檔案保密牽涉到檔案、保密兩部法律，關(guān)系到檔案、保密兩方面工作，影響到檔案、保密兩個部門，正確處理保守國家秘密與開放檔案的關(guān)系，積極尋求兩者之間的佳結(jié)合點，維護檔案保密安全，確保黨和國家利益不受損害，是值得我們研究和探討的一個現(xiàn)實課題。
一、現(xiàn)狀與問題
實現(xiàn)檔案工作與保密工作的有機結(jié)合，必須正視檔案保密管理的現(xiàn)狀，堅持從實際出發(fā)，有針對性地協(xié)調(diào)和處理好檔案和保密之間的關(guān)系問題。
（一）立卷歸檔和文檔保密的不相適應(yīng)。在實際工作中，傳統(tǒng)的立卷歸檔一般采取的是“四分法”，其中就忽略了一個保密的要素，以致于在技術(shù)操作上沒有把涉密文件資料和非密級文件資料區(qū)分出來，兩種歸檔材料混合在一個案卷里面。事實上，我們翻閱以往的檔案，就不難發(fā)現(xiàn)夾存有相當(dāng)一部分涉密文件資料。而且從案卷卷面看，沒有依據(jù)保密要求標(biāo)準(zhǔn)出來卷中文件的高密級，不能十分醒目地體現(xiàn)涉密文檔的標(biāo)志，這就無形之中給檔案的提供和利用帶來一些麻煩，形成檔案和保密的關(guān)系脫節(jié)。盡管現(xiàn)代立卷歸檔新辦法實施以后，采取單份文件資料作為一個案卷并標(biāo)一個卷號，這種方式雖有一定的優(yōu)越性，但是仍然沒有從根本上解決和處理好密與非密的檔案資料的關(guān)系。此，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)引起重視，認(rèn)真研究解決。
（二）檔案利用和文檔保密的相互銜接不緊。1991年9月國家檔案局、國家保密局聯(lián)合印發(fā)《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，應(yīng)當(dāng)說這個文件的出臺對于抓好檔案保密工作具有十分重要的指導(dǎo)意義。從檔案利用的現(xiàn)狀來看，檔案部門為了充分挖掘檔案資料，提高檔案資料的使用效益，更好地為經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服務(wù)，緊緊圍繞“開放檔案”作文章，采取了一系列積極措施，檔案利用工作收效明顯，這一點無可非議。但是，在具體操作過程中，有的地方、單位由于檔案管理人員保密意識不是很強，向外提供檔案資料時容易忽視案卷中的涉密文件資料，難以從嚴(yán)劃分和控制涉密檔案的使用范圍。比如，某單位同志因工作需要借閱一本檔案，而這本檔案中存有幾份涉密文件，用什么辦法控制不匯密，顯然就有隱患和漏洞，極有可能讓個別竊密分子有可乘之機。實際上，這就是涉密文件資料與一般內(nèi)部文件資料混合立卷歸檔所產(chǎn)生的弊端。
（三）檔案部門和保密部門的責(zé)任取向不一致。在具體工作中，檔案部門更注重檔案的利用和管理，而保密部門關(guān)心的是每個單位的檔案室、每一個檔案案卷中的內(nèi)部重要文件特別是涉密文件資料，在其保密期限內(nèi)能不能確保絕對安全，確保不發(fā)生失泄密。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，是由于檔案、保密部門在檔案保密的問題上責(zé)任取向不一致而引起的。當(dāng)然，如果各級各單位能夠嚴(yán)格按照國家檔案局、國家保密局印發(fā)的《暫行規(guī)定》去執(zhí)行，嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù)，從嚴(yán)控制使用范圍，是基本上能實現(xiàn)檔案保密工作目標(biāo)的。但從嚴(yán)格意義上講，有必要由有關(guān)部門牽頭，進一步明晰檔案、保密部門所承擔(dān)的工作職責(zé)，切實抓好檔案保密工作的落實。
二、對策與措施
檔案保密是一項政策性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性、操作性很強的工作，關(guān)系到黨和國家秘密的安全。各級、各有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)站在實現(xiàn)“三個代表”重要思想的高度，以對歷史負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)、對黨的工作負(fù)責(zé)的精神，切實抓了“三個到位”。
