CIO們對(duì)這樣的情景應(yīng)該并不陌生。新的項(xiàng)目計(jì)劃擺在眼前，在打開(kāi)它看之前，腦海里閃現(xiàn)的都是其他項(xiàng)目曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的一些問(wèn)題——工期的延長(zhǎng)，膨脹的預(yù)算，以及在最后的時(shí)刻仍然要花大價(jià)錢(qián)去雇傭承包人。滿心里想的都是擺在眼前的這個(gè)計(jì)劃將會(huì)出現(xiàn)什么問(wèn)題。
其實(shí)，CIO們大可不必如此。所有的項(xiàng)目當(dāng)中都會(huì)包含風(fēng)險(xiǎn)因素，但是對(duì)于項(xiàng)目的組織者來(lái)說(shuō)，不同的項(xiàng)目之間存在著一些共性，很多工作都是相似的。所以，不必在開(kāi)始進(jìn)行每一個(gè)新項(xiàng)目之前都一切從零開(kāi)始。
想要確保項(xiàng)目評(píng)估的精確，可以遵循一些基本的方法：
1、 明確項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)
2、 確保計(jì)劃過(guò)程有正確完全的評(píng)估
3、 從其他項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
4、 小組計(jì)劃不用附和管理層的猜測(cè)
明確項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)
任何項(xiàng)目的進(jìn)行都要有正確的商業(yè)理由，所以項(xiàng)目經(jīng)理要向小組成員闡明項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)。要讓小組成員了解工作內(nèi)容、工期和預(yù)算。進(jìn)行新項(xiàng)目就是要使大家在你的統(tǒng)籌下工作。項(xiàng)目經(jīng)理和小組成員將代表你做出決定。
想要讓小組成員做出最接近你的預(yù)期方式的決定，就必須要向他們明確項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)。因?yàn)椴豢赡芩械墓ぷ鞫颊加型瑯拥谋戎?，各?xiàng)工作的重要性是有所不同的。 只有讓大家了解了哪些工作是最重要的，哪些工作的重要性次之，才能對(duì)項(xiàng)目做出正確的評(píng)估，以正確的方式完成工作任務(wù)。
確保計(jì)劃過(guò)程有正確完全的評(píng)估
在項(xiàng)目的計(jì)劃過(guò)程中，會(huì)有很多不同方面的專家一起合作，制定出有關(guān)細(xì)節(jié)。這其中應(yīng)該有一位專家是來(lái)自能夠從項(xiàng)目中受益的業(yè)務(wù)部門(mén)。項(xiàng)目工作內(nèi)容的確定絕對(duì)是十分關(guān)鍵的。所有的股東，包括CIO在內(nèi)，都需要確切的了解項(xiàng)目能夠帶來(lái)什么樣的收益。
Work Breakdown Structure (WBS)是最重要的項(xiàng)目計(jì)劃工具，能夠幫助確定項(xiàng)目的工作內(nèi)容。
應(yīng)用WBS，可以把大的要素分解成若干小的要素，直到能夠精確的評(píng)估出合理的工期和成本。項(xiàng)目小組可以應(yīng)用WBS列出活動(dòng)清單，按照上面的項(xiàng)目分別進(jìn)行評(píng)估。
樂(lè)觀評(píng)估為了取得的效果，對(duì)每一項(xiàng)活動(dòng)的評(píng)估都應(yīng)該包括三個(gè)方面：的結(jié)果（樂(lè)觀評(píng)估）、最差的結(jié)果（悲觀評(píng)估）以及最為可能的結(jié)果（現(xiàn)實(shí)評(píng)估）。如果不能保證每一項(xiàng)活動(dòng)的評(píng)估都能滿足這三個(gè)方面，至少要保證那些對(duì)于整個(gè)小組來(lái)說(shuō)特別的、有風(fēng)險(xiǎn)的或是相對(duì)新的活動(dòng)的評(píng)估能夠達(dá)到這三個(gè)方面的要求。一般來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目時(shí)間表的起草過(guò)程中，大多數(shù)活動(dòng)所應(yīng)用的都是最為可能的現(xiàn)實(shí)評(píng)估。或者，對(duì)于某些活動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)考慮綜合應(yīng)用三種評(píng)估方法。
上面的這三種評(píng)估能夠向項(xiàng)目經(jīng)理提供關(guān)于項(xiàng)目時(shí)間的最為簡(jiǎn)單的分析。通過(guò)對(duì)關(guān)鍵時(shí)間做出調(diào)整，項(xiàng)目經(jīng)理可以模擬不同情況可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目時(shí)間表產(chǎn)生的影響。例如，項(xiàng)目經(jīng)理可以模擬當(dāng)某一項(xiàng)活動(dòng)的結(jié)果同最差的結(jié)果相吻合時(shí)會(huì)對(duì)項(xiàng)目時(shí)間表產(chǎn)生的影響，也可以模擬當(dāng)某一項(xiàng)活動(dòng)的結(jié)果同最為可能的結(jié)果相吻合時(shí)的情況。
從其他項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
從其他項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是每個(gè)人都知道的常識(shí)，但并不是自動(dòng)就能夠完成的。CIO們需要了解核心小組是否對(duì)企業(yè)進(jìn)行過(guò)的其他項(xiàng)目成功或失敗的原因進(jìn)行了分析，是否從中吸取了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。還要了解核心小組是否參考了貿(mào)易雜志和業(yè)內(nèi)的其他信息來(lái)源以了解相似的項(xiàng)目信息。
