住宅專項(xiàng)維修資金制度是以1998年建設(shè)部與財(cái)政部印發(fā)的《住宅共用部位共用設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法》（簡稱老辦法）為依據(jù)建立的。但由于制度設(shè)計(jì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作機(jī)制上的原因，不少城市歸集的專項(xiàng)維修資金并不能及時(shí)使用。一方面大量的商品房開始步入大中修期，急需資金維修；另一方面，住宅專項(xiàng)維修資金又處于沉淀死寂狀態(tài)，遭遇尷尬。2007年底，建設(shè)部會(huì)同財(cái)政部出臺(tái)了《住宅專項(xiàng)維修資金管理辦法》（簡稱新辦法），對(duì)原有的制度進(jìn)行了改革和完善。新辦法設(shè)計(jì)的制度和工作機(jī)制必將打破維修資金的使用困局，使該項(xiàng)資金步入歸集、管理、使用的良性循環(huán)。其實(shí)，住宅專項(xiàng)維修資金的歸集管理不是目的，真正的目的是有效使用。通過及時(shí)有效的使用，既為業(yè)主的物業(yè)保值增值提供保障，體現(xiàn)物業(yè)管理服務(wù)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，又隨時(shí)化解因物業(yè)維修不及時(shí)而產(chǎn)生的業(yè)主與業(yè)主之間以及業(yè)主與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間的矛盾和糾紛，減少社區(qū)不穩(wěn)定因素，延伸物業(yè)管理服務(wù)的社會(huì)效益。筆者結(jié)合實(shí)際談一談如何順利使用專項(xiàng)維修資金的問題。
科學(xué)界定使用范圍
住宅專項(xiàng)維修資金的使用應(yīng)當(dāng)控制在什么范圍？這是前幾年一直沒能解決好的一個(gè)問題，也是維修資金不能及時(shí)使用的障礙之一。老辦法規(guī)定的使用范圍是共用部位11項(xiàng)，包括房屋主體、承重結(jié)構(gòu)部位等，共用設(shè)施設(shè)備21項(xiàng)，包括建設(shè)費(fèi)用已分?jǐn)側(cè)胱》夸N售價(jià)格的上下管道、綠地、道路等。就內(nèi)容而言，老辦法的規(guī)定責(zé)任劃分不清，比較含糊。部分規(guī)定如供水、供熱、供電等管線的維修與《物業(yè)管理?xiàng)l例》第52條相悖。建設(shè)費(fèi)用是否已分?jǐn)側(cè)胱》夸N售價(jià)格的問題不好區(qū)分，實(shí)踐中難以掌握和操作。住宅主體承重結(jié)構(gòu)部位（包括基礎(chǔ)、內(nèi)外承重墻體、柱、梁等）出現(xiàn)問題按有關(guān)規(guī)定應(yīng)由開發(fā)建設(shè)單位保修至合理的設(shè)計(jì)使用年限，即終身保修，實(shí)際根本動(dòng)用不了維修資金。老辦法這些方面范圍不明確，責(zé)任不清楚，使維修基金難以進(jìn)入使用程序。新辦法對(duì)原來的范圍進(jìn)行了修改，把共用部位和共用設(shè)施設(shè)備的范圍調(diào)整為根據(jù)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定和房屋買賣合同約定的由業(yè)主共有的部位和設(shè)施設(shè)備，把由相關(guān)行業(yè)應(yīng)依法承擔(dān)的相關(guān)管線的維修責(zé)任進(jìn)行了剝離，便于理解和落實(shí)。對(duì)于房屋買賣合同約定的規(guī)定是一個(gè)創(chuàng)新，這是把普遍規(guī)定與各物業(yè)的具體情況結(jié)合，充分尊重和照顧了物業(yè)的個(gè)性，避免了“一刀切”所出現(xiàn)的問題，使新辦法落實(shí)變得具體、可行，*了使用的第一個(gè)難題。
