中共中央辦公廳1996年5月發(fā)布的 《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》是推動黨的機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的重要文件。這一文件的出臺和實(shí)施，對于保證黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)公文運(yùn)作的順利暢通，進(jìn)一步增強(qiáng)黨的各級文件的指導(dǎo)性和權(quán)威性，有效地傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，實(shí)現(xiàn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，具有重要意義?！稐l例》第一條里對公文制度規(guī)范化作了明確規(guī)定，是公文工作“三化”的第一化 (規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)?？梢?，搞好公文規(guī)范化，是使機(jī)關(guān)公文工作更好為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的重要保證。公文規(guī)范化有兩個(gè)基本內(nèi)涵，一是指公文辦理程序的規(guī)范化，二是指公文格式的規(guī)范化。這二者之間，前者是后者的保證條件，后者是前者的體現(xiàn)，沒有前者的規(guī)范化，后一個(gè)規(guī)范化很難實(shí)現(xiàn)。
從目前情況看，公文制發(fā)環(huán)節(jié)中不規(guī)范問題仍然存在，具體表現(xiàn)在八個(gè)方面：一是屬確需而行文。即行文不是從客觀需要出發(fā)，而是出于應(yīng)付工作而行文。有的內(nèi)容空泛，空話套話連篇；有的不同程度地轉(zhuǎn)抄上級文件。二是越格些本屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作，硬要以黨委或政府名義行文；有些下級機(jī)關(guān)越過主管部門，直接向黨委、政府要求行文。三是聯(lián)合行文過濫。一些本應(yīng)由政府或黨委單家發(fā)的文件，往往不顧文件內(nèi)容而要求聯(lián)合行文。四是文種使用不當(dāng)。有的不按《條例》規(guī)定，從主觀意愿出發(fā)，隨意使用文件種類。突出的問題是任意提高文件規(guī)格，還有的“請示”、“報(bào)告”不分，“決定”、“通報(bào)”混用及“通知”濫用等等。五是格式不規(guī)范。違反《條例》規(guī)定格式，該有“抬頭”的沒有抬頭，不應(yīng)有 “落款”的隨意“落款”；主題詞標(biāo)注不規(guī)范，有許多單位草擬的文件根本不標(biāo)主題詞。六是簽批不合規(guī)程。有的擬稿部門不是先將稿件送辦公廳 (室)審稿，而是直接送主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，再交核文部門處理，造成文件逆向運(yùn)轉(zhuǎn)；有的幾個(gè)部門聯(lián)合行文，不履行會簽手續(xù)。七是標(biāo)題制作不精。不能準(zhǔn)確把握“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”的區(qū)別，以至標(biāo)題出現(xiàn)常識性錯誤，有的標(biāo)題不能簡明扼要概括公文內(nèi)容，轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)件機(jī)械地抄寫原標(biāo)題，造成文件標(biāo)題累贅、臃腫。八是數(shù)字使用不當(dāng)。有的同志辦文時(shí)，常將正文用以表示時(shí)間的數(shù)字寫成漢字。以上這些問題從一定程度上影響了公文的質(zhì)量。
如何從根本上解決公文制發(fā)的不規(guī)范問題，糾正辦文工作中的缺陷與錯誤，提高公文制發(fā)的質(zhì)量與水平，使公文真正為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、服務(wù)，進(jìn)而為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，我認(rèn)為主要應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面工作：
一、提高對公文規(guī)范化意義的認(rèn)識。
