具體目標(biāo)和要求
如何進(jìn)行辦公室設(shè)計（適合三級）。
工作區(qū)域和布局（適合二、三級）。
如何組織辦公桌面（適合二、三級）。
（1）工作場所的布局
★ 按部門或職能組織布局
在按部門組織工作場所的布局時，應(yīng)遵循某些原則：
☆ 與公眾接觸頻繁的部門應(yīng)位于靠近控制區(qū)的地方，或者直接通向走廊，以減少穿過公開工作區(qū)的次數(shù)。比如人事部門和采購部門經(jīng)常與外界接觸，應(yīng)靠近接待區(qū)。
☆ 業(yè)務(wù)部門，比如銷售部門應(yīng)靠近行政管理區(qū)，而審計部門則可以位于離行政區(qū)較遠(yuǎn)的地方。
盡管計算機(jī)和其他辦公自動化的處理方法已經(jīng)使組織機(jī)構(gòu)的模式發(fā)生了許多變化，但具有專門職能的基本組織單位仍然是部門。常規(guī)的部門設(shè)計多具有分隔性的特點(diǎn)，有時把工作分區(qū)組或用墻壁隔開。對這種設(shè)計風(fēng)格持批評態(tài)度的人認(rèn)為：這種設(shè)計妨礙了工作的相互聯(lián)系，也阻礙了部門間工作運(yùn)行的進(jìn)程。為了克服所批評的這種按部門組織而已的不足之處，便產(chǎn)生了開放式布局的構(gòu)思。
★ 開放式布局
☆ 開放式布局的特點(diǎn)：
* 在這種布局里沒有私人辦公室。工作空間的位置通過安排可活動的物件來確定，比如辦公桌椅、活動屏風(fēng)、檔案架、活的植物等，而不改變固定的設(shè)施，比如光照裝置、暖氣管道、隔墻或地面覆蓋物等。
* 每次進(jìn)行工作間布局規(guī)劃時并不考慮窗戶或其他常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制，而是以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的。
* 工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務(wù)、而不是由他們的位置來確定的，比如較高級的行政人員可以有較大的辦公場所及不同顏色、不同形狀的辦公桌，但除此之外，就幾乎沒有可以看得見的等級標(biāo)志了。
☆ 開放式布局的優(yōu)點(diǎn)：
開放式設(shè)計的種種特點(diǎn)為各組織機(jī)構(gòu)帶來許多好處，所有這些好處都有助于降低成本、提高工作效率。
* 能源成本的降低。由于減少了辦公室之間的墻壁，更有效地安裝照明設(shè)備便成為可能，因此只需不到原來的20％的裝備就可以向一定的區(qū)域提供照明。另外據(jù)估計，屬于開放式設(shè)計一部分的光照系統(tǒng)大約能減少能源消耗40％。
* 建筑成本的降低。使用開放式設(shè)計，可使建筑成本節(jié)約50％之多。家具和設(shè)備成本增加時，成本差額縮小了，這是因為開放設(shè)計的家具和部件比傳統(tǒng)辦公室的家具和設(shè)備成本高一些。但另一方面，開放式設(shè)計提供了較大的靈活性，辦公室重新布局的成本較低。
* 開放式的辦公室中，空間利用率，大于常規(guī)的一排排格子式的設(shè)計中的可用面積。在美化布局的辦公室中，場地利用率高達(dá)80％-90％。
* 辦公場所使用面積需求量的減少。由于開放式設(shè)計要求的使用面積較少，使用地面的總平方英尺數(shù)可減少20％—30％，而且單位面積的租用成本大大少于傳統(tǒng)的固定墻壁的辦公室。比如：通過使用可利用的空間進(jìn)行儲存的工作間，開放式設(shè)計減少了每個工作間需要的總使用面積，同時也為各個工作間提供了更有效的工作區(qū)域。
