71、標引
分析電子文件的內容并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。
72、按照使用的標引語言，標引可以分為自由標引和受控標引，自由標引是指直接使用未經規(guī)范的自然語言進行的標引，如關鍵詞標引。受控標引是指使用統一的規(guī)范化語言進行的標引。
73、自動標引
是指利用計算機技術自動完成對文件題名、提要，直至全文的處理，抽取關鍵詞并規(guī)范成主題詞或分類號的過程。
74、從標引的深度來分，有全文主題標引和題名主題標引；從選用的標引詞來分，有主題詞標引和關鍵詞標引。
75、全文自動標引的方法主要有單詞標引、短語標引及語義標引三種類型。
76、題名關鍵詞自動標引是我國檔案部門主要采用的自動標引方法。方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標引法。
77、元數據
是數據的數據。由電子文件系統自動記錄的關于文件形成時間、地點、人員、活動、文件系統、結構及內容等方面的具體數據。
78、簡述元數據與著錄信息的聯系與區(qū)別
（1）就內容而言，系統自動記錄的元數據中某些可以直接轉化為著錄信息，某些著錄信息無法從元數據中提取
（2）就作用而言，元數據的作用要廣泛得多，著錄的作用包括登記、介紹、報道、交流和檢索，而元數據的作用除了便于檢索之外，還包括保護電子文件的長期真實性，保證其憑證性、長期可讀性
（3）就生成方式而言，元數據是文件管理系統在文件形成與管理過程中自動形成，而著錄信息的生成則是借助于自動著錄和人工著錄相結合的方式。
79、簡述電子文件Web檢索的特點
（1）借助超級鏈接表示多種檢索途徑
Web提供多種鏈接方式，包括來源方面的、時間方面的、主題方面的等，為用戶提供多條檢索途徑。
（2）檢索界面統一、友好
Web瀏覽器為用戶提供了圖形檢索界面。此外，完善的導航將引導用戶自由瀏覽文件、檔案信息，改變過去呆板、僵化的表格式檢索提問
（3）檢索系統相對持久穩(wěn)定
（4）集成多種檢索技術
Web技術有多種，集成化是其發(fā)展的趨勢，如數據庫技術與超文本技術的集成。
（5）傳播文件、檔案管理知識
通過檢索途徑的預先設計，體現了檔案管理者的專業(yè)知識，使用戶在不知不沉中接受了文件、檔案管理知識的熏陶。
80、電子文件Web檢索的步驟
（1）建立網站
（2）加工檢索信息，組織檢索數據庫
（3）實現文件信息的共享
81、電子文件網絡檢索系統評價指標：數據覆蓋率、鏈接系統數、各類型數據比率、查全率和查準率、響應時間、可存取性、費用
82、簡述電子文件利用特點中共享性主要表現在哪三個方面？
（1）首先，同一文件可以在多臺計算機上共享，打破"文件份數"對利用者人數的限制
（2）其次，通過遠程訪問技術，打破了"地點"的限制。
（3）對于上網的公共文件信息，可以在任何時間內查詢，打破了"利用時間"的限制。
83、電子文件利用的特點
共享性、復用性（由數字信息利用的無損性，使得電子文件的復用性遠遠優(yōu)越于其他載體形式的文件）、交互性、多樣性（一次文獻——原件的利用；二次文獻——目錄；三次文獻——編研產品的利用）、開放性
84、簡述電子文件利用的原則
（1）廣泛原則
電子文件信息是人類的文化財富，促進電子文件信息價值的化
（2）便利原則
（3）安全原則
電子文件信息具有易更改性和對軟硬件平臺的依賴性等特點，應保護電子文件的安全
安全原則包括兩個方面的具體內容：一是保護文件的完整性和真實性；二是保護機密電子文件信息不受侵害
（4）經濟原則
電子文件的利用比傳統文件的成本更高，尤其是網絡化利用，文件和檔案管理人員應樹立成本效益觀念。減少不必要的資源消耗。
85、電子文件利用的障礙及對策（了解）
社會環(huán)境方面的障礙、信息技術方面的障礙、文件、檔案工作自身的障礙、法律、法規(guī)方面的障礙、體制方面的障礙、政策方面的障礙、標準方面的障礙、觀念方面的障礙
86、簡述電子文件利用的規(guī)定在哪些方面做出明文規(guī)定
第一，公民的利用權；第二，公民的隱私權；第三，國家權益的保護；第四，知識產權的保護；第五，電子文件行政有效性和法律證據性的確立；第六，非公共的文件、檔案信息資源的開發(fā)利用。
87、電子文件的開發(fā)利用可分為開發(fā)（加工）和提供利用兩個方面的基本內容，開發(fā)工作是利用服務的基礎和前提條件，利用服務是開發(fā)的后續(xù)性工作，體現著開發(fā)工作的成果。
88、文件開發(fā)利用工作的基本任務就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。
89、按照電子文件信息加工部門和服務部門的不同，可將電子文件信息資源開發(fā)方式劃分為幾種？
（1）自行開發(fā)，面向最終用戶直接提供服務
具體的服務項目包括建設檢索系統，提供各種檢索服務；提供電子文件拷貝；出售信息加工產品；提供咨詢服務等。