目前在公文格式規(guī)范方面之所以出現(xiàn)一些問題，除客觀原因外，主要是各級普遍對公文規(guī)范化重要性認(rèn)識不夠，對有關(guān)專業(yè)知識學(xué)習(xí)研究不夠。有的人認(rèn)為，公文的質(zhì)量好壞，主要看內(nèi)在思想性，格式上出點(diǎn)小錯沒關(guān)系，也有人認(rèn)為發(fā)文無非是一些程式，照套便可。這些認(rèn)識把公文的內(nèi)容與形式割裂開來，對于做好核文工作都是不利的。要認(rèn)識到，公文的格式規(guī)范從形式上保證了公文的合法性、權(quán)威性和完整性，假如我們撰制出的文件項(xiàng)目殘缺、體式不規(guī)范，不僅直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)形象，而且影響到文件的嚴(yán)肅性，影響貫徹效果，甚至有可能貽誤工作。為此，每一個(gè)辦公室領(lǐng)導(dǎo)及辦文人員都必須提高對公文制發(fā)規(guī)范化的認(rèn)識，自覺加強(qiáng)對《條例》和有關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，發(fā)揮辦公室在辦文過程中的主觀能動作用。
二、堅(jiān)持各項(xiàng)辦文制度，嚴(yán)把發(fā)文審核關(guān)。
《條例》的具體規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，針對存在問題，逐步建立完善各項(xiàng)辦文制度。首先應(yīng)堅(jiān)持兩個(gè)原則，一是核文把關(guān)部門要堅(jiān)持對文不對人原則。核稿人應(yīng)站在全局的角度對待辦文工作，不能拘泥于擬稿人的意愿，也不能以職位高低作標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)以行文規(guī)范為準(zhǔn)則，確保文件合乎規(guī)范。二是協(xié)商解決原則。核稿人在自己觀點(diǎn)與他人發(fā)生分歧時(shí)，應(yīng)抱著謙虛態(tài)度，平心靜氣與別人商討，以取得共識，不得消極處理，匆匆交差，更不可自以為是，強(qiáng)令行事。同時(shí)辦文單位應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成依法遵章辦文的自覺性，克服主觀隨意性，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，從各個(gè)方面堵塞辦文不規(guī)范問題。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶頭嚴(yán)格把關(guān)，是做好規(guī)范行文工作的關(guān)鍵。各級辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在照章運(yùn)作、按程序?qū)徍撕灠l(fā)、確保公文質(zhì)量方面把好第一道“關(guān)口”。嚴(yán)格遵循辦文部門領(lǐng)導(dǎo)會簽、專業(yè)處（室）復(fù)核制度，對于手續(xù)不全、不符合規(guī)定、不規(guī)范的應(yīng)一律退回重辦。為確保統(tǒng)籌歸口把關(guān)，減少辦文過程中的差錯，各辦公部門應(yīng)建立由一名主管主任（秘書長）對文件審核把關(guān)的制度，以利于加強(qiáng)協(xié)調(diào)、理順關(guān)系，確保行文規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。
三、規(guī)范文件格式種類。
一份完整的文件，除特定的版頭外，一般由發(fā)文字號、秘級、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、“主題詞”印刷版記等九部分組成，其中每一部分都有具體的規(guī)范和要求。《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中確定了黨委機(jī)關(guān)常用的14種文種，同時(shí)對每個(gè)文種的運(yùn)用范圍作了明確的規(guī)定，我們應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格以此規(guī)定為準(zhǔn)，不能錯用和濫用。同是文件， “通知”，“決定”輕重有別，同一個(gè)材料；使用的文種不同，份量就迥異。如果文種使用不準(zhǔn)確，不但有失規(guī)范，也直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件的權(quán)威性。為此，應(yīng)當(dāng)一絲不茍、嚴(yán)格劃清各類文種使用界限，使每份文件對號入座，各得其所。
四、為辦文規(guī)范化創(chuàng)造有利條件。
搞好公文制發(fā)，基礎(chǔ)工作至關(guān)重要。根據(jù)《條例》規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)公文處理工作，并對下級機(jī)關(guān)的公文姓理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。擔(dān)負(fù)起這一職責(zé)，各級辦公廳應(yīng)切實(shí)加大工作力度：首先，必須注重對公文規(guī)范化的領(lǐng)導(dǎo)。公文規(guī)范化不只是秘書部門的事，應(yīng)當(dāng)走出這個(gè)誤區(qū)。實(shí)際上，在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過申，有許多違反規(guī)范化的老大難問題，如“文件倒流”、“聯(lián)合行文過多”、“文件升格”等，其主要的決定因素在于領(lǐng)導(dǎo)。