「ファイリングシステムの必要性」
1.ファイリングとファイリングシステム
「ファイリング」とは、普通「必要なときにすぐ利用できるように、文書(shū)を整理しておくこと?！工榷xされています。事務(wù)所などにおける「保管文書(shū)整理法」です。
これに対し、「ファイリングシステム」とは、文書(shū)の整理だけでなく、「文書(shū)をだれがどのように管理するのか。使用頻度が低くなった文書(shū)をどこに移して、どのように保存するのか、それを何年後に捨てるのか?！工蓼扦颏夂?、一連のシステムのことです。つまり「受け付けと分類(lèi)→事務(wù)所內(nèi)での保管や貸し出し→事務(wù)所外への移転と保存→廃棄までを標(biāo)準(zhǔn)化された方法によって行うための、一種の制度」ともいえます。（日本でこの意味に用いられる「ファイリングシステム」という言葉は、一種の和製英語(yǔ).この分野の先進(jìn)國(guó)アメリカでは“Records management”と呼ばれています。
具體的な內(nèi)容に入る前に、ファイリングシステム導(dǎo)入の必要性と、導(dǎo)入メリットを考えてみましょう。
なお、以下で「文書(shū)」というのは、いわゆる「ビジネス文書(shū)」のみを指しています。資料類(lèi)の整理法については他所に譲ります。
2.システム導(dǎo)入によるメリット
（1）不要文書(shū)の廃棄や、使用頻度が低い文書(shū)の他所への移転によって、高価なオフィススペースの有効利用環(huán)境改善が可能になる。また、保管文書(shū)が減り、必要文書(shū)にアクセスしやすくなる。
（2）分類(lèi)整理管理保管の方法を標(biāo)準(zhǔn)化することによって、だれにでも容易に、しかも短時(shí)間で必要な文書(shū)が見(jiàn)つけられるようになる。事務(wù)能率の向上、人件費(fèi)の節(jié)約につながる。
（3）文書(shū)の私物化を許さないので、重複保管がない。その上、文書(shū)の廃棄が容易になる。（前任者の殘した文書(shū)類(lèi)が、捨てるに捨てられず、不要なのに置いてあることがよくある?！袱窑趣韦猡巍工蠏韦皮扭椁い椁扦ⅳ?。）
（4）文書(shū)の共有によって、個(gè)人が持つ貴重な知識(shí)情報(bào)が、會(huì)社の共有財(cái)産となる。これがファイリングシステムの究極の目的。
「システム導(dǎo)入の実際」
1.システム導(dǎo)入の手順
システム導(dǎo)入は以下の手順で行われます。（各項(xiàng)目については後述）
（1）文書(shū)管理単位の決定
（2）不要文書(shū)の廃棄
（3）文書(shū)を「課の共有物」として整理
（4）ファイルをばらして「フォルダー」に入れ替える
（5）使いやすいまとめ方、並べ方の検討
（6）文書(shū)の貸し出し制度、「仕掛かり文書(shū)」の管理、置き換え移し変えの方法、廃棄基準(zhǔn)の設(shè)定など、「維持管理」の方法の整備
（7）見(jiàn)直しと改善
2.文書(shū)管理単位の決定
「文書(shū)をどこが持っているか」ということ。現(xiàn)在は、「?jìng)€(gè)人が持っている」?fàn)顩rで、個(gè)人にとっては便利でも、管理が行き屆かないという欠點(diǎn)があります。この正反対がセントラルファイリングといわれるもので、全社の文書(shū)を1カ所に集めて集中管理する方法。この場(chǎng)合、管理は完璧になりますが、そのつどセンターまで文書(shū)を取りに出向かなければならず、使う側(cè)にとっては大変不便なものになります。
この中間で、「管理もある程度十分できて、しかも使い勝手がよい」という単位は、日本の會(huì)社組織でいえば“課”だとされています。
「組織をいくつかの「ファイル保管単位」に分け（通常は課）、各所に責(zé)任者をおいて、よく使う文書(shū)の保管と管理を任せます。全體の統(tǒng)制は文書(shū)課で行う」という方式を「分散ファイル集中管理」と呼んでいます。
現(xiàn)在は、この方式をとるところが多いようです。
3.不要文書(shū)の廃棄
保管単位が決まったら（ここでは課として話(huà)をすすめる）、まず最初に課の全員が取り組まなければいけないのが、不要文書(shū)を捨てること。アメリカでの調(diào)査結(jié)果や日本でのシステム導(dǎo)入の経験から、次のようなことがわかっています。
すぐ捨ててかまわないもの 50％
捨てられないが事務(wù)所に置いておく必要はないもの 30％
事務(wù)所に置く必要があるもの 20％