（2）自行加工信息產品，提供給中間服務商
（3）與其他部門合作開發(fā)電子文件信息資源
90、電子文件的編研
根據客觀需要，對文件內容進行分析研究，按照一定的題目，將相關文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務工作。
91、計算機技術的利用給工作帶來哪些不同
（1）編研時間大為縮短
（2）編研成品內容更為豐富
其豐富表現為：
第一，多媒體技術如數字、圖像、聲音等中的信息數字化，利用多媒體編輯程序，加工成多種形式的編研成品，提高了利用者的接受程度。
第二，內容與載體可以分離，增加了多種信息資源互相結合的可能性，使編研成品具有多種編排體例，滿足不同用戶的利用要求。
（3）編研成品的形式更為多樣化
（4）編研成品的傳播更為方便快捷
（5）編研工作者的組成更為復雜
（6）更應該注意知識產權的保護
92、電子文件的利用類型有：（1）有償服務和無償服務；（2）網絡在線服務和離線服務；（3）主動服務和被動服務；（4）普及性服務和專題性服務
93、電子文件的利用常見的服務方式有：就地閱覽、出借、復制供應、咨詢、網站服務、局域網服務
94、就地閱覽
指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。
95、出借
是指按照一定的制度將有關文件借給用戶的服務方式。
96、復制供應
是指以電子文件及其信息加工產品的各種載體形式的復制件向用戶提供利用的一種方式。
97、咨詢
是指檔案人員以電子文件信息為依據，以口頭或書面形式，為用戶解答有關電子文件及其管理狀況一種服務方式。
98、網站服務
即檔案部門在互聯網上建立網站，提供多種信息服務，包括網絡檢索、網上展覽、法律法規(guī)標準公布、專題討論、其他檔案網站資源、館藏編研成品出版信息發(fā)布等。
99、局域網服務
是指檔案部門通過局域網（通常是機構內部網）提供電子文件及其加工信息的服務方式。局域網服務和網站服務兩者的區(qū)別在于文件信息的控制方式。
100、電子文件保管的技術主要表現在哪里？
（1）保管和日常維護的技術難度增加
（2）電子文件管理成本增加
（3）結構的復雜性影響文件的真實性、完整性、系統性
（4）電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素
（5）電子文件原始性確認難度較大
分析電子文件的內容并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。
72、按照使用的標引語言，標引可以分為自由標引和受控標引，自由標引是指直接使用未經規(guī)范的自然語言進行的標引，如關鍵詞標引。受控標引是指使用統一的規(guī)范化語言進行的標引。
73、自動標引
是指利用計算機技術自動完成對文件題名、提要，直至全文的處理，抽取關鍵詞并規(guī)范成主題詞或分類號的過程。
74、從標引的深度來分，有全文主題標引和題名主題標引；從選用的標引詞來分，有主題詞標引和關鍵詞標引。
75、全文自動標引的方法主要有單詞標引、短語標引及語義標引三種類型。
76、題名關鍵詞自動標引是我國檔案部門主要采用的自動標引方法。方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標引法。
77、元數據
是數據的數據。由電子文件系統自動記錄的關于文件形成時間、地點、人員、活動、文件系統、結構及內容等方面的具體數據。
78、簡述元數據與著錄信息的聯系與區(qū)別
（1）就內容而言，系統自動記錄的元數據中某些可以直接轉化為著錄信息，某些著錄信息無法從元數據中提取
（2）就作用而言，元數據的作用要廣泛得多，著錄的作用包括登記、介紹、報道、交流和檢索，而元數據的作用除了便于檢索之外，還包括保護電子文件的長期真實性，保證其憑證性、長期可讀性
（3）就生成方式而言，元數據是文件管理系統在文件形成與管理過程中自動形成，而著錄信息的生成則是借助于自動著錄和人工著錄相結合的方式。
79、簡述電子文件Web檢索的特點
（1）借助超級鏈接表示多種檢索途徑
Web提供多種鏈接方式，包括來源方面的、時間方面的、主題方面的等，為用戶提供多條檢索途徑。
（2）檢索界面統一、友好
Web瀏覽器為用戶提供了圖形檢索界面。此外，完善的導航將引導用戶自由瀏覽文件、檔案信息，改變過去呆板、僵化的表格式檢索提問
（3）檢索系統相對持久穩(wěn)定
（4）集成多種檢索技術
Web技術有多種，集成化是其發(fā)展的趨勢，如數據庫技術與超文本技術的集成。
（5）傳播文件、檔案管理知識
通過檢索途徑的預先設計，體現了檔案管理者的專業(yè)知識，使用戶在不知不沉中接受了文件、檔案管理知識的熏陶。
80、電子文件Web檢索的步驟
（1）建立網站
（2）加工檢索信息，組織檢索數據庫
（3）實現文件信息的共享
