一、概念的使用不規(guī)范
1、公文：某《公文寫作教程》稱：“公文，全稱公務(wù)文書，是人類在治理社會，管理國家的公務(wù)實踐中創(chuàng)造和使用的應(yīng)用文?！边@個概念將公文的發(fā)出者定位“人類”，太過廣泛，不夠準確。很明顯，公共是機關(guān)單位之間相互往來的文書，秘書及時個人執(zhí)筆寫公文，也是“代機關(guān)立言”。因此，公文的發(fā)出者（作者）應(yīng)為“法定的機關(guān)單位及其負責(zé)人”。
2、議案：某屆人大代表大會上，會議秘書處向新聞單位提供了一則信息：“會議決定，6月11日下午6時為代表提出議案的截止時間。”這里就錯用了“議案”這一概念。因為根據(jù)《辦法》規(guī)定：只有各級人民政府向同級人大或人大常委會提請審議事項時，文中才用“議案”。而人大代表以個人身份向人民代表大會提請審議事項的文稿文中應(yīng)用“提案”。
3、公告：某報發(fā)布了兩則“XX市房地產(chǎn)管理局城市房屋拆遷公告”。另一家報紙也有一則“XX市工商行政管理局工商企業(yè)等級公告”。顯然，它們的文中應(yīng)該是“通告”而非“公告”。因為《辦法》的第九條明確規(guī)定“公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。上述三則“公告”的問題就在與擴大、泛化了公告的使用范圍，混淆了公告與通告。對于一般機關(guān)單位來說，公布應(yīng)當遵守或者周知的業(yè)務(wù)事項，《辦法》規(guī)定應(yīng)用“通告”。
二、成文時間的確定不規(guī)范
在確定某一公文的成文時間時，有如下幾種不規(guī)范的現(xiàn)象：①以起草公文的日期為成文時間；②“以公文實際出發(fā)的日期”為成文時間，以郵戳為準；③覺得成文時間可以省略，不標成文時間。事實上，成文時間是公文生效的法定日期?！掇k法》的第十條規(guī)定：“成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準”。具體來說，簽發(fā)的日期是指單位領(lǐng)導(dǎo)人在草稿上簽批意見，同一公文發(fā)出，將草擬的公文定稿的日期。該時間一般比“起草的日期”要遲，比“實際出發(fā)的日期”要早，因為從起草到定稿，從定稿到繕印、登記、發(fā)出還要經(jīng)過幾個方面的部門和辦文環(huán)節(jié)。沉穩(wěn)時間應(yīng)明確地標識在正文之后或標題下方（如決定）。
三、行文關(guān)系的處理不規(guī)范
某《公文寫作教程》稱：“函和請示的區(qū)別在于——請示則是用于隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)，下級機關(guān)用請示向上級機關(guān)行文請示批準重要事項”。因此是否可以推斷：沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)上下級之間，業(yè)務(wù)下級就不能向業(yè)務(wù)上級行文寫請示？因為我們禮節(jié)的隸屬關(guān)系一般就是指行政上下級。而在《辦法》的第20條規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)”。這就是說，請示有時可以行文給行政上級，有時可以行文給業(yè)務(wù)上級。那么，“函和請示”的區(qū)別就應(yīng)該是“是否有行政或業(yè)務(wù)的上下級關(guān)系”，而不是“是否有隸屬關(guān)系”了。
四、組織關(guān)系的劃分太粗糙
有的教材將組織關(guān)系分為兩組四種關(guān)系：即按照級別高低分為上下級關(guān)系和平級關(guān)系；按照是否相隸屬分為隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系。其中，對“上下級關(guān)系”和“隸屬關(guān)系”這兩個概念的說明性文字就明顯的區(qū)別，都是“如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)振幅之間；省政府內(nèi)的一個廳局和處、科之間的關(guān)系”。這可能讓人產(chǎn)生混淆。
