與快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)，現(xiàn)代社會(huì)的組織管理愈來愈縝密嚴(yán)格。各種社會(huì)活動(dòng)、各個(gè)社會(huì)角色都不能信馬由韁，恣意而行。只有遵循一定的社會(huì)活動(dòng)規(guī)范和角色規(guī)范，才能發(fā)揮應(yīng)有的效能和作用。所謂規(guī)范，即約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)活動(dòng)規(guī)范，是與一定歷史條件下的政治、經(jīng)濟(jì)、法律、道德、科技、文化相聯(lián)系，在社會(huì)實(shí)踐過程中，根據(jù)不同的社會(huì)分工、職業(yè)特點(diǎn)、工作目標(biāo)等諸多因素，綜合主體的自我意識(shí)、社會(huì)期望和組織規(guī)定而形成的行為模式和行為標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)活動(dòng)是由人進(jìn)行的，因而社會(huì)活動(dòng)規(guī)范也就包含了從事相應(yīng)社會(huì)活動(dòng)的主體角色規(guī)范，不同的社會(huì)職業(yè)應(yīng)有不同的社會(huì)活動(dòng)規(guī)范。每一種社會(huì)活動(dòng)規(guī)范的確立，對(duì)于實(shí)現(xiàn)其活動(dòng)目的，完成所擔(dān)負(fù)的使命，都能起到約束、控制和引導(dǎo)、保證作用。正因?yàn)檫@樣，建立和掌握現(xiàn)代商務(wù)文秘工作規(guī)范，顯得十分重要，也十分迫切。它是廣大經(jīng)營(yíng)管理者和商務(wù)文秘人員特別關(guān)注的事情，是我國(guó)秘書工作亟待解決的新課題。
建立和掌握商務(wù)文秘工作規(guī)范的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一、是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀要求
現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)發(fā)達(dá)，組織嚴(yán)謹(jǐn)，社會(huì)大生產(chǎn)的管理強(qiáng)調(diào)科學(xué)化、規(guī)范化。隨著自動(dòng)化程度的不斷提高、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的日益普及，很多生產(chǎn)和管理工作要求有規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序。追求效率，是現(xiàn)代世界一個(gè)共同的課題。一場(chǎng)無情的效率競(jìng)賽正在世界范圍內(nèi)進(jìn)行。各行各業(yè)，每一項(xiàng)工作都以高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量和高效率為目標(biāo)。全球經(jīng)濟(jì)一體化和區(qū)域集團(tuán)化進(jìn)一步發(fā)展，國(guó)際市場(chǎng)的統(tǒng)一性日趨加強(qiáng)，國(guó)際協(xié)作關(guān)系普遍建立。經(jīng)濟(jì)的接軌和統(tǒng)一，導(dǎo)致管理思想、經(jīng)營(yíng)策略和行為方式的更新，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理的國(guó)際化規(guī)范正在逐步推行。另外，現(xiàn)代社會(huì)的法制越來越健全，產(chǎn)生于社會(huì)化大生產(chǎn)基礎(chǔ)上的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是一種法治經(jīng)濟(jì)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)受相對(duì)完整的法律體系的約束和調(diào)整。任何企業(yè)和個(gè)人都不能違背現(xiàn)行的政策規(guī)定和法律規(guī)范。由于現(xiàn)代社會(huì)這些顯著特點(diǎn)的影響和制約，為投資經(jīng)營(yíng)者和商務(wù)管理者服務(wù)的商務(wù)文秘跟其它社會(huì)職業(yè)一樣，也必須建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用的工作規(guī)范，以此來指導(dǎo)實(shí)踐，約束行為，考核和檢驗(yàn)工作情況，從而達(dá)到全面履行商務(wù)文秘社會(huì)職能，大限度地提高工作效率的目的。這是時(shí)代的要求，也是普遍的社會(huì)期望。廣大企業(yè)負(fù)責(zé)人和經(jīng)營(yíng)者都希望自己的佐助者既精明能干，富于謀略，又全面掌握辦公室的工作程序和行為標(biāo)準(zhǔn)，嫻熟自如地處理職能范圍內(nèi)的各種事務(wù)，穩(wěn)妥有效地捕助經(jīng)營(yíng)決策。做到忙不亂序，謀不逾規(guī)，高效運(yùn)作，竭誠(chéng)盡力。只有這樣，商務(wù)文秘活動(dòng)才能適應(yīng)時(shí)代的需要，滿足社會(huì)期望，才能在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
二、是促進(jìn)商務(wù)文秘工作的迫切需要
