第一節(jié) 概述
隨著改革開放的深入，各種國(guó)際間交流的增多，英文的使用已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁⒉簧僖姷默F(xiàn)象 。而用英文書信同國(guó)外進(jìn)行聯(lián)系也愈來愈多，同時(shí)許多外國(guó)人生活 在中國(guó)，同他們的交往，也常常要用到英文。所以掌握一些基本的英語日常應(yīng)用文的寫作知 識(shí)和方法，會(huì)使我們很好地適用這種現(xiàn)實(shí)情況，在用到的時(shí)候可以輕松簡(jiǎn)捷，得心應(yīng)手。
一英語日常應(yīng)用文的分類
書信是交流思想、互通信息、聯(lián)絡(luò)感情的有效工具。從大的范圍看，英文書信可分為公函或 者 事務(wù)信件和私人信件兩大類。前者主要是單位與單位之間，個(gè)人與單位之間的工作來往信件 ；后者則指?jìng)€(gè)人與個(gè)人之間的來往信件。本文所談及的英語日常應(yīng)用文是將這兩類信件中常用的抽出來并分別予以介紹。大體來講，本書介紹的日常應(yīng)用文有以下幾種。
(一)邀請(qǐng)信(letter of invitation)
這是一種很常見的英文書信。朋友親戚之間相邀約時(shí)用它，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流邀請(qǐng)專家名流要用 它，聚餐設(shè)宴要用它，請(qǐng)人講演講學(xué)要用它。
(二)介紹信(letter of introduction)
介紹信也是一種常見的英文書信。私人之間的交往，各種大型的會(huì)議交流以及其它商業(yè)事務(wù) 上的業(yè)務(wù)聯(lián)系，常常要用到這種書信。
(三)求職信(letter of application to vocation)
向國(guó)外有關(guān)企業(yè)或單位謀職或推薦到國(guó)外有關(guān)單位工作要寫求職信，申請(qǐng)?jiān)趪?guó)內(nèi)的外資企業(yè) 工作也要寫求職信。這些都要用到英文求職信。
(四)入學(xué)申請(qǐng)信(letter of application to school)
到國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)，一般要先向該校有關(guān)單位發(fā)出申請(qǐng)信，在得到對(duì)方的答復(fù)后，才可辦理 有關(guān)手續(xù)。近些年來，越來越多的人開始到國(guó)外去進(jìn)修和深造，掌握這類申請(qǐng)信的寫法也就 顯得十分必要了。
(五)慶賀信(letter of congratulation)
慶賀信是一種常見的書信形式。單位開業(yè)、朋友結(jié)婚得子、生日壽誕等均可寫信表示祝賀， 它是人們之間感情交流的一項(xiàng)重要的媒介和方式，掌握慶賀信的寫法也是十分必要的。
(六)推薦信(letters of recomendation)
謀職或申請(qǐng)入學(xué)等常常需附上專家教授或有關(guān)人員的推薦信件。推薦信有時(shí)也單獨(dú)存在。因此作 為一種必不可少的交流形式，本書也將介紹推薦信的格式和寫法。
(七)簡(jiǎn)歷(resume)
簡(jiǎn)歷也是作為其它有關(guān)信件的附件而使用的，它不單獨(dú)存在，總是隨同其它信件一起送達(dá)有 關(guān)單位或人員的。掌握簡(jiǎn)歷的寫法也很重要。
二英語書信的基本常識(shí)
由以上英語常用應(yīng)用文的分類來看，基本上我們接觸的常用應(yīng)用文主要是書信類。書信的 具體寫法格式，中文同英文是有很大差別的。因此了解英文書信的一些常識(shí)性東西是十 分必要的。
(一)英文書信內(nèi)容的組成部分
英文書信不論是商業(yè)信、社交信或朋友間的通信，依據(jù)習(xí)慣，大體都有六部分組成。即：
信頭(heading)
信內(nèi)地址(inside address)
稱呼(salutation)
正文(body)
結(jié)尾語(complimentary close)
簽名(signature)
1.信頭(heading)
英語書信的信頭包括發(fā)信人的地址和發(fā)信的具體日期兩部分。信頭放在信紙的右上角， 一般分行寫出。要先寫發(fā)信人地址，再寫發(fā)信的日期。寫發(fā)信地址時(shí)依據(jù)從小到大的原則， 即：先寫門牌號(hào)碼、街道名或路名，再寫區(qū)(縣)及所在市名稱，然后是省或州、郡名稱， 后再寫上國(guó)家的名稱。日期的順序是先寫月份再寫哪一日然后是年份。需寫郵政編碼，郵政編碼寫在城市名稱后邊，用逗號(hào)隔開。
信頭不能越過信紙中間而寫到信紙的左上面。另外需要注意的是，通常在寫地址時(shí)，第一行 寫門牌號(hào)和街名，第二行寫地區(qū)名，第三行是日期。一般信頭每行末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但每行 中間應(yīng)用的標(biāo)點(diǎn)不可少，城區(qū)名和郵政編碼之間，日月和年份之間要用逗號(hào)隔開。
信頭一般不要寫得太高，信頭的上面要留些空白。
信頭的書寫格式有兩種：并列式和斜列式。所謂并列式是指信頭各行開頭上下排列整齊。而 所謂斜列式是下一行開頭較上一行的開頭向右移一至兩個(gè)字母的位置。如：
并列式：
6P Park Ave.
New York; NY 11215, U.S.A.
December 1， 1999
斜列式：
6P Park AVe.
New york, NY 11215, U.S.A
December 1， 1993
2.信內(nèi)地址(inside address)
信內(nèi)地址包括收信人的姓名稱呼和地址兩部分。社交的私人信件信內(nèi)地址是省略的。信內(nèi)地 址的位置位于信頭的左下方，它的開始行低于信頭的結(jié)尾行，位于信紙中央的左邊。
信內(nèi)地址先寫收信人的頭銜和姓名，再寫地址，地址排列次序同信頭一樣。信內(nèi)地址的書寫 格式也有兩種：并列式和斜列式。一般來講，信頭和信內(nèi)地址所用的格式總是保持一致的。 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用也與信頭一樣。
關(guān)于信內(nèi)地址對(duì)收信人的頭銜和姓名的稱呼一般有以下幾種情況：
無職稱的男子用Mr.(加姓)
已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓)
未婚的女子用Miss
婚姻狀況不明的女子用MS.
博士或醫(yī)生用Dr.(Doctor)
有教授職稱的用Prof.(Professor)
總經(jīng)理、校長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)用Pres.(President)
3.稱呼(salutation)
稱呼是對(duì)收信人的尊稱語，自成一行，與信內(nèi)地址上下排齊。在美國(guó)用“My Dear”比用“D ear”還要客氣，而英國(guó)的用法恰巧相反。對(duì)于一個(gè)陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是稱呼后面用逗號(hào)。
4.正文(body)
正文是書信的核心部分。正文的寫作必須注意以下幾點(diǎn)：
(1)正文從低于稱呼一至二行處寫起，每段第一行向內(nèi)縮進(jìn)約五個(gè)字母，轉(zhuǎn)行頂格。正文 也采用并列式的寫法，即每行都頂格，但段與段之間中間要空出兩三行表示分段。
(2)對(duì)于非正式的書信，除客氣外，沒有什么一定的規(guī)則。但究竟怎樣的措辭，也應(yīng)事先 想好。
(3)對(duì)于非常正式的書信，要知道開頭句是很重要的。另外，信的內(nèi)容中的每個(gè)段落 ，只能有一個(gè)中心思想，這樣看信的人可以清楚、明白你所要表達(dá)的內(nèi)容。為了表達(dá)的清楚 ，還要盡可能地用短句，少用長(zhǎng)句、難句。段落也宜短不宜長(zhǎng)，尤其開頭和結(jié)尾兩段更應(yīng)簡(jiǎn) 短。
(4)潦草的字同不整潔的衣服一樣不雅觀，書寫一定要整齊規(guī)范。拼寫也不能出現(xiàn)錯(cuò)誤。 對(duì)拿不準(zhǔn)的詞一定要求助于字典。
(5)凡正式的書信，我們應(yīng)將該信的全部?jī)?nèi)容寫在一張信紙上。若一張不夠，可用同樣質(zhì) 地大小的信紙繼續(xù)書寫，但若僅多出一兩行則設(shè)法排得緊些放在一張上，或平均分為兩頁(yè)也 好。信要寫得美觀大方。
(6)正式的書信，詞語要莊重，決不可用俗語和省筆字。
5.結(jié)尾語(complimentary close)
結(jié)尾語就是結(jié)尾的客套語。一般寫于正文下空一兩行后，從信紙中央處起筆寫，第一個(gè)字 母大寫，末尾用逗號(hào)。結(jié)尾語措辭的變化依據(jù)情況而定，通常有以下幾種：
(1)寫給單位、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信用：
Yours (very) truly,(Very) Truly yours
Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours,
(2) 寫給尊長(zhǎng)上級(jí)的信可用：
Yours (very )respectfully，
Yours (very )obediently，
Yours gratefully，
Yours appreciatively，
也可以將Yours 放在后面。
(3)寫給熟人或朋友的信可用：
Yours，Yours ever，Yours fraternally，
Yours cordially，Yours devotedly,
也可以將Yours 放在后面。
(4)給親戚或密友的信可用：
Yours，Yours ever，Yours affectionately，
Yours devoted friend，
Lovingly yours，
Yours loving son (father，mother，nephew……)，
以上各種情況 yours 無論放在前面或是放在后面都行，但不可縮寫或省去。
6.簽名(signature)
簽名是在結(jié)尾客套語的下面，稍偏于右，這樣末一個(gè)字可以接近空白而和上面的正文一樣齊 。簽名當(dāng)用藍(lán)鋼筆或圓珠筆，不能用打字機(jī)打。簽名上面可以用打字機(jī)打出所在公司單位名 稱 ，下面也可打出職位。寫信人為女性，則可在署名前用括號(hào)注明Mrs.或Miss。
簽名的格式不能常變換。如一封簽G·Smith，另一封簽George Smith，第三封用G·B·Smit h。男子簽字前不可用Mr．、Prof.或Dr.字樣。
(二)英文書信信封的寫法(superscription)
英文書信信封的寫法同中文也不一樣。具體來講，英文書信應(yīng)這樣安排信封內(nèi)容。
1.寄信人姓名地址寫在信封的左上角。 收信人的姓名地址寫在信封中間靠下或靠右地方。 姓名要單獨(dú)成行。姓名地址的寫法同信頭(heading)和信內(nèi)地址(inside address)一樣。所 用格式(并列式或斜列式)也同信內(nèi)的安排一致。注意寫上郵政編碼。
2.信封左下角可以寫些說明語。如寫上General Delivery(平信)、Registered(掛號(hào) 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(親啟)、Please Forward(請(qǐng)較交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(圖書郵件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(內(nèi)有 照片)、Top Secret(件)等。