* 重新布局的靈活性。如果按照新設(shè)計方案對各辦公室進(jìn)行重新布局的成本，比有固定隔墻的辦公室進(jìn)行重新布局的成本可下降很多。
* 排除交流的心理障礙。員工對他們工作場所的感覺如何直接影響到其工作效率的發(fā)揮。所以說員工對工作場所的感覺如何也就成了開放式設(shè)計的辦公室成功與否的標(biāo)志之一。拆掉了辦公室的墻壁，管理者和員工之間交流的障礙減少了，管理者也同樣可以有更多的機(jī)會和員工接觸，有更多的機(jī)會觀察員工之間的相互影響，有利于管理工作的進(jìn)行。
☆ 開放式布局的弊端：
* 缺乏單獨(dú)辦公的機(jī)會。經(jīng)理、管理員和機(jī)關(guān)雇員抱怨開放式設(shè)計剝奪了他們單獨(dú)辦公的權(quán)利，特別是在他們處理個人事務(wù)時。此外由于不再有私人辦公室，某些經(jīng)理和管理員感到降低了身份和地位。甚至有些工作人員說，在一個這么大的區(qū)域里跟這么多的人在一起工作，容易集中精力；另一些人則說，在這樣的環(huán)境下很難進(jìn)行機(jī)密性工作。而且工作人員感到他們總是處于某人的監(jiān)控之下?；谥T如此類的議論，某些公司便以從地面一直到天花板的隔板代替原來較低的、可活動的嵌板，這樣就創(chuàng)造出了一種完全封閉的、可活動的房間。
* 噪音太大。辦公室工作人員們對高噪音提出*，是因為隔壁工作人員的談話聲、機(jī)器設(shè)備聲、特別是復(fù)印機(jī)工作時的喧鬧聲以及電話鈴聲。公司因此采用了包括安裝隔音的天花板、隔板等在內(nèi)的許多控制噪音的方法。
* 開放式辦公體系設(shè)計粗糙。某些公司在從傳統(tǒng)的固定隔間的辦公室轉(zhuǎn)換成開放式設(shè)計的時候，沒有細(xì)致地設(shè)計他們的辦公場所，如建立了太多的排列得亂七八糟的、隔斷工作人員之間的交往和必須談話時用的小格子?，F(xiàn)在很多公司意識到：開放式設(shè)計對于某些行政部門，比如對于法律部門和會計部門來說不能有效地進(jìn)行工作，因為這些部門要求高度保密和集中。
（2）辦公室和辦公桌的布置和擺設(shè)
告訴你的秘書朋友，為了完成上司交給的各項工作，并領(lǐng)會他們對于辦公室整體布置的要求，秘書的辦公桌和辦公室的安排非常重要。工作習(xí)慣及所營造的辦公室環(huán)境將顯示出一個人所屬于的類型。當(dāng)然也可以按照自己的性格來安排工作環(huán)境，但是如果認(rèn)真考慮了辦公桌的擺設(shè)、工作柜的排列、辦公室的清潔及房間管理的責(zé)任，無疑將會提高自己在別人心目中的地位，為自己工作的開展創(chuàng)造出一個良好的人際關(guān)系氛圍。
★ 辦公室的直接工作空間
秘書的直接工作空間，即是各種辦公設(shè)備的布置。這個直接工作空間是由其本人親自布置的。布置時要使自己感覺舒適，這樣可以提高你的工作效率。直接工作空間主要包括辦公桌、椅子、書架、文具、書籍等等。放置這些設(shè)備或物品的時候，要考慮本人的工作需求、效率以及老板的工作習(xí)慣和他對辦公室環(huán)境的希望。
★ 辦公桌：
辦公桌大小要適中，以足夠放置常用的辦公用品，并有空余的位置進(jìn)行工作。要排放好辦公桌上的東西，將最常用的物品，如電話、文具盒、便箋等，放在不必起身就可以伸手拿到的地方，離辦公桌不遠(yuǎn)的地方則可放置常用的參考書和文件盒。辦公桌上應(yīng)盡可能少放東西，桌上所放的東西應(yīng)以夠用為度。辦公桌的抽屜里，可以排列有序地放好信封、公文紙、訂書機(jī)、復(fù)寫紙、膠水、涂改液等。