目前的商務(wù)文秘工作，從整體上說還處于邊實(shí)踐邊探索的初始階段。盡管它的地位作用己為社會(huì)所公認(rèn)，但用規(guī)范化、科學(xué)化來衡量，還有很大差距。它們職責(zé)要求不夠統(tǒng)一，規(guī)章制度不夠健全，能級(jí)原則尚未確立。不少企業(yè)和經(jīng)營(yíng)者聘任的商務(wù)文秘只是從事值班收發(fā)、迎進(jìn)送出等事務(wù)性工作，有的還充當(dāng)服務(wù)員、隨從和保鏢的角色，而在處理信息、輔佐決策方面花的智力不多，甚至沒有接觸到。一些重要的工作項(xiàng)目缺乏應(yīng)有的程序和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，匆促忙亂、各行其是、被動(dòng)應(yīng)付的現(xiàn)象不同程度的存在。這種狀況滯后于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，影響了商務(wù)文秘工作的作用和功效。究其主要原因，一方面因?yàn)樯虅?wù)文秘工作是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下迅速展開并受到重視的，時(shí)間較短、經(jīng)驗(yàn)不足。加上它的運(yùn)作環(huán)境還不穩(wěn)定，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確定有一個(gè)過程，現(xiàn)代企業(yè)制度剛剛開始建立，這就使得商務(wù)文秘工作不能一步到位，需在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善；另一方面商務(wù)文秘隊(duì)伍中多是新人新手。無論是從行政秘書母體中分離出來的，還是應(yīng)聘上崗的，對(duì)新的服務(wù)對(duì)象、管理形式和行為方式等，都不很熟悉，對(duì)商務(wù)文秘工作特點(diǎn)和規(guī)律的了解把握還不一致。另外，商務(wù)文秘還沒有一個(gè)職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，沒有完整的激勵(lì)機(jī)制，秘書人員內(nèi)在的潛力和創(chuàng)造性、主動(dòng)性不能很好地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮，往往謀職就業(yè)求高薪欲望勝于事業(yè)的開拓和創(chuàng)造，被動(dòng)聽差勝于主動(dòng)勤業(yè)。
鑒于以上情況，我們迫切需要認(rèn)真總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，借鑒國(guó)外的成功做法，喚起商務(wù)文秘人員積極進(jìn)取的職業(yè)意識(shí)，綜合各界人士殷切的社會(huì)期望，逐步建立起切實(shí)可行的商務(wù)文秘工作規(guī)范，以促進(jìn)商務(wù)文秘工作健康發(fā)展，迅速跟上時(shí)代步伐，創(chuàng)造新的局面。
三、是加強(qiáng)商務(wù)文秘自身建設(shè)的重要保證
商務(wù)文秘人員兼有經(jīng)理助手、商戰(zhàn)智囊、行政管理者、公共關(guān)系活動(dòng)家等多重角色，肩負(fù)輔佐和服務(wù)的重要使命，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)一支不可缺少的生力軍。由于商務(wù)文秘的特殊地位和作用，越來越多的人自動(dòng)走進(jìn)它的行列。這樣一個(gè)新出現(xiàn)的人數(shù)較多、影響較大的社會(huì)職業(yè)群體，如果沒有建立起嚴(yán)格科學(xué)、操作性強(qiáng)、具有約束和激勵(lì)作用的工作規(guī)范，他們就不能全面、清楚地了解應(yīng)該做些什么和怎樣去做，不懂得如何恰當(dāng)?shù)匕缪莺枚嘀亟巧?，就可能陷入茫然不知所從的境地，或者輕重不分，顧此失彼，甚至屢出紕漏，給工作和事業(yè)造成損失。實(shí)際工作中這種不懂規(guī)范，不嚴(yán)格按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作而出錯(cuò)，以至損失慘重的教訓(xùn)時(shí)有發(fā)生。如活動(dòng)日程安排不周，氣跑了客商；一個(gè)語(yǔ)詞使用不當(dāng)，使公司白白賠償數(shù)十萬；一條信息提供不準(zhǔn)，導(dǎo)致了經(jīng)營(yíng)者錯(cuò)誤決策等等。只有建立嚴(yán)格的工作規(guī)范，增強(qiáng)商務(wù)文秘主體角色的責(zé)任感和自覺性，提高工作質(zhì)量和效率才有保證，很多差錯(cuò)才能有效避免和防止。從主體方面來說，商務(wù)文秘人員明確了自己的職責(zé)任務(wù)和行為標(biāo)準(zhǔn)，就能夠減少盲目性、提高自覺性，盡職盡責(zé)，努力工作，扎實(shí)有效地為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和組織目標(biāo)而奮斗。并逐漸從必然王國(guó)走向自由王國(guó)，掌握工作技巧，提高商務(wù)水平，成為稱職成熟的商務(wù)文秘人才。
