很多文章報(bào)告使用關(guān)鍵鏈方法之后，項(xiàng)目時(shí)間和成本可以縮短10%到50%，而能夠縮短時(shí)間成本的其中一個(gè)原因是，關(guān)鍵鏈方法解決了帕金森定律帶來(lái)的拖拉現(xiàn)象。帕金森定律指出一種現(xiàn)象，工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。如果安排給一個(gè)任務(wù)的時(shí)間有富余，人們就會(huì)放慢節(jié)奏消耗掉所有富余時(shí)間。
使用傳統(tǒng)的進(jìn)度計(jì)劃編制方法，分配給任務(wù)的時(shí)間通常都是有富余的，因?yàn)槿蝿?wù)的工期不是一個(gè)確定值，而是一個(gè)隨機(jī)變量，比如我們常說(shuō)任務(wù)“模塊1編碼”需要3天時(shí)間，但實(shí)際上各種意外的情況都會(huì)導(dǎo)致任務(wù)的延期，比如硬盤燒壞、停電等等。為了在各種意外發(fā)生的情況下保證任務(wù)可以按期完成，任務(wù)除了需要的時(shí)間外，都會(huì)得到一段額外的安全時(shí)間。而并不是每次都會(huì)發(fā)生意外，所以多數(shù)情況下，任務(wù)的安全時(shí)間都不會(huì)被全部使用，成為富余時(shí)間，根據(jù)帕金森定律，富余時(shí)間多半都會(huì)被無(wú)效益的消耗掉，使效率降低。
如果分配給一個(gè)任務(wù)的時(shí)間不夠用，或者剛剛夠用，那么就不會(huì)有帕金森定律。因此關(guān)鍵鏈方法采用策略很簡(jiǎn)單，縮短任務(wù)工期，把多余的時(shí)間去掉，按照Eli Goldratt博士在《關(guān)鍵鏈》一書中的描述，每個(gè)任務(wù)的工期被削減一半，然后把關(guān)鍵鏈上的所有任務(wù)的安全時(shí)間合并起來(lái)，作為一段連續(xù)的緩沖時(shí)間加入項(xiàng)目末尾，就是項(xiàng)目緩沖。在關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃中，安全時(shí)間被去掉后，每個(gè)任務(wù)按時(shí)完成的概率只有50%，至少有一半的情況時(shí)間是不夠用的，這樣帕金森定律的拖拉現(xiàn)象即使還有，也會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)比比傳統(tǒng)方法少。由于有項(xiàng)目緩沖保護(hù)，即使50%任務(wù)無(wú)法按時(shí)完成，也不會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目延期。
這樣，關(guān)鍵鏈方法似乎圓滿解決了帕金森定律帶來(lái)的問(wèn)題。但有一種觀點(diǎn)認(rèn)為，關(guān)鍵鏈方法未必能夠解決帕金森定律帶來(lái)的拖拉現(xiàn)象，因?yàn)轫?xiàng)目緩沖本身就是富余的時(shí)間，只要項(xiàng)目組成員知道項(xiàng)目后面還有這么一段富余的時(shí)間，根據(jù)帕金森定律，他也會(huì)放慢速度來(lái)消耗項(xiàng)目緩沖，結(jié)果和沒(méi)有使用關(guān)鍵鏈方法一樣。
但我不是很贊同這種看法，如果全面使用關(guān)鍵鏈項(xiàng)目管理方法，在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候，不大可能出現(xiàn)大量故意放慢速度消磨項(xiàng)目緩沖的情況。因?yàn)殛P(guān)鍵鏈方法不僅僅包括編制進(jìn)度計(jì)劃的方法，還包括了確保關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃得到正確執(zhí)行的控制方法。