☆ 辦公椅：
辦公椅應(yīng)有靠背，坐得舒適。用旋轉(zhuǎn)椅可以調(diào)節(jié)方位，既方便工作，也可以延緩疲勞的過程。
☆ 照明：
辦公時，合適的光線十分重要，亮度不足容易引起眼睛疲勞、頭疼、困乏甚至出錯。特別是在做校對等精細(xì)的工作時，足夠的亮度更加重要。自然采光最為理想。用手寫字時，亮光應(yīng)來自左方；打字時，光線應(yīng)來自兩邊。
☆ 計算機(jī)等自動化辦公設(shè)備：
以計算機(jī)為代表的自動化辦公設(shè)備，是現(xiàn)代辦公室直接空間的重要組成部分。這些自動設(shè)備一般應(yīng)有自己的獨(dú)立的存放空間，與設(shè)備有關(guān)的資料和參考書等也都應(yīng)放置好。如果辦公室的其他人員也需要使用這些設(shè)備時，放置時既要方便他人使用，又不妨礙自己的工作。
★ 辦公桌的布置
雖然你對于辦公室的主體設(shè)計無法決定，但自己的辦公桌完全在自己的控制之下，可以使之達(dá)到最有利于工作并給人良好印象的效果。如何布置辦公桌呢?
下面這個方法，不可不試：坐在桌子旁，面對桌子上的東西，伸直雙臂，再雙手
合攏，然后在大約高于桌面15cm的位置畫個弧形，注意手臂在運(yùn)行中能覆蓋的桌子面積，然后在這個范圍內(nèi)，可以擺放與工作有關(guān)的一切物品。辦公桌和椅子及其周圍都應(yīng)該保持整潔，防止雜亂。可以把刻有自己姓名的牌子放在那里，或者可以放一盆花或一兩件不顯眼的裝飾品。那么具體應(yīng)該怎么做呢?
☆ 電話——如果電話不是裝在便于使用的地方，比如習(xí)慣使用左手的人，而電話卻安裝在右邊，這時就應(yīng)該請求改變位置。
☆ 參考書——應(yīng)該放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屜里?？梢再徺I或者制作一種能夠轉(zhuǎn)動的桌面，以便于在很小的空間里擺放各種各樣的書。
☆ 辦公桌表面——有可能秘書們喜歡給自己的辦公桌表面蓋上玻璃板或者蒙上一塊塑料布，但為了眼睛的健康，辦公桌表面沒有反射光。
☆ 文具用品盒——這個用品盒可以用來存放紙張，還可以準(zhǔn)備一個敞開的文件夾來存放需要翻譯的速記資料、等待經(jīng)理簽署的文件、已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的計劃或者其他材料。
☆ 辦公桌的抽屜——辦公桌抽屜內(nèi)物品的擺放也是十分重要的。要注意：
因為膠帶紙或其他膠質(zhì)材料能把抽屜內(nèi)的物件粘在一起，應(yīng)妥善放置。印泥盒應(yīng)該倒置放好，使印泥上層浸透墨水；通常辦公桌上會有一個帶鎖的抽屜，可以用來存放私人物品和有保密要求的東西。還要經(jīng)常收拾抽屜，及時清除沒有價值的東西，以使內(nèi)部井井有條。
在公司里，如果辦公桌面收拾得十分干凈整齊，取用方便，將會被很多人認(rèn)為是一個善于組織的人。雖然辦公桌上一無所有，但并不意味著效率高，因為這可能不便于平時的使用；但是辦公桌面上亂七八糟是絕對不可能使工作高效的。所以秘書朋友一定要把自己的辦公桌面收拾得井然有條，因為這既是門面，也是良好心境和工作高效率的源泉。
★ 辦公室日常維護(hù)和辦公室美化
☆ 辦公室的日常維護(hù)：
* 辦公室需要全面打掃的時候，應(yīng)該通知管理部門的負(fù)責(zé)人，告訴他辦公室需要徹底打掃；
