行政機(jī)關(guān)公文的行文及行政機(jī)關(guān)公文的教學(xué)中，如何表述行政機(jī)關(guān)公文文種、類(lèi)型及行文體式，是一個(gè)值得探討的問(wèn)題。經(jīng)?？吹轿拿仉s志有關(guān)《批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)不是公文文種》等類(lèi)似爭(zhēng)論不休的一些文章。如《秘書(shū)理論與實(shí)踐》中金常德《批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)不是公文文種》一文稱(chēng)：“《秘書(shū)學(xué)原理及實(shí)務(wù)》一書(shū)，編者卻把批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)都視為獨(dú)立的公文文種，實(shí)為舛誤?！蹦敲?，筆者要問(wèn)：“批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)不是公文文種”又是什么？反過(guò)來(lái)，“批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)”又是公文文種里的什么？其實(shí)，這都是對(duì)行政機(jī)關(guān)公文文種及內(nèi)容的表述不清造成的誤解。
其對(duì)行政機(jī)關(guān)公文文種及內(nèi)容的表述不清的原因在哪里？筆者認(rèn)為，就是對(duì)行政機(jī)關(guān)公文文種的定義的理解不夠全面?？v觀13種行政機(jī)關(guān)公文文種的定義，都是從文種的性質(zhì)及范圍來(lái)銓釋的。所謂“性質(zhì)”，即表明了這個(gè)文種可用來(lái)做什么的本質(zhì)特征。所謂“范圍”，表明了這個(gè)文種對(duì)上對(duì)下、對(duì)人對(duì)事的所屬性。從定義的內(nèi)容來(lái)看，并不是把一個(gè)文種都只寫(xiě)成一種公文體式。也就是說(shuō)，公文文種定“種”，文種定義內(nèi)容定“類(lèi)”，也就是“種”與“類(lèi)”之爭(zhēng)。
我們分別看看13個(gè)行政機(jī)關(guān)公文文種，每“種”公文按定義所述的內(nèi)容的性質(zhì)及范圍，可分別分為多少類(lèi)？
(一)命令(令)：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
根據(jù)“命令(令)” 定義的內(nèi)容，可分為公布行政法規(guī)的命令、公布行政規(guī)章的命令、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施的命令、有關(guān)單位的嘉獎(jiǎng)令、有關(guān)人員的嘉獎(jiǎng)令等5類(lèi)，行文至少就應(yīng)寫(xiě)成5種公文體式。公布行政法規(guī)，由于行政法規(guī)包括：條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文種，那么，公布行政法規(guī)命令，也應(yīng)包括公布條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等4種體式的命令來(lái)行文?？梢?jiàn)，命令(令）可分為 9種公文體式來(lái)行文。
如1：公布行政法規(guī)的命令，如：國(guó)務(wù)院令第499號(hào)，公布《中華人民共和國(guó)行政復(fù)議法實(shí)施條例》；2005年5月11日國(guó)務(wù)院第89次常務(wù)會(huì)議通過(guò) 2005年5月19日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第435號(hào)，公布《國(guó)務(wù)院實(shí)施＜中華人民共和國(guó)民族區(qū)域自治法＞若干規(guī)定》；國(guó)務(wù)院令第384號(hào)，公布《海關(guān)關(guān)銜標(biāo)志式樣和佩帶辦法》；國(guó)務(wù)院令第306號(hào)，公布《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法實(shí)施細(xì)則》等。根據(jù)《中華人民共和國(guó)憲法》的規(guī)定，只有中華人民共和國(guó)主席、國(guó)務(wù)院總理、國(guó)務(wù)院各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任以及縣以上各級(jí)地方人民政府才可以依據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布命令，其他任何單位和個(gè)人均不得發(fā)布命令。
如2：公布行政規(guī)章命令。行政規(guī)章是指國(guó)務(wù)院各部、委和省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)人民政府所在地的市和國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府為了管理國(guó)家行政事務(wù)所制定的法律規(guī)范性文件。行政規(guī)章除規(guī)定、辦法兼用作規(guī)章文種外，其他規(guī)章文種有章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則等文種。那么，公布行政規(guī)章的命令，也應(yīng)包括公布規(guī)定、辦法、章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、準(zhǔn)則、通則等8個(gè)文種對(duì)命令體式來(lái)行文。