首先，按計(jì)劃的時(shí)間完成任務(wù)是評(píng)價(jià)每個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)方法中，如果不能按計(jì)劃時(shí)間完成任務(wù)，可能就會(huì)影響到績(jī)效考核；關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃中，任務(wù)工期不包括安全時(shí)間，只有50%的可能按期完成，所以不允許任務(wù)延期是不合理的。關(guān)鍵鏈方法允許一定程度的延期，允許任務(wù)使用項(xiàng)目緩沖時(shí)間，但是項(xiàng)目緩沖的用途是應(yīng)付各種意外情況，而不能任意使用項(xiàng)目緩沖時(shí)間。這意味著，當(dāng)一個(gè)任務(wù)沒(méi)有按期完成，它的負(fù)責(zé)人不一定會(huì)受到指責(zé)或者得到不好的評(píng)價(jià)，但他還是需要向項(xiàng)目經(jīng)理解釋清楚有哪些意外的情況導(dǎo)致任務(wù)延期。這樣如果沒(méi)有確實(shí)發(fā)生導(dǎo)致延期的意外情況，想使用項(xiàng)目緩沖有一定難度。
另外，所有進(jìn)度計(jì)劃都是一種控制的基準(zhǔn)，項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)設(shè)法保證項(xiàng)目進(jìn)展和計(jì)劃一致，如果出現(xiàn)偏差，就可能會(huì)采取措施糾正。關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃也一樣，任何任務(wù)沒(méi)有按照計(jì)劃的時(shí)間完成，都可能被注意到，都可能引發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理采取措施追趕進(jìn)度，比如要求加班，增加人員和設(shè)備等等。
即使關(guān)鍵鏈上的任務(wù)延期，損耗掉部分項(xiàng)目緩沖，也不一定要馬上采取加班等措施追趕進(jìn)度，因?yàn)榧热话才帕隧?xiàng)目緩沖時(shí)間，就應(yīng)該允許使用它，否則就沒(méi)必要加入項(xiàng)目緩沖；而且追趕進(jìn)度的措施通常都會(huì)引起工作上的混亂，效率也會(huì)大幅降低，所以關(guān)鍵鏈方法能夠容忍一定程度的緩沖損耗，不一定在關(guān)鍵鏈任務(wù)延期的時(shí)候都采取措施。但關(guān)鍵鏈方法也不是對(duì)項(xiàng)目緩沖的使用放任不管，而是使用一種叫緩沖管理的技術(shù)，周期性觀察項(xiàng)目緩沖的損耗情況，評(píng)估整個(gè)項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)，如果緩沖損耗過(guò)大，項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)采取追趕進(jìn)度的措施。
緩沖管理的策略是，監(jiān)視項(xiàng)目緩沖的消耗和關(guān)鍵鏈任務(wù)完成情況，然后為項(xiàng)目緩從分配紅黃綠三種顏色，紅色代表緩沖損耗很嚴(yán)重，剩余工作量還很多，剩余緩沖不足以保護(hù)項(xiàng)目按期完成，必須立即采取行動(dòng)追趕進(jìn)度；綠色表示剩余緩沖還很充足，進(jìn)展良好，不需要采取措施；黃色介于二者之間，緩沖有一定程度損耗，需要密切關(guān)注，尋找原因，并做好追趕進(jìn)度的準(zhǔn)備。
盡管緩沖消耗比較少的時(shí)候，關(guān)鍵鏈方法不會(huì)采取激烈的措施，但如果每個(gè)人都消磨掉項(xiàng)目緩沖中屬于自己任務(wù)的安全時(shí)間，那么項(xiàng)目緩沖的狀態(tài)必定進(jìn)入紅色或者黃色區(qū)域，促使管理層采取激烈的措施追趕進(jìn)度，比如加班、增加工作壓力等等，而且這些措施會(huì)很及時(shí)，不會(huì)等到項(xiàng)目臨近結(jié)束的時(shí)候才會(huì)使用，在項(xiàng)目早期，只要緩沖被消耗過(guò)度，也會(huì)立即采用。這樣，如果有人嘗試拖拉消磨項(xiàng)目緩沖，他將發(fā)現(xiàn)管理層會(huì)迅速反應(yīng)，壓力反而更大，得不償失。
