行政機關(guān)公文的行文及行政機關(guān)公文的教學(xué)中，如何表述行政機關(guān)公文文種、類型及行文體式，是一個值得探討的問題。經(jīng)?？吹轿拿仉s志有關(guān)《批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)不是公文文種》等類似爭論不休的一些文章。如《秘書理論與實踐》中金常德《批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)不是公文文種》一文稱：“《秘書學(xué)原理及實務(wù)》一書，編者卻把批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)都視為獨立的公文文種，實為舛誤?！蹦敲?，筆者要問：“批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)不是公文文種”又是什么？反過來，“批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)”又是公文文種里的什么？其實，這都是對行政機關(guān)公文文種及內(nèi)容的表述不清造成的誤解。
其對行政機關(guān)公文文種及內(nèi)容的表述不清的原因在哪里？筆者認(rèn)為，就是對行政機關(guān)公文文種的定義的理解不夠全面?？v觀13種行政機關(guān)公文文種的定義，都是從文種的性質(zhì)及范圍來銓釋的。所謂“性質(zhì)”，即表明了這個文種可用來做什么的本質(zhì)特征。所謂“范圍”，表明了這個文種對上對下、對人對事的所屬性。從定義的內(nèi)容來看，并不是把一個文種都只寫成一種公文體式。也就是說，公文文種定“種”，文種定義內(nèi)容定“類”，也就是“種”與“類”之爭。
我們分別看看13個行政機關(guān)公文文種，每“種”公文按定義所述的內(nèi)容的性質(zhì)及范圍，可分別分為多少類？
(一)命令(令)：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。
根據(jù)“命令(令)” 定義的內(nèi)容，可分為公布行政法規(guī)的命令、公布行政規(guī)章的命令、宣布施行重大強制性行政措施的命令、有關(guān)單位的嘉獎令、有關(guān)人員的嘉獎令等5類，行文至少就應(yīng)寫成5種公文體式。公布行政法規(guī)，由于行政法規(guī)包括：條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文種，那么，公布行政法規(guī)命令，也應(yīng)包括公布條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等4種體式的命令來行文?？梢姡?令）可分為 9種公文體式來行文。
如1：公布行政法規(guī)的命令，如：國務(wù)院令第499號，公布《中華人民共和國行政復(fù)議法實施條例》；2005年5月11日國務(wù)院第89次常務(wù)會議通過 2005年5月19日中華人民共和國國務(wù)院令第435號，公布《國務(wù)院實施＜中華人民共和國民族區(qū)域自治法＞若干規(guī)定》；國務(wù)院令第384號，公布《海關(guān)關(guān)銜標(biāo)志式樣和佩帶辦法》；國務(wù)院令第306號，公布《中華人民共和國專利法實施細(xì)則》等。根據(jù)《中華人民共和國憲法》的規(guī)定，只有中華人民共和國主席、國務(wù)院總理、國務(wù)院各部部長、各委員會主任以及縣以上各級地方人民政府才可以依據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布命令，其他任何單位和個人均不得發(fā)布命令。
如2：公布行政規(guī)章命令。行政規(guī)章是指國務(wù)院各部、委和省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)人民政府所在地的市和國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府為了管理國家行政事務(wù)所制定的法律規(guī)范性文件。行政規(guī)章除規(guī)定、辦法兼用作規(guī)章文種外，其他規(guī)章文種有章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則等文種。那么，公布行政規(guī)章的命令，也應(yīng)包括公布規(guī)定、辦法、章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、準(zhǔn)則、通則等8個文種對命令體式來行文。