作為一個(gè)檔案工作者，必須要了解我們工作的對(duì)象、工作職責(zé)和工作任務(wù)，做好本職工作。不僅我們自己做，還應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員宣傳，讓他們重視和支持檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)。
一、檔案
（一）什么是檔案
《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
從這個(gè)定義我們可以看到，檔案來(lái)源非常廣泛，包括官方、非官方、單位組織、家庭個(gè)人都是檔案的形成者；檔案內(nèi)容十分豐富，包含了生產(chǎn)、工作、生活等一切社會(huì)活動(dòng)；檔案載體不斷進(jìn)步，古代有甲骨、竹簡(jiǎn)，近代有紙質(zhì)，現(xiàn)代有音牒、光盤(pán)；檔案作用其價(jià)無(wú)比，它在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
（二）檔案有哪些種類(lèi)
按檔案的內(nèi)容性質(zhì)可劃分為文書(shū)檔案、科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案，或者可劃分為黨政檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、審計(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、商標(biāo)檔案、新聞檔案、藝術(shù)檔案、國(guó)土檔案、房產(chǎn)檔案、婚姻檔案、氣象檔案、人事檔案等等。
（三）檔案與文件材料的聯(lián)系和區(qū)別
檔案與文件材料的聯(lián)系十分密切，文件材料是檔案的前身，是檔案的來(lái)源和基礎(chǔ)；檔案是文件材料的歸宿，是由文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。但是，文件材料不等于檔案。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案要具備兩個(gè)條件：第一，要具有保存價(jià)值，即對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)本單位有現(xiàn)實(shí)的查考使用價(jià)值，或具有依據(jù)、憑證作用，或具有歷史研究?jī)r(jià)值的文件材料才有必要轉(zhuǎn)化為檔案；第二，要按歸檔制度整理歸檔。
（四）檔案與資料的聯(lián)系和原則
檔案與資料的聯(lián)系主要表現(xiàn)為都是信息的載體，都有重要的作用，而且在一定的條件下可以相互轉(zhuǎn)化。就一個(gè)單位而言，其區(qū)別有三個(gè)方面：一是與本單位關(guān)系不同，檔案是本單位各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，記述和反映了本單位的歷史面貌，資料則不是本單位的歷史記錄，也不能反映本單位的歷史面貌；二是來(lái)源不同，檔案是本單位實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，資料是為了參考目的而編寫(xiě)、收集、交換或購(gòu)買(mǎi)而來(lái)的；三是作用不同，檔案既具有現(xiàn)實(shí)的依據(jù)作用，又具有歷史的查考和憑證作用，資料只有參考作用。
二、檔案工作
檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義之分，從廣義上講，檔案工作包括了檔案室工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案理論工作、檔案科研工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作。從狹義上講，檔案工作有檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、提供利用等環(huán)節(jié)的工作。這里主要講四個(gè)環(huán)節(jié)的工作。
（一）檔案收集要全面
凡是反映本單位職能活動(dòng)的各種載體的文件材料都要收集齊全。一個(gè)單位所歸檔的文件材料要能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的基本歷史面貌和工作情況。要實(shí)行文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案集中統(tǒng)一管理。就一個(gè)事件、一項(xiàng)工作、會(huì)議、一個(gè)產(chǎn)品、一項(xiàng)工程、一個(gè)科研課題而言，要把不同形式、不同價(jià)值、不同載體的文件材料收集攏來(lái)，不僅要收集紅頭文件，還要收集非紅頭文件；不僅要收集正本，還要收集底稿、附件；不僅要收集文字材料，還要收集圖紙、圖表；不僅要收集紙質(zhì)檔案，還要收集錄音、錄像、光盤(pán)、實(shí)物、標(biāo)本等非紙張載體的材料。
具體收集文件材料的范圍如下：
1. 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料；上級(jí)頒發(fā)的屬于本級(jí)機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬的并被采用的文件的后草稿和印本；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。
