工程建設(shè)監(jiān)理基本理論和相關(guān)法規(guī)精講班第28講講義
3．竣工保修期
該階段的信息是監(jiān)理在施工期日常信息積累基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)工程管理和現(xiàn)代工程管理的區(qū)別在于傳統(tǒng)工程管理不重視信息的收集和規(guī)范化，數(shù)據(jù)不能及時收集整理，往往采取事后補(bǔ)填或做“假數(shù)據(jù)”應(yīng)付了事?，F(xiàn)代工程管理則要求數(shù)據(jù)實(shí)時記錄，真實(shí)反映施工過程，真正做到積累在平時，竣工保修期只是建設(shè)各方最后的匯總和總結(jié)。該階段要收集的信息有：
(1)工程準(zhǔn)備階段文件，如：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。
(2)監(jiān)理文件，如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。
(3)施工資料：分為建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類分別收集。
(4)竣工圖：分建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類分別收集。
(5)竣工驗(yàn)收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收備案表、電子檔案等。
該階段，監(jiān)理單位按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件并協(xié)助建設(shè)單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。
二、建設(shè)工程信息的加工、整理、分發(fā)、檢索和存儲
（一）信息的加工、整理
信息的加工主要是把建設(shè)各方得到的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總、轉(zhuǎn)儲，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，提供給不同需求的各類管理人員使用。
在信息加工時，往往要求按照不同的需求，分層進(jìn)行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。監(jiān)理人員對數(shù)據(jù)的加工要從鑒別開始，……
（二）信息的加工、整理和存儲流程
信息處理包括信息的加工、整理和存儲。信息的加工、整理和存儲流程是信息系統(tǒng)流程的主要組成部分。信息系統(tǒng)的流程圖有業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖，一般先找到業(yè)務(wù)流程圖，再進(jìn)一步繪制數(shù)據(jù)流程圖。數(shù)據(jù)流程圖的繪制從上而下地層層細(xì)化，經(jīng)過整理、匯總后得到總的數(shù)據(jù)流程圖，再得到系統(tǒng)的信息處理流程圖。
（三）信息的分發(fā)和檢索
信息在通過對收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類加工處理產(chǎn)生信息后，要及時提供給需要使用數(shù)據(jù)和信息的部門，信息和數(shù)據(jù)的分發(fā)要根據(jù)需要來分發(fā)，信息和數(shù)據(jù)的檢索則要建立必要的分級管理制度，一般由使用軟件來保證實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的分發(fā)、檢索，關(guān)鍵是要決定分發(fā)和檢索的原則。分發(fā)和檢索的原則是：需要的部門和使用人，有權(quán)在需要的第一時間，方便地得到所需要的、以規(guī)定形式提供的一切信息和數(shù)據(jù)，而保證不向不該知道的部門（人）提供任何信息和數(shù)據(jù)?？紤]分發(fā)的設(shè)計時，主要內(nèi)容有：
（1）了解使用部門或人的使用目的、使用周期、使用頻率、得到時間、數(shù)據(jù)的安全要求；
（2）決定分發(fā)的項(xiàng)目、內(nèi)容、分發(fā)量、范圍和數(shù)據(jù)來源；
（3）決定分發(fā)信息和數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、精度和如何組織成規(guī)定的格式；
（4）決定提供的信息和數(shù)據(jù)介質(zhì)
檢索設(shè)計時則要考慮：
（1）允許檢索的范圍、檢索的密級劃分、密碼的管理；
（2）檢索的信息和數(shù)據(jù)能否及時、快速地提供，采用什么手段實(shí)現(xiàn)
（3）提供檢索需要的數(shù)據(jù)和信息輸出形式、能否根據(jù)關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)智能檢索。
（四）信息的存儲
信息的存儲一般需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規(guī)范化。根據(jù)建設(shè)工程實(shí)際，可以按照下列方式組織：
（1）按照工程進(jìn)行組織，同一工程按照投資、進(jìn)度、質(zhì)量、合同的角度組織，各類進(jìn)一步按照具體情況細(xì)化。
（2）文件名規(guī)范化，以定長的字符串作為文件名
（3）各建設(shè)方協(xié)調(diào)統(tǒng)一存儲方式，在國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有統(tǒng)一的代碼時盡量采用統(tǒng)一代碼。