如果每個(gè)人都放慢速度，消耗掉每個(gè)任務(wù)的安全時(shí)間，那么項(xiàng)目緩沖狀態(tài)將會(huì)按照下圖黑色直線的變化，因?yàn)楦鶕?jù)1/2法項(xiàng)目緩沖只有任務(wù)安全時(shí)間總合的一半，所以項(xiàng)目完成一半的時(shí)候，項(xiàng)目緩沖將會(huì)消耗殆盡。而在更早的時(shí)候，這條直線已經(jīng)進(jìn)入黃色區(qū)域和紅色區(qū)域，進(jìn)入黃色區(qū)域時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)警覺(jué)并且調(diào)查緩沖損耗的原因，可能就會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)入紅色區(qū)域時(shí)，項(xiàng)目組將會(huì)加班，拖拉現(xiàn)象將不可能繼續(xù)存在。
Goldratt博士還提出了一個(gè)方法，項(xiàng)目結(jié)束后，如果項(xiàng)目緩沖沒(méi)有全部耗盡，可以用節(jié)省的成本給與項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)，緩沖時(shí)間剩余越多，節(jié)省成本越多，項(xiàng)目組得到的獎(jiǎng)勵(lì)就越多，這樣能夠進(jìn)一步降低項(xiàng)目組故意損耗項(xiàng)目緩沖的可能。
總之，傳統(tǒng)方法中，安全時(shí)間包含在任務(wù)工期內(nèi)，所以安全時(shí)間的損耗，到底是因?yàn)橐馔庠斐傻?，還是拖拉消磨掉的，不容易被項(xiàng)目經(jīng)理注意到，因?yàn)槿蝿?wù)沒(méi)有延期，可以暗箱操作。但關(guān)鍵鏈方法就不同了，安全時(shí)間被去掉合并為緩沖時(shí)間，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)持續(xù)密切關(guān)注緩沖使用情況，任何對(duì)安全時(shí)間的使用，都會(huì)表現(xiàn)為任務(wù)延遲和緩沖損耗，項(xiàng)目經(jīng)理很容易注意到，在例行項(xiàng)目報(bào)告中需要說(shuō)明安全時(shí)間使用情況。
關(guān)鍵鏈方法應(yīng)該能夠改善項(xiàng)目中帕金森定律帶來(lái)的消磨時(shí)間的問(wèn)題，不僅僅是因?yàn)殛P(guān)鍵鏈方法削減了任務(wù)的工期，更重要的是，關(guān)鍵鏈方法有精確的項(xiàng)目控制技術(shù)，把任務(wù)安全時(shí)間的使用放置在陽(yáng)光之下，任何安全時(shí)間的使用都會(huì)被看見(jiàn)，都會(huì)被監(jiān)督，不能暗箱操作，消磨時(shí)間的機(jī)會(huì)就少了。
使用傳統(tǒng)的進(jìn)度計(jì)劃編制方法，分配給任務(wù)的時(shí)間通常都是有富余的，因?yàn)槿蝿?wù)的工期不是一個(gè)確定值，而是一個(gè)隨機(jī)變量，比如我們常說(shuō)任務(wù)“模塊1編碼”需要3天時(shí)間，但實(shí)際上各種意外的情況都會(huì)導(dǎo)致任務(wù)的延期，比如硬盤燒壞、停電等等。為了在各種意外發(fā)生的情況下保證任務(wù)可以按期完成，任務(wù)除了需要的時(shí)間外，都會(huì)得到一段額外的安全時(shí)間。而并不是每次都會(huì)發(fā)生意外，所以多數(shù)情況下，任務(wù)的安全時(shí)間都不會(huì)被全部使用，成為富余時(shí)間，根據(jù)帕金森定律，富余時(shí)間多半都會(huì)被無(wú)效益的消耗掉，使效率降低。
如果分配給一個(gè)任務(wù)的時(shí)間不夠用，或者剛剛夠用，那么就不會(huì)有帕金森定律。因此關(guān)鍵鏈方法采用策略很簡(jiǎn)單，縮短任務(wù)工期，把多余的時(shí)間去掉，按照Eli Goldratt博士在《關(guān)鍵鏈》一書中的描述，每個(gè)任務(wù)的工期被削減一半，然后把關(guān)鍵鏈上的所有任務(wù)的安全時(shí)間合并起來(lái)，作為一段連續(xù)的緩沖時(shí)間加入項(xiàng)目末尾，就是項(xiàng)目緩沖。在關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃中，安全時(shí)間被去掉后，每個(gè)任務(wù)按時(shí)完成的概率只有50%，至少有一半的情況時(shí)間是不夠用的，這樣帕金森定律的拖拉現(xiàn)象即使還有，也會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)比比傳統(tǒng)方法少。由于有項(xiàng)目緩沖保護(hù)，即使50%任務(wù)無(wú)法按時(shí)完成，也不會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目延期。