2. 本機(jī)關(guān)的文件材料：本級(jí)召開(kāi)的代表大會(huì)、工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議等的全套會(huì)議材料，以及各種聲像材料；本機(jī)關(guān)黨委（黨組）、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議記錄、紀(jì)要；本機(jī)關(guān)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種文件的簽發(fā)稿、印制稿；本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示（批復(fù)）與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)（下級(jí)的請(qǐng)示）文件；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料；本機(jī)關(guān)形成的調(diào)研報(bào)告、典型事跡材料；本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）；本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等材料；內(nèi)容重要的來(lái)信來(lái)訪記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告等；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話(huà)記錄以及從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料；本機(jī)關(guān)有關(guān)區(qū)域變化、地界、水利糾紛、土地征用以及建設(shè)工程施工、竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料；本機(jī)關(guān)直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；本機(jī)關(guān)合并、撤銷(xiāo)、更名、啟用印信及其組織、人事（包括任免、獎(jiǎng)懲、錄用、調(diào)資、調(diào)動(dòng)介紹信、離退休、撫恤等及各種人員名冊(cè)、報(bào)表）文件材料；本機(jī)關(guān)制定的規(guī)章制度，編寫(xiě)的歷史沿革、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、年鑒，重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)，本機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)簽定的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；各種普查工作中形成的文件材料。
3. 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件；同級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。
4. 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)、決算等文件；直屬單位報(bào)送的重要科技文件材料。
（二）檔案整理要規(guī)范
檔案整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
各類(lèi)檔案要分別按照不同的整理方法進(jìn)行整理。文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》、各行各業(yè)的專(zhuān)門(mén)檔案均按照上級(jí)行業(yè)主管部門(mén)和檔案局印發(fā)的檔案管理辦法進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔。
（三）檔案保管要安全
檔案的安全尤為重要，因?yàn)槿绻麢n案一旦受損，造成的危害往往是無(wú)法用錢(qián)財(cái)進(jìn)行彌補(bǔ)的。因此，要改善檔案的保管保護(hù)條件，做到“十防”：即防火、防盜、防水、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防霉、防高溫高濕、防有害氣體。具體地講，一要選擇好檔案庫(kù)房，要選一棟樓房的中間層次和中間位置，安裝鐵門(mén)鐵窗；二要購(gòu)置必要設(shè)備，如質(zhì)量好的柜子，溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)等；三要經(jīng)常檢查，有無(wú)安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)解決問(wèn)題。
（四）檔案利用要主動(dòng)
檔案的內(nèi)容十分豐富，蘊(yùn)藏著我們工作、生活中不可或缺的重要信息資源，我們要積極主動(dòng)地充分利用這些檔案信息資源為本單位服務(wù)，為民所用，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。提供利用的方式主要有兩個(gè)方面，一是提供檔案原件給利用者查閱，二是編寫(xiě)小型資料供領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員使用，如編寫(xiě)本單位大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。
三、檔案保護(hù)技術(shù)