（4）有條件時可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫形式存儲數(shù)據(jù)，達(dá)到建設(shè)各方數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余，保證數(shù)據(jù)的性。
第三章 建設(shè)工程文件檔案資料管理
第一節(jié)建設(shè)工程文件檔案資料管理概述
一、建設(shè)工程文件檔案資料概念與特征
（一）建設(shè)工程文件概念
建設(shè)工程文件(construction project document)指：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡稱為工程文件。
五、建設(shè)工程檔案的分類
（一）工程準(zhǔn)備階段文件
1．立項(xiàng)文件
由建設(shè)單位在建設(shè)工程建設(shè)前期形成并收集匯編，包括：項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書，可行性研究報告及附件，可行性研究報告審批意見，關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議文件，調(diào)查資料及項(xiàng)目評估研究等資料。
2．建設(shè)用地、征地、拆遷文件
由建設(shè)單位在工程建設(shè)前期形成并收集匯編，包括：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書，用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書，拆遷安置意見、協(xié)議、方案，建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國有土地使用證等資料。
3．勘察、測繪、設(shè)計文件
由建設(shè)單位委托勘查、測繪、設(shè)計有關(guān)單位完成，建設(shè)單位統(tǒng)一收集匯編，包括：工程地質(zhì)堪察報告，水文地質(zhì)勘探報告，自然條件，地震調(diào)查，建設(shè)用地釘莊通知單，地形測量和撥地測量成果報告，申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書，初步設(shè)計圖紙和說明，技術(shù)設(shè)計圖紙和說明，審定設(shè)計方案通知書及審查意見，有關(guān)行政主管部門比準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議，施工圖及其說明，設(shè)計計算書，政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見。
3．竣工保修期
該階段的信息是監(jiān)理在施工期日常信息積累基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)工程管理和現(xiàn)代工程管理的區(qū)別在于傳統(tǒng)工程管理不重視信息的收集和規(guī)范化，數(shù)據(jù)不能及時收集整理，往往采取事后補(bǔ)填或做“假數(shù)據(jù)”應(yīng)付了事?，F(xiàn)代工程管理則要求數(shù)據(jù)實(shí)時記錄，真實(shí)反映施工過程，真正做到積累在平時，竣工保修期只是建設(shè)各方最后的匯總和總結(jié)。該階段要收集的信息有：
(1)工程準(zhǔn)備階段文件，如：立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。
(2)監(jiān)理文件，如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。
(3)施工資料：分為建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類分別收集。
(4)竣工圖：分建筑安裝工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程兩大類分別收集。
(5)竣工驗(yàn)收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收備案表、電子檔案等。
該階段，監(jiān)理單位按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件并協(xié)助建設(shè)單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。
二、建設(shè)工程信息的加工、整理、分發(fā)、檢索和存儲
（一）信息的加工、整理
信息的加工主要是把建設(shè)各方得到的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總、轉(zhuǎn)儲，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，提供給不同需求的各類管理人員使用。
在信息加工時，往往要求按照不同的需求，分層進(jìn)行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。監(jiān)理人員對數(shù)據(jù)的加工要從鑒別開始，……
（二）信息的加工、整理和存儲流程
信息處理包括信息的加工、整理和存儲。信息的加工、整理和存儲流程是信息系統(tǒng)流程的主要組成部分。信息系統(tǒng)的流程圖有業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖，一般先找到業(yè)務(wù)流程圖，再進(jìn)一步繪制數(shù)據(jù)流程圖。數(shù)據(jù)流程圖的繪制從上而下地層層細(xì)化，經(jīng)過整理、匯總后得到總的數(shù)據(jù)流程圖，再得到系統(tǒng)的信息處理流程圖。