上述四種劃分太粗糙，應(yīng)該分為八種：①行政上下級的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，即我們常說的隸屬關(guān)系；②業(yè)務(wù)上下級的知道與被知道的關(guān)系；③諸如人大對“一府兩院”的監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系；④歸口管理與被管理的關(guān)系；⑤業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，業(yè)務(wù)主管部門有管錢的財政廳，管教育的教育廳等；⑥垂直管理與被管理的關(guān)系，如鐵路、民航等國家壟斷行業(yè)；⑦屬地管理與被管理關(guān)系；如某市府的戶口、計生、綠化恩公方面被所在的某區(qū)某街道委員會管理；⑧非隸屬的協(xié)作關(guān)系，即只要存在有關(guān)系需要協(xié)作，而又不是上述種種關(guān)系的機關(guān)之間的關(guān)系。
很明顯，在第1種和第2種組織關(guān)系中，下級對上級要用上行文，上級則用下行文對下級布置任務(wù)，解答問題，知道工作。
第3種組織關(guān)系較為特殊，因為被監(jiān)督的“一府兩院”要直接向本級芬達負責(zé)，很多事項必須在經(jīng)過芬達審議通過之后，才具有正式執(zhí)行的法定效力。因此，“一府兩院”對本級人大也應(yīng)該用上行文。比如，《辦法》就規(guī)定：各級政府向同級人大或人大常委會提請審議事項用“議案”，議案就是一種有代表性的特殊的上行文。
第6種垂直管理與被管理的關(guān)系，可以這樣理解，垂直管理的上級部門既是被垂直管理部門的業(yè)務(wù)上級，同時也是它的行政上級，因而下級對上級也必須寫上行文。如XX鐵路局與中華人民共和國鐵道部的關(guān)系就是這樣。
第4種歸口被管理的部門向歸口管理部門行上行文。如新聞、文化、出版單位對省委宣傳部；公、檢、法、司等部門對政法委員會等。
案規(guī)定，第5種業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，第1種屬地管理與被管理的關(guān)系，第8種非隸屬的協(xié)作關(guān)系，它們的發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)之間的組織關(guān)系應(yīng)該是對等平級和不相隸屬的關(guān)系，相互之間宜用平行文。如此說來，前述的“函和請示”的區(qū)別，就應(yīng)該根據(jù)行文機關(guān)之間組織關(guān)系的具體情況具體分析，區(qū)別對待了。
1、公文：某《公文寫作教程》稱：“公文，全稱公務(wù)文書，是人類在治理社會，管理國家的公務(wù)實踐中創(chuàng)造和使用的應(yīng)用文?！边@個概念將公文的發(fā)出者定位“人類”，太過廣泛，不夠準確。很明顯，公共是機關(guān)單位之間相互往來的文書，秘書及時個人執(zhí)筆寫公文，也是“代機關(guān)立言”。因此，公文的發(fā)出者（作者）應(yīng)為“法定的機關(guān)單位及其負責(zé)人”。
2、議案：某屆人大代表大會上，會議秘書處向新聞單位提供了一則信息：“會議決定，6月11日下午6時為代表提出議案的截止時間。”這里就錯用了“議案”這一概念。因為根據(jù)《辦法》規(guī)定：只有各級人民政府向同級人大或人大常委會提請審議事項時，文中才用“議案”。而人大代表以個人身份向人民代表大會提請審議事項的文稿文中應(yīng)用“提案”。
3、公告：某報發(fā)布了兩則“XX市房地產(chǎn)管理局城市房屋拆遷公告”。另一家報紙也有一則“XX市工商行政管理局工商企業(yè)等級公告”。顯然，它們的文中應(yīng)該是“通告”而非“公告”。因為《辦法》的第九條明確規(guī)定“公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。上述三則“公告”的問題就在與擴大、泛化了公告的使用范圍，混淆了公告與通告。對于一般機關(guān)單位來說，公布應(yīng)當遵守或者周知的業(yè)務(wù)事項，《辦法》規(guī)定應(yīng)用“通告”。
二、成文時間的確定不規(guī)范
在確定某一公文的成文時間時，有如下幾種不規(guī)范的現(xiàn)象：①以起草公文的日期為成文時間；②“以公文實際出發(fā)的日期”為成文時間，以郵戳為準；③覺得成文時間可以省略，不標成文時間。事實上，成文時間是公文生效的法定日期?！掇k法》的第十條規(guī)定：“成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準”。具體來說，簽發(fā)的日期是指單位領(lǐng)導(dǎo)人在草稿上簽批意見，同一公文發(fā)出，將草擬的公文定稿的日期。該時間一般比“起草的日期”要遲，比“實際出發(fā)的日期”要早，因為從起草到定稿，從定稿到繕印、登記、發(fā)出還要經(jīng)過幾個方面的部門和辦文環(huán)節(jié)。沉穩(wěn)時間應(yīng)明確地標識在正文之后或標題下方（如決定）。
