通用賬務處理系統(tǒng)
4.2.1 建立和設置賬套
賬套是用于存放核算單位會計數據的實體，一個賬套代表一個核算單位，一個會計軟件通常允許同時建立多套賬（999套），分別代表不同的會計核算單位。所以當企業(yè)使用賬務處理系統(tǒng)時，首先要建立一個賬套來存放自己的賬務處理數據。
一、賬套基本信息
㈠賬套代碼與名稱
⒈賬套代碼：
一般可設置為數字碼，是賬套的標識。
⒉賬套名稱
一般為使用該賬套的單位名稱。
㈡所屬行業(yè)
每個企業(yè)都屬于一個特定的行業(yè)，都有特定的核算方式，所以不少會計軟件為不同行業(yè)預設一套會計科目和報表模版。
㈢記賬本位幣
每個會計賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣，匯率折算方法有直接匯率和間接匯率。 ㈣科目編碼規(guī)則
※會計科目編碼規(guī)則指代碼分多少級以及各級代碼的長度；
※科目代碼一般分組碼，呈現樹形結構；
※一級科目用財政部規(guī)定的代碼體系；
※大多數會計軟件只對科目代碼的級數和總長度進行限制，企業(yè)可自行確定科目結構；
※科目代碼結構一經設定，在賬套啟用之后即不允許修改。 ㈤會計分期
會計核算必須劃分會計期間進行，會計期間以公歷年度為會計年度，以自然月份為會計分期。 二、設置系統(tǒng)參數
系統(tǒng)參數又稱賬套選項，一般包括基本參數、憑證規(guī)則、賬簿規(guī)則、會計日歷等多方面的內容。其中憑證規(guī)則主要包括：
(1)制單控制；(2)內容控制；
(3)審核控制；(4)輸出控制。
4.2.2 設置會計科目
在計算機賬務系統(tǒng)中，會計科目必須標準化和代碼化，而且會計科目代碼一般采用分組碼，呈現樹形結構。 1、科目編碼碼與助記碼
科目編碼是科目的標識，賬務系統(tǒng)的內部處理都是按科目代碼來進行的?？颇看a應按科目編碼規(guī)則進行編制，而且一般使用數字編碼。
本級科目全編碼＝上一級科目全編碼＋本級科目編碼 2、科目名稱
科目名稱一般用漢字或英文字符表示，系統(tǒng)只在輸出時使用。在命名科目名稱時只需命名本級科目名稱，不必帶上級科目名稱。
3、科目類別
系統(tǒng)在結賬或執(zhí)行“結轉本期損益”功能時，將自動對損益類科目執(zhí)行結轉“本年利潤”處理。
4、余額方向
5、核算外幣：指定科目核算的貨幣類型。
⑴不核算外幣；⑵核算所有外幣；⑶核算單一外幣 6、數量核算
7、輔助核算
往來核算、部門核算、職員核算、項目核算等等。但輔助核算功能是針對科目的，所以在設置科目時必須對這些功能作出正確選擇。
8、現金流量
指是否現金流量科目，一般為現金、銀行存款、其他貨幣資金科目，以及現金等價物科目。如果在賬務系統(tǒng)中處理現金流量表，則該項設置是不可缺少的。
4.2.3 設置輔助核算項目
一、什么是輔助核算？
※輔助核算是對賬務處理的一種補充，即實現更廣泛的賬務處理；
※輔助核算一般通過核算項目來實現；
※核算項目是會計科目的一種延伸，設置輔助核算相當于進行更明細的核算；
※核算項目不同于一般的明細科目，它更靈活方便，一個核算項目可以在多個科目下掛接；
※一個會計科目可以設置單一核算項目，也可以選擇多個核算項目。 二、主要輔助核算項目
1、往來單位：往來科目；
2、部門或職員：收入或費用科目。
三、設置內容
1、輔助核算種類；
2、具體的核算項目。
4.2.4 設置貨幣與匯率
目前不僅外商投資企業(yè)有外幣業(yè)務需要處理，而且一般企業(yè)也常常發(fā)生外幣業(yè)務，所以會計軟件一般都具有外幣核算功能，這就要求在初始化時設置相應的貨幣信息。
4.2.5 錄入初始數據
一、需要輸入系統(tǒng)的主要數據
為了保證賬務處理的連續(xù)性，在系統(tǒng)啟用之前必須將各種初始數據輸入計算機，而且這項工作應在會計科目、核算項目、貨幣的初始設置完成之后進行。 需要輸入系統(tǒng)的初始數據主要包括：
