第一章 文書概述
第一節(jié) 文書和文書工作
一、文書的概念
文書是人們在社會實踐活動中，為了記載、公布、憑證和傳遞信息的實際需要，以文字或聲像的文字方式在一定介質(zhì)上表達思想意圖的一種信息材料。
四、文書工作基礎(chǔ)知識
(三)、文書工作機構(gòu)的組織形式
1、 集中形式：是機關(guān)、單位的全部文書工作，除文件的承辦外，其他環(huán)節(jié)的工作都集中由辦公廳(室)統(tǒng)一處理。
2、 分散形式：是把文書工作較有辦公室(廳)和各事業(yè)單位的文書部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毜奈臅藛T來分工負責(zé)。
(四)、文書處理工作的基本原則和要求
1、 準確、周密、確保準確。
2、 即使、迅速、注重時效。
3、 精簡、求實、注重效用。
4、 安全、可靠、確保國家機密。
5、 認真、負責(zé)、加強統(tǒng)一管理。
第二章 文書的撰擬與制發(fā)
第一節(jié) 公務(wù)文書的種類
一、國家行政公文的種類
(1)、命令(令)。
(2)、決定。
(3)、公告。
(4)、通告。
(5)、通知。
(6)、通報。
(7)、議案。
(8)、報告。
(9)、請示。
(10)、批復(fù)。
(11)、意見。
(12)、函。
(13)、會議紀要。
第二節(jié) 行政公文的格式
三、公文的文面格式
1、 眉首。
2、 主體。
3、 版記。
第三章 文書的處理
第一節(jié) 行文處理
一、行文方向與行文關(guān)系
(二)、行文關(guān)系
1、 隸屬關(guān)系。
2、 非隸屬關(guān)系。
第二節(jié) 文書辦理
一、文書辦理流程
收文辦理：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。
發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等。
二、文書辦理的方法和要求
(一)、收文辦理
1、簽收。
2、拆封：由辦公室的內(nèi)收發(fā)人員對外收發(fā)送來的文件啟封并做進一步檢查清點。因此，拆封是文秘人員的特有職責(zé)，除領(lǐng)導(dǎo)人員“親啟”、“親收”的文件和信函外，其他人員無權(quán)隨意拆啟文件和信函。
3、登記：收文登記是隨文件辦理的進程逐一記錄的，而不是一次性登記完的。
4、分辦。
5、審核。
6、傳閱：(1)有密級;(2)按一定的級別從高到低一一傳看;(3)有時間限制。
7、擬辦。
8、批辦。
9、承辦。
(二)、發(fā)文辦理
1、 草擬。
2、 審核。
3、 會搞。
4、 簽發(fā)或會簽。
5、 編號。
6、 復(fù)核。
7、 用印。
8、校對。
9、用?。涸谖募镜穆淇钐幧w印，即蓋上發(fā)文單位的公章，以示文件正式生效。(1)應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上的簽發(fā)意見為依據(jù);(2)印章必須與發(fā)文機關(guān)一致;(3)蓋印的位置。
10、登記。
11、分發(fā)。
第四章 文書的整理與歸檔
第一節(jié) 文書整理歸檔的含義與意義
一、文書整理歸檔的含義
文書整理歸檔是指文書部門對辦理完畢的文件，將其中有查考、利用、保存價值的，按照他們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒或編立案卷，定期移交給機關(guān)、單位檔案室集中保管的過程。
第二節(jié) 文書整理歸檔工作的改革
案卷：有關(guān)某一問題或某項工作活動的、系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體。
第三節(jié) 文書整理的范圍和要求
二、文書整理的基本范圍
不歸檔的范圍：一是重要文件。
二是未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。
三是事務(wù)性、臨時性的沒有查考價值的文件材料。
四是與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件和非隸屬機關(guān)送來的參考性文件。
五是內(nèi)容被其他文件所包括的文件。
六是各機關(guān)之間一般往來發(fā)文的信封。
三、文書的整理的基本要求