檔案的壽命是有限的，不管多么重要、珍貴的檔案，它的內(nèi)容都是通過(guò)一定的物質(zhì)材料書(shū)寫(xiě)、記錄而體現(xiàn)出來(lái)的。由于世界上的一切物質(zhì)都處在永不停息的運(yùn)動(dòng)之中，雖然從宇宙整體來(lái)說(shuō)，物質(zhì)是不變的，但對(duì)于具體的物質(zhì)材料來(lái)說(shuō)，是會(huì)變化乃至消亡的，因此，檔案制成材料的老化、褪變，終損毀，是不可避免的自然規(guī)律。檔案的保護(hù)技術(shù)，就要求我們大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，為子孫后代服務(wù)。
（一）檔案制成材料要耐久
檔案制成材料包括紙張、墨水、光盤(pán)、照片等等，我們均在市場(chǎng)上購(gòu)買(mǎi)，它的耐久性也有專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)研究。我們所要做的是用耐久性好的材料，如存檔的文件材料要用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)材料。因?yàn)榧兯{(lán)墨水和紅墨水、圓珠筆，它們的色素均為有機(jī)染料，水溶性好，顏色鮮艷，但不耐光、不耐熱，耐水性低，字跡容易褪色；鉛筆的主要原料是石墨和粘土，雖然耐光，但不耐磨，很容易被磨擦掉。
（二）檔案保護(hù)條件要改善
1987年8月29日國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》提出的檔案庫(kù)房溫度標(biāo)準(zhǔn)是14-24℃，相對(duì)濕度為45-60%，我縣地處江南，是個(gè)純湖區(qū)縣，每年的3-6月份是高濕季節(jié)，6-8月份是高溫季節(jié)，要特別注意檔案的保護(hù)，因?yàn)榭諝獬睗駮?huì)加速檔案紙張中纖維素水解，使耐水性差的字跡洇化擴(kuò)散，并加劇有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)檔案的破壞，潮濕還有利于檔案害蟲(chóng)和霉菌的生長(zhǎng)、繁殖。高溫會(huì)加速各種有害雜質(zhì)對(duì)檔案的破壞，如加速紙張水解、氧化，使檔案制成材料強(qiáng)度下降，不利于檔案保管，因此，必須要添置必要的設(shè)備，改善檔案的保護(hù)條件，做好“十防”要求。
（三）檔案保護(hù)措施要到位
一要建立健全檔案保管保護(hù)的各項(xiàng)規(guī)章制度。用制度規(guī)范檔案的交接（包括各股室與檔案人員的檔案交接、檔案工作人員異動(dòng)的交接等），用制度約束相關(guān)人員使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料。二要使用規(guī)范的檔案裝具。各種檔案的裝具都有國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，而且制成材料都是經(jīng)過(guò)去酸處理的，有利于檔案的保護(hù)。三要經(jīng)常檢查檔案保管保護(hù)的情況。如庫(kù)房?jī)?nèi)空氣潮濕有霉味，就要置放防霉驅(qū)蟲(chóng)藥，啟動(dòng)去濕機(jī)，沒(méi)有條件的也要打開(kāi)電扇，開(kāi)窗通風(fēng)。要特別強(qiáng)調(diào)的是在房子搬遷和柜子更換過(guò)程中，要及時(shí)清點(diǎn)檔案數(shù)量，以免造成檔案丟失。
一、檔案
（一）什么是檔案
《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
從這個(gè)定義我們可以看到，檔案來(lái)源非常廣泛，包括官方、非官方、單位組織、家庭個(gè)人都是檔案的形成者；檔案內(nèi)容十分豐富，包含了生產(chǎn)、工作、生活等一切社會(huì)活動(dòng)；檔案載體不斷進(jìn)步，古代有甲骨、竹簡(jiǎn)，近代有紙質(zhì)，現(xiàn)代有音牒、光盤(pán)；檔案作用其價(jià)無(wú)比，它在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
（二）檔案有哪些種類(lèi)
按檔案的內(nèi)容性質(zhì)可劃分為文書(shū)檔案、科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案，或者可劃分為黨政檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、審計(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、商標(biāo)檔案、新聞檔案、藝術(shù)檔案、國(guó)土檔案、房產(chǎn)檔案、婚姻檔案、氣象檔案、人事檔案等等。
（三）檔案與文件材料的聯(lián)系和區(qū)別
檔案與文件材料的聯(lián)系十分密切，文件材料是檔案的前身，是檔案的來(lái)源和基礎(chǔ)；檔案是文件材料的歸宿，是由文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。但是，文件材料不等于檔案。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案要具備兩個(gè)條件：第一，要具有保存價(jià)值，即對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)本單位有現(xiàn)實(shí)的查考使用價(jià)值，或具有依據(jù)、憑證作用，或具有歷史研究?jī)r(jià)值的文件材料才有必要轉(zhuǎn)化為檔案；第二，要按歸檔制度整理歸檔。
（四）檔案與資料的聯(lián)系和原則
檔案與資料的聯(lián)系主要表現(xiàn)為都是信息的載體，都有重要的作用，而且在一定的條件下可以相互轉(zhuǎn)化。就一個(gè)單位而言，其區(qū)別有三個(gè)方面：一是與本單位關(guān)系不同，檔案是本單位各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，記述和反映了本單位的歷史面貌，資料則不是本單位的歷史記錄，也不能反映本單位的歷史面貌；二是來(lái)源不同，檔案是本單位實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，資料是為了參考目的而編寫(xiě)、收集、交換或購(gòu)買(mǎi)而來(lái)的；三是作用不同，檔案既具有現(xiàn)實(shí)的依據(jù)作用，又具有歷史的查考和憑證作用，資料只有參考作用。
