如何撰寫發(fā)給非專業(yè)人士的律師函
人們?yōu)槭裁从憛捠盏铰蓭煹膩硇拍?？因?yàn)樗鼈儾皇菐韷南?，就意味著生意上出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題。而且，這些信讓人理解起來有些難度,因?yàn)槠渲杏幸恍┥У膶I(yè)術(shù)語，還有,在收到律師的來信之后，往往隨之而來的是訴訟的威脅。
那為什么律師們還要發(fā)出這些信件呢？因?yàn)榻灰壮霈F(xiàn)了問題，也因?yàn)樗麄兿胩崞鹪V訟。
是不是在律師函中一定要用一些生僻古怪的術(shù)語而讓人費(fèi)解呢？換句話說，律師能不能用大家都熟悉的詞語來表述生意上的問題或即將來臨的訴訟呢？
其實(shí)，不管是給違約者的正式請(qǐng)求書、給客戶的意見書，還是給法院書記員的說明書，只要收信人不能理解其說了些什么，那這樣的律師函是不合格的。
所有的律師函都有一個(gè)共同的特點(diǎn)：它們不需要有太強(qiáng)的文學(xué)色彩，它們?cè)谌舾赡暌院笠膊豢赡茉俦婚喿x，而且人們也不會(huì)對(duì)它們所包含的智慧、對(duì)它們的吸引力、對(duì)其中的華麗詞語而給予關(guān)注。實(shí)際上，不論這些律師函上載明的是默許、意向，還是協(xié)議，再幸運(yùn)的話也只會(huì)被少數(shù)人為了特定的目的而閱讀一次。
律師是"信函工廠"
律師會(huì)撰寫很多很多的信函。拿我來說，平均每天要寫5封信函（包括意見書，說明書，正式請(qǐng)求書以及其他各式各樣的信函），有時(shí)候一天書寫得多些，有時(shí)候一天書寫得少些，不過，我認(rèn)為每天5封還是一個(gè)保守的數(shù)字。每天5封，每周5天，每年50周，累計(jì)起來，每年就有1250封，不可想象，在我25年的執(zhí)業(yè)生涯中，我撰寫的信函達(dá)31250封之多。
律師們?yōu)槭裁匆獙戇@么多的信函呢？答案在我們的職業(yè)規(guī)范和職業(yè)道德中。美國(guó)佛羅里達(dá)州的律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中第4-1.4款說道：
"一個(gè)律師應(yīng)向客戶報(bào)告事件的現(xiàn)狀并負(fù)有根據(jù)客戶的合理要求而給予通知的義務(wù)。"
"一個(gè)律師應(yīng)在適當(dāng)?shù)姆秶畠?nèi)向客戶解釋事由，以便客戶對(duì)代理事項(xiàng)做出決定。"
既然客戶們都知道要保存那些口頭上的報(bào)告和解釋，那律師們就更明白書面文字比口頭話語更可靠：它們不容易被忘記或被誤解.信函能夠保存法律意見的記錄，這對(duì)律師和其客戶都是有利的。所以，我們說信函是保存對(duì)客戶的報(bào)告和向客戶解釋事由的工具。
撰寫信函之前需要做的事情
在動(dòng)筆起草信函之前要注意做好一些基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。
查找信函范本。您可以在以前起草的信函中尋找類似的范本，也可以參考一下此文附錄中所列的范本（包括預(yù)約書，說明書，正式請(qǐng)求書，合同談判備忘錄，合同意見書及傳真函等）。
參考一下那些以前發(fā)給該收信人的信函。在這個(gè)繁忙的世界上，好多事情容易忘記?；仡櫼郧暗男藕梢蕴嵝涯诠ぷ髁鞒讨凶叩搅四囊徊剑瑢懥诵┦裁?，還需要說些什么，所以說，這樣做可以讓您把握信函的方向和要旨。
未經(jīng)允許，不要發(fā)函給另一個(gè)律師的客戶。在發(fā)送之前，要確認(rèn)收信人是否已經(jīng)有代理律師了。所以，在這之前，問一問您的客戶。佛羅里達(dá)州的律師條例之職業(yè)行為規(guī)則的第4-4.2款有這樣的規(guī)定：
"在為客戶進(jìn)行代理活動(dòng)中，如果一位律師知道當(dāng)事人已經(jīng)有另一位律師在為其代理，除非得到該代理律師的同意，他就不得再同該當(dāng)事人交流有關(guān)代理之事項(xiàng)。"
列出您的構(gòu)思提綱。在打開電腦或錄音機(jī)前，拿出一個(gè)黃色的小便箋簿略記下信函的大綱并列出您將在信函中要寫此什么，記錄這些要點(diǎn)時(shí)不要考慮什么順序，想到什么就寫什么，因?yàn)槟憧梢栽谡嬲珜懶藕瘯r(shí)重新安排順序，而現(xiàn)在，您要做的僅僅是為信函準(zhǔn)備提綱。
隨時(shí)將上述小便箋簿放在手邊。當(dāng)您不需要所構(gòu)思提綱清單時(shí)，也要將小便箋簿放在桌上。因?yàn)樵趯懽鬟^程中隨時(shí)可能涌現(xiàn)出新思路，要及時(shí)記下這些新的思路，稍不注意，它們就會(huì)被忘了。
一些錯(cuò)誤的小細(xì)節(jié)常常會(huì)欺騙您的眼睛
信函的頁首常常要注明時(shí)間、收信人姓名、住址等繁瑣事項(xiàng)。如果這些事項(xiàng)有錯(cuò)誤或是被疏漏，說得嚴(yán)重一點(diǎn)，會(huì)讓人覺得書寫者有些粗心大意。所以，從一開始起草信函時(shí)就要小心謹(jǐn)慎，注意那些特別事項(xiàng)，讓收信人覺得律師函比一般信函確實(shí)要好。
注明日期. 在信函上注明撰寫的日期，并在當(dāng)日發(fā)出信函。未注明日期的信函回復(fù)起來有些困難，遇到這樣的難題，我常常是這樣寫的，"茲對(duì)1999年6月24日收到之未注明日期函做出答復(fù)。"
在注明日期時(shí)，用國(guó)際通用的格式：日-月-年（day-month-year），而不是美國(guó)通用的格式：月-日-年（month-day-year）.正如華爾街日?qǐng)?bào)在1999年6月1日中所報(bào)道的那樣：
"有點(diǎn)古怪的美國(guó)時(shí)間格式正在讓位于世界通用的日期在先的時(shí)間格式……現(xiàn)代語言學(xué)會(huì)（MLA）文體和芝加哥手冊(cè)文體都支持這種日期在先的時(shí)間格式，美國(guó)紐約州現(xiàn)代語言學(xué)會(huì)（MLA）的圖書采購(gòu)部主任Joseph.Gibaldi也說''''你們必須拋棄那些使用了逗號(hào)的時(shí)間格式''''."