如：2006年12月28日，鄭州市政府以第156號(hào)令公布的《鄭州市嵩山古建筑群保護(hù)管理規(guī)定》；中華人民共和國(guó)教育部令第21號(hào)公布的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》；中華人民共和國(guó)交通部令（2005年第2號(hào)）公布的《港口工程竣工驗(yàn)收辦法》；1990年8月24日國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局第7號(hào)令發(fā)布《全國(guó)專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)章程》；2006年12月13日，鄭州市政府以第153號(hào)令公布的《鄭州市城市園林綠化建設(shè)管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》；1959年6月25日, 國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于統(tǒng)一計(jì)量制度的命令》；中華人民共和國(guó)交通部令（2005年第1號(hào)）公布的《中華人民共和國(guó)內(nèi)河船舶船員適任考試發(fā)證規(guī)則》； 1992年3月18日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第95號(hào)公布《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》；1992年11月16日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn) 1992年11月30日財(cái)政部令第5號(hào)公布《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。
如3：宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施的命令。如國(guó)務(wù)院、中央軍委聯(lián)合行文的《國(guó)務(wù)院,中央軍委2005年冬季征兵命令》。
如4：嘉獎(jiǎng)令。有關(guān)單位的嘉獎(jiǎng)令，如駐馬店市人民政府駐政〔2007〕13號(hào)《關(guān)于對(duì)平輿縣成功創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生縣城的嘉獎(jiǎng)令》、有關(guān)人員的嘉獎(jiǎng)令，如2007-11-3 10《 國(guó)務(wù)院對(duì)勝利粉碎劫機(jī)事件的民航楊繼海機(jī)組的嘉獎(jiǎng)令》。
(二)決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
根據(jù)“決定”定義的內(nèi)容，可分為重要事項(xiàng)的決定、重大行動(dòng)做出安排的決定、獎(jiǎng)勵(lì)的決定、懲治的決定、變更下級(jí)機(jī)關(guān)的決定、撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的決定等6類(lèi)來(lái)行文。依次如：1995年12月28日通過(guò)的《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于召開(kāi)第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)第四次會(huì)議的決定》、《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于反腐敗斗爭(zhēng)近期抓好幾項(xiàng)工作的決定》、國(guó)發(fā)〔2008〕2號(hào)《國(guó)務(wù)院關(guān)于2007年度國(guó)家科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)勵(lì)的決定》、國(guó)發(fā)〔1996〕4號(hào)《國(guó)務(wù)院關(guān)于堅(jiān)決打擊騙取出口退稅、嚴(yán)厲懲治金融和財(cái)稅領(lǐng)域違法亂紀(jì)行為的決定》、2006-1-19廣東省《深圳市人民政府關(guān)于食品生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)關(guān)變更的決定》、2007《廈門(mén)市人民政府關(guān)于廢止、宣布失效、修改部分市政府規(guī)章的決定》。
(三)公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
根據(jù)"公告"定義的內(nèi)容，可分為宣布重要事項(xiàng)的公告、宣布法定事項(xiàng)的公告2類(lèi)行文。如：《旬陽(yáng)縣人民政府機(jī)關(guān)搬遷公告》、07-10-26 19:23:09發(fā)布的《和靜縣第十五屆人大會(huì)議選舉結(jié)果公告》。
(四)通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
根據(jù)"通告"定義的內(nèi)容，可分為公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)?shù)淖袷氐氖马?xiàng)的通告、公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)周知的事項(xiàng)的通告等2類(lèi)行文。如：《××市人民政府關(guān)于堅(jiān)持清理非法占道經(jīng)營(yíng)的通告》、《廣州市公安局關(guān)于洛溪大橋交通管理規(guī)定的通告》。
(五)通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
根據(jù)"通知"定義的內(nèi)容，可分為批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)的公文的通知、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理事項(xiàng)的通知、需要有關(guān)單位周知的事項(xiàng)通知、需要有關(guān)單位執(zhí)行的事項(xiàng)通知、任職通知、免職通知等8類(lèi)來(lái)行文。