工程建設(shè)監(jiān)理基本理論和相關(guān)法規(guī)精講班第29講講義
本講涉及的大綱要求是：
掌握：建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理；建設(shè)工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案
第三章建設(shè)工程文件檔案資料管理
第二節(jié)建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理（掌握）
一、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念
（一）監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念
所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。
（二）監(jiān)理文件檔案資料管理的意義
(1)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。建設(shè)工程實施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以監(jiān)理文件檔案資料的形式進行管理和保存，會成為有價值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。
(2)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。
(3)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。一方面，在項目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項目的工程監(jiān)理檔案；另一方面，完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要歷史價值的資料，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。
（三）工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程
項目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負責(zé)建設(shè)工程項目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進行集中加工、收發(fā)和管理，信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的中樞。P39圖3-1
二、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理P40
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
（一）監(jiān)理文件和檔案收文與登記
所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責(zé)收文人員簽字。
監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對照或追溯關(guān)系時，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號和存放處。
（二）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記
由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽字，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。
（三）監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記
發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。
所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內(nèi)容包括……。收件人收到文件后應(yīng)簽名。
發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人閱后應(yīng)簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。
項目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜（夾）中，并在目錄清單中予以記錄。
（四）監(jiān)理文件檔案資料分類存放
監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項目中應(yīng)采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。
信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。
文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。
項目建設(shè)工程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)的特色。
本講涉及的大綱要求是：
掌握：建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理；建設(shè)工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案
第三章建設(shè)工程文件檔案資料管理
第二節(jié)建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理（掌握）
一、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理基本概念
（一）監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念
所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。
（二）監(jiān)理文件檔案資料管理的意義
(1)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。建設(shè)工程實施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以監(jiān)理文件檔案資料的形式進行管理和保存，會成為有價值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。
(2)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。
(3)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。一方面，在項目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項目的工程監(jiān)理檔案；另一方面，完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要歷史價值的資料，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。
（三）工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程
項目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負責(zé)建設(shè)工程項目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進行集中加工、收發(fā)和管理，信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的中樞。P39圖3-1
二、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理P40
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
（一）監(jiān)理文件和檔案收文與登記
所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責(zé)收文人員簽字。
監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對照或追溯關(guān)系時，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號和存放處。
（二）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記
由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽字，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。
（三）監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記
發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。
所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內(nèi)容包括……。收件人收到文件后應(yīng)簽名。
發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人閱后應(yīng)簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。
項目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜（夾）中，并在目錄清單中予以記錄。
（四）監(jiān)理文件檔案資料分類存放
監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項目中應(yīng)采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。
信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。
文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。
項目建設(shè)工程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)的特色。