知識管理以知識審計為基礎[1]

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無論是知識管理戰(zhàn)略的確立,還是知識管理實施初始階段的建模,都要以知識審計為基礎。也就是說,企業(yè)只有了解自己的知識基礎和知識需求,才能制定知識戰(zhàn)略,才能有效地實施知識管理。按照學者AnnHylton博士的研究發(fā)現(xiàn),許多知識管理失敗的重要原因是,企業(yè)實施知識管理之前,并不清楚組織現(xiàn)有的知識和潛在的知識,并不清楚自己的知識需求。
    知識審計的意義
    所謂知識審計是一個動態(tài)的、循環(huán)的流程,它對企業(yè)知識資源進行系統(tǒng)的、科學的考察和評估,分析企業(yè)已有的知識(知識基礎)與缺乏的知識(知識需求),針對企業(yè)的情況,提出診斷性和預測性的審計報告。知識審計能夠回答的問題是:為解決特定的問題,企業(yè)已經(jīng)擁有哪些知識、缺乏哪些知識、誰需要這些知識、他們?nèi)绾卫眠@些知識?
    企業(yè)進行知識審計時,首先要考慮由誰來實施知識審計,也就是說,組織需要組建知識審計團隊。其次要考慮審計什么內(nèi)容,即審計的對象。之后,要考慮如何實施審計,即知識審計的流程。在此過程中,還需要考慮知識審計方法的選擇。
    知識審計的團隊
    知識審計需要由一個審計團隊來實施。公司組建的知識審計團隊要由不同的專家組成,包括公司戰(zhàn)略制定者、財務專家、人力資源專家、知識分析家、知識產(chǎn)權(quán)專家和市場營銷專家等。由多部門組成的知識審計團隊,難免會有不同程度的意見分歧。因此,知識審計團隊成立之后,各成員要對審計的原因和目標達成一致。
    知識審計的對象
    知識審計的對象包括知識主體(人)、知識客體(即知識本身)與知識環(huán)境三個方面。
    知識主體人是知識的擁有者,也是知識的接受者。在這部分,一方面要審計人的知識流程、彼此的關(guān)系等內(nèi)容,另一方面還要熟悉企業(yè)各部門的工作內(nèi)容與目標,以便確定知識需求。需要提及的一點是,這里所說的人不僅指組織內(nèi)的知識工作者,還包括了客戶、供應商等組織價值鏈上的知識主體。
    知識知識有顯性知識和隱性知識之分。顯性知識存在于數(shù)據(jù)庫、文檔等載體之中,而隱性知識存在于人的頭腦中。所以,審計知識時,不僅要審計結(jié)構(gòu)知識(即人走后,留在公司的知識,基本上相當于顯性知識),也要審計隱性知識。
    知識環(huán)境知識環(huán)境對知識活動起著推動或阻礙的作用。知識環(huán)境有兩個方面:技術(shù)環(huán)境與組織環(huán)境。技術(shù)環(huán)境主要是指信息技術(shù),也可以理解為IT設施。組織環(huán)境包括組織設計和組織文化,組織設計指組織的流程和結(jié)構(gòu),組織文化間接地反映了知識共享的文化和組織的價值觀。
    知識審計的流程
    知識審計是動態(tài)的、循環(huán)的,完整的知識審計過程,一般來說包括三個階段。
    準備階段
    這個階段要定義知識審計的目標、識別各種限制條件、制定知識審計的計劃、確定知識審計的指標體系。定義審計目標,是為了規(guī)范審計的目的、審計的對象和范圍,所以目標要盡可能的具體;識別限制條件和制定計劃,是為了在知識審計的實施過程中,能有的放矢,并把成本控制在預算之內(nèi)。限制條件,包括了財務預算上的限制、組織內(nèi)部基礎設施的限制、時間限制等;確定知識審計的指標體系是為知識審計提供比較的基準,前提是要對理想的狀態(tài)有清楚的認識。