(1)反映機關(guān)文書之間內(nèi)在的歷史的聯(lián)系。
(2)齊全、完整、系統(tǒng)的收集和管理文書材料。
(3)既便于文書處理部門的暫存和利用，又便于檔案室的保管。
(4)實事求是的收集、鑒定和整理文書材料。
第四節(jié) 文書整理歸檔的方法和步驟
二、文書立卷的方法和步驟
立卷：將單份文件組成案卷。
(一)文書立卷的基本辦法
1、按文件特征立卷
(1)問題特征
(2)作者特征
(3)名稱特征
(4)時間特征
(5)通訊者特征
(6)地區(qū)特征
第五章 檔案概述
第一節(jié) 檔案的概念
一、檔案的定義
檔案：機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、影響及其他各種方式和載體的歷史紀錄。
(三)檔案的形成條件
1、 辦理完畢。
2、 有保存價值。
3、 集中保存。
第二節(jié) 檔案的價值與作用
一、檔案的價值
(一)憑證價值
(二)參考價值
二、檔案的作用
(一)行政查考作用
(二)業(yè)務(wù)參考作用
(三)文化傳承作用
(四)法律憑證作用
(五)宣傳教育作用
三、檔案作用發(fā)揮的必要作用
(一)檔案的提供利用
(二)社會的發(fā)展水平
(三)全社會的檔案意識
1、 形成意識
2、 保存意識
3、 貴黨意識
4、 利用意識
(四)檔案管理水平
第六章 檔案工作
第二節(jié) 檔案工作基本原則
一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理
(一)全國的檔案工作由各級黨委和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由各級檔案行政管理機構(gòu)分層負責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)。
(二)國家全部檔案由各級檔案機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。
(三)實行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。
二、維護檔案的完整
(一)維護檔案的完整
(二)維護檔案的安全
三、便于社會各方面的利用
第七章 檔案的收集與整理
第一節(jié) 檔案收集工作
一、概述
(一)檔案收集范圍
1、 檔案室對本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的具有保存價值的檔案的接受。
2、 檔案室對于本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)資料的收集。
3、 檔案館對現(xiàn)行機關(guān)具有長遠保持價值檔案的接受。
4、 檔案館對撤銷機關(guān)檔案的接受。
5、 檔案館對分散在各地的歷史檔案館和保存在個人手中的有重要保存價值的歷史檔案的征集與接受。
6、 檔案館之間的檔案的交換。
二、檔案室的收集工作
(一)歸檔制度
1、 歸檔范圍
2、 歸檔時間
3、 接受歸檔文件(案卷)的要求
三、檔案館的收集工作
(二)館藏檔案的收集方法
1、 現(xiàn)行機關(guān)文件及檔案
2、 撤銷機關(guān)檔案
3、 歷史檔案
第二節(jié) 檔案工作整理
一、概述
(一)整理工作內(nèi)容
(二)整理工作原則
二、全宗
(一)概念
(二)立檔單位及其構(gòu)成條件
1、 行政上
2、 財務(wù)上
3、 組織人事上
(三)立檔單位的變化和全宗的劃分
(四)全宗內(nèi)檔案分類
1、 常用檔案分類法
(1)年度分類法
(2)組織機構(gòu)分類法
(3)問題分類法
第八章 檔案的鑒定、保管與統(tǒng)計
第一節(jié) 檔案鑒定工作
一、概述
(一)鑒定檔案價值的原則
鑒定檔案價值的原則是：從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面地、歷史的、發(fā)展的觀點判定檔案的價值。
三、檔案保管期限表與檔案保管期限
(一)檔案保管期限表
(3)保管期限
永久，長期保管期限為16-50年左右，短期保管期限為15年以下(含15年)。
(三)檔案鑒定工作的組織
3、檔案的銷毀