依次如：2005年《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會(huì)關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見(jiàn)的通知》、廈經(jīng)普辦〔2005〕4號(hào)，《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)＜關(guān)于公布實(shí)施福建省第全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查簡(jiǎn)易執(zhí)法程序若干規(guī)定（試行）的通知＞的通知 》、《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家工商局、公安部、中國(guó)人民銀行＜關(guān)于嚴(yán)厲打擊傳銷(xiāo)和變相傳銷(xiāo)等非法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)意見(jiàn)＞的通知》、《民政部辦公廳＜關(guān)于進(jìn)一步做好民政系統(tǒng)安全工作的緊急通知＞的通知 》、《勞動(dòng)人事部關(guān)于設(shè)立"勞動(dòng)保護(hù)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)" 的通知》、浙政辦發(fā)〔2007〕38號(hào)，浙江省政府辦公廳《關(guān)于開(kāi)展規(guī)章和行政規(guī)范性文件清理工作的通知》、吉政干任〔2005〕72號(hào)吉林省人民政府《關(guān)于王剛?cè)温毜耐ㄖ贰?007年4月28日臨澧縣臨人常發(fā)[2007] 05 號(hào)《關(guān)于鄭大知同志的免職通知》。有時(shí)許多人任免同時(shí)進(jìn)行，行文時(shí)可為合為"任免通知"，如人勞公字[2007]155號(hào)《關(guān)于翁笑冰等6名同志職務(wù)任免的通知》。
(六)通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
根據(jù)"通報(bào)"定義的內(nèi)容，可分為表彰先進(jìn)的通報(bào)、批評(píng)錯(cuò)誤的通報(bào)、傳達(dá)重要精神的通報(bào)、傳達(dá)重要情況的通報(bào)等4類(lèi)來(lái)行文。依次如：山西省水利廳晉水辦[2003]620號(hào)《關(guān)于表彰2003年度全省水利宣傳先進(jìn)單位和政務(wù)信息先進(jìn)單位的通報(bào)》、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于××省××市××縣擅自停課組織中小學(xué)生參加迎送活動(dòng)的通報(bào)》、遼寧本溪市政府召開(kāi)緊急會(huì)議《傳達(dá)雞西"9.30"特大事故通報(bào)》、中央五部委《經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)情況通報(bào)》。
(七)議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
根據(jù)"通報(bào)"定義的內(nèi)容，可分為向同級(jí)人民代表大會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的議案、向人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的議案等2類(lèi)來(lái)行文。如：武漢市人大常委會(huì)主任會(huì)議關(guān)于提請(qǐng)審議《武漢市人民代表大會(huì)代表議案和建議工作條例(草案)》的議案、根據(jù)委員長(zhǎng)會(huì)議的建議,即將進(jìn)行的常委會(huì)會(huì)議將審議《國(guó)務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議中國(guó)銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)行使原由中國(guó)人民銀行行使的監(jiān)督管理職權(quán)的議案》。
(八)報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
根據(jù)"報(bào)告"定義的內(nèi)容，可分為匯報(bào)工作的報(bào)告、反映情況的報(bào)告、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)的報(bào)告等3種類(lèi)型來(lái)行文。如：黑龍江省人民政府辦公廳《黑龍江省人民政府關(guān)于災(zāi)后住房重建工作意見(jiàn)的報(bào)告》、轉(zhuǎn)發(fā)廣東省人大常委會(huì)關(guān)于批準(zhǔn)省人民政府《關(guān)于大力扶持山區(qū)文化建設(shè)抓緊改變山區(qū)群眾文化生活貧乏落后狀況議案的辦理情況報(bào)告》、××市人民政府答復(fù)××省人民政府《關(guān)于××河水質(zhì)污染狀況的報(bào)告》。
(九)請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
根據(jù)"請(qǐng)示"定義的內(nèi)容，可分為請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示等2種類(lèi)型來(lái)行文。如：深圳市委、市人民政府向廣東省人民政府《深圳市委、市人民政府關(guān)于清查處理深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)范圍內(nèi)私人建房情況的請(qǐng)示》、津市公安局向天津市政府《關(guān)于放寬出入境及在津落戶條件廣泛吸引國(guó)內(nèi)外科技人才來(lái)我市工作的請(qǐng)示》。
(十)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
根據(jù)"批復(fù)"定義的內(nèi)容，可分為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)等1種類(lèi)型來(lái)行文。。如：國(guó)務(wù)院《國(guó)務(wù)院關(guān)于寧波市城市總體規(guī)劃的批復(fù)》
(十一)意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
根據(jù)"意見(jiàn)"定義的內(nèi)容，可分為對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解的意見(jiàn)、對(duì)重要問(wèn)題提出處理辦法的意見(jiàn)等2種類(lèi)型來(lái)行文。如：2008年《中共成都市委、成都市人民政府關(guān)于促進(jìn)進(jìn)城務(wù)工農(nóng)村勞動(dòng)者向城鎮(zhèn)居民轉(zhuǎn)變的意見(jiàn)》、2007-3-5廣東省惠州市人民政府《惠州市人民政府關(guān)于貫徹落實(shí)廣東省森林林木林地權(quán)屬爭(zhēng)議調(diào)解處理辦法的意見(jiàn)》。
