管理，是一種工作內(nèi)容復(fù)雜、而范圍又十分廣泛的社會(huì)活動(dòng)，其職能的劃分首先取決于管理的性質(zhì)。商務(wù)文秘工作是服務(wù)和佐助性質(zhì)，因此，其主要職能可以概括為三個(gè)方面:參謀、協(xié)調(diào)和辦理事務(wù)。
(一)參謀職能
商務(wù)文秘行政管理的最基本的職能是為公司的經(jīng)營決策和科學(xué)管理提供參謀服務(wù)。其主要內(nèi)容表現(xiàn)在以下三方面:
1、提供決策所必需的依據(jù)和預(yù)案。秘書有效的參謀服務(wù)，應(yīng)保證上司決策時(shí)能得到所需要的全部依據(jù)和預(yù)案，并使其恰好適合決策的需要。依據(jù)和預(yù)案不足會(huì)使上司難于迅速準(zhǔn)確作出決策，但過量的、不恰當(dāng)?shù)囊罁?jù)和預(yù)案，同樣會(huì)妨礙上司決策的效率。因此秘書要切實(shí)了解公司經(jīng)營管理的狀況和上司決策的意圖，利用各種條件，采取各種辦法相措施，適時(shí)提供準(zhǔn)確可信的依據(jù)和切實(shí)可行的預(yù)案。
2、提高參謀服務(wù)的效率。參謀服務(wù)的效率，一是表現(xiàn)在速度，即從上司交辦到秘書加工處理再到上司決策所用的時(shí)間;一是表現(xiàn)在質(zhì)量，即秘書提供的參謀服務(wù)被上司采納的情況。如何提高參謀服務(wù)的效率，我們認(rèn)為，首先秘書要做有心人，在日常工作中必須積累大量的數(shù)據(jù)和資料。其次，要提高分析問題和解決問題的能力，保證參謀服務(wù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、適宜、經(jīng)濟(jì)。只有這樣，參謀服務(wù)的效率才會(huì)提高，尤其情況緊急而來不及充分論證的情況下，參謀服務(wù)的質(zhì)量也能得到保證。
3、重視決策后的信息反饋。信息反饋是及時(shí)發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行中的偏差，并有效地進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)的重要依據(jù)。秘書必須把這項(xiàng)工作放在重要位置，通過多條渠道收集大量信息，經(jīng)過加工處理后提供修正決策的依據(jù)和預(yù)案，保證參謀服務(wù)的連續(xù)性和有效性。
(二)協(xié)調(diào)職能
商務(wù)秘書處于公司中心樞紐的位置，這就決定了協(xié)調(diào)是商務(wù)文秘行政管理的一項(xiàng)重要職責(zé)。作為上司的參謀和助手，秘書須經(jīng)常直接處理或經(jīng)上司授權(quán)去解決和協(xié)調(diào)經(jīng)營管理活動(dòng)中出現(xiàn)的新問題和新矛盾，建立公司內(nèi)外間的良好關(guān)系，以保證公司運(yùn)轉(zhuǎn)有序進(jìn)行。
秘書運(yùn)用協(xié)調(diào)職能必須遵循一定的原則。首先是調(diào)查研究的原則。凡是需要協(xié)調(diào)解決的矛盾，一般來說較為復(fù)雜和棘手的問題，必須進(jìn)行深入細(xì)致調(diào)查研究，弄清情況，從而為協(xié)調(diào)打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。其次是整體利益原則。秘書要以理解的態(tài)度，幫助協(xié)調(diào)各方樹立全局觀念，化解矛盾，加大凝聚力。再次是實(shí)事求是原則。一切從實(shí)際出發(fā)，切忌主觀臆斷和感情用事，不帶框框，不存偏見，堅(jiān)決排除自身的偏好或他人的干擾，對(duì)上如實(shí)地反映情況，對(duì)下恰如其分地處理問題。在遵循上述原則的前提下做好以下凡方面的協(xié)調(diào):l)上司和員工的協(xié)調(diào);2)上司之間的協(xié)調(diào);3)公司員工之間、部門之間的協(xié)調(diào);4)公共關(guān)系的協(xié)調(diào);5)與客戶關(guān)系的協(xié)調(diào)，等等。秘書在各類協(xié)調(diào)工作中要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出帶有規(guī)律性的東西，健全協(xié)調(diào)機(jī)制，提高協(xié)調(diào)效率。