（一）認(rèn)識提升到位。檔案保密既是檔案管理的工作內(nèi)容，也是整個保密工作的重要組成部分。檔案保密實際上是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因為涉密文件資料已經(jīng)立卷歸檔了，進了檔案保管室，就如同入了保險柜，可以高枕無憂了。說到底，涉密文件資料除了被銷毀的部分以外，在其保密期限內(nèi)，大部分時間是依靠檔案保密室來落實保密防范措施的。因此，各級檔案、保密部門一定要統(tǒng)一思想認(rèn)識，加強協(xié)作，緊密配合，嚴(yán)格管理，嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)格責(zé)任，齊心協(xié)力抓好檔案保密工作的落實。
（二）體系完善到位。抓好檔案保密管理工作，必須進一步健全和完善三大體紗。一是組織領(lǐng)導(dǎo)體系。各級各部門要切實加強對檔案保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格領(lǐng)導(dǎo)干部保密責(zé)任制，堅持“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰操作、誰負(fù)責(zé)、誰出問題、誰負(fù)責(zé)”的原則，深入實際調(diào)查研究，全面掌握第一手資料，及時分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規(guī)范，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，杜絕檔案保密工作中的主觀隨意性和自由散漫的行為，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。三是責(zé)任監(jiān)控體系。任何一項工作，一旦失去了有效的責(zé)任監(jiān)控，免不了會出現(xiàn)這樣那樣的問題。因此，要運用目標(biāo)管理崗位責(zé)任制的形式，實行工作責(zé)任的細(xì)化和分解，做到責(zé)任到項、責(zé)任到崗、責(zé)任到人，保證一級抓一級，一級對一級負(fù)責(zé)，層層承擔(dān)責(zé)任，事事抓落實。各級各單位檔案保密室對涉密檔案資料務(wù)必落實好全方位、多環(huán)節(jié)、各層次的保密監(jiān)控措施，尤其是在對外提供檔案資料過程中，對任何單位和個人都必須堅持按原則辦事，在任何情況下決不允許為追求一已私利一時方便而拿原則作交易，給組織添麻煩。
（三）管理措施到位。檔案保密工作要真正抓具體、抓落實，需要采取的措施很多，有三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須牢牢抓緊。一是涉密檔案資料集中嚴(yán)格管理。要實現(xiàn)涉密檔案資料的相對集中，對于檔案管理單位來說比較為難。主要是以往立卷歸檔中忽視了保密因素，沒有對一些涉密文件資料實行單獨立卷歸檔，而是夾存于眾多一般內(nèi)部文件資料之中。對此，我們應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格管理的措施，改進工作方法，時時繃緊保密之弦，嚴(yán)防失泄密事故發(fā)生。二是對外提供檔案資料要嚴(yán)格審批。在對外提供內(nèi)部檔案資料的過程中，各級檔案部門、檔案管理單位都要嚴(yán)格執(zhí)行審批登記制度，任何單位和個人查閱檔案必須持單位出具的行政介紹信，說明查閱的理由，堅杜絕對個人私自查閱檔案的行為。對傳統(tǒng)檔案案卷應(yīng)在其卷面上標(biāo)注密級，凡標(biāo)注密級的案卷，一律不準(zhǔn)整卷外借，防止對外泄密。對涉密檔案資料的查閱，一定要嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，及時與保密部門會商，報經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準(zhǔn)后方可查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大知悉范圍。嚴(yán)禁亂借閱、亂復(fù)制、亂摘抄、亂對外提供。三是對定點復(fù)制國家秘密載體的嚴(yán)格控制。所有檔案資料的復(fù)印，必須堅持定點歸口承印，不得在社會上隨意復(fù)制，復(fù)印件視同原件管理，并歸還到檔案管理單位。經(jīng)過上級批準(zhǔn)，復(fù)印涉密檔案資料，務(wù)必到經(jīng)保密部門審批的國家秘密載體定點復(fù)制單位承印，嚴(yán)守保密法制，嚴(yán)禁各種違規(guī)越軌行為。