三、行文關(guān)系的處理不規(guī)范
某《公文寫作教程》稱：“函和請示的區(qū)別在于——請示則是用于隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)，下級機關(guān)用請示向上級機關(guān)行文請示批準重要事項”。因此是否可以推斷：沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)上下級之間，業(yè)務(wù)下級就不能向業(yè)務(wù)上級行文寫請示？因為我們禮節(jié)的隸屬關(guān)系一般就是指行政上下級。而在《辦法》的第20條規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)”。這就是說，請示有時可以行文給行政上級，有時可以行文給業(yè)務(wù)上級。那么，“函和請示”的區(qū)別就應(yīng)該是“是否有行政或業(yè)務(wù)的上下級關(guān)系”，而不是“是否有隸屬關(guān)系”了。
四、組織關(guān)系的劃分太粗糙
有的教材將組織關(guān)系分為兩組四種關(guān)系：即按照級別高低分為上下級關(guān)系和平級關(guān)系；按照是否相隸屬分為隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系。其中，對“上下級關(guān)系”和“隸屬關(guān)系”這兩個概念的說明性文字就明顯的區(qū)別，都是“如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)振幅之間；省政府內(nèi)的一個廳局和處、科之間的關(guān)系”。這可能讓人產(chǎn)生混淆。
上述四種劃分太粗糙，應(yīng)該分為八種：①行政上下級的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，即我們常說的隸屬關(guān)系；②業(yè)務(wù)上下級的知道與被知道的關(guān)系；③諸如人大對“一府兩院”的監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系；④歸口管理與被管理的關(guān)系；⑤業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，業(yè)務(wù)主管部門有管錢的財政廳，管教育的教育廳等；⑥垂直管理與被管理的關(guān)系，如鐵路、民航等國家壟斷行業(yè)；⑦屬地管理與被管理關(guān)系；如某市府的戶口、計生、綠化恩公方面被所在的某區(qū)某街道委員會管理；⑧非隸屬的協(xié)作關(guān)系，即只要存在有關(guān)系需要協(xié)作，而又不是上述種種關(guān)系的機關(guān)之間的關(guān)系。
很明顯，在第1種和第2種組織關(guān)系中，下級對上級要用上行文，上級則用下行文對下級布置任務(wù)，解答問題，知道工作。
第3種組織關(guān)系較為特殊，因為被監(jiān)督的“一府兩院”要直接向本級芬達負責(zé)，很多事項必須在經(jīng)過芬達審議通過之后，才具有正式執(zhí)行的法定效力。因此，“一府兩院”對本級人大也應(yīng)該用上行文。比如，《辦法》就規(guī)定：各級政府向同級人大或人大常委會提請審議事項用“議案”，議案就是一種有代表性的特殊的上行文。
第6種垂直管理與被管理的關(guān)系，可以這樣理解，垂直管理的上級部門既是被垂直管理部門的業(yè)務(wù)上級，同時也是它的行政上級，因而下級對上級也必須寫上行文。如XX鐵路局與中華人民共和國鐵道部的關(guān)系就是這樣。
第4種歸口被管理的部門向歸口管理部門行上行文。如新聞、文化、出版單位對省委宣傳部；公、檢、法、司等部門對政法委員會等。
案規(guī)定，第5種業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，第1種屬地管理與被管理的關(guān)系，第8種非隸屬的協(xié)作關(guān)系，它們的發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)之間的組織關(guān)系應(yīng)該是對等平級和不相隸屬的關(guān)系，相互之間宜用平行文。如此說來，前述的“函和請示”的區(qū)別，就應(yīng)該根據(jù)行文機關(guān)之間組織關(guān)系的具體情況具體分析，區(qū)別對待了。