一：
秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對檔案柜和辦公臺子的位置進行妥善安排。秘書的工作臺上要把最為常用的設備如電話和曰用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個辦公臺。
有95％以上的秘書都常常為臺子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應當放在一個好找的地方。
3、其他文件不要放到你正在進行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。
4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。
6、經(jīng)常查看你的工作臺，保持工作臺整潔。
有個調(diào)查報告說，一位經(jīng)理每天平均要花三個小時閱看和答復信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業(yè)有關的書報雜志，可是要跟上專業(yè)領域里的發(fā)展形勢，對于管理者來說，這不能算是一個次要的事情。
為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：
1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。
2、使你的同事及時知道最新發(fā)展的情況。
二：
任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須注意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務的時候抱著可有可無的態(tài)度，往往會使這個過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時候甚至等到完成后提出報告時才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內(nèi)容與各項重點。
上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應該欣然接受。即使你內(nèi)心認為負荷過重，或者根本不這個任務，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。
因為上司通常是經(jīng)過觀察你的能力之后，認為你足以勝任，才會放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會使上司覺得他選錯了人。
因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會對你另眼相看。
三：
任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須注意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務的時候抱著可有可無的態(tài)度，往往會使這個過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時候甚至等到完成后提出報告時才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內(nèi)容與各項重點。
上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應該欣然接受。即使你內(nèi)心認為負荷過重，或者根本不這個任務，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。
因為上司通常是經(jīng)過觀察你的能力之后，認為你足以勝任，才會放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會使上司覺得他選錯了人。
因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會對你另眼相看。
但是有一點必須留意，如果限期內(nèi)不能順利達成工作目標，應該盡早向上司匯報，謀求補救的對策。
四：
克服怯懦不是沒有方法，試著按照下面的方法做一下：
1、徑直迎著要找的人走上去，好象他欠了你的錢；
2、訓練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛；
3、開口時候聲音洪亮，結束時也強有力。如果開口軟弱，那么閉嘴的時候也就軟弱；
4、學會適度、適時地保持沉默，迫使對方講話；
5、會見陌生人之前，先列出一個話題單子；
6、熟記演講的開頭和結尾，這樣有助于你自始至終口若懸河；
7、想方法接觸大人物，和比自己年紀大、比自己強的人交往，這樣，你不但會學到知識，同時還可以觀察強者的弱點和缺點，從而增強自信心；
8、不斷給自己出難題，不斷實踐克服怯懦的方法。
做上述訓練的前提是精通本職工作，有能力才會有信心，也才會實現(xiàn)個人的價值。
有人指出，失意類型的人有三種：
1、自負型：這類人優(yōu)越感強，期望很高，總想出人頭地，達不到目的就會怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現(xiàn)實和自私的。
2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴重挫折，結果導致他們用凡事往壞處想的方式來對抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著人世間充滿著險惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著重重阻礙等等。假若用這種方式來治療生活創(chuàng)傷，只會陷入永遠無法解脫的煩惱之中，因為他總是生活在幻滅和冷眼旁觀的人生狀態(tài)里。
3、默從型：這類人過分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對他的期望，就越是處處碰壁，因為他始終無法滿足每個人的要求。
預防失意和減輕憂慮的關鍵是應該清醒地認識到，并非所有的愿望都能實現(xiàn)。應該量力而為。在期待中要加入更多的估計，減少愿望的成分。
而要從極度失意中恢復過來，就要承認自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。要記住的事是：失意是選擇人生道路的機會
五：
怎樣克服難堪
公開地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。當感情被傷害時，大多數(shù)人會感到憤怒、口吃。但是，這里還有另外一種選擇，就是理智地站在那里，控制局面。
如果你的上級在你的同事面前訓斥你，并且下次還要這么干，你可以平心靜氣地說：“我能不能私下談這件事？”
同樣，如果受了同事的傷害，不能報以刻薄的誹謗，而要說明你的感情受到了傷害。如果這個人繼續(xù)使你難堪，你就會認識到這個人已經(jīng)很難使你信任了，下一次如果有人使你難堪，你就可以采取比較激烈的措施，有時你可以當場終止對你的傷害。對他說：“你真要使我難堪嗎？你能不能告訴我，你這樣做是為什么？”或者說：“你看起來失去了理智，你能不能告訴我你是否對我做的什么事情感到不愉快？”
不管你說些什么，要避免發(fā)脾氣。失去自控，只會使冒犯你的人占上風，只會使他們更加仇視你。
不要用太多的時間來考慮：為什么這個人對我使壞呢？有些人故意使你難堪，是因為他們受到了威脅，或者是懲罰你過去曾經(jīng)對他們做的什么事情。有些人是習慣給人找難堪，并不關心他們羞辱的對象是誰。
在生活當中，面對復雜的社會，的辦法通常是機智和幽默地處理。愛德華格旺斯講過兩個作家舌戰(zhàn)的故事。其中一個作家剛剛寫完了一本書，正在接受同行們的恭維。另外一個作家在他們的談話中聽出了什么就站起來說：“我也喜歡你的書，那是誰替你寫的呢？”這位作家就說：“我很高興你喜歡我的書，請問是誰替你讀的呢？”
的確，在使你難堪的情況下保持優(yōu)雅風度，那才是真正的“報復”呢。
秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對檔案柜和辦公臺子的位置進行妥善安排。秘書的工作臺上要把最為常用的設備如電話和曰用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個辦公臺。
有95％以上的秘書都常常為臺子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應當放在一個好找的地方。
3、其他文件不要放到你正在進行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。
4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。
6、經(jīng)常查看你的工作臺，保持工作臺整潔。
有個調(diào)查報告說，一位經(jīng)理每天平均要花三個小時閱看和答復信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業(yè)有關的書報雜志，可是要跟上專業(yè)領域里的發(fā)展形勢，對于管理者來說，這不能算是一個次要的事情。
為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：
1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。
2、使你的同事及時知道最新發(fā)展的情況。
二：
任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須注意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務的時候抱著可有可無的態(tài)度，往往會使這個過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時候甚至等到完成后提出報告時才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內(nèi)容與各項重點。
上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應該欣然接受。即使你內(nèi)心認為負荷過重，或者根本不這個任務，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。
因為上司通常是經(jīng)過觀察你的能力之后，認為你足以勝任，才會放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會使上司覺得他選錯了人。
因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會對你另眼相看。
三：
任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須注意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務的時候抱著可有可無的態(tài)度，往往會使這個過程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說明，即使心中有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白的地方必須問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時候甚至等到完成后提出報告時才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內(nèi)容與各項重點。
上司交代下來的事情，無論是什么差事，都應該欣然接受。即使你內(nèi)心認為負荷過重，或者根本不這個任務，也不可以說出“辦不到”這樣的字眼。
因為上司通常是經(jīng)過觀察你的能力之后，認為你足以勝任，才會放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無法辦到，那么也會使上司覺得他選錯了人。
因此，無論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會對你另眼相看。
但是有一點必須留意，如果限期內(nèi)不能順利達成工作目標，應該盡早向上司匯報，謀求補救的對策。
四：
克服怯懦不是沒有方法，試著按照下面的方法做一下：
1、徑直迎著要找的人走上去，好象他欠了你的錢；
2、訓練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛；
3、開口時候聲音洪亮，結束時也強有力。如果開口軟弱，那么閉嘴的時候也就軟弱；
4、學會適度、適時地保持沉默，迫使對方講話；
5、會見陌生人之前，先列出一個話題單子；
6、熟記演講的開頭和結尾，這樣有助于你自始至終口若懸河；
7、想方法接觸大人物，和比自己年紀大、比自己強的人交往，這樣，你不但會學到知識，同時還可以觀察強者的弱點和缺點，從而增強自信心；
8、不斷給自己出難題，不斷實踐克服怯懦的方法。
做上述訓練的前提是精通本職工作，有能力才會有信心，也才會實現(xiàn)個人的價值。
有人指出，失意類型的人有三種：
1、自負型：這類人優(yōu)越感強，期望很高，總想出人頭地，達不到目的就會怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現(xiàn)實和自私的。
2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴重挫折，結果導致他們用凡事往壞處想的方式來對抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著人世間充滿著險惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著重重阻礙等等。假若用這種方式來治療生活創(chuàng)傷，只會陷入永遠無法解脫的煩惱之中，因為他總是生活在幻滅和冷眼旁觀的人生狀態(tài)里。
3、默從型：這類人過分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對他的期望，就越是處處碰壁，因為他始終無法滿足每個人的要求。
預防失意和減輕憂慮的關鍵是應該清醒地認識到，并非所有的愿望都能實現(xiàn)。應該量力而為。在期待中要加入更多的估計，減少愿望的成分。
而要從極度失意中恢復過來，就要承認自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。要記住的事是：失意是選擇人生道路的機會
五：
怎樣克服難堪
公開地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。當感情被傷害時，大多數(shù)人會感到憤怒、口吃。但是，這里還有另外一種選擇，就是理智地站在那里，控制局面。
如果你的上級在你的同事面前訓斥你，并且下次還要這么干，你可以平心靜氣地說：“我能不能私下談這件事？”
同樣，如果受了同事的傷害，不能報以刻薄的誹謗，而要說明你的感情受到了傷害。如果這個人繼續(xù)使你難堪，你就會認識到這個人已經(jīng)很難使你信任了，下一次如果有人使你難堪，你就可以采取比較激烈的措施，有時你可以當場終止對你的傷害。對他說：“你真要使我難堪嗎？你能不能告訴我，你這樣做是為什么？”或者說：“你看起來失去了理智，你能不能告訴我你是否對我做的什么事情感到不愉快？”
不管你說些什么，要避免發(fā)脾氣。失去自控，只會使冒犯你的人占上風，只會使他們更加仇視你。
不要用太多的時間來考慮：為什么這個人對我使壞呢？有些人故意使你難堪，是因為他們受到了威脅，或者是懲罰你過去曾經(jīng)對他們做的什么事情。有些人是習慣給人找難堪，并不關心他們羞辱的對象是誰。
在生活當中，面對復雜的社會，的辦法通常是機智和幽默地處理。愛德華格旺斯講過兩個作家舌戰(zhàn)的故事。其中一個作家剛剛寫完了一本書，正在接受同行們的恭維。另外一個作家在他們的談話中聽出了什么就站起來說：“我也喜歡你的書，那是誰替你寫的呢？”這位作家就說：“我很高興你喜歡我的書，請問是誰替你讀的呢？”
的確，在使你難堪的情況下保持優(yōu)雅風度，那才是真正的“報復”呢。