如果您是以傳真或電子郵件的形式發(fā)送信函，應(yīng)在信函上印上日期和具體時(shí)間。因?yàn)閭鹘y(tǒng)郵件傳遞可能要幾天，但傳真和電子雜志的傳遞則只需要幾個(gè)小時(shí)或幾分鐘。
提醒客戶對(duì)其與律師之間的交流溝通負(fù)有保密義務(wù)。有時(shí)候，客戶們將收到的律師函拿給第三方閱讀，因?yàn)樗麄儾恢浪麄儾荒軐⑵渑c律師之間溝通的內(nèi)容披露給他方，所以，應(yīng)該在信函的首部寫上一些話來提醒客戶：
"律師與客戶之間的溝通交流為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方"
如果信函是發(fā)生在訴訟之中或是訴訟的準(zhǔn)備階段，那用下面這段話：
"律師與客戶之間的溝通交流和律師的工作成果為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方"
寫清收信人的法定名稱和住址。只有信函的內(nèi)容準(zhǔn)確，才能讓人覺得它是可以信賴的。您可以利用公共檔案、電話本、互聯(lián)網(wǎng)等工具來核對(duì)這些名稱的準(zhǔn)確性，特別是，如果這些名稱中出現(xiàn)了中間名字(middle initials)，千萬不要憑想象和猜測(cè)，因?yàn)橄雭淼暮筒聛淼臇|西常常都不可靠。
不使用傳統(tǒng)郵件送交信函，就要特別說明送交的方式。如果是用傳真發(fā)送，就要注明傳真號(hào)碼和電話號(hào)碼;如果是用聯(lián)邦快遞送交，就要說明送交的時(shí)間是否會(huì)超過一天;如果是以電子郵件的形式發(fā)送，就要注明電子郵件的地址;如果是讓您的同事送交到某個(gè)地點(diǎn)，那只需在信函上注明送交的方式即可。
傳真通知。在發(fā)傳真的時(shí)候，附一個(gè)傳真通知以防發(fā)錯(cuò)了號(hào)碼。這里有一個(gè)我經(jīng)常放在傳真信函抬頭的通知樣本：
注意：本傳真欲發(fā)送給下述之收件人，該接收人享有專用權(quán)并負(fù)有保密義務(wù)。若您非下文所述之收件人，請(qǐng)不要使用、分發(fā)、發(fā)送、復(fù)制本傳真件，并應(yīng)盡快通過電話或傳真通知我們更改上文所述之號(hào)碼。
發(fā)送日期_______ 發(fā)送時(shí)間________ 頁數(shù)_______
特定收件人_____________
發(fā)完傳真后，要打電話給收件人確認(rèn)其已經(jīng)收到傳真，并在有空余的地方記下收件人的名字。千萬不要相信傳真機(jī)顯示的發(fā)送成功的信息,因?yàn)閭髡鏅C(jī)終究是機(jī)器，不具有類似人類智慧的可信度。
信函格式
信函的主體是書寫信函的目的之所在。您必須讓讀者清楚地知道您想要表達(dá)的意思和目的。如果您的信函讓讀者一頭霧水，讓他們不知道您要說些什么的話，那這樣的信函是不合格的。大多數(shù)的信函常常會(huì)在某些地方步入這兩個(gè)極端，但遵從下述建議卻可以讓您的信函走上成功之路。
明確你和客戶之間的關(guān)系.讓其他人盡快地了解到誰是您的客戶，這樣做很重要，也會(huì)帶來意想不到的效果。首先，這會(huì)告訴讀者您的客戶有律師。其實(shí)，大多數(shù)的客戶都希望滿世界的人知道他們是有律師的，所以這會(huì)令您的客戶感到高興和自豪。其次，這還讓讀者知道您不是他的律師。如果不這樣做，會(huì)讓那些實(shí)際上和你沒有代理關(guān)系而自認(rèn)為和你有代理關(guān)系的人起訴你，所以這樣做，也會(huì)讓那些不負(fù)責(zé)任的送交者感到有些輕松。
明確你和客戶之間的關(guān)系真的很重要。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第4-4.3款也規(guī)定：
"在處理自己代理的客戶和一個(gè)沒有代理人的當(dāng)事人之間的事務(wù)時(shí)，一個(gè)律師不得聲稱或者暗示自己的處理是公正無私的。"
因此，您在起草信函的第一時(shí)間、第一部分應(yīng)該寫道:"我代表____."自此以后每次撰寫信函，您都應(yīng)該再次證實(shí)您所代理的客戶并稱之為"我的客戶".
陳述信函的要旨。為什么要讓讀者自己猜測(cè)呢？您應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f出您為什么要寫這封信。這里有一些此種表達(dá)法的例句：
"本文旨在______."
"本文通知您_______."
"我的客戶指示我____."
"本文確認(rèn)___________."
"本文證實(shí)我們今天在電話中交流的內(nèi)容為_____."
如果有隨信附件，首先要列出他們的清單。附件清單應(yīng)該放在信函的首部，這既可以讓您的工作人員輕松地收集這些附件，也可以讓讀者確認(rèn)這些附件是否已經(jīng)全部收到。另外，這樣做，讀者就不需要到信函的全文中去尋找哪些是隨信附件了，特別是信函過長(zhǎng)時(shí)，這樣做就更省事了。
為了避免將來引起關(guān)于附件的爭(zhēng)議，對(duì)這些隨信附件需進(jìn)行詳細(xì)地說明，至少，這些附件的名稱和時(shí)間應(yīng)該被列出。如果某附件已經(jīng)被登記存檔，那存檔記錄信息也要被列出。另外，不管附件文檔是正本還是副本，都應(yīng)該被說明。具體做法請(qǐng)參考下面這個(gè)例子：
"下列附件來源于您在1999年__月___日的交易，在該交易日中，你從____處購(gòu)買了一座住宅，該住宅位于_____,彼得斯堡大街，佛羅里達(dá)州：
房產(chǎn)擔(dān)保契約,訂立于1999年__月___日，于1999年__月___日登記存檔在佛羅里達(dá)州___縣的公共檔案中第__卷第___頁上(正本)
產(chǎn)權(quán)保險(xiǎn)單,由_____于1999年__月___日在_______簽發(fā),單號(hào)為____(正本)
住房和城市發(fā)展部第1號(hào)授與聲明，發(fā)布于1999年__月___日(正本)"
用一些相互獨(dú)立的段落來描繪出信函的輪廓。信函的每個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)獨(dú)立的意思、意見、觀點(diǎn)或概念。每個(gè)段落最多也只用四個(gè)或五個(gè)短句組成。如果某個(gè)段落過長(zhǎng)，則應(yīng)分成幾個(gè)小分段。段落之間應(yīng)該按邏輯順序有條理地組織起來。當(dāng)然，不需要一下子把它們都寫出來，可以邊想邊寫。另外，要力圖在一個(gè)段落或在鄰近的幾個(gè)段落中將相關(guān)的概念解釋清楚。本文的附錄中有幾個(gè)這樣的例子可供參考。
給每個(gè)段落加上一個(gè)標(biāo)題并在該標(biāo)題的下面劃上下劃線，這就像給一篇新聞注上標(biāo)題一樣，作用是既可以讓讀者輕易地瀏覽信函全文并決定怎樣繼續(xù)精讀和消化信函的內(nèi)容，還可以讓您以后在文件中很容易地查找信函的內(nèi)容并回想起當(dāng)時(shí)為什么要這么寫。
每個(gè)段落只能圍繞一個(gè)中心來展開論述。這個(gè)道理很簡(jiǎn)單，您在小學(xué)的時(shí)候就應(yīng)該學(xué)過。根據(jù)這個(gè)道理，您應(yīng)集中筆墨論述您在提綱中安排的概念或觀點(diǎn)。
如果該信函是發(fā)給客戶的，那么在書寫過程涌現(xiàn)的一些想法也要寫上。是的，在書寫過程中，常常會(huì)有很多好的想法浮現(xiàn)在你的腦海里，比如：交易中可能出現(xiàn)的一些障礙，將來可能會(huì)發(fā)生的一些事情，過去已經(jīng)發(fā)生了的一些事情，讓事情往好的方向發(fā)展的方法，等等。盡管這些想法從嚴(yán)格意義上講算不上法律意見，但還是寫在信函中。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第4-2.1款也有這樣的要求：
"在為客戶提供意見時(shí)，一個(gè)律師不能僅僅只提供法律層面上的意見，而且還根據(jù)客戶的現(xiàn)實(shí)情況考慮到道德、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)以及政治等相關(guān)因素。"
如果該信函是寄給非客戶的，那就不要提供任何意見。該類信函只需達(dá)到提供信息、提出要求等目的即可。換句說，不要給收信者提供任何法律上的意見。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則第4-2.1款的評(píng)述中說：
"在為客戶代理的過程中，一個(gè)律師不得向非客戶方提供任何意見，但建議其聘請(qǐng)律師的意見除外。"
陳述您的設(shè)想和依據(jù)。不管是意見書還是非意見書，都要詳細(xì)說明有事實(shí)根據(jù)的設(shè)想并給出相關(guān)意見和建議所依據(jù)的法律。對(duì)意見書來說，常規(guī)是要詳細(xì)陳述意見所依據(jù)的事實(shí)以及相關(guān)的成文法和判例法。為了避免將來引起誤解，所以每封信函在提供意見或建議時(shí)都會(huì)提供相關(guān)的依據(jù)。陳述假設(shè)的事實(shí)或相應(yīng)的準(zhǔn)據(jù)法不僅可以使讀者知道作者是如何得出這些正確結(jié)論的，而且還能讓讀者在發(fā)現(xiàn)這些假設(shè)事實(shí)不正確之后通知作者改正。
給客戶的指示要用粗體字母。這樣做可以讓客戶容易地理解您的信函并按您的建議去做。
在信函的末尾加上一個(gè)結(jié)束段落。下面有一些結(jié)束段落的樣本：
總結(jié)意見的："總之，我建議您……"
采取措施的："因此，請(qǐng)采取下列措施……"
提出要求的："于是，我的客戶要求您立即停止并終止……"
一般性結(jié)尾："如有任何問題，請(qǐng)給我來電。"
玩點(diǎn)文字游戲
為什么律師們經(jīng)常要花很長(zhǎng)的時(shí)間來書寫信函呢？答案是我們總是喜歡玩點(diǎn)文字游戲。我們一而再，再而三地書寫、重寫，推敲、刪除、剪貼文字，直到我們滿意為止，這也許就是法律寫作的藝術(shù)，也有點(diǎn)像畫家畢家索，在一塊油畫布上一遍又一遍地畫著相同的油畫，然后到另一塊油畫布上畫這幅畫，再到第三塊油畫布上畫這幅畫……直到他滿意為止，當(dāng)然，不可能總是地滿意，只要作品好得能夠向外公布即可。所以說，寫作也是一門藝術(shù)。說回來，這也就是為什么那文字處理軟件在律師行里要比其他行業(yè)里賣得好的原因。下面我們來談一談一些文字處理技巧。
用短句子撰寫。短句子比長(zhǎng)句子更讓人容易理解。"那些簡(jiǎn)短的、干凈利落的句子更容易讓非專業(yè)人士接受。"這是已故阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在為美聯(lián)社描述寫作方式時(shí)所說的一句話。阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在1999年3月去逝，享年100歲，是英國(guó)在位時(shí)間最長(zhǎng)的上訴法官之一。當(dāng)然，阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在撰寫上訴意見時(shí)用的文字規(guī)則同樣也適用于律師們發(fā)給非專業(yè)人士的律師函。
在信函中可以使用專業(yè)術(shù)語，但要對(duì)其進(jìn)行解釋。我們總是聽到律師們說太多的專業(yè)術(shù)語，有時(shí)候他們也是沒有辦法，因?yàn)檎f明某些概念需要用專業(yè)術(shù)語。比如：nunc pro tunc(意思是事后補(bǔ)正，令人興奮的是這個(gè)術(shù)語可以用來準(zhǔn)確地描述出法院擁有的一種專有的權(quán)力，即法院可以在事后補(bǔ)發(fā)一個(gè)有效的命令)和per stirpes(意思是指按家系繼承，也指一種從被繼承人那里接受遺產(chǎn)的方式).