一、現(xiàn)狀與問題
實現(xiàn)檔案工作與保密工作的有機結(jié)合，必須正視檔案保密管理的現(xiàn)狀，堅持從實際出發(fā)，有針對性地協(xié)調(diào)和處理好檔案和保密之間的關(guān)系問題。
（一）立卷歸檔和文檔保密的不相適應(yīng)。在實際工作中，傳統(tǒng)的立卷歸檔一般采取的是“四分法”，其中就忽略了一個保密的要素，以致于在技術(shù)操作上沒有把涉密文件資料和非密級文件資料區(qū)分出來，兩種歸檔材料混合在一個案卷里面。事實上，我們翻閱以往的檔案，就不難發(fā)現(xiàn)夾存有相當(dāng)一部分涉密文件資料。而且從案卷卷面看，沒有依據(jù)保密要求標(biāo)準(zhǔn)出來卷中文件的高密級，不能十分醒目地體現(xiàn)涉密文檔的標(biāo)志，這就無形之中給檔案的提供和利用帶來一些麻煩，形成檔案和保密的關(guān)系脫節(jié)。盡管現(xiàn)代立卷歸檔新辦法實施以后，采取單份文件資料作為一個案卷并標(biāo)一個卷號，這種方式雖有一定的優(yōu)越性，但是仍然沒有從根本上解決和處理好密與非密的檔案資料的關(guān)系。此，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)引起重視，認(rèn)真研究解決。
（二）檔案利用和文檔保密的相互銜接不緊。1991年9月國家檔案局、國家保密局聯(lián)合印發(fā)《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，應(yīng)當(dāng)說這個文件的出臺對于抓好檔案保密工作具有十分重要的指導(dǎo)意義。從檔案利用的現(xiàn)狀來看，檔案部門為了充分挖掘檔案資料，提高檔案資料的使用效益，更好地為經(jīng)濟建設(shè)和改革開放服務(wù)，緊緊圍繞“開放檔案”作文章，采取了一系列積極措施，檔案利用工作收效明顯，這一點無可非議。但是，在具體操作過程中，有的地方、單位由于檔案管理人員保密意識不是很強，向外提供檔案資料時容易忽視案卷中的涉密文件資料，難以從嚴(yán)劃分和控制涉密檔案的使用范圍。比如，某單位同志因工作需要借閱一本檔案，而這本檔案中存有幾份涉密文件，用什么辦法控制不匯密，顯然就有隱患和漏洞，極有可能讓個別竊密分子有可乘之機。實際上，這就是涉密文件資料與一般內(nèi)部文件資料混合立卷歸檔所產(chǎn)生的弊端。
（三）檔案部門和保密部門的責(zé)任取向不一致。在具體工作中，檔案部門更注重檔案的利用和管理，而保密部門關(guān)心的是每個單位的檔案室、每一個檔案案卷中的內(nèi)部重要文件特別是涉密文件資料，在其保密期限內(nèi)能不能確保絕對安全，確保不發(fā)生失泄密。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，是由于檔案、保密部門在檔案保密的問題上責(zé)任取向不一致而引起的。當(dāng)然，如果各級各單位能夠嚴(yán)格按照國家檔案局、國家保密局印發(fā)的《暫行規(guī)定》去執(zhí)行，嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù)，從嚴(yán)控制使用范圍，是基本上能實現(xiàn)檔案保密工作目標(biāo)的。但從嚴(yán)格意義上講，有必要由有關(guān)部門牽頭，進一步明晰檔案、保密部門所承擔(dān)的工作職責(zé)，切實抓好檔案保密工作的落實。
二、對策與措施
檔案保密是一項政策性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性、操作性很強的工作，關(guān)系到黨和國家秘密的安全。各級、各有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)站在實現(xiàn)“三個代表”重要思想的高度，以對歷史負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)、對黨的工作負(fù)責(zé)的精神，切實抓了“三個到位”。