* 每天下班離開辦公室之前，留一張便條給清潔工人，要求他們認(rèn)真打掃室內(nèi)的死角，如積滿灰塵的照明燈罩；
* 定期給電話撥盤和電話聽筒的兩端消毒；
* 裝在書盒里的書必須擺放整齊，沒有灰塵；
* 調(diào)整好百葉窗，使其保持一致的角度，還要根據(jù)百葉窗調(diào)整的情況，注意調(diào)節(jié)電燈光線；
* 暖氣、空調(diào)、通風(fēng)或音響系統(tǒng)等設(shè)備出現(xiàn)異常情況，必須立即通知有關(guān)部門或管理人員；
* 如果有權(quán)對辦公室的布局進(jìn)行安排，記住，不要和別人面對面坐，更不要和老板在一個房間里；
* 房間里的辦公桌等物件要合乎規(guī)律地放置，不要在通向老板辦公室的路上設(shè)置不便行走的障礙；
* 辦公桌、椅子、特別是客人坐的椅子，不應(yīng)該放在燈下，以免他們的臉直接對著光源。
☆ 辦公室美化：
現(xiàn)代化的辦公室布置被人們稱做“辦公室美化”。按照這種美化布置，辦公室里沒有墻壁，除了可以移動的隔板以外，是個敞開的巨大空間。各種各樣高度的屏蔽隔板，能使辦公室工作不受干擾。彩色的組合器具可根據(jù)需要組合成最適宜的形狀。地毯和現(xiàn)代化裝飾品，自然的或人工的植物都會產(chǎn)生一種令人舒適的效果。要想達(dá)到這個效果，在布置前，就必須認(rèn)真研究工序情況。
在具有悠久歷史的辦公室里，許多公司都租了一些油畫及工藝品，并不定期進(jìn)行更換。如果除了工作需要的基本用具以外，公司沒有提供其他的東西，那么色彩鮮艷的油畫或工藝品將因改變單調(diào)氣氛而受到歡迎。但是做任何事都要把握得適度，如粗糙的工藝美術(shù)品、雜亂的花卉擺設(shè)、由一個5歲的孩子畫的圖畫、廉價的宣傳品，都會使辦公室顯得粗俗不堪。
如何進(jìn)行辦公室設(shè)計（適合三級）。
工作區(qū)域和布局（適合二、三級）。
如何組織辦公桌面（適合二、三級）。
（1）工作場所的布局
★ 按部門或職能組織布局
在按部門組織工作場所的布局時，應(yīng)遵循某些原則：
☆ 與公眾接觸頻繁的部門應(yīng)位于靠近控制區(qū)的地方，或者直接通向走廊，以減少穿過公開工作區(qū)的次數(shù)。比如人事部門和采購部門經(jīng)常與外界接觸，應(yīng)靠近接待區(qū)。
☆ 業(yè)務(wù)部門，比如銷售部門應(yīng)靠近行政管理區(qū)，而審計部門則可以位于離行政區(qū)較遠(yuǎn)的地方。
盡管計算機(jī)和其他辦公自動化的處理方法已經(jīng)使組織機(jī)構(gòu)的模式發(fā)生了許多變化，但具有專門職能的基本組織單位仍然是部門。常規(guī)的部門設(shè)計多具有分隔性的特點(diǎn)，有時把工作分區(qū)組或用墻壁隔開。對這種設(shè)計風(fēng)格持批評態(tài)度的人認(rèn)為：這種設(shè)計妨礙了工作的相互聯(lián)系，也阻礙了部門間工作運(yùn)行的進(jìn)程。為了克服所批評的這種按部門組織而已的不足之處，便產(chǎn)生了開放式布局的構(gòu)思。
★ 開放式布局
☆ 開放式布局的特點(diǎn)：
* 在這種布局里沒有私人辦公室。工作空間的位置通過安排可活動的物件來確定，比如辦公桌椅、活動屏風(fēng)、檔案架、活的植物等，而不改變固定的設(shè)施，比如光照裝置、暖氣管道、隔墻或地面覆蓋物等。