這樣，關(guān)鍵鏈方法似乎圓滿解決了帕金森定律帶來(lái)的問(wèn)題。但有一種觀點(diǎn)認(rèn)為，關(guān)鍵鏈方法未必能夠解決帕金森定律帶來(lái)的拖拉現(xiàn)象，因?yàn)轫?xiàng)目緩沖本身就是富余的時(shí)間，只要項(xiàng)目組成員知道項(xiàng)目后面還有這么一段富余的時(shí)間，根據(jù)帕金森定律，他也會(huì)放慢速度來(lái)消耗項(xiàng)目緩沖，結(jié)果和沒(méi)有使用關(guān)鍵鏈方法一樣。
但我不是很贊同這種看法，如果全面使用關(guān)鍵鏈項(xiàng)目管理方法，在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候，不大可能出現(xiàn)大量故意放慢速度消磨項(xiàng)目緩沖的情況。因?yàn)殛P(guān)鍵鏈方法不僅僅包括編制進(jìn)度計(jì)劃的方法，還包括了確保關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃得到正確執(zhí)行的控制方法。
首先，按計(jì)劃的時(shí)間完成任務(wù)是評(píng)價(jià)每個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)方法中，如果不能按計(jì)劃時(shí)間完成任務(wù)，可能就會(huì)影響到績(jī)效考核；關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃中，任務(wù)工期不包括安全時(shí)間，只有50%的可能按期完成，所以不允許任務(wù)延期是不合理的。關(guān)鍵鏈方法允許一定程度的延期，允許任務(wù)使用項(xiàng)目緩沖時(shí)間，但是項(xiàng)目緩沖的用途是應(yīng)付各種意外情況，而不能任意使用項(xiàng)目緩沖時(shí)間。這意味著，當(dāng)一個(gè)任務(wù)沒(méi)有按期完成，它的負(fù)責(zé)人不一定會(huì)受到指責(zé)或者得到不好的評(píng)價(jià)，但他還是需要向項(xiàng)目經(jīng)理解釋清楚有哪些意外的情況導(dǎo)致任務(wù)延期。這樣如果沒(méi)有確實(shí)發(fā)生導(dǎo)致延期的意外情況，想使用項(xiàng)目緩沖有一定難度。
另外，所有進(jìn)度計(jì)劃都是一種控制的基準(zhǔn)，項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)設(shè)法保證項(xiàng)目進(jìn)展和計(jì)劃一致，如果出現(xiàn)偏差，就可能會(huì)采取措施糾正。關(guān)鍵鏈進(jìn)度計(jì)劃也一樣，任何任務(wù)沒(méi)有按照計(jì)劃的時(shí)間完成，都可能被注意到，都可能引發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理采取措施追趕進(jìn)度，比如要求加班，增加人員和設(shè)備等等。
即使關(guān)鍵鏈上的任務(wù)延期，損耗掉部分項(xiàng)目緩沖，也不一定要馬上采取加班等措施追趕進(jìn)度，因?yàn)榧热话才帕隧?xiàng)目緩沖時(shí)間，就應(yīng)該允許使用它，否則就沒(méi)必要加入項(xiàng)目緩沖；而且追趕進(jìn)度的措施通常都會(huì)引起工作上的混亂，效率也會(huì)大幅降低，所以關(guān)鍵鏈方法能夠容忍一定程度的緩沖損耗，不一定在關(guān)鍵鏈任務(wù)延期的時(shí)候都采取措施。但關(guān)鍵鏈方法也不是對(duì)項(xiàng)目緩沖的使用放任不管，而是使用一種叫緩沖管理的技術(shù)，周期性觀察項(xiàng)目緩沖的損耗情況，評(píng)估整個(gè)項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)，如果緩沖損耗過(guò)大，項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)采取追趕進(jìn)度的措施。