(十二)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
根據(jù)"函"定義的內(nèi)容，可分為商洽工作的函、詢問(wèn)的函、答復(fù)問(wèn)題的函、請(qǐng)求批準(zhǔn)的函、答復(fù)審批事項(xiàng)的函等5種類(lèi)型來(lái)行文。如：《陜西省政府關(guān)于報(bào)送清理公款購(gòu)買(mǎi)商業(yè)保險(xiǎn)工作函》、××市文化局×文函〔2003〕54號(hào)《關(guān)于詢問(wèn)元宵節(jié)文化大集籌備情況的函》、《關(guān)于對(duì)市人大三屆三次會(huì)議第146號(hào)建議的答復(fù)函》、羅府函〔2007〕13號(hào)《關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)成立羅定肉桂地理標(biāo)志產(chǎn)品保護(hù)申報(bào)辦公室的函》、蘇環(huán)函〔2008〕102號(hào)給銅山縣人民政府《關(guān)于暫緩銅山縣轄區(qū)內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目環(huán)評(píng)審批的函》。
(十三)會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
根據(jù)"會(huì)議紀(jì)要"定義的內(nèi)容，可分為用于記載會(huì)議情況的會(huì)議紀(jì)要、用于傳達(dá)會(huì)議情況的會(huì)議紀(jì)要、用于議定事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要等3種類(lèi)型來(lái)行文。如：東莞市人民政府辦公室〔2007〕60號(hào)《市政府工作會(huì)議紀(jì)要》、《、××省計(jì)劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組第×次全體成員會(huì)議紀(jì)要》、2006年1月1日至29日，重慶市政府《關(guān)于元旦、春節(jié)期間全市安全生產(chǎn)工作督查有關(guān)問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要》。
從上所述可以看出以下一些問(wèn)題：
一、行政機(jī)關(guān)公文13個(gè)文種，含有55個(gè)以上類(lèi)型的行文體式。其中，每個(gè)類(lèi)可以成為一種公文體式。個(gè)別的類(lèi)型，還可形成多種體式。
二、文種雖然是法定的“種”，其文種定義的內(nèi)容包含著“類(lèi)”，這些類(lèi)往往被人們所忽視，也就是爭(zhēng)論不休的根本原因。對(duì)各類(lèi)的表述，可以具體，可以抽象，也可簡(jiǎn)捷。如：《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會(huì)關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見(jiàn)的通知》是具體稱(chēng)呼的表述，“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知” 是抽象的表述，“批轉(zhuǎn)通知” 是簡(jiǎn)捷的表述。有時(shí)對(duì)簡(jiǎn)捷的“批轉(zhuǎn)通知”可加一個(gè)“性”字，如“批轉(zhuǎn)性通知”，這是因?yàn)槲姆N定義是按“性質(zhì)”來(lái)銓釋的。這不同形式的表述是因使用的情況而定的，但“類(lèi)”后應(yīng)冠“文種”名稱(chēng)。
三、文種各“類(lèi)”是寫(xiě)作的具體體式（格式）。各類(lèi)具體體式含有“文種”的共性，也有著每“類(lèi)”個(gè)性，在表述中不能籠統(tǒng)而言。如“批轉(zhuǎn)性通知”有“批示性”，寫(xiě)作中含有批語(yǔ)，如“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等批示性語(yǔ)言，其它類(lèi)型的通知不一定有這一特性。又如“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”在執(zhí)行過(guò)程中有著“不定性”。他得視行文者的要求和受文單位的實(shí)際情況而定，是“遵照?qǐng)?zhí)行”或“參照?qǐng)?zhí)行”，或受文單位沒(méi)有必要執(zhí)行。而其它類(lèi)型的通知不一定有這一特性。
對(duì)“類(lèi)”的擬文，應(yīng)是文秘人員及教授公文的教師把握的主體內(nèi)容。因此，在熟之其“種”之后，更要熟知其“類(lèi)”，包括這“類(lèi)”的行文對(duì)象，所屬范圍，文體的特點(diǎn)，格式及每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)安排擬寫(xiě)的內(nèi)容等等。
四、行政機(jī)關(guān)公文的范圍要明確，它包括國(guó)家主席、國(guó)務(wù)院、省、市、縣、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)等政府機(jī)關(guān)必須遵循其規(guī)范使用。但機(jī)關(guān)部門(mén)的專(zhuān)用文書(shū)不在此列。如公、檢、法，財(cái)稅等專(zhuān)用文書(shū)，那是機(jī)關(guān)部門(mén)專(zhuān)門(mén)的規(guī)定文書(shū)。也不包括企、事業(yè)單位使用的文書(shū)，企、事業(yè)單位是借用行政機(jī)關(guān)文書(shū)的某些文種行文和其它文書(shū)的文種來(lái)行文。也不包括中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)文書(shū)的文種和中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)文書(shū)的文種，那是因?yàn)樗麄兊墓囊灿袑?zhuān)門(mén)的規(guī)定。因此，行政機(jī)關(guān)公文中不能混用其它有關(guān)公文的文件及類(lèi)型來(lái)擬文和舉例等。
