應(yīng)用審計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)審計(jì)工作全過程計(jì)算機(jī)處理自動(dòng)化的首要環(huán)節(jié),是實(shí)現(xiàn)審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化。如果審計(jì)所需數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集,不能順利完成與被審單位的被審軟件對接,難以快速得到所需分析評價(jià)的數(shù)據(jù),這無疑制約了審計(jì)軟件的開發(fā)與推廣。
一、審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集的途徑
建立一個(gè)審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng),可以從數(shù)據(jù)形成的渠道上加以分析和歸納。根據(jù)審計(jì)數(shù)據(jù)形成渠道,審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集可以歸納為以下幾種情況:
1.直接從被審軟件進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換采集生成。把有關(guān)數(shù)據(jù)資料從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件中是開展審計(jì)業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)處理的第一步,是審計(jì)測試和審計(jì)抽樣的數(shù)據(jù)來源的根本渠道。這就是通過以審計(jì)軟件和被審軟件的對接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的功能。數(shù)據(jù)從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件并不改變它的內(nèi)容,只是從形式上改變它在被審軟件系統(tǒng)中的識(shí)別標(biāo)志,從而可以按照審計(jì)軟件要求的標(biāo)志為審計(jì)軟件所識(shí)別。
2.由審計(jì)軟件對初步數(shù)據(jù)進(jìn)行加工并作為審計(jì)評價(jià)與審計(jì)判斷的依據(jù)。這類數(shù)據(jù)需要在審計(jì)軟件中事先內(nèi)置程序?qū)ζ溥M(jìn)行加工、計(jì)算,從而生成有用的原始數(shù)據(jù)。
3.接受鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。鍵盤錄入數(shù)據(jù)是通過鍵盤以手工方式把所需的原始數(shù)據(jù)輸入到審計(jì)軟件系統(tǒng)中。
4.接受非鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。非鍵盤錄入主要是審計(jì)人員手工錄入數(shù)據(jù)時(shí)不借助鍵盤,而是利用掃描儀、語音錄入系統(tǒng)等其他方式錄入所需的數(shù)據(jù),包括語音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計(jì)軟件從這種渠道取得的數(shù)據(jù)大多數(shù)都是非文字的如圖片等,因此必須首先要對其進(jìn)行可識(shí)別處理,轉(zhuǎn)換成所需格式的數(shù)據(jù)方可用于以后的測試。
二、建立審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集原則
1.自動(dòng)化原則。實(shí)行原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換應(yīng)盡可能采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理,減少人工錄入數(shù)據(jù)的行為,以避免數(shù)據(jù)丟失、遺漏和錯(cuò)誤,杜絕由此形成錯(cuò)誤的審計(jì)意見和審計(jì)結(jié)論。自動(dòng)化原則一般適用于對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì),而不適宜于對手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數(shù)據(jù)也無法采用本原則。
2.標(biāo)準(zhǔn)化原則。凡是被用于采集的各種數(shù)據(jù),必須符合相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),如會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)該符合公認(rèn)會(huì)計(jì)原則和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定,被采集的數(shù)據(jù)的名稱、代碼等均應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填制和編報(bào)。如果數(shù)據(jù)填報(bào)不符合規(guī)范,導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式各有千秋,審計(jì)軟件將無法廣泛地適用于對不同企業(yè)的審計(jì),也無法識(shí)別會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),更不要說準(zhǔn)確地判斷其真實(shí)性、合法性和公允性。
3.確認(rèn)原則。為了保證被采集數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,凡是從被審軟件中轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件中的各種數(shù)據(jù),必須經(jīng)過審計(jì)軟件進(jìn)行確認(rèn),將其運(yùn)行結(jié)果與被審軟件運(yùn)行結(jié)果進(jìn)行比較、檢查和校驗(yàn),如果二者一致,可以確認(rèn)為審計(jì)的原始數(shù)據(jù)。
4.審計(jì)成本最低原則。利用審計(jì)軟件采集被審軟件中的有關(guān)數(shù)據(jù)要充分考慮審計(jì)成本,包括審計(jì)投入的時(shí)間、人力、財(cái)?shù)暮臀锪?。因?對于那些無效的數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審計(jì)人員的專業(yè)判斷進(jìn)行篩選予以剔除。這樣既節(jié)省審計(jì),軟件對原始數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存空間,又可以節(jié)省采集原始數(shù)據(jù)的錄入時(shí)間。鑒于這一原則,利用審計(jì)軟件采集原始數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能避免使用手工輸入,以節(jié)約審計(jì)時(shí)間,保證審計(jì)進(jìn)度和提高審計(jì)效率。