銷毀檔案應(yīng)履行批準和監(jiān)銷制度。各單位需要銷毀本單位形成的檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準。檔案館需要銷毀檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準。如需銷毀建國前的歷史檔案，還須報國家檔案局批準。
第二節(jié) 檔案保管工作
一、概述
(二)檔案保管工作的任務(wù)
1、 內(nèi)因
2、 外因
(1)人為因素
(2)自然因素
三、檔案庫房管理措施和檔案存放管理
(一)檔案的存放管理
4、維護檔案存放秩序的措施
(3)檔案代理卡
檔案代理卡又稱代卷卡，是檔案人員為掌握庫藏檔案去向而設(shè)置的一種卡片。
(二)檔案庫房管理措施
1、檔案庫房的“八防”、“二控制”措施
庫房溫度一般應(yīng)控制在14°C -24°C之間，相對濕度應(yīng)在45%-60%之間。
4、建立全宗卷
全宗絹絲檔案館(室)在管理檔案全宗的過程中形成的、能夠說明該卷宗歷史情況的各種文件材料所組成的專卷。
第三節(jié) 檔案的統(tǒng)計與登記
二、檔案的登記
檔案登記對檔案的流動、變化狀況及檔案工作各環(huán)節(jié)進展情況，通過簿、冊、表、單等形式加以記載，以揭示檔案和檔案工作變化過程的一項基礎(chǔ)工作。
第九章 檔案檢索、利用與編研
第一節(jié) 檔案檢索工作
二、檔案著錄
檔案著錄，是指編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，是編制檔案檢索工具的重要環(huán)節(jié)。
(一)著錄項目
1、 題名與責(zé)任說明項
2、 稿本與文種項
3、 密級與保管期限
4、 時間項
5、 載體形態(tài)項
6、 附注與提要項
7、 排檢與編號項
(二)著錄用標識符
.—置于下列各著錄項目之前。
稿本與文種項，密級與保管期限，時間項，載體形態(tài)項，附注項。
四、檔案檢索工具的編制
(一)檔案檢索工具的分類
1、按編制體例劃分
(1)目錄
(2)索引
(3)指南
2、按載體形式劃分
(1)書本式檢索工具
(2)卡片式檢索工具
(3)縮微式檢索工具
(4)機讀式檢索工具
3、 按功能劃分
(1)館藏性檢索功能
(2)檢查性檢索功能
(3)介紹性檢索功能
第二節(jié) 檔案利用
二、檔案利用工作的方式
(一)閱覽服務(wù)
(二)外借服務(wù)
(三)制發(fā)復(fù)制件
(四)舉辦展覽
(五)制發(fā)證明
(六)咨詢服務(wù)
(七)數(shù)字檔案信息服務(wù)
三、開放檔案
開放檔案就是將可以公開的和保密期限已滿的檔案文件向社會開放。一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。
第三節(jié) 檔案的編研
三、檔案編研材料的編制方法
(四)參考材料
1、 大事記
2、 組織機構(gòu)沿革
3、 基礎(chǔ)數(shù)字匯集
4、 專題概要
第十章 專門檔案的管理
第二節(jié) 會計檔案管理
一、概述
1、 會計檔案的特點與作用
會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
第三節(jié) 聲像檔案的管理
二、照片檔案的管理
(一)照片檔案的成分
照片檔案，包括底片、照片和說明三部分。
(四)照片檔案的管理
2、 存放環(huán)境
照片底片應(yīng)恒溫、恒濕存放。長期儲存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2°C，相對濕度變化不應(yīng)大于±5%。
三、磁性載體檔案的管理
(三)磁性載體檔案的鑒定與保管
2、磁性載體檔案的保管
(1)控制溫濕度
(3)科學(xué)存放與維護保養(yǎng)
正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次。特別重要磁性載體檔案的復(fù)制周期可視需要適當(dāng)調(diào)整。
第十一章 電子文件與電子檔案
第一節(jié) 電子文件及其收集與積累
一、電子文件概述
(一)電子文件特點
1、 非人工識讀性
2、 系統(tǒng)依賴性
3、 信息載體可分離性
4、 制作合成性
5、 信息易操作性
6、 多媒體集成性
7、 存儲高密度性
第二節(jié) 電子文件的歸檔、保管和利用
一、電子文件的歸檔
(二)歸檔時間
電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩種類型。