* 每次進(jìn)行工作間布局規(guī)劃時并不考慮窗戶或其他常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制，而是以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的。
* 工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務(wù)、而不是由他們的位置來確定的，比如較高級的行政人員可以有較大的辦公場所及不同顏色、不同形狀的辦公桌，但除此之外，就幾乎沒有可以看得見的等級標(biāo)志了。
☆ 開放式布局的優(yōu)點(diǎn)：
開放式設(shè)計的種種特點(diǎn)為各組織機(jī)構(gòu)帶來許多好處，所有這些好處都有助于降低成本、提高工作效率。
* 能源成本的降低。由于減少了辦公室之間的墻壁，更有效地安裝照明設(shè)備便成為可能，因此只需不到原來的20％的裝備就可以向一定的區(qū)域提供照明。另外據(jù)估計，屬于開放式設(shè)計一部分的光照系統(tǒng)大約能減少能源消耗40％。
* 建筑成本的降低。使用開放式設(shè)計，可使建筑成本節(jié)約50％之多。家具和設(shè)備成本增加時，成本差額縮小了，這是因為開放設(shè)計的家具和部件比傳統(tǒng)辦公室的家具和設(shè)備成本高一些。但另一方面，開放式設(shè)計提供了較大的靈活性，辦公室重新布局的成本較低。
* 開放式的辦公室中，空間利用率，大于常規(guī)的一排排格子式的設(shè)計中的可用面積。在美化布局的辦公室中，場地利用率高達(dá)80％-90％。
* 辦公場所使用面積需求量的減少。由于開放式設(shè)計要求的使用面積較少，使用地面的總平方英尺數(shù)可減少20％—30％，而且單位面積的租用成本大大少于傳統(tǒng)的固定墻壁的辦公室。比如：通過使用可利用的空間進(jìn)行儲存的工作間，開放式設(shè)計減少了每個工作間需要的總使用面積，同時也為各個工作間提供了更有效的工作區(qū)域。
* 重新布局的靈活性。如果按照新設(shè)計方案對各辦公室進(jìn)行重新布局的成本，比有固定隔墻的辦公室進(jìn)行重新布局的成本可下降很多。
* 排除交流的心理障礙。員工對他們工作場所的感覺如何直接影響到其工作效率的發(fā)揮。所以說員工對工作場所的感覺如何也就成了開放式設(shè)計的辦公室成功與否的標(biāo)志之一。拆掉了辦公室的墻壁，管理者和員工之間交流的障礙減少了，管理者也同樣可以有更多的機(jī)會和員工接觸，有更多的機(jī)會觀察員工之間的相互影響，有利于管理工作的進(jìn)行。
☆ 開放式布局的弊端：
* 缺乏單獨(dú)辦公的機(jī)會。經(jīng)理、管理員和機(jī)關(guān)雇員抱怨開放式設(shè)計剝奪了他們單獨(dú)辦公的權(quán)利，特別是在他們處理個人事務(wù)時。此外由于不再有私人辦公室，某些經(jīng)理和管理員感到降低了身份和地位。甚至有些工作人員說，在一個這么大的區(qū)域里跟這么多的人在一起工作，容易集中精力；另一些人則說，在這樣的環(huán)境下很難進(jìn)行機(jī)密性工作。而且工作人員感到他們總是處于某人的監(jiān)控之下?；谥T如此類的議論，某些公司便以從地面一直到天花板的隔板代替原來較低的、可活動的嵌板，這樣就創(chuàng)造出了一種完全封閉的、可活動的房間。
* 噪音太大。辦公室工作人員們對高噪音提出*，是因為隔壁工作人員的談話聲、機(jī)器設(shè)備聲、特別是復(fù)印機(jī)工作時的喧鬧聲以及電話鈴聲。公司因此采用了包括安裝隔音的天花板、隔板等在內(nèi)的許多控制噪音的方法。