新辦法對(duì)使用范圍的規(guī)定總體來說比較明確，但在具體操作上還略顯不足，建議各地可根據(jù)具體情況適當(dāng)調(diào)整。秦皇島市從2002年開始，在115個(gè)商品房小區(qū)建立了住宅維修資金，共歸集資金2.5億元，申請(qǐng)使用16個(gè)小區(qū)，批準(zhǔn)使用資金184萬元。在使用范圍上，我們比新辦法有所增加，如在共用設(shè)施設(shè)備方面增加了小區(qū)的圍墻（圍攔）、電子監(jiān)控巡更系統(tǒng)、門衛(wèi)設(shè)施及單棟樓房的單元門等，同時(shí)明確小區(qū)的其它沒有具體規(guī)定的合法建設(shè)的共用設(shè)施設(shè)備，經(jīng)業(yè)主大會(huì)決定后也可使用專項(xiàng)維修資金。實(shí)踐證明，這種調(diào)整合理可行，不僅涵蓋了全部維修面，體現(xiàn)了所有權(quán)人的意志，還有利于新、老辦法在執(zhí)行中的銜接和過渡。
在禁止使用方面，新辦法也有調(diào)整的必要。一是可在保修期未滿的項(xiàng)目不得使用維修資金的規(guī)定中，增加“已經(jīng)使用維修資金但施工方在合同中約定的保修期未滿的項(xiàng)目”。二是在劃分供水、供電、供熱、供氣、通訊、有線電視等單位依法應(yīng)承擔(dān)的管線和設(shè)施設(shè)備的維修責(zé)任方面，應(yīng)明確具體責(zé)任范圍。秦皇島市2005年1月出臺(tái)了《秦皇島市物業(yè)管理實(shí)施辦法》，對(duì)相關(guān)管線和設(shè)施設(shè)備的維修責(zé)任進(jìn)行了明確細(xì)致的劃分，實(shí)踐中發(fā)揮了很好的作用。三是規(guī)定共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的日常養(yǎng)護(hù)費(fèi)用不得使用維修資金時(shí)，應(yīng)將這部分費(fèi)用納入物業(yè)服務(wù)收費(fèi)之中，避免維修與維護(hù)出現(xiàn)斷層。同時(shí)還應(yīng)規(guī)定未經(jīng)合法批準(zhǔn)增擴(kuò)建的共用設(shè)施設(shè)備，不得使用維修資金。
合理確定使用程序
程序問題是專項(xiàng)維修資金能否及時(shí)使用，發(fā)揮效益的又一個(gè)瓶頸。老辦法沒有規(guī)定專門的使用程序，各省、市、自治區(qū)的實(shí)施細(xì)則也是五花八門，難以滿足使用的需要。新辦法就使用程序進(jìn)行了初步規(guī)定，并針對(duì)業(yè)主大會(huì)成立前后兩種情況，分別確定了不同的程序和責(zé)任。作為一般規(guī)定，基本能涵蓋全國的情況，如果各省市再及時(shí)出臺(tái)相關(guān)細(xì)則，使用應(yīng)該不成問題。但是新辦法規(guī)定的7項(xiàng)程序及每項(xiàng)程序中附帶的責(zé)任也有不完備的地方，實(shí)踐中可對(duì)程序進(jìn)行必要的調(diào)整和改進(jìn)。
一是對(duì)新辦法第二十三條第（五）款進(jìn)行調(diào)整。該款規(guī)定商品住房專項(xiàng)維修資金由業(yè)主委員依據(jù)使用方案審核同意，并到直轄市、市、縣主管部門備案。同時(shí)，主管部門發(fā)現(xiàn)不符合有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和使用方案的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令改正。根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，備案是一種告知性行為，主管部門沒有審核權(quán)。既然不能審核又何來發(fā)現(xiàn)問題、責(zé)令改正一說。的辦法是將備案改為審核，這樣就容易落實(shí)了。各級(jí)政府主管部門在接受備案時(shí)，可以組織人員進(jìn)行必要的審核，并將審核的結(jié)果，包括專項(xiàng)資金的使用范圍、項(xiàng)目、維修內(nèi)容、所需資金、施工單位等情況在小區(qū)內(nèi)公示，待無異議后再施工驗(yàn)收，劃轉(zhuǎn)資金。這樣做的好處是，主管部門既能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、進(jìn)行糾正，又增加了專項(xiàng)資金使用的透明度，尊重了業(yè)主的知情權(quán)、參與權(quán)，擴(kuò)大了監(jiān)督范圍，減少了出現(xiàn)問題的機(jī)率。
