摘要：本文討論了I系統(tǒng)項(xiàng)目在S市實(shí)施時(shí)溝通管理問題。I系統(tǒng)是一種基于陸基網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對地面移動(dòng)目標(biāo)精確定位的新型信息系統(tǒng)。隨著S市城市化進(jìn)程日趨加快，各行各業(yè)對于基于位置服務(wù)（LBS）的需求日顯急迫，如何利用當(dāng)代先進(jìn)的信息技術(shù)提升城市管理的智能化水平，已經(jīng)成為時(shí)代賦予信息化建設(shè)的使命。正是在此背景下，S市I項(xiàng)目的建設(shè)正式提上日程。本文中首先提出了I項(xiàng)目實(shí)施過程中溝通管理中的重點(diǎn)與關(guān)鍵，指出把建立溝通管理計(jì)劃，內(nèi)部溝通注重文檔化和盡早溝通、主動(dòng)溝通原則融入溝通管理的具體措施，探索了一條對新型復(fù)雜信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行有效溝通的路子。最后，提出在溝通過程中設(shè)計(jì)有針對性的差異化績效報(bào)告有利溝通完善的認(rèn)識。在本項(xiàng)目的實(shí)施過程中，我作為項(xiàng)目總監(jiān)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目首期工程在S市的實(shí)施。
正文：
S市引進(jìn)以色列的定位為城市公共性、戰(zhàn)略性的信息化基礎(chǔ)設(shè)施的I系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)正式啟動(dòng)，該項(xiàng)目是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、無線通信技術(shù)、地理信息技術(shù)構(gòu)造的一張覆蓋整個(gè)城市的陸基地面移動(dòng)定位測控網(wǎng)絡(luò)，項(xiàng)目建成后能夠較好滿足定位、導(dǎo)航、監(jiān)測等領(lǐng)域公用和民用的廣泛需求，提升城市智能化水平，并帶動(dòng)相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。項(xiàng)目建設(shè)將填補(bǔ)國內(nèi)在信息技術(shù)應(yīng)用方面的一項(xiàng)空白。
本項(xiàng)目建設(shè)方A為三家大型國有背景公司組成的股份公司,承建方C為具有I系統(tǒng)大中華區(qū)代理權(quán)的系統(tǒng)集成商,項(xiàng)目目的：打造城市移動(dòng)定位測控平臺(tái)，滿足社會(huì)基于位置服務(wù)需求；項(xiàng)目首期工程可交付成果包括1個(gè)控制中心NCC集成、上行系統(tǒng)49個(gè)接收基站和下行系統(tǒng)17個(gè)信號發(fā)射基站和7個(gè)同步基站的總集成, 工期12個(gè)月，項(xiàng)目投資1.2億元人民幣。首期工程是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的核心和關(guān)鍵。
我作為承建方C公司的項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)I系統(tǒng)在S市的首期工程項(xiàng)目管理工作。I系統(tǒng)項(xiàng)目是國內(nèi)新型信息系統(tǒng)，尚無建設(shè)先例，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，如何通過某市項(xiàng)目的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)信息共享、經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和公司盡快積累經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，是本項(xiàng)目溝通管理的重點(diǎn)。I系統(tǒng)項(xiàng)目由于其功能的獨(dú)特性廣受社會(huì)各界關(guān)注，政府公安、信息化部門直至主管市領(lǐng)導(dǎo)均表示關(guān)切，項(xiàng)目啟動(dòng)之時(shí)部分機(jī)構(gòu)和企業(yè)便與建設(shè)單位簽訂了項(xiàng)目建成后的應(yīng)用合作意向書，眾多特別項(xiàng)目關(guān)系人對項(xiàng)目溝通管理提出了更高要求，如何保持內(nèi)外范圍、高低層次不同人員之間信息的一致性，如何協(xié)調(diào)如關(guān)鍵項(xiàng)目關(guān)系人之間看法，使之有利于項(xiàng)目的順利實(shí)施，是I系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的關(guān)鍵。
