我們山東宏誠集團公司審計處緊緊圍繞公司抓管理、增效益這個中心任務，積極推行比價采購審計和投資建設項目審計，為企業(yè)節(jié)約采購資金約500萬元；審減不合理工程費用約800萬元。公司先后建立和完善了《輔助材料采購制度》、《物資采購考核制度》、《輔助材料入庫付款制度》、《工程建設項目財務管理辦法》、《工程建設項目招投標管理辦法》、《工程建設項目拆舊料、廢舊料管理辦法》等規(guī)章制度，為企業(yè)加強管理、提高效益起到了積極的促進作用。本文就開展物資采購審計談一些體會。
1、物資比價審計概述。物資采購比價，是指滿足企業(yè)質(zhì)量要求的前提下，實現(xiàn)物資低價采購。我公司為加強物資采購管理，對全公司所屬單位所需物資實行集中統(tǒng)一采購和供應，為了對物資采購進行監(jiān)督，綜合評價、擇優(yōu)確定商家，審計處參與物資采購的全過程，并實施全過程審計。
2、物資采購招標。全公司所需物資基本上全部實行招標，大宗物資或金額較大的物資招標工作必須有分管領導參與，審計處、物貿(mào)部、財務部等有關部門必須全部參與這項工作。確定的價格表各部門一份，分別保管，以便以后相互監(jiān)督。
3、計劃審批。公司各部門根據(jù)本部門一個月中所需物資制定計劃，經(jīng)部門領導同意，分管的公司領導簽字后，于每月30號前報物貿(mào)部，物貿(mào)部分別匯總?cè)靖鞑块T的計劃，尋找3家以上商家并填報價格后報審計處。審計處最后根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)上信息、招標價格、市場調(diào)研等情況，確定供貨商家及價格，前提是審計處確定的價格不能高于物貿(mào)部提報的價格。最后董事長批準，于每月的15日前返回物貿(mào)部等部門。
4、計劃的執(zhí)行。董事長批準的計劃一式四份，供應部門一份，按計劃采購；儲運部門一份，按計劃入庫；財務部門一份，按計劃付款；審計處一份，便于單據(jù)審核及各項采購制度的考核。
為了嚴格執(zhí)行計劃，審計處制定了嚴格的考核制度，儲運部門有材料庫存定額，供應部門如超計劃采購，儲運部門可以不辦理入庫。儲運部門有專門的把關員，對質(zhì)量不合格產(chǎn)品不入庫并退貨，并把不合格產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、金額在月底匯總報審計處，由審計處對供應采購人員進行考核。若把關員把不合格產(chǎn)品放行，使用部門在3個月內(nèi)使用材料不合格，寫明原因，經(jīng)使用人、工段長、使用部門負責人簽字后交審計處，月底由審計處對把關員進行考核。由此在供應部、儲運部之間形成了相互制約、相互監(jiān)督的機制，保證了采購計劃的執(zhí)行質(zhì)量。
針對物資采購不及時，不能滿足生產(chǎn)需要的問題，審計處制定了正常計劃采購落實制度。制度規(guī)定本縣內(nèi)物資5天購進；本省內(nèi)物資20天購進，省外物資40天購進；國外物資70天購進。制定了物資購進完成率95％的目標。2004年實際完成率達到97％。急用計劃目標為100％，實際完成100％，杜絕了因采購不及時造成工序脫節(jié)的問題，滿足了生產(chǎn)需要。同時對物資入庫手續(xù)、財務付款等做了詳細的規(guī)定。
5、票據(jù)審計。公司所需物資采購入庫時，把關員必須在檢驗單上簽字，等對方開據(jù)增值稅發(fā)票后，供應部采購員根據(jù)所采購材料的價格、數(shù)量、金額填寫物資入庫單，把關員、保管員、采購員全部在入庫單上簽字后連同發(fā)票一并交審計處。審計處根據(jù)計劃，審核價格是否超過計劃價格，是否是計劃確定的商家。如果要更換商家，供應部門要上報并單獨寫明原因，并有部門負責人簽字報告。經(jīng)審計處審核符合原規(guī)定的單據(jù)并簽發(fā)“審計合格通知單”，財務方能憑以付款。
6、信息管理。（1）凡是公司采購的物資，審計處不管數(shù)量大小、價錢貴賤，都按不同商家、品種、規(guī)格、數(shù)量、價格分門別類登記臺賬，以考核供應部門的計劃執(zhí)行情況，同時核銷計劃。所登記臺賬長期留存，以備核查。（2）為確保采購物資符合生產(chǎn)需要，對儲運部把關員所報不合格產(chǎn)品逐一登記，建立質(zhì)量臺賬。凡三次供貨不符合招標規(guī)定，列為不合格供方，對于不能及時供貨的商家，做好詳細記錄，因不及時耽誤生產(chǎn)的，從結(jié)算貨款中扣除一定金額。
由于實行比價采購，加強了審批管理和監(jiān)督管理制度，使公司在采購工作中做到了公正、公開、公平、合理，有效地避免了一些采購環(huán)節(jié)上的漏洞。
