受付の準(zhǔn)備
オフィスは人と人との出會(huì)いの場(chǎng)所である。訪れた人々の第一印象はオフィスの受付できまる。受付の役目は、來(lái)訪者がその目的を達(dá)成するために、許される範(fàn)囲以?xún)?nèi)で手助けをすることである。
オフィスに訪れる來(lái)客には、はじめての方、いつも來(lái)られる方、アポイントメントのある方、ない方、さまざまである。そのための準(zhǔn)備を始めよう。
「アポイントメントのある來(lái)客」
來(lái)訪の予定がわかっている客に対しては、前日までに來(lái)訪者名簿を作成して必要事項(xiàng)を記入しておく。この名簿には次のような項(xiàng)目を記入する。
（1）來(lái)訪日、（2）來(lái)社時(shí)間、帰社時(shí)間、（3）來(lái)訪者名、（4）職名、（5）會(huì)社名、（6）電話番號(hào)、（7）面會(huì)者、（8）趣味、嗜好、その他
來(lái)訪者名簿は受付を擔(dān)當(dāng)する者の必?cái)y書(shū)である。１日をうまくスタートさせるために、まずこの名簿を前日までに準(zhǔn)備しておこう。この表は事務(wù)手続き上必要なだけでなく、次のような事柄にも役立つ。
上司の１日のスケジュールを把握することができる。
上司の仕事の內(nèi)容を理解することができる。
來(lái)訪時(shí)間が遅れたり、面會(huì)時(shí)間が長(zhǎng)引いたりしたときの対処ができる。
來(lái)客に対する知識(shí)が増え、話題提供のきっかけをつくることができる。これは待ち?xí)r間があるとき、つなぎの役目を果たす。
緊急事態(tài)や予定変更の対処に役立つ
事件が発生したときの証拠書(shū)類(lèi)となる。
「アポイントメントのない客」
予約をして訪問(wèn)をすることは常識(shí)になりつつあるが、なかにはそうでない來(lái)客もある。近くまできたからついでにとか、簡(jiǎn)単なあいさつだけとか、予約をすると斷られるからとか、理由はさまさまである。しかし、これらの來(lái)客に対しても受付では応対しなければならない。
次のような質(zhì)問(wèn)事項(xiàng)をマニュアルにして準(zhǔn)備をしておく。
會(huì)社名、職名、氏名。
面會(huì)者の氏名、來(lái)客との関係、紹介者があるかどうか。
來(lái)訪の用件。
重要度、緊張度。
斷り方。これについては時(shí)と場(chǎng)合、內(nèi)容によって異なるのでケースを想定していくつか用意しておく。
アポイントメントのない來(lái)客に対しても、來(lái)客者名簿には記入することを忘れてはならない。このとき予約なし、などと備考欄に記入し、區(qū)別しておくとよい。
「?jìng)浃àⅳ欷袘nいなし」という言葉のように、來(lái)客を快く迎え入れるためには準(zhǔn)備が必要である。１日の仕事を円滑に進(jìn)めるために、まず全體のスケジュールを把握する。次に個(gè)々の客に対しての知識(shí)をもつ。來(lái)訪者名簿の作成はそのための道具である。
その他、備品、事務(wù)用品、各種案內(nèi)書(shū)、內(nèi)線電話番號(hào)表、建物配置図、名刺整理箱、などを用意し、時(shí)々點(diǎn)検を行う。
オフィスは人と人との出會(huì)いの場(chǎng)所である。訪れた人々の第一印象はオフィスの受付できまる。受付の役目は、來(lái)訪者がその目的を達(dá)成するために、許される範(fàn)囲以?xún)?nèi)で手助けをすることである。
オフィスに訪れる來(lái)客には、はじめての方、いつも來(lái)られる方、アポイントメントのある方、ない方、さまざまである。そのための準(zhǔn)備を始めよう。
「アポイントメントのある來(lái)客」
來(lái)訪の予定がわかっている客に対しては、前日までに來(lái)訪者名簿を作成して必要事項(xiàng)を記入しておく。この名簿には次のような項(xiàng)目を記入する。
（1）來(lái)訪日、（2）來(lái)社時(shí)間、帰社時(shí)間、（3）來(lái)訪者名、（4）職名、（5）會(huì)社名、（6）電話番號(hào)、（7）面會(huì)者、（8）趣味、嗜好、その他
來(lái)訪者名簿は受付を擔(dān)當(dāng)する者の必?cái)y書(shū)である。１日をうまくスタートさせるために、まずこの名簿を前日までに準(zhǔn)備しておこう。この表は事務(wù)手続き上必要なだけでなく、次のような事柄にも役立つ。
上司の１日のスケジュールを把握することができる。
上司の仕事の內(nèi)容を理解することができる。
來(lái)訪時(shí)間が遅れたり、面會(huì)時(shí)間が長(zhǎng)引いたりしたときの対処ができる。
來(lái)客に対する知識(shí)が増え、話題提供のきっかけをつくることができる。これは待ち?xí)r間があるとき、つなぎの役目を果たす。
緊急事態(tài)や予定変更の対処に役立つ
事件が発生したときの証拠書(shū)類(lèi)となる。
「アポイントメントのない客」
予約をして訪問(wèn)をすることは常識(shí)になりつつあるが、なかにはそうでない來(lái)客もある。近くまできたからついでにとか、簡(jiǎn)単なあいさつだけとか、予約をすると斷られるからとか、理由はさまさまである。しかし、これらの來(lái)客に対しても受付では応対しなければならない。
次のような質(zhì)問(wèn)事項(xiàng)をマニュアルにして準(zhǔn)備をしておく。
會(huì)社名、職名、氏名。
面會(huì)者の氏名、來(lái)客との関係、紹介者があるかどうか。
來(lái)訪の用件。
重要度、緊張度。
斷り方。これについては時(shí)と場(chǎng)合、內(nèi)容によって異なるのでケースを想定していくつか用意しておく。
アポイントメントのない來(lái)客に対しても、來(lái)客者名簿には記入することを忘れてはならない。このとき予約なし、などと備考欄に記入し、區(qū)別しておくとよい。
「?jìng)浃àⅳ欷袘nいなし」という言葉のように、來(lái)客を快く迎え入れるためには準(zhǔn)備が必要である。１日の仕事を円滑に進(jìn)めるために、まず全體のスケジュールを把握する。次に個(gè)々の客に対しての知識(shí)をもつ。來(lái)訪者名簿の作成はそのための道具である。
その他、備品、事務(wù)用品、各種案內(nèi)書(shū)、內(nèi)線電話番號(hào)表、建物配置図、名刺整理箱、などを用意し、時(shí)々點(diǎn)検を行う。