每個(gè)行業(yè)都有它的專業(yè)術(shù)語，這并不是一件壞事情。專業(yè)術(shù)語不僅是我們身份的象征，而且還是一種速記簡(jiǎn)寫的工具。其實(shí)，專業(yè)人士使用專業(yè)術(shù)語是再正常不過了，比如，我的醫(yī)生如果不用專業(yè)術(shù)語來描述我的身體狀況，我甚至?xí)岩晌沂欠裾业搅艘粋€(gè)好的醫(yī)學(xué)專家。一個(gè)好的專業(yè)人士不但要會(huì)使用專業(yè)術(shù)語，還應(yīng)該將這些專業(yè)術(shù)語解釋給非專業(yè)人士。因此，要顯示您的專業(yè)技能，就要在需要的時(shí)候使用專業(yè)術(shù)語并解釋它們。
除非是為了進(jìn)一步說清或是強(qiáng)調(diào)某個(gè)要點(diǎn)，否則就不要重復(fù)陳述相同的內(nèi)容。將一件事情重復(fù)地說多次反而會(huì)讓人覺得模棱兩可；所以在多數(shù)情況下，如果不想弄得含糊不請(qǐng)，就不要將一件事情重復(fù)地再說一次。
要解釋一個(gè)比較難的概念，嘗試著從三個(gè)方面下手。對(duì)解釋一個(gè)比較難的概念來說，重復(fù)一次還是有幫助的。當(dāng)然，如果您每次解釋都從不同的角度、用不同的方法、提出不同的觀點(diǎn)，那會(huì)讓人對(duì)這個(gè)概念理解得越來越清晰。
用主動(dòng)語態(tài)而不用被動(dòng)語態(tài)。主動(dòng)語態(tài)招人喜歡，被動(dòng)語態(tài)惹人討厭。主動(dòng)語態(tài)的句子精練、有效，意思也更明了。
使用修飾語時(shí)要小心。當(dāng)您將一個(gè)修飾語（如"活動(dòng)的"）放在一組名語（如"白蟻和有機(jī)體"）之前時(shí)，一定要弄請(qǐng)這個(gè)修飾語是修飾兩個(gè)名詞還是僅僅修飾第一個(gè)名詞。如果修飾兩個(gè)名詞，那就用排比結(jié)構(gòu)，即在兩個(gè)名詞前都放上該修飾語；如果只修飾一個(gè)名詞，那就在該名詞的前面加上修飾語并將它們一起放的這組名詞的最后。
寫數(shù)字時(shí)要大小寫并用，比如：十(10).這樣做能減少出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。據(jù)美聯(lián)社1999年6月18日的報(bào)道，一個(gè)逗號(hào)放錯(cuò)了地方讓洛克希德馬丁(Lockheed Martin)公司損失了七千萬美元："在一個(gè)標(biāo)的為美國(guó)宇航集團(tuán)的"大力神"C-130J型軍用運(yùn)輸機(jī)的國(guó)際合同中，有一個(gè)針對(duì)通貨膨脹而調(diào)整銷售價(jià)格的方程式，但不幸的是，一個(gè)逗號(hào)被弄成了小數(shù)點(diǎn)……"其實(shí)，如果當(dāng)初寫數(shù)字時(shí)能大小寫并用，這個(gè)不幸就可以避免了。
使用"包括"（including）時(shí)就要考慮在后面加上"但不限于"（but not limited to）。除非您想列出所有的包括項(xiàng)，否則您讓人知道您僅僅是舉個(gè)例子。
不要自己造詞。法律信函的寫作不是創(chuàng)造性的寫作，它的目的既不是為了分析一個(gè)意思的細(xì)微差別，也不是為了引起讀者的沉思或爭(zhēng)論。法律寫作就是要清晰、直接、簡(jiǎn)潔。所以，還是使用常用的詞語、常用的表達(dá)法為妙。
用詞一致。如果您在信函中說明一個(gè)銷售合同的標(biāo)的時(shí)用"貨物"，那么在整個(gè)信函中都應(yīng)該用這個(gè)詞來表達(dá)這個(gè)意思，千萬不要一會(huì)兒用"貨物"，一會(huì)又用"產(chǎn)品".是的，保持用詞的一致性比避免重復(fù)更重要。
保持文法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的一致性。不要過份依賴文法。您在學(xué)校學(xué)的那些文法規(guī)則并不是放之四海而皆準(zhǔn)的。信函的讀者們學(xué)到的文法規(guī)則可能和您學(xué)到的不同，但不管他們學(xué)到的是什么文法規(guī)則，只要信函清晰明了，他們就能理解。
保持文法一致。要特別注意下面這些情況：在哪里放后綴的雙引號(hào)，在年份，州名之后是否應(yīng)該加上逗號(hào)，等等類似的細(xì)節(jié)。有好多文法規(guī)則可以供選擇，原則是應(yīng)在信函的全文中保持文法的一致性。
定義一個(gè)詞語時(shí)要用大寫字母并用引號(hào)引用起來。帶大寫字母的詞語意味著它在文中有特別的意思。下面有一個(gè)定義概念的樣本條款：
"在本文中，"貨物"是指根據(jù)合同______同意向_____購(gòu)買的貨物。"
第一次使用特定的詞語時(shí)就要定義它。如果在信函的開頭或在長(zhǎng)信的末尾沒有專門的一部分來解釋這些概念，那在第一次使用特定的詞語時(shí)就要定義它。這樣做能讓讀者更容易理解信函。
不要用那些垃圾詞語和華麗的詞藻。您應(yīng)該還記得在小學(xué)簡(jiǎn)化分?jǐn)?shù)時(shí)用到的"最小公分母"定律吧。好的寫作定律也和這類似。將最小公分母定律用在寫作上，就能讓每個(gè)讀者理解起來非常容易。還是去掉那些垃圾詞語、刪除那些華麗的詞藻吧。
要坦誠(chéng)，要直接。在法律信函的寫作中拐彎抹角是沒有意義的。想說就直說，如果您的讀者疑惑您究竟說了些什么，那么信函發(fā)出后隨之而來的不是訊速的行動(dòng)而是無盡的想象。
學(xué)習(xí)《文體入門》（Elements of Style）。威廉·斯特倫克在1918年創(chuàng)作的經(jīng)典著作（Elements of Style）的全文已經(jīng)放在哥倫比亞大學(xué)的互聯(lián)網(wǎng)站上了，網(wǎng)址是：http://www.columbia.edu/acis/bartleby/strunk.這就是說，您即使將這個(gè)經(jīng)典著作忘在家里的床頭上，也可以上網(wǎng)查看到這個(gè)經(jīng)典著作的全文了，而且，您還可以在文中搜索到這些比較簡(jiǎn)單的規(guī)則了（讓您見笑，我也是這個(gè)著作的老學(xué)生了）：
"將一個(gè)段落看成是一個(gè)書寫單元:即一個(gè)段落一個(gè)主題。"
"有一條規(guī)則為：以一個(gè)中心句來開始一個(gè)段落，結(jié)尾的時(shí)候再和這個(gè)中心句呼應(yīng)。"
"使用主動(dòng)語態(tài)。"
"用肯定語氣陳述。"
"去掉那些垃圾文字。"
"不要將那些松散的句子連為一體。"
"用類似的格式表達(dá)并列的意思。"
"將有關(guān)聯(lián)的文字放在一起."