3.若信封通過郵局寄給第三者轉(zhuǎn)交給收信人，則需在收信人的姓名下面寫明轉(zhuǎn)交人的姓名 ，并在前面加上c/o(care of)。如：
Mr.Thomas Green
C／O Mr.William Scott
101 St.Lawrence Ave.
Montreal 18，Canada。
4.Jr.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分別。中國(guó) 人父子不同名，則沒必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。
三英語書信寫作的注意事項(xiàng)
寫英文書信，不能用印有線條的信紙，一般也不用有顏色的信紙。
可用簡(jiǎn)略的拼法，如將Photograph寫成fotograf.，將though寫成tho.等。
不可用“Dear Friend，”、“Friend Jack，”等格式。如果一封信中對(duì)男女兩性都要 稱呼則可用“Gentlemen”一詞。
結(jié)尾客套語中，決不可遺漏Yours這一個(gè)字。生氣惱怒時(shí)不要寫信，寫了也不要寄。沒考 慮好，不要隨便落筆。
四信封的格式：
J.RobinsonSTAMP
104FLeet Street
London, u.k.
Mr.Robert Smith
2417 Bancraft Way.
Berkely, CA 94704
U.S.A.
第二節(jié) 邀請(qǐng)信(Letter of invitation)
邀請(qǐng)信是邀請(qǐng)親朋好友或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)所發(fā)的請(qǐng)約性書信。在國(guó) 際交往以及日常的各種社交活動(dòng)中，這類書信使用廣泛。
一 邀請(qǐng)信的分類
英文邀請(qǐng)信可分為兩種。
(一)請(qǐng)柬(Invitation Card)
這是一種正規(guī)的邀請(qǐng)信。請(qǐng)柬的格式嚴(yán)謹(jǐn)而固定。一般適用于較莊重嚴(yán)肅的場(chǎng)合。
(二)一般的邀請(qǐng)信
一般邀請(qǐng)信通常適用于一些平常的事情的邀請(qǐng)，而且邀請(qǐng)人同被邀請(qǐng)人之間又很熟悉。一般 邀請(qǐng)信具有簡(jiǎn)短、熱情的特點(diǎn)。
二 邀請(qǐng)信的寫法格式與內(nèi)容
前邊我們已經(jīng)將書信的格式寫法作了較詳細(xì)的介紹，邀請(qǐng)信作為信的一種形式可參照一般書 信的格式去寫。這里就其內(nèi)容和需注意的地方作一交待。
(一)邀請(qǐng)信的內(nèi)容
第一，說明邀請(qǐng)對(duì)方參加什么活動(dòng)、邀請(qǐng)的原因是什么。
第二，將活動(dòng)安排的細(xì)節(jié)及注意事項(xiàng)告訴對(duì)方。諸如時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、人數(shù)，做些什 么樣的準(zhǔn)備及所穿的服飾等。
第三，為了方便安排活動(dòng)，如有必要，可注明請(qǐng)對(duì)方予以回復(fù)看看能否應(yīng)邀及還有哪些要求 等。
(二)邀請(qǐng)信應(yīng)注意的事項(xiàng)
邀請(qǐng)人和被邀請(qǐng)人要用第二人稱，參加活動(dòng)的時(shí)間地點(diǎn)也要寫得清楚明確。
希望被邀請(qǐng)人收到請(qǐng)柬后給予答復(fù)的；則須在請(qǐng)柬上注明R.S.V.P或r.s.v.p.字樣，意為 “請(qǐng)答復(fù)”。有時(shí)為了方便聯(lián)系，可留下自己的電話號(hào)碼或地址。
對(duì)參加活動(dòng)的人有什么具體要求可簡(jiǎn)單的在請(qǐng)柬上注明，比如對(duì)服裝的要求，要求穿禮服 時(shí)，須在請(qǐng)柬的右下角注明Dress：Formal；較隨意時(shí)可用：Dress：Informal。
【 范 文 】
An informal invitation
Dear Miss Chang,
We have planned a house party as a sort of farewell before our trip to Soochow, and we are particularly anxious to have you join us . I hope there is nothing to prevent you from coming out to canton on February 25th and remaining here with us until the eighth of March.
Mr. Simpson Chen and Mr. And Mrs. L. T. Ying will be here too, along with severa l others whom you do not know, but whom I am most anxious to have you meet.
I am enclosing a time-table for your convenience, And I have checked the two tra ins that I believe are most convenient for you. If you take the 7:10 in the morn ing you will arrive here at 11, and you will be able to meet some of our guests at tiffin at 12. There is an earlier train in the morning if you prefer it. If y ou let me know which train you expect to take, I will see that there shall be a car at the station to meet you.
Very cordially yours,
Margaret Li-Huang.
第三節(jié) 介紹信(Letter of introduction)
介紹信的寫作目的在于通過介紹讓收信人對(duì)被介紹人有一定的了解，并使他們相互認(rèn)識(shí)，從 而解決被介紹人的一些實(shí)際問題。
一 介紹信的分類
(一)從使用的場(chǎng)合和范圍看，介紹信可分兩種
1.個(gè)人介紹信(Private Letter of Introduction)
這是一種個(gè)人與個(gè)人之間的交流的介紹信，如介紹朋友相互認(rèn)識(shí)，有什么事請(qǐng)朋友幫忙，介 紹某人前往辦理事務(wù)等等。這種介紹信一般從用詞的選用到行文都較隨意。
2.正式介紹信(Official Letter of Introduction)
正式介紹信一般是寫信人因?yàn)楣聦⒆约罕締挝徊块T的人或業(yè)務(wù)關(guān)系人介紹給某單位或個(gè)人 ，從而處理一些同公務(wù)有關(guān)的事宜或業(yè)務(wù)接洽。這種介紹信格式要求規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，語氣比較 正式、莊重。
(二)從其送達(dá)的途徑上來劃分
一種是郵寄的介紹信；一種是由被介紹者親自攜帶面交的介紹信。郵寄的介紹信一般是非常 重要或被介紹人由于已到達(dá)所要去的地方而無法攜帶的情況下使用。個(gè)人攜帶的介紹信是 常用的介紹信。一般來講，郵寄的介紹信要在信封的左下角寫上被介紹者的姓名。如：To i ntroduce Mr.Black或Introducing Mr.Black。由個(gè)人攜帶的介紹信左下角也需寫上上 述字樣，但這種介紹信信封一般不封口。
二 介紹信的主要內(nèi)容
(一)簡(jiǎn)要介紹被介紹人的身份和情況
或者由于公事或者由于私事，介紹信應(yīng)首先介紹前去聯(lián)系的人的基本情況。通常要將被介紹 人的姓名、職務(wù)、與寫信人的關(guān)系等說明出來。
(二)說明介紹的目的和原因
該項(xiàng)要求將被介紹人前往應(yīng)做的工作，辦理的事情，需要哪些具體幫助或照顧等寫出 來。
(三)表示謝意
要預(yù)先對(duì)對(duì)方可能給予的幫助或照顧表示感謝。有時(shí)在這一項(xiàng)內(nèi)容中，也可附帶寫些兩人之 間諸如準(zhǔn)備什么時(shí)間見面等話語。
三 介紹信寫作的注意事項(xiàng)
介紹信寫作的格式同一般書信一樣。一般不必寫信頭和信內(nèi)地址，而只在右上角處注明寫 信的時(shí)間即可。
介紹信在選詞上要客氣，請(qǐng)求他人幫忙不可用命令的口吻。一定要預(yù)先在文中向收信人表 示感謝，做到禮貌不失禮節(jié)。
介紹信篇幅無需太長(zhǎng)，要簡(jiǎn)潔；語言要流暢，不要書面語太重。
【 范 文 】
192 Singapore Road,
Oct. 10,1999
Dear Mr. Lee,
As I am leaving for New York immediately to pursue higher education, I shall be very grateful for a letter of introduction to your brother The-Sheng who, I u nderstand, is now studying at Columbia University. I like very much to make the acquaintance of him who, I understand, has sojourned in the United States for qu ite a number of years and knows that country very well. I am sure I shall benefi t immensely by his advice and guidance when I arrive at that American city, whic h is entirely strange to me .I plan to study at Columbia University during the f irst year of my stay in the United States and hope to approach your brother for detailed information regarding the entrance requirements of that institution if I can have the pleasure of meeting him.
