問(wèn)和關(guān)心的大都是哪些方面的問(wèn)題，其要求掌握和了解的心情怎樣。如較急切，說(shuō)明將要議決并著手抓那方面的工作，秘書(shū)因此要有思想準(zhǔn)備。最后是要看領(lǐng)導(dǎo)近來(lái)對(duì)秘書(shū)部門(mén)作了哪些預(yù)辦工作交待，并提出了一些什么樣的要求。以上情況弄清后，便要通過(guò)綜合分析和預(yù)測(cè)思考確準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)工作，重心可能會(huì)出現(xiàn)哪種轉(zhuǎn)移，隨之要超前做好應(yīng)辦準(zhǔn)備工作。
實(shí)辦結(jié)果分析的超前
應(yīng)當(dāng)肯定的是，超前分析實(shí)辦結(jié)果是為了搞好系列性服務(wù)活動(dòng)的補(bǔ)救和糾偏工作，以杜絕惡性循環(huán)現(xiàn)象及不良后果的發(fā)生，同時(shí)也是為了根據(jù)這種分析促使服務(wù)活動(dòng)穩(wěn)定在持續(xù)高效的狀態(tài)。因此，一是要通過(guò)運(yùn)轉(zhuǎn)情況的分析看正在實(shí)施的服務(wù)工作有無(wú)偏離原目標(biāo)計(jì)劃的情況，假如有要及時(shí)予以糾正;二是要看當(dāng)下的服務(wù)活動(dòng)己產(chǎn)生了怎樣的效果效應(yīng)，倘證明是好的，要想辦法使之更進(jìn)一步;三是要能預(yù)測(cè)到實(shí)辦過(guò)程中可能會(huì)遇到哪些具體問(wèn)題。對(duì)于對(duì)期望結(jié)果有可能產(chǎn)生不良影響的因素要適時(shí)予以排除;而對(duì)于協(xié)調(diào)配合不當(dāng)、人力物力配置欠妥等方面的問(wèn)題，則要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，如此方能爭(zhēng)得服務(wù)工作的主動(dòng)。
服務(wù)任務(wù)受理預(yù)測(cè)的超前
事實(shí)表明，要想完成好某一項(xiàng)任務(wù)，首先要對(duì)將要受理的服務(wù)任務(wù)作出正確的預(yù)斷，這樣才便于早作應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，進(jìn)而把事情辦得更為穩(wěn)妥。一是要根據(jù)客觀形勢(shì)的變化超前預(yù)測(cè)可能要接受的服務(wù)任務(wù)。有時(shí)遇全局性的形勢(shì)變化要考慮到這個(gè)問(wèn)題，有時(shí)遇局部性的情勢(shì)變化也要考慮到這個(gè)問(wèn)題。其中，主要是看這種形勢(shì)、事態(tài)變化會(huì)給秘書(shū)服務(wù)工作帶來(lái)什么新的內(nèi)容，提出什么新的要求，繼而判斷將會(huì)有什么樣的朋務(wù)任務(wù)要下達(dá)。二是要根據(jù)系列性工作的特點(diǎn)超前預(yù)測(cè)下一步將要受理的朋務(wù)任務(wù)。在秘書(shū)工作中有些工作具有連續(xù)性、系列性的特點(diǎn)，因此，要善于根據(jù)其承辦活動(dòng)要求連貫的情況，并在實(shí)施完某一階段某些工作項(xiàng)目之后，要能很快判斷下一步將要著手承辦的工作內(nèi)容，以保持服務(wù)活動(dòng)的銜接。三是要根據(jù)服務(wù)工作的運(yùn)行態(tài)勢(shì)超前預(yù)測(cè)領(lǐng)導(dǎo)將會(huì)作出怎樣的工作安排。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某些決策參考信息的提供不夠準(zhǔn)確時(shí)，秘書(shū)據(jù)此即要能意識(shí)到領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)提出再作深度調(diào)研的要求，隨后秘書(shū)就要根據(jù)這種可能去主動(dòng)彌補(bǔ)此項(xiàng)工作。
預(yù)辦準(zhǔn)備工作的超前
行將受理的服務(wù)任務(wù)一經(jīng)確準(zhǔn)后，即應(yīng)做好下述工作:
