如何建立有效的溝通與協(xié)調(diào)

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中國內(nèi)部審計協(xié)會先后發(fā)布了《內(nèi)部審計具體準則第10號——內(nèi)部審計與外部審計的協(xié)調(diào)》、《內(nèi)部審計具體準則第11號——結(jié)果溝通》、《內(nèi)部審計具體準則第14號——利用外部專家服務(wù)》和《內(nèi)部審計具體準則第20號——人際關(guān)系》,從不同側(cè)面強調(diào)了內(nèi)部審計如何協(xié)調(diào)好各方關(guān)系,這些準則的制定和實施,對內(nèi)部審計工作人員處理好人際關(guān)系提供了規(guī)范和依據(jù)。在具體工作中,運用好這些準則,有利于內(nèi)部審計工作人員有效地開展工作。
     (一)加強與管理層的溝通與聯(lián)系,取得其對內(nèi)審的支持和認同,是有效開展內(nèi)部審計的關(guān)鍵之一
     管理層首先要認同內(nèi)審工作,才會支持內(nèi)審的工作。那么內(nèi)部審計又如何確立自己的地位呢?筆者認為,首先內(nèi)審機構(gòu)應(yīng)擬訂自己的章程,將職責(zé)、權(quán)限加以明確,并與管理層進行溝通,獲得管理層的批準,從而限度地保證內(nèi)部審計機構(gòu)的地位和獨立性。其次,內(nèi)審部門可以在了解單位內(nèi)部經(jīng)營管理情況的基礎(chǔ)上,擬定內(nèi)審機構(gòu)的審計計劃,把審計將要做什么,為什么做,有什么作用等向適當(dāng)?shù)墓芾韺幼鲄R報,并認真聽取他們對審計工作的要求和建議。在此基礎(chǔ)上,內(nèi)審部門擬定更為詳盡的工作方案報告管理層,征得他們的同意后開展工作。工作中發(fā)現(xiàn)的情況和問題應(yīng)及時向管理層報告,得到管理層明確的指示。這樣內(nèi)部審計就為自己爭取到了能夠發(fā)揮職能作用的工作平臺。
     內(nèi)審人員在平時的工作中還應(yīng)當(dāng)用心關(guān)注企業(yè)正在發(fā)生和將要發(fā)生的經(jīng)濟事項,了解企業(yè)急需解決的各種矛盾,提出恰當(dāng)?shù)慕ㄗh。通過查看經(jīng)濟合同,審查合同的合法性和合理性,對不規(guī)范的、不嚴謹?shù)臈l款提出修改的建議;在企業(yè)的投資事項運作之初,內(nèi)審人員就應(yīng)參與進去,對投資決策方法的科學(xué)性,決策所依據(jù)的資料、數(shù)據(jù)的可靠性,以及各方面進行經(jīng)濟技術(shù)分析、論證的過程和可行性研究結(jié)果的真實性實施監(jiān)督檢查,提出自己的意見。投資項目上馬后,要進行跟蹤,對計劃的實施、方案的落實和決策的執(zhí)行、經(jīng)濟效益和工作效果進行分析,及時發(fā)現(xiàn)項目執(zhí)行過程中存在的問題,并向管理層提交調(diào)查報告,幫助管理層進行及時的修正。當(dāng)經(jīng)濟活動結(jié)束后,內(nèi)部審計應(yīng)對計劃、決策的完成情況作全面、綜合的審查、分析和評價,總結(jié)經(jīng)驗,并提出改進意見。
     內(nèi)部審計應(yīng)采取報告、匯報等書面和口頭形式與管理層進行定期溝通,報告重大審計發(fā)現(xiàn),討論風(fēng)險領(lǐng)域,提出審計建議和改進措施。通過審計建議的采納,改進措施的實施,最終促成審計工作在企業(yè)規(guī)避風(fēng)險,降低管理成本,提高效益等方面發(fā)揮作用,促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
     (二)加強與審計對象的溝通,取得其理解和支持,是順利開展內(nèi)審的關(guān)鍵之二
     內(nèi)部審計工作的開展,光有管理層的支持還不夠,內(nèi)部審計還應(yīng)爭取審計對象的理解和認可。
     2004年,我們審計室制定了對集團各部門及系列報刊的內(nèi)部會計控制制度的設(shè)立運行情況進行審計調(diào)查的工作方案,但該項目僅對一個職能部門調(diào)查完以后就擱淺了,審計調(diào)查報告和審計改進方案(建議)出來后,與職能部門口頭交換了意見,在他們口頭提出意見的基礎(chǔ)上,對審計調(diào)查報告和審計改進方案(建議)進行了必要的修改,但按程序報出之后卻無聲無息,沒有了下文。審計調(diào)查沒有達到預(yù)先設(shè)定的審計目的。
     審計室對此進行了總結(jié),其中最重要的原因就是與被調(diào)查對象的主動溝通不夠,當(dāng)審計建議和審計報告沒有反映的時候,審計室就應(yīng)該再次與職能部門進行溝通,了解他們的意見和想法,最終促成合理的審計建議得到采納。
     (三)加強與政府經(jīng)濟管理部門的溝通與聯(lián)系,取得其信任和支持,是持續(xù)做好內(nèi)審工作的關(guān)鍵之三
     企業(yè)的生存與發(fā)展離不開有關(guān)部門的支持,具體來說,包括工商、稅務(wù)、財政、審計等部門,內(nèi)部審計應(yīng)該
    與這些部門建立良好的工作關(guān)系并進行經(jīng)常性的工作溝通。通過溝通,一是能夠充分了解企業(yè)的外部相關(guān)信息,市場發(fā)展前景,有利于審計人員對審計事項作出更為客觀的判斷;二是可以取得這些職能部門對企業(yè)工作的指導(dǎo)和幫助;三是及時了解各種相關(guān)經(jīng)濟政策,結(jié)合企業(yè)的實際情況,尋求相關(guān)的財政經(jīng)濟及稅收政策的支持,達到合理的利用政策,減少違規(guī)經(jīng)營的風(fēng)險。
     (四)加強內(nèi)審人員之間的溝通,建立相互合作的關(guān)系,這是做好內(nèi)審工作的關(guān)鍵之四
     有限的審計資源和大量的審計任務(wù)之間存在著矛盾,而審計又是一個政策性和專業(yè)性很強的工作,這就需要調(diào)動每一個審計人員的工作積極性,調(diào)配不同的審計人員,進行合理分工、充分發(fā)揮各自的特長,只有這樣,才能保證審計工作的質(zhì)量和提高審計工作的效率。這就要求處理好內(nèi)部審計機構(gòu)中內(nèi)部審計人員之間的關(guān)系,要做到精誠團結(jié)、互相支持、互相幫助,不論是擔(dān)任主審,還是助審,都竭盡全力,相互合作,出色完成各項審計任務(wù)。