一、審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集的途徑
建立一個(gè)審計(jì)軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng),可以從數(shù)據(jù)形成的渠道上加以分析和歸納。根據(jù)審計(jì)數(shù)據(jù)形成渠道,審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集可以歸納為以下幾種情況:
1.直接從被審軟件進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換采集生成。把有關(guān)數(shù)據(jù)資料從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件中是開展審計(jì)業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)處理的第一步,是審計(jì)測試和審計(jì)抽樣的數(shù)據(jù)來源的根本渠道。這就是通過以審計(jì)軟件和被審軟件的對接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的功能。數(shù)據(jù)從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件并不改變它的內(nèi)容,只是從形式上改變它在被審軟件系統(tǒng)中的識(shí)別標(biāo)志,從而可以按照審計(jì)軟件要求的標(biāo)志為審計(jì)軟件所識(shí)別。
2.由審計(jì)軟件對初步數(shù)據(jù)進(jìn)行加工并作為審計(jì)評價(jià)與審計(jì)判斷的依據(jù)。這類數(shù)據(jù)需要在審計(jì)軟件中事先內(nèi)置程序?qū)ζ溥M(jìn)行加工、計(jì)算,從而生成有用的原始數(shù)據(jù)。
3.接受鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。鍵盤錄入數(shù)據(jù)是通過鍵盤以手工方式把所需的原始數(shù)據(jù)輸入到審計(jì)軟件系統(tǒng)中。
4.接受非鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。非鍵盤錄入主要是審計(jì)人員手工錄入數(shù)據(jù)時(shí)不借助鍵盤,而是利用掃描儀、語音錄入系統(tǒng)等其他方式錄入所需的數(shù)據(jù),包括語音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計(jì)軟件從這種渠道取得的數(shù)據(jù)大多數(shù)都是非文字的如圖片等,因此必須首先要對其進(jìn)行可識(shí)別處理,轉(zhuǎn)換成所需格式的數(shù)據(jù)方可用于以后的測試。
二、建立審計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集原則
1.自動(dòng)化原則。實(shí)行原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換應(yīng)盡可能采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理,減少人工錄入數(shù)據(jù)的行為,以避免數(shù)據(jù)丟失、遺漏和錯(cuò)誤,杜絕由此形成錯(cuò)誤的審計(jì)意見和審計(jì)結(jié)論。自動(dòng)化原則一般適用于對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì),而不適宜于對手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數(shù)據(jù)也無法采用本原則。
2.標(biāo)準(zhǔn)化原則。凡是被用于采集的各種數(shù)據(jù),必須符合相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),如會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)該符合公認(rèn)會(huì)計(jì)原則和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定,被采集的數(shù)據(jù)的名稱、代碼等均應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填制和編報(bào)。如果數(shù)據(jù)填報(bào)不符合規(guī)范,導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式各有千秋,審計(jì)軟件將無法廣泛地適用于對不同企業(yè)的審計(jì),也無法識(shí)別會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),更不要說準(zhǔn)確地判斷其真實(shí)性、合法性和公允性。
3.確認(rèn)原則。為了保證被采集數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,凡是從被審軟件中轉(zhuǎn)換到審計(jì)軟件中的各種數(shù)據(jù),必須經(jīng)過審計(jì)軟件進(jìn)行確認(rèn),將其運(yùn)行結(jié)果與被審軟件運(yùn)行結(jié)果進(jìn)行比較、檢查和校驗(yàn),如果二者一致,可以確認(rèn)為審計(jì)的原始數(shù)據(jù)。
4.審計(jì)成本最低原則。利用審計(jì)軟件采集被審軟件中的有關(guān)數(shù)據(jù)要充分考慮審計(jì)成本,包括審計(jì)投入的時(shí)間、人力、財(cái)?shù)暮臀锪?。因?對于那些無效的數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審計(jì)人員的專業(yè)判斷進(jìn)行篩選予以剔除。這樣既節(jié)省審計(jì),軟件對原始數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存空間,又可以節(jié)省采集原始數(shù)據(jù)的錄入時(shí)間。鑒于這一原則,利用審計(jì)軟件采集原始數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能避免使用手工輸入,以節(jié)約審計(jì)時(shí)間,保證審計(jì)進(jìn)度和提高審計(jì)效率。