⑴科目本位幣、外幣、數量的年初余額與本年累計發(fā)生額。
⑵輔助核算項目的年初余額與本年累計發(fā)生額。 二、初始數據輸入窗口
※初始數據的輸入可能涉及多個不同的輸入窗口，會計軟件一般會提供不同的錄入窗口進行不同幣種的數據的錄入；
※用戶一般只需要輸入最明細科目的數據，而上級科目數據將由系統(tǒng)自動匯總產生。 三、初始數據的正確性校驗
初始數據對會計賬表將產生直接影響，而且在系統(tǒng)正式啟用之后初始數據將不允許修改。
1、系統(tǒng)的“試算平衡”檢驗功能；
2、每次進入初始數據錄入窗口時，系統(tǒng)要檢查會計科目、核算項目以及貨幣等項目是否發(fā)生變動，如有變動則對初始數據重新進行處理。
4.2.6 用戶管理
為保證系統(tǒng)數據的安全可靠，賬務處理系統(tǒng)都有用戶管理功能，即對用戶分別授予不同級別的特權，企業(yè)在初始化時必須進行用戶設置。
會計軟件一般對用戶分組管理，用戶設置必須而且只能由擔當系統(tǒng)管理員的電算主管進行。 用戶管理的主要工作包括：
1、設置用戶組和操作員
用戶管理從設置用戶組開始，軟件一般都有新增和刪除用戶組的功能，而且可以隨時進行。
2、為操作員分配操作權限
這是電算主管的職責，在初始化時進行，進入日常處理之后也可以隨時進行。
操作權限一般按子系統(tǒng)和功能模塊分為若干組。
3、設置和更改密碼
密碼時操作員進入計算機系統(tǒng)的通行證，但電算主管在設置操作員時一般沒有為其設置密碼，而且其后也無權設置或更改操作員密碼。
密碼一般由字母、數字或字母數字混合組成，但在長度相同的情況下，使用字母數字混合能增加破譯的難度。另外，密碼越長破譯越難，但不易記憶，所以一般由4－8個字母數字組成。
4.2.7 其他設置
系統(tǒng)的初始設置除上述設置內容之外，一般還需要設置編碼方案、結算方式、賬簿格式、憑證類型、常用摘要、自動轉賬憑證等。
1、設置憑證類型：俗稱憑證字功能；
2、設置常用摘要。
4.2.1 建立和設置賬套
賬套是用于存放核算單位會計數據的實體，一個賬套代表一個核算單位，一個會計軟件通常允許同時建立多套賬（999套），分別代表不同的會計核算單位。所以當企業(yè)使用賬務處理系統(tǒng)時，首先要建立一個賬套來存放自己的賬務處理數據。
一、賬套基本信息
㈠賬套代碼與名稱
⒈賬套代碼：
一般可設置為數字碼，是賬套的標識。
⒉賬套名稱
一般為使用該賬套的單位名稱。
㈡所屬行業(yè)
每個企業(yè)都屬于一個特定的行業(yè)，都有特定的核算方式，所以不少會計軟件為不同行業(yè)預設一套會計科目和報表模版。
㈢記賬本位幣
每個會計賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣，匯率折算方法有直接匯率和間接匯率。 ㈣科目編碼規(guī)則
※會計科目編碼規(guī)則指代碼分多少級以及各級代碼的長度；
※科目代碼一般分組碼，呈現樹形結構；
※一級科目用財政部規(guī)定的代碼體系；
※大多數會計軟件只對科目代碼的級數和總長度進行限制，企業(yè)可自行確定科目結構；
※科目代碼結構一經設定，在賬套啟用之后即不允許修改。 ㈤會計分期
會計核算必須劃分會計期間進行，會計期間以公歷年度為會計年度，以自然月份為會計分期。 二、設置系統(tǒng)參數
系統(tǒng)參數又稱賬套選項，一般包括基本參數、憑證規(guī)則、賬簿規(guī)則、會計日歷等多方面的內容。其中憑證規(guī)則主要包括：
(1)制單控制；(2)內容控制；
(3)審核控制；(4)輸出控制。
4.2.2 設置會計科目
在計算機賬務系統(tǒng)中，會計科目必須標準化和代碼化，而且會計科目代碼一般采用分組碼，呈現樹形結構。 1、科目編碼碼與助記碼
科目編碼是科目的標識，賬務系統(tǒng)的內部處理都是按科目代碼來進行的?？颇看a應按科目編碼規(guī)則進行編制，而且一般使用數字編碼。