第一節(jié) 文書和文書工作
一、文書的概念
文書是人們在社會實踐活動中，為了記載、公布、憑證和傳遞信息的實際需要，以文字或聲像的文字方式在一定介質(zhì)上表達思想意圖的一種信息材料。
四、文書工作基礎(chǔ)知識
(三)、文書工作機構(gòu)的組織形式
1、 集中形式：是機關(guān)、單位的全部文書工作，除文件的承辦外，其他環(huán)節(jié)的工作都集中由辦公廳(室)統(tǒng)一處理。
2、 分散形式：是把文書工作較有辦公室(廳)和各事業(yè)單位的文書部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毜奈臅藛T來分工負責(zé)。
(四)、文書處理工作的基本原則和要求
1、 準確、周密、確保準確。
2、 即使、迅速、注重時效。
3、 精簡、求實、注重效用。
4、 安全、可靠、確保國家機密。
5、 認真、負責(zé)、加強統(tǒng)一管理。
第二章 文書的撰擬與制發(fā)
第一節(jié) 公務(wù)文書的種類
一、國家行政公文的種類
(1)、命令(令)。
(2)、決定。
(3)、公告。
(4)、通告。
(5)、通知。
(6)、通報。
(7)、議案。
(8)、報告。
(9)、請示。
(10)、批復(fù)。
(11)、意見。
(12)、函。
(13)、會議紀要。
第二節(jié) 行政公文的格式
三、公文的文面格式
1、 眉首。
2、 主體。
3、 版記。
第三章 文書的處理
第一節(jié) 行文處理
一、行文方向與行文關(guān)系
(二)、行文關(guān)系
1、 隸屬關(guān)系。
2、 非隸屬關(guān)系。
第二節(jié) 文書辦理
一、文書辦理流程
收文辦理：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。
發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等。
二、文書辦理的方法和要求
(一)、收文辦理
1、簽收。
2、拆封：由辦公室的內(nèi)收發(fā)人員對外收發(fā)送來的文件啟封并做進一步檢查清點。因此，拆封是文秘人員的特有職責(zé)，除領(lǐng)導(dǎo)人員“親啟”、“親收”的文件和信函外，其他人員無權(quán)隨意拆啟文件和信函。
3、登記：收文登記是隨文件辦理的進程逐一記錄的，而不是一次性登記完的。
4、分辦。
5、審核。
6、傳閱：(1)有密級;(2)按一定的級別從高到低一一傳看;(3)有時間限制。
7、擬辦。
8、批辦。
9、承辦。
(二)、發(fā)文辦理
1、 草擬。
2、 審核。
3、 會搞。
4、 簽發(fā)或會簽。
5、 編號。
6、 復(fù)核。
7、 用印。
8、校對。
9、用?。涸谖募镜穆淇钐幧w印，即蓋上發(fā)文單位的公章，以示文件正式生效。(1)應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上的簽發(fā)意見為依據(jù);(2)印章必須與發(fā)文機關(guān)一致;(3)蓋印的位置。
10、登記。
11、分發(fā)。
第四章 文書的整理與歸檔
第一節(jié) 文書整理歸檔的含義與意義
一、文書整理歸檔的含義
文書整理歸檔是指文書部門對辦理完畢的文件，將其中有查考、利用、保存價值的，按照他們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒或編立案卷，定期移交給機關(guān)、單位檔案室集中保管的過程。
第二節(jié) 文書整理歸檔工作的改革
案卷：有關(guān)某一問題或某項工作活動的、系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體。
第三節(jié) 文書整理的范圍和要求
二、文書整理的基本范圍
不歸檔的范圍：一是重要文件。
二是未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。
三是事務(wù)性、臨時性的沒有查考價值的文件材料。
四是與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件和非隸屬機關(guān)送來的參考性文件。
五是內(nèi)容被其他文件所包括的文件。
六是各機關(guān)之間一般往來發(fā)文的信封。
三、文書的整理的基本要求