如：2006年12月28日，鄭州市政府以第156號令公布的《鄭州市嵩山古建筑群保護管理規(guī)定》；中華人民共和國教育部令第21號公布的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》；中華人民共和國交通部令（2005年第2號）公布的《港口工程竣工驗收辦法》；1990年8月24日國家技術(shù)監(jiān)督局第7號令發(fā)布《全國專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會章程》；2006年12月13日，鄭州市政府以第153號令公布的《鄭州市城市園林綠化建設(shè)管理條例實施細(xì)則》；1959年6月25日, 國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于統(tǒng)一計量制度的命令》；中華人民共和國交通部令（2005年第1號）公布的《中華人民共和國內(nèi)河船舶船員適任考試發(fā)證規(guī)則》； 1992年3月18日中華人民共和國國務(wù)院令第95號公布《企業(yè)會計準(zhǔn)則》；1992年11月16日國務(wù)院批準(zhǔn) 1992年11月30日財政部令第5號公布《企業(yè)財務(wù)通則》。
如3：宣布施行重大強制性行政措施的命令。如國務(wù)院、中央軍委聯(lián)合行文的《國務(wù)院,中央軍委2005年冬季征兵命令》。
如4：嘉獎令。有關(guān)單位的嘉獎令，如駐馬店市人民政府駐政〔2007〕13號《關(guān)于對平輿縣成功創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的嘉獎令》、有關(guān)人員的嘉獎令，如2007-11-3 10《 國務(wù)院對勝利粉碎劫機事件的民航楊繼海機組的嘉獎令》。
(二)決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
根據(jù)“決定”定義的內(nèi)容，可分為重要事項的決定、重大行動做出安排的決定、獎勵的決定、懲治的決定、變更下級機關(guān)的決定、撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的決定等6類來行文。依次如：1995年12月28日通過的《全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于召開第八屆全國人民代表大會第四次會議的決定》、《中共中央國務(wù)院關(guān)于反腐敗斗爭近期抓好幾項工作的決定》、國發(fā)〔2008〕2號《國務(wù)院關(guān)于2007年度國家科學(xué)技術(shù)獎勵的決定》、國發(fā)〔1996〕4號《國務(wù)院關(guān)于堅決打擊騙取出口退稅、嚴(yán)厲懲治金融和財稅領(lǐng)域違法亂紀(jì)行為的決定》、2006-1-19廣東省《深圳市人民政府關(guān)于食品生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)衛(wèi)生監(jiān)管機關(guān)變更的決定》、2007《廈門市人民政府關(guān)于廢止、宣布失效、修改部分市政府規(guī)章的決定》。
(三)公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
根據(jù)"公告"定義的內(nèi)容，可分為宣布重要事項的公告、宣布法定事項的公告2類行文。如：《旬陽縣人民政府機關(guān)搬遷公告》、07-10-26 19:23:09發(fā)布的《和靜縣第十五屆人大會議選舉結(jié)果公告》。
(四)通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
根據(jù)"通告"定義的內(nèi)容，可分為公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)?shù)淖袷氐氖马椀耐ǜ?、公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)周知的事項的通告等2類行文。如：《××市人民政府關(guān)于堅持清理非法占道經(jīng)營的通告》、《廣州市公安局關(guān)于洛溪大橋交通管理規(guī)定的通告》。
(五)通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