建立和掌握商務(wù)文秘工作規(guī)范，也是健全秘書管理機(jī)制的需要。有了相對(duì)確定的思想行為標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文秘人員的工作干得怎樣，思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力合不合要求，工作業(yè)績(jī)?nèi)绾危湍軌蚝饬砍鰜?，作出比較公正、客觀的評(píng)價(jià)。通過比較，可以論定各個(gè)商務(wù)文秘人員的人才價(jià)值，并體現(xiàn)不同等次。從而采取相應(yīng)的激勵(lì)方式，獎(jiǎng)掖賢能，鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，做到用得其人，人適其位，充分激發(fā)主體角色的創(chuàng)造力，讓有才干的人安心留下，專心勤職。這對(duì)于提高商務(wù)文秘人員整體素質(zhì)，促進(jìn)商務(wù)文秘自身建設(shè)，保持商務(wù)文秘隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，無疑都有著非常重要而積極的意義。
建立和掌握商務(wù)文秘工作規(guī)范的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一、是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀要求
現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)發(fā)達(dá)，組織嚴(yán)謹(jǐn)，社會(huì)大生產(chǎn)的管理強(qiáng)調(diào)科學(xué)化、規(guī)范化。隨著自動(dòng)化程度的不斷提高、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的日益普及，很多生產(chǎn)和管理工作要求有規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序。追求效率，是現(xiàn)代世界一個(gè)共同的課題。一場(chǎng)無情的效率競(jìng)賽正在世界范圍內(nèi)進(jìn)行。各行各業(yè)，每一項(xiàng)工作都以高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量和高效率為目標(biāo)。全球經(jīng)濟(jì)一體化和區(qū)域集團(tuán)化進(jìn)一步發(fā)展，國(guó)際市場(chǎng)的統(tǒng)一性日趨加強(qiáng)，國(guó)際協(xié)作關(guān)系普遍建立。經(jīng)濟(jì)的接軌和統(tǒng)一，導(dǎo)致管理思想、經(jīng)營(yíng)策略和行為方式的更新，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理的國(guó)際化規(guī)范正在逐步推行。另外，現(xiàn)代社會(huì)的法制越來越健全，產(chǎn)生于社會(huì)化大生產(chǎn)基礎(chǔ)上的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是一種法治經(jīng)濟(jì)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)受相對(duì)完整的法律體系的約束和調(diào)整。任何企業(yè)和個(gè)人都不能違背現(xiàn)行的政策規(guī)定和法律規(guī)范。由于現(xiàn)代社會(huì)這些顯著特點(diǎn)的影響和制約，為投資經(jīng)營(yíng)者和商務(wù)管理者服務(wù)的商務(wù)文秘跟其它社會(huì)職業(yè)一樣，也必須建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用的工作規(guī)范，以此來指導(dǎo)實(shí)踐，約束行為，考核和檢驗(yàn)工作情況，從而達(dá)到全面履行商務(wù)文秘社會(huì)職能，大限度地提高工作效率的目的。這是時(shí)代的要求，也是普遍的社會(huì)期望。廣大企業(yè)負(fù)責(zé)人和經(jīng)營(yíng)者都希望自己的佐助者既精明能干，富于謀略，又全面掌握辦公室的工作程序和行為標(biāo)準(zhǔn)，嫻熟自如地處理職能范圍內(nèi)的各種事務(wù)，穩(wěn)妥有效地捕助經(jīng)營(yíng)決策。做到忙不亂序，謀不逾規(guī)，高效運(yùn)作，竭誠(chéng)盡力。只有這樣，商務(wù)文秘活動(dòng)才能適應(yīng)時(shí)代的需要，滿足社會(huì)期望，才能在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
二、是促進(jìn)商務(wù)文秘工作的迫切需要
目前的商務(wù)文秘工作，從整體上說還處于邊實(shí)踐邊探索的初始階段。盡管它的地位作用己為社會(huì)所公認(rèn)，但用規(guī)范化、科學(xué)化來衡量，還有很大差距。它們職責(zé)要求不夠統(tǒng)一，規(guī)章制度不夠健全，能級(jí)原則尚未確立。不少企業(yè)和經(jīng)營(yíng)者聘任的商務(wù)文秘只是從事值班收發(fā)、迎進(jìn)送出等事務(wù)性工作，有的還充當(dāng)服務(wù)員、隨從和保鏢的角色，而在處理信息、輔佐決策方面花的智力不多，甚至沒有接觸到。一些重要的工作項(xiàng)目缺乏應(yīng)有的程序和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，匆促忙亂、各行其是、被動(dòng)應(yīng)付的現(xiàn)象不同程度的存在。