中央領(lǐng)導(dǎo)曾多次要求，地方縣以上負(fù)責(zé)干部，至少有一人學(xué)會文法，以便負(fù)責(zé)修改文電字句。所以，我們提倡領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)點(diǎn)公文學(xué)，以使公文規(guī)范化工作納入有序狀態(tài)。其次，從事公文處理工作的同志要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真負(fù)責(zé)。重點(diǎn)把好五關(guān)：一是程序和手續(xù)關(guān)。履行簽字手續(xù)、相關(guān)材料是否齊全，不符應(yīng)回。二是文種關(guān)。要按有類規(guī)定對號人座，發(fā)何種形式，盡量使用法定文種，不能錯用、濫用。三是把好內(nèi)容和文字關(guān)。內(nèi)容要有思想佳，符合政策，符合邏輯；文字要用公文特定的語言：一要莊嚴(yán)，二要平實(shí)，三要簡潔，禁官話、套話。四是格式關(guān)，主要是版面安排合適，字體型號得當(dāng)，字行字距，日期版記等是否符合要求。五是行文規(guī)則關(guān)；一看行文名義是否恰當(dāng)，黨委的主報(bào)黨委，政府主報(bào)政府；二看是否越級行文，如確需，應(yīng)抄報(bào)所越的一級；三看是否多頭報(bào)送，應(yīng)確定一個(gè)主送單位，特別是請示；四看是否在職權(quán)范圍內(nèi)行文。黨政辦公廳（室）可以根據(jù)授權(quán)代黨委或政府行文，其他部門只能向下級相關(guān)部門行文，不能向下級發(fā)布批示性公文 （以正式文件形式向下級機(jī)關(guān)提要求任務(wù)，并令其落實(shí)）。第三是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。要采取理論與實(shí)踐相結(jié)合的措施，對基層辦文工作進(jìn)行指導(dǎo)，通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、印發(fā)學(xué)習(xí)材料、現(xiàn)場參觀、定期檢查、研討交流以及好公文評選等形式多樣的活動，創(chuàng)造一個(gè)有利于公文處理規(guī)范化的良好環(huán)境，促進(jìn)各級辦公系統(tǒng)公文處理規(guī)范化水平的提高。
總之，公文規(guī)范化是一項(xiàng)非常重要而又艱巨的任務(wù)，作為職能部門，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)使命感、責(zé)任感和緊迫感，積極努力，不斷探索，勇于實(shí)踐，務(wù)求實(shí)效，優(yōu)質(zhì)、高效地做好文件制發(fā)工作。由此來講，領(lǐng)導(dǎo)的重視和公文處理人員的努力都是重要的，二者的關(guān)系也是辯證的相輔相成的：領(lǐng)導(dǎo)的支持可以創(chuàng)造一個(gè)好的環(huán)境，促進(jìn)秘書人員的積極性，秘書人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好工作，積極提出好的建議，同樣可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把工作做得更好。
從目前情況看，公文制發(fā)環(huán)節(jié)中不規(guī)范問題仍然存在，具體表現(xiàn)在八個(gè)方面：一是屬確需而行文。即行文不是從客觀需要出發(fā)，而是出于應(yīng)付工作而行文。有的內(nèi)容空泛，空話套話連篇；有的不同程度地轉(zhuǎn)抄上級文件。二是越格些本屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作，硬要以黨委或政府名義行文；有些下級機(jī)關(guān)越過主管部門，直接向黨委、政府要求行文。三是聯(lián)合行文過濫。一些本應(yīng)由政府或黨委單家發(fā)的文件，往往不顧文件內(nèi)容而要求聯(lián)合行文。四是文種使用不當(dāng)。有的不按《條例》規(guī)定，從主觀意愿出發(fā)，隨意使用文件種類。突出的問題是任意提高文件規(guī)格，還有的“請示”、“報(bào)告”不分，“決定”、“通報(bào)”混用及“通知”濫用等等。五是格式不規(guī)范。違反《條例》規(guī)定格式，該有“抬頭”的沒有抬頭，不應(yīng)有 “落款”的隨意“落款”；主題詞標(biāo)注不規(guī)范，有許多單位草擬的文件根本不標(biāo)主題詞。六是簽批不合規(guī)程。有的擬稿部門不是先將稿件送辦公廳 (室)審稿，而是直接送主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，再交核文部門處理，造成文件逆向運(yùn)轉(zhuǎn)；有的幾個(gè)部門聯(lián)合行文，不履行會簽手續(xù)。七是標(biāo)題制作不精。不能準(zhǔn)確把握“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”的區(qū)別，以至標(biāo)題出現(xiàn)常識性錯誤，有的標(biāo)題不能簡明扼要概括公文內(nèi)容，轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)件機(jī)械地抄寫原標(biāo)題，造成文件標(biāo)題累贅、臃腫。八是數(shù)字使用不當(dāng)。有的同志辦文時(shí)，常將正文用以表示時(shí)間的數(shù)字寫成漢字。以上這些問題從一定程度上影響了公文的質(zhì)量。
