辦公環(huán)境管理
一、辦公環(huán)境的含義
是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。
二、辦公環(huán)境管理的原則
方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。
2．環(huán)境的布局與布置
（1）布局
①封閉式布局。
②開(kāi)放式布局。
（2）布置
常見(jiàn)的布置方法有:
①辦公桌上的物品應(yīng)擺放得體，最常用的物品應(yīng)放在伸手可及的地方；
②要使領(lǐng)導(dǎo)坐得舒適，辦公椅應(yīng)有靠背。要使領(lǐng)導(dǎo)緩解疲勞則可以用旋轉(zhuǎn)椅來(lái)調(diào)節(jié)方位。
③對(duì)計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，要考慮到其他人員對(duì)設(shè)備的使用，布置時(shí)既要方便他人，又不要妨礙領(lǐng)導(dǎo)的工作。
三、辦公室的視覺(jué)環(huán)境管理
1、視覺(jué)環(huán)境：辦公室的視覺(jué)環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。
（1）有效地使用顏色。
（2）地面覆蓋物的顏色和類(lèi)型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。
2．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。
光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強(qiáng)度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入；辦公室宜多用幾只光度較弱的燈，以取代一個(gè)光度較強(qiáng)的燈，使光線勻散而非集束。
四、辦公室的聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理
聽(tīng)覺(jué)環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂(lè)或愉快交談的聲音；噪音，如辦公機(jī)器的震動(dòng)聲為有害的聲音。聲音的強(qiáng)度單位為分貝（db），一般說(shuō)來(lái)超過(guò)70分貝即為噪音，超過(guò)130～140分貝使耳痛，超過(guò)150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周?chē)h(huán)境常有噪音發(fā)出，如小汽車(chē)、摩托車(chē)、卡車(chē)的喇叭聲，工作人員的談話、開(kāi)會(huì)、打電話的聲音和人們不必要的活動(dòng)等。因此，控制有害的噪音就成為辦公環(huán)境管理又一重要任務(wù)，那么，如何控制噪音呢？
1、消除噪音的來(lái)源
2．用吸音的材料以減少噪音的影響
3．適量音樂(lè)的播放
五、辦公室的空氣環(huán)境管理
辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強(qiáng)舒適性而經(jīng)過(guò)精心調(diào)節(jié)過(guò)空氣的辦公室。
1、溫度
一般說(shuō)來(lái)，秘書(shū)工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15～20℃。
2．濕度
一般來(lái)講，最適宜的濕度為40％一60％。
3．空氣流通、
一般說(shuō)來(lái)，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達(dá)到這種要求，必須有良好的通風(fēng)設(shè)備，使空氣流通無(wú)礙，得以充足與新鮮。
4．空氣的凈化
為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。
六、辦公室的保健與安全環(huán)境管理
保健，又叫健康保護(hù)。
組織推行對(duì)秘書(shū)人員的保健方法主要有以下一些。
1、定期健康檢查
2．灌輸衛(wèi)生知識(shí)
3．采取疾病預(yù)防
4．保持環(huán)境整潔
5．推行健身運(yùn)動(dòng)
6．舉辦康樂(lè)活動(dòng)
要做好安全管理工作，首先
（1）樹(shù)立健康安全意識(shí)
（2）識(shí)別辦公室安全隱患
辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門(mén)、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門(mén)等。
辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)取?BR> 辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。
辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損*露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。
工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。
消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。
（3）辦公環(huán)境健康及安全的維護(hù)和管理
首先，應(yīng)遵守有關(guān)的法規(guī)，實(shí)行安全管理責(zé)任制
安全是組織運(yùn)作的基本保障，也是現(xiàn)代文明的體現(xiàn)。為了與國(guó)際接軌，國(guó)家已經(jīng)推行了職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系（Occupational Health and Safety Management System,簡(jiǎn)稱(chēng)OHSMS）模式，其基本要求是：
嚴(yán)格遵守國(guó)家勞動(dòng)安全衛(wèi)生規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)；
傷亡事故和職業(yè)病發(fā)生率要低于同行業(yè)水平；
實(shí)施職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系三個(gè)月以上；
履行不斷改善職業(yè)安全衛(wèi)生狀況的承諾。
（4）識(shí)別工作場(chǎng)所和常用設(shè)備的隱患
要能夠主動(dòng)識(shí)別工作場(chǎng)所和常用設(shè)備的安全隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)予以排除，維護(hù)自己和他人的健康和安全
能定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范
通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是：
1、確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；
2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)；
3、如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直至解決；
4、將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。
進(jìn)行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：
要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。例如計(jì)算機(jī)不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計(jì)算機(jī)仍能操作，但屏幕被強(qiáng)光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”。
序號(hào)
時(shí)間
地點(diǎn)
發(fā)現(xiàn)的隱患
造成隱患的原因
隱患的危害和后果
處理人
采取的措施
1
11月4日
研發(fā)部
靠窗一排電腦屏幕耀眼
無(wú)窗簾遮陽(yáng)
有損眼睛
行政主管張強(qiáng)
安裝窗簾
2
11月19日
研發(fā)部
一名外來(lái)人員沒(méi)有訪客胸卡
接待人員離崗
有安全和失密隱患
行政主管張強(qiáng)
強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求
3
11月25日
研發(fā)部
周末5號(hào)文件資料柜未鎖
負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開(kāi)會(huì)
失密隱患
研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)
周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)
（4）安全管理重點(diǎn)
要造成一個(gè)安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強(qiáng)管理。
