董事會(huì)秘書在公司里如何扮演角色

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我國國有企業(yè)進(jìn)行公司制改造,其核心問題就是要理順產(chǎn)權(quán)關(guān)系,構(gòu)建一個(gè)科學(xué)規(guī)范的公司治理結(jié)構(gòu)?!吨腥A人民共和國公司法》頒布實(shí)施后,公司的法人治理結(jié)構(gòu)日益完善。作為公司治理結(jié)構(gòu)中的董秘,其地位和作用也逐步得到肯定。但目前在企業(yè)公司制的組建中,董秘的設(shè)置和配備仍存在不少問題。這些問題解決與否,將直接影響公司治理結(jié)構(gòu)的完善,值得引起有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)的高度重視。
    董秘在公司里的角色定位
    公司董秘是公司里不可或缺的重要角色,代表了公司的內(nèi)在素質(zhì)和外在形象,他們?cè)诜ㄈ酥卫斫Y(jié)構(gòu)中所起的重要作用,概括起來,主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
    一是規(guī)范運(yùn)作作用。在法人治理機(jī)構(gòu)中,董秘承擔(dān)著規(guī)范公司運(yùn)作的重要職責(zé)。公司運(yùn)作中的一切環(huán)節(jié)均有相應(yīng)的法律規(guī)定,主要體現(xiàn)在公司內(nèi)部管理的各項(xiàng)運(yùn)作過程中。比如負(fù)責(zé)董事會(huì)、股東大會(huì)依法召開的會(huì)務(wù)工作和具體的召集工作;負(fù)責(zé)董事會(huì)、股東大會(huì)依法表決,通過合法程序開展工作;負(fù)責(zé)股東大會(huì)、董事會(huì)依法記錄并作出決議的工作;負(fù)責(zé)保管文件和記錄,保證各項(xiàng)文件合法有效,相互銜接,完整統(tǒng)一;負(fù)責(zé)組織制作、遞交有關(guān)機(jī)構(gòu)要求遞交的報(bào)告和文件;負(fù)責(zé)依法披露公司信息,保證信息披露的及時(shí)性、合法性、真實(shí)性和完整性;妥善保管股東名冊(cè),真實(shí)記載有關(guān)內(nèi)容;保證有關(guān)人員及時(shí)查閱公司有關(guān)記錄和文件,如章程、年報(bào)、財(cái)務(wù)報(bào)告等,這些工作都帶有非常明顯的法律屬性。如果不依法召開會(huì)議,依法記錄,就會(huì)使通過的決議無效。公司的文件都必須符合法律規(guī)定,董秘要努力使其不僅在形式上而且在內(nèi)容上合法。所以,一個(gè)高素質(zhì)、高水平的董事會(huì)秘書是公司高效規(guī)范運(yùn)作的基本保證。
    二是提示、警示作用。在公司法人治理結(jié)構(gòu)中,董秘有責(zé)任對(duì)公司運(yùn)作是否合法提出提示或警示性意見,這是由董秘必須對(duì)董事會(huì)、全體股東負(fù)責(zé)的職責(zé)所決定的。董秘要協(xié)助董事會(huì)依法行使職權(quán),注意股東所行使的權(quán)力是否正確;小股東的利益是否被剝奪;董事是否也是股東,行使權(quán)力時(shí)是否符合他們當(dāng)時(shí)的身份;在關(guān)聯(lián)交易表決時(shí),要提醒關(guān)聯(lián)交易各方同避;公司決定重大問題時(shí),要提醒董事依法辦事,必要時(shí),有職責(zé)向中國證監(jiān)會(huì)及證券交易所報(bào)告等。董秘的這種職責(zé),對(duì)公司預(yù)防違規(guī)違憲運(yùn)作起到了“防火墻”作用。
    三是協(xié)調(diào)、催辦作用。作為一名董事會(huì)秘書。其本身的職責(zé)就是董事會(huì)的顧問。董秘是各種矛盾的緩沖中心,當(dāng)發(fā)現(xiàn)董事與總經(jīng)理、董事長與總經(jīng)理意見不一致時(shí),或是股東對(duì)董事會(huì)有甚么沖突時(shí),應(yīng)該主動(dòng)參與協(xié)調(diào)工作,化解矛盾。同時(shí),為保障公司能正常運(yùn)轉(zhuǎn),對(duì)董事會(huì)、股東大會(huì)所作出的決議,董秘有責(zé)任如實(shí)傳達(dá)到公司有關(guān)層面,及時(shí)反映意見,做好催辦工作。認(rèn)真負(fù)責(zé)地將董事會(huì)、股東大會(huì)決定事項(xiàng)得到貫徹落實(shí)。這種協(xié)調(diào)、催辦的工作,也是維系公司股東、董事會(huì)、經(jīng)理層三者關(guān)系的重要工作。