如何從根本上解決公文制發(fā)的不規(guī)范問題，糾正辦文工作中的缺陷與錯誤，提高公文制發(fā)的質(zhì)量與水平，使公文真正為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、服務(wù)，進(jìn)而為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，我認(rèn)為主要應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面工作：
一、提高對公文規(guī)范化意義的認(rèn)識。
目前在公文格式規(guī)范方面之所以出現(xiàn)一些問題，除客觀原因外，主要是各級普遍對公文規(guī)范化重要性認(rèn)識不夠，對有關(guān)專業(yè)知識學(xué)習(xí)研究不夠。有的人認(rèn)為，公文的質(zhì)量好壞，主要看內(nèi)在思想性，格式上出點(diǎn)小錯沒關(guān)系，也有人認(rèn)為發(fā)文無非是一些程式，照套便可。這些認(rèn)識把公文的內(nèi)容與形式割裂開來，對于做好核文工作都是不利的。要認(rèn)識到，公文的格式規(guī)范從形式上保證了公文的合法性、權(quán)威性和完整性，假如我們撰制出的文件項(xiàng)目殘缺、體式不規(guī)范，不僅直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)形象，而且影響到文件的嚴(yán)肅性，影響貫徹效果，甚至有可能貽誤工作。為此，每一個(gè)辦公室領(lǐng)導(dǎo)及辦文人員都必須提高對公文制發(fā)規(guī)范化的認(rèn)識，自覺加強(qiáng)對《條例》和有關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，發(fā)揮辦公室在辦文過程中的主觀能動作用。
二、堅(jiān)持各項(xiàng)辦文制度，嚴(yán)把發(fā)文審核關(guān)。
《條例》的具體規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，針對存在問題，逐步建立完善各項(xiàng)辦文制度。首先應(yīng)堅(jiān)持兩個(gè)原則，一是核文把關(guān)部門要堅(jiān)持對文不對人原則。核稿人應(yīng)站在全局的角度對待辦文工作，不能拘泥于擬稿人的意愿，也不能以職位高低作標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)以行文規(guī)范為準(zhǔn)則，確保文件合乎規(guī)范。二是協(xié)商解決原則。核稿人在自己觀點(diǎn)與他人發(fā)生分歧時(shí)，應(yīng)抱著謙虛態(tài)度，平心靜氣與別人商討，以取得共識，不得消極處理，匆匆交差，更不可自以為是，強(qiáng)令行事。同時(shí)辦文單位應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成依法遵章辦文的自覺性，克服主觀隨意性，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，從各個(gè)方面堵塞辦文不規(guī)范問題。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶頭嚴(yán)格把關(guān)，是做好規(guī)范行文工作的關(guān)鍵。各級辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在照章運(yùn)作、按程序?qū)徍撕灠l(fā)、確保公文質(zhì)量方面把好第一道“關(guān)口”。嚴(yán)格遵循辦文部門領(lǐng)導(dǎo)會簽、專業(yè)處（室）復(fù)核制度，對于手續(xù)不全、不符合規(guī)定、不規(guī)范的應(yīng)一律退回重辦。為確保統(tǒng)籌歸口把關(guān)，減少辦文過程中的差錯，各辦公部門應(yīng)建立由一名主管主任（秘書長）對文件審核把關(guān)的制度，以利于加強(qiáng)協(xié)調(diào)、理順關(guān)系，確保行文規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。
三、規(guī)范文件格式種類。