二是在使用資金時(shí)增加對(duì)質(zhì)量的控制程序。維修資金的使用關(guān)鍵在于效益，也就是說花錢要把事情辦好，要使物業(yè)存在的問題及時(shí)解決。在使用專項(xiàng)維修資金時(shí)，采用先施工、后劃款結(jié)算的辦法，增加一項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收程序。即業(yè)主或者業(yè)主委員會(huì)審核上報(bào)的方案，政府主管部門審核公示后，通知物業(yè)服務(wù)企業(yè)或施工單位，組織墊資施工，待工程竣工，由業(yè)主委員會(huì)組織相關(guān)人員或聘請(qǐng)專業(yè)人員驗(yàn)收合格后，再劃款結(jié)算，并將施工合同及竣工驗(yàn)收資料報(bào)政府主管部門備案。一驗(yàn)收、一備案控制了質(zhì)量，防止了“豆腐渣”工程出現(xiàn)，相信會(huì)得到廣大業(yè)主普遍認(rèn)可。
充分發(fā)揮物業(yè)服務(wù)企業(yè)作用
新辦法規(guī)定，在需要使用住宅專項(xiàng)維修資金時(shí)，應(yīng)由物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出使用方案并組織實(shí)施，持有關(guān)材料向業(yè)委會(huì)申請(qǐng)列支資金?？梢姽芎糜煤脤ｍ?xiàng)維修資金，物業(yè)服務(wù)企業(yè)有著不可替代的作用。
首先，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以發(fā)揮住宅專項(xiàng)維修資金帳目管理者的作用。帳目混亂的物業(yè)，專項(xiàng)維修資金是無法順利使用的?，F(xiàn)在絕大多業(yè)主委員會(huì)自身不具備資金和帳目的管理能力，實(shí)踐中的普遍做法是在簽訂物業(yè)服務(wù)合同時(shí)，將專項(xiàng)維修資金帳目管理一并委托給物業(yè)服務(wù)企業(yè)?，F(xiàn)在有些小區(qū)開發(fā)銷售周期較長，維修基金不能及時(shí)歸集到位，物業(yè)服務(wù)公司更換后帳目不清，致使資金無法分?jǐn)偸褂?，這從某種意義上講，也是物業(yè)服務(wù)公司沒有盡到責(zé)任所致。所以，對(duì)專項(xiàng)維修資金帳目的管理，物業(yè)服務(wù)企業(yè)的正確做法是：業(yè)主委員會(huì)沒有委托的，不要主動(dòng)參與；如接受了業(yè)主委員會(huì)的委托，就要盡職盡責(zé)當(dāng)好管家，做到帳目條理清楚，確保使用無誤。
其次，物業(yè)服務(wù)公司可以發(fā)揮專項(xiàng)維修資金使用方案制訂者和實(shí)施人的作用。維修資金如何使用？效益如何？物業(yè)服務(wù)企業(yè)是直接責(zé)任人。在現(xiàn)實(shí)中業(yè)主中很少有人具備專業(yè)測(cè)算技能，加上許多業(yè)主對(duì)共同利益關(guān)注程度不夠，一般維修項(xiàng)目的報(bào)批手續(xù)都是依賴物業(yè)服務(wù)企業(yè)來完成的。這就要求物業(yè)服務(wù)企業(yè)既有良好的專業(yè)素質(zhì)，又有高尚的職業(yè)道德，本著高效便捷、勤儉節(jié)約的原則，用好每一分錢，干好每一件事。要從維修項(xiàng)目立項(xiàng)建議開始，精心做好每一步工作，尤其要保證維修工程質(zhì)量，將維護(hù)業(yè)主利益充分反映在專項(xiàng)維修資金的使用效益上。
第三，在發(fā)生危及房屋安全等緊急情況，政府主管部門組織代修時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)也可以發(fā)揮重要作用。政府部門組織代修時(shí)，如小區(qū)實(shí)行了物業(yè)管理，物業(yè)服務(wù)企業(yè)就要積極主動(dòng)地支持、配合主管部門的代修行為。可根據(jù)主管部門的委托，主動(dòng)承擔(dān)維修事項(xiàng)，消除危及安全的因素。如沒有實(shí)行物業(yè)管理，主管部門在選擇維修單位時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)也應(yīng)主動(dòng)參與競爭，發(fā)揮自己的專業(yè)特長，按照主管部門的委托，完成維修任務(wù)，為業(yè)主服務(wù)，為政府解憂，同時(shí)也推廣了企業(yè)的品牌。