81、電子文件網絡檢索系統評價指標：數據覆蓋率、鏈接系統數、各類型數據比率、查全率和查準率、響應時間、可存取性、費用
82、簡述電子文件利用特點中共享性主要表現在哪三個方面？
（1）首先，同一文件可以在多臺計算機上共享，打破"文件份數"對利用者人數的限制
（2）其次，通過遠程訪問技術，打破了"地點"的限制。
（3）對于上網的公共文件信息，可以在任何時間內查詢，打破了"利用時間"的限制。
83、電子文件利用的特點
共享性、復用性（由數字信息利用的無損性，使得電子文件的復用性遠遠優(yōu)越于其他載體形式的文件）、交互性、多樣性（一次文獻——原件的利用；二次文獻——目錄；三次文獻——編研產品的利用）、開放性
84、簡述電子文件利用的原則
（1）廣泛原則
電子文件信息是人類的文化財富，促進電子文件信息價值的化
（2）便利原則
（3）安全原則
電子文件信息具有易更改性和對軟硬件平臺的依賴性等特點，應保護電子文件的安全
安全原則包括兩個方面的具體內容：一是保護文件的完整性和真實性；二是保護機密電子文件信息不受侵害
（4）經濟原則
電子文件的利用比傳統文件的成本更高，尤其是網絡化利用，文件和檔案管理人員應樹立成本效益觀念。減少不必要的資源消耗。
85、電子文件利用的障礙及對策（了解）
社會環(huán)境方面的障礙、信息技術方面的障礙、文件、檔案工作自身的障礙、法律、法規(guī)方面的障礙、體制方面的障礙、政策方面的障礙、標準方面的障礙、觀念方面的障礙
86、簡述電子文件利用的規(guī)定在哪些方面做出明文規(guī)定
第一，公民的利用權；第二，公民的隱私權；第三，國家權益的保護；第四，知識產權的保護；第五，電子文件行政有效性和法律證據性的確立；第六，非公共的文件、檔案信息資源的開發(fā)利用。
87、電子文件的開發(fā)利用可分為開發(fā)（加工）和提供利用兩個方面的基本內容，開發(fā)工作是利用服務的基礎和前提條件，利用服務是開發(fā)的后續(xù)性工作，體現著開發(fā)工作的成果。
88、文件開發(fā)利用工作的基本任務就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。
89、按照電子文件信息加工部門和服務部門的不同，可將電子文件信息資源開發(fā)方式劃分為幾種？
（1）自行開發(fā)，面向最終用戶直接提供服務
具體的服務項目包括建設檢索系統，提供各種檢索服務；提供電子文件拷貝；出售信息加工產品；提供咨詢服務等。
（2）自行加工信息產品，提供給中間服務商
（3）與其他部門合作開發(fā)電子文件信息資源
90、電子文件的編研
根據客觀需要，對文件內容進行分析研究，按照一定的題目，將相關文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務工作。
91、計算機技術的利用給工作帶來哪些不同
（1）編研時間大為縮短
（2）編研成品內容更為豐富
其豐富表現為：
第一，多媒體技術如數字、圖像、聲音等中的信息數字化，利用多媒體編輯程序，加工成多種形式的編研成品，提高了利用者的接受程度。
第二，內容與載體可以分離，增加了多種信息資源互相結合的可能性，使編研成品具有多種編排體例，滿足不同用戶的利用要求。
（3）編研成品的形式更為多樣化
（4）編研成品的傳播更為方便快捷
（5）編研工作者的組成更為復雜
（6）更應該注意知識產權的保護
92、電子文件的利用類型有：（1）有償服務和無償服務；（2）網絡在線服務和離線服務；（3）主動服務和被動服務；（4）普及性服務和專題性服務
93、電子文件的利用常見的服務方式有：就地閱覽、出借、復制供應、咨詢、網站服務、局域網服務
94、就地閱覽
指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。
95、出借
是指按照一定的制度將有關文件借給用戶的服務方式。
96、復制供應
是指以電子文件及其信息加工產品的各種載體形式的復制件向用戶提供利用的一種方式。
97、咨詢
是指檔案人員以電子文件信息為依據，以口頭或書面形式，為用戶解答有關電子文件及其管理狀況一種服務方式。
98、網站服務
即檔案部門在互聯網上建立網站，提供多種信息服務，包括網絡檢索、網上展覽、法律法規(guī)標準公布、專題討論、其他檔案網站資源、館藏編研成品出版信息發(fā)布等。
99、局域網服務
是指檔案部門通過局域網（通常是機構內部網）提供電子文件及其加工信息的服務方式。局域網服務和網站服務兩者的區(qū)別在于文件信息的控制方式。
100、電子文件保管的技術主要表現在哪里？
（1）保管和日常維護的技術難度增加
（2）電子文件管理成本增加
（3）結構的復雜性影響文件的真實性、完整性、系統性
（4）電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素
（5）電子文件原始性確認難度較大