五、行政機(jī)關(guān)公文是一種規(guī)范性強(qiáng)的公文，不能把某些公文與行政機(jī)關(guān)公文相同文種的事務(wù)文書(shū)等同于行政機(jī)關(guān)公文。如部門(mén)開(kāi)會(huì)寫(xiě)個(gè)通知、有事寫(xiě)個(gè)報(bào)告、請(qǐng)示等等，又不按行政機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)，也不按行文規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的格式撰文，都應(yīng)視為行政機(jī)關(guān)內(nèi)的事務(wù)文書(shū)，不能表述為行政機(jī)關(guān)公文。
其對(duì)行政機(jī)關(guān)公文文種及內(nèi)容的表述不清的原因在哪里？筆者認(rèn)為，就是對(duì)行政機(jī)關(guān)公文文種的定義的理解不夠全面?？v觀13種行政機(jī)關(guān)公文文種的定義，都是從文種的性質(zhì)及范圍來(lái)銓釋的。所謂“性質(zhì)”，即表明了這個(gè)文種可用來(lái)做什么的本質(zhì)特征。所謂“范圍”，表明了這個(gè)文種對(duì)上對(duì)下、對(duì)人對(duì)事的所屬性。從定義的內(nèi)容來(lái)看，并不是把一個(gè)文種都只寫(xiě)成一種公文體式。也就是說(shuō)，公文文種定“種”，文種定義內(nèi)容定“類(lèi)”，也就是“種”與“類(lèi)”之爭(zhēng)。
我們分別看看13個(gè)行政機(jī)關(guān)公文文種，每“種”公文按定義所述的內(nèi)容的性質(zhì)及范圍，可分別分為多少類(lèi)？
(一)命令(令)：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
根據(jù)“命令(令)” 定義的內(nèi)容，可分為公布行政法規(guī)的命令、公布行政規(guī)章的命令、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施的命令、有關(guān)單位的嘉獎(jiǎng)令、有關(guān)人員的嘉獎(jiǎng)令等5類(lèi)，行文至少就應(yīng)寫(xiě)成5種公文體式。公布行政法規(guī)，由于行政法規(guī)包括：條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文種，那么，公布行政法規(guī)命令，也應(yīng)包括公布條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等4種體式的命令來(lái)行文?？梢?jiàn)，命令(令）可分為 9種公文體式來(lái)行文。
如1：公布行政法規(guī)的命令，如：國(guó)務(wù)院令第499號(hào)，公布《中華人民共和國(guó)行政復(fù)議法實(shí)施條例》；2005年5月11日國(guó)務(wù)院第89次常務(wù)會(huì)議通過(guò) 2005年5月19日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第435號(hào)，公布《國(guó)務(wù)院實(shí)施＜中華人民共和國(guó)民族區(qū)域自治法＞若干規(guī)定》；國(guó)務(wù)院令第384號(hào)，公布《海關(guān)關(guān)銜標(biāo)志式樣和佩帶辦法》；國(guó)務(wù)院令第306號(hào)，公布《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法實(shí)施細(xì)則》等。根據(jù)《中華人民共和國(guó)憲法》的規(guī)定，只有中華人民共和國(guó)主席、國(guó)務(wù)院總理、國(guó)務(wù)院各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任以及縣以上各級(jí)地方人民政府才可以依據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布命令，其他任何單位和個(gè)人均不得發(fā)布命令。
如2：公布行政規(guī)章命令。行政規(guī)章是指國(guó)務(wù)院各部、委和省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)人民政府所在地的市和國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府為了管理國(guó)家行政事務(wù)所制定的法律規(guī)范性文件。行政規(guī)章除規(guī)定、辦法兼用作規(guī)章文種外，其他規(guī)章文種有章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則等文種。那么，公布行政規(guī)章的命令，也應(yīng)包括公布規(guī)定、辦法、章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、準(zhǔn)則、通則等8個(gè)文種對(duì)命令體式來(lái)行文。如：2006年12月28日，鄭州市政府以第156號(hào)令公布的《鄭州市嵩山古建筑群保護(hù)管理規(guī)定》；中華人民共和國(guó)教育部令第21號(hào)公布的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》；中華人民共和國(guó)交通部令（2005年第2號(hào)）公布的《港口工程竣工驗(yàn)收辦法》；1990年8月24日國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局第7號(hào)令發(fā)布《全國(guó)專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)章程》；2006年12月13日，鄭州市政府以第153號(hào)令公布的《鄭州市城市園林綠化建設(shè)管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》；1959年6月25日, 國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于統(tǒng)一計(jì)量制度的命令》；中華人民共和國(guó)交通部令（2005年第1號(hào)）公布的《中華人民共和國(guó)內(nèi)河船舶船員適任考試發(fā)證規(guī)則》； 1992年3月18日中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第95號(hào)公布《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》；1992年11月16日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn) 1992年11月30日財(cái)政部令第5號(hào)公布《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。