根據(jù)"通知"定義的內(nèi)容，可分為批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關(guān)的公文的通知、傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理事項的通知、需要有關(guān)單位周知的事項通知、需要有關(guān)單位執(zhí)行的事項通知、任職通知、免職通知等8類來行文。依次如：2005年《國務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見的通知》、廈經(jīng)普辦〔2005〕4號，《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)＜關(guān)于公布實施福建省第全國經(jīng)濟普查簡易執(zhí)法程序若干規(guī)定（試行）的通知＞的通知 》、《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家工商局、公安部、中國人民銀行＜關(guān)于嚴(yán)厲打擊傳銷和變相傳銷等非法經(jīng)營活動意見＞的通知》、《民政部辦公廳＜關(guān)于進一步做好民政系統(tǒng)安全工作的緊急通知＞的通知 》、《勞動人事部關(guān)于設(shè)立"勞動保護科學(xué)技術(shù)進步獎" 的通知》、浙政辦發(fā)〔2007〕38號，浙江省政府辦公廳《關(guān)于開展規(guī)章和行政規(guī)范性文件清理工作的通知》、吉政干任〔2005〕72號吉林省人民政府《關(guān)于王剛?cè)温毜耐ㄖ贰?007年4月28日臨澧縣臨人常發(fā)[2007] 05 號《關(guān)于鄭大知同志的免職通知》。有時許多人任免同時進行，行文時可為合為"任免通知"，如人勞公字[2007]155號《關(guān)于翁笑冰等6名同志職務(wù)任免的通知》。
(六)通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
根據(jù)"通報"定義的內(nèi)容，可分為表彰先進的通報、批評錯誤的通報、傳達(dá)重要精神的通報、傳達(dá)重要情況的通報等4類來行文。依次如：山西省水利廳晉水辦[2003]620號《關(guān)于表彰2003年度全省水利宣傳先進單位和政務(wù)信息先進單位的通報》、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于××省××市××縣擅自停課組織中小學(xué)生參加迎送活動的通報》、遼寧本溪市政府召開緊急會議《傳達(dá)雞西"9.30"特大事故通報》、中央五部委《經(jīng)濟責(zé)任審計情況通報》。
(七)議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
根據(jù)"通報"定義的內(nèi)容，可分為向同級人民代表大會提請審議事項的議案、向人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項的議案等2類來行文。如：武漢市人大常委會主任會議關(guān)于提請審議《武漢市人民代表大會代表議案和建議工作條例(草案)》的議案、根據(jù)委員長會議的建議,即將進行的常委會會議將審議《國務(wù)院關(guān)于提請審議中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會行使原由中國人民銀行行使的監(jiān)督管理職權(quán)的議案》。
(八)報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
根據(jù)"報告"定義的內(nèi)容，可分為匯報工作的報告、反映情況的報告、答復(fù)上級機關(guān)的詢問的報告等3種類型來行文。如：黑龍江省人民政府辦公廳《黑龍江省人民政府關(guān)于災(zāi)后住房重建工作意見的報告》、轉(zhuǎn)發(fā)廣東省人大常委會關(guān)于批準(zhǔn)省人民政府《關(guān)于大力扶持山區(qū)文化建設(shè)抓緊改變山區(qū)群眾文化生活貧乏落后狀況議案的辦理情況報告》、××市人民政府答復(fù)××省人民政府《關(guān)于××河水質(zhì)污染狀況的報告》。
(九)請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
根據(jù)"請示"定義的內(nèi)容，可分為請求指示的請示、請求批準(zhǔn)的請示等2種類型來行文。如：深圳市委、市人民政府向廣東省人民政府《深圳市委、市人民政府關(guān)于清查處理深圳經(jīng)濟特區(qū)范圍內(nèi)私人建房情況的請示》、津市公安局向天津市政府《關(guān)于放寬出入境及在津落戶條件廣泛吸引國內(nèi)外科技人才來我市工作的請示》。
(十)批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
根據(jù)"批復(fù)"定義的內(nèi)容，可分為答復(fù)下級機關(guān)的請示事項的批復(fù)等1種類型來行文。。如：國務(wù)院《國務(wù)院關(guān)于寧波市城市總體規(guī)劃的批復(fù)》
(十一)意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
