會議の必要性
1.會議とは
3人以上の參加者が共通の場で対面し、情報の伝達や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。
2.會議の目的
會議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結(jié)論も出ない」ことになりかねません。
3.會議の効用
會議には直接的効果だけでなく、効用（副次的効果）もあります。
4.會議の機能別分類
會議をどの形態(tài)で進めるかを決定する。
伝達會議とは情報の伝達と確認
創(chuàng)造會議とは問題解決會議
調(diào)整會議とは組織間の調(diào)整
決定會議とは企業(yè)行動の意思決定
5.日本企業(yè)の會議の現(xiàn)狀
ボトムアップ型の経営は日本企業(yè)の特徴です。メリットはありますが、意思統(tǒng)一のために會議の數(shù)は多くなります。
6.會議の効率化
まず第一に、會議參加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な會議をなくすこと」や「いくつかの會議を合併させること」などの努力で、會議のムダを省くこともできます。
機能別會議の邌鷹攻匹氓譢
會議の目的に応じて、どのような種類の會議を開くのかが決められます。
會議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。會議を開く前、會議中、會議終了後には、それぞれ次のような邌鷹攻匹氓駐匾趣丹欷蓼埂
（1）伝達會議
情報の伝達と確認を目指す會議
〔事前〕 伝達內(nèi)容の把握と資料化
〔會議〕
1）情報の伝達（情報そのものと、背景、実例などを説明する）
2）伝達した情報に対する質(zhì)疑応答
3）情報をまとめ、理解度を確認
〔事後〕 フォローアップまたは情報の追加
（2）創(chuàng)造會議
「問題解決會議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題點を分析したり、解決策を考えるために行う會議
〔事前〕 解決すべき問題點の明確化
〔會議〕
1）発散會議
問題解決のためのアイデアを全員で出し合う
2）収束會議
出されたアイデアを整理、評価して具體策にまとめる
〔事後〕 具體策に、再度全體的な検討を行う
（3）調(diào)整會議
各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調(diào)整するための會議
〔事前〕 調(diào)整すべき項目の明確化
〔會議〕
1）調(diào)整すべき項目の説明と、組織間での対立點の明確化
2）対立點の解決策を検討
3）解決策の確認と各自が実施すべき內(nèi)容を確認
〔事後〕 雙方の実施狀況の確認
（4）決定會議
企業(yè)活動を決定するための縊死決定を行う會議
〔事前〕 議案についての判斷資料を用意し、出席者に事前に配布
〔會議〕
1）議案の説明
2）議案についての質(zhì)疑応答
3）議案についての討議
4）議案についての評決
5）実施責(zé)任者に実施上のアドバイス
〔事後〕
1）実施責(zé)任者は決定議案の実行計畫を作成
2）実行計畫の検討と評価
會議のマネジメントレベル遠膝琺`ト
會議のマネジメントに當たっては、會議の設(shè)定、邌?、資料作成、參加者數(shù)などについて、十分な吟味、合理的な判斷が必要となってきます。ムダを省き、効率的な會議を設(shè)定するために、次のような點をもう一度チェックして見直しましょう。
設(shè)問
（1）不要な會議をやっていないか
1）簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか
2）ある部門や擔當者が責(zé)任を持って決めれば會議の必要性はなくなるのではないか。
3）あらかじめ標準化しておけば、會議で協(xié)議しなくて済むのではないか
4）會議を合併して回數(shù)を減らせないか
（2）會議邌嬰韋郡幛問私Mみは整っているか
1）部門全體の年間會議スケジュールや開催場所は決まっているか
2）會議ごとの目的は明確になっているか
3）會議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか
4）會議ごとの擔當者は決まっているか
5）會議ごとの出席者は適切か
6）定例會議の基本プログラムは設(shè)定されているか
（3）會議案內(nèi)、會議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか
1）定例會議參加者への會議案內(nèi)は書式化されているか
2）定例會議で常に使用する資料は、一覧表化されているか
3）定例會議で常に使用する資料は、書式化されているか
4）會議ごとの議事録は、きちんと作られ、參加者に配布されているか
（4）會議參加者を少なくできないか
1）代理出席は認めない