如3：宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施的命令。如國(guó)務(wù)院、中央軍委聯(lián)合行文的《國(guó)務(wù)院,中央軍委2005年冬季征兵命令》。
如4：嘉獎(jiǎng)令。有關(guān)單位的嘉獎(jiǎng)令，如駐馬店市人民政府駐政〔2007〕13號(hào)《關(guān)于對(duì)平輿縣成功創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生縣城的嘉獎(jiǎng)令》、有關(guān)人員的嘉獎(jiǎng)令，如2007-11-3 10《 國(guó)務(wù)院對(duì)勝利粉碎劫機(jī)事件的民航楊繼海機(jī)組的嘉獎(jiǎng)令》。
(二)決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
根據(jù)“決定”定義的內(nèi)容，可分為重要事項(xiàng)的決定、重大行動(dòng)做出安排的決定、獎(jiǎng)勵(lì)的決定、懲治的決定、變更下級(jí)機(jī)關(guān)的決定、撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的決定等6類(lèi)來(lái)行文。依次如：1995年12月28日通過(guò)的《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于召開(kāi)第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)第四次會(huì)議的決定》、《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于反腐敗斗爭(zhēng)近期抓好幾項(xiàng)工作的決定》、國(guó)發(fā)〔2008〕2號(hào)《國(guó)務(wù)院關(guān)于2007年度國(guó)家科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)勵(lì)的決定》、國(guó)發(fā)〔1996〕4號(hào)《國(guó)務(wù)院關(guān)于堅(jiān)決打擊騙取出口退稅、嚴(yán)厲懲治金融和財(cái)稅領(lǐng)域違法亂紀(jì)行為的決定》、2006-1-19廣東省《深圳市人民政府關(guān)于食品生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)關(guān)變更的決定》、2007《廈門(mén)市人民政府關(guān)于廢止、宣布失效、修改部分市政府規(guī)章的決定》。
(三)公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
根據(jù)"公告"定義的內(nèi)容，可分為宣布重要事項(xiàng)的公告、宣布法定事項(xiàng)的公告2類(lèi)行文。如：《旬陽(yáng)縣人民政府機(jī)關(guān)搬遷公告》、07-10-26 19:23:09發(fā)布的《和靜縣第十五屆人大會(huì)議選舉結(jié)果公告》。
(四)通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
根據(jù)"通告"定義的內(nèi)容，可分為公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)?shù)淖袷氐氖马?xiàng)的通告、公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)周知的事項(xiàng)的通告等2類(lèi)行文。如：《××市人民政府關(guān)于堅(jiān)持清理非法占道經(jīng)營(yíng)的通告》、《廣州市公安局關(guān)于洛溪大橋交通管理規(guī)定的通告》。
(五)通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
根據(jù)"通知"定義的內(nèi)容，可分為批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)的公文的通知、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理事項(xiàng)的通知、需要有關(guān)單位周知的事項(xiàng)通知、需要有關(guān)單位執(zhí)行的事項(xiàng)通知、任職通知、免職通知等8類(lèi)來(lái)行文。依次如：2005年《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會(huì)關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見(jiàn)的通知》、廈經(jīng)普辦〔2005〕4號(hào)，《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)＜關(guān)于公布實(shí)施福建省第全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查簡(jiǎn)易執(zhí)法程序若干規(guī)定（試行）的通知＞的通知 》、《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家工商局、公安部、中國(guó)人民銀行＜關(guān)于嚴(yán)厲打擊傳銷(xiāo)和變相傳銷(xiāo)等非法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)意見(jiàn)＞的通知》、《民政部辦公廳＜關(guān)于進(jìn)一步做好民政系統(tǒng)安全工作的緊急通知＞的通知 》、《勞動(dòng)人事部關(guān)于設(shè)立"勞動(dòng)保護(hù)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)" 的通知》、浙政辦發(fā)〔2007〕38號(hào)，浙江省政府辦公廳《關(guān)于開(kāi)展規(guī)章和行政規(guī)范性文件清理工作的通知》、吉政干任〔2005〕72號(hào)吉林省人民政府《關(guān)于王剛?cè)温毜耐ㄖ贰?007年4月28日臨澧縣臨人常發(fā)[2007] 05 號(hào)《關(guān)于鄭大知同志的免職通知》。有時(shí)許多人任免同時(shí)進(jìn)行，行文時(shí)可為合為"任免通知"，如人勞公字[2007]155號(hào)《關(guān)于翁笑冰等6名同志職務(wù)任免的通知》。