根據(jù)"意見"定義的內(nèi)容，可分為對重要問題提出見解的意見、對重要問題提出處理辦法的意見等2種類型來行文。如：2008年《中共成都市委、成都市人民政府關(guān)于促進進城務(wù)工農(nóng)村勞動者向城鎮(zhèn)居民轉(zhuǎn)變的意見》、2007-3-5廣東省惠州市人民政府《惠州市人民政府關(guān)于貫徹落實廣東省森林林木林地權(quán)屬爭議調(diào)解處理辦法的意見》。
(十二)函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
根據(jù)"函"定義的內(nèi)容，可分為商洽工作的函、詢問的函、答復(fù)問題的函、請求批準(zhǔn)的函、答復(fù)審批事項的函等5種類型來行文。如：《陜西省政府關(guān)于報送清理公款購買商業(yè)保險工作函》、××市文化局×文函〔2003〕54號《關(guān)于詢問元宵節(jié)文化大集籌備情況的函》、《關(guān)于對市人大三屆三次會議第146號建議的答復(fù)函》、羅府函〔2007〕13號《關(guān)于請求批準(zhǔn)成立羅定肉桂地理標(biāo)志產(chǎn)品保護申報辦公室的函》、蘇環(huán)函〔2008〕102號給銅山縣人民政府《關(guān)于暫緩銅山縣轄區(qū)內(nèi)建設(shè)項目環(huán)評審批的函》。
(十三)會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。
根據(jù)"會議紀(jì)要"定義的內(nèi)容，可分為用于記載會議情況的會議紀(jì)要、用于傳達(dá)會議情況的會議紀(jì)要、用于議定事項會議紀(jì)要等3種類型來行文。如：東莞市人民政府辦公室〔2007〕60號《市政府工作會議紀(jì)要》、《、××省計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組第×次全體成員會議紀(jì)要》、2006年1月1日至29日，重慶市政府《關(guān)于元旦、春節(jié)期間全市安全生產(chǎn)工作督查有關(guān)問題的會議紀(jì)要》。
從上所述可以看出以下一些問題：
一、行政機關(guān)公文13個文種，含有55個以上類型的行文體式。其中，每個類可以成為一種公文體式。個別的類型，還可形成多種體式。
二、文種雖然是法定的“種”，其文種定義的內(nèi)容包含著“類”，這些類往往被人們所忽視，也就是爭論不休的根本原因。對各類的表述，可以具體，可以抽象，也可簡捷。如：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見的通知》是具體稱呼的表述，“批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文的通知” 是抽象的表述，“批轉(zhuǎn)通知” 是簡捷的表述。有時對簡捷的“批轉(zhuǎn)通知”可加一個“性”字，如“批轉(zhuǎn)性通知”，這是因為文種定義是按“性質(zhì)”來銓釋的。這不同形式的表述是因使用的情況而定的，但“類”后應(yīng)冠“文種”名稱。
三、文種各“類”是寫作的具體體式（格式）。各類具體體式含有“文種”的共性，也有著每“類”個性，在表述中不能籠統(tǒng)而言。如“批轉(zhuǎn)性通知”有“批示性”，寫作中含有批語，如“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等批示性語言，其它類型的通知不一定有這一特性。又如“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”在執(zhí)行過程中有著“不定性”。他得視行文者的要求和受文單位的實際情況而定，是“遵照執(zhí)行”或“參照執(zhí)行”，或受文單位沒有必要執(zhí)行。而其它類型的通知不一定有這一特性。
對“類”的擬文，應(yīng)是文秘人員及教授公文的教師把握的主體內(nèi)容。因此，在熟之其“種”之后，更要熟知其“類”，包括這“類”的行文對象，所屬范圍，文體的特點，格式及每個環(huán)節(jié)應(yīng)安排擬寫的內(nèi)容等等。
四、行政機關(guān)公文的范圍要明確，它包括國家主席、國務(wù)院、省、市、縣、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)等政府機關(guān)必須遵循其規(guī)范使用。但機關(guān)部門的專用文書不在此列。如公、檢、法，財稅等專用文書，那是機關(guān)部門專門的規(guī)定文書。也不包括企、事業(yè)單位使用的文書，企、事業(yè)單位是借用行政機關(guān)文書的某些文種行文和其它文書的文種來行文。也不包括中國共產(chǎn)黨機關(guān)文書的文種和中國人民解放軍機關(guān)文書的文種，那是因為他們的公文也有專門的規(guī)定。因此，行政機關(guān)公文中不能混用其它有關(guān)公文的文件及類型來擬文和舉例等。