With kind regards,
Yours sincerely,
Y.Chow
第四節(jié) 求職信(Letter of application to vocation)
求職信是根據(jù)已知某單位發(fā)布的用人信息向用人單位申請(qǐng)職務(wù)、工作時(shí)發(fā)出的一種申請(qǐng) 信。求職信使用較為普遍，是個(gè)人就業(yè)工作時(shí)必須掌握的應(yīng)用文形式。
一 求職信的基本內(nèi)容
求職信的內(nèi)容根據(jù)不同的工作內(nèi)容寫法稍有不同，但一般來講，求職信至少要有以下四項(xiàng)內(nèi) 容。
(一)寫求職信的原因和目的
該項(xiàng)要求說明你是在什么情況下寫這封信的，所得的信息是因看到招聘廣告還是從朋友處 得到的。同時(shí)還要寫出自己得知對(duì)方欲聘的某種工作人員同自己的專業(yè)、能力等十分相合或 本人對(duì)此職位感興趣并自信可以勝任等情況。
(二)介紹自己的情況
求職信的目的在于讓聘用方了解申請(qǐng)者的經(jīng)驗(yàn)、能力、成就、愿望等，所以個(gè)人情況的介紹 應(yīng) 該是求職信的核心內(nèi)容。一般來講，求職信中個(gè)人情況應(yīng)包含以下內(nèi)容：出生日期、性別、 教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)、特殊技能等。在介紹情況時(shí)，應(yīng)將自己適合所申請(qǐng)工作的那些方面 詳細(xì)介紹。另外，應(yīng)盡可能向?qū)Ψ秸f明本人的長(zhǎng)處，以便留下好印象，獲得進(jìn)一步面談的機(jī) 會(huì)。
(三)寫出推薦人的姓名及自己的希望
一般來講，求職信應(yīng)有二至三名推薦人。在獲得這些人的同意后，將其姓名、地址一并列 入信中。推薦人一般是有一定的學(xué)術(shù)水平、具有某些較高專業(yè)技能和社會(huì)名望的人。求職信 還應(yīng)提出望能同對(duì)方面談的愿望。
二 求職信的寫作格式和注意事項(xiàng)
求職信的格式同一般書信一樣，一般也要包括信頭、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾語、簽名 等幾部分，讀者可參看本章第一節(jié)有關(guān)內(nèi)容。這里不再?gòu)?fù)述。
除此之外，在寫求職信的時(shí)候，一定要注意以下幾點(diǎn)。
求職信的內(nèi)容要如實(shí)去寫，對(duì)自己的優(yōu)點(diǎn)長(zhǎng)處不夸大、不過分渲染。但也不要過于謙虛， 甚至自貶。寫作語氣要肯定、自信，給對(duì)方留下好印象。
求職信應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，不該寫與主題無關(guān)的內(nèi)容，用詞少用冷僻字，行文要流暢、自然。
關(guān)于自己的工資待遇問題。一般不要在求職信中提出，若確實(shí)必要，則只說明自己目前 職位的工資數(shù)額或工資要求的大致數(shù)額，要留有余地。
求職信一定要書寫工整，信面整潔，別出現(xiàn)拼寫或語法錯(cuò)誤。
【 范 文 】
842 Bigelow Street
Dover
New Hampshire
Hastings &Johnson Company
92 Summer Street
Boston, Massachusetts
Gentlemen,
Please consider this letter my application for the position of bookkeeper in your accounting department, which was advertised in the Boston Traveler of J une 14.
I shall graduate the last of this month from the Dover High School, having co mpleted the four-year commercial course. I have attained an average of 89 in all of my Courses.
For the past three summers, I have been employed in the office of the Walter Gog gin Shoe Company. In this work I have gained valuable experience in office routi ne. I helped in the preparation of the monthly statement ,handled remittances, a nd assisted one of the bookkeepers with the monthly report.
My record at high school together with the practical experience which I have rec eived makes me feel reasonably confident that I could be of material assistance to you.
I am permitted to refer you to:
Mr. Earle R. Smith, Principal
Dover High School
Dover, New Hampshire
Mr. Edward l. Post, Office Manager
Walter Goggin Shoe Company
Dover. New Hampshire
Mr. Harold S. Harvey, Attorney
Professional Building
Dover, New Hampshire
I believe that an interview will enable you to determine definitely my fi tness for the position referred to in the opening paragraph of this letter.
Very truly yours,
Lawrence Johnson
第五節(jié) 入學(xué)申請(qǐng)書 (Letter of application to school)
入學(xué)申請(qǐng)書是要到國(guó)外某學(xué)校進(jìn)修或?qū)W習(xí)，從而事先同該校取得聯(lián)系并提出申請(qǐng)批準(zhǔn)的 一 種書信。現(xiàn)在申請(qǐng)到國(guó)外求學(xué)的人越來越多，因此掌握入學(xué)申請(qǐng)書的寫法是十分必要的。
一入學(xué)申請(qǐng)書的主要內(nèi)容
(一)說明寫信的原因和目的
一般入學(xué)申請(qǐng)書在正文開頭即開門見山寫出自己是為了申請(qǐng)入學(xué)才寫這封信的。有的還寫出 自己是由誰的推薦而想進(jìn)該校學(xué)習(xí)的。
(二)介紹自己的情況
介紹個(gè)人的情況包括自己的姓名、年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、所學(xué)專業(yè)、進(jìn)行的研究情況以及 所取得的成績(jī)等。另外，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明自己的經(jīng)濟(jì)資助情況，寫明是否準(zhǔn)備申請(qǐng)助學(xué)金或獎(jiǎng) 學(xué)金等。
(三)提出自己的希望和要求
該部分可以將自己的具體要求，希望對(duì)方給予的幫助寫出來。同時(shí)也要事先對(duì)對(duì)方將給予的 幫助表示感謝。
另外，若隨信附有個(gè)人的學(xué)歷證件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、著作摘要、文章或別的推薦信等也要在該部 分寫出，并說明附件的總數(shù)量。
二 入學(xué)申請(qǐng)書的寫作格式及注意事項(xiàng)
入學(xué)申請(qǐng)書屬于書信的一種，因此其具體書寫格式同一般書信相同，即由信頭(Heading )、信內(nèi)地址(Inside Address)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結(jié)尾語(Complim entary)和簽名(Signature)等六部分組成。除此之外，一般入學(xué)申請(qǐng)書還有附件(Encl osure)一項(xiàng)，這是作為補(bǔ)充性內(nèi)容的部分。這幾大部分的具體寫作要求請(qǐng)參看本章第一節(jié) 有關(guān)內(nèi)容。
入學(xué)申請(qǐng)書的寫作必須注意以下一些問題：
信中所述的內(nèi)容，應(yīng)與本人的實(shí)際情況相符，不能言過其實(shí)，個(gè)人的學(xué)業(yè)情況，所做出的 成績(jī)要實(shí)事求是。
入學(xué)申請(qǐng)書行文要言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)明扼要，不要太長(zhǎng)。文風(fēng)要自然、流暢。
要嚴(yán)格遵照信的格式去寫，信面無論書寫或打印均要清晰整潔。簽名要用鋼筆。
【 范 文 】
向國(guó)外導(dǎo)師提出攻讀學(xué)位的申請(qǐng)書
信內(nèi)地址信端地址從略
Dear Professor Smith,
Professor Li xian recommended that I contact you about your departments program in organic chemistry. I am his assistant and am working in t he Institute of Environmental Chemistry , Academia Sinica , Beijing , China.
Last year, I graduated from the Graduate School of Academia Sinica with a n MS degree in modern chemistry. Since then I have been studying chemical and bi ochemical synthesis of polymer, carbohydrates and natural compounds. This has en abled me to publish several research papers.
Interested in going to the United States for further studies, I am looking for a n American university which best suits my purpose . I have read some of your boo ks and papers , and have found that your findings and theories are of guiding im portance to my academic pursuits. Professor Li also told me that your wide exper iences in organic chemistry and the well-equipped laboratories in your universit y would be of great help to me. I am hoping that there will be an opportunity to study under your guidance for a PH. D. degree. I would appreciate any suggesti ons you might have for me concerning formal application procedures or other matt ers.
I would also like to know about the possibility of receiving financial support f rom your university.
Enclosed is a copy of my resume so that you will have additional information abo ut my educational and professional background. If you need any further informati on, I would be happy to send it to you.