(1)反映機關(guān)文書之間內(nèi)在的歷史的聯(lián)系。
(2)齊全、完整、系統(tǒng)的收集和管理文書材料。
(3)既便于文書處理部門的暫存和利用，又便于檔案室的保管。
(4)實事求是的收集、鑒定和整理文書材料。
第四節(jié) 文書整理歸檔的方法和步驟
二、文書立卷的方法和步驟
立卷：將單份文件組成案卷。
(一)文書立卷的基本辦法
1、按文件特征立卷
(1)問題特征
(2)作者特征
(3)名稱特征
(4)時間特征
(5)通訊者特征
(6)地區(qū)特征
第五章 檔案概述
第一節(jié) 檔案的概念
一、檔案的定義
檔案：機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、影響及其他各種方式和載體的歷史紀錄。
(三)檔案的形成條件
1、 辦理完畢。
2、 有保存價值。
3、 集中保存。
第二節(jié) 檔案的價值與作用
一、檔案的價值
(一)憑證價值
(二)參考價值
二、檔案的作用
(一)行政查考作用
(二)業(yè)務(wù)參考作用
(三)文化傳承作用
(四)法律憑證作用
(五)宣傳教育作用
三、檔案作用發(fā)揮的必要作用
(一)檔案的提供利用
(二)社會的發(fā)展水平
(三)全社會的檔案意識
1、 形成意識
2、 保存意識
3、 貴黨意識
4、 利用意識
(四)檔案管理水平
第六章 檔案工作
第二節(jié) 檔案工作基本原則
一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理
(一)全國的檔案工作由各級黨委和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由各級檔案行政管理機構(gòu)分層負責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)。
(二)國家全部檔案由各級檔案機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。
(三)實行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。
二、維護檔案的完整
(一)維護檔案的完整
(二)維護檔案的安全
三、便于社會各方面的利用
第七章 檔案的收集與整理
第一節(jié) 檔案收集工作
一、概述
(一)檔案收集范圍
1、 檔案室對本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的具有保存價值的檔案的接受。
2、 檔案室對于本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)資料的收集。
3、 檔案館對現(xiàn)行機關(guān)具有長遠保持價值檔案的接受。
4、 檔案館對撤銷機關(guān)檔案的接受。
5、 檔案館對分散在各地的歷史檔案館和保存在個人手中的有重要保存價值的歷史檔案的征集與接受。
6、 檔案館之間的檔案的交換。
二、檔案室的收集工作
(一)歸檔制度
1、 歸檔范圍
2、 歸檔時間
3、 接受歸檔文件(案卷)的要求
三、檔案館的收集工作
(二)館藏檔案的收集方法
1、 現(xiàn)行機關(guān)文件及檔案
2、 撤銷機關(guān)檔案
3、 歷史檔案
第二節(jié) 檔案工作整理
一、概述
(一)整理工作內(nèi)容
(二)整理工作原則
二、全宗
(一)概念
(二)立檔單位及其構(gòu)成條件
1、 行政上
2、 財務(wù)上
3、 組織人事上
(三)立檔單位的變化和全宗的劃分
(四)全宗內(nèi)檔案分類
1、 常用檔案分類法
(1)年度分類法
(2)組織機構(gòu)分類法
(3)問題分類法
第八章 檔案的鑒定、保管與統(tǒng)計
第一節(jié) 檔案鑒定工作
一、概述
(一)鑒定檔案價值的原則
鑒定檔案價值的原則是：從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面地、歷史的、發(fā)展的觀點判定檔案的價值。
三、檔案保管期限表與檔案保管期限
(一)檔案保管期限表
(3)保管期限
永久，長期保管期限為16-50年左右，短期保管期限為15年以下(含15年)。
(三)檔案鑒定工作的組織
3、檔案的銷毀