    四是監(jiān)管、溝通作用。按照有關(guān)規(guī)章規(guī)定,公司董秘有責(zé)任向董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員介紹有關(guān)公司運(yùn)作中的相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定,提供有關(guān)法律依據(jù),溝通決策層、執(zhí)行層對(duì)法律的理解,嚴(yán)格規(guī)范在公司運(yùn)作巾的個(gè)人行為、決策執(zhí)行行為。同時(shí),作為公司董秘,也有責(zé)任對(duì)公司決策層、執(zhí)行層在公司運(yùn)作中的個(gè)人行為、決策、執(zhí)行行為實(shí)行監(jiān)管。如董秘有責(zé)任使公司決策層、執(zhí)行層人員明確自身應(yīng)履行職責(zé)與責(zé)任,督促他們?cè)诠具\(yùn)作中遵守國家法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定,要求他們言行符合公司的整體利益。公司董秘的這個(gè)職能,在英國被譽(yù)稱為‘公司的良心’。
    總之,公司董秘機(jī)構(gòu)的設(shè)置不是可有可無,而是公司決策層、執(zhí)行層人員所不可替代的。從其承擔(dān)的監(jiān)管職能來講,更是執(zhí)行層人員不能替代的,是公司運(yùn)作中必須設(shè)置的機(jī)構(gòu)(筆者把這個(gè)崗位看做是一個(gè)機(jī)構(gòu),而不僅是一個(gè)自然人的職務(wù)),這就是董秘設(shè)置的必要性;公司董秘的工作內(nèi)容多、責(zé)任重,維系著公司運(yùn)作程序的合法性、公正性、完整性,這就是董秘工作的重要性。這個(gè)必要性和重要性完全是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作中規(guī)范操作的特殊要求所決定的,也充分體現(xiàn)了董秘在公司運(yùn)作中的重要作用。
    當(dāng)前公司設(shè)置董秘角色存在的問題
    現(xiàn)代企業(yè)制度是社會(huì)化大生產(chǎn)和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物。由于我國企業(yè)是剛剛從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下脫胎而來的,在運(yùn)作初期,由于體制、觀念以及政治體制政治體制改革相對(duì)滯后,使現(xiàn)代公司運(yùn)作中仍存在不少問題,作為公司董秘的設(shè)置也不例外,概括起來有以下三種:
    一是錯(cuò)位替代。主要表現(xiàn)為:有的公司董秘由經(jīng)理層人員兼任。雖然有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章對(duì)經(jīng)理人員能否兼任公司董秘沒有作出明確規(guī)定,但可想而知,凡由公司經(jīng)理層人員兼任董秘工作的,董秘的監(jiān)管作用將可能喪失,董秘能否公正、完整、真實(shí)、客觀地披露信息,就是個(gè)疑問。要從法律和機(jī)構(gòu)設(shè)置上來保證這項(xiàng)工作的真實(shí)和合法,就必須使董秘的設(shè)置不被替代,否則就可能形同虛設(shè)。
    二是設(shè)置降位。主要表現(xiàn)為:董秘設(shè)置在公司執(zhí)行職能部門內(nèi),董秘的工作受經(jīng)理層人員領(lǐng)導(dǎo)。這種設(shè)置談不上從法律、法規(guī)、規(guī)章上對(duì)決策層、執(zhí)行層層人員進(jìn)行提示或警示。董秘只有與董事、經(jīng)理人員同處一個(gè)工作層面上才有可能對(duì)董事、經(jīng)理、股東監(jiān)督和提示。凡此類設(shè)置的董秘,很難切實(shí)履行職責(zé),更談不上相互制衡。