2）會議中、1回も発言しない者は次回より出席させない
3）前回の決定や継続討議內(nèi)容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない
4）自部門の都合だけで発言する人は、出席に及ばない
會議遠膝琺`ト（會議開催者側(cè)の）
會議を開く前の準備段階から會議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき點がいくつかあります。以下の項目について、評価してください。
1 開催連絡(luò)は正しく伝えているか
2 配付資料は、わかりやすく簡潔か
3 資料の事前配布はよいか
4 課題ごとの時間配分は適切か
5 討議課題の討議角度を示しているか
6 決定に持ち込む課題の根回しは十分か
7 定刻前に全員そろっているか
8 開會の前置きは長すぎないか
9 前回の議事內(nèi)容を確認しているか
10 わかりやすい議事の説明
11 全員が、十分理解したかの確認をしているか
12 司會者として意見を言いすぎていないか
13 ときどき要點をまとめて確認をしているか
14 會議の混亂をうまくさばいているか
15 まんべんなく発言させているか
16 會議のムードをこわす離席は多くないか
17 あなたは課題ごとに結(jié)論を要領(lǐng)よくまとめ、皆の確認を得ているか
18 討議打切りのタイミングはよいか
19 全體の時間調(diào)整はうまくやれているか
20 結(jié)論は実施に移せる形か
21 あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか
22 議事録を作成し、參加した人に配布しているか
會議參加者の心得
會議のレベルアップには、參加者の自覚、積極性が必要です。時間の勵行はもちろんのこと、會議中のマナー、発言する場合の心得などについて、自己遠悉頦筏皮撙蓼筏紺?。\
1 意見を述べる場合
（1）全員に聞こえるように話し、リーダーに対してではなく、グループに向かって意見や考えを述べる。
（2）質(zhì)問に対して的はずれな意見を述べない。
（3）呼んだり聞いたりした記憶の繰り返しではなく、十分に自分が理解していることを表現(xiàn)する。
（4）特別なケースを除いて、反対のための反対をしたり、他の者に同調(diào)するような意見は述べない。
（5）個人の人格を傷つけるようなことを言わないようにする。
（6）隣のメンバーとこそこそ話（side discussion）をしない。
（7）無理に我意を主張しない。
2 討議の場合の態(tài)度
（1）虛心坦懐であること。
（2）他人のアイデアを受け入れること。
（3）自由な表現(xiàn)をすること。ただし、意見を発表する場合、過激な言葉を用いないこと。自分の意見、他人の意見を熟慮すること。
（4）相互に信頼の上に立つこと。
（5）協(xié)力の精神をもち、寛容の態(tài)度を示すこと。
（6）熱心に參畫すること。ただし、興奮しないこと。興奮して発表する見解には、往々偏見があることを知ること。
3 時間の勵行
（1）開始時間に遅れないようにすること。開始時刻に遅れることは、すでに出席している者に、自己を主張していると誤解される危険がある。
（2）會議中は、時間を尊重し、他人と同様、自分の時間も空費しないこと。
（3）會議中はやむをえない所用のないかぎり、席をはずさないこと。
※「會議の主役はリーダーでなく、參加者自身である」
會議事前前準備チェックリスト
會議事前準備にあたっては、あらかじめ次のようなチェックリストを用意し、萬全な態(tài)勢を整えておきましょう。
1.會議案內(nèi)チェックリスト
□ 會議の目的、テーマ
□ 會議開催予定日時
□ 場所
□ 參加予定者（出欠は會議前日までに確認.原則として代理出席は認めない）
□ 資料の有無（資料がある場合は、事前に參加者に配布しておく）
□ 主催者連絡(luò)先（擔當者名、TEL）
2.會場準備チェックリスト
□ OHP、マイクなどの設(shè)備は正常に動くか、調(diào)節(jié)はしてあるか
□ OHP、マイクはすぐ使用できるよう調(diào)節(jié)してあるか
□ 澶悉欷い摔勝盲皮い毪玕
□ チョークは3色以上よういされているか
□ 照明、空調(diào)のコントロール方法などはわかっているか
□ 照明、空調(diào)など、室內(nèi)の環(huán)境は適當か
□ 機、いすは適切なものか
□ 座席は、參加予定人數(shù)よりも少し多く設(shè)けてあるか
□ テーブルのレイアウトは適切か
□ 受付場所は適當か
□ 參加者に會議者がわかるよう、看板、案內(nèi)札などを準備したか
□ 配付資料やOHPシートは、そろっているか
□ 議事次第、進行予定表、參加者リストは、そろっているか
□ 主催者側(cè)の役割分擔（議長、伝言係、設(shè)備コントロール係、資料配付係など）は、明確になっているか
□ 食事やお茶などの手配は、済ませているか