"在總結(jié)中，只用一種時(shí)態(tài)陳述。"
"將一個(gè)句子中的重點(diǎn)文字放在句末。"
修改潤(rùn)色
既然信函的初稿已經(jīng)完成，那在發(fā)出之前還要花些時(shí)間對(duì)其進(jìn)行修改潤(rùn)色。
讓您的秘書或助手閱讀信函。您的同事不但能找到那些文字處理器無法找到的拼寫和語法錯(cuò)誤，而且他們還能發(fā)現(xiàn)您起草時(shí)沒有察覺到的矛盾和混淆之處。
在信函的每頁標(biāo)上序號(hào)并將它們按順序裝訂起來。如果信函的頁數(shù)超過一頁，那就應(yīng)該將信函稿按順序標(biāo)號(hào)并裝訂起來，因?yàn)樗麄兊捻樞虺３１慌獊y了。您可以在除第一頁外的每頁稿紙的左上角寫上下面這些：
收信人姓名_____
日期_______
頁數(shù)_______
用藍(lán)墨水而不是用黑墨水簽名，因?yàn)樗{(lán)墨水很容易地讓人區(qū)別出哪個(gè)是正本，哪個(gè)是影印副本。另外，這樣做還讓那些在信函發(fā)出后企圖更改其內(nèi)容的人無法下手。
利用電腦撰寫信函的一些小技巧
我的妻子凱茜建議我將這些小技巧放在文末，因?yàn)楸疚氖顷P(guān)于信函寫作的，而不是關(guān)于電腦使用的。她甚至還認(rèn)為我對(duì)用電腦和玩文字游戲一樣有興趣，她是對(duì)的。透露一點(diǎn)小秘密，在本文的前三稿中，本章整整花費(fèi)了我一頁紙的筆墨。
我還是認(rèn)為那些喜歡玩弄文字游戲的人應(yīng)該在電腦上來擺弄它們。電腦才是他們真正的用舞之地。如果您也已經(jīng)撰寫了31250封信函，我在我的律師執(zhí)業(yè)生涯中撰寫的信函也達(dá)到了這個(gè)數(shù)字（這個(gè)數(shù)字已經(jīng)在上文中統(tǒng)計(jì)過），從1980年起我就開始使用電腦，其中近四份之一的信函是在電腦上完成的，所以我也和你一樣，非常感謝電腦這種在原有信函基礎(chǔ)上剪貼的能力。如果您還愿意繼續(xù)聽，我將把在運(yùn)用電腦撰寫信函中積累的一些小技巧奉獻(xiàn)給您。
直接在電腦上撰寫信函。如果您還沒有加入到信息化革命中來，那趕快行動(dòng)吧。不需要其他理由，只為撰寫信函就值得買一臺(tái)電腦。一旦擁有了電腦，您就會(huì)發(fā)現(xiàn)您再也不用向客戶解釋為什么三天前口述的信函還沒有發(fā)出。
利用微軟的word軟件和Corel公司的WordPerfect軟件。是的，您需要好的文字處理軟件。他們最新的版本分別是word 2000和Corel WordPerfect 2000.雖然我有這兩個(gè)新版本，但我還是用Dos版的Wordperfect 5.1來完成我近99%的工作。我的手指已經(jīng)熟悉了那些特殊的編碼，用起這些老版本軟件就會(huì)得心應(yīng)手。另外，這還因?yàn)槲夷軐⑦@個(gè)老版本軟件的文件格式轉(zhuǎn)化成其他2000新版軟件所認(rèn)可的文件格式。
如果不能打字，那就利用語音識(shí)別軟件。如果您從未接觸過打字，那也有適合您的軟件為您服務(wù)。語音識(shí)別軟件可以讓您直接口述給電腦。這類軟件是如此地好以致于WordPerfect 2000都和其中的一個(gè)捆綁起來進(jìn)行銷售。你可以買一個(gè)語音識(shí)別軟件外加一個(gè)手提式錄音機(jī)，這樣你可以按傳統(tǒng)的方式錄音，然后轉(zhuǎn)錄到電腦上。比較知名的兩款語音識(shí)別軟件是：Dragon Naturally Speaking 和 L&H VoiceXpress.
為每個(gè)客戶建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾。您可以在電腦上為每個(gè)客戶建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾，這樣就可以將該客戶的信函、文檔、工作記錄全都放在該文件夾下，就像放在一個(gè)紙文件夾中一樣，查找起來方便多了。另外，客戶的名字可以命名為文件夾的名字，比如，將與某甲有關(guān)的信函、遺囑、合同、電子表格等文檔放入電腦中一個(gè)名為"甲"的文件夾中。
將所有信函保存在電腦中的一個(gè)文件夾內(nèi)。就像把信函的副本保存在一個(gè)紙文件夾中一樣，您可以將信函的電子副本保存在電腦中專門為該客戶建立的文件夾中。當(dāng)然，這也不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為是為每個(gè)客戶的每一封信建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾。如果電腦中已經(jīng)存在為該客戶保存信函的文件夾，將新撰寫的信函放入該文件夾中即可。我發(fā)現(xiàn)是將新信函放在老信函的上面，而不是放在它們的下面。在紙文件夾中，為了讓人一眼看到，新信函總是放在紙夾的最前面，所以在電腦中放置信函時(shí)，也要采用這個(gè)規(guī)則。其實(shí)，這在電腦中很容易做到：即在老信函的頂部新開一頁開始撰寫新信函。
給客戶的信函以LETTERCL命名，給非客戶的信函以收信人的名字命名。如果信函的文件名是以收信人的名字來命名的，當(dāng)您事后想看這封信時(shí)，不需要到處亂點(diǎn)，就能很快查找到它。舉例來說，將電腦中一封給非客戶瑪麗.史密斯的信命名為史密斯文件。有一個(gè)例外，我給客戶的信函不是客戶的名字而是以LETTERCL來命名的，因?yàn)檫@些信函在電腦中存放的文件夾是以客戶的名字來命名的。如果這樣做，當(dāng)客戶是一個(gè)公司或是一個(gè)集團(tuán)時(shí)，我就能很快地找到想要的文件。
從先前的信函中拷貝內(nèi)容。有一半以上的信函都不是第一次發(fā)給收信人的，因?yàn)殡S后還要不斷地發(fā)信提醒收件人完成沒有完成的工作或繼續(xù)討論某些以前討論過的問題。在另一半的信函中，至少有一樣?xùn)|西是相同的：先前信函中收件人的名稱、住址以及您的簽名。所以，您起草新信函時(shí)就沒有必要再將這些內(nèi)容重新打一次，使用剪切和復(fù)制命令就能將收信人的名稱和地址及其他有用的信息從原信函上拷貝到新信函上。當(dāng)然，您可以修改這些拷貝來的內(nèi)容，讓它們與正在編輯的信函保持一致。嘿嘿，我其實(shí)還有更好的軟件macros來完成這些重復(fù)性的工作。
打印好信函所需的信封。在沒有電腦之前，我們?cè)诖蛴⌒欧夂袜]寄標(biāo)志時(shí)常常會(huì)犯很多錯(cuò)誤，于是客戶就打電話來告訴我們這些錯(cuò)誤，我們看了看信函，說我們是按正確地址寄出的，那客戶就會(huì)反問我們，那信封上為什么是不同的地址呢?，F(xiàn)在我們使用文字處理軟件中的信封打印功能，就能保證該地址是正確的，因?yàn)橛辛塑浖?，我們就知道信函上的地址和信封上的地址是一樣的?BR> 備份您所撰寫的東西。電腦有它的神奇之處，但它也需要電，如果斷電，文字就會(huì)從屏幕上消失，如果它們沒有被保存，那些文字就永遠(yuǎn)消失了。如果您第一次丟失了一個(gè)小時(shí)的工作量，就應(yīng)該買一個(gè)如磁盤之類的存儲(chǔ)設(shè)備，如果第二次又丟失了一個(gè)小時(shí)的工作量，那就應(yīng)該開始使用這個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備，我對(duì)備份的建議是：