まず各人が自分のファイルをチェックして不要文書(shū)を捨てることから始めます。「半分は捨てる」を目標(biāo)に。以下が不要文書(shū)の目安です。
（注）商法などで法的に保存年限が決められているものは、それに従うこと。捨てる前に要チェック。
（1）1年以上前のもので、自分の課の本務(wù)ではないもの。その仕事を主管している課が持っているはず。
（2）自課の本務(wù)のものでも、1年以上見(jiàn)たことがないものは捨ててもまず大丈夫。（米國(guó)の調(diào)査によると、文書(shū)利用100回のうち、1年以?xún)?nèi)の文書(shū)が99回、半年以?xún)?nèi)の文書(shū)が90回。つまり、1年以上前の文書(shū)が必要とされる確率は、たったの1％）
（3）清書(shū)済みの原稿、訂正済みの変更通知。
（4）參考程度に送られてきた報(bào)告書(shū)通知文書(shū)。
（5）儀禮的文書(shū)類(lèi)（年賀狀招待狀案內(nèi)狀など。住所が必要ならアドレス帳に）
（6）古い新聞雑誌（必要な記事は切り抜きなどにする）
（7）古いカタログや更新済みの統(tǒng)計(jì)資料価格表など。（下手にとっておくと間違いのもと）
（8）用済みのファクステレックス文書(shū)。
（9）社內(nèi)用の請(qǐng)求伝票や整理表。共有の文書(shū)も同様に「大掃除」をします。
4.文書(shū)を「課の共通物」として整理
あとに殘った全てのファイルを1カ所に持ち寄る。課員全員が集まり、仕分けを始めます。
（1）一昨年以上の前のものはひとまとめにする。（チェックの後、事務(wù)所外に移す。文書(shū)課、倉(cāng)庫(kù)、地下室、トランクルームなど、事情に応じて。）
（2）帳簿図書(shū)は別にする。（両開(kāi)き保管庫(kù)や書(shū)棚に）
（3）伝票カード類(lèi)は別にする。（専用の整理容器を使う）
（4）議員に対してもマル秘扱いの文書(shū)は、課長(zhǎng)のキャビネットなどに入れておく。（課長(zhǎng)が自分で整理）
ここまでして殘ったのは、キャビネットに整理できます。今年度昨年度の文書(shū)ファイル。これらを以下のようにまとめます。
（1）各係の仕事特有のもの（係専用ファイル。係ごとにまとめる）
（2）一般的なもの（共用ファイル。同じファイルが數(shù)冊(cè)出てきた場(chǎng)合、最も完全なものを1部殘し、あとは捨てる）
（3）資料扱いしたほうがよいもの。（統(tǒng)計(jì)表係數(shù)表など）
分厚い1件別ファイルについては、やはり1件別のほうが使いやすいと判斷されれば、そのまま保管庫(kù)整理に回す。
5.フォルダーによるファイリング
「4.課全體での整理」で整理して殘ったファイルをフォルダーに移します。手順は次のとおり。
（1）ファイルの綴じ具やひもをはずしてバラす。
（2）本年度と昨年度の文書(shū)に分け、さらに不要文書(shū)をチェックして捨てる。昨年度の分は、いったん別にしておく。
（3）本年度分を、題名を見(jiàn)れば中身がすぐわかる程度にまで細(xì)分化し、フォルダーに挾む。
（4）見(jiàn)出しに題名を書(shū)く。（まだ暫定的。後に検討して確定）
フォルダー“folder”（holderではない）とは、綴じ具やマチのない薄い紙ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに慣れている人には「挾むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。
（1）バインダーのように綴じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ捨てられる。
（2）一定のスペースに対して、文書(shū)収容力が大きい。（バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。）
（3）文書(shū)を小グループに細(xì)分化できるので、以下の利點(diǎn)がある。
題名を見(jiàn)ればすぐ中身がわかる。（バインダーの場(chǎng)合、いろいろなものを綴じ込みがちで、題名が抽象的になりやすく、検索に時(shí)間がかかる。）
必要なものだけを取り出すことが容易。
フォルダーごとに保存年限を決められるので、移し替え置き換え（後に説明する）保存廃棄がフォルダー単位で管理できる。つまり「捨てやすい」。
（注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを?qū)熼T(mén)に研究し、欠點(diǎn)を補(bǔ)う方法を提供している會(huì)社（㈱キングダム）もあるので、參考にするとよい。