1.會議とは
3人以上の參加者が共通の場で対面し、情報の伝達や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。
2.會議の目的
會議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結(jié)論も出ない」ことになりかねません。
3.會議の効用
會議には直接的効果だけでなく、効用（副次的効果）もあります。
4.會議の機能別分類
會議をどの形態(tài)で進めるかを決定する。
伝達會議とは情報の伝達と確認
創(chuàng)造會議とは問題解決會議
調(diào)整會議とは組織間の調(diào)整
決定會議とは企業(yè)行動の意思決定
5.日本企業(yè)の會議の現(xiàn)狀
ボトムアップ型の経営は日本企業(yè)の特徴です。メリットはありますが、意思統(tǒng)一のために會議の數(shù)は多くなります。
6.會議の効率化
まず第一に、會議參加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な會議をなくすこと」や「いくつかの會議を合併させること」などの努力で、會議のムダを省くこともできます。
機能別會議の邌鷹攻匹氓譢
會議の目的に応じて、どのような種類の會議を開くのかが決められます。
會議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。會議を開く前、會議中、會議終了後には、それぞれ次のような邌鷹攻匹氓駐匾趣丹欷蓼埂
（1）伝達會議
情報の伝達と確認を目指す會議
〔事前〕 伝達內(nèi)容の把握と資料化
〔會議〕
1）情報の伝達（情報そのものと、背景、実例などを説明する）
2）伝達した情報に対する質(zhì)疑応答
3）情報をまとめ、理解度を確認
〔事後〕 フォローアップまたは情報の追加
（2）創(chuàng)造會議
「問題解決會議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題點を分析したり、解決策を考えるために行う會議
〔事前〕 解決すべき問題點の明確化
〔會議〕
1）発散會議
問題解決のためのアイデアを全員で出し合う
2）収束會議
出されたアイデアを整理、評価して具體策にまとめる
〔事後〕 具體策に、再度全體的な検討を行う
（3）調(diào)整會議
各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調(diào)整するための會議
〔事前〕 調(diào)整すべき項目の明確化
〔會議〕
1）調(diào)整すべき項目の説明と、組織間での対立點の明確化
2）対立點の解決策を検討
3）解決策の確認と各自が実施すべき內(nèi)容を確認
〔事後〕 雙方の実施狀況の確認
（4）決定會議
企業(yè)活動を決定するための縊死決定を行う會議
〔事前〕 議案についての判斷資料を用意し、出席者に事前に配布
〔會議〕
1）議案の説明
2）議案についての質(zhì)疑応答
3）議案についての討議
4）議案についての評決
5）実施責(zé)任者に実施上のアドバイス
〔事後〕
1）実施責(zé)任者は決定議案の実行計畫を作成
2）実行計畫の検討と評価
會議のマネジメントレベル遠膝琺`ト
會議のマネジメントに當たっては、會議の設(shè)定、邌?、資料作成、參加者數(shù)などについて、十分な吟味、合理的な判斷が必要となってきます。ムダを省き、効率的な會議を設(shè)定するために、次のような點をもう一度チェックして見直しましょう。
設(shè)問
（1）不要な會議をやっていないか
1）簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか
2）ある部門や擔當者が責(zé)任を持って決めれば會議の必要性はなくなるのではないか。
3）あらかじめ標準化しておけば、會議で協(xié)議しなくて済むのではないか
4）會議を合併して回數(shù)を減らせないか
（2）會議邌嬰韋郡幛問私Mみは整っているか
1）部門全體の年間會議スケジュールや開催場所は決まっているか
2）會議ごとの目的は明確になっているか
3）會議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか
4）會議ごとの擔當者は決まっているか
5）會議ごとの出席者は適切か
6）定例會議の基本プログラムは設(shè)定されているか
（3）會議案內(nèi)、會議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか
1）定例會議參加者への會議案內(nèi)は書式化されているか
2）定例會議で常に使用する資料は、一覧表化されているか
3）定例會議で常に使用する資料は、書式化されているか
4）會議ごとの議事録は、きちんと作られ、參加者に配布されているか
（4）會議參加者を少なくできないか
1）代理出席は認めない