起草信函的過程中要經(jīng)常按"保存"鍵。
如果信函很長(zhǎng)，在撰寫過程中要經(jīng)常打印幾個(gè)副本來備份。
在每個(gè)工作日結(jié)束的時(shí)候?qū)⒛墓ぷ鞒晒麄浞莸酱鎯?chǔ)設(shè)備中。
結(jié)束語
撰寫信函有很多目的：給客戶提供建議，尋求妥協(xié)，發(fā)送文件，獲取信息。所以信函都應(yīng)該清晰明了，簡(jiǎn)單有序。作為律師，只有撰寫出精簡(jiǎn)直接的針對(duì)非專業(yè)人士的律師函才有可能達(dá)到良好的效果。
書寫信函其實(shí)和其他律師技能沒有什么兩樣。收信人如果不能理解，那這樣的正式請(qǐng)求書也無疑是浪費(fèi)筆墨。如果您想浪費(fèi)口舌，那就在信函中說一大堆讓人難以理解的廢話吧。如果您真是想妥協(xié)，那就寫一封讓收信人能夠理解的信函吧。
人們?yōu)槭裁从憛捠盏铰蓭煹膩硇拍?？因?yàn)樗鼈儾皇菐韷南?，就意味著生意上出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題。而且，這些信讓人理解起來有些難度,因?yàn)槠渲杏幸恍┥У膶I(yè)術(shù)語，還有,在收到律師的來信之后，往往隨之而來的是訴訟的威脅。
那為什么律師們還要發(fā)出這些信件呢？因?yàn)榻灰壮霈F(xiàn)了問題，也因?yàn)樗麄兿胩崞鹪V訟。
是不是在律師函中一定要用一些生僻古怪的術(shù)語而讓人費(fèi)解呢？換句話說，律師能不能用大家都熟悉的詞語來表述生意上的問題或即將來臨的訴訟呢？
其實(shí)，不管是給違約者的正式請(qǐng)求書、給客戶的意見書，還是給法院書記員的說明書，只要收信人不能理解其說了些什么，那這樣的律師函是不合格的。
所有的律師函都有一個(gè)共同的特點(diǎn)：它們不需要有太強(qiáng)的文學(xué)色彩，它們?cè)谌舾赡暌院笠膊豢赡茉俦婚喿x，而且人們也不會(huì)對(duì)它們所包含的智慧、對(duì)它們的吸引力、對(duì)其中的華麗詞語而給予關(guān)注。實(shí)際上，不論這些律師函上載明的是默許、意向，還是協(xié)議，再幸運(yùn)的話也只會(huì)被少數(shù)人為了特定的目的而閱讀一次。
律師是"信函工廠"
律師會(huì)撰寫很多很多的信函。拿我來說，平均每天要寫5封信函（包括意見書，說明書，正式請(qǐng)求書以及其他各式各樣的信函），有時(shí)候一天書寫得多些，有時(shí)候一天書寫得少些，不過，我認(rèn)為每天5封還是一個(gè)保守的數(shù)字。每天5封，每周5天，每年50周，累計(jì)起來，每年就有1250封，不可想象，在我25年的執(zhí)業(yè)生涯中，我撰寫的信函達(dá)31250封之多。
律師們?yōu)槭裁匆獙戇@么多的信函呢？答案在我們的職業(yè)規(guī)范和職業(yè)道德中。美國(guó)佛羅里達(dá)州的律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中第4-1.4款說道：
"一個(gè)律師應(yīng)向客戶報(bào)告事件的現(xiàn)狀并負(fù)有根據(jù)客戶的合理要求而給予通知的義務(wù)。"
"一個(gè)律師應(yīng)在適當(dāng)?shù)姆秶畠?nèi)向客戶解釋事由，以便客戶對(duì)代理事項(xiàng)做出決定。"
既然客戶們都知道要保存那些口頭上的報(bào)告和解釋，那律師們就更明白書面文字比口頭話語更可靠：它們不容易被忘記或被誤解.信函能夠保存法律意見的記錄，這對(duì)律師和其客戶都是有利的。所以，我們說信函是保存對(duì)客戶的報(bào)告和向客戶解釋事由的工具。
撰寫信函之前需要做的事情
在動(dòng)筆起草信函之前要注意做好一些基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。
查找信函范本。您可以在以前起草的信函中尋找類似的范本，也可以參考一下此文附錄中所列的范本（包括預(yù)約書，說明書，正式請(qǐng)求書，合同談判備忘錄，合同意見書及傳真函等）。
參考一下那些以前發(fā)給該收信人的信函。在這個(gè)繁忙的世界上，好多事情容易忘記?；仡櫼郧暗男藕梢蕴嵝涯诠ぷ髁鞒讨凶叩搅四囊徊剑瑢懥诵┦裁?，還需要說些什么，所以說，這樣做可以讓您把握信函的方向和要旨。
未經(jīng)允許，不要發(fā)函給另一個(gè)律師的客戶。在發(fā)送之前，要確認(rèn)收信人是否已經(jīng)有代理律師了。所以，在這之前，問一問您的客戶。佛羅里達(dá)州的律師條例之職業(yè)行為規(guī)則的第4-4.2款有這樣的規(guī)定：
"在為客戶進(jìn)行代理活動(dòng)中，如果一位律師知道當(dāng)事人已經(jīng)有另一位律師在為其代理，除非得到該代理律師的同意，他就不得再同該當(dāng)事人交流有關(guān)代理之事項(xiàng)。"
列出您的構(gòu)思提綱。在打開電腦或錄音機(jī)前，拿出一個(gè)黃色的小便箋簿略記下信函的大綱并列出您將在信函中要寫此什么，記錄這些要點(diǎn)時(shí)不要考慮什么順序，想到什么就寫什么，因?yàn)槟憧梢栽谡嬲珜懶藕瘯r(shí)重新安排順序，而現(xiàn)在，您要做的僅僅是為信函準(zhǔn)備提綱。
隨時(shí)將上述小便箋簿放在手邊。當(dāng)您不需要所構(gòu)思提綱清單時(shí)，也要將小便箋簿放在桌上。因?yàn)樵趯懽鬟^程中隨時(shí)可能涌現(xiàn)出新思路，要及時(shí)記下這些新的思路，稍不注意，它們就會(huì)被忘了。
一些錯(cuò)誤的小細(xì)節(jié)常常會(huì)欺騙您的眼睛
信函的頁首常常要注明時(shí)間、收信人姓名、住址等繁瑣事項(xiàng)。如果這些事項(xiàng)有錯(cuò)誤或是被疏漏，說得嚴(yán)重一點(diǎn)，會(huì)讓人覺得書寫者有些粗心大意。所以，從一開始起草信函時(shí)就要小心謹(jǐn)慎，注意那些特別事項(xiàng)，讓收信人覺得律師函比一般信函確實(shí)要好。
注明日期. 在信函上注明撰寫的日期，并在當(dāng)日發(fā)出信函。未注明日期的信函回復(fù)起來有些困難，遇到這樣的難題，我常常是這樣寫的，"茲對(duì)1999年6月24日收到之未注明日期函做出答復(fù)。"
在注明日期時(shí)，用國(guó)際通用的格式：日-月-年（day-month-year），而不是美國(guó)通用的格式：月-日-年（month-day-year）.正如華爾街日?qǐng)?bào)在1999年6月1日中所報(bào)道的那樣：
"有點(diǎn)古怪的美國(guó)時(shí)間格式正在讓位于世界通用的日期在先的時(shí)間格式……現(xiàn)代語言學(xué)會(huì)（MLA）文體和芝加哥手冊(cè)文體都支持這種日期在先的時(shí)間格式，美國(guó)紐約州現(xiàn)代語言學(xué)會(huì)（MLA）的圖書采購(gòu)部主任Joseph.Gibaldi也說''''你們必須拋棄那些使用了逗號(hào)的時(shí)間格式''''."