* 開放式辦公體系設(shè)計粗糙。某些公司在從傳統(tǒng)的固定隔間的辦公室轉(zhuǎn)換成開放式設(shè)計的時候，沒有細(xì)致地設(shè)計他們的辦公場所，如建立了太多的排列得亂七八糟的、隔斷工作人員之間的交往和必須談話時用的小格子?，F(xiàn)在很多公司意識到：開放式設(shè)計對于某些行政部門，比如對于法律部門和會計部門來說不能有效地進(jìn)行工作，因為這些部門要求高度保密和集中。
（2）辦公室和辦公桌的布置和擺設(shè)
告訴你的秘書朋友，為了完成上司交給的各項工作，并領(lǐng)會他們對于辦公室整體布置的要求，秘書的辦公桌和辦公室的安排非常重要。工作習(xí)慣及所營造的辦公室環(huán)境將顯示出一個人所屬于的類型。當(dāng)然也可以按照自己的性格來安排工作環(huán)境，但是如果認(rèn)真考慮了辦公桌的擺設(shè)、工作柜的排列、辦公室的清潔及房間管理的責(zé)任，無疑將會提高自己在別人心目中的地位，為自己工作的開展創(chuàng)造出一個良好的人際關(guān)系氛圍。
★ 辦公室的直接工作空間
秘書的直接工作空間，即是各種辦公設(shè)備的布置。這個直接工作空間是由其本人親自布置的。布置時要使自己感覺舒適，這樣可以提高你的工作效率。直接工作空間主要包括辦公桌、椅子、書架、文具、書籍等等。放置這些設(shè)備或物品的時候，要考慮本人的工作需求、效率以及老板的工作習(xí)慣和他對辦公室環(huán)境的希望。
★ 辦公桌：
辦公桌大小要適中，以足夠放置常用的辦公用品，并有空余的位置進(jìn)行工作。要排放好辦公桌上的東西，將最常用的物品，如電話、文具盒、便箋等，放在不必起身就可以伸手拿到的地方，離辦公桌不遠(yuǎn)的地方則可放置常用的參考書和文件盒。辦公桌上應(yīng)盡可能少放東西，桌上所放的東西應(yīng)以夠用為度。辦公桌的抽屜里，可以排列有序地放好信封、公文紙、訂書機(jī)、復(fù)寫紙、膠水、涂改液等。
☆ 辦公椅：
辦公椅應(yīng)有靠背，坐得舒適。用旋轉(zhuǎn)椅可以調(diào)節(jié)方位，既方便工作，也可以延緩疲勞的過程。
☆ 照明：
辦公時，合適的光線十分重要，亮度不足容易引起眼睛疲勞、頭疼、困乏甚至出錯。特別是在做校對等精細(xì)的工作時，足夠的亮度更加重要。自然采光最為理想。用手寫字時，亮光應(yīng)來自左方；打字時，光線應(yīng)來自兩邊。
☆ 計算機(jī)等自動化辦公設(shè)備：
以計算機(jī)為代表的自動化辦公設(shè)備，是現(xiàn)代辦公室直接空間的重要組成部分。這些自動設(shè)備一般應(yīng)有自己的獨(dú)立的存放空間，與設(shè)備有關(guān)的資料和參考書等也都應(yīng)放置好。如果辦公室的其他人員也需要使用這些設(shè)備時，放置時既要方便他人使用，又不妨礙自己的工作。
★ 辦公桌的布置
雖然你對于辦公室的主體設(shè)計無法決定，但自己的辦公桌完全在自己的控制之下，可以使之達(dá)到最有利于工作并給人良好印象的效果。如何布置辦公桌呢?
下面這個方法，不可不試：坐在桌子旁，面對桌子上的東西，伸直雙臂，再雙手
合攏，然后在大約高于桌面15cm的位置畫個弧形，注意手臂在運(yùn)行中能覆蓋的桌子面積，然后在這個范圍內(nèi)，可以擺放與工作有關(guān)的一切物品。辦公桌和椅子及其周圍都應(yīng)該保持整潔，防止雜亂。可以把刻有自己姓名的牌子放在那里，或者可以放一盆花或一兩件不顯眼的裝飾品。那么具體應(yīng)該怎么做呢?