這種狀況滯后于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，影響了商務(wù)文秘工作的作用和功效。究其主要原因，一方面因?yàn)樯虅?wù)文秘工作是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下迅速展開并受到重視的，時(shí)間較短、經(jīng)驗(yàn)不足。加上它的運(yùn)作環(huán)境還不穩(wěn)定，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確定有一個(gè)過程，現(xiàn)代企業(yè)制度剛剛開始建立，這就使得商務(wù)文秘工作不能一步到位，需在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善；另一方面商務(wù)文秘隊(duì)伍中多是新人新手。無論是從行政秘書母體中分離出來的，還是應(yīng)聘上崗的，對(duì)新的服務(wù)對(duì)象、管理形式和行為方式等，都不很熟悉，對(duì)商務(wù)文秘工作特點(diǎn)和規(guī)律的了解把握還不一致。另外，商務(wù)文秘還沒有一個(gè)職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，沒有完整的激勵(lì)機(jī)制，秘書人員內(nèi)在的潛力和創(chuàng)造性、主動(dòng)性不能很好地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮，往往謀職就業(yè)求高薪欲望勝于事業(yè)的開拓和創(chuàng)造，被動(dòng)聽差勝于主動(dòng)勤業(yè)。
鑒于以上情況，我們迫切需要認(rèn)真總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，借鑒國(guó)外的成功做法，喚起商務(wù)文秘人員積極進(jìn)取的職業(yè)意識(shí)，綜合各界人士殷切的社會(huì)期望，逐步建立起切實(shí)可行的商務(wù)文秘工作規(guī)范，以促進(jìn)商務(wù)文秘工作健康發(fā)展，迅速跟上時(shí)代步伐，創(chuàng)造新的局面。
三、是加強(qiáng)商務(wù)文秘自身建設(shè)的重要保證
商務(wù)文秘人員兼有經(jīng)理助手、商戰(zhàn)智囊、行政管理者、公共關(guān)系活動(dòng)家等多重角色，肩負(fù)輔佐和服務(wù)的重要使命，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)一支不可缺少的生力軍。由于商務(wù)文秘的特殊地位和作用，越來越多的人自動(dòng)走進(jìn)它的行列。這樣一個(gè)新出現(xiàn)的人數(shù)較多、影響較大的社會(huì)職業(yè)群體，如果沒有建立起嚴(yán)格科學(xué)、操作性強(qiáng)、具有約束和激勵(lì)作用的工作規(guī)范，他們就不能全面、清楚地了解應(yīng)該做些什么和怎樣去做，不懂得如何恰當(dāng)?shù)匕缪莺枚嘀亟巧?，就可能陷入茫然不知所從的境地，或者輕重不分，顧此失彼，甚至屢出紕漏，給工作和事業(yè)造成損失。實(shí)際工作中這種不懂規(guī)范，不嚴(yán)格按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作而出錯(cuò)，以至損失慘重的教訓(xùn)時(shí)有發(fā)生。如活動(dòng)日程安排不周，氣跑了客商；一個(gè)語(yǔ)詞使用不當(dāng)，使公司白白賠償數(shù)十萬；一條信息提供不準(zhǔn)，導(dǎo)致了經(jīng)營(yíng)者錯(cuò)誤決策等等。只有建立嚴(yán)格的工作規(guī)范，增強(qiáng)商務(wù)文秘主體角色的責(zé)任感和自覺性，提高工作質(zhì)量和效率才有保證，很多差錯(cuò)才能有效避免和防止。從主體方面來說，商務(wù)文秘人員明確了自己的職責(zé)任務(wù)和行為標(biāo)準(zhǔn)，就能夠減少盲目性、提高自覺性，盡職盡責(zé)，努力工作，扎實(shí)有效地為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和組織目標(biāo)而奮斗。并逐漸從必然王國(guó)走向自由王國(guó)，掌握工作技巧，提高商務(wù)水平，成為稱職成熟的商務(wù)文秘人才。
建立和掌握商務(wù)文秘工作規(guī)范，也是健全秘書管理機(jī)制的需要。有了相對(duì)確定的思想行為標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文秘人員的工作干得怎樣，思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力合不合要求，工作業(yè)績(jī)?nèi)绾危湍軌蚝饬砍鰜?，作出比較公正、客觀的評(píng)價(jià)。通過比較，可以論定各個(gè)商務(wù)文秘人員的人才價(jià)值，并體現(xiàn)不同等次。從而采取相應(yīng)的激勵(lì)方式，獎(jiǎng)掖賢能，鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，做到用得其人，人適其位，充分激發(fā)主體角色的創(chuàng)造力，讓有才干的人安心留下，專心勤職。這對(duì)于提高商務(wù)文秘人員整體素質(zhì)，促進(jìn)商務(wù)文秘自身建設(shè)，保持商務(wù)文秘隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，無疑都有著非常重要而積極的意義。