五、行政機關(guān)公文是一種規(guī)范性強的公文，不能把某些公文與行政機關(guān)公文相同文種的事務(wù)文書等同于行政機關(guān)公文。如部門開會寫個通知、有事寫個報告、請示等等，又不按行政機關(guān)公文運轉(zhuǎn)，也不按行文規(guī)范各個環(huán)節(jié)的格式撰文，都應(yīng)視為行政機關(guān)內(nèi)的事務(wù)文書，不能表述為行政機關(guān)公文。
其對行政機關(guān)公文文種及內(nèi)容的表述不清的原因在哪里？筆者認(rèn)為，就是對行政機關(guān)公文文種的定義的理解不夠全面?？v觀13種行政機關(guān)公文文種的定義，都是從文種的性質(zhì)及范圍來銓釋的。所謂“性質(zhì)”，即表明了這個文種可用來做什么的本質(zhì)特征。所謂“范圍”，表明了這個文種對上對下、對人對事的所屬性。從定義的內(nèi)容來看，并不是把一個文種都只寫成一種公文體式。也就是說，公文文種定“種”，文種定義內(nèi)容定“類”，也就是“種”與“類”之爭。
我們分別看看13個行政機關(guān)公文文種，每“種”公文按定義所述的內(nèi)容的性質(zhì)及范圍，可分別分為多少類？
(一)命令(令)：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。
根據(jù)“命令(令)” 定義的內(nèi)容，可分為公布行政法規(guī)的命令、公布行政規(guī)章的命令、宣布施行重大強制性行政措施的命令、有關(guān)單位的嘉獎令、有關(guān)人員的嘉獎令等5類，行文至少就應(yīng)寫成5種公文體式。公布行政法規(guī)，由于行政法規(guī)包括：條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文種，那么，公布行政法規(guī)命令，也應(yīng)包括公布條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等4種體式的命令來行文?？梢姡?令）可分為 9種公文體式來行文。
如1：公布行政法規(guī)的命令，如：國務(wù)院令第499號，公布《中華人民共和國行政復(fù)議法實施條例》；2005年5月11日國務(wù)院第89次常務(wù)會議通過 2005年5月19日中華人民共和國國務(wù)院令第435號，公布《國務(wù)院實施＜中華人民共和國民族區(qū)域自治法＞若干規(guī)定》；國務(wù)院令第384號，公布《海關(guān)關(guān)銜標(biāo)志式樣和佩帶辦法》；國務(wù)院令第306號，公布《中華人民共和國專利法實施細(xì)則》等。根據(jù)《中華人民共和國憲法》的規(guī)定，只有中華人民共和國主席、國務(wù)院總理、國務(wù)院各部部長、各委員會主任以及縣以上各級地方人民政府才可以依據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布命令，其他任何單位和個人均不得發(fā)布命令。
如2：公布行政規(guī)章命令。行政規(guī)章是指國務(wù)院各部、委和省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)人民政府所在地的市和國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府為了管理國家行政事務(wù)所制定的法律規(guī)范性文件。行政規(guī)章除規(guī)定、辦法兼用作規(guī)章文種外，其他規(guī)章文種有章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則等文種。那么，公布行政規(guī)章的命令，也應(yīng)包括公布規(guī)定、辦法、章程、細(xì)則、制度、規(guī)則、準(zhǔn)則、通則等8個文種對命令體式來行文。如：2006年12月28日，鄭州市政府以第156號令公布的《鄭州市嵩山古建筑群保護管理規(guī)定》；中華人民共和國教育部令第21號公布的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》；中華人民共和國交通部令（2005年第2號）公布的《港口工程竣工驗收辦法》；1990年8月24日國家技術(shù)監(jiān)督局第7號令發(fā)布《全國專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會章程》；2006年12月13日，鄭州市政府以第153號令公布的《鄭州市城市園林綠化建設(shè)管理條例實施細(xì)則》；1959年6月25日, 國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于統(tǒng)一計量制度的命令》；中華人民共和國交通部令（2005年第1號）公布的《中華人民共和國內(nèi)河船舶船員適任考試發(fā)證規(guī)則》； 1992年3月18日中華人民共和國國務(wù)院令第95號公布《企業(yè)會計準(zhǔn)則》；1992年11月16日國務(wù)院批準(zhǔn) 1992年11月30日財政部令第5號公布《企業(yè)財務(wù)通則》。