Thank you very much in advance for your attention to these matters.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Wang Zhiwei
第六節(jié) 祝賀信(Letter of congratulation)
祝賀信是向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信件，一般用于對(duì)方有什么喜事或取得了什么成績(jī)，以及節(jié)日壽 誕等。祝賀信是人們情感交流的一種方式，多寫祝賀信可以使親戚朋友同事之間加強(qiáng)聯(lián)系， 增進(jìn)了解，彼此關(guān)心。
一 祝賀信的主要內(nèi)容
(一)向?qū)Ψ奖硎咀ＹR
在正文中要首先向?qū)Ψ奖硎緹崃业淖ＹR。要寫明向誰祝賀、祝賀什么、為什么祝賀等?？梢?寫自己是怎樣聽到好消息的。聽到消息后的心情怎樣等。要感情飽滿地寫，但要簡(jiǎn)明扼要。
(二)提出自己對(duì)有關(guān)問題的看法
該項(xiàng)內(nèi)容要根據(jù)所祝賀的事情發(fā)表自己的看法、主張，提出一些建議、意見等。如對(duì)重大節(jié) 日或紀(jì)念活動(dòng)的祝賀。可以說明其重大的意義和對(duì)所取得的成績(jī)表示祝賀，可以分析一下所 取得成績(jī)的主客觀原因等；慶賀壽辰的賀信，可簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地贊揚(yáng)對(duì)方在事業(yè)上的成功； 婚姻 慶賀，則可以談些自己關(guān)于婚姻生活的一些認(rèn)識(shí)看法等，以期對(duì)對(duì)方有所幫助。
(三)寫出自己的希望和美好的祝愿
正文的結(jié)尾要寫上再次表示祝愿的話。如：“With renewed good wishes，and kindest re gards to you and your spouse。”(再次敬候你同新夫人安好。)又如“May the years to come bring every blessing to you both.”(愿你倆年年福壽無疆。)
二 祝賀信寫作的格式及注意事項(xiàng)
祝賀信的寫作格式可以比照一般書信的格式。即通常有信頭、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾 語、 簽名等幾個(gè)部分組成。但這里需要說明的是根據(jù)親疏關(guān)系的不同，有些祝賀信是可以隨意一 些的。比如信內(nèi)地址有時(shí)可以省略，而信頭也大體可以寫的簡(jiǎn)略一些。除此之外寫祝賀信的 時(shí)候還應(yīng)該注意以下一些內(nèi)容。
寫祝賀信要充滿熱情、喜悅，說些鼓勵(lì)、褒揚(yáng)的話，使對(duì)方確實(shí)感到溫暖和振奮。
贊美對(duì)方切實(shí)做到實(shí)事求是，恰如其分，不要故意拔高，甚至獻(xiàn)媚，以至無法起到應(yīng)有的表 示祝賀的目的。
祝賀信要做到整潔、大方，用詞要恰當(dāng)、簡(jiǎn)練，篇幅不宜太長(zhǎng)。寫祝賀信時(shí)，所用信封和 信紙都要經(jīng)過認(rèn)真選擇，不能隨意對(duì)付。
【 范 文 】
18 Chengtu Road
May 12, 1999
My dear Harold,
I have just received your letter telling me of your recent marriage. This happy event in your life prompts me to reply at once; and, in my own peculiar way , to attempt to offer you my hearty congratulations and good wishes.
Sometimes the question is asked: “Who is to be congratulated more, the Lady or the Gentleman?” In this case I would unhesitatingly answer both. There is an ol d sa ying: “True marriages are made in Heaven.” I hope this is so in your case, and consequently, there will be on lookingback with regret for either of you.
Before going further, please let me sincerely wish that Peace, Health, Happiness , and Prosperity may attend both your wife and yourself until the end. And now w hat can I or shall I say further? You know I have not as yet had much experience in hymeneal affairs, but I am a student; hence I read and observe, a nd endeavour to bring reason to bear upon earthly problems. It seems to me that co nnubial bliss, excellent and essential , is by no means the only requirement. Th ere is the great question of parentage. In this connection, I think it imperativ e that the character and physique of both father and mother should be as perfect as possible for scientific authorities assert that sons partake of the individu ality of the father , and daughters that of the mother. I must say no more , or you will conclude that I am a scientific man before my time.
With renewed good wishes, and kindest regards to you and your spouse.
Believe me，
Yours very sincerely,
Jimmie.
第七節(jié) 簡(jiǎn)歷(Resume)
簡(jiǎn)歷是關(guān)于自己經(jīng)歷的資料性文件。簡(jiǎn)歷的主要特點(diǎn)是它的附屬性，它不單獨(dú)發(fā)文，而只是以附 件(enclosure)的形式出現(xiàn)。它可以幫助接收學(xué)?；蛘衅竼挝涣私馍暾?qǐng)人的基本情況，因 此寫好簡(jiǎn)歷有利于自己很好地抓住到來的各種機(jī)會(huì)。
一 簡(jiǎn)歷的寫作格式及主要內(nèi)容
標(biāo)準(zhǔn)的英文簡(jiǎn)歷的寫法及內(nèi)容一般包括以下各項(xiàng)。
(一)標(biāo)題
簡(jiǎn)歷的標(biāo)題即在正文正上方寫上“RESUME”字樣即可。簡(jiǎn)歷標(biāo)題的英文寫法還有Curriculum 、Vitae等。以“Resume”為常用。
(二)寫簡(jiǎn)歷的日期
一般在標(biāo)題下一行，靠右邊寫上寫作簡(jiǎn)歷的具體日期。如“Dec.12,2000”月份可以縮寫， 月日同年之間要用逗號(hào)。
(三)個(gè)人的姓名、住址和電話號(hào)碼
個(gè)人的姓名、住址寫在信紙的左邊，從簡(jiǎn)歷寫作日期的下一行開始，要分行寫出，上下排列 整齊。一般先寫姓名，姓名下寫自己的門牌號(hào)碼，所在的路或街道名，再下一行寫出所在的 區(qū)(州)或城市名。必要時(shí)還需寫上所在省或國(guó)別名。關(guān)于姓名的寫法，如果是寄到國(guó)外的簡(jiǎn) 介，一般將姓放在名字后面，中間加逗號(hào)，如“Shaohua，Zhang.”或把姓放在前面，但姓 和名字之間也需加逗號(hào)，如“Zhang，Shaohua”；如果只是寄往國(guó)內(nèi)的則直接寫出姓名即可 ，不必加逗號(hào)，如“Zhang Shaohua”。
電話號(hào)碼可寫在地址下面，也可以寫在信紙的右邊，同姓名寫在一行，或同地址寫在一行。
這里需說明的是個(gè)人的姓名、住址和電話號(hào)碼也可全部寫在信紙的右邊，其位置相當(dāng)于一般 書信的信頭的位置。
(四)申請(qǐng)的工作(Position)
申請(qǐng)的工作是那些作為應(yīng)聘的、求職的簡(jiǎn)歷必須有的，一般要寫上自己希望做的工作。位置 在左邊，同上邊地址要排整齊。
(五)個(gè)人求學(xué)的經(jīng)歷(Education)
求學(xué)的經(jīng)歷，即一般從中學(xué)開始，寫出自己曾就讀的學(xué)校名稱、地點(diǎn)、在校的年限，大學(xué) 的名稱、所在的科系、所學(xué)的專業(yè)，取得學(xué)位的情況，以及所學(xué)的主要課程內(nèi)容、年限、成 績(jī)等。參加過在職訓(xùn)練或培訓(xùn)班的也可列出。
(六)個(gè)人工作的經(jīng)歷(Experience)
同求學(xué)經(jīng)歷一樣，該項(xiàng)要求寫出曾經(jīng)工作過的單位名稱、地址，工作的性質(zhì)、職位、起訖日 期等。
(七)個(gè)人資料(Personal Data)
個(gè)人資料包括出生的日期、年齡、出生地點(diǎn)、身高、體重、健康狀況、婚姻狀況、愛 好、有何特長(zhǎng)等。
(八)推薦人或證明人的情況(Reference)
應(yīng)將推薦人或證明人的姓名、地址、電話、職位、頭銜等寫出來，有時(shí)也可省掉不寫。而寫 上“Available on request”(來信即附)字樣。
以上各項(xiàng)內(nèi)容要排列整齊，給人一種一目了然的感覺。
二 簡(jiǎn)歷寫作的注意事項(xiàng)
簡(jiǎn)歷是記載個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、主要才能等事實(shí)的材料，對(duì)別人了解你的基本情況很有幫助， 所以簡(jiǎn)歷寫作要注意以下幾點(diǎn)：
簡(jiǎn)歷上所列的材料要真實(shí)，經(jīng)得起調(diào)查核實(shí)，所列經(jīng)歷的時(shí)間要前后銜接。
簡(jiǎn)歷要力求簡(jiǎn)明扼要，文字不必用完整的句子?？捎萌纾骸癛eceived a PH.D”、“worke d as secretary” 這樣的句子。不會(huì)引起誤解的專用名稱可縮寫。
簡(jiǎn)歷的排列務(wù)求整齊、美觀。
【 范 文 】
RESUME
Nov. 6, 1994
Larry C. Smith
6710 Parkwood Place
St. Louise, Missouri 63141Tel.:351-7872
EDUCATION
1982-85Beaumont High School;
graduated June, 1985
1985-87Central Business Institute
Business Administration Course;
graduated June, 1987
EXPERIENCE
January， 1986Employed as an assistant to the chief engineer of the Ame rican Food Corporation, St. Louis, Missouri. My duties included compiling report s for the chief engineer on production in the various departments.
June， 1987 to Jan. 1, 1989
Worked as a traffic rate clerk for the Continental Engineering Company of Pittsb urgh, Pennsylvania. In this position I started as an assistant in the traffic de partment and later prepared and filed claims for overcharges.
PERSONAL DETAILS
Age， 24; height, 5 feet， 6 inches; weight, 165 pounds; health, excellent; marr ied, no children; American; hobbies, photography, stamp collecting, sports, tenn is, bowling, and swimming.