主管部門監(jiān)管到位
主管部門的強(qiáng)有力監(jiān)管是用好住宅專項(xiàng)維修資的又一個(gè)重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，新辦法規(guī)定了使用專用票據(jù)、定期向?qū)?chǔ)銀行對(duì)帳、每年公布資金帳目、對(duì)變化情況有異議的進(jìn)行復(fù)核、審計(jì)部門依法審計(jì)等5項(xiàng)措施，從宏觀上講已經(jīng)比較到位。但從微觀上看尚有不完善的地方，尤其是具體使用每一筆專項(xiàng)維修資金時(shí)，主管部門如何監(jiān)管未作詳細(xì)規(guī)定。實(shí)際上維修資金容易出問題的環(huán)節(jié)主要是在使用階段，只有在動(dòng)用資金時(shí)把住了出口，才能堵住漏洞，防止流失。
在業(yè)主和業(yè)主委員會(huì)依據(jù)使用方案審核同意，并報(bào)主管部門備案時(shí)，物業(yè)管理主管部門應(yīng)派出人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核實(shí)，查看維修項(xiàng)目立項(xiàng)是否屬實(shí)，業(yè)主委員會(huì)及業(yè)主大會(huì)的意見是否真實(shí)一致，維修資金的列支范圍是否符合規(guī)定，并將核實(shí)后的維修方案在小區(qū)公示，接受業(yè)主的咨詢和監(jiān)督。在維修項(xiàng)目施工結(jié)束后，督促業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)和施工企業(yè)組織質(zhì)量驗(yàn)收，并由相關(guān)各方簽訂施工驗(yàn)收意見后，通知銀行劃款結(jié)算。另外，物業(yè)管理主管部門還應(yīng)會(huì)同財(cái)政部門組成審計(jì)檢查組，每年對(duì)全市城區(qū)已使用專項(xiàng)維修資金的小區(qū)和項(xiàng)目進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題責(zé)令相關(guān)單位進(jìn)行糾正和整改。
同時(shí)，還要注重防止專項(xiàng)維修資金被挪用和流失。應(yīng)當(dāng)規(guī)定凡是使用方案不具體、申請(qǐng)資金程序不完善、劃撥資金前沒有到主管部門備案和審核、項(xiàng)目維修后沒有驗(yàn)收合格的，銀行一律不得劃轉(zhuǎn)資金。這樣可使專項(xiàng)維修資金的使用既能方便快捷，又不會(huì)從安全上出現(xiàn)問題。
科學(xué)界定使用范圍
住宅專項(xiàng)維修資金的使用應(yīng)當(dāng)控制在什么范圍？這是前幾年一直沒能解決好的一個(gè)問題，也是維修資金不能及時(shí)使用的障礙之一。老辦法規(guī)定的使用范圍是共用部位11項(xiàng)，包括房屋主體、承重結(jié)構(gòu)部位等，共用設(shè)施設(shè)備21項(xiàng)，包括建設(shè)費(fèi)用已分?jǐn)側(cè)胱》夸N售價(jià)格的上下管道、綠地、道路等。就內(nèi)容而言，老辦法的規(guī)定責(zé)任劃分不清，比較含糊。部分規(guī)定如供水、供熱、供電等管線的維修與《物業(yè)管理?xiàng)l例》第52條相悖。建設(shè)費(fèi)用是否已分?jǐn)側(cè)胱》夸N售價(jià)格的問題不好區(qū)分，實(shí)踐中難以掌握和操作。住宅主體承重結(jié)構(gòu)部位（包括基礎(chǔ)、內(nèi)外承重墻體、柱、梁等）出現(xiàn)問題按有關(guān)規(guī)定應(yīng)由開發(fā)建設(shè)單位保修至合理的設(shè)計(jì)使用年限，即終身保修，實(shí)際根本動(dòng)用不了維修資金。