應用審計軟件實現(xiàn)審計工作全過程計算機處理自動化的首要環(huán)節(jié),是實現(xiàn)審計軟件的數(shù)據(jù)采集自動化。如果審計所需數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)計算機自動采集,不能順利完成與被審單位的被審軟件對接,難以快速得到所需分析評價的數(shù)據(jù),這無疑制約了審計軟件的開發(fā)與推廣。
一、審計軟件數(shù)據(jù)采集的途徑
建立一個審計軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng),可以從數(shù)據(jù)形成的渠道上加以分析和歸納。根據(jù)審計數(shù)據(jù)形成渠道,審計軟件的數(shù)據(jù)采集可以歸納為以下幾種情況:
1.直接從被審軟件進行自動轉換采集生成。把有關數(shù)據(jù)資料從被審軟件轉換到審計軟件中是開展審計業(yè)務計算機處理的第一步,是審計測試和審計抽樣的數(shù)據(jù)來源的根本渠道。這就是通過以審計軟件和被審軟件的對接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的功能。數(shù)據(jù)從被審軟件轉換到審計軟件并不改變它的內(nèi)容,只是從形式上改變它在被審軟件系統(tǒng)中的識別標志,從而可以按照審計軟件要求的標志為審計軟件所識別。
2.由審計軟件對初步數(shù)據(jù)進行加工并作為審計評價與審計判斷的依據(jù)。這類數(shù)據(jù)需要在審計軟件中事先內(nèi)置程序?qū)ζ溥M行加工、計算,從而生成有用的原始數(shù)據(jù)。
3.接受鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。鍵盤錄入數(shù)據(jù)是通過鍵盤以手工方式把所需的原始數(shù)據(jù)輸入到審計軟件系統(tǒng)中。
4.接受非鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。非鍵盤錄入主要是審計人員手工錄入數(shù)據(jù)時不借助鍵盤,而是利用掃描儀、語音錄入系統(tǒng)等其他方式錄入所需的數(shù)據(jù),包括語音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計軟件從這種渠道取得的數(shù)據(jù)大多數(shù)都是非文字的如圖片等,因此必須首先要對其進行可識別處理,轉換成所需格式的數(shù)據(jù)方可用于以后的測試。
二、建立審計軟件的數(shù)據(jù)采集原則
1.自動化原則。實行原始數(shù)據(jù)轉換應盡可能采用計算機自動化處理,減少人工錄入數(shù)據(jù)的行為,以避免數(shù)據(jù)丟失、遺漏和錯誤,杜絕由此形成錯誤的審計意見和審計結論。自動化原則一般適用于對會計電算化系統(tǒng)進行審計,而不適宜于對手工會計系統(tǒng)進行審計。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數(shù)據(jù)也無法采用本原則。
2.標準化原則。凡是被用于采集的各種數(shù)據(jù),必須符合相關的業(yè)務標準,如會計數(shù)據(jù)應該符合公認會計原則和會計準則的規(guī)定,被采集的數(shù)據(jù)的名稱、代碼等均應按照標準進行填制和編報。如果數(shù)據(jù)填報不符合規(guī)范,導致數(shù)據(jù)格式各有千秋,審計軟件將無法廣泛地適用于對不同企業(yè)的審計,也無法識別會計數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務,更不要說準確地判斷其真實性、合法性和公允性。
3.確認原則。為了保證被采集數(shù)據(jù)的完整性和準確性,凡是從被審軟件中轉換到審計軟件中的各種數(shù)據(jù),必須經(jīng)過審計軟件進行確認,將其運行結果與被審軟件運行結果進行比較、檢查和校驗,如果二者一致,可以確認為審計的原始數(shù)據(jù)。
4.審計成本最低原則。利用審計軟件采集被審軟件中的有關數(shù)據(jù)要充分考慮審計成本,包括審計投入的時間、人力、財?shù)暮臀锪?。因?對于那些無效的數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審計人員的專業(yè)判斷進行篩選予以剔除。這樣既節(jié)省審計,軟件對原始數(shù)據(jù)的儲存空間,又可以節(jié)省采集原始數(shù)據(jù)的錄入時間。鑒于這一原則,利用審計軟件采集原始數(shù)據(jù)應盡可能避免使用手工輸入,以節(jié)約審計時間,保證審計進度和提高審計效率。