REFERENCES
Available on request主要參考書目
1.刊授大學(xué)編著《中國(guó)實(shí)用文體大全》，上海文化出版社，1984年10月版。
2.郭成主編《新編現(xiàn)代應(yīng)用文寫作辭典》，四川文藝出版社，1997年1月版。
3.李孝華、張玲燕編著《新應(yīng)用文寫作大全》，浙江古籍出版社，2000年1月版。
4.周建秋、程愛學(xué)主編《中國(guó)現(xiàn)代實(shí)用文體范本大全》第四卷《常用寫作寶典》，中華工 商聯(lián)合出版社，1995年5月版。
5.馬華祥編《新編實(shí)用書信一點(diǎn)通》，河北人民出版社，1994年6月版。
6.廣占編《寫信百事通》，三環(huán)出版社，1990年4月版。
7.王心平編《寫信萬事通》，云南科技出版社，1997年11月版。
8.飲水編著《新實(shí)用對(duì)聯(lián)精品集》，中國(guó)建材工業(yè)出版社，1994年1月版。
9.申立、馬秉義主編《英語寫作教程》，河南大學(xué)出版社，1996年8月版。
10.何兼瀾編譯《實(shí)用英文書信》。
隨著改革開放的深入，各種國(guó)際間交流的增多，英文的使用已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁⒉簧僖姷默F(xiàn)象 。而用英文書信同國(guó)外進(jìn)行聯(lián)系也愈來愈多，同時(shí)許多外國(guó)人生活 在中國(guó)，同他們的交往，也常常要用到英文。所以掌握一些基本的英語日常應(yīng)用文的寫作知 識(shí)和方法，會(huì)使我們很好地適用這種現(xiàn)實(shí)情況，在用到的時(shí)候可以輕松簡(jiǎn)捷，得心應(yīng)手。
一英語日常應(yīng)用文的分類
書信是交流思想、互通信息、聯(lián)絡(luò)感情的有效工具。從大的范圍看，英文書信可分為公函或 者 事務(wù)信件和私人信件兩大類。前者主要是單位與單位之間，個(gè)人與單位之間的工作來往信件 ；后者則指?jìng)€(gè)人與個(gè)人之間的來往信件。本文所談及的英語日常應(yīng)用文是將這兩類信件中常用的抽出來并分別予以介紹。大體來講，本書介紹的日常應(yīng)用文有以下幾種。
(一)邀請(qǐng)信(letter of invitation)
這是一種很常見的英文書信。朋友親戚之間相邀約時(shí)用它，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流邀請(qǐng)專家名流要用 它，聚餐設(shè)宴要用它，請(qǐng)人講演講學(xué)要用它。
(二)介紹信(letter of introduction)
介紹信也是一種常見的英文書信。私人之間的交往，各種大型的會(huì)議交流以及其它商業(yè)事務(wù) 上的業(yè)務(wù)聯(lián)系，常常要用到這種書信。
(三)求職信(letter of application to vocation)
向國(guó)外有關(guān)企業(yè)或單位謀職或推薦到國(guó)外有關(guān)單位工作要寫求職信，申請(qǐng)?jiān)趪?guó)內(nèi)的外資企業(yè) 工作也要寫求職信。這些都要用到英文求職信。
(四)入學(xué)申請(qǐng)信(letter of application to school)
到國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)，一般要先向該校有關(guān)單位發(fā)出申請(qǐng)信，在得到對(duì)方的答復(fù)后，才可辦理 有關(guān)手續(xù)。近些年來，越來越多的人開始到國(guó)外去進(jìn)修和深造，掌握這類申請(qǐng)信的寫法也就 顯得十分必要了。
(五)慶賀信(letter of congratulation)
慶賀信是一種常見的書信形式。單位開業(yè)、朋友結(jié)婚得子、生日壽誕等均可寫信表示祝賀， 它是人們之間感情交流的一項(xiàng)重要的媒介和方式，掌握慶賀信的寫法也是十分必要的。
(六)推薦信(letters of recomendation)
謀職或申請(qǐng)入學(xué)等常常需附上專家教授或有關(guān)人員的推薦信件。推薦信有時(shí)也單獨(dú)存在。因此作 為一種必不可少的交流形式，本書也將介紹推薦信的格式和寫法。
(七)簡(jiǎn)歷(resume)
簡(jiǎn)歷也是作為其它有關(guān)信件的附件而使用的，它不單獨(dú)存在，總是隨同其它信件一起送達(dá)有 關(guān)單位或人員的。掌握簡(jiǎn)歷的寫法也很重要。
二英語書信的基本常識(shí)
由以上英語常用應(yīng)用文的分類來看，基本上我們接觸的常用應(yīng)用文主要是書信類。書信的 具體寫法格式，中文同英文是有很大差別的。因此了解英文書信的一些常識(shí)性東西是十 分必要的。
(一)英文書信內(nèi)容的組成部分
英文書信不論是商業(yè)信、社交信或朋友間的通信，依據(jù)習(xí)慣，大體都有六部分組成。即：
信頭(heading)
信內(nèi)地址(inside address)
稱呼(salutation)
正文(body)
結(jié)尾語(complimentary close)
簽名(signature)
1.信頭(heading)
英語書信的信頭包括發(fā)信人的地址和發(fā)信的具體日期兩部分。信頭放在信紙的右上角， 一般分行寫出。要先寫發(fā)信人地址，再寫發(fā)信的日期。寫發(fā)信地址時(shí)依據(jù)從小到大的原則， 即：先寫門牌號(hào)碼、街道名或路名，再寫區(qū)(縣)及所在市名稱，然后是省或州、郡名稱， 后再寫上國(guó)家的名稱。日期的順序是先寫月份再寫哪一日然后是年份。需寫郵政編碼，郵政編碼寫在城市名稱后邊，用逗號(hào)隔開。
信頭不能越過信紙中間而寫到信紙的左上面。另外需要注意的是，通常在寫地址時(shí)，第一行 寫門牌號(hào)和街名，第二行寫地區(qū)名，第三行是日期。一般信頭每行末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但每行 中間應(yīng)用的標(biāo)點(diǎn)不可少，城區(qū)名和郵政編碼之間，日月和年份之間要用逗號(hào)隔開。
信頭一般不要寫得太高，信頭的上面要留些空白。
信頭的書寫格式有兩種：并列式和斜列式。所謂并列式是指信頭各行開頭上下排列整齊。而 所謂斜列式是下一行開頭較上一行的開頭向右移一至兩個(gè)字母的位置。如：
并列式：
6P Park Ave.
New York; NY 11215, U.S.A.
December 1， 1999
斜列式：
6P Park AVe.
New york, NY 11215, U.S.A
December 1， 1993
2.信內(nèi)地址(inside address)
信內(nèi)地址包括收信人的姓名稱呼和地址兩部分。社交的私人信件信內(nèi)地址是省略的。信內(nèi)地 址的位置位于信頭的左下方，它的開始行低于信頭的結(jié)尾行，位于信紙中央的左邊。
信內(nèi)地址先寫收信人的頭銜和姓名，再寫地址，地址排列次序同信頭一樣。信內(nèi)地址的書寫 格式也有兩種：并列式和斜列式。一般來講，信頭和信內(nèi)地址所用的格式總是保持一致的。 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用也與信頭一樣。
關(guān)于信內(nèi)地址對(duì)收信人的頭銜和姓名的稱呼一般有以下幾種情況：
無職稱的男子用Mr.(加姓)
已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓)
未婚的女子用Miss
婚姻狀況不明的女子用MS.
博士或醫(yī)生用Dr.(Doctor)
有教授職稱的用Prof.(Professor)
總經(jīng)理、校長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)用Pres.(President)
3.稱呼(salutation)
稱呼是對(duì)收信人的尊稱語，自成一行，與信內(nèi)地址上下排齊。在美國(guó)用“My Dear”比用“D ear”還要客氣，而英國(guó)的用法恰巧相反。對(duì)于一個(gè)陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是稱呼后面用逗號(hào)。
4.正文(body)
正文是書信的核心部分。正文的寫作必須注意以下幾點(diǎn)：
(1)正文從低于稱呼一至二行處寫起，每段第一行向內(nèi)縮進(jìn)約五個(gè)字母，轉(zhuǎn)行頂格。正文 也采用并列式的寫法，即每行都頂格，但段與段之間中間要空出兩三行表示分段。
(2)對(duì)于非正式的書信，除客氣外，沒有什么一定的規(guī)則。但究竟怎樣的措辭，也應(yīng)事先 想好。
(3)對(duì)于非常正式的書信，要知道開頭句是很重要的。另外，信的內(nèi)容中的每個(gè)段落 ，只能有一個(gè)中心思想，這樣看信的人可以清楚、明白你所要表達(dá)的內(nèi)容。為了表達(dá)的清楚 ，還要盡可能地用短句，少用長(zhǎng)句、難句。段落也宜短不宜長(zhǎng)，尤其開頭和結(jié)尾兩段更應(yīng)簡(jiǎn) 短。
(4)潦草的字同不整潔的衣服一樣不雅觀，書寫一定要整齊規(guī)范。拼寫也不能出現(xiàn)錯(cuò)誤。 對(duì)拿不準(zhǔn)的詞一定要求助于字典。
(5)凡正式的書信，我們應(yīng)將該信的全部?jī)?nèi)容寫在一張信紙上。若一張不夠，可用同樣質(zhì) 地大小的信紙繼續(xù)書寫，但若僅多出一兩行則設(shè)法排得緊些放在一張上，或平均分為兩頁(yè)也 好。信要寫得美觀大方。
(6)正式的書信，詞語要莊重，決不可用俗語和省筆字。
5.結(jié)尾語(complimentary close)
結(jié)尾語就是結(jié)尾的客套語。一般寫于正文下空一兩行后，從信紙中央處起筆寫，第一個(gè)字 母大寫，末尾用逗號(hào)。結(jié)尾語措辭的變化依據(jù)情況而定，通常有以下幾種：
(1)寫給單位、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信用：
Yours (very) truly,(Very) Truly yours
Yours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours,
(2) 寫給尊長(zhǎng)上級(jí)的信可用：
Yours (very )respectfully，
Yours (very )obediently，
Yours gratefully，
Yours appreciatively，
也可以將Yours 放在后面。
(3)寫給熟人或朋友的信可用：
Yours，Yours ever，Yours fraternally，
Yours cordially，Yours devotedly,
也可以將Yours 放在后面。
(4)給親戚或密友的信可用：
Yours，Yours ever，Yours affectionately，
Yours devoted friend，
Lovingly yours，
Yours loving son (father，mother，nephew……)，
以上各種情況 yours 無論放在前面或是放在后面都行，但不可縮寫或省去。
6.簽名(signature)
簽名是在結(jié)尾客套語的下面，稍偏于右，這樣末一個(gè)字可以接近空白而和上面的正文一樣齊 。簽名當(dāng)用藍(lán)鋼筆或圓珠筆，不能用打字機(jī)打。簽名上面可以用打字機(jī)打出所在公司單位名 稱 ，下面也可打出職位。寫信人為女性，則可在署名前用括號(hào)注明Mrs.或Miss。
簽名的格式不能常變換。如一封簽G·Smith，另一封簽George Smith，第三封用G·B·Smit h。男子簽字前不可用Mr．、Prof.或Dr.字樣。
(二)英文書信信封的寫法(superscription)
英文書信信封的寫法同中文也不一樣。具體來講，英文書信應(yīng)這樣安排信封內(nèi)容。
1.寄信人姓名地址寫在信封的左上角。 收信人的姓名地址寫在信封中間靠下或靠右地方。 姓名要單獨(dú)成行。姓名地址的寫法同信頭(heading)和信內(nèi)地址(inside address)一樣。所 用格式(并列式或斜列式)也同信內(nèi)的安排一致。注意寫上郵政編碼。
2.信封左下角可以寫些說明語。如寫上General Delivery(平信)、Registered(掛號(hào) 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(親啟)、Please Forward(請(qǐng)較交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(圖書郵件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(內(nèi)有 照片)、Top Secret(件)等。