（一）認(rèn)識提升到位。檔案保密既是檔案管理的工作內(nèi)容，也是整個保密工作的重要組成部分。檔案保密實際上是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因為涉密文件資料已經(jīng)立卷歸檔了，進了檔案保管室，就如同入了保險柜，可以高枕無憂了。說到底，涉密文件資料除了被銷毀的部分以外，在其保密期限內(nèi)，大部分時間是依靠檔案保密室來落實保密防范措施的。因此，各級檔案、保密部門一定要統(tǒng)一思想認(rèn)識，加強協(xié)作，緊密配合，嚴(yán)格管理，嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)格責(zé)任，齊心協(xié)力抓好檔案保密工作的落實。
（二）體系完善到位。抓好檔案保密管理工作，必須進一步健全和完善三大體紗。一是組織領(lǐng)導(dǎo)體系。各級各部門要切實加強對檔案保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格領(lǐng)導(dǎo)干部保密責(zé)任制，堅持“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰操作、誰負(fù)責(zé)、誰出問題、誰負(fù)責(zé)”的原則，深入實際調(diào)查研究，全面掌握第一手資料，及時分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規(guī)范，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，杜絕檔案保密工作中的主觀隨意性和自由散漫的行為，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。三是責(zé)任監(jiān)控體系。任何一項工作，一旦失去了有效的責(zé)任監(jiān)控，免不了會出現(xiàn)這樣那樣的問題。因此，要運用目標(biāo)管理崗位責(zé)任制的形式，實行工作責(zé)任的細(xì)化和分解，做到責(zé)任到項、責(zé)任到崗、責(zé)任到人，保證一級抓一級，一級對一級負(fù)責(zé)，層層承擔(dān)責(zé)任，事事抓落實。各級各單位檔案保密室對涉密檔案資料務(wù)必落實好全方位、多環(huán)節(jié)、各層次的保密監(jiān)控措施，尤其是在對外提供檔案資料過程中，對任何單位和個人都必須堅持按原則辦事，在任何情況下決不允許為追求一已私利一時方便而拿原則作交易，給組織添麻煩。
（三）管理措施到位。檔案保密工作要真正抓具體、抓落實，需要采取的措施很多，有三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須牢牢抓緊。一是涉密檔案資料集中嚴(yán)格管理。要實現(xiàn)涉密檔案資料的相對集中，對于檔案管理單位來說比較為難。主要是以往立卷歸檔中忽視了保密因素，沒有對一些涉密文件資料實行單獨立卷歸檔，而是夾存于眾多一般內(nèi)部文件資料之中。對此，我們應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格管理的措施，改進工作方法，時時繃緊保密之弦，嚴(yán)防失泄密事故發(fā)生。二是對外提供檔案資料要嚴(yán)格審批。在對外提供內(nèi)部檔案資料的過程中，各級檔案部門、檔案管理單位都要嚴(yán)格執(zhí)行審批登記制度，任何單位和個人查閱檔案必須持單位出具的行政介紹信，說明查閱的理由，堅杜絕對個人私自查閱檔案的行為。對傳統(tǒng)檔案案卷應(yīng)在其卷面上標(biāo)注密級，凡標(biāo)注密級的案卷，一律不準(zhǔn)整卷外借，防止對外泄密。對涉密檔案資料的查閱，一定要嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，及時與保密部門會商，報經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準(zhǔn)后方可查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大知悉范圍。嚴(yán)禁亂借閱、亂復(fù)制、亂摘抄、亂對外提供。三是對定點復(fù)制國家秘密載體的嚴(yán)格控制。所有檔案資料的復(fù)印，必須堅持定點歸口承印，不得在社會上隨意復(fù)制，復(fù)印件視同原件管理，并歸還到檔案管理單位。經(jīng)過上級批準(zhǔn)，復(fù)印涉密檔案資料，務(wù)必到經(jīng)保密部門審批的國家秘密載體定點復(fù)制單位承印，嚴(yán)守保密法制，嚴(yán)禁各種違規(guī)越軌行為。