一般而言，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，包含以下內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告和項(xiàng)目干系人管理。 針對項(xiàng)目特點(diǎn)，結(jié)合公司的戰(zhàn)略，我是采用如下策略進(jìn)行溝通管理：
一、建立清晰的溝通管理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)可管理的溝通
（問題：被動(dòng)式、應(yīng)付式溝通，隨意而行、混亂無序。原因：沒有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責(zé)。解決措施：建立溝通管理計(jì)劃）
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是項(xiàng)目經(jīng)理憑自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行口頭安排與交待，項(xiàng)目成員按經(jīng)理的指示被動(dòng)地、應(yīng)付式地完成信息溝通工作。這種問題的原因主要是項(xiàng)目計(jì)劃階段項(xiàng)目經(jīng)理嫌麻煩或不重視沒有進(jìn)行嚴(yán)格的溝通計(jì)劃。一種高效的體系不應(yīng)該僅僅靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必有。
I系統(tǒng)項(xiàng)目由于范圍大，項(xiàng)目干系人眾多，沒有溝通管理計(jì)劃，溝通必然混亂。計(jì)劃前，我是這樣考慮的：團(tuán)隊(duì)里應(yīng)建立起一種相對穩(wěn)定的、可以重復(fù)執(zhí)行的溝通管理計(jì)劃，只要能訓(xùn)練成員重復(fù)執(zhí)行，溝通過程必然能逐漸演化和成熟，溝通就有實(shí)現(xiàn)可管理的可能。
因此，根據(jù)I項(xiàng)目特點(diǎn)，我首先組織團(tuán)隊(duì)成員分析了建設(shè)方A公司的組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)摸底，確定各干系人分別對其組織、對項(xiàng)目、對政府的影響度，形成“項(xiàng)目干系人影響度分類表”；再進(jìn)行各干系人信息需求分析，確定“項(xiàng)目關(guān)系人信息需求表”，確定此表時(shí)對關(guān)鍵項(xiàng)目干系人進(jìn)行了意見征求，目的是判斷能否滿足其需求并確定合適的信息格式、報(bào)送方式。影響度分類表和信息需求表的結(jié)合，可以提供項(xiàng)目關(guān)系人的需求和預(yù)期，以及用于溝通的信息的格式、內(nèi)容與細(xì)節(jié)水平。根據(jù)此工作方法，再分別確定本項(xiàng)目公司管理層、各分包公司、外部其它項(xiàng)目干系人等，通過這些工作基本完成了溝通管理計(jì)劃的主體工作。這個(gè)分析確認(rèn)過程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)一定要全部參加，以加強(qiáng)他們對項(xiàng)目干系人特性了解及溝通時(shí)的敏感性。
溝通矩陣幫助了團(tuán)隊(duì)理解如何以標(biāo)準(zhǔn)而連貫的形式定期就項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行溝通，促使溝通系統(tǒng)化；團(tuán)隊(duì)成員有清晰的溝通模式，知道自己“什么時(shí)候”該向“誰”以“哪種”形式溝通“啥“信息。溝通管理計(jì)劃的強(qiáng)化執(zhí)行使項(xiàng)目的溝通逐漸朝有序化發(fā)展。
二、內(nèi)部溝通注重文檔化，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)及組織經(jīng)驗(yàn)的有效積累
（問題：信息缺乏共享。原因：沒有建立起信息共享、傳遞和使用的規(guī)范。解決措施：溝通注重文檔化，建立規(guī)范的文檔管理規(guī)范）
由于I項(xiàng)目為國內(nèi)首建新型信息系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，S市的項(xiàng)目建設(shè)只是公司全國整體戰(zhàn)略的一部分，如何通過S市的項(xiàng)目建設(shè)，把項(xiàng)目成員個(gè)人的成功經(jīng)驗(yàn)通過信息共享、傳遞和使用轉(zhuǎn)化為團(tuán)隊(duì)以及整個(gè)項(xiàng)目公司的組織經(jīng)驗(yàn)，是我在項(xiàng)目溝通管理中要考慮的重要問題。特別是針對IT行業(yè)人員流動(dòng)大，對信息管理缺乏重視的現(xiàn)狀，加強(qiáng)I項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)的積累，更顯急迫。