3.若信封通過郵局寄給第三者轉(zhuǎn)交給收信人，則需在收信人的姓名下面寫明轉(zhuǎn)交人的姓名 ，并在前面加上c/o(care of)。如：
Mr.Thomas Green
C／O Mr.William Scott
101 St.Lawrence Ave.
Montreal 18，Canada。
4.Jr.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分別。中國(guó) 人父子不同名，則沒必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。
三英語書信寫作的注意事項(xiàng)
寫英文書信，不能用印有線條的信紙，一般也不用有顏色的信紙。
可用簡(jiǎn)略的拼法，如將Photograph寫成fotograf.，將though寫成tho.等。
不可用“Dear Friend，”、“Friend Jack，”等格式。如果一封信中對(duì)男女兩性都要 稱呼則可用“Gentlemen”一詞。
結(jié)尾客套語中，決不可遺漏Yours這一個(gè)字。生氣惱怒時(shí)不要寫信，寫了也不要寄。沒考 慮好，不要隨便落筆。
四信封的格式：
J.RobinsonSTAMP
104FLeet Street
London, u.k.
Mr.Robert Smith
2417 Bancraft Way.
Berkely, CA 94704
U.S.A.
第二節(jié) 邀請(qǐng)信(Letter of invitation)
邀請(qǐng)信是邀請(qǐng)親朋好友或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)所發(fā)的請(qǐng)約性書信。在國(guó) 際交往以及日常的各種社交活動(dòng)中，這類書信使用廣泛。
一 邀請(qǐng)信的分類
英文邀請(qǐng)信可分為兩種。
(一)請(qǐng)柬(Invitation Card)
這是一種正規(guī)的邀請(qǐng)信。請(qǐng)柬的格式嚴(yán)謹(jǐn)而固定。一般適用于較莊重嚴(yán)肅的場(chǎng)合。
(二)一般的邀請(qǐng)信
一般邀請(qǐng)信通常適用于一些平常的事情的邀請(qǐng)，而且邀請(qǐng)人同被邀請(qǐng)人之間又很熟悉。一般 邀請(qǐng)信具有簡(jiǎn)短、熱情的特點(diǎn)。
二 邀請(qǐng)信的寫法格式與內(nèi)容
前邊我們已經(jīng)將書信的格式寫法作了較詳細(xì)的介紹，邀請(qǐng)信作為信的一種形式可參照一般書 信的格式去寫。這里就其內(nèi)容和需注意的地方作一交待。
(一)邀請(qǐng)信的內(nèi)容
第一，說明邀請(qǐng)對(duì)方參加什么活動(dòng)、邀請(qǐng)的原因是什么。
第二，將活動(dòng)安排的細(xì)節(jié)及注意事項(xiàng)告訴對(duì)方。諸如時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、人數(shù)，做些什 么樣的準(zhǔn)備及所穿的服飾等。
第三，為了方便安排活動(dòng)，如有必要，可注明請(qǐng)對(duì)方予以回復(fù)看看能否應(yīng)邀及還有哪些要求 等。
(二)邀請(qǐng)信應(yīng)注意的事項(xiàng)
邀請(qǐng)人和被邀請(qǐng)人要用第二人稱，參加活動(dòng)的時(shí)間地點(diǎn)也要寫得清楚明確。
希望被邀請(qǐng)人收到請(qǐng)柬后給予答復(fù)的；則須在請(qǐng)柬上注明R.S.V.P或r.s.v.p.字樣，意為 “請(qǐng)答復(fù)”。有時(shí)為了方便聯(lián)系，可留下自己的電話號(hào)碼或地址。
對(duì)參加活動(dòng)的人有什么具體要求可簡(jiǎn)單的在請(qǐng)柬上注明，比如對(duì)服裝的要求，要求穿禮服 時(shí)，須在請(qǐng)柬的右下角注明Dress：Formal；較隨意時(shí)可用：Dress：Informal。
【 范 文 】
An informal invitation
Dear Miss Chang,
We have planned a house party as a sort of farewell before our trip to Soochow, and we are particularly anxious to have you join us . I hope there is nothing to prevent you from coming out to canton on February 25th and remaining here with us until the eighth of March.
Mr. Simpson Chen and Mr. And Mrs. L. T. Ying will be here too, along with severa l others whom you do not know, but whom I am most anxious to have you meet.
I am enclosing a time-table for your convenience, And I have checked the two tra ins that I believe are most convenient for you. If you take the 7:10 in the morn ing you will arrive here at 11, and you will be able to meet some of our guests at tiffin at 12. There is an earlier train in the morning if you prefer it. If y ou let me know which train you expect to take, I will see that there shall be a car at the station to meet you.
Very cordially yours,
Margaret Li-Huang.
第三節(jié) 介紹信(Letter of introduction)
介紹信的寫作目的在于通過介紹讓收信人對(duì)被介紹人有一定的了解，并使他們相互認(rèn)識(shí)，從 而解決被介紹人的一些實(shí)際問題。
一 介紹信的分類
(一)從使用的場(chǎng)合和范圍看，介紹信可分兩種
1.個(gè)人介紹信(Private Letter of Introduction)
這是一種個(gè)人與個(gè)人之間的交流的介紹信，如介紹朋友相互認(rèn)識(shí)，有什么事請(qǐng)朋友幫忙，介 紹某人前往辦理事務(wù)等等。這種介紹信一般從用詞的選用到行文都較隨意。
2.正式介紹信(Official Letter of Introduction)
正式介紹信一般是寫信人因?yàn)楣聦⒆约罕締挝徊块T的人或業(yè)務(wù)關(guān)系人介紹給某單位或個(gè)人 ，從而處理一些同公務(wù)有關(guān)的事宜或業(yè)務(wù)接洽。這種介紹信格式要求規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，語氣比較 正式、莊重。
(二)從其送達(dá)的途徑上來劃分
一種是郵寄的介紹信；一種是由被介紹者親自攜帶面交的介紹信。郵寄的介紹信一般是非常 重要或被介紹人由于已到達(dá)所要去的地方而無法攜帶的情況下使用。個(gè)人攜帶的介紹信是 常用的介紹信。一般來講，郵寄的介紹信要在信封的左下角寫上被介紹者的姓名。如：To i ntroduce Mr.Black或Introducing Mr.Black。由個(gè)人攜帶的介紹信左下角也需寫上上 述字樣，但這種介紹信信封一般不封口。
二 介紹信的主要內(nèi)容
(一)簡(jiǎn)要介紹被介紹人的身份和情況
或者由于公事或者由于私事，介紹信應(yīng)首先介紹前去聯(lián)系的人的基本情況。通常要將被介紹 人的姓名、職務(wù)、與寫信人的關(guān)系等說明出來。
(二)說明介紹的目的和原因
該項(xiàng)要求將被介紹人前往應(yīng)做的工作，辦理的事情，需要哪些具體幫助或照顧等寫出 來。
(三)表示謝意
要預(yù)先對(duì)對(duì)方可能給予的幫助或照顧表示感謝。有時(shí)在這一項(xiàng)內(nèi)容中，也可附帶寫些兩人之 間諸如準(zhǔn)備什么時(shí)間見面等話語。
三 介紹信寫作的注意事項(xiàng)
介紹信寫作的格式同一般書信一樣。一般不必寫信頭和信內(nèi)地址，而只在右上角處注明寫 信的時(shí)間即可。
介紹信在選詞上要客氣，請(qǐng)求他人幫忙不可用命令的口吻。一定要預(yù)先在文中向收信人表 示感謝，做到禮貌不失禮節(jié)。
介紹信篇幅無需太長(zhǎng)，要簡(jiǎn)潔；語言要流暢，不要書面語太重。
【 范 文 】
192 Singapore Road,
Oct. 10,1999
Dear Mr. Lee,
As I am leaving for New York immediately to pursue higher education, I shall be very grateful for a letter of introduction to your brother The-Sheng who, I u nderstand, is now studying at Columbia University. I like very much to make the acquaintance of him who, I understand, has sojourned in the United States for qu ite a number of years and knows that country very well. I am sure I shall benefi t immensely by his advice and guidance when I arrive at that American city, whic h is entirely strange to me .I plan to study at Columbia University during the f irst year of my stay in the United States and hope to approach your brother for detailed information regarding the entrance requirements of that institution if I can have the pleasure of meeting him.