如果您是以傳真或電子郵件的形式發(fā)送信函，應(yīng)在信函上印上日期和具體時(shí)間。因?yàn)閭鹘y(tǒng)郵件傳遞可能要幾天，但傳真和電子雜志的傳遞則只需要幾個(gè)小時(shí)或幾分鐘。
提醒客戶對(duì)其與律師之間的交流溝通負(fù)有保密義務(wù)。有時(shí)候，客戶們將收到的律師函拿給第三方閱讀，因?yàn)樗麄儾恢浪麄儾荒軐⑵渑c律師之間溝通的內(nèi)容披露給他方，所以，應(yīng)該在信函的首部寫上一些話來提醒客戶：
"律師與客戶之間的溝通交流為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方"
如果信函是發(fā)生在訴訟之中或是訴訟的準(zhǔn)備階段，那用下面這段話：
"律師與客戶之間的溝通交流和律師的工作成果為秘密信息，未經(jīng)允許，不得復(fù)制或披露給第三方"
寫清收信人的法定名稱和住址。只有信函的內(nèi)容準(zhǔn)確，才能讓人覺得它是可以信賴的。您可以利用公共檔案、電話本、互聯(lián)網(wǎng)等工具來核對(duì)這些名稱的準(zhǔn)確性，特別是，如果這些名稱中出現(xiàn)了中間名字(middle initials)，千萬不要憑想象和猜測(cè)，因?yàn)橄雭淼暮筒聛淼臇|西常常都不可靠。
不使用傳統(tǒng)郵件送交信函，就要特別說明送交的方式。如果是用傳真發(fā)送，就要注明傳真號(hào)碼和電話號(hào)碼;如果是用聯(lián)邦快遞送交，就要說明送交的時(shí)間是否會(huì)超過一天;如果是以電子郵件的形式發(fā)送，就要注明電子郵件的地址;如果是讓您的同事送交到某個(gè)地點(diǎn)，那只需在信函上注明送交的方式即可。
傳真通知。在發(fā)傳真的時(shí)候，附一個(gè)傳真通知以防發(fā)錯(cuò)了號(hào)碼。這里有一個(gè)我經(jīng)常放在傳真信函抬頭的通知樣本：
注意：本傳真欲發(fā)送給下述之收件人，該接收人享有專用權(quán)并負(fù)有保密義務(wù)。若您非下文所述之收件人，請(qǐng)不要使用、分發(fā)、發(fā)送、復(fù)制本傳真件，并應(yīng)盡快通過電話或傳真通知我們更改上文所述之號(hào)碼。
發(fā)送日期_______ 發(fā)送時(shí)間________ 頁數(shù)_______
特定收件人_____________
發(fā)完傳真后，要打電話給收件人確認(rèn)其已經(jīng)收到傳真，并在有空余的地方記下收件人的名字。千萬不要相信傳真機(jī)顯示的發(fā)送成功的信息,因?yàn)閭髡鏅C(jī)終究是機(jī)器，不具有類似人類智慧的可信度。
信函格式
信函的主體是書寫信函的目的之所在。您必須讓讀者清楚地知道您想要表達(dá)的意思和目的。如果您的信函讓讀者一頭霧水，讓他們不知道您要說些什么的話，那這樣的信函是不合格的。大多數(shù)的信函常常會(huì)在某些地方步入這兩個(gè)極端，但遵從下述建議卻可以讓您的信函走上成功之路。
明確你和客戶之間的關(guān)系.讓其他人盡快地了解到誰是您的客戶，這樣做很重要，也會(huì)帶來意想不到的效果。首先，這會(huì)告訴讀者您的客戶有律師。其實(shí)，大多數(shù)的客戶都希望滿世界的人知道他們是有律師的，所以這會(huì)令您的客戶感到高興和自豪。其次，這還讓讀者知道您不是他的律師。如果不這樣做，會(huì)讓那些實(shí)際上和你沒有代理關(guān)系而自認(rèn)為和你有代理關(guān)系的人起訴你，所以這樣做，也會(huì)讓那些不負(fù)責(zé)任的送交者感到有些輕松。
明確你和客戶之間的關(guān)系真的很重要。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第4-4.3款也規(guī)定：
"在處理自己代理的客戶和一個(gè)沒有代理人的當(dāng)事人之間的事務(wù)時(shí)，一個(gè)律師不得聲稱或者暗示自己的處理是公正無私的。"
因此，您在起草信函的第一時(shí)間、第一部分應(yīng)該寫道:"我代表____."自此以后每次撰寫信函，您都應(yīng)該再次證實(shí)您所代理的客戶并稱之為"我的客戶".
陳述信函的要旨。為什么要讓讀者自己猜測(cè)呢？您應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f出您為什么要寫這封信。這里有一些此種表達(dá)法的例句：
"本文旨在______."
"本文通知您_______."
"我的客戶指示我____."
"本文確認(rèn)___________."
"本文證實(shí)我們今天在電話中交流的內(nèi)容為_____."
如果有隨信附件，首先要列出他們的清單。附件清單應(yīng)該放在信函的首部，這既可以讓您的工作人員輕松地收集這些附件，也可以讓讀者確認(rèn)這些附件是否已經(jīng)全部收到。另外，這樣做，讀者就不需要到信函的全文中去尋找哪些是隨信附件了，特別是信函過長(zhǎng)時(shí)，這樣做就更省事了。
為了避免將來引起關(guān)于附件的爭(zhēng)議，對(duì)這些隨信附件需進(jìn)行詳細(xì)地說明，至少，這些附件的名稱和時(shí)間應(yīng)該被列出。如果某附件已經(jīng)被登記存檔，那存檔記錄信息也要被列出。另外，不管附件文檔是正本還是副本，都應(yīng)該被說明。具體做法請(qǐng)參考下面這個(gè)例子：
"下列附件來源于您在1999年__月___日的交易，在該交易日中，你從____處購(gòu)買了一座住宅，該住宅位于_____,彼得斯堡大街，佛羅里達(dá)州：
房產(chǎn)擔(dān)保契約,訂立于1999年__月___日，于1999年__月___日登記存檔在佛羅里達(dá)州___縣的公共檔案中第__卷第___頁上(正本)
產(chǎn)權(quán)保險(xiǎn)單,由_____于1999年__月___日在_______簽發(fā),單號(hào)為____(正本)
住房和城市發(fā)展部第1號(hào)授與聲明，發(fā)布于1999年__月___日(正本)"
用一些相互獨(dú)立的段落來描繪出信函的輪廓。信函的每個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)獨(dú)立的意思、意見、觀點(diǎn)或概念。每個(gè)段落最多也只用四個(gè)或五個(gè)短句組成。如果某個(gè)段落過長(zhǎng)，則應(yīng)分成幾個(gè)小分段。段落之間應(yīng)該按邏輯順序有條理地組織起來。當(dāng)然，不需要一下子把它們都寫出來，可以邊想邊寫。另外，要力圖在一個(gè)段落或在鄰近的幾個(gè)段落中將相關(guān)的概念解釋清楚。本文的附錄中有幾個(gè)這樣的例子可供參考。
給每個(gè)段落加上一個(gè)標(biāo)題并在該標(biāo)題的下面劃上下劃線，這就像給一篇新聞注上標(biāo)題一樣，作用是既可以讓讀者輕易地瀏覽信函全文并決定怎樣繼續(xù)精讀和消化信函的內(nèi)容，還可以讓您以后在文件中很容易地查找信函的內(nèi)容并回想起當(dāng)時(shí)為什么要這么寫。
每個(gè)段落只能圍繞一個(gè)中心來展開論述。這個(gè)道理很簡(jiǎn)單，您在小學(xué)的時(shí)候就應(yīng)該學(xué)過。根據(jù)這個(gè)道理，您應(yīng)集中筆墨論述您在提綱中安排的概念或觀點(diǎn)。
如果該信函是發(fā)給客戶的，那么在書寫過程涌現(xiàn)的一些想法也要寫上。是的，在書寫過程中，常常會(huì)有很多好的想法浮現(xiàn)在你的腦海里，比如：交易中可能出現(xiàn)的一些障礙，將來可能會(huì)發(fā)生的一些事情，過去已經(jīng)發(fā)生了的一些事情，讓事情往好的方向發(fā)展的方法，等等。盡管這些想法從嚴(yán)格意義上講算不上法律意見，但還是寫在信函中。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則中的第4-2.1款也有這樣的要求：
"在為客戶提供意見時(shí)，一個(gè)律師不能僅僅只提供法律層面上的意見，而且還根據(jù)客戶的現(xiàn)實(shí)情況考慮到道德、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)以及政治等相關(guān)因素。"
如果該信函是寄給非客戶的，那就不要提供任何意見。該類信函只需達(dá)到提供信息、提出要求等目的即可。換句說，不要給收信者提供任何法律上的意見。佛羅里達(dá)州律師條例之職業(yè)行為規(guī)則第4-2.1款的評(píng)述中說：
"在為客戶代理的過程中，一個(gè)律師不得向非客戶方提供任何意見，但建議其聘請(qǐng)律師的意見除外。"
陳述您的設(shè)想和依據(jù)。不管是意見書還是非意見書，都要詳細(xì)說明有事實(shí)根據(jù)的設(shè)想并給出相關(guān)意見和建議所依據(jù)的法律。對(duì)意見書來說，常規(guī)是要詳細(xì)陳述意見所依據(jù)的事實(shí)以及相關(guān)的成文法和判例法。為了避免將來引起誤解，所以每封信函在提供意見或建議時(shí)都會(huì)提供相關(guān)的依據(jù)。陳述假設(shè)的事實(shí)或相應(yīng)的準(zhǔn)據(jù)法不僅可以使讀者知道作者是如何得出這些正確結(jié)論的，而且還能讓讀者在發(fā)現(xiàn)這些假設(shè)事實(shí)不正確之后通知作者改正。
給客戶的指示要用粗體字母。這樣做可以讓客戶容易地理解您的信函并按您的建議去做。
在信函的末尾加上一個(gè)結(jié)束段落。下面有一些結(jié)束段落的樣本：
總結(jié)意見的："總之，我建議您……"
采取措施的："因此，請(qǐng)采取下列措施……"
提出要求的："于是，我的客戶要求您立即停止并終止……"
一般性結(jié)尾："如有任何問題，請(qǐng)給我來電。"
玩點(diǎn)文字游戲
為什么律師們經(jīng)常要花很長(zhǎng)的時(shí)間來書寫信函呢？答案是我們總是喜歡玩點(diǎn)文字游戲。我們一而再，再而三地書寫、重寫，推敲、刪除、剪貼文字，直到我們滿意為止，這也許就是法律寫作的藝術(shù)，也有點(diǎn)像畫家畢家索，在一塊油畫布上一遍又一遍地畫著相同的油畫，然后到另一塊油畫布上畫這幅畫，再到第三塊油畫布上畫這幅畫……直到他滿意為止，當(dāng)然，不可能總是地滿意，只要作品好得能夠向外公布即可。所以說，寫作也是一門藝術(shù)。說回來，這也就是為什么那文字處理軟件在律師行里要比其他行業(yè)里賣得好的原因。下面我們來談一談一些文字處理技巧。
用短句子撰寫。短句子比長(zhǎng)句子更讓人容易理解。"那些簡(jiǎn)短的、干凈利落的句子更容易讓非專業(yè)人士接受。"這是已故阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在為美聯(lián)社描述寫作方式時(shí)所說的一句話。阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在1999年3月去逝，享年100歲，是英國(guó)在位時(shí)間最長(zhǎng)的上訴法官之一。當(dāng)然，阿爾弗高德·湯普森·丹寧爵士在撰寫上訴意見時(shí)用的文字規(guī)則同樣也適用于律師們發(fā)給非專業(yè)人士的律師函。
在信函中可以使用專業(yè)術(shù)語，但要對(duì)其進(jìn)行解釋。我們總是聽到律師們說太多的專業(yè)術(shù)語，有時(shí)候他們也是沒有辦法，因?yàn)檎f明某些概念需要用專業(yè)術(shù)語。比如：nunc pro tunc(意思是事后補(bǔ)正，令人興奮的是這個(gè)術(shù)語可以用來準(zhǔn)確地描述出法院擁有的一種專有的權(quán)力，即法院可以在事后補(bǔ)發(fā)一個(gè)有效的命令)和per stirpes(意思是指按家系繼承，也指一種從被繼承人那里接受遺產(chǎn)的方式).