本級科目全編碼＝上一級科目全編碼＋本級科目編碼 2、科目名稱
科目名稱一般用漢字或英文字符表示，系統(tǒng)只在輸出時使用。在命名科目名稱時只需命名本級科目名稱，不必帶上級科目名稱。
3、科目類別
系統(tǒng)在結賬或執(zhí)行“結轉本期損益”功能時，將自動對損益類科目執(zhí)行結轉“本年利潤”處理。
4、余額方向
5、核算外幣：指定科目核算的貨幣類型。
⑴不核算外幣；⑵核算所有外幣；⑶核算單一外幣 6、數量核算
7、輔助核算
往來核算、部門核算、職員核算、項目核算等等。但輔助核算功能是針對科目的，所以在設置科目時必須對這些功能作出正確選擇。
8、現金流量
指是否現金流量科目，一般為現金、銀行存款、其他貨幣資金科目，以及現金等價物科目。如果在賬務系統(tǒng)中處理現金流量表，則該項設置是不可缺少的。
4.2.3 設置輔助核算項目
一、什么是輔助核算？
※輔助核算是對賬務處理的一種補充，即實現更廣泛的賬務處理；
※輔助核算一般通過核算項目來實現；
※核算項目是會計科目的一種延伸，設置輔助核算相當于進行更明細的核算；
※核算項目不同于一般的明細科目，它更靈活方便，一個核算項目可以在多個科目下掛接；
※一個會計科目可以設置單一核算項目，也可以選擇多個核算項目。 二、主要輔助核算項目
1、往來單位：往來科目；
2、部門或職員：收入或費用科目。
三、設置內容
1、輔助核算種類；
2、具體的核算項目。
4.2.4 設置貨幣與匯率
目前不僅外商投資企業(yè)有外幣業(yè)務需要處理，而且一般企業(yè)也常常發(fā)生外幣業(yè)務，所以會計軟件一般都具有外幣核算功能，這就要求在初始化時設置相應的貨幣信息。
4.2.5 錄入初始數據
一、需要輸入系統(tǒng)的主要數據
為了保證賬務處理的連續(xù)性，在系統(tǒng)啟用之前必須將各種初始數據輸入計算機，而且這項工作應在會計科目、核算項目、貨幣的初始設置完成之后進行。 需要輸入系統(tǒng)的初始數據主要包括：
⑴科目本位幣、外幣、數量的年初余額與本年累計發(fā)生額。
⑵輔助核算項目的年初余額與本年累計發(fā)生額。 二、初始數據輸入窗口
※初始數據的輸入可能涉及多個不同的輸入窗口，會計軟件一般會提供不同的錄入窗口進行不同幣種的數據的錄入；
※用戶一般只需要輸入最明細科目的數據，而上級科目數據將由系統(tǒng)自動匯總產生。 三、初始數據的正確性校驗
初始數據對會計賬表將產生直接影響，而且在系統(tǒng)正式啟用之后初始數據將不允許修改。
1、系統(tǒng)的“試算平衡”檢驗功能；
2、每次進入初始數據錄入窗口時，系統(tǒng)要檢查會計科目、核算項目以及貨幣等項目是否發(fā)生變動，如有變動則對初始數據重新進行處理。
4.2.6 用戶管理
為保證系統(tǒng)數據的安全可靠，賬務處理系統(tǒng)都有用戶管理功能，即對用戶分別授予不同級別的特權，企業(yè)在初始化時必須進行用戶設置。
會計軟件一般對用戶分組管理，用戶設置必須而且只能由擔當系統(tǒng)管理員的電算主管進行。 用戶管理的主要工作包括：
1、設置用戶組和操作員
用戶管理從設置用戶組開始，軟件一般都有新增和刪除用戶組的功能，而且可以隨時進行。
2、為操作員分配操作權限
這是電算主管的職責，在初始化時進行，進入日常處理之后也可以隨時進行。
操作權限一般按子系統(tǒng)和功能模塊分為若干組。
3、設置和更改密碼
密碼時操作員進入計算機系統(tǒng)的通行證，但電算主管在設置操作員時一般沒有為其設置密碼，而且其后也無權設置或更改操作員密碼。
密碼一般由字母、數字或字母數字混合組成，但在長度相同的情況下，使用字母數字混合能增加破譯的難度。另外，密碼越長破譯越難，但不易記憶，所以一般由4－8個字母數字組成。
4.2.7 其他設置
系統(tǒng)的初始設置除上述設置內容之外，一般還需要設置編碼方案、結算方式、賬簿格式、憑證類型、常用摘要、自動轉賬憑證等。
1、設置憑證類型：俗稱憑證字功能；
2、設置常用摘要。