（三）信息的分發(fā)和檢索
信息在通過對收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類加工處理產(chǎn)生信息后，要及時提供給需要使用數(shù)據(jù)和信息的部門，信息和數(shù)據(jù)的分發(fā)要根據(jù)需要來分發(fā)，信息和數(shù)據(jù)的檢索則要建立必要的分級管理制度，一般由使用軟件來保證實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的分發(fā)、檢索，關(guān)鍵是要決定分發(fā)和檢索的原則。分發(fā)和檢索的原則是：需要的部門和使用人，有權(quán)在需要的第一時間，方便地得到所需要的、以規(guī)定形式提供的一切信息和數(shù)據(jù)，而保證不向不該知道的部門（人）提供任何信息和數(shù)據(jù)?？紤]分發(fā)的設(shè)計時，主要內(nèi)容有：
（1）了解使用部門或人的使用目的、使用周期、使用頻率、得到時間、數(shù)據(jù)的安全要求；
（2）決定分發(fā)的項(xiàng)目、內(nèi)容、分發(fā)量、范圍和數(shù)據(jù)來源；
（3）決定分發(fā)信息和數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、精度和如何組織成規(guī)定的格式；
（4）決定提供的信息和數(shù)據(jù)介質(zhì)
檢索設(shè)計時則要考慮：
（1）允許檢索的范圍、檢索的密級劃分、密碼的管理；
（2）檢索的信息和數(shù)據(jù)能否及時、快速地提供，采用什么手段實(shí)現(xiàn)
（3）提供檢索需要的數(shù)據(jù)和信息輸出形式、能否根據(jù)關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)智能檢索。
（四）信息的存儲
信息的存儲一般需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規(guī)范化。根據(jù)建設(shè)工程實(shí)際，可以按照下列方式組織：
（1）按照工程進(jìn)行組織，同一工程按照投資、進(jìn)度、質(zhì)量、合同的角度組織，各類進(jìn)一步按照具體情況細(xì)化。
（2）文件名規(guī)范化，以定長的字符串作為文件名
（3）各建設(shè)方協(xié)調(diào)統(tǒng)一存儲方式，在國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有統(tǒng)一的代碼時盡量采用統(tǒng)一代碼。
（4）有條件時可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫形式存儲數(shù)據(jù)，達(dá)到建設(shè)各方數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余，保證數(shù)據(jù)的性。
第三章 建設(shè)工程文件檔案資料管理
第一節(jié)建設(shè)工程文件檔案資料管理概述
一、建設(shè)工程文件檔案資料概念與特征
（一）建設(shè)工程文件概念
建設(shè)工程文件(construction project document)指：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡稱為工程文件。
五、建設(shè)工程檔案的分類
（一）工程準(zhǔn)備階段文件
1．立項(xiàng)文件
由建設(shè)單位在建設(shè)工程建設(shè)前期形成并收集匯編，包括：項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書，可行性研究報告及附件，可行性研究報告審批意見，關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、專家建議文件，調(diào)查資料及項(xiàng)目評估研究等資料。
2．建設(shè)用地、征地、拆遷文件
由建設(shè)單位在工程建設(shè)前期形成并收集匯編，包括：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書，用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書，拆遷安置意見、協(xié)議、方案，建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國有土地使用證等資料。
3．勘察、測繪、設(shè)計文件
由建設(shè)單位委托勘查、測繪、設(shè)計有關(guān)單位完成，建設(shè)單位統(tǒng)一收集匯編，包括：工程地質(zhì)堪察報告，水文地質(zhì)勘探報告，自然條件，地震調(diào)查，建設(shè)用地釘莊通知單，地形測量和撥地測量成果報告，申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書，初步設(shè)計圖紙和說明，技術(shù)設(shè)計圖紙和說明，審定設(shè)計方案通知書及審查意見，有關(guān)行政主管部門比準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議，施工圖及其說明，設(shè)計計算書，政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見。