在I項(xiàng)目管理過程中，為貫徹溝通注重文檔化思想，我建立了規(guī)范的文檔管理規(guī)范，主要強(qiáng)調(diào)三點(diǎn)： 1、信息格式規(guī)范化。要求制作的文檔格式符合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)定的文檔模板要求，以統(tǒng)一文檔風(fēng)格。此舉主要目的是用相對固定的格式統(tǒng)一語境平臺(tái)，令溝通更為便捷、準(zhǔn)確，防止各人隨意發(fā)揮，文檔百花齊放。2、保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。在I系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中，即使是一個(gè)基站建設(shè)，亦涉及到大量的數(shù)據(jù)工作，如天線的精確坐標(biāo)，電磁環(huán)境測量記載，通信和接地線路的路徑，線纜的長度、類型、接頭，系統(tǒng)各部分之間的連接描述、描述性圖解等等，在工作過程中都需作真實(shí)、準(zhǔn)確的記載。一是為了提高技術(shù)溝通的準(zhǔn)確性，減少?zèng)_突。二是方便項(xiàng)目新成員學(xué)習(xí)及日后的維護(hù)；3、文檔的共享與學(xué)習(xí)。文檔存在的目的之一在于在團(tuán)隊(duì)中快速共享技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，避免成員間的重復(fù)溝通、反復(fù)溝通，增加溝通成本。如英語好的成員與以色列技術(shù)支撐人員的技術(shù)交流后，要把交流的情況形成規(guī)范統(tǒng)一的溝通文檔，通過文檔的共享，所有成員都能很快掌握這個(gè)問題，避免了重復(fù)溝通和“知識專有”，加速知識和經(jīng)驗(yàn)在團(tuán)隊(duì)中的傳播。
三、早溝通、主動(dòng)溝通，把握溝通原則。（項(xiàng)目干系人管理）
（問題：問題失控，風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。原因：未能把握溝通原則。 解決措施：盡早溝通、主動(dòng)溝通）
項(xiàng)目實(shí)施中最怕溝通得晚，問題暴露得遲。我們通常會(huì)由于在最后時(shí)刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因?yàn)檫@樣已經(jīng)來不及適應(yīng)變化了的情況。
I系統(tǒng)上行系統(tǒng)所采用的擴(kuò)頻專用頻率8XX-8XXMhz，有一次偶然發(fā)現(xiàn) CDMA開通使用的上行2XX號頻段正好是從靠近8XXMhz方向從高到底開通（CDMA所用上行頻率為8XX-8XXMhz）。經(jīng)測試，發(fā)現(xiàn)I系統(tǒng)終端頻帶外發(fā)射測試數(shù)值超過了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。雖然雙方使用的系統(tǒng)采用直接序列擴(kuò)頻技術(shù)，抗干擾性強(qiáng)，實(shí)質(zhì)影響不大，但如果被影響方借機(jī)干預(yù)或者國家相關(guān)部門因此對終端準(zhǔn)入進(jìn)行限制，輕則影響項(xiàng)目進(jìn)度，重則整個(gè)項(xiàng)目無限期擱淺；建設(shè)方股東之間還會(huì)對此產(chǎn)生不同看法，影響他們的后續(xù)決策，這個(gè)問題不解決有可能導(dǎo)致項(xiàng)目整體偏離。
我迅速把這個(gè)問題定性為重大風(fēng)險(xiǎn)問題，并在相關(guān)項(xiàng)目成員中及時(shí)溝通，確認(rèn)把信息控制在一定范圍內(nèi)。再迅速與建設(shè)方?jīng)Q策人就這個(gè)問題進(jìn)行深入溝通，促使其認(rèn)識問題嚴(yán)重性，敦促其及早采取措施防患未然。最終，這個(gè)問題在國家有關(guān)部門協(xié)調(diào)下最終徹底解決。
盡早溝通、主動(dòng)溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度，對于異于尋常的問題，特別是責(zé)任不在于已或責(zé)任真空的問題，不能夠例行性提交反映就算了，由于角色不同，對同樣問題各人理解不同，特別是決策層，對技術(shù)性問題可能敏感度和理解度都不夠，如不進(jìn)行主動(dòng)和進(jìn)一步的溝通，問題很可能就擺在一邊，如果等到事態(tài)嚴(yán)重了再翻出這個(gè)問題，也許解決問題時(shí)機(jī)就過去了。溝通中積極、主動(dòng)的態(tài)度，實(shí)踐證明是非常重要的。