其實(shí)，CIO們大可不必如此。所有的項(xiàng)目當(dāng)中都會(huì)包含風(fēng)險(xiǎn)因素，但是對(duì)于項(xiàng)目的組織者來(lái)說(shuō)，不同的項(xiàng)目之間存在著一些共性，很多工作都是相似的。所以，不必在開(kāi)始進(jìn)行每一個(gè)新項(xiàng)目之前都一切從零開(kāi)始。
想要確保項(xiàng)目評(píng)估的精確，可以遵循一些基本的方法：
1、 明確項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)
2、 確保計(jì)劃過(guò)程有正確完全的評(píng)估
3、 從其他項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
4、 小組計(jì)劃不用附和管理層的猜測(cè)
明確項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)
任何項(xiàng)目的進(jìn)行都要有正確的商業(yè)理由，所以項(xiàng)目經(jīng)理要向小組成員闡明項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)。要讓小組成員了解工作內(nèi)容、工期和預(yù)算。進(jìn)行新項(xiàng)目就是要使大家在你的統(tǒng)籌下工作。項(xiàng)目經(jīng)理和小組成員將代表你做出決定。
想要讓小組成員做出最接近你的預(yù)期方式的決定，就必須要向他們明確項(xiàng)目?jī)?yōu)先權(quán)。因?yàn)椴豢赡芩械墓ぷ鞫颊加型瑯拥谋戎?，各?xiàng)工作的重要性是有所不同的。 只有讓大家了解了哪些工作是最重要的，哪些工作的重要性次之，才能對(duì)項(xiàng)目做出正確的評(píng)估，以正確的方式完成工作任務(wù)。
確保計(jì)劃過(guò)程有正確完全的評(píng)估
在項(xiàng)目的計(jì)劃過(guò)程中，會(huì)有很多不同方面的專家一起合作，制定出有關(guān)細(xì)節(jié)。這其中應(yīng)該有一位專家是來(lái)自能夠從項(xiàng)目中受益的業(yè)務(wù)部門(mén)。項(xiàng)目工作內(nèi)容的確定絕對(duì)是十分關(guān)鍵的。所有的股東，包括CIO在內(nèi)，都需要確切的了解項(xiàng)目能夠帶來(lái)什么樣的收益。
Work Breakdown Structure (WBS)是最重要的項(xiàng)目計(jì)劃工具，能夠幫助確定項(xiàng)目的工作內(nèi)容。
應(yīng)用WBS，可以把大的要素分解成若干小的要素，直到能夠精確的評(píng)估出合理的工期和成本。項(xiàng)目小組可以應(yīng)用WBS列出活動(dòng)清單，按照上面的項(xiàng)目分別進(jìn)行評(píng)估。
樂(lè)觀評(píng)估為了取得的效果，對(duì)每一項(xiàng)活動(dòng)的評(píng)估都應(yīng)該包括三個(gè)方面：的結(jié)果（樂(lè)觀評(píng)估）、最差的結(jié)果（悲觀評(píng)估）以及最為可能的結(jié)果（現(xiàn)實(shí)評(píng)估）。如果不能保證每一項(xiàng)活動(dòng)的評(píng)估都能滿足這三個(gè)方面，至少要保證那些對(duì)于整個(gè)小組來(lái)說(shuō)特別的、有風(fēng)險(xiǎn)的或是相對(duì)新的活動(dòng)的評(píng)估能夠達(dá)到這三個(gè)方面的要求。一般來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目時(shí)間表的起草過(guò)程中，大多數(shù)活動(dòng)所應(yīng)用的都是最為可能的現(xiàn)實(shí)評(píng)估。或者，對(duì)于某些活動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)考慮綜合應(yīng)用三種評(píng)估方法。
上面的這三種評(píng)估能夠向項(xiàng)目經(jīng)理提供關(guān)于項(xiàng)目時(shí)間的最為簡(jiǎn)單的分析。通過(guò)對(duì)關(guān)鍵時(shí)間做出調(diào)整，項(xiàng)目經(jīng)理可以模擬不同情況可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目時(shí)間表產(chǎn)生的影響。例如，項(xiàng)目經(jīng)理可以模擬當(dāng)某一項(xiàng)活動(dòng)的結(jié)果同最差的結(jié)果相吻合時(shí)會(huì)對(duì)項(xiàng)目時(shí)間表產(chǎn)生的影響，也可以模擬當(dāng)某一項(xiàng)活動(dòng)的結(jié)果同最為可能的結(jié)果相吻合時(shí)的情況。
從其他項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
從其他項(xiàng)目中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是每個(gè)人都知道的常識(shí)，但并不是自動(dòng)就能夠完成的。CIO們需要了解核心小組是否對(duì)企業(yè)進(jìn)行過(guò)的其他項(xiàng)目成功或失敗的原因進(jìn)行了分析，是否從中吸取了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。還要了解核心小組是否參考了貿(mào)易雜志和業(yè)內(nèi)的其他信息來(lái)源以了解相似的項(xiàng)目信息。