銷毀檔案應(yīng)履行批準和監(jiān)銷制度。各單位需要銷毀本單位形成的檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準。檔案館需要銷毀檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準。如需銷毀建國前的歷史檔案，還須報國家檔案局批準。
第二節(jié) 檔案保管工作
一、概述
(二)檔案保管工作的任務(wù)
1、 內(nèi)因
2、 外因
(1)人為因素
(2)自然因素
三、檔案庫房管理措施和檔案存放管理
(一)檔案的存放管理
4、維護檔案存放秩序的措施
(3)檔案代理卡
檔案代理卡又稱代卷卡，是檔案人員為掌握庫藏檔案去向而設(shè)置的一種卡片。
(二)檔案庫房管理措施
1、檔案庫房的“八防”、“二控制”措施
庫房溫度一般應(yīng)控制在14°C -24°C之間，相對濕度應(yīng)在45%-60%之間。
4、建立全宗卷
全宗絹絲檔案館(室)在管理檔案全宗的過程中形成的、能夠說明該卷宗歷史情況的各種文件材料所組成的專卷。
第三節(jié) 檔案的統(tǒng)計與登記
二、檔案的登記
檔案登記對檔案的流動、變化狀況及檔案工作各環(huán)節(jié)進展情況，通過簿、冊、表、單等形式加以記載，以揭示檔案和檔案工作變化過程的一項基礎(chǔ)工作。
第九章 檔案檢索、利用與編研
第一節(jié) 檔案檢索工作
二、檔案著錄
檔案著錄，是指編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，是編制檔案檢索工具的重要環(huán)節(jié)。
(一)著錄項目
1、 題名與責(zé)任說明項
2、 稿本與文種項
3、 密級與保管期限
4、 時間項
5、 載體形態(tài)項
6、 附注與提要項
7、 排檢與編號項
(二)著錄用標識符
.—置于下列各著錄項目之前。
稿本與文種項，密級與保管期限，時間項，載體形態(tài)項，附注項。
四、檔案檢索工具的編制
(一)檔案檢索工具的分類
1、按編制體例劃分
(1)目錄
(2)索引
(3)指南
2、按載體形式劃分
(1)書本式檢索工具
(2)卡片式檢索工具
(3)縮微式檢索工具
(4)機讀式檢索工具
3、 按功能劃分
(1)館藏性檢索功能
(2)檢查性檢索功能
(3)介紹性檢索功能
第二節(jié) 檔案利用
二、檔案利用工作的方式
(一)閱覽服務(wù)
(二)外借服務(wù)
(三)制發(fā)復(fù)制件
(四)舉辦展覽
(五)制發(fā)證明
(六)咨詢服務(wù)
(七)數(shù)字檔案信息服務(wù)
三、開放檔案
開放檔案就是將可以公開的和保密期限已滿的檔案文件向社會開放。一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。
第三節(jié) 檔案的編研
三、檔案編研材料的編制方法
(四)參考材料
1、 大事記
2、 組織機構(gòu)沿革
3、 基礎(chǔ)數(shù)字匯集
4、 專題概要
第十章 專門檔案的管理
第二節(jié) 會計檔案管理
一、概述
1、 會計檔案的特點與作用
會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
第三節(jié) 聲像檔案的管理
二、照片檔案的管理
(一)照片檔案的成分
照片檔案，包括底片、照片和說明三部分。
(四)照片檔案的管理
2、 存放環(huán)境
照片底片應(yīng)恒溫、恒濕存放。長期儲存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2°C，相對濕度變化不應(yīng)大于±5%。
三、磁性載體檔案的管理
(三)磁性載體檔案的鑒定與保管
2、磁性載體檔案的保管
(1)控制溫濕度
(3)科學(xué)存放與維護保養(yǎng)
正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次。特別重要磁性載體檔案的復(fù)制周期可視需要適當(dāng)調(diào)整。
第十一章 電子文件與電子檔案
第一節(jié) 電子文件及其收集與積累
一、電子文件概述
(一)電子文件特點
1、 非人工識讀性
2、 系統(tǒng)依賴性
3、 信息載體可分離性
4、 制作合成性
5、 信息易操作性
6、 多媒體集成性
7、 存儲高密度性
第二節(jié) 電子文件的歸檔、保管和利用
一、電子文件的歸檔
(二)歸檔時間
電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩種類型。