I項(xiàng)目的整個(gè)執(zhí)行過程，溝通還算是比較成功的，項(xiàng)目管理計(jì)劃的使用解決了項(xiàng)目干系人的各種差異化信息需要，保證了內(nèi)外范圍、高低層次人員信息的一致性；項(xiàng)目內(nèi)部注重文檔化的溝通策略的使用減少了技術(shù)和管理方面的沖突，掃除了一些溝通障礙，并且積累了寶貴的組織財(cái)富；提前溝通和主動(dòng)溝通的實(shí)施，促使項(xiàng)目管理過程中的潛在問題和風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)化解，有力保障了內(nèi)外環(huán)境復(fù)雜不確定性因素眾多的I項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（文中括號內(nèi)部分是回答論文中的問題，是一種思路構(gòu)思）
正文：
S市引進(jìn)以色列的定位為城市公共性、戰(zhàn)略性的信息化基礎(chǔ)設(shè)施的I系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)正式啟動(dòng)，該項(xiàng)目是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、無線通信技術(shù)、地理信息技術(shù)構(gòu)造的一張覆蓋整個(gè)城市的陸基地面移動(dòng)定位測控網(wǎng)絡(luò)，項(xiàng)目建成后能夠較好滿足定位、導(dǎo)航、監(jiān)測等領(lǐng)域公用和民用的廣泛需求，提升城市智能化水平，并帶動(dòng)相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。項(xiàng)目建設(shè)將填補(bǔ)國內(nèi)在信息技術(shù)應(yīng)用方面的一項(xiàng)空白。
本項(xiàng)目建設(shè)方A為三家大型國有背景公司組成的股份公司,承建方C為具有I系統(tǒng)大中華區(qū)代理權(quán)的系統(tǒng)集成商,項(xiàng)目目的：打造城市移動(dòng)定位測控平臺(tái)，滿足社會(huì)基于位置服務(wù)需求；項(xiàng)目首期工程可交付成果包括1個(gè)控制中心NCC集成、上行系統(tǒng)49個(gè)接收基站和下行系統(tǒng)17個(gè)信號發(fā)射基站和7個(gè)同步基站的總集成, 工期12個(gè)月，項(xiàng)目投資1.2億元人民幣。首期工程是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的核心和關(guān)鍵。
我作為承建方C公司的項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)I系統(tǒng)在S市的首期工程項(xiàng)目管理工作。I系統(tǒng)項(xiàng)目是國內(nèi)新型信息系統(tǒng)，尚無建設(shè)先例，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，如何通過某市項(xiàng)目的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)信息共享、經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和公司盡快積累經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，是本項(xiàng)目溝通管理的重點(diǎn)。I系統(tǒng)項(xiàng)目由于其功能的獨(dú)特性廣受社會(huì)各界關(guān)注，政府公安、信息化部門直至主管市領(lǐng)導(dǎo)均表示關(guān)切，項(xiàng)目啟動(dòng)之時(shí)部分機(jī)構(gòu)和企業(yè)便與建設(shè)單位簽訂了項(xiàng)目建成后的應(yīng)用合作意向書，眾多特別項(xiàng)目關(guān)系人對項(xiàng)目溝通管理提出了更高要求，如何保持內(nèi)外范圍、高低層次不同人員之間信息的一致性，如何協(xié)調(diào)如關(guān)鍵項(xiàng)目關(guān)系人之間看法，使之有利于項(xiàng)目的順利實(shí)施，是I系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的關(guān)鍵。
一般而言，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，包含以下內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告和項(xiàng)目干系人管理。 針對項(xiàng)目特點(diǎn)，結(jié)合公司的戰(zhàn)略，我是采用如下策略進(jìn)行溝通管理：
一、建立清晰的溝通管理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)可管理的溝通
（問題：被動(dòng)式、應(yīng)付式溝通，隨意而行、混亂無序。原因：沒有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責(zé)。解決措施：建立溝通管理計(jì)劃）