每個(gè)行業(yè)都有它的專業(yè)術(shù)語，這并不是一件壞事情。專業(yè)術(shù)語不僅是我們身份的象征，而且還是一種速記簡(jiǎn)寫的工具。其實(shí)，專業(yè)人士使用專業(yè)術(shù)語是再正常不過了，比如，我的醫(yī)生如果不用專業(yè)術(shù)語來描述我的身體狀況，我甚至?xí)岩晌沂欠裾业搅艘粋€(gè)好的醫(yī)學(xué)專家。一個(gè)好的專業(yè)人士不但要會(huì)使用專業(yè)術(shù)語，還應(yīng)該將這些專業(yè)術(shù)語解釋給非專業(yè)人士。因此，要顯示您的專業(yè)技能，就要在需要的時(shí)候使用專業(yè)術(shù)語并解釋它們。
除非是為了進(jìn)一步說清或是強(qiáng)調(diào)某個(gè)要點(diǎn)，否則就不要重復(fù)陳述相同的內(nèi)容。將一件事情重復(fù)地說多次反而會(huì)讓人覺得模棱兩可；所以在多數(shù)情況下，如果不想弄得含糊不請(qǐng)，就不要將一件事情重復(fù)地再說一次。
要解釋一個(gè)比較難的概念，嘗試著從三個(gè)方面下手。對(duì)解釋一個(gè)比較難的概念來說，重復(fù)一次還是有幫助的。當(dāng)然，如果您每次解釋都從不同的角度、用不同的方法、提出不同的觀點(diǎn)，那會(huì)讓人對(duì)這個(gè)概念理解得越來越清晰。
用主動(dòng)語態(tài)而不用被動(dòng)語態(tài)。主動(dòng)語態(tài)招人喜歡，被動(dòng)語態(tài)惹人討厭。主動(dòng)語態(tài)的句子精練、有效，意思也更明了。
使用修飾語時(shí)要小心。當(dāng)您將一個(gè)修飾語（如"活動(dòng)的"）放在一組名語（如"白蟻和有機(jī)體"）之前時(shí)，一定要弄請(qǐng)這個(gè)修飾語是修飾兩個(gè)名詞還是僅僅修飾第一個(gè)名詞。如果修飾兩個(gè)名詞，那就用排比結(jié)構(gòu)，即在兩個(gè)名詞前都放上該修飾語；如果只修飾一個(gè)名詞，那就在該名詞的前面加上修飾語并將它們一起放的這組名詞的最后。
寫數(shù)字時(shí)要大小寫并用，比如：十(10).這樣做能減少出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。據(jù)美聯(lián)社1999年6月18日的報(bào)道，一個(gè)逗號(hào)放錯(cuò)了地方讓洛克希德馬丁(Lockheed Martin)公司損失了七千萬美元："在一個(gè)標(biāo)的為美國(guó)宇航集團(tuán)的"大力神"C-130J型軍用運(yùn)輸機(jī)的國(guó)際合同中，有一個(gè)針對(duì)通貨膨脹而調(diào)整銷售價(jià)格的方程式，但不幸的是，一個(gè)逗號(hào)被弄成了小數(shù)點(diǎn)……"其實(shí)，如果當(dāng)初寫數(shù)字時(shí)能大小寫并用，這個(gè)不幸就可以避免了。
使用"包括"（including）時(shí)就要考慮在后面加上"但不限于"（but not limited to）。除非您想列出所有的包括項(xiàng)，否則您讓人知道您僅僅是舉個(gè)例子。
不要自己造詞。法律信函的寫作不是創(chuàng)造性的寫作，它的目的既不是為了分析一個(gè)意思的細(xì)微差別，也不是為了引起讀者的沉思或爭(zhēng)論。法律寫作就是要清晰、直接、簡(jiǎn)潔。所以，還是使用常用的詞語、常用的表達(dá)法為妙。
用詞一致。如果您在信函中說明一個(gè)銷售合同的標(biāo)的時(shí)用"貨物"，那么在整個(gè)信函中都應(yīng)該用這個(gè)詞來表達(dá)這個(gè)意思，千萬不要一會(huì)兒用"貨物"，一會(huì)又用"產(chǎn)品".是的，保持用詞的一致性比避免重復(fù)更重要。
保持文法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的一致性。不要過份依賴文法。您在學(xué)校學(xué)的那些文法規(guī)則并不是放之四海而皆準(zhǔn)的。信函的讀者們學(xué)到的文法規(guī)則可能和您學(xué)到的不同，但不管他們學(xué)到的是什么文法規(guī)則，只要信函清晰明了，他們就能理解。
保持文法一致。要特別注意下面這些情況：在哪里放后綴的雙引號(hào)，在年份，州名之后是否應(yīng)該加上逗號(hào)，等等類似的細(xì)節(jié)。有好多文法規(guī)則可以供選擇，原則是應(yīng)在信函的全文中保持文法的一致性。
定義一個(gè)詞語時(shí)要用大寫字母并用引號(hào)引用起來。帶大寫字母的詞語意味著它在文中有特別的意思。下面有一個(gè)定義概念的樣本條款：
"在本文中，"貨物"是指根據(jù)合同______同意向_____購(gòu)買的貨物。"
第一次使用特定的詞語時(shí)就要定義它。如果在信函的開頭或在長(zhǎng)信的末尾沒有專門的一部分來解釋這些概念，那在第一次使用特定的詞語時(shí)就要定義它。這樣做能讓讀者更容易理解信函。
不要用那些垃圾詞語和華麗的詞藻。您應(yīng)該還記得在小學(xué)簡(jiǎn)化分?jǐn)?shù)時(shí)用到的"最小公分母"定律吧。好的寫作定律也和這類似。將最小公分母定律用在寫作上，就能讓每個(gè)讀者理解起來非常容易。還是去掉那些垃圾詞語、刪除那些華麗的詞藻吧。
要坦誠(chéng)，要直接。在法律信函的寫作中拐彎抹角是沒有意義的。想說就直說，如果您的讀者疑惑您究竟說了些什么，那么信函發(fā)出后隨之而來的不是訊速的行動(dòng)而是無盡的想象。
學(xué)習(xí)《文體入門》（Elements of Style）。威廉·斯特倫克在1918年創(chuàng)作的經(jīng)典著作（Elements of Style）的全文已經(jīng)放在哥倫比亞大學(xué)的互聯(lián)網(wǎng)站上了，網(wǎng)址是：http://www.columbia.edu/acis/bartleby/strunk.這就是說，您即使將這個(gè)經(jīng)典著作忘在家里的床頭上，也可以上網(wǎng)查看到這個(gè)經(jīng)典著作的全文了，而且，您還可以在文中搜索到這些比較簡(jiǎn)單的規(guī)則了（讓您見笑，我也是這個(gè)著作的老學(xué)生了）：
"將一個(gè)段落看成是一個(gè)書寫單元:即一個(gè)段落一個(gè)主題。"
"有一條規(guī)則為：以一個(gè)中心句來開始一個(gè)段落，結(jié)尾的時(shí)候再和這個(gè)中心句呼應(yīng)。"
"使用主動(dòng)語態(tài)。"
"用肯定語氣陳述。"
"去掉那些垃圾文字。"
"不要將那些松散的句子連為一體。"
"用類似的格式表達(dá)并列的意思。"
"將有關(guān)聯(lián)的文字放在一起."