1．防盜 2．防火 3．防止意外傷亡
一、辦公環(huán)境的含義
是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。
二、辦公環(huán)境管理的原則
方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。
2．環(huán)境的布局與布置
（1）布局
①封閉式布局。
②開(kāi)放式布局。
（2）布置
常見(jiàn)的布置方法有:
①辦公桌上的物品應(yīng)擺放得體，最常用的物品應(yīng)放在伸手可及的地方；
②要使領(lǐng)導(dǎo)坐得舒適，辦公椅應(yīng)有靠背。要使領(lǐng)導(dǎo)緩解疲勞則可以用旋轉(zhuǎn)椅來(lái)調(diào)節(jié)方位。
③對(duì)計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，要考慮到其他人員對(duì)設(shè)備的使用，布置時(shí)既要方便他人，又不要妨礙領(lǐng)導(dǎo)的工作。
三、辦公室的視覺(jué)環(huán)境管理
1、視覺(jué)環(huán)境：辦公室的視覺(jué)環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。
（1）有效地使用顏色。
（2）地面覆蓋物的顏色和類(lèi)型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。
2．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。
光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強(qiáng)度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入；辦公室宜多用幾只光度較弱的燈，以取代一個(gè)光度較強(qiáng)的燈，使光線勻散而非集束。
四、辦公室的聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理
聽(tīng)覺(jué)環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂(lè)或愉快交談的聲音；噪音，如辦公機(jī)器的震動(dòng)聲為有害的聲音。聲音的強(qiáng)度單位為分貝（db），一般說(shuō)來(lái)超過(guò)70分貝即為噪音，超過(guò)130～140分貝使耳痛，超過(guò)150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周?chē)h(huán)境常有噪音發(fā)出，如小汽車(chē)、摩托車(chē)、卡車(chē)的喇叭聲，工作人員的談話、開(kāi)會(huì)、打電話的聲音和人們不必要的活動(dòng)等。因此，控制有害的噪音就成為辦公環(huán)境管理又一重要任務(wù)，那么，如何控制噪音呢？
1、消除噪音的來(lái)源
2．用吸音的材料以減少噪音的影響
3．適量音樂(lè)的播放
五、辦公室的空氣環(huán)境管理
辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強(qiáng)舒適性而經(jīng)過(guò)精心調(diào)節(jié)過(guò)空氣的辦公室。
1、溫度
一般說(shuō)來(lái)，秘書(shū)工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15～20℃。
2．濕度
一般來(lái)講，最適宜的濕度為40％一60％。
3．空氣流通、
一般說(shuō)來(lái)，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達(dá)到這種要求，必須有良好的通風(fēng)設(shè)備，使空氣流通無(wú)礙，得以充足與新鮮。
4．空氣的凈化
為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。
六、辦公室的保健與安全環(huán)境管理
保健，又叫健康保護(hù)。
組織推行對(duì)秘書(shū)人員的保健方法主要有以下一些。
1、定期健康檢查
2．灌輸衛(wèi)生知識(shí)
3．采取疾病預(yù)防
4．保持環(huán)境整潔
5．推行健身運(yùn)動(dòng)
6．舉辦康樂(lè)活動(dòng)
要做好安全管理工作，首先
（1）樹(shù)立健康安全意識(shí)
（2）識(shí)別辦公室安全隱患
辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門(mén)、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門(mén)等。
辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)取?BR> 辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。
辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損*露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。
工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。
消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。
（3）辦公環(huán)境健康及安全的維護(hù)和管理
首先，應(yīng)遵守有關(guān)的法規(guī)，實(shí)行安全管理責(zé)任制
安全是組織運(yùn)作的基本保障，也是現(xiàn)代文明的體現(xiàn)。為了與國(guó)際接軌，國(guó)家已經(jīng)推行了職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系（Occupational Health and Safety Management System,簡(jiǎn)稱(chēng)OHSMS）模式，其基本要求是：
嚴(yán)格遵守國(guó)家勞動(dòng)安全衛(wèi)生規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)；
傷亡事故和職業(yè)病發(fā)生率要低于同行業(yè)水平；
實(shí)施職業(yè)健康安全衛(wèi)生管理體系三個(gè)月以上；
履行不斷改善職業(yè)安全衛(wèi)生狀況的承諾。
（4）識(shí)別工作場(chǎng)所和常用設(shè)備的隱患
要能夠主動(dòng)識(shí)別工作場(chǎng)所和常用設(shè)備的安全隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)予以排除，維護(hù)自己和他人的健康和安全
能定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范
通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是：
1、確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；
2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)；
3、如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直至解決；
4、將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。
進(jìn)行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：
要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。例如計(jì)算機(jī)不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計(jì)算機(jī)仍能操作，但屏幕被強(qiáng)光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”。
序號(hào)
時(shí)間
地點(diǎn)
發(fā)現(xiàn)的隱患
造成隱患的原因
隱患的危害和后果
處理人
采取的措施
1
11月4日
研發(fā)部
靠窗一排電腦屏幕耀眼
無(wú)窗簾遮陽(yáng)
有損眼睛
行政主管張強(qiáng)
安裝窗簾
2
11月19日
研發(fā)部
一名外來(lái)人員沒(méi)有訪客胸卡
接待人員離崗
有安全和失密隱患
行政主管張強(qiáng)
強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求
3
11月25日
研發(fā)部
周末5號(hào)文件資料柜未鎖
負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開(kāi)會(huì)
失密隱患
研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)
周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)
（4）安全管理重點(diǎn)
要造成一個(gè)安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強(qiáng)管理。
1．防盜 2．防火 3．防止意外傷亡