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是項(xiàng)目經(jīng)理憑自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行口頭安排與交待，項(xiàng)目成員按經(jīng)理的指示被動(dòng)地、應(yīng)付式地完成信息溝通工作。這種問題的原因主要是項(xiàng)目計(jì)劃階段項(xiàng)目經(jīng)理嫌麻煩或不重視沒有進(jìn)行嚴(yán)格的溝通計(jì)劃。一種高效的體系不應(yīng)該僅僅靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必有。
I系統(tǒng)項(xiàng)目由于范圍大，項(xiàng)目干系人眾多，沒有溝通管理計(jì)劃，溝通必然混亂。計(jì)劃前，我是這樣考慮的：團(tuán)隊(duì)里應(yīng)建立起一種相對穩(wěn)定的、可以重復(fù)執(zhí)行的溝通管理計(jì)劃，只要能訓(xùn)練成員重復(fù)執(zhí)行，溝通過程必然能逐漸演化和成熟，溝通就有實(shí)現(xiàn)可管理的可能。
因此，根據(jù)I項(xiàng)目特點(diǎn)，我首先組織團(tuán)隊(duì)成員分析了建設(shè)方A公司的組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)摸底，確定各干系人分別對其組織、對項(xiàng)目、對政府的影響度，形成“項(xiàng)目干系人影響度分類表”；再進(jìn)行各干系人信息需求分析，確定“項(xiàng)目關(guān)系人信息需求表”，確定此表時(shí)對關(guān)鍵項(xiàng)目干系人進(jìn)行了意見征求，目的是判斷能否滿足其需求并確定合適的信息格式、報(bào)送方式。影響度分類表和信息需求表的結(jié)合，可以提供項(xiàng)目關(guān)系人的需求和預(yù)期，以及用于溝通的信息的格式、內(nèi)容與細(xì)節(jié)水平。根據(jù)此工作方法，再分別確定本項(xiàng)目公司管理層、各分包公司、外部其它項(xiàng)目干系人等，通過這些工作基本完成了溝通管理計(jì)劃的主體工作。這個(gè)分析確認(rèn)過程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)一定要全部參加，以加強(qiáng)他們對項(xiàng)目干系人特性了解及溝通時(shí)的敏感性。
溝通矩陣幫助了團(tuán)隊(duì)理解如何以標(biāo)準(zhǔn)而連貫的形式定期就項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行溝通，促使溝通系統(tǒng)化；團(tuán)隊(duì)成員有清晰的溝通模式，知道自己“什么時(shí)候”該向“誰”以“哪種”形式溝通“啥“信息。溝通管理計(jì)劃的強(qiáng)化執(zhí)行使項(xiàng)目的溝通逐漸朝有序化發(fā)展。
二、內(nèi)部溝通注重文檔化，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)及組織經(jīng)驗(yàn)的有效積累
（問題：信息缺乏共享。原因：沒有建立起信息共享、傳遞和使用的規(guī)范。解決措施：溝通注重文檔化，建立規(guī)范的文檔管理規(guī)范）
由于I項(xiàng)目為國內(nèi)首建新型信息系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，S市的項(xiàng)目建設(shè)只是公司全國整體戰(zhàn)略的一部分，如何通過S市的項(xiàng)目建設(shè)，把項(xiàng)目成員個(gè)人的成功經(jīng)驗(yàn)通過信息共享、傳遞和使用轉(zhuǎn)化為團(tuán)隊(duì)以及整個(gè)項(xiàng)目公司的組織經(jīng)驗(yàn)，是我在項(xiàng)目溝通管理中要考慮的重要問題。特別是針對IT行業(yè)人員流動(dòng)大，對信息管理缺乏重視的現(xiàn)狀，加強(qiáng)I項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)的積累，更顯急迫。
