分類是文書材料立卷的核心，立卷質(zhì)量的高低很大程度上取決于分類是否、合理。在近幾年對機(jī)關(guān)文書材料立卷的檢查、指導(dǎo)工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機(jī)關(guān)文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一淺談個(gè)人之見解，以求與同行共同探討。
分類是人們認(rèn)識思維的結(jié)果，是對客觀事物認(rèn)識的一種基本方法?？陀^事物有從少到多、從簡單到復(fù)雜的不斷變化的過程。當(dāng)事物發(fā)展得越來越多、越來越復(fù)雜時(shí)，為了能更準(zhǔn)確地認(rèn)識和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標(biāo)準(zhǔn)或一個(gè)角度來對事物進(jìn)行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標(biāo)準(zhǔn)所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復(fù)或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標(biāo)準(zhǔn)。
在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實(shí)體分類、全宗分類、年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實(shí)體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機(jī)構(gòu)和問題分類是以一個(gè)單位一年的文件為整體，根據(jù)文件特點(diǎn)，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點(diǎn)或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。
在文書立卷中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實(shí)踐工作中，常出現(xiàn)對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運(yùn)用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對立卷工作是至關(guān)重要的。
組卷的原則、不能違背分類的原則、方法
×××局關(guān)于年度(半年)工作、專項(xiàng)整治工作、反腐敗工作、計(jì)劃生育工作的、計(jì)劃 (卷1)
×××局關(guān)于計(jì)劃生育指標(biāo)，廉政建設(shè)，×××的通知、規(guī)定、辦法 (卷2)
**、***關(guān)于禁毒掃黃、工作、×××工作的通知、辦法 (卷1)
以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復(fù)，關(guān)鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標(biāo)準(zhǔn)。例1，既有按問題分類，同時(shí)又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點(diǎn)是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)，把文件的名稱即總結(jié)、計(jì)劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)。這違背了原來整體文件應(yīng)以一種標(biāo)準(zhǔn)即問題標(biāo)準(zhǔn)劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個(gè)類別(問題)內(nèi)的文件組卷時(shí)使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接到屬于第一步驟的分類方法中，結(jié)果造成案卷重復(fù)、交叉，最終會導(dǎo)致檢索文件的繁瑣和遺漏。
在實(shí)踐過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內(nèi)容多，并且同時(shí)又有不同的保管期限。如果按分類的，首先就必須進(jìn)行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時(shí)，類內(nèi)文件必然很少，甚至組成一個(gè)案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內(nèi)文件內(nèi)容必然很雜，如：
×××局關(guān)于一九九七年半年度目標(biāo)責(zé)任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(長期) (卷2)
×××局關(guān)于一九九七年三月份目標(biāo)責(zé)任制工作、人員安排、×××問題的總結(jié)、通知(短期) (卷3)
所以說，分類是整個(gè)立卷工作的核心，是立卷成敗的關(guān)鍵。只有明確發(fā)類為先，組卷在后的指導(dǎo)思想，正確處理好分類與組卷的具體運(yùn)用，這樣，案卷的質(zhì)量才能經(jīng)得起提供利用工作的考驗(yàn)。
分類是人們認(rèn)識思維的結(jié)果，是對客觀事物認(rèn)識的一種基本方法?？陀^事物有從少到多、從簡單到復(fù)雜的不斷變化的過程。當(dāng)事物發(fā)展得越來越多、越來越復(fù)雜時(shí)，為了能更準(zhǔn)確地認(rèn)識和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標(biāo)準(zhǔn)或一個(gè)角度來對事物進(jìn)行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標(biāo)準(zhǔn)所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復(fù)或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標(biāo)準(zhǔn)。
在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實(shí)體分類、全宗分類、年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實(shí)體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機(jī)構(gòu)和問題分類是以一個(gè)單位一年的文件為整體，根據(jù)文件特點(diǎn)，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點(diǎn)或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。
在文書立卷中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實(shí)踐工作中，常出現(xiàn)對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運(yùn)用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對立卷工作是至關(guān)重要的。
組卷的原則、不能違背分類的原則、方法
×××局關(guān)于年度(半年)工作、專項(xiàng)整治工作、反腐敗工作、計(jì)劃生育工作的、計(jì)劃 (卷1)
×××局關(guān)于計(jì)劃生育指標(biāo)，廉政建設(shè)，×××的通知、規(guī)定、辦法 (卷2)
**、***關(guān)于禁毒掃黃、工作、×××工作的通知、辦法 (卷1)
以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復(fù)，關(guān)鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標(biāo)準(zhǔn)。例1，既有按問題分類，同時(shí)又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點(diǎn)是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)，把文件的名稱即總結(jié)、計(jì)劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)。這違背了原來整體文件應(yīng)以一種標(biāo)準(zhǔn)即問題標(biāo)準(zhǔn)劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個(gè)類別(問題)內(nèi)的文件組卷時(shí)使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接到屬于第一步驟的分類方法中，結(jié)果造成案卷重復(fù)、交叉，最終會導(dǎo)致檢索文件的繁瑣和遺漏。
在實(shí)踐過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內(nèi)容多，并且同時(shí)又有不同的保管期限。如果按分類的，首先就必須進(jìn)行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時(shí)，類內(nèi)文件必然很少，甚至組成一個(gè)案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內(nèi)文件內(nèi)容必然很雜，如：
×××局關(guān)于一九九七年半年度目標(biāo)責(zé)任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(長期) (卷2)
×××局關(guān)于一九九七年三月份目標(biāo)責(zé)任制工作、人員安排、×××問題的總結(jié)、通知(短期) (卷3)
所以說，分類是整個(gè)立卷工作的核心，是立卷成敗的關(guān)鍵。只有明確發(fā)類為先，組卷在后的指導(dǎo)思想，正確處理好分類與組卷的具體運(yùn)用，這樣，案卷的質(zhì)量才能經(jīng)得起提供利用工作的考驗(yàn)。