(六)通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
根據(jù)"通報(bào)"定義的內(nèi)容，可分為表彰先進(jìn)的通報(bào)、批評(píng)錯(cuò)誤的通報(bào)、傳達(dá)重要精神的通報(bào)、傳達(dá)重要情況的通報(bào)等4類(lèi)來(lái)行文。依次如：山西省水利廳晉水辦[2003]620號(hào)《關(guān)于表彰2003年度全省水利宣傳先進(jìn)單位和政務(wù)信息先進(jìn)單位的通報(bào)》、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于××省××市××縣擅自停課組織中小學(xué)生參加迎送活動(dòng)的通報(bào)》、遼寧本溪市政府召開(kāi)緊急會(huì)議《傳達(dá)雞西"9.30"特大事故通報(bào)》、中央五部委《經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)情況通報(bào)》。
(七)議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
根據(jù)"通報(bào)"定義的內(nèi)容，可分為向同級(jí)人民代表大會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的議案、向人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的議案等2類(lèi)來(lái)行文。如：武漢市人大常委會(huì)主任會(huì)議關(guān)于提請(qǐng)審議《武漢市人民代表大會(huì)代表議案和建議工作條例(草案)》的議案、根據(jù)委員長(zhǎng)會(huì)議的建議,即將進(jìn)行的常委會(huì)會(huì)議將審議《國(guó)務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議中國(guó)銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)行使原由中國(guó)人民銀行行使的監(jiān)督管理職權(quán)的議案》。
(八)報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
根據(jù)"報(bào)告"定義的內(nèi)容，可分為匯報(bào)工作的報(bào)告、反映情況的報(bào)告、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)的報(bào)告等3種類(lèi)型來(lái)行文。如：黑龍江省人民政府辦公廳《黑龍江省人民政府關(guān)于災(zāi)后住房重建工作意見(jiàn)的報(bào)告》、轉(zhuǎn)發(fā)廣東省人大常委會(huì)關(guān)于批準(zhǔn)省人民政府《關(guān)于大力扶持山區(qū)文化建設(shè)抓緊改變山區(qū)群眾文化生活貧乏落后狀況議案的辦理情況報(bào)告》、××市人民政府答復(fù)××省人民政府《關(guān)于××河水質(zhì)污染狀況的報(bào)告》。
(九)請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
根據(jù)"請(qǐng)示"定義的內(nèi)容，可分為請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示等2種類(lèi)型來(lái)行文。如：深圳市委、市人民政府向廣東省人民政府《深圳市委、市人民政府關(guān)于清查處理深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)范圍內(nèi)私人建房情況的請(qǐng)示》、津市公安局向天津市政府《關(guān)于放寬出入境及在津落戶條件廣泛吸引國(guó)內(nèi)外科技人才來(lái)我市工作的請(qǐng)示》。
(十)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
根據(jù)"批復(fù)"定義的內(nèi)容，可分為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)等1種類(lèi)型來(lái)行文。。如：國(guó)務(wù)院《國(guó)務(wù)院關(guān)于寧波市城市總體規(guī)劃的批復(fù)》
(十一)意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
根據(jù)"意見(jiàn)"定義的內(nèi)容，可分為對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解的意見(jiàn)、對(duì)重要問(wèn)題提出處理辦法的意見(jiàn)等2種類(lèi)型來(lái)行文。如：2008年《中共成都市委、成都市人民政府關(guān)于促進(jìn)進(jìn)城務(wù)工農(nóng)村勞動(dòng)者向城鎮(zhèn)居民轉(zhuǎn)變的意見(jiàn)》、2007-3-5廣東省惠州市人民政府《惠州市人民政府關(guān)于貫徹落實(shí)廣東省森林林木林地權(quán)屬爭(zhēng)議調(diào)解處理辦法的意見(jiàn)》。
(十二)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