With kind regards,
Yours sincerely,
Y.Chow
第四節(jié) 求職信(Letter of application to vocation)
求職信是根據(jù)已知某單位發(fā)布的用人信息向用人單位申請(qǐng)職務(wù)、工作時(shí)發(fā)出的一種申請(qǐng) 信。求職信使用較為普遍，是個(gè)人就業(yè)工作時(shí)必須掌握的應(yīng)用文形式。
一 求職信的基本內(nèi)容
求職信的內(nèi)容根據(jù)不同的工作內(nèi)容寫法稍有不同，但一般來講，求職信至少要有以下四項(xiàng)內(nèi) 容。
(一)寫求職信的原因和目的
該項(xiàng)要求說明你是在什么情況下寫這封信的，所得的信息是因看到招聘廣告還是從朋友處 得到的。同時(shí)還要寫出自己得知對(duì)方欲聘的某種工作人員同自己的專業(yè)、能力等十分相合或 本人對(duì)此職位感興趣并自信可以勝任等情況。
(二)介紹自己的情況
求職信的目的在于讓聘用方了解申請(qǐng)者的經(jīng)驗(yàn)、能力、成就、愿望等，所以個(gè)人情況的介紹 應(yīng) 該是求職信的核心內(nèi)容。一般來講，求職信中個(gè)人情況應(yīng)包含以下內(nèi)容：出生日期、性別、 教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)、特殊技能等。在介紹情況時(shí)，應(yīng)將自己適合所申請(qǐng)工作的那些方面 詳細(xì)介紹。另外，應(yīng)盡可能向?qū)Ψ秸f明本人的長(zhǎng)處，以便留下好印象，獲得進(jìn)一步面談的機(jī) 會(huì)。
(三)寫出推薦人的姓名及自己的希望
一般來講，求職信應(yīng)有二至三名推薦人。在獲得這些人的同意后，將其姓名、地址一并列 入信中。推薦人一般是有一定的學(xué)術(shù)水平、具有某些較高專業(yè)技能和社會(huì)名望的人。求職信 還應(yīng)提出望能同對(duì)方面談的愿望。
二 求職信的寫作格式和注意事項(xiàng)
求職信的格式同一般書信一樣，一般也要包括信頭、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾語、簽名 等幾部分，讀者可參看本章第一節(jié)有關(guān)內(nèi)容。這里不再?gòu)?fù)述。
除此之外，在寫求職信的時(shí)候，一定要注意以下幾點(diǎn)。
求職信的內(nèi)容要如實(shí)去寫，對(duì)自己的優(yōu)點(diǎn)長(zhǎng)處不夸大、不過分渲染。但也不要過于謙虛， 甚至自貶。寫作語氣要肯定、自信，給對(duì)方留下好印象。
求職信應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，不該寫與主題無關(guān)的內(nèi)容，用詞少用冷僻字，行文要流暢、自然。
關(guān)于自己的工資待遇問題。一般不要在求職信中提出，若確實(shí)必要，則只說明自己目前 職位的工資數(shù)額或工資要求的大致數(shù)額，要留有余地。
求職信一定要書寫工整，信面整潔，別出現(xiàn)拼寫或語法錯(cuò)誤。
【 范 文 】
842 Bigelow Street
Dover
New Hampshire
Hastings &Johnson Company
92 Summer Street
Boston, Massachusetts
Gentlemen,
Please consider this letter my application for the position of bookkeeper in your accounting department, which was advertised in the Boston Traveler of J une 14.
I shall graduate the last of this month from the Dover High School, having co mpleted the four-year commercial course. I have attained an average of 89 in all of my Courses.
For the past three summers, I have been employed in the office of the Walter Gog gin Shoe Company. In this work I have gained valuable experience in office routi ne. I helped in the preparation of the monthly statement ,handled remittances, a nd assisted one of the bookkeepers with the monthly report.
My record at high school together with the practical experience which I have rec eived makes me feel reasonably confident that I could be of material assistance to you.
I am permitted to refer you to:
Mr. Earle R. Smith, Principal
Dover High School
Dover, New Hampshire
Mr. Edward l. Post, Office Manager
Walter Goggin Shoe Company
Dover. New Hampshire
Mr. Harold S. Harvey, Attorney
Professional Building
Dover, New Hampshire
I believe that an interview will enable you to determine definitely my fi tness for the position referred to in the opening paragraph of this letter.
Very truly yours,
Lawrence Johnson
第五節(jié) 入學(xué)申請(qǐng)書 (Letter of application to school)
入學(xué)申請(qǐng)書是要到國(guó)外某學(xué)校進(jìn)修或?qū)W習(xí)，從而事先同該校取得聯(lián)系并提出申請(qǐng)批準(zhǔn)的 一 種書信。現(xiàn)在申請(qǐng)到國(guó)外求學(xué)的人越來越多，因此掌握入學(xué)申請(qǐng)書的寫法是十分必要的。
一入學(xué)申請(qǐng)書的主要內(nèi)容
(一)說明寫信的原因和目的
一般入學(xué)申請(qǐng)書在正文開頭即開門見山寫出自己是為了申請(qǐng)入學(xué)才寫這封信的。有的還寫出 自己是由誰的推薦而想進(jìn)該校學(xué)習(xí)的。
(二)介紹自己的情況
介紹個(gè)人的情況包括自己的姓名、年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、所學(xué)專業(yè)、進(jìn)行的研究情況以及 所取得的成績(jī)等。另外，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明自己的經(jīng)濟(jì)資助情況，寫明是否準(zhǔn)備申請(qǐng)助學(xué)金或獎(jiǎng) 學(xué)金等。
(三)提出自己的希望和要求
該部分可以將自己的具體要求，希望對(duì)方給予的幫助寫出來。同時(shí)也要事先對(duì)對(duì)方將給予的 幫助表示感謝。
另外，若隨信附有個(gè)人的學(xué)歷證件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、著作摘要、文章或別的推薦信等也要在該部 分寫出，并說明附件的總數(shù)量。
二 入學(xué)申請(qǐng)書的寫作格式及注意事項(xiàng)
入學(xué)申請(qǐng)書屬于書信的一種，因此其具體書寫格式同一般書信相同，即由信頭(Heading )、信內(nèi)地址(Inside Address)、稱呼(Salutation)、正文(Body)、結(jié)尾語(Complim entary)和簽名(Signature)等六部分組成。除此之外，一般入學(xué)申請(qǐng)書還有附件(Encl osure)一項(xiàng)，這是作為補(bǔ)充性內(nèi)容的部分。這幾大部分的具體寫作要求請(qǐng)參看本章第一節(jié) 有關(guān)內(nèi)容。
入學(xué)申請(qǐng)書的寫作必須注意以下一些問題：
信中所述的內(nèi)容，應(yīng)與本人的實(shí)際情況相符，不能言過其實(shí)，個(gè)人的學(xué)業(yè)情況，所做出的 成績(jī)要實(shí)事求是。
入學(xué)申請(qǐng)書行文要言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)明扼要，不要太長(zhǎng)。文風(fēng)要自然、流暢。
要嚴(yán)格遵照信的格式去寫，信面無論書寫或打印均要清晰整潔。簽名要用鋼筆。
【 范 文 】
向國(guó)外導(dǎo)師提出攻讀學(xué)位的申請(qǐng)書
信內(nèi)地址信端地址從略
Dear Professor Smith,
Professor Li xian recommended that I contact you about your departments program in organic chemistry. I am his assistant and am working in t he Institute of Environmental Chemistry , Academia Sinica , Beijing , China.
Last year, I graduated from the Graduate School of Academia Sinica with a n MS degree in modern chemistry. Since then I have been studying chemical and bi ochemical synthesis of polymer, carbohydrates and natural compounds. This has en abled me to publish several research papers.
Interested in going to the United States for further studies, I am looking for a n American university which best suits my purpose . I have read some of your boo ks and papers , and have found that your findings and theories are of guiding im portance to my academic pursuits. Professor Li also told me that your wide exper iences in organic chemistry and the well-equipped laboratories in your universit y would be of great help to me. I am hoping that there will be an opportunity to study under your guidance for a PH. D. degree. I would appreciate any suggesti ons you might have for me concerning formal application procedures or other matt ers.
I would also like to know about the possibility of receiving financial support f rom your university.
Enclosed is a copy of my resume so that you will have additional information abo ut my educational and professional background. If you need any further informati on, I would be happy to send it to you.