"在總結(jié)中，只用一種時(shí)態(tài)陳述。"
"將一個(gè)句子中的重點(diǎn)文字放在句末。"
修改潤(rùn)色
既然信函的初稿已經(jīng)完成，那在發(fā)出之前還要花些時(shí)間對(duì)其進(jìn)行修改潤(rùn)色。
讓您的秘書或助手閱讀信函。您的同事不但能找到那些文字處理器無法找到的拼寫和語法錯(cuò)誤，而且他們還能發(fā)現(xiàn)您起草時(shí)沒有察覺到的矛盾和混淆之處。
在信函的每頁標(biāo)上序號(hào)并將它們按順序裝訂起來。如果信函的頁數(shù)超過一頁，那就應(yīng)該將信函稿按順序標(biāo)號(hào)并裝訂起來，因?yàn)樗麄兊捻樞虺３１慌獊y了。您可以在除第一頁外的每頁稿紙的左上角寫上下面這些：
收信人姓名_____
日期_______
頁數(shù)_______
用藍(lán)墨水而不是用黑墨水簽名，因?yàn)樗{(lán)墨水很容易地讓人區(qū)別出哪個(gè)是正本，哪個(gè)是影印副本。另外，這樣做還讓那些在信函發(fā)出后企圖更改其內(nèi)容的人無法下手。
利用電腦撰寫信函的一些小技巧
我的妻子凱茜建議我將這些小技巧放在文末，因?yàn)楸疚氖顷P(guān)于信函寫作的，而不是關(guān)于電腦使用的。她甚至還認(rèn)為我對(duì)用電腦和玩文字游戲一樣有興趣，她是對(duì)的。透露一點(diǎn)小秘密，在本文的前三稿中，本章整整花費(fèi)了我一頁紙的筆墨。
我還是認(rèn)為那些喜歡玩弄文字游戲的人應(yīng)該在電腦上來擺弄它們。電腦才是他們真正的用舞之地。如果您也已經(jīng)撰寫了31250封信函，我在我的律師執(zhí)業(yè)生涯中撰寫的信函也達(dá)到了這個(gè)數(shù)字（這個(gè)數(shù)字已經(jīng)在上文中統(tǒng)計(jì)過），從1980年起我就開始使用電腦，其中近四份之一的信函是在電腦上完成的，所以我也和你一樣，非常感謝電腦這種在原有信函基礎(chǔ)上剪貼的能力。如果您還愿意繼續(xù)聽，我將把在運(yùn)用電腦撰寫信函中積累的一些小技巧奉獻(xiàn)給您。
直接在電腦上撰寫信函。如果您還沒有加入到信息化革命中來，那趕快行動(dòng)吧。不需要其他理由，只為撰寫信函就值得買一臺(tái)電腦。一旦擁有了電腦，您就會(huì)發(fā)現(xiàn)您再也不用向客戶解釋為什么三天前口述的信函還沒有發(fā)出。
利用微軟的word軟件和Corel公司的WordPerfect軟件。是的，您需要好的文字處理軟件。他們最新的版本分別是word 2000和Corel WordPerfect 2000.雖然我有這兩個(gè)新版本，但我還是用Dos版的Wordperfect 5.1來完成我近99%的工作。我的手指已經(jīng)熟悉了那些特殊的編碼，用起這些老版本軟件就會(huì)得心應(yīng)手。另外，這還因?yàn)槲夷軐⑦@個(gè)老版本軟件的文件格式轉(zhuǎn)化成其他2000新版軟件所認(rèn)可的文件格式。
如果不能打字，那就利用語音識(shí)別軟件。如果您從未接觸過打字，那也有適合您的軟件為您服務(wù)。語音識(shí)別軟件可以讓您直接口述給電腦。這類軟件是如此地好以致于WordPerfect 2000都和其中的一個(gè)捆綁起來進(jìn)行銷售。你可以買一個(gè)語音識(shí)別軟件外加一個(gè)手提式錄音機(jī)，這樣你可以按傳統(tǒng)的方式錄音，然后轉(zhuǎn)錄到電腦上。比較知名的兩款語音識(shí)別軟件是：Dragon Naturally Speaking 和 L&H VoiceXpress.
為每個(gè)客戶建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾。您可以在電腦上為每個(gè)客戶建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾，這樣就可以將該客戶的信函、文檔、工作記錄全都放在該文件夾下，就像放在一個(gè)紙文件夾中一樣，查找起來方便多了。另外，客戶的名字可以命名為文件夾的名字，比如，將與某甲有關(guān)的信函、遺囑、合同、電子表格等文檔放入電腦中一個(gè)名為"甲"的文件夾中。
將所有信函保存在電腦中的一個(gè)文件夾內(nèi)。就像把信函的副本保存在一個(gè)紙文件夾中一樣，您可以將信函的電子副本保存在電腦中專門為該客戶建立的文件夾中。當(dāng)然，這也不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為是為每個(gè)客戶的每一封信建立一個(gè)單獨(dú)的文件夾。如果電腦中已經(jīng)存在為該客戶保存信函的文件夾，將新撰寫的信函放入該文件夾中即可。我發(fā)現(xiàn)是將新信函放在老信函的上面，而不是放在它們的下面。在紙文件夾中，為了讓人一眼看到，新信函總是放在紙夾的最前面，所以在電腦中放置信函時(shí)，也要采用這個(gè)規(guī)則。其實(shí)，這在電腦中很容易做到：即在老信函的頂部新開一頁開始撰寫新信函。
給客戶的信函以LETTERCL命名，給非客戶的信函以收信人的名字命名。如果信函的文件名是以收信人的名字來命名的，當(dāng)您事后想看這封信時(shí)，不需要到處亂點(diǎn)，就能很快查找到它。舉例來說，將電腦中一封給非客戶瑪麗.史密斯的信命名為史密斯文件。有一個(gè)例外，我給客戶的信函不是客戶的名字而是以LETTERCL來命名的，因?yàn)檫@些信函在電腦中存放的文件夾是以客戶的名字來命名的。如果這樣做，當(dāng)客戶是一個(gè)公司或是一個(gè)集團(tuán)時(shí)，我就能很快地找到想要的文件。
從先前的信函中拷貝內(nèi)容。有一半以上的信函都不是第一次發(fā)給收信人的，因?yàn)殡S后還要不斷地發(fā)信提醒收件人完成沒有完成的工作或繼續(xù)討論某些以前討論過的問題。在另一半的信函中，至少有一樣?xùn)|西是相同的：先前信函中收件人的名稱、住址以及您的簽名。所以，您起草新信函時(shí)就沒有必要再將這些內(nèi)容重新打一次，使用剪切和復(fù)制命令就能將收信人的名稱和地址及其他有用的信息從原信函上拷貝到新信函上。當(dāng)然，您可以修改這些拷貝來的內(nèi)容，讓它們與正在編輯的信函保持一致。嘿嘿，我其實(shí)還有更好的軟件macros來完成這些重復(fù)性的工作。
打印好信函所需的信封。在沒有電腦之前，我們?cè)诖蛴⌒欧夂袜]寄標(biāo)志時(shí)常常會(huì)犯很多錯(cuò)誤，于是客戶就打電話來告訴我們這些錯(cuò)誤，我們看了看信函，說我們是按正確地址寄出的，那客戶就會(huì)反問我們，那信封上為什么是不同的地址呢?，F(xiàn)在我們使用文字處理軟件中的信封打印功能，就能保證該地址是正確的，因?yàn)橛辛塑浖?，我們就知道信函上的地址和信封上的地址是一樣的?BR> 備份您所撰寫的東西。電腦有它的神奇之處，但它也需要電，如果斷電，文字就會(huì)從屏幕上消失，如果它們沒有被保存，那些文字就永遠(yuǎn)消失了。如果您第一次丟失了一個(gè)小時(shí)的工作量，就應(yīng)該買一個(gè)如磁盤之類的存儲(chǔ)設(shè)備，如果第二次又丟失了一個(gè)小時(shí)的工作量，那就應(yīng)該開始使用這個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備，我對(duì)備份的建議是：
起草信函的過程中要經(jīng)常按"保存"鍵。
如果信函很長(zhǎng)，在撰寫過程中要經(jīng)常打印幾個(gè)副本來備份。
在每個(gè)工作日結(jié)束的時(shí)候?qū)⒛墓ぷ鞒晒麄浞莸酱鎯?chǔ)設(shè)備中。
結(jié)束語
撰寫信函有很多目的：給客戶提供建議，尋求妥協(xié)，發(fā)送文件，獲取信息。所以信函都應(yīng)該清晰明了，簡(jiǎn)單有序。作為律師，只有撰寫出精簡(jiǎn)直接的針對(duì)非專業(yè)人士的律師函才有可能達(dá)到良好的效果。
書寫信函其實(shí)和其他律師技能沒有什么兩樣。收信人如果不能理解，那這樣的正式請(qǐng)求書也無疑是浪費(fèi)筆墨。如果您想浪費(fèi)口舌，那就在信函中說一大堆讓人難以理解的廢話吧。如果您真是想妥協(xié)，那就寫一封讓收信人能夠理解的信函吧。