老辦法這些方面范圍不明確，責(zé)任不清楚，使維修基金難以進(jìn)入使用程序。新辦法對(duì)原來的范圍進(jìn)行了修改，把共用部位和共用設(shè)施設(shè)備的范圍調(diào)整為根據(jù)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定和房屋買賣合同約定的由業(yè)主共有的部位和設(shè)施設(shè)備，把由相關(guān)行業(yè)應(yīng)依法承擔(dān)的相關(guān)管線的維修責(zé)任進(jìn)行了剝離，便于理解和落實(shí)。對(duì)于房屋買賣合同約定的規(guī)定是一個(gè)創(chuàng)新，這是把普遍規(guī)定與各物業(yè)的具體情況結(jié)合，充分尊重和照顧了物業(yè)的個(gè)性，避免了“一刀切”所出現(xiàn)的問題，使新辦法落實(shí)變得具體、可行，*了使用的第一個(gè)難題。
新辦法對(duì)使用范圍的規(guī)定總體來說比較明確，但在具體操作上還略顯不足，建議各地可根據(jù)具體情況適當(dāng)調(diào)整。秦皇島市從2002年開始，在115個(gè)商品房小區(qū)建立了住宅維修資金，共歸集資金2.5億元，申請(qǐng)使用16個(gè)小區(qū)，批準(zhǔn)使用資金184萬元。在使用范圍上，我們比新辦法有所增加，如在共用設(shè)施設(shè)備方面增加了小區(qū)的圍墻（圍攔）、電子監(jiān)控巡更系統(tǒng)、門衛(wèi)設(shè)施及單棟樓房的單元門等，同時(shí)明確小區(qū)的其它沒有具體規(guī)定的合法建設(shè)的共用設(shè)施設(shè)備，經(jīng)業(yè)主大會(huì)決定后也可使用專項(xiàng)維修資金。實(shí)踐證明，這種調(diào)整合理可行，不僅涵蓋了全部維修面，體現(xiàn)了所有權(quán)人的意志，還有利于新、老辦法在執(zhí)行中的銜接和過渡。
在禁止使用方面，新辦法也有調(diào)整的必要。一是可在保修期未滿的項(xiàng)目不得使用維修資金的規(guī)定中，增加“已經(jīng)使用維修資金但施工方在合同中約定的保修期未滿的項(xiàng)目”。二是在劃分供水、供電、供熱、供氣、通訊、有線電視等單位依法應(yīng)承擔(dān)的管線和設(shè)施設(shè)備的維修責(zé)任方面，應(yīng)明確具體責(zé)任范圍。秦皇島市2005年1月出臺(tái)了《秦皇島市物業(yè)管理實(shí)施辦法》，對(duì)相關(guān)管線和設(shè)施設(shè)備的維修責(zé)任進(jìn)行了明確細(xì)致的劃分，實(shí)踐中發(fā)揮了很好的作用。三是規(guī)定共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的日常養(yǎng)護(hù)費(fèi)用不得使用維修資金時(shí)，應(yīng)將這部分費(fèi)用納入物業(yè)服務(wù)收費(fèi)之中，避免維修與維護(hù)出現(xiàn)斷層。同時(shí)還應(yīng)規(guī)定未經(jīng)合法批準(zhǔn)增擴(kuò)建的共用設(shè)施設(shè)備，不得使用維修資金。
合理確定使用程序
程序問題是專項(xiàng)維修資金能否及時(shí)使用，發(fā)揮效益的又一個(gè)瓶頸。老辦法沒有規(guī)定專門的使用程序，各省、市、自治區(qū)的實(shí)施細(xì)則也是五花八門，難以滿足使用的需要。新辦法就使用程序進(jìn)行了初步規(guī)定，并針對(duì)業(yè)主大會(huì)成立前后兩種情況，分別確定了不同的程序和責(zé)任。作為一般規(guī)定，基本能涵蓋全國的情況，如果各省市再及時(shí)出臺(tái)相關(guān)細(xì)則，使用應(yīng)該不成問題。但是新辦法規(guī)定的7項(xiàng)程序及每項(xiàng)程序中附帶的責(zé)任也有不完備的地方，實(shí)踐中可對(duì)程序進(jìn)行必要的調(diào)整和改進(jìn)。