在I項(xiàng)目管理過程中，為貫徹溝通注重文檔化思想，我建立了規(guī)范的文檔管理規(guī)范，主要強(qiáng)調(diào)三點(diǎn)： 1、信息格式規(guī)范化。要求制作的文檔格式符合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)定的文檔模板要求，以統(tǒng)一文檔風(fēng)格。此舉主要目的是用相對固定的格式統(tǒng)一語境平臺(tái)，令溝通更為便捷、準(zhǔn)確，防止各人隨意發(fā)揮，文檔百花齊放。2、保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。在I系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中，即使是一個(gè)基站建設(shè)，亦涉及到大量的數(shù)據(jù)工作，如天線的精確坐標(biāo)，電磁環(huán)境測量記載，通信和接地線路的路徑，線纜的長度、類型、接頭，系統(tǒng)各部分之間的連接描述、描述性圖解等等，在工作過程中都需作真實(shí)、準(zhǔn)確的記載。一是為了提高技術(shù)溝通的準(zhǔn)確性，減少?zèng)_突。二是方便項(xiàng)目新成員學(xué)習(xí)及日后的維護(hù)；3、文檔的共享與學(xué)習(xí)。文檔存在的目的之一在于在團(tuán)隊(duì)中快速共享技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，避免成員間的重復(fù)溝通、反復(fù)溝通，增加溝通成本。如英語好的成員與以色列技術(shù)支撐人員的技術(shù)交流后，要把交流的情況形成規(guī)范統(tǒng)一的溝通文檔，通過文檔的共享，所有成員都能很快掌握這個(gè)問題，避免了重復(fù)溝通和“知識專有”，加速知識和經(jīng)驗(yàn)在團(tuán)隊(duì)中的傳播。
三、早溝通、主動(dòng)溝通，把握溝通原則。（項(xiàng)目干系人管理）
（問題：問題失控，風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。原因：未能把握溝通原則。 解決措施：盡早溝通、主動(dòng)溝通）
項(xiàng)目實(shí)施中最怕溝通得晚，問題暴露得遲。我們通常會(huì)由于在最后時(shí)刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因?yàn)檫@樣已經(jīng)來不及適應(yīng)變化了的情況。
I系統(tǒng)上行系統(tǒng)所采用的擴(kuò)頻專用頻率8XX-8XXMhz，有一次偶然發(fā)現(xiàn) CDMA開通使用的上行2XX號頻段正好是從靠近8XXMhz方向從高到底開通（CDMA所用上行頻率為8XX-8XXMhz）。經(jīng)測試，發(fā)現(xiàn)I系統(tǒng)終端頻帶外發(fā)射測試數(shù)值超過了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。雖然雙方使用的系統(tǒng)采用直接序列擴(kuò)頻技術(shù)，抗干擾性強(qiáng)，實(shí)質(zhì)影響不大，但如果被影響方借機(jī)干預(yù)或者國家相關(guān)部門因此對終端準(zhǔn)入進(jìn)行限制，輕則影響項(xiàng)目進(jìn)度，重則整個(gè)項(xiàng)目無限期擱淺；建設(shè)方股東之間還會(huì)對此產(chǎn)生不同看法，影響他們的后續(xù)決策，這個(gè)問題不解決有可能導(dǎo)致項(xiàng)目整體偏離。
我迅速把這個(gè)問題定性為重大風(fēng)險(xiǎn)問題，并在相關(guān)項(xiàng)目成員中及時(shí)溝通，確認(rèn)把信息控制在一定范圍內(nèi)。再迅速與建設(shè)方?jīng)Q策人就這個(gè)問題進(jìn)行深入溝通，促使其認(rèn)識問題嚴(yán)重性，敦促其及早采取措施防患未然。最終，這個(gè)問題在國家有關(guān)部門協(xié)調(diào)下最終徹底解決。
盡早溝通、主動(dòng)溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度，對于異于尋常的問題，特別是責(zé)任不在于已或責(zé)任真空的問題，不能夠例行性提交反映就算了，由于角色不同，對同樣問題各人理解不同，特別是決策層，對技術(shù)性問題可能敏感度和理解度都不夠，如不進(jìn)行主動(dòng)和進(jìn)一步的溝通，問題很可能就擺在一邊，如果等到事態(tài)嚴(yán)重了再翻出這個(gè)問題，也許解決問題時(shí)機(jī)就過去了。溝通中積極、主動(dòng)的態(tài)度，實(shí)踐證明是非常重要的。
I項(xiàng)目的整個(gè)執(zhí)行過程，溝通還算是比較成功的，項(xiàng)目管理計(jì)劃的使用解決了項(xiàng)目干系人的各種差異化信息需要，保證了內(nèi)外范圍、高低層次人員信息的一致性；項(xiàng)目內(nèi)部注重文檔化的溝通策略的使用減少了技術(shù)和管理方面的沖突，掃除了一些溝通障礙，并且積累了寶貴的組織財(cái)富；提前溝通和主動(dòng)溝通的實(shí)施，促使項(xiàng)目管理過程中的潛在問題和風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)化解，有力保障了內(nèi)外環(huán)境復(fù)雜不確定性因素眾多的I項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（文中括號內(nèi)部分是回答論文中的問題，是一種思路構(gòu)思）