通過開展比價采購審計和投資建設項目審計，把公司的審計監(jiān)督、成本管理、質(zhì)量管理、信息管理、投資管理、采購管理、財務管理等各項基礎工作緊密地連接在一起，統(tǒng)一到降低成本，提高效益這個中心上來。
1、物資比價審計概述。物資采購比價，是指滿足企業(yè)質(zhì)量要求的前提下，實現(xiàn)物資低價采購。我公司為加強物資采購管理，對全公司所屬單位所需物資實行集中統(tǒng)一采購和供應，為了對物資采購進行監(jiān)督，綜合評價、擇優(yōu)確定商家，審計處參與物資采購的全過程，并實施全過程審計。
2、物資采購招標。全公司所需物資基本上全部實行招標，大宗物資或金額較大的物資招標工作必須有分管領導參與，審計處、物貿(mào)部、財務部等有關部門必須全部參與這項工作。確定的價格表各部門一份，分別保管，以便以后相互監(jiān)督。
3、計劃審批。公司各部門根據(jù)本部門一個月中所需物資制定計劃，經(jīng)部門領導同意，分管的公司領導簽字后，于每月30號前報物貿(mào)部，物貿(mào)部分別匯總?cè)靖鞑块T的計劃，尋找3家以上商家并填報價格后報審計處。審計處最后根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)上信息、招標價格、市場調(diào)研等情況，確定供貨商家及價格，前提是審計處確定的價格不能高于物貿(mào)部提報的價格。最后董事長批準，于每月的15日前返回物貿(mào)部等部門。
4、計劃的執(zhí)行。董事長批準的計劃一式四份，供應部門一份，按計劃采購；儲運部門一份，按計劃入庫；財務部門一份，按計劃付款；審計處一份，便于單據(jù)審核及各項采購制度的考核。
為了嚴格執(zhí)行計劃，審計處制定了嚴格的考核制度，儲運部門有材料庫存定額，供應部門如超計劃采購，儲運部門可以不辦理入庫。儲運部門有專門的把關員，對質(zhì)量不合格產(chǎn)品不入庫并退貨，并把不合格產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、金額在月底匯總報審計處，由審計處對供應采購人員進行考核。若把關員把不合格產(chǎn)品放行，使用部門在3個月內(nèi)使用材料不合格，寫明原因，經(jīng)使用人、工段長、使用部門負責人簽字后交審計處，月底由審計處對把關員進行考核。由此在供應部、儲運部之間形成了相互制約、相互監(jiān)督的機制，保證了采購計劃的執(zhí)行質(zhì)量。
針對物資采購不及時，不能滿足生產(chǎn)需要的問題，審計處制定了正常計劃采購落實制度。制度規(guī)定本縣內(nèi)物資5天購進；本省內(nèi)物資20天購進，省外物資40天購進；國外物資70天購進。制定了物資購進完成率95％的目標。2004年實際完成率達到97％。急用計劃目標為100％，實際完成100％，杜絕了因采購不及時造成工序脫節(jié)的問題，滿足了生產(chǎn)需要。同時對物資入庫手續(xù)、財務付款等做了詳細的規(guī)定。
5、票據(jù)審計。公司所需物資采購入庫時，把關員必須在檢驗單上簽字，等對方開據(jù)增值稅發(fā)票后，供應部采購員根據(jù)所采購材料的價格、數(shù)量、金額填寫物資入庫單，把關員、保管員、采購員全部在入庫單上簽字后連同發(fā)票一并交審計處。審計處根據(jù)計劃，審核價格是否超過計劃價格，是否是計劃確定的商家。如果要更換商家，供應部門要上報并單獨寫明原因，并有部門負責人簽字報告。經(jīng)審計處審核符合原規(guī)定的單據(jù)并簽發(fā)“審計合格通知單”，財務方能憑以付款。
6、信息管理。（1）凡是公司采購的物資，審計處不管數(shù)量大小、價錢貴賤，都按不同商家、品種、規(guī)格、數(shù)量、價格分門別類登記臺賬，以考核供應部門的計劃執(zhí)行情況，同時核銷計劃。所登記臺賬長期留存，以備核查。（2）為確保采購物資符合生產(chǎn)需要，對儲運部把關員所報不合格產(chǎn)品逐一登記，建立質(zhì)量臺賬。凡三次供貨不符合招標規(guī)定，列為不合格供方，對于不能及時供貨的商家，做好詳細記錄，因不及時耽誤生產(chǎn)的，從結(jié)算貨款中扣除一定金額。
由于實行比價采購，加強了審批管理和監(jiān)督管理制度，使公司在采購工作中做到了公正、公開、公平、合理，有效地避免了一些采購環(huán)節(jié)上的漏洞。
通過開展比價采購審計和投資建設項目審計，把公司的審計監(jiān)督、成本管理、質(zhì)量管理、信息管理、投資管理、采購管理、財務管理等各項基礎工作緊密地連接在一起，統(tǒng)一到降低成本，提高效益這個中心上來。