一是對(duì)新辦法第二十三條第（五）款進(jìn)行調(diào)整。該款規(guī)定商品住房專項(xiàng)維修資金由業(yè)主委員依據(jù)使用方案審核同意，并到直轄市、市、縣主管部門備案。同時(shí)，主管部門發(fā)現(xiàn)不符合有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和使用方案的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令改正。根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，備案是一種告知性行為，主管部門沒有審核權(quán)。既然不能審核又何來發(fā)現(xiàn)問題、責(zé)令改正一說。的辦法是將備案改為審核，這樣就容易落實(shí)了。各級(jí)政府主管部門在接受備案時(shí)，可以組織人員進(jìn)行必要的審核，并將審核的結(jié)果，包括專項(xiàng)資金的使用范圍、項(xiàng)目、維修內(nèi)容、所需資金、施工單位等情況在小區(qū)內(nèi)公示，待無異議后再施工驗(yàn)收，劃轉(zhuǎn)資金。這樣做的好處是，主管部門既能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、進(jìn)行糾正，又增加了專項(xiàng)資金使用的透明度，尊重了業(yè)主的知情權(quán)、參與權(quán)，擴(kuò)大了監(jiān)督范圍，減少了出現(xiàn)問題的機(jī)率。
二是在使用資金時(shí)增加對(duì)質(zhì)量的控制程序。維修資金的使用關(guān)鍵在于效益，也就是說花錢要把事情辦好，要使物業(yè)存在的問題及時(shí)解決。在使用專項(xiàng)維修資金時(shí)，采用先施工、后劃款結(jié)算的辦法，增加一項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收程序。即業(yè)主或者業(yè)主委員會(huì)審核上報(bào)的方案，政府主管部門審核公示后，通知物業(yè)服務(wù)企業(yè)或施工單位，組織墊資施工，待工程竣工，由業(yè)主委員會(huì)組織相關(guān)人員或聘請(qǐng)專業(yè)人員驗(yàn)收合格后，再劃款結(jié)算，并將施工合同及竣工驗(yàn)收資料報(bào)政府主管部門備案。一驗(yàn)收、一備案控制了質(zhì)量，防止了“豆腐渣”工程出現(xiàn)，相信會(huì)得到廣大業(yè)主普遍認(rèn)可。
充分發(fā)揮物業(yè)服務(wù)企業(yè)作用
新辦法規(guī)定，在需要使用住宅專項(xiàng)維修資金時(shí)，應(yīng)由物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出使用方案并組織實(shí)施，持有關(guān)材料向業(yè)委會(huì)申請(qǐng)列支資金?？梢姽芎糜煤脤ｍ?xiàng)維修資金，物業(yè)服務(wù)企業(yè)有著不可替代的作用。
首先，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以發(fā)揮住宅專項(xiàng)維修資金帳目管理者的作用。帳目混亂的物業(yè)，專項(xiàng)維修資金是無法順利使用的?，F(xiàn)在絕大多業(yè)主委員會(huì)自身不具備資金和帳目的管理能力，實(shí)踐中的普遍做法是在簽訂物業(yè)服務(wù)合同時(shí)，將專項(xiàng)維修資金帳目管理一并委托給物業(yè)服務(wù)企業(yè)?，F(xiàn)在有些小區(qū)開發(fā)銷售周期較長，維修基金不能及時(shí)歸集到位，物業(yè)服務(wù)公司更換后帳目不清，致使資金無法分?jǐn)偸褂?，這從某種意義上講，也是物業(yè)服務(wù)公司沒有盡到責(zé)任所致。所以，對(duì)專項(xiàng)維修資金帳目的管理，物業(yè)服務(wù)企業(yè)的正確做法是：業(yè)主委員會(huì)沒有委托的，不要主動(dòng)參與；如接受了業(yè)主委員會(huì)的委托，就要盡職盡責(zé)當(dāng)好管家，做到帳目條理清楚，確保使用無誤。