一、審計軟件數(shù)據(jù)采集的途徑
建立一個審計軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng),可以從數(shù)據(jù)形成的渠道上加以分析和歸納。根據(jù)審計數(shù)據(jù)形成渠道,審計軟件的數(shù)據(jù)采集可以歸納為以下幾種情況:
1.直接從被審軟件進行自動轉換采集生成。把有關數(shù)據(jù)資料從被審軟件轉換到審計軟件中是開展審計業(yè)務計算機處理的第一步,是審計測試和審計抽樣的數(shù)據(jù)來源的根本渠道。這就是通過以審計軟件和被審軟件的對接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的功能。數(shù)據(jù)從被審軟件轉換到審計軟件并不改變它的內(nèi)容,只是從形式上改變它在被審軟件系統(tǒng)中的識別標志,從而可以按照審計軟件要求的標志為審計軟件所識別。
2.由審計軟件對初步數(shù)據(jù)進行加工并作為審計評價與審計判斷的依據(jù)。這類數(shù)據(jù)需要在審計軟件中事先內(nèi)置程序?qū)ζ溥M行加工、計算,從而生成有用的原始數(shù)據(jù)。
3.接受鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。鍵盤錄入數(shù)據(jù)是通過鍵盤以手工方式把所需的原始數(shù)據(jù)輸入到審計軟件系統(tǒng)中。
4.接受非鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。非鍵盤錄入主要是審計人員手工錄入數(shù)據(jù)時不借助鍵盤,而是利用掃描儀、語音錄入系統(tǒng)等其他方式錄入所需的數(shù)據(jù),包括語音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計軟件從這種渠道取得的數(shù)據(jù)大多數(shù)都是非文字的如圖片等,因此必須首先要對其進行可識別處理,轉換成所需格式的數(shù)據(jù)方可用于以后的測試。
二、建立審計軟件的數(shù)據(jù)采集原則
1.自動化原則。實行原始數(shù)據(jù)轉換應盡可能采用計算機自動化處理,減少人工錄入數(shù)據(jù)的行為,以避免數(shù)據(jù)丟失、遺漏和錯誤,杜絕由此形成錯誤的審計意見和審計結論。自動化原則一般適用于對會計電算化系統(tǒng)進行審計,而不適宜于對手工會計系統(tǒng)進行審計。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數(shù)據(jù)也無法采用本原則。
2.標準化原則。凡是被用于采集的各種數(shù)據(jù),必須符合相關的業(yè)務標準,如會計數(shù)據(jù)應該符合公認會計原則和會計準則的規(guī)定,被采集的數(shù)據(jù)的名稱、代碼等均應按照標準進行填制和編報。如果數(shù)據(jù)填報不符合規(guī)范,導致數(shù)據(jù)格式各有千秋,審計軟件將無法廣泛地適用于對不同企業(yè)的審計,也無法識別會計數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務,更不要說準確地判斷其真實性、合法性和公允性。
3.確認原則。為了保證被采集數(shù)據(jù)的完整性和準確性,凡是從被審軟件中轉換到審計軟件中的各種數(shù)據(jù),必須經(jīng)過審計軟件進行確認,將其運行結果與被審軟件運行結果進行比較、檢查和校驗,如果二者一致,可以確認為審計的原始數(shù)據(jù)。
4.審計成本最低原則。利用審計軟件采集被審軟件中的有關數(shù)據(jù)要充分考慮審計成本,包括審計投入的時間、人力、財?shù)暮臀锪?。因?對于那些無效的數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審計人員的專業(yè)判斷進行篩選予以剔除。這樣既節(jié)省審計,軟件對原始數(shù)據(jù)的儲存空間,又可以節(jié)省采集原始數(shù)據(jù)的錄入時間。鑒于這一原則,利用審計軟件采集原始數(shù)據(jù)應盡可能避免使用手工輸入,以節(jié)約審計時間,保證審計進度和提高審計效率。