一份完整的文件，除特定的版頭外，一般由發(fā)文字號、秘級、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、“主題詞”印刷版記等九部分組成，其中每一部分都有具體的規(guī)范和要求。《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中確定了黨委機(jī)關(guān)常用的14種文種，同時(shí)對每個(gè)文種的運(yùn)用范圍作了明確的規(guī)定，我們應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格以此規(guī)定為準(zhǔn)，不能錯用和濫用。同是文件， “通知”，“決定”輕重有別，同一個(gè)材料；使用的文種不同，份量就迥異。如果文種使用不準(zhǔn)確，不但有失規(guī)范，也直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件的權(quán)威性。為此，應(yīng)當(dāng)一絲不茍、嚴(yán)格劃清各類文種使用界限，使每份文件對號入座，各得其所。
四、為辦文規(guī)范化創(chuàng)造有利條件。
搞好公文制發(fā)，基礎(chǔ)工作至關(guān)重要。根據(jù)《條例》規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)公文處理工作，并對下級機(jī)關(guān)的公文姓理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。擔(dān)負(fù)起這一職責(zé)，各級辦公廳應(yīng)切實(shí)加大工作力度：首先，必須注重對公文規(guī)范化的領(lǐng)導(dǎo)。公文規(guī)范化不只是秘書部門的事，應(yīng)當(dāng)走出這個(gè)誤區(qū)。實(shí)際上，在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過申，有許多違反規(guī)范化的老大難問題，如“文件倒流”、“聯(lián)合行文過多”、“文件升格”等，其主要的決定因素在于領(lǐng)導(dǎo)。中央領(lǐng)導(dǎo)曾多次要求，地方縣以上負(fù)責(zé)干部，至少有一人學(xué)會文法，以便負(fù)責(zé)修改文電字句。所以，我們提倡領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)點(diǎn)公文學(xué)，以使公文規(guī)范化工作納入有序狀態(tài)。其次，從事公文處理工作的同志要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真負(fù)責(zé)。重點(diǎn)把好五關(guān)：一是程序和手續(xù)關(guān)。履行簽字手續(xù)、相關(guān)材料是否齊全，不符應(yīng)回。二是文種關(guān)。要按有類規(guī)定對號人座，發(fā)何種形式，盡量使用法定文種，不能錯用、濫用。三是把好內(nèi)容和文字關(guān)。內(nèi)容要有思想佳，符合政策，符合邏輯；文字要用公文特定的語言：一要莊嚴(yán)，二要平實(shí)，三要簡潔，禁官話、套話。四是格式關(guān)，主要是版面安排合適，字體型號得當(dāng)，字行字距，日期版記等是否符合要求。五是行文規(guī)則關(guān)；一看行文名義是否恰當(dāng)，黨委的主報(bào)黨委，政府主報(bào)政府；二看是否越級行文，如確需，應(yīng)抄報(bào)所越的一級；三看是否多頭報(bào)送，應(yīng)確定一個(gè)主送單位，特別是請示；四看是否在職權(quán)范圍內(nèi)行文。黨政辦公廳（室）可以根據(jù)授權(quán)代黨委或政府行文，其他部門只能向下級相關(guān)部門行文，不能向下級發(fā)布批示性公文 （以正式文件形式向下級機(jī)關(guān)提要求任務(wù)，并令其落實(shí)）。第三是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。要采取理論與實(shí)踐相結(jié)合的措施，對基層辦文工作進(jìn)行指導(dǎo)，通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、印發(fā)學(xué)習(xí)材料、現(xiàn)場參觀、定期檢查、研討交流以及好公文評選等形式多樣的活動，創(chuàng)造一個(gè)有利于公文處理規(guī)范化的良好環(huán)境，促進(jìn)各級辦公系統(tǒng)公文處理規(guī)范化水平的提高。
總之，公文規(guī)范化是一項(xiàng)非常重要而又艱巨的任務(wù)，作為職能部門，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)使命感、責(zé)任感和緊迫感，積極努力，不斷探索，勇于實(shí)踐，務(wù)求實(shí)效，優(yōu)質(zhì)、高效地做好文件制發(fā)工作。由此來講，領(lǐng)導(dǎo)的重視和公文處理人員的努力都是重要的，二者的關(guān)系也是辯證的相輔相成的：領(lǐng)導(dǎo)的支持可以創(chuàng)造一個(gè)好的環(huán)境，促進(jìn)秘書人員的積極性，秘書人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好工作，積極提出好的建議，同樣可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把工作做得更好。