二、檔案工作
檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義之分，從廣義上講，檔案工作包括了檔案室工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案理論工作、檔案科研工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作。從狹義上講，檔案工作有檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、提供利用等環(huán)節(jié)的工作。這里主要講四個(gè)環(huán)節(jié)的工作。
（一）檔案收集要全面
凡是反映本單位職能活動(dòng)的各種載體的文件材料都要收集齊全。一個(gè)單位所歸檔的文件材料要能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的基本歷史面貌和工作情況。要實(shí)行文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案集中統(tǒng)一管理。就一個(gè)事件、一項(xiàng)工作、會(huì)議、一個(gè)產(chǎn)品、一項(xiàng)工程、一個(gè)科研課題而言，要把不同形式、不同價(jià)值、不同載體的文件材料收集攏來(lái)，不僅要收集紅頭文件，還要收集非紅頭文件；不僅要收集正本，還要收集底稿、附件；不僅要收集文字材料，還要收集圖紙、圖表；不僅要收集紙質(zhì)檔案，還要收集錄音、錄像、光盤(pán)、實(shí)物、標(biāo)本等非紙張載體的材料。
具體收集文件材料的范圍如下：
1. 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料；上級(jí)頒發(fā)的屬于本級(jí)機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬的并被采用的文件的后草稿和印本；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。
2. 本機(jī)關(guān)的文件材料：本級(jí)召開(kāi)的代表大會(huì)、工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議等的全套會(huì)議材料，以及各種聲像材料；本機(jī)關(guān)黨委（黨組）、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議記錄、紀(jì)要；本機(jī)關(guān)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種文件的簽發(fā)稿、印制稿；本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示（批復(fù)）與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)（下級(jí)的請(qǐng)示）文件；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料；本機(jī)關(guān)形成的調(diào)研報(bào)告、典型事跡材料；本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）；本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等材料；內(nèi)容重要的來(lái)信來(lái)訪記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告等；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話(huà)記錄以及從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料；本機(jī)關(guān)有關(guān)區(qū)域變化、地界、水利糾紛、土地征用以及建設(shè)工程施工、竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料；本機(jī)關(guān)直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；本機(jī)關(guān)合并、撤銷(xiāo)、更名、啟用印信及其組織、人事（包括任免、獎(jiǎng)懲、錄用、調(diào)資、調(diào)動(dòng)介紹信、離退休、撫恤等及各種人員名冊(cè)、報(bào)表）文件材料；本機(jī)關(guān)制定的規(guī)章制度，編寫(xiě)的歷史沿革、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、年鑒，重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)，本機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)簽定的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；各種普查工作中形成的文件材料。
3. 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件；同級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。