フォルダーによるファイリングには、「パーティカルファイリング法」と「ホリゾンタルファイリング法」があります。要は「向き」の違い。見(jiàn)出しの付け方や保存キャビネットが異なるだけで、原理は同じです。詳細(xì)は専門(mén)書(shū)をご覧ください。
6.使いやすいまとめ方並べ方の検討
いよいよ、フォルダーをまとめる段階に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命題.いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません?，F(xiàn)場(chǎng)にいて業(yè)務(wù)を知り盡くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。（この逆が「ワリツケ方式」。詳細(xì)は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。）以下に、まとめ方の基本を紹介します。
（1）相手先別
往復(fù)文書(shū)ファイリングの代表的な整理方式。「だれがだれと」でまとめるやり方で、発信者受信者がはっきりしている場(chǎng)合に最適.「アイウエオ順」「地區(qū)別分類(lèi)」「職制による分類(lèi)」「背番號(hào)制」等の並べ方がある。
（2）主題別
なにか具體的なテーマがあって文書(shū)を探すときに便利な分類(lèi)?！袱胜摔工扦蓼趣幛毪浃攴健＠à?、「人事課」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「採(cǎi)用」「給與」「教育」に分けるというのも「主題別」の分類(lèi)。
（3）標(biāo)題別
「注文書(shū)」「見(jiàn)積書(shū)」「報(bào)告書(shū)」のように帳票化した文書(shū)。
（4）一件別
1つの案件（プロジェクト、工事、訴訟など）の始めから終わりまでを1つのファイルにまとめる方法。
（5）形式別
以上の4つのまとめ方のほかに、「稟議書(shū)」「慶弔狀」のように、形式でまとめるとよい場(chǎng)合もある。
いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。
（1）一緒に使うことが多い文書(shū)は同じフォルダーに。
（2）一緒に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。
（3）捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。
（4）見(jiàn)出し類(lèi)（「ガイド」「山」等）の有効利用。
しかし、例えば（1）と（3）は相反関係.結(jié)論としては、「分厚くするより、薄くするのを優(yōu)先」がプロからのアドバイスです。
さて、課員の知恵をしぼって、分類(lèi)の仕方や並べ方が決まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収納.「配列表」を作り、一番前に置いて並べ方の決まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収納します。どうしても不便な點(diǎn)があれば柔軟に改善していきます。
來(lái)年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文書(shū)を廃棄したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。
押し出された一昨年度の文書(shū)は、不要文書(shū)廃棄の手順を経て、保存の必要があるもののみ、事務(wù)所外に「置き替え（“引き継ぎ”と呼ぶ會(huì)社もある）」し、「保存」されます。年に一度、日を決めて、文書(shū)課が音頭をとり、「移し替え置き替え」をするとよいでしょう。
これで、個(gè)人が私有しているファイルはなくなり、課が管理するものとなりました。古い、不要の文書(shū)も事務(wù)所から一掃されました。しかし、「これで出來(lái)上がり」とはいきません。事務(wù)所外への「置き替え保存」の方法や文書(shū)廃棄の基準(zhǔn)は、どうするのか。文書(shū)の貸し出しはどう管理するのか。「仕掛かり文書(shū)」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、維持管理していくための重要な仕事が殘っています。
「システムの完成と維持管理」
1.保存と廃棄