如3：宣布施行重大強制性行政措施的命令。如國務(wù)院、中央軍委聯(lián)合行文的《國務(wù)院,中央軍委2005年冬季征兵命令》。
如4：嘉獎令。有關(guān)單位的嘉獎令，如駐馬店市人民政府駐政〔2007〕13號《關(guān)于對平輿縣成功創(chuàng)建國家衛(wèi)生縣城的嘉獎令》、有關(guān)人員的嘉獎令，如2007-11-3 10《 國務(wù)院對勝利粉碎劫機事件的民航楊繼海機組的嘉獎令》。
(二)決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
根據(jù)“決定”定義的內(nèi)容，可分為重要事項的決定、重大行動做出安排的決定、獎勵的決定、懲治的決定、變更下級機關(guān)的決定、撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的決定等6類來行文。依次如：1995年12月28日通過的《全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于召開第八屆全國人民代表大會第四次會議的決定》、《中共中央國務(wù)院關(guān)于反腐敗斗爭近期抓好幾項工作的決定》、國發(fā)〔2008〕2號《國務(wù)院關(guān)于2007年度國家科學(xué)技術(shù)獎勵的決定》、國發(fā)〔1996〕4號《國務(wù)院關(guān)于堅決打擊騙取出口退稅、嚴(yán)厲懲治金融和財稅領(lǐng)域違法亂紀(jì)行為的決定》、2006-1-19廣東省《深圳市人民政府關(guān)于食品生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)衛(wèi)生監(jiān)管機關(guān)變更的決定》、2007《廈門市人民政府關(guān)于廢止、宣布失效、修改部分市政府規(guī)章的決定》。
(三)公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
根據(jù)"公告"定義的內(nèi)容，可分為宣布重要事項的公告、宣布法定事項的公告2類行文。如：《旬陽縣人民政府機關(guān)搬遷公告》、07-10-26 19:23:09發(fā)布的《和靜縣第十五屆人大會議選舉結(jié)果公告》。
(四)通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
根據(jù)"通告"定義的內(nèi)容，可分為公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)?shù)淖袷氐氖马椀耐ǜ?、公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)周知的事項的通告等2類行文。如：《××市人民政府關(guān)于堅持清理非法占道經(jīng)營的通告》、《廣州市公安局關(guān)于洛溪大橋交通管理規(guī)定的通告》。
(五)通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
根據(jù)"通知"定義的內(nèi)容，可分為批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文的通知、轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關(guān)的公文的通知、傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理事項的通知、需要有關(guān)單位周知的事項通知、需要有關(guān)單位執(zhí)行的事項通知、任職通知、免職通知等8類來行文。依次如：2005年《國務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見的通知》、廈經(jīng)普辦〔2005〕4號，《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)＜關(guān)于公布實施福建省第全國經(jīng)濟普查簡易執(zhí)法程序若干規(guī)定（試行）的通知＞的通知 》、《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家工商局、公安部、中國人民銀行＜關(guān)于嚴(yán)厲打擊傳銷和變相傳銷等非法經(jīng)營活動意見＞的通知》、《民政部辦公廳＜關(guān)于進一步做好民政系統(tǒng)安全工作的緊急通知＞的通知 》、《勞動人事部關(guān)于設(shè)立"勞動保護科學(xué)技術(shù)進步獎" 的通知》、浙政辦發(fā)〔2007〕38號，浙江省政府辦公廳《關(guān)于開展規(guī)章和行政規(guī)范性文件清理工作的通知》、吉政干任〔2005〕72號吉林省人民政府《關(guān)于王剛?cè)温毜耐ㄖ贰?007年4月28日臨澧縣臨人常發(fā)[2007] 05 號《關(guān)于鄭大知同志的免職通知》。