7.1 項(xiàng)目文件的整理
7.1.1 建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。
7.1.2 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理。 7.1.3 勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。
7.1.4 施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
7.1.5 設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。
7.2 項(xiàng)目文件的組卷
7.2.1 組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
7.2.2 項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程，單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷：管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程更改洽商單、監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
7.2.3 案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 D.~xdr
7.3 案卷與卷內(nèi)文件的排列
7.3.1 管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。
7.3.2 施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。
7.3.3 設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。
7.3.4 竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。
7.3.5 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。
7.4 案卷編目
7.4.1 卷內(nèi)文件頁號(hào)的編寫
卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)；頁號(hào)編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號(hào)編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。
7.4.2 卷內(nèi)目錄的編制
卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：
——序號(hào)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)；
——文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；
——責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；
——文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；
——日期，應(yīng)填寫文件形成日期；
——頁號(hào)，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)；
——備注(需要時(shí)填寫)。
7.4.3 案卷封面和脊背的編制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：
——案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件，階段的代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)(包括代號(hào))相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；
——立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門；
——起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；
——保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；
——密級(jí)，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的密級(jí)；
——檔號(hào)，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)和案卷流水號(hào)。
案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞。
案卷封面及脊背的檔號(hào)，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。
7.4.4 卷內(nèi)備考表
——卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量(見示例)，說明組卷睛況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等。
示例：文字材料lOO頁，照片10張，附圖1張。
——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。
——互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，并注明其載體形式。
7.5 案卷裝訂要求
7.5.1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。
7.5.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。
7.5.3 單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。
7.5.4 外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。
7.6 卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料
7.6.1 卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為310mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮紙板雙裱壓制。
7.6.2 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm。
7.6.3 卷盒和卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。
7.7 聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明，對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。
7.8 項(xiàng)目文件的歸檔
7.8.1 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。
7.8.2 根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。
7.8.3 歸檔文件應(yīng)完整、成套，系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合5.5的規(guī)定。
7.8.4 勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。
7.8.5 外文資料應(yīng)題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
7.9 項(xiàng)目文件的歸檔審查
施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整，準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審；經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。
7.10 項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間
除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。
7.1.1 建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。
7.1.2 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理。 7.1.3 勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。
7.1.4 施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
7.1.5 設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。
7.2 項(xiàng)目文件的組卷
7.2.1 組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
7.2.2 項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程，單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷：管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程更改洽商單、監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
7.2.3 案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 D.~xdr
7.3 案卷與卷內(nèi)文件的排列
7.3.1 管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。
7.3.2 施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。
7.3.3 設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。
7.3.4 竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。
7.3.5 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。
7.4 案卷編目
7.4.1 卷內(nèi)文件頁號(hào)的編寫
卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)；頁號(hào)編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號(hào)編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。
7.4.2 卷內(nèi)目錄的編制
卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：
——序號(hào)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)；
——文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；
——責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；
——文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；
——日期，應(yīng)填寫文件形成日期；
——頁號(hào)，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)；
——備注(需要時(shí)填寫)。
7.4.3 案卷封面和脊背的編制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：
——案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件，階段的代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)(包括代號(hào))相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；
——立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門；
——起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；
——保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；
——密級(jí)，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的密級(jí)；
——檔號(hào)，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)和案卷流水號(hào)。
案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞。
案卷封面及脊背的檔號(hào)，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。
7.4.4 卷內(nèi)備考表
——卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量(見示例)，說明組卷睛況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等。
示例：文字材料lOO頁，照片10張，附圖1張。
——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。
——互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，并注明其載體形式。
7.5 案卷裝訂要求
7.5.1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。
7.5.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。
7.5.3 單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。
7.5.4 外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。
7.6 卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料
7.6.1 卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為310mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮紙板雙裱壓制。
7.6.2 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm。
7.6.3 卷盒和卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。
7.7 聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明，對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。
7.8 項(xiàng)目文件的歸檔
7.8.1 建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。
7.8.2 根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。
7.8.3 歸檔文件應(yīng)完整、成套，系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合5.5的規(guī)定。
7.8.4 勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。
7.8.5 外文資料應(yīng)題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
7.9 項(xiàng)目文件的歸檔審查
施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整，準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審；經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。
7.10 項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間
除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。