根據(jù)"函"定義的內(nèi)容，可分為商洽工作的函、詢問(wèn)的函、答復(fù)問(wèn)題的函、請(qǐng)求批準(zhǔn)的函、答復(fù)審批事項(xiàng)的函等5種類(lèi)型來(lái)行文。如：《陜西省政府關(guān)于報(bào)送清理公款購(gòu)買(mǎi)商業(yè)保險(xiǎn)工作函》、××市文化局×文函〔2003〕54號(hào)《關(guān)于詢問(wèn)元宵節(jié)文化大集籌備情況的函》、《關(guān)于對(duì)市人大三屆三次會(huì)議第146號(hào)建議的答復(fù)函》、羅府函〔2007〕13號(hào)《關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)成立羅定肉桂地理標(biāo)志產(chǎn)品保護(hù)申報(bào)辦公室的函》、蘇環(huán)函〔2008〕102號(hào)給銅山縣人民政府《關(guān)于暫緩銅山縣轄區(qū)內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目環(huán)評(píng)審批的函》。
(十三)會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
根據(jù)"會(huì)議紀(jì)要"定義的內(nèi)容，可分為用于記載會(huì)議情況的會(huì)議紀(jì)要、用于傳達(dá)會(huì)議情況的會(huì)議紀(jì)要、用于議定事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要等3種類(lèi)型來(lái)行文。如：東莞市人民政府辦公室〔2007〕60號(hào)《市政府工作會(huì)議紀(jì)要》、《、××省計(jì)劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組第×次全體成員會(huì)議紀(jì)要》、2006年1月1日至29日，重慶市政府《關(guān)于元旦、春節(jié)期間全市安全生產(chǎn)工作督查有關(guān)問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要》。
從上所述可以看出以下一些問(wèn)題：
一、行政機(jī)關(guān)公文13個(gè)文種，含有55個(gè)以上類(lèi)型的行文體式。其中，每個(gè)類(lèi)可以成為一種公文體式。個(gè)別的類(lèi)型，還可形成多種體式。
二、文種雖然是法定的“種”，其文種定義的內(nèi)容包含著“類(lèi)”，這些類(lèi)往往被人們所忽視，也就是爭(zhēng)論不休的根本原因。對(duì)各類(lèi)的表述，可以具體，可以抽象，也可簡(jiǎn)捷。如：《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會(huì)關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見(jiàn)的通知》是具體稱(chēng)呼的表述，“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知” 是抽象的表述，“批轉(zhuǎn)通知” 是簡(jiǎn)捷的表述。有時(shí)對(duì)簡(jiǎn)捷的“批轉(zhuǎn)通知”可加一個(gè)“性”字，如“批轉(zhuǎn)性通知”，這是因?yàn)槲姆N定義是按“性質(zhì)”來(lái)銓釋的。這不同形式的表述是因使用的情況而定的，但“類(lèi)”后應(yīng)冠“文種”名稱(chēng)。
三、文種各“類(lèi)”是寫(xiě)作的具體體式（格式）。各類(lèi)具體體式含有“文種”的共性，也有著每“類(lèi)”個(gè)性，在表述中不能籠統(tǒng)而言。如“批轉(zhuǎn)性通知”有“批示性”，寫(xiě)作中含有批語(yǔ)，如“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等批示性語(yǔ)言，其它類(lèi)型的通知不一定有這一特性。又如“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”在執(zhí)行過(guò)程中有著“不定性”。他得視行文者的要求和受文單位的實(shí)際情況而定，是“遵照?qǐng)?zhí)行”或“參照?qǐng)?zhí)行”，或受文單位沒(méi)有必要執(zhí)行。而其它類(lèi)型的通知不一定有這一特性。
對(duì)“類(lèi)”的擬文，應(yīng)是文秘人員及教授公文的教師把握的主體內(nèi)容。因此，在熟之其“種”之后，更要熟知其“類(lèi)”，包括這“類(lèi)”的行文對(duì)象，所屬范圍，文體的特點(diǎn)，格式及每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)安排擬寫(xiě)的內(nèi)容等等。
四、行政機(jī)關(guān)公文的范圍要明確，它包括國(guó)家主席、國(guó)務(wù)院、省、市、縣、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)等政府機(jī)關(guān)必須遵循其規(guī)范使用。但機(jī)關(guān)部門(mén)的專(zhuān)用文書(shū)不在此列。如公、檢、法，財(cái)稅等專(zhuān)用文書(shū)，那是機(jī)關(guān)部門(mén)專(zhuān)門(mén)的規(guī)定文書(shū)。也不包括企、事業(yè)單位使用的文書(shū)，企、事業(yè)單位是借用行政機(jī)關(guān)文書(shū)的某些文種行文和其它文書(shū)的文種來(lái)行文。也不包括中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)文書(shū)的文種和中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)文書(shū)的文種，那是因?yàn)樗麄兊墓囊灿袑?zhuān)門(mén)的規(guī)定。因此，行政機(jī)關(guān)公文中不能混用其它有關(guān)公文的文件及類(lèi)型來(lái)擬文和舉例等。
五、行政機(jī)關(guān)公文是一種規(guī)范性強(qiáng)的公文，不能把某些公文與行政機(jī)關(guān)公文相同文種的事務(wù)文書(shū)等同于行政機(jī)關(guān)公文。如部門(mén)開(kāi)會(huì)寫(xiě)個(gè)通知、有事寫(xiě)個(gè)報(bào)告、請(qǐng)示等等，又不按行政機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)，也不按行文規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的格式撰文，都應(yīng)視為行政機(jī)關(guān)內(nèi)的事務(wù)文書(shū)，不能表述為行政機(jī)關(guān)公文。