いくら事務(wù)所が快適になっても、「押し出された文書(shū)が倉(cāng)庫(kù)に山積み」ではシステムが完成されたとは言えません。捨てる技術(shù)が必要です。
保存年限は、
（1）歴史的な価値の大きさ
（2）実務(wù)にとっての必要性
（3）再生の困難度
（4）スペース
（5）法的な制約、等によって決まるとされていますが、
（5）以外は具體的な基準(zhǔn)にはなりません。
これが「捨てられない」原因となっています。結(jié)論からいえば、文書(shū)の種類(lèi)によって保存年限を「制度として」決めてしまうこと。難しいことですが、いったん決まれば、だれでも悩まずに捨てられるようになります?！袱い膜匾摔胜毪猡筏欷胜??！工趣郡幛长螭扦?、保存管理が不十分で見(jiàn)つからないとしたら、ないのも同じ。割り切りも必要です。
保存年限の決定は重要な意味を持つので、文書(shū)の種類(lèi)ごとに慎重に検討を。保存年限決定の目安については、専門(mén)書(shū)を參照してください。
また、保存年限はフォルダーごとにあらかじめ決めておきます。そして事務(wù)所外への「置き替え」のときに、フォルダーごとに保存年限別（3年、5年10年、永久など）の箱に入れて保存します。こうすると、「置き替え」の作業(yè)が簡(jiǎn)単になり、そのうえ期限が來(lái)たときにだれでも箱ごと捨てられます。
2.貸出制度の徹底と「仕掛かり文書(shū)」の管理
課の外への貸出には、貸出カードの使用を制度化します。ファイリング係がときどきチェックし、期限切れのものは督促します。
「仕掛かり文書(shū)」とは、本當(dāng)に書(shū)きかけの文書(shū)のこと。これを各自の機(jī)のひきだしに入れるのを許すと、私物化が始まります。擔(dān)當(dāng)者の名前が入った「やりかけファイル」に入れ、終業(yè)時(shí)に一定の場(chǎng)所に保管するようにします。なお「使っている文書(shū)」は當(dāng)然キャビネットに返してから帰ります。
3.管理維持の重要性
システムを維持していくには、専任のファイリング係を養(yǎng)成していくのが望ましい。忙しい業(yè)務(wù)の片手間に「暇なときにチェックしよう」というのではすぐ元に戻ってしまう可能性が強(qiáng)い。また、適切な制度化標(biāo)準(zhǔn)化マニュアル化もシステム維持のポイントです。
1.ファイリングとファイリングシステム
「ファイリング」とは、普通「必要なときにすぐ利用できるように、文書(shū)を整理しておくこと?！工榷xされています。事務(wù)所などにおける「保管文書(shū)整理法」です。
これに対し、「ファイリングシステム」とは、文書(shū)の整理だけでなく、「文書(shū)をだれがどのように管理するのか。使用頻度が低くなった文書(shū)をどこに移して、どのように保存するのか、それを何年後に捨てるのか?！工蓼扦颏夂?、一連のシステムのことです。つまり「受け付けと分類(lèi)→事務(wù)所內(nèi)での保管や貸し出し→事務(wù)所外への移転と保存→廃棄までを標(biāo)準(zhǔn)化された方法によって行うための、一種の制度」ともいえます。（日本でこの意味に用いられる「ファイリングシステム」という言葉は、一種の和製英語(yǔ).この分野の先進(jìn)國(guó)アメリカでは“Records management”と呼ばれています。
具體的な內(nèi)容に入る前に、ファイリングシステム導(dǎo)入の必要性と、導(dǎo)入メリットを考えてみましょう。
なお、以下で「文書(shū)」というのは、いわゆる「ビジネス文書(shū)」のみを指しています。資料類(lèi)の整理法については他所に譲ります。
2.システム導(dǎo)入によるメリット
（1）不要文書(shū)の廃棄や、使用頻度が低い文書(shū)の他所への移転によって、高価なオフィススペースの有効利用環(huán)境改善が可能になる。また、保管文書(shū)が減り、必要文書(shū)にアクセスしやすくなる。
（2）分類(lèi)整理管理保管の方法を標(biāo)準(zhǔn)化することによって、だれにでも容易に、しかも短時(shí)間で必要な文書(shū)が見(jiàn)つけられるようになる。事務(wù)能率の向上、人件費(fèi)の節(jié)約につながる。
（3）文書(shū)の私物化を許さないので、重複保管がない。その上、文書(shū)の廃棄が容易になる。（前任者の殘した文書(shū)類(lèi)が、捨てるに捨てられず、不要なのに置いてあることがよくある?！袱窑趣韦猡巍工蠏韦皮扭椁い椁扦ⅳ?。）
（4）文書(shū)の共有によって、個(gè)人が持つ貴重な知識(shí)情報(bào)が、會(huì)社の共有財(cái)産となる。これがファイリングシステムの究極の目的。