4. 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)、決算等文件；直屬單位報(bào)送的重要科技文件材料。
（二）檔案整理要規(guī)范
檔案整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
各類(lèi)檔案要分別按照不同的整理方法進(jìn)行整理。文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》、各行各業(yè)的專(zhuān)門(mén)檔案均按照上級(jí)行業(yè)主管部門(mén)和檔案局印發(fā)的檔案管理辦法進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔。
（三）檔案保管要安全
檔案的安全尤為重要，因?yàn)槿绻麢n案一旦受損，造成的危害往往是無(wú)法用錢(qián)財(cái)進(jìn)行彌補(bǔ)的。因此，要改善檔案的保管保護(hù)條件，做到“十防”：即防火、防盜、防水、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防霉、防高溫高濕、防有害氣體。具體地講，一要選擇好檔案庫(kù)房，要選一棟樓房的中間層次和中間位置，安裝鐵門(mén)鐵窗；二要購(gòu)置必要設(shè)備，如質(zhì)量好的柜子，溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)等；三要經(jīng)常檢查，有無(wú)安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)解決問(wèn)題。
（四）檔案利用要主動(dòng)
檔案的內(nèi)容十分豐富，蘊(yùn)藏著我們工作、生活中不可或缺的重要信息資源，我們要積極主動(dòng)地充分利用這些檔案信息資源為本單位服務(wù)，為民所用，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。提供利用的方式主要有兩個(gè)方面，一是提供檔案原件給利用者查閱，二是編寫(xiě)小型資料供領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員使用，如編寫(xiě)本單位大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。
三、檔案保護(hù)技術(shù)
檔案的壽命是有限的，不管多么重要、珍貴的檔案，它的內(nèi)容都是通過(guò)一定的物質(zhì)材料書(shū)寫(xiě)、記錄而體現(xiàn)出來(lái)的。由于世界上的一切物質(zhì)都處在永不停息的運(yùn)動(dòng)之中，雖然從宇宙整體來(lái)說(shuō)，物質(zhì)是不變的，但對(duì)于具體的物質(zhì)材料來(lái)說(shuō)，是會(huì)變化乃至消亡的，因此，檔案制成材料的老化、褪變，終損毀，是不可避免的自然規(guī)律。檔案的保護(hù)技術(shù)，就要求我們大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，為子孫后代服務(wù)。
（一）檔案制成材料要耐久
檔案制成材料包括紙張、墨水、光盤(pán)、照片等等，我們均在市場(chǎng)上購(gòu)買(mǎi)，它的耐久性也有專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)研究。我們所要做的是用耐久性好的材料，如存檔的文件材料要用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)材料。因?yàn)榧兯{(lán)墨水和紅墨水、圓珠筆，它們的色素均為有機(jī)染料，水溶性好，顏色鮮艷，但不耐光、不耐熱，耐水性低，字跡容易褪色；鉛筆的主要原料是石墨和粘土，雖然耐光，但不耐磨，很容易被磨擦掉。
（二）檔案保護(hù)條件要改善
1987年8月29日國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》提出的檔案庫(kù)房溫度標(biāo)準(zhǔn)是14-24℃，相對(duì)濕度為45-60%，我縣地處江南，是個(gè)純湖區(qū)縣，每年的3-6月份是高濕季節(jié)，6-8月份是高溫季節(jié)，要特別注意檔案的保護(hù)，因?yàn)榭諝獬睗駮?huì)加速檔案紙張中纖維素水解，使耐水性差的字跡洇化擴(kuò)散，并加劇有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)檔案的破壞，潮濕還有利于檔案害蟲(chóng)和霉菌的生長(zhǎng)、繁殖。高溫會(huì)加速各種有害雜質(zhì)對(duì)檔案的破壞，如加速紙張水解、氧化，使檔案制成材料強(qiáng)度下降，不利于檔案保管，因此，必須要添置必要的設(shè)備，改善檔案的保護(hù)條件，做好“十防”要求。
（三）檔案保護(hù)措施要到位
一要建立健全檔案保管保護(hù)的各項(xiàng)規(guī)章制度。用制度規(guī)范檔案的交接（包括各股室與檔案人員的檔案交接、檔案工作人員異動(dòng)的交接等），用制度約束相關(guān)人員使用耐久的書(shū)寫(xiě)材料。二要使用規(guī)范的檔案裝具。各種檔案的裝具都有國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，而且制成材料都是經(jīng)過(guò)去酸處理的，有利于檔案的保護(hù)。三要經(jīng)常檢查檔案保管保護(hù)的情況。如庫(kù)房?jī)?nèi)空氣潮濕有霉味，就要置放防霉驅(qū)蟲(chóng)藥，啟動(dòng)去濕機(jī)，沒(méi)有條件的也要打開(kāi)電扇，開(kāi)窗通風(fēng)。要特別強(qiáng)調(diào)的是在房子搬遷和柜子更換過(guò)程中，要及時(shí)清點(diǎn)檔案數(shù)量，以免造成檔案丟失。