(三)辦理事務(wù)的職能
辦理事務(wù)是秘書日常工作的主要內(nèi)容，是為上司服務(wù)、為公司服務(wù)的重要手段，秘書辦事的范圍相當(dāng)廣，涉及公司的方方面面和經(jīng)營管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，具體有文書處理、會(huì)務(wù)組織、約見接待、通訊聯(lián)絡(luò)、機(jī)要保密、檔案管理、辦公環(huán)境管理、設(shè)備管理、車輛管理等等。秘書要在提高辦事效率上下功夫，首先必須樹立效率意識(shí)，把辦事效率與公司經(jīng)營管理效益結(jié)合起來考慮，辦事既果斷迅速，又認(rèn)真細(xì)致，講究質(zhì)量。其次要建立和遵守各類事務(wù)處理規(guī)范。再次，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公手段，盡量把辦公設(shè)備能承擔(dān)的事務(wù)分離山去，集中時(shí)間和精力處理其他事務(wù)。
應(yīng)當(dāng)指出，商務(wù)秘書在履行上述三種職能實(shí)施行政管理時(shí)，必須把服務(wù)與創(chuàng)新貫穿在每項(xiàng)管理職能中。一要看到商務(wù)文秘行政管理的重點(diǎn)在服務(wù)，服務(wù)是整個(gè)管理過程的核心，是執(zhí)行各種管理職能的基礎(chǔ)。二要認(rèn)識(shí)到商務(wù)文秘行政管理有著巨大的潛力，需要秘書去開發(fā)。秘書要有創(chuàng)新精神，勇于開拓，有所發(fā)現(xiàn)、有所創(chuàng)造、有所前進(jìn)。因此各項(xiàng)管理職能中都要富于創(chuàng)新精神，每一個(gè)商務(wù)秘書都應(yīng)當(dāng)是創(chuàng)新者。
(一)參謀職能
商務(wù)文秘行政管理的最基本的職能是為公司的經(jīng)營決策和科學(xué)管理提供參謀服務(wù)。其主要內(nèi)容表現(xiàn)在以下三方面:
1、提供決策所必需的依據(jù)和預(yù)案。秘書有效的參謀服務(wù)，應(yīng)保證上司決策時(shí)能得到所需要的全部依據(jù)和預(yù)案，并使其恰好適合決策的需要。依據(jù)和預(yù)案不足會(huì)使上司難于迅速準(zhǔn)確作出決策，但過量的、不恰當(dāng)?shù)囊罁?jù)和預(yù)案，同樣會(huì)妨礙上司決策的效率。因此秘書要切實(shí)了解公司經(jīng)營管理的狀況和上司決策的意圖，利用各種條件，采取各種辦法相措施，適時(shí)提供準(zhǔn)確可信的依據(jù)和切實(shí)可行的預(yù)案。
2、提高參謀服務(wù)的效率。參謀服務(wù)的效率，一是表現(xiàn)在速度，即從上司交辦到秘書加工處理再到上司決策所用的時(shí)間;一是表現(xiàn)在質(zhì)量，即秘書提供的參謀服務(wù)被上司采納的情況。如何提高參謀服務(wù)的效率，我們認(rèn)為，首先秘書要做有心人，在日常工作中必須積累大量的數(shù)據(jù)和資料。其次，要提高分析問題和解決問題的能力，保證參謀服務(wù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、適宜、經(jīng)濟(jì)。只有這樣，參謀服務(wù)的效率才會(huì)提高，尤其情況緊急而來不及充分論證的情況下，參謀服務(wù)的質(zhì)量也能得到保證。
3、重視決策后的信息反饋。信息反饋是及時(shí)發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行中的偏差，并有效地進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)的重要依據(jù)。秘書必須把這項(xiàng)工作放在重要位置，通過多條渠道收集大量信息，經(jīng)過加工處理后提供修正決策的依據(jù)和預(yù)案，保證參謀服務(wù)的連續(xù)性和有效性。