「システム導(dǎo)入の実際」
1.システム導(dǎo)入の手順
システム導(dǎo)入は以下の手順で行われます。（各項(xiàng)目については後述）
（1）文書(shū)管理単位の決定
（2）不要文書(shū)の廃棄
（3）文書(shū)を「課の共有物」として整理
（4）ファイルをばらして「フォルダー」に入れ替える
（5）使いやすいまとめ方、並べ方の検討
（6）文書(shū)の貸し出し制度、「仕掛かり文書(shū)」の管理、置き換え移し変えの方法、廃棄基準(zhǔn)の設(shè)定など、「維持管理」の方法の整備
（7）見(jiàn)直しと改善
2.文書(shū)管理単位の決定
「文書(shū)をどこが持っているか」ということ。現(xiàn)在は、「?jìng)€(gè)人が持っている」?fàn)顩rで、個(gè)人にとっては便利でも、管理が行き屆かないという欠點(diǎn)があります。この正反対がセントラルファイリングといわれるもので、全社の文書(shū)を1カ所に集めて集中管理する方法。この場(chǎng)合、管理は完璧になりますが、そのつどセンターまで文書(shū)を取りに出向かなければならず、使う側(cè)にとっては大変不便なものになります。
この中間で、「管理もある程度十分できて、しかも使い勝手がよい」という単位は、日本の會(huì)社組織でいえば“課”だとされています。
「組織をいくつかの「ファイル保管単位」に分け（通常は課）、各所に責(zé)任者をおいて、よく使う文書(shū)の保管と管理を任せます。全體の統(tǒng)制は文書(shū)課で行う」という方式を「分散ファイル集中管理」と呼んでいます。
現(xiàn)在は、この方式をとるところが多いようです。
3.不要文書(shū)の廃棄
保管単位が決まったら（ここでは課として話(huà)をすすめる）、まず最初に課の全員が取り組まなければいけないのが、不要文書(shū)を捨てること。アメリカでの調(diào)査結(jié)果や日本でのシステム導(dǎo)入の経験から、次のようなことがわかっています。
すぐ捨ててかまわないもの 50％
捨てられないが事務(wù)所に置いておく必要はないもの 30％
事務(wù)所に置く必要があるもの 20％
まず各人が自分のファイルをチェックして不要文書(shū)を捨てることから始めます。「半分は捨てる」を目標(biāo)に。以下が不要文書(shū)の目安です。
（注）商法などで法的に保存年限が決められているものは、それに従うこと。捨てる前に要チェック。
（1）1年以上前のもので、自分の課の本務(wù)ではないもの。その仕事を主管している課が持っているはず。
（2）自課の本務(wù)のものでも、1年以上見(jiàn)たことがないものは捨ててもまず大丈夫。（米國(guó)の調(diào)査によると、文書(shū)利用100回のうち、1年以?xún)?nèi)の文書(shū)が99回、半年以?xún)?nèi)の文書(shū)が90回。つまり、1年以上前の文書(shū)が必要とされる確率は、たったの1％）
（3）清書(shū)済みの原稿、訂正済みの変更通知。
（4）參考程度に送られてきた報(bào)告書(shū)通知文書(shū)。
（5）儀禮的文書(shū)類(lèi)（年賀狀招待狀案內(nèi)狀など。住所が必要ならアドレス帳に）
（6）古い新聞雑誌（必要な記事は切り抜きなどにする）
（7）古いカタログや更新済みの統(tǒng)計(jì)資料価格表など。（下手にとっておくと間違いのもと）
（8）用済みのファクステレックス文書(shū)。
（9）社內(nèi)用の請(qǐng)求伝票や整理表。共有の文書(shū)も同様に「大掃除」をします。
4.文書(shū)を「課の共通物」として整理
あとに殘った全てのファイルを1カ所に持ち寄る。課員全員が集まり、仕分けを始めます。
（1）一昨年以上の前のものはひとまとめにする。（チェックの後、事務(wù)所外に移す。文書(shū)課、倉(cāng)庫(kù)、地下室、トランクルームなど、事情に応じて。）
（2）帳簿図書(shū)は別にする。（両開(kāi)き保管庫(kù)や書(shū)棚に）
（3）伝票カード類(lèi)は別にする。（専用の整理容器を使う）
（4）議員に対してもマル秘扱いの文書(shū)は、課長(zhǎng)のキャビネットなどに入れておく。（課長(zhǎng)が自分で整理）
ここまでして殘ったのは、キャビネットに整理できます。今年度昨年度の文書(shū)ファイル。これらを以下のようにまとめます。
（1）各係の仕事特有のもの（係専用ファイル。係ごとにまとめる）
（2）一般的なもの（共用ファイル。同じファイルが數(shù)冊(cè)出てきた場(chǎng)合、最も完全なものを1部殘し、あとは捨てる）