其次，物業(yè)服務(wù)公司可以發(fā)揮專項(xiàng)維修資金使用方案制訂者和實(shí)施人的作用。維修資金如何使用？效益如何？物業(yè)服務(wù)企業(yè)是直接責(zé)任人。在現(xiàn)實(shí)中業(yè)主中很少有人具備專業(yè)測(cè)算技能，加上許多業(yè)主對(duì)共同利益關(guān)注程度不夠，一般維修項(xiàng)目的報(bào)批手續(xù)都是依賴物業(yè)服務(wù)企業(yè)來完成的。這就要求物業(yè)服務(wù)企業(yè)既有良好的專業(yè)素質(zhì)，又有高尚的職業(yè)道德，本著高效便捷、勤儉節(jié)約的原則，用好每一分錢，干好每一件事。要從維修項(xiàng)目立項(xiàng)建議開始，精心做好每一步工作，尤其要保證維修工程質(zhì)量，將維護(hù)業(yè)主利益充分反映在專項(xiàng)維修資金的使用效益上。
第三，在發(fā)生危及房屋安全等緊急情況，政府主管部門組織代修時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)也可以發(fā)揮重要作用。政府部門組織代修時(shí)，如小區(qū)實(shí)行了物業(yè)管理，物業(yè)服務(wù)企業(yè)就要積極主動(dòng)地支持、配合主管部門的代修行為。可根據(jù)主管部門的委托，主動(dòng)承擔(dān)維修事項(xiàng)，消除危及安全的因素。如沒有實(shí)行物業(yè)管理，主管部門在選擇維修單位時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)也應(yīng)主動(dòng)參與競爭，發(fā)揮自己的專業(yè)特長，按照主管部門的委托，完成維修任務(wù)，為業(yè)主服務(wù)，為政府解憂，同時(shí)也推廣了企業(yè)的品牌。
主管部門監(jiān)管到位
主管部門的強(qiáng)有力監(jiān)管是用好住宅專項(xiàng)維修資的又一個(gè)重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，新辦法規(guī)定了使用專用票據(jù)、定期向?qū)?chǔ)銀行對(duì)帳、每年公布資金帳目、對(duì)變化情況有異議的進(jìn)行復(fù)核、審計(jì)部門依法審計(jì)等5項(xiàng)措施，從宏觀上講已經(jīng)比較到位。但從微觀上看尚有不完善的地方，尤其是具體使用每一筆專項(xiàng)維修資金時(shí)，主管部門如何監(jiān)管未作詳細(xì)規(guī)定。實(shí)際上維修資金容易出問題的環(huán)節(jié)主要是在使用階段，只有在動(dòng)用資金時(shí)把住了出口，才能堵住漏洞，防止流失。
在業(yè)主和業(yè)主委員會(huì)依據(jù)使用方案審核同意，并報(bào)主管部門備案時(shí)，物業(yè)管理主管部門應(yīng)派出人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核實(shí)，查看維修項(xiàng)目立項(xiàng)是否屬實(shí)，業(yè)主委員會(huì)及業(yè)主大會(huì)的意見是否真實(shí)一致，維修資金的列支范圍是否符合規(guī)定，并將核實(shí)后的維修方案在小區(qū)公示，接受業(yè)主的咨詢和監(jiān)督。在維修項(xiàng)目施工結(jié)束后，督促業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)和施工企業(yè)組織質(zhì)量驗(yàn)收，并由相關(guān)各方簽訂施工驗(yàn)收意見后，通知銀行劃款結(jié)算。另外，物業(yè)管理主管部門還應(yīng)會(huì)同財(cái)政部門組成審計(jì)檢查組，每年對(duì)全市城區(qū)已使用專項(xiàng)維修資金的小區(qū)和項(xiàng)目進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題責(zé)令相關(guān)單位進(jìn)行糾正和整改。
同時(shí)，還要注重防止專項(xiàng)維修資金被挪用和流失。應(yīng)當(dāng)規(guī)定凡是使用方案不具體、申請(qǐng)資金程序不完善、劃撥資金前沒有到主管部門備案和審核、項(xiàng)目維修后沒有驗(yàn)收合格的，銀行一律不得劃轉(zhuǎn)資金。這樣可使專項(xiàng)維修資金的使用既能方便快捷，又不會(huì)從安全上出現(xiàn)問題。