☆ 電話——如果電話不是裝在便于使用的地方，比如習(xí)慣使用左手的人，而電話卻安裝在右邊，這時就應(yīng)該請求改變位置。
☆ 參考書——應(yīng)該放在桌子上面或者伸手可以拿得到的抽屜里?？梢再徺I或者制作一種能夠轉(zhuǎn)動的桌面，以便于在很小的空間里擺放各種各樣的書。
☆ 辦公桌表面——有可能秘書們喜歡給自己的辦公桌表面蓋上玻璃板或者蒙上一塊塑料布，但為了眼睛的健康，辦公桌表面沒有反射光。
☆ 文具用品盒——這個用品盒可以用來存放紙張，還可以準(zhǔn)備一個敞開的文件夾來存放需要翻譯的速記資料、等待經(jīng)理簽署的文件、已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的計劃或者其他材料。
☆ 辦公桌的抽屜——辦公桌抽屜內(nèi)物品的擺放也是十分重要的。要注意：
因為膠帶紙或其他膠質(zhì)材料能把抽屜內(nèi)的物件粘在一起，應(yīng)妥善放置。印泥盒應(yīng)該倒置放好，使印泥上層浸透墨水；通常辦公桌上會有一個帶鎖的抽屜，可以用來存放私人物品和有保密要求的東西。還要經(jīng)常收拾抽屜，及時清除沒有價值的東西，以使內(nèi)部井井有條。
在公司里，如果辦公桌面收拾得十分干凈整齊，取用方便，將會被很多人認(rèn)為是一個善于組織的人。雖然辦公桌上一無所有，但并不意味著效率高，因為這可能不便于平時的使用；但是辦公桌面上亂七八糟是絕對不可能使工作高效的。所以秘書朋友一定要把自己的辦公桌面收拾得井然有條，因為這既是門面，也是良好心境和工作高效率的源泉。
★ 辦公室日常維護(hù)和辦公室美化
☆ 辦公室的日常維護(hù)：
* 辦公室需要全面打掃的時候，應(yīng)該通知管理部門的負(fù)責(zé)人，告訴他辦公室需要徹底打掃；
* 每天下班離開辦公室之前，留一張便條給清潔工人，要求他們認(rèn)真打掃室內(nèi)的死角，如積滿灰塵的照明燈罩；
* 定期給電話撥盤和電話聽筒的兩端消毒；
* 裝在書盒里的書必須擺放整齊，沒有灰塵；
* 調(diào)整好百葉窗，使其保持一致的角度，還要根據(jù)百葉窗調(diào)整的情況，注意調(diào)節(jié)電燈光線；
* 暖氣、空調(diào)、通風(fēng)或音響系統(tǒng)等設(shè)備出現(xiàn)異常情況，必須立即通知有關(guān)部門或管理人員；
* 如果有權(quán)對辦公室的布局進(jìn)行安排，記住，不要和別人面對面坐，更不要和老板在一個房間里；
* 房間里的辦公桌等物件要合乎規(guī)律地放置，不要在通向老板辦公室的路上設(shè)置不便行走的障礙；
* 辦公桌、椅子、特別是客人坐的椅子，不應(yīng)該放在燈下，以免他們的臉直接對著光源。
☆ 辦公室美化：
現(xiàn)代化的辦公室布置被人們稱做“辦公室美化”。按照這種美化布置，辦公室里沒有墻壁，除了可以移動的隔板以外，是個敞開的巨大空間。各種各樣高度的屏蔽隔板，能使辦公室工作不受干擾。彩色的組合器具可根據(jù)需要組合成最適宜的形狀。地毯和現(xiàn)代化裝飾品，自然的或人工的植物都會產(chǎn)生一種令人舒適的效果。要想達(dá)到這個效果，在布置前，就必須認(rèn)真研究工序情況。
在具有悠久歷史的辦公室里，許多公司都租了一些油畫及工藝品，并不定期進(jìn)行更換。如果除了工作需要的基本用具以外，公司沒有提供其他的東西，那么色彩鮮艷的油畫或工藝品將因改變單調(diào)氣氛而受到歡迎。但是做任何事都要把握得適度，如粗糙的工藝美術(shù)品、雜亂的花卉擺設(shè)、由一個5歲的孩子畫的圖畫、廉價的宣傳品，都會使辦公室顯得粗俗不堪。