建設(shè)工程文件和檔案資料管理-2
一、主要內(nèi)容
1、 建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
2、 建設(shè)工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案
二、重點(diǎn)難點(diǎn)
1、 建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念
2、 建設(shè)工程監(jiān)理表格體系
3、 建設(shè)工程監(jiān)理主要文件檔案
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
第二節(jié)建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
一、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念
(一)監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念
所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對(duì)建設(shè)工程實(shí)施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對(duì)象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。
(二)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義
(1)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。
(2)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。
(3)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。
(三)工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程
項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進(jìn)行集中加工、收發(fā)和管理，信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的中樞。
二、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記
所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。
(二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記
監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。
(三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記
發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。
(四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放
監(jiān)理文件檔案經(jīng)收／發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)行存放，這樣既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過程查閱、求證的需要，又方便項(xiàng)目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。
(五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔
監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。
按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)，監(jiān)理文件有10大類27
個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：
(1)監(jiān)理規(guī)劃：
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；
3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。
(2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(4)進(jìn)度控制：
1)工程開工／復(fù)工審批表(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)工程開工／復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(5)質(zhì)量控制：
1)不合格項(xiàng)目通知(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(6)造價(jià)控制：
1)預(yù)付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)；
2)月付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)；
3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長期保存)；
4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(7)分包資質(zhì)：
1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)；
2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)；
3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)。
(8)監(jiān)理通知：
1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)；
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)；
3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)。
(9)合同與其他事項(xiàng)管理：
1)工程延期報(bào)告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存；
3)合同爭議、違約報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(10)監(jiān)理工作總結(jié)：
1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)；
2)月報(bào)總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)；
3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(04)76．下列監(jiān)理文件檔案資料中，應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位和監(jiān)理單位長期保存并送城建檔案管理部門保存的是(ABD )．
A．監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問題的部分
B．工程開工／復(fù)工暫停令
C．設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)表
D．工程竣工總結(jié)
E．工程竣工決算審核意見書
一、主要內(nèi)容
1、 建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
2、 建設(shè)工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案
二、重點(diǎn)難點(diǎn)
1、 建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念
2、 建設(shè)工程監(jiān)理表格體系
3、 建設(shè)工程監(jiān)理主要文件檔案
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
第二節(jié)建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
一、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念
(一)監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念
所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對(duì)建設(shè)工程實(shí)施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對(duì)象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。
(二)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義
(1)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。
(2)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。
(3)對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。
(三)工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程
項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進(jìn)行集中加工、收發(fā)和管理，信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的中樞。
二、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記
所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。
(二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記
監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。
(三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記
發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。
(四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放
監(jiān)理文件檔案經(jīng)收／發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進(jìn)行存放，這樣既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過程查閱、求證的需要，又方便項(xiàng)目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。
(五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔
監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。
按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)，監(jiān)理文件有10大類27
個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：
(1)監(jiān)理規(guī)劃：
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；
3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。
(2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(4)進(jìn)度控制：
1)工程開工／復(fù)工審批表(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)工程開工／復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(5)質(zhì)量控制：
1)不合格項(xiàng)目通知(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(6)造價(jià)控制：
1)預(yù)付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)；
2)月付款報(bào)審與支付(建設(shè)單位短期保存)；
3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)(建設(shè)單位長期保存)；
4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(7)分包資質(zhì)：
1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)；
2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)；
3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)。
(8)監(jiān)理通知：
1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)；
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)；
3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)。
(9)合同與其他事項(xiàng)管理：
1)工程延期報(bào)告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存；
3)合同爭議、違約報(bào)告及處理意見(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(10)監(jiān)理工作總結(jié)：
1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)；
2)月報(bào)總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)；
3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(04)76．下列監(jiān)理文件檔案資料中，應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位和監(jiān)理單位長期保存并送城建檔案管理部門保存的是(ABD )．
A．監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問題的部分
B．工程開工／復(fù)工暫停令
C．設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)表
D．工程竣工總結(jié)
E．工程竣工決算審核意見書