有時許多人任免同時進行，行文時可為合為"任免通知"，如人勞公字[2007]155號《關(guān)于翁笑冰等6名同志職務(wù)任免的通知》。
(六)通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
根據(jù)"通報"定義的內(nèi)容，可分為表彰先進的通報、批評錯誤的通報、傳達(dá)重要精神的通報、傳達(dá)重要情況的通報等4類來行文。依次如：山西省水利廳晉水辦[2003]620號《關(guān)于表彰2003年度全省水利宣傳先進單位和政務(wù)信息先進單位的通報》、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于××省××市××縣擅自停課組織中小學(xué)生參加迎送活動的通報》、遼寧本溪市政府召開緊急會議《傳達(dá)雞西"9.30"特大事故通報》、中央五部委《經(jīng)濟責(zé)任審計情況通報》。
(七)議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
根據(jù)"通報"定義的內(nèi)容，可分為向同級人民代表大會提請審議事項的議案、向人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項的議案等2類來行文。如：武漢市人大常委會主任會議關(guān)于提請審議《武漢市人民代表大會代表議案和建議工作條例(草案)》的議案、根據(jù)委員長會議的建議,即將進行的常委會會議將審議《國務(wù)院關(guān)于提請審議中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會行使原由中國人民銀行行使的監(jiān)督管理職權(quán)的議案》。
(八)報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
根據(jù)"報告"定義的內(nèi)容，可分為匯報工作的報告、反映情況的報告、答復(fù)上級機關(guān)的詢問的報告等3種類型來行文。如：黑龍江省人民政府辦公廳《黑龍江省人民政府關(guān)于災(zāi)后住房重建工作意見的報告》、轉(zhuǎn)發(fā)廣東省人大常委會關(guān)于批準(zhǔn)省人民政府《關(guān)于大力扶持山區(qū)文化建設(shè)抓緊改變山區(qū)群眾文化生活貧乏落后狀況議案的辦理情況報告》、××市人民政府答復(fù)××省人民政府《關(guān)于××河水質(zhì)污染狀況的報告》。
(九)請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
根據(jù)"請示"定義的內(nèi)容，可分為請求指示的請示、請求批準(zhǔn)的請示等2種類型來行文。如：深圳市委、市人民政府向廣東省人民政府《深圳市委、市人民政府關(guān)于清查處理深圳經(jīng)濟特區(qū)范圍內(nèi)私人建房情況的請示》、津市公安局向天津市政府《關(guān)于放寬出入境及在津落戶條件廣泛吸引國內(nèi)外科技人才來我市工作的請示》。
(十)批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
根據(jù)"批復(fù)"定義的內(nèi)容，可分為答復(fù)下級機關(guān)的請示事項的批復(fù)等1種類型來行文。。如：國務(wù)院《國務(wù)院關(guān)于寧波市城市總體規(guī)劃的批復(fù)》
(十一)意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
根據(jù)"意見"定義的內(nèi)容，可分為對重要問題提出見解的意見、對重要問題提出處理辦法的意見等2種類型來行文。如：2008年《中共成都市委、成都市人民政府關(guān)于促進進城務(wù)工農(nóng)村勞動者向城鎮(zhèn)居民轉(zhuǎn)變的意見》、2007-3-5廣東省惠州市人民政府《惠州市人民政府關(guān)于貫徹落實廣東省森林林木林地權(quán)屬爭議調(diào)解處理辦法的意見》。
(十二)函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