（3）資料扱いしたほうがよいもの。（統(tǒng)計(jì)表係數(shù)表など）
分厚い1件別ファイルについては、やはり1件別のほうが使いやすいと判斷されれば、そのまま保管庫(kù)整理に回す。
5.フォルダーによるファイリング
「4.課全體での整理」で整理して殘ったファイルをフォルダーに移します。手順は次のとおり。
（1）ファイルの綴じ具やひもをはずしてバラす。
（2）本年度と昨年度の文書(shū)に分け、さらに不要文書(shū)をチェックして捨てる。昨年度の分は、いったん別にしておく。
（3）本年度分を、題名を見(jiàn)れば中身がすぐわかる程度にまで細(xì)分化し、フォルダーに挾む。
（4）見(jiàn)出しに題名を書(shū)く。（まだ暫定的。後に検討して確定）
フォルダー“folder”（holderではない）とは、綴じ具やマチのない薄い紙ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに慣れている人には「挾むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。
（1）バインダーのように綴じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ捨てられる。
（2）一定のスペースに対して、文書(shū)収容力が大きい。（バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。）
（3）文書(shū)を小グループに細(xì)分化できるので、以下の利點(diǎn)がある。
題名を見(jiàn)ればすぐ中身がわかる。（バインダーの場(chǎng)合、いろいろなものを綴じ込みがちで、題名が抽象的になりやすく、検索に時(shí)間がかかる。）
必要なものだけを取り出すことが容易。
フォルダーごとに保存年限を決められるので、移し替え置き換え（後に説明する）保存廃棄がフォルダー単位で管理できる。つまり「捨てやすい」。
（注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを?qū)熼T(mén)に研究し、欠點(diǎn)を補(bǔ)う方法を提供している會(huì)社（㈱キングダム）もあるので、參考にするとよい。
フォルダーによるファイリングには、「パーティカルファイリング法」と「ホリゾンタルファイリング法」があります。要は「向き」の違い。見(jiàn)出しの付け方や保存キャビネットが異なるだけで、原理は同じです。詳細(xì)は専門(mén)書(shū)をご覧ください。
6.使いやすいまとめ方並べ方の検討
いよいよ、フォルダーをまとめる段階に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命題.いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません?，F(xiàn)場(chǎng)にいて業(yè)務(wù)を知り盡くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。（この逆が「ワリツケ方式」。詳細(xì)は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。）以下に、まとめ方の基本を紹介します。
（1）相手先別
往復(fù)文書(shū)ファイリングの代表的な整理方式。「だれがだれと」でまとめるやり方で、発信者受信者がはっきりしている場(chǎng)合に最適.「アイウエオ順」「地區(qū)別分類(lèi)」「職制による分類(lèi)」「背番號(hào)制」等の並べ方がある。
（2）主題別
なにか具體的なテーマがあって文書(shū)を探すときに便利な分類(lèi)?！袱胜摔工扦蓼趣幛毪浃攴健＠à?、「人事課」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「採(cǎi)用」「給與」「教育」に分けるというのも「主題別」の分類(lèi)。
（3）標(biāo)題別
「注文書(shū)」「見(jiàn)積書(shū)」「報(bào)告書(shū)」のように帳票化した文書(shū)。
（4）一件別
1つの案件（プロジェクト、工事、訴訟など）の始めから終わりまでを1つのファイルにまとめる方法。
（5）形式別
以上の4つのまとめ方のほかに、「稟議書(shū)」「慶弔狀」のように、形式でまとめるとよい場(chǎng)合もある。
いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。