(二)協(xié)調(diào)職能
商務(wù)秘書處于公司中心樞紐的位置，這就決定了協(xié)調(diào)是商務(wù)文秘行政管理的一項(xiàng)重要職責(zé)。作為上司的參謀和助手，秘書須經(jīng)常直接處理或經(jīng)上司授權(quán)去解決和協(xié)調(diào)經(jīng)營管理活動(dòng)中出現(xiàn)的新問題和新矛盾，建立公司內(nèi)外間的良好關(guān)系，以保證公司運(yùn)轉(zhuǎn)有序進(jìn)行。
秘書運(yùn)用協(xié)調(diào)職能必須遵循一定的原則。首先是調(diào)查研究的原則。凡是需要協(xié)調(diào)解決的矛盾，一般來說較為復(fù)雜和棘手的問題，必須進(jìn)行深入細(xì)致調(diào)查研究，弄清情況，從而為協(xié)調(diào)打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。其次是整體利益原則。秘書要以理解的態(tài)度，幫助協(xié)調(diào)各方樹立全局觀念，化解矛盾，加大凝聚力。再次是實(shí)事求是原則。一切從實(shí)際出發(fā)，切忌主觀臆斷和感情用事，不帶框框，不存偏見，堅(jiān)決排除自身的偏好或他人的干擾，對(duì)上如實(shí)地反映情況，對(duì)下恰如其分地處理問題。在遵循上述原則的前提下做好以下凡方面的協(xié)調(diào):l)上司和員工的協(xié)調(diào);2)上司之間的協(xié)調(diào);3)公司員工之間、部門之間的協(xié)調(diào);4)公共關(guān)系的協(xié)調(diào);5)與客戶關(guān)系的協(xié)調(diào)，等等。秘書在各類協(xié)調(diào)工作中要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出帶有規(guī)律性的東西，健全協(xié)調(diào)機(jī)制，提高協(xié)調(diào)效率。
(三)辦理事務(wù)的職能
辦理事務(wù)是秘書日常工作的主要內(nèi)容，是為上司服務(wù)、為公司服務(wù)的重要手段，秘書辦事的范圍相當(dāng)廣，涉及公司的方方面面和經(jīng)營管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，具體有文書處理、會(huì)務(wù)組織、約見接待、通訊聯(lián)絡(luò)、機(jī)要保密、檔案管理、辦公環(huán)境管理、設(shè)備管理、車輛管理等等。秘書要在提高辦事效率上下功夫，首先必須樹立效率意識(shí)，把辦事效率與公司經(jīng)營管理效益結(jié)合起來考慮，辦事既果斷迅速，又認(rèn)真細(xì)致，講究質(zhì)量。其次要建立和遵守各類事務(wù)處理規(guī)范。再次，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公手段，盡量把辦公設(shè)備能承擔(dān)的事務(wù)分離山去，集中時(shí)間和精力處理其他事務(wù)。
應(yīng)當(dāng)指出，商務(wù)秘書在履行上述三種職能實(shí)施行政管理時(shí)，必須把服務(wù)與創(chuàng)新貫穿在每項(xiàng)管理職能中。一要看到商務(wù)文秘行政管理的重點(diǎn)在服務(wù)，服務(wù)是整個(gè)管理過程的核心，是執(zhí)行各種管理職能的基礎(chǔ)。二要認(rèn)識(shí)到商務(wù)文秘行政管理有著巨大的潛力，需要秘書去開發(fā)。秘書要有創(chuàng)新精神，勇于開拓，有所發(fā)現(xiàn)、有所創(chuàng)造、有所前進(jìn)。因此各項(xiàng)管理職能中都要富于創(chuàng)新精神，每一個(gè)商務(wù)秘書都應(yīng)當(dāng)是創(chuàng)新者。