緩沖管理的策略是，監(jiān)視項(xiàng)目緩沖的消耗和關(guān)鍵鏈任務(wù)完成情況，然后為項(xiàng)目緩從分配紅黃綠三種顏色，紅色代表緩沖損耗很嚴(yán)重，剩余工作量還很多，剩余緩沖不足以保護(hù)項(xiàng)目按期完成，必須立即采取行動(dòng)追趕進(jìn)度；綠色表示剩余緩沖還很充足，進(jìn)展良好，不需要采取措施；黃色介于二者之間，緩沖有一定程度損耗，需要密切關(guān)注，尋找原因，并做好追趕進(jìn)度的準(zhǔn)備。
盡管緩沖消耗比較少的時(shí)候，關(guān)鍵鏈方法不會(huì)采取激烈的措施，但如果每個(gè)人都消磨掉項(xiàng)目緩沖中屬于自己任務(wù)的安全時(shí)間，那么項(xiàng)目緩沖的狀態(tài)必定進(jìn)入紅色或者黃色區(qū)域，促使管理層采取激烈的措施追趕進(jìn)度，比如加班、增加工作壓力等等，而且這些措施會(huì)很及時(shí)，不會(huì)等到項(xiàng)目臨近結(jié)束的時(shí)候才會(huì)使用，在項(xiàng)目早期，只要緩沖被消耗過(guò)度，也會(huì)立即采用。這樣，如果有人嘗試拖拉消磨項(xiàng)目緩沖，他將發(fā)現(xiàn)管理層會(huì)迅速反應(yīng)，壓力反而更大，得不償失。
如果每個(gè)人都放慢速度，消耗掉每個(gè)任務(wù)的安全時(shí)間，那么項(xiàng)目緩沖狀態(tài)將會(huì)按照下圖黑色直線的變化，因?yàn)楦鶕?jù)1/2法項(xiàng)目緩沖只有任務(wù)安全時(shí)間總合的一半，所以項(xiàng)目完成一半的時(shí)候，項(xiàng)目緩沖將會(huì)消耗殆盡。而在更早的時(shí)候，這條直線已經(jīng)進(jìn)入黃色區(qū)域和紅色區(qū)域，進(jìn)入黃色區(qū)域時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)警覺(jué)并且調(diào)查緩沖損耗的原因，可能就會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)入紅色區(qū)域時(shí)，項(xiàng)目組將會(huì)加班，拖拉現(xiàn)象將不可能繼續(xù)存在。
Goldratt博士還提出了一個(gè)方法，項(xiàng)目結(jié)束后，如果項(xiàng)目緩沖沒(méi)有全部耗盡，可以用節(jié)省的成本給與項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)，緩沖時(shí)間剩余越多，節(jié)省成本越多，項(xiàng)目組得到的獎(jiǎng)勵(lì)就越多，這樣能夠進(jìn)一步降低項(xiàng)目組故意損耗項(xiàng)目緩沖的可能。
總之，傳統(tǒng)方法中，安全時(shí)間包含在任務(wù)工期內(nèi)，所以安全時(shí)間的損耗，到底是因?yàn)橐馔庠斐傻?，還是拖拉消磨掉的，不容易被項(xiàng)目經(jīng)理注意到，因?yàn)槿蝿?wù)沒(méi)有延期，可以暗箱操作。但關(guān)鍵鏈方法就不同了，安全時(shí)間被去掉合并為緩沖時(shí)間，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)持續(xù)密切關(guān)注緩沖使用情況，任何對(duì)安全時(shí)間的使用，都會(huì)表現(xiàn)為任務(wù)延遲和緩沖損耗，項(xiàng)目經(jīng)理很容易注意到，在例行項(xiàng)目報(bào)告中需要說(shuō)明安全時(shí)間使用情況。
關(guān)鍵鏈方法應(yīng)該能夠改善項(xiàng)目中帕金森定律帶來(lái)的消磨時(shí)間的問(wèn)題，不僅僅是因?yàn)殛P(guān)鍵鏈方法削減了任務(wù)的工期，更重要的是，關(guān)鍵鏈方法有精確的項(xiàng)目控制技術(shù)，把任務(wù)安全時(shí)間的使用放置在陽(yáng)光之下，任何安全時(shí)間的使用都會(huì)被看見(jiàn)，都會(huì)被監(jiān)督，不能暗箱操作，消磨時(shí)間的機(jī)會(huì)就少了。