（1）一緒に使うことが多い文書(shū)は同じフォルダーに。
（2）一緒に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。
（3）捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。
（4）見(jiàn)出し類(lèi)（「ガイド」「山」等）の有効利用。
しかし、例えば（1）と（3）は相反関係.結(jié)論としては、「分厚くするより、薄くするのを優(yōu)先」がプロからのアドバイスです。
さて、課員の知恵をしぼって、分類(lèi)の仕方や並べ方が決まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収納.「配列表」を作り、一番前に置いて並べ方の決まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収納します。どうしても不便な點(diǎn)があれば柔軟に改善していきます。
來(lái)年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文書(shū)を廃棄したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。
押し出された一昨年度の文書(shū)は、不要文書(shū)廃棄の手順を経て、保存の必要があるもののみ、事務(wù)所外に「置き替え（“引き継ぎ”と呼ぶ會(huì)社もある）」し、「保存」されます。年に一度、日を決めて、文書(shū)課が音頭をとり、「移し替え置き替え」をするとよいでしょう。
これで、個(gè)人が私有しているファイルはなくなり、課が管理するものとなりました。古い、不要の文書(shū)も事務(wù)所から一掃されました。しかし、「これで出來(lái)上がり」とはいきません。事務(wù)所外への「置き替え保存」の方法や文書(shū)廃棄の基準(zhǔn)は、どうするのか。文書(shū)の貸し出しはどう管理するのか。「仕掛かり文書(shū)」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、維持管理していくための重要な仕事が殘っています。
「システムの完成と維持管理」
1.保存と廃棄
いくら事務(wù)所が快適になっても、「押し出された文書(shū)が倉(cāng)庫(kù)に山積み」ではシステムが完成されたとは言えません。捨てる技術(shù)が必要です。
保存年限は、
（1）歴史的な価値の大きさ
（2）実務(wù)にとっての必要性
（3）再生の困難度
（4）スペース
（5）法的な制約、等によって決まるとされていますが、
（5）以外は具體的な基準(zhǔn)にはなりません。
これが「捨てられない」原因となっています。結(jié)論からいえば、文書(shū)の種類(lèi)によって保存年限を「制度として」決めてしまうこと。難しいことですが、いったん決まれば、だれでも悩まずに捨てられるようになります?！袱い膜匾摔胜毪猡筏欷胜??！工趣郡幛长螭扦?、保存管理が不十分で見(jiàn)つからないとしたら、ないのも同じ。割り切りも必要です。
保存年限の決定は重要な意味を持つので、文書(shū)の種類(lèi)ごとに慎重に検討を。保存年限決定の目安については、専門(mén)書(shū)を參照してください。
また、保存年限はフォルダーごとにあらかじめ決めておきます。そして事務(wù)所外への「置き替え」のときに、フォルダーごとに保存年限別（3年、5年10年、永久など）の箱に入れて保存します。こうすると、「置き替え」の作業(yè)が簡(jiǎn)単になり、そのうえ期限が來(lái)たときにだれでも箱ごと捨てられます。
2.貸出制度の徹底と「仕掛かり文書(shū)」の管理
課の外への貸出には、貸出カードの使用を制度化します。ファイリング係がときどきチェックし、期限切れのものは督促します。
「仕掛かり文書(shū)」とは、本當(dāng)に書(shū)きかけの文書(shū)のこと。これを各自の機(jī)のひきだしに入れるのを許すと、私物化が始まります。擔(dān)當(dāng)者の名前が入った「やりかけファイル」に入れ、終業(yè)時(shí)に一定の場(chǎng)所に保管するようにします。なお「使っている文書(shū)」は當(dāng)然キャビネットに返してから帰ります。
3.管理維持の重要性
システムを維持していくには、専任のファイリング係を養(yǎng)成していくのが望ましい。忙しい業(yè)務(wù)の片手間に「暇なときにチェックしよう」というのではすぐ元に戻ってしまう可能性が強(qiáng)い。また、適切な制度化標(biāo)準(zhǔn)化マニュアル化もシステム維持のポイントです。