（一）提前作出實(shí)施安排。這是要求，要在實(shí)施好在辦項(xiàng)目的同時(shí)，騰出必要的時(shí)間來(lái)安排預(yù)辦服務(wù)項(xiàng)目。首先，要搞好意向性分工。如哪一項(xiàng)內(nèi)容由誰(shuí)兼管兼辦;哪一項(xiàng)目由哪幾個(gè)方面協(xié)辦;整個(gè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)怎樣合辦，總體如何協(xié)調(diào)等等都要明確。其次，要提出預(yù)辦的時(shí)效要求。為了使預(yù)辦工作能夠達(dá)到即交快辦的要求，有關(guān)承辦工作正式下達(dá)前須對(duì)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作提出必要的時(shí)效要求，如什么時(shí)間完成整個(gè)應(yīng)辦工作，具體到每個(gè)項(xiàng)目亦應(yīng)作出相應(yīng)的規(guī)定。
(二)提前作好承辦準(zhǔn)備。這種準(zhǔn)備是多方面的，但主要是要做好人力、物力、資料方面的準(zhǔn)備工作。在人力上，要兼顧在辦與預(yù)辦兩個(gè)方面，即做到"兩不誤"。能抽出專門(mén)人員主辦的要另行安排;若有困難則要考慮采取兼辦方式。在物力上，能騰的要騰出來(lái)，可借用的要借用，總之要靈活配置。在資料上，要盡量滿足待辦項(xiàng)目的要求，一時(shí)難于湊齊的要盡早籌備。
領(lǐng)導(dǎo)工作轉(zhuǎn)移分析的超前
準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)行將出現(xiàn)的轉(zhuǎn)移，這是搞好超前服務(wù)不可缺少的前提條件之一。為此，在日常的服務(wù)工作中，一方面要注意觀察領(lǐng)導(dǎo)近期在工作設(shè)想上提出了哪些新看法，言論上有何表述。對(duì)于捕捉到的類似的思想信息，秘書(shū)要進(jìn)行預(yù)測(cè)性分析，并以此作為推斷領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)即將發(fā)生轉(zhuǎn)移的依據(jù)。另一方面要看領(lǐng)導(dǎo)最近擬召開(kāi)哪些決策性會(huì)議，其中打算商討的主要是些什么內(nèi)容。此類征象是領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)趨勢(shì)的前奏，故應(yīng)留心探測(cè)。再一方面是要看領(lǐng)導(dǎo)近期詢問(wèn)和關(guān)心的大都是哪些方面的問(wèn)題，其要求掌握和了解的心情怎樣。如較急切，說(shuō)明將要議決并著手抓那方面的工作，秘書(shū)因此要有思想準(zhǔn)備。最后是要看領(lǐng)導(dǎo)近來(lái)對(duì)秘書(shū)部門(mén)作了哪些預(yù)辦工作交待，并提出了一些什么樣的要求。以上情況弄清后，便要通過(guò)綜合分析和預(yù)測(cè)思考確準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)工作，重心可能會(huì)出現(xiàn)哪種轉(zhuǎn)移，隨之要超前做好應(yīng)辦準(zhǔn)備工作。
實(shí)辦結(jié)果分析的超前
應(yīng)當(dāng)肯定的是，超前分析實(shí)辦結(jié)果是為了搞好系列性服務(wù)活動(dòng)的補(bǔ)救和糾偏工作，以杜絕惡性循環(huán)現(xiàn)象及不良后果的發(fā)生，同時(shí)也是為了根據(jù)這種分析促使服務(wù)活動(dòng)穩(wěn)定在持續(xù)高效的狀態(tài)。因此，一是要通過(guò)運(yùn)轉(zhuǎn)情況的分析看正在實(shí)施的服務(wù)工作有無(wú)偏離原目標(biāo)計(jì)劃的情況，假如有要及時(shí)予以糾正;二是要看當(dāng)下的服務(wù)活動(dòng)己產(chǎn)生了怎樣的效果效應(yīng)，倘證明是好的，要想辦法使之更進(jìn)一步;三是要能預(yù)測(cè)到實(shí)辦過(guò)程中可能會(huì)遇到哪些具體問(wèn)題。對(duì)于對(duì)期望結(jié)果有可能產(chǎn)生不良影響的因素要適時(shí)予以排除;而對(duì)于協(xié)調(diào)配合不當(dāng)、人力物力配置欠妥等方面的問(wèn)題，則要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，如此方能爭(zhēng)得服務(wù)工作的主動(dòng)。