根據(jù)"函"定義的內(nèi)容，可分為商洽工作的函、詢問的函、答復(fù)問題的函、請求批準(zhǔn)的函、答復(fù)審批事項的函等5種類型來行文。如：《陜西省政府關(guān)于報送清理公款購買商業(yè)保險工作函》、××市文化局×文函〔2003〕54號《關(guān)于詢問元宵節(jié)文化大集籌備情況的函》、《關(guān)于對市人大三屆三次會議第146號建議的答復(fù)函》、羅府函〔2007〕13號《關(guān)于請求批準(zhǔn)成立羅定肉桂地理標(biāo)志產(chǎn)品保護申報辦公室的函》、蘇環(huán)函〔2008〕102號給銅山縣人民政府《關(guān)于暫緩銅山縣轄區(qū)內(nèi)建設(shè)項目環(huán)評審批的函》。
(十三)會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。
根據(jù)"會議紀(jì)要"定義的內(nèi)容，可分為用于記載會議情況的會議紀(jì)要、用于傳達(dá)會議情況的會議紀(jì)要、用于議定事項會議紀(jì)要等3種類型來行文。如：東莞市人民政府辦公室〔2007〕60號《市政府工作會議紀(jì)要》、《、××省計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組第×次全體成員會議紀(jì)要》、2006年1月1日至29日，重慶市政府《關(guān)于元旦、春節(jié)期間全市安全生產(chǎn)工作督查有關(guān)問題的會議紀(jì)要》。
從上所述可以看出以下一些問題：
一、行政機關(guān)公文13個文種，含有55個以上類型的行文體式。其中，每個類可以成為一種公文體式。個別的類型，還可形成多種體式。
二、文種雖然是法定的“種”，其文種定義的內(nèi)容包含著“類”，這些類往往被人們所忽視，也就是爭論不休的根本原因。對各類的表述，可以具體，可以抽象，也可簡捷。如：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)證監(jiān)會關(guān)于提高上市公司質(zhì)量意見的通知》是具體稱呼的表述，“批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文的通知” 是抽象的表述，“批轉(zhuǎn)通知” 是簡捷的表述。有時對簡捷的“批轉(zhuǎn)通知”可加一個“性”字，如“批轉(zhuǎn)性通知”，這是因為文種定義是按“性質(zhì)”來銓釋的。這不同形式的表述是因使用的情況而定的，但“類”后應(yīng)冠“文種”名稱。
三、文種各“類”是寫作的具體體式（格式）。各類具體體式含有“文種”的共性，也有著每“類”個性，在表述中不能籠統(tǒng)而言。如“批轉(zhuǎn)性通知”有“批示性”，寫作中含有批語，如“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等批示性語言，其它類型的通知不一定有這一特性。又如“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”在執(zhí)行過程中有著“不定性”。他得視行文者的要求和受文單位的實際情況而定，是“遵照執(zhí)行”或“參照執(zhí)行”，或受文單位沒有必要執(zhí)行。而其它類型的通知不一定有這一特性。
對“類”的擬文，應(yīng)是文秘人員及教授公文的教師把握的主體內(nèi)容。因此，在熟之其“種”之后，更要熟知其“類”，包括這“類”的行文對象，所屬范圍，文體的特點，格式及每個環(huán)節(jié)應(yīng)安排擬寫的內(nèi)容等等。
四、行政機關(guān)公文的范圍要明確，它包括國家主席、國務(wù)院、省、市、縣、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)等政府機關(guān)必須遵循其規(guī)范使用。但機關(guān)部門的專用文書不在此列。如公、檢、法，財稅等專用文書，那是機關(guān)部門專門的規(guī)定文書。也不包括企、事業(yè)單位使用的文書，企、事業(yè)單位是借用行政機關(guān)文書的某些文種行文和其它文書的文種來行文。也不包括中國共產(chǎn)黨機關(guān)文書的文種和中國人民解放軍機關(guān)文書的文種，那是因為他們的公文也有專門的規(guī)定。因此，行政機關(guān)公文中不能混用其它有關(guān)公文的文件及類型來擬文和舉例等。
五、行政機關(guān)公文是一種規(guī)范性強的公文，不能把某些公文與行政機關(guān)公文相同文種的事務(wù)文書等同于行政機關(guān)公文。如部門開會寫個通知、有事寫個報告、請示等等，又不按行政機關(guān)公文運轉(zhuǎn)，也不按行文規(guī)范各個環(huán)節(jié)的格式撰文，都應(yīng)視為行政機關(guān)內(nèi)的事務(wù)文書，不能表述為行政機關(guān)公文。