    三是職權(quán)不明。主要表現(xiàn)為:董秘雖然設(shè)置了,但在職級(jí)安排、待遇、職稱等諸方面不落實(shí),也很難履行工作職責(zé)。由于這種職責(zé)不到位,董秘依法規(guī)勸、提示起不到作用,決策層、執(zhí)行層仍我行我素。對(duì)外講,形式上已設(shè)置,可以交待過得去;對(duì)內(nèi)講,有你沒你都過年,無所謂。同時(shí),由于權(quán)責(zé)不相稱,所以,董秘也談不上要承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé),這必然使公司規(guī)范運(yùn)作受到一定影響。雖然這種情況不多,但影響卻不能低估。
    董秘設(shè)置中存在的誤區(qū),是完善法人治理結(jié)構(gòu)中的障礙,必須隨著完善法人治理結(jié)構(gòu)的深入得到切實(shí)解決。
    如何規(guī)范董秘的角色
    為了更好地規(guī)范公司運(yùn)行,使公司法人治理結(jié)構(gòu)日趨完善,筆者對(duì)董秘的設(shè)置問題提出幾點(diǎn)建議:
    一、進(jìn)一步完善有關(guān)法律、法規(guī),從法律上明確董秘的設(shè)置及職能。目前,作為政府發(fā)布的法律都沒有講到董秘問題,《證券法》也只字未提董秘問題。雖然《上市規(guī)則》和《上市公司章程指引》及《上海證券交易所董事會(huì)秘書管理實(shí)施辦法》中提出了董秘設(shè)置及職責(zé),但不具有法律效力,對(duì)此,應(yīng)當(dāng)引起有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)的高度重視。
    二、規(guī)范設(shè)置,不要再沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下由黨委部門來確定職級(jí)的做法?,F(xiàn)行企業(yè)中,企業(yè)管理人員大多屬黨委管理,董事長、經(jīng)理人員大多數(shù)是黨委指派,他們對(duì)黨委負(fù)責(zé),很難談得上依法對(duì)股東負(fù)責(zé),對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。董事長支與經(jīng)理之間也沒有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,董秘的問題在這種干部運(yùn)行模式中,更難得到解決。董秘產(chǎn)生的法律程序是經(jīng)董事長提名,董事會(huì)聘任,缺少黨委討論這一環(huán)節(jié),黨委沒文件,就達(dá)不到公司副總的職級(jí)。筆者認(rèn)為,要解決公司中高級(jí)管理人員職級(jí)問題,應(yīng)如同人大選舉一樣,選上了就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)。在任職期內(nèi),享受高級(jí)管理人員待遇,這樣做較為有利??荚嚧笳?BR>    三、加強(qiáng)自身建設(shè),建立董秘人才市場。按照有關(guān)規(guī)定,董秘必須要有良好的品行操守,具有相應(yīng)的法律、財(cái)務(wù)、金融、稅收、企業(yè)管理等方面專業(yè)知識(shí),還要有良好的溝通技巧和靈活的處事能力。近年來,上證所對(duì)存上海上市的公司董秘進(jìn)行了專業(yè)培訓(xùn),頒發(fā)了資格上崗證書,上海證管辦建市了羹秘例會(huì)制度,定期召集會(huì)議,進(jìn)行在崗培訓(xùn),這些都是規(guī)范董秘工作的有效嘗試。對(duì)董秘來講,應(yīng)更注意自身形象的設(shè)計(jì)。在公司運(yùn)作中,充分發(fā)揮好自身的特殊作用。為了進(jìn)一步規(guī)范董秘的行為,筆著建議,要如同其他專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定一樣,對(duì)董秘的專業(yè)資格作評(píng)定,先試點(diǎn),逐步做到全國統(tǒng)考。有了資格確定,即可建立董秘人才市場,把董秘這個(gè)特殊的人才,推向市場經(jīng)濟(jì)的舞臺(tái)。隨著法人治理結(jié)構(gòu)的不斷完善,人才逐步市場化,董秘工作會(huì)更規(guī)范更充滿生機(jī)。