2）會議中、1回も発言しない者は次回より出席させない
3）前回の決定や継続討議內(nèi)容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない
4）自部門の都合だけで発言する人は、出席に及ばない
會議遠膝琺`ト（會議開催者側(cè)の）
會議を開く前の準備段階から會議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき點がいくつかあります。以下の項目について、評価してください。
1 開催連絡(luò)は正しく伝えているか
2 配付資料は、わかりやすく簡潔か
3 資料の事前配布はよいか
4 課題ごとの時間配分は適切か
5 討議課題の討議角度を示しているか
6 決定に持ち込む課題の根回しは十分か
7 定刻前に全員そろっているか
8 開會の前置きは長すぎないか
9 前回の議事內(nèi)容を確認しているか
10 わかりやすい議事の説明
11 全員が、十分理解したかの確認をしているか
12 司會者として意見を言いすぎていないか
13 ときどき要點をまとめて確認をしているか
14 會議の混亂をうまくさばいているか
15 まんべんなく発言させているか
16 會議のムードをこわす離席は多くないか
17 あなたは課題ごとに結(jié)論を要領(lǐng)よくまとめ、皆の確認を得ているか
18 討議打切りのタイミングはよいか
19 全體の時間調(diào)整はうまくやれているか
20 結(jié)論は実施に移せる形か
21 あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか
22 議事録を作成し、參加した人に配布しているか
會議參加者の心得
會議のレベルアップには、參加者の自覚、積極性が必要です。時間の勵行はもちろんのこと、會議中のマナー、発言する場合の心得などについて、自己遠悉頦筏皮撙蓼筏紺?。\
1 意見を述べる場合
（1）全員に聞こえるように話し、リーダーに対してではなく、グループに向かって意見や考えを述べる。
（2）質(zhì)問に対して的はずれな意見を述べない。
（3）呼んだり聞いたりした記憶の繰り返しではなく、十分に自分が理解していることを表現(xiàn)する。
（4）特別なケースを除いて、反対のための反対をしたり、他の者に同調(diào)するような意見は述べない。
（5）個人の人格を傷つけるようなことを言わないようにする。
（6）隣のメンバーとこそこそ話（side discussion）をしない。
（7）無理に我意を主張しない。
2 討議の場合の態(tài)度
（1）虛心坦懐であること。
（2）他人のアイデアを受け入れること。
（3）自由な表現(xiàn)をすること。ただし、意見を発表する場合、過激な言葉を用いないこと。自分の意見、他人の意見を熟慮すること。
（4）相互に信頼の上に立つこと。
（5）協(xié)力の精神をもち、寛容の態(tài)度を示すこと。
（6）熱心に參畫すること。ただし、興奮しないこと。興奮して発表する見解には、往々偏見があることを知ること。
3 時間の勵行
（1）開始時間に遅れないようにすること。開始時刻に遅れることは、すでに出席している者に、自己を主張していると誤解される危険がある。
（2）會議中は、時間を尊重し、他人と同様、自分の時間も空費しないこと。
（3）會議中はやむをえない所用のないかぎり、席をはずさないこと。
※「會議の主役はリーダーでなく、參加者自身である」
會議事前前準備チェックリスト
會議事前準備にあたっては、あらかじめ次のようなチェックリストを用意し、萬全な態(tài)勢を整えておきましょう。
1.會議案內(nèi)チェックリスト
□ 會議の目的、テーマ
□ 會議開催予定日時
□ 場所
□ 參加予定者（出欠は會議前日までに確認.原則として代理出席は認めない）
□ 資料の有無（資料がある場合は、事前に參加者に配布しておく）
□ 主催者連絡(luò)先（擔當者名、TEL）
2.會場準備チェックリスト
□ OHP、マイクなどの設(shè)備は正常に動くか、調(diào)節(jié)はしてあるか
□ OHP、マイクはすぐ使用できるよう調(diào)節(jié)してあるか
□ 澶悉欷い摔勝盲皮い毪玕
□ チョークは3色以上よういされているか
□ 照明、空調(diào)のコントロール方法などはわかっているか
□ 照明、空調(diào)など、室內(nèi)の環(huán)境は適當か
□ 機、いすは適切なものか
□ 座席は、參加予定人數(shù)よりも少し多く設(shè)けてあるか
□ テーブルのレイアウトは適切か
□ 受付場所は適當か
□ 參加者に會議者がわかるよう、看板、案內(nèi)札などを準備したか
□ 配付資料やOHPシートは、そろっているか
□ 議事次第、進行予定表、參加者リストは、そろっているか
□ 主催者側(cè)の役割分擔（議長、伝言係、設(shè)備コントロール係、資料配付係など）は、明確になっているか
□ 食事やお茶などの手配は、済ませているか