Thank you very much in advance for your attention to these matters.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Wang Zhiwei
第六節(jié) 祝賀信(Letter of congratulation)
祝賀信是向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信件，一般用于對(duì)方有什么喜事或取得了什么成績(jī)，以及節(jié)日壽 誕等。祝賀信是人們情感交流的一種方式，多寫祝賀信可以使親戚朋友同事之間加強(qiáng)聯(lián)系， 增進(jìn)了解，彼此關(guān)心。
一 祝賀信的主要內(nèi)容
(一)向?qū)Ψ奖硎咀ＹR
在正文中要首先向?qū)Ψ奖硎緹崃业淖ＹR。要寫明向誰祝賀、祝賀什么、為什么祝賀等?？梢?寫自己是怎樣聽到好消息的。聽到消息后的心情怎樣等。要感情飽滿地寫，但要簡(jiǎn)明扼要。
(二)提出自己對(duì)有關(guān)問題的看法
該項(xiàng)內(nèi)容要根據(jù)所祝賀的事情發(fā)表自己的看法、主張，提出一些建議、意見等。如對(duì)重大節(jié) 日或紀(jì)念活動(dòng)的祝賀。可以說明其重大的意義和對(duì)所取得的成績(jī)表示祝賀，可以分析一下所 取得成績(jī)的主客觀原因等；慶賀壽辰的賀信，可簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地贊揚(yáng)對(duì)方在事業(yè)上的成功； 婚姻 慶賀，則可以談些自己關(guān)于婚姻生活的一些認(rèn)識(shí)看法等，以期對(duì)對(duì)方有所幫助。
(三)寫出自己的希望和美好的祝愿
正文的結(jié)尾要寫上再次表示祝愿的話。如：“With renewed good wishes，and kindest re gards to you and your spouse。”(再次敬候你同新夫人安好。)又如“May the years to come bring every blessing to you both.”(愿你倆年年福壽無疆。)
二 祝賀信寫作的格式及注意事項(xiàng)
祝賀信的寫作格式可以比照一般書信的格式。即通常有信頭、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾 語、 簽名等幾個(gè)部分組成。但這里需要說明的是根據(jù)親疏關(guān)系的不同，有些祝賀信是可以隨意一 些的。比如信內(nèi)地址有時(shí)可以省略，而信頭也大體可以寫的簡(jiǎn)略一些。除此之外寫祝賀信的 時(shí)候還應(yīng)該注意以下一些內(nèi)容。
寫祝賀信要充滿熱情、喜悅，說些鼓勵(lì)、褒揚(yáng)的話，使對(duì)方確實(shí)感到溫暖和振奮。
贊美對(duì)方切實(shí)做到實(shí)事求是，恰如其分，不要故意拔高，甚至獻(xiàn)媚，以至無法起到應(yīng)有的表 示祝賀的目的。
祝賀信要做到整潔、大方，用詞要恰當(dāng)、簡(jiǎn)練，篇幅不宜太長(zhǎng)。寫祝賀信時(shí)，所用信封和 信紙都要經(jīng)過認(rèn)真選擇，不能隨意對(duì)付。
【 范 文 】
18 Chengtu Road
May 12, 1999
My dear Harold,
I have just received your letter telling me of your recent marriage. This happy event in your life prompts me to reply at once; and, in my own peculiar way , to attempt to offer you my hearty congratulations and good wishes.
Sometimes the question is asked: “Who is to be congratulated more, the Lady or the Gentleman?” In this case I would unhesitatingly answer both. There is an ol d sa ying: “True marriages are made in Heaven.” I hope this is so in your case, and consequently, there will be on lookingback with regret for either of you.
Before going further, please let me sincerely wish that Peace, Health, Happiness , and Prosperity may attend both your wife and yourself until the end. And now w hat can I or shall I say further? You know I have not as yet had much experience in hymeneal affairs, but I am a student; hence I read and observe, a nd endeavour to bring reason to bear upon earthly problems. It seems to me that co nnubial bliss, excellent and essential , is by no means the only requirement. Th ere is the great question of parentage. In this connection, I think it imperativ e that the character and physique of both father and mother should be as perfect as possible for scientific authorities assert that sons partake of the individu ality of the father , and daughters that of the mother. I must say no more , or you will conclude that I am a scientific man before my time.
With renewed good wishes, and kindest regards to you and your spouse.
Believe me，
Yours very sincerely,
Jimmie.
第七節(jié) 簡(jiǎn)歷(Resume)
簡(jiǎn)歷是關(guān)于自己經(jīng)歷的資料性文件。簡(jiǎn)歷的主要特點(diǎn)是它的附屬性，它不單獨(dú)發(fā)文，而只是以附 件(enclosure)的形式出現(xiàn)。它可以幫助接收學(xué)?；蛘衅竼挝涣私馍暾?qǐng)人的基本情況，因 此寫好簡(jiǎn)歷有利于自己很好地抓住到來的各種機(jī)會(huì)。
一 簡(jiǎn)歷的寫作格式及主要內(nèi)容
標(biāo)準(zhǔn)的英文簡(jiǎn)歷的寫法及內(nèi)容一般包括以下各項(xiàng)。
(一)標(biāo)題
簡(jiǎn)歷的標(biāo)題即在正文正上方寫上“RESUME”字樣即可。簡(jiǎn)歷標(biāo)題的英文寫法還有Curriculum 、Vitae等。以“Resume”為常用。
(二)寫簡(jiǎn)歷的日期
一般在標(biāo)題下一行，靠右邊寫上寫作簡(jiǎn)歷的具體日期。如“Dec.12,2000”月份可以縮寫， 月日同年之間要用逗號(hào)。
(三)個(gè)人的姓名、住址和電話號(hào)碼
個(gè)人的姓名、住址寫在信紙的左邊，從簡(jiǎn)歷寫作日期的下一行開始，要分行寫出，上下排列 整齊。一般先寫姓名，姓名下寫自己的門牌號(hào)碼，所在的路或街道名，再下一行寫出所在的 區(qū)(州)或城市名。必要時(shí)還需寫上所在省或國(guó)別名。關(guān)于姓名的寫法，如果是寄到國(guó)外的簡(jiǎn) 介，一般將姓放在名字后面，中間加逗號(hào)，如“Shaohua，Zhang.”或把姓放在前面，但姓 和名字之間也需加逗號(hào)，如“Zhang，Shaohua”；如果只是寄往國(guó)內(nèi)的則直接寫出姓名即可 ，不必加逗號(hào)，如“Zhang Shaohua”。
電話號(hào)碼可寫在地址下面，也可以寫在信紙的右邊，同姓名寫在一行，或同地址寫在一行。
這里需說明的是個(gè)人的姓名、住址和電話號(hào)碼也可全部寫在信紙的右邊，其位置相當(dāng)于一般 書信的信頭的位置。
(四)申請(qǐng)的工作(Position)
申請(qǐng)的工作是那些作為應(yīng)聘的、求職的簡(jiǎn)歷必須有的，一般要寫上自己希望做的工作。位置 在左邊，同上邊地址要排整齊。
(五)個(gè)人求學(xué)的經(jīng)歷(Education)
求學(xué)的經(jīng)歷，即一般從中學(xué)開始，寫出自己曾就讀的學(xué)校名稱、地點(diǎn)、在校的年限，大學(xué) 的名稱、所在的科系、所學(xué)的專業(yè)，取得學(xué)位的情況，以及所學(xué)的主要課程內(nèi)容、年限、成 績(jī)等。參加過在職訓(xùn)練或培訓(xùn)班的也可列出。
(六)個(gè)人工作的經(jīng)歷(Experience)
同求學(xué)經(jīng)歷一樣，該項(xiàng)要求寫出曾經(jīng)工作過的單位名稱、地址，工作的性質(zhì)、職位、起訖日 期等。
(七)個(gè)人資料(Personal Data)
個(gè)人資料包括出生的日期、年齡、出生地點(diǎn)、身高、體重、健康狀況、婚姻狀況、愛 好、有何特長(zhǎng)等。
(八)推薦人或證明人的情況(Reference)
應(yīng)將推薦人或證明人的姓名、地址、電話、職位、頭銜等寫出來，有時(shí)也可省掉不寫。而寫 上“Available on request”(來信即附)字樣。
以上各項(xiàng)內(nèi)容要排列整齊，給人一種一目了然的感覺。
二 簡(jiǎn)歷寫作的注意事項(xiàng)
簡(jiǎn)歷是記載個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、主要才能等事實(shí)的材料，對(duì)別人了解你的基本情況很有幫助， 所以簡(jiǎn)歷寫作要注意以下幾點(diǎn)：
簡(jiǎn)歷上所列的材料要真實(shí)，經(jīng)得起調(diào)查核實(shí)，所列經(jīng)歷的時(shí)間要前后銜接。
簡(jiǎn)歷要力求簡(jiǎn)明扼要，文字不必用完整的句子?？捎萌纾骸癛eceived a PH.D”、“worke d as secretary” 這樣的句子。不會(huì)引起誤解的專用名稱可縮寫。
簡(jiǎn)歷的排列務(wù)求整齊、美觀。
【 范 文 】
RESUME
Nov. 6, 1994
Larry C. Smith
6710 Parkwood Place
St. Louise, Missouri 63141Tel.:351-7872
EDUCATION
1982-85Beaumont High School;
graduated June, 1985
1985-87Central Business Institute
Business Administration Course;
graduated June, 1987
EXPERIENCE
January， 1986Employed as an assistant to the chief engineer of the Ame rican Food Corporation, St. Louis, Missouri. My duties included compiling report s for the chief engineer on production in the various departments.
June， 1987 to Jan. 1, 1989
Worked as a traffic rate clerk for the Continental Engineering Company of Pittsb urgh, Pennsylvania. In this position I started as an assistant in the traffic de partment and later prepared and filed claims for overcharges.
PERSONAL DETAILS
Age， 24; height, 5 feet， 6 inches; weight, 165 pounds; health, excellent; marr ied, no children; American; hobbies, photography, stamp collecting, sports, tenn is, bowling, and swimming.
REFERENCES
Available on request主要參考書目
1.刊授大學(xué)編著《中國(guó)實(shí)用文體大全》，上海文化出版社，1984年10月版。
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9.申立、馬秉義主編《英語寫作教程》，河南大學(xué)出版社